高校图书资产管理保障探析

2022-09-10

高校图书资产是高校国有资产的重要组成部分, 作为文献资源, 高校图书资产的价值不仅体现在传统的经济资产价值方面, 而且对大学师生的教学、科研, 对大学学科建设、专业发展等具有可持续的文献信息支撑保障功能, 尤其是在数字环境下, 传统的纸质图书资产也将会有巨大的升值空间, 其学术价值、文献价值、社会价值等将会随着时代发展得到进一步拓展。为此, 对于高校图书资产的管理, 需要树立“立足长远、利在千秋”的战略意识, 严格按照国有资产管理要求, 落实国有资产管理政策, 建立健全高校图书资产管理保障体系, 从机制保障、制度保障、技术保障等方面探索高校图书资产的科学、规范管理的构建路径。

一、高校图书资产管理现状

目前, 高校图书资产管理总体情况呈现出图书资产快速增长与其管理体制不协调, 如财务部门监控图书经费的支出, 而图书资产 (主要指图书馆购置部分) 的账、物、业务管理一般由图书馆自行管理, 资产管理部门一般均不对图书资产实体进行监管。管理的角度也不同, 财务部门是从经费角度来管理, 图书馆是从业务角度进行管理, 所以经常出现账目数据与图书资产数据不一致, 核算口径不合。同时, 在高校图书资产管理领域, 至今没有一套完整的高等院校图书资产的管理法规, 使得高校图书资产管理无章可循, 无法可依, 管理模式和管理制度还滞后于图书资产的质量和结构的变化。尽管各高校图书馆对其所辖图书资产备受重视, 也采取了诸多措施以强化管理, 但是, 由于高校图书资产不仅仅限于现有的图书馆图书资产, 而且包含大学学科建设、各类科研课题、发展基金等经费购置的各类图书资产, 遗憾的是, 这类图书资产的管理在高校图书资产管理体系中相对缺位, 使得这些图书资产游离于国有资产监管之外, 很难进行经常性的资产清点, 难以进行图书资产总体评估。这不仅容易导致高校图书资产账实不符、家底不清乃至图书资产流失, 而且容易造成这类图书文献共享程度低, 难以实现图书效益最大化。根据国家相关职能部门的要求, 图书资产作为高校国有资产的一部分, 应纳入到资产管理的范围中。但图书资产与普通资产 (如房屋、地产、设备等) 相比, 具有其特殊性, 这主要缘于图书中承载的信息内容所具有的可传递性和可共享性以及图书文献在存在形式和应用方式上的多元性和复杂性。图书资产的这种特殊性使得图书资产管理工作无法简单套用国有资产的管理体制、原则和方法, 加大了图书资产管理的难度。

国内针对图书资产管理的学术研究仍然不多, 现有研究也多是对高校图书资产管理中存在的突出问题、难点问题进行分析并提出对策。黄晓静针对图书资料清查过程中发现的问题进行了分析, 认为高校图书资料固定资产管理必须采取的保障措施包括:各级领导转变观念;建立严密的固定资产管理制度;督促学校实现图书资料管理一体化;重视人力、财力、物力的投入。吉翔、丁青在研究中认为高校图书馆图书资产管理的难点问题包括:图书资产全面管理难度较大、图书资产的折旧问题缺乏统一标准、图书资产管理的不规范和特殊类型图书资产的管理空白, 并进行了针对性的对策分析。刘宏则以中国地质图书馆为例讨论了图书资产管理中存在的问题, 并总结了中国地质图书馆在这方面的经验。上述研究虽然都提到了加强图书资产管理认识、规范图书资产管理制度以及建立全校范围的图书资产管理体系的重要性, 但关于高校图书资产管理的研究还不够深入具体。

二、高校图书资产管理机制保障

目前, 高校图书资产分布广泛, 需要在管理机制上进行科学设置, 达到管理有序, 确保图书资产不遗失, 实现高校图书资产共享, 更好发挥其价值。一般来说, 高校图书资产管理管理机制涵盖管理体系、管理责任以及管理方案等方面内容。

(一) 完善管理体系

针对高校图书资产的涵盖范围, 主要包含图书馆图书资产、院系资料室图书资产以及由科研经费购置的散落于科研人员个人手中的零星图书资产。当前, 部分高校以“总馆-分馆”模式实现了图书馆与院系资料室之间的整合, 但不少高校仍然是相对独立, 图书馆与院系资料室之间缺乏有效合作, 不利于高校图书资产的共建共享, 而且存在资源的重复购置。同时, 对于由科研经费购置的散落于科研人员个人手中的零星图书资产, 目前缺乏有效的监管, 处于监管失控状态。为此, 为了对高校图书资产进行整体性的管理, 确保高校图书资产的保值增值和资源共享, 应当加快构建高校图书资产管理体系, 使得三部分图书资产得到科学管理, 做到应管尽管, 同时明确管理主体。具体来说, 可以考虑从三方面构建高校图书资产管理体系:一是设立学校层面由主管校长负责的高校图书资产管理委员会, 负责统一协调全校图书资产管理;二是设立具体的图书资产管理管理主体, 统一负责全校图书资产管理, 可以由校图书馆负责, 也可以由校国有资产管理部门负责;三是进行合理分工, 将各类图书纳入管理范围, 由不同主体进行科学管理, 一般来说, 图书馆图书资产由图书馆负责监管, 院系资料室及院系教师科研经费支出购置图书资产由院系资料室负责监管。

(二) 明确管理责任

高校图书馆资产范围广, 类型多, 高校不仅需要制定科学的管理机制, 而且需要对各管理主体进行责任明确, 确保管理机制有效运转。为此, 我们必须针对高校图书资产管理体系中的各具体管理主体, 制定具有可操作性的管理方案, 对各管理主体的管理责任进行制度化确定, 确保责任明确, 保障高校图书馆资产的科学化管理, 充分发挥图书资产的效用。

学校图书资产管理委员会一般由学校主管 (副) 校长担任主任委员, 图书馆负责人、国资委负责人 (或财务处负责人或设备处负责人) 担任副主任委员, 各院系及相关部处负责人担任委员。为了有效运转, 该委员会应当指定学校图书馆或国资委等单位作为挂靠单位, 同时在挂靠单位设立办公室, 负责学校图书资产管理委员会的日常工作。一般来说, 该委员会主要负责制定全校性的图书资产管理原则、年度图书资产采购计划、重大图书资产采购论证、大批量图书资产采购招标、院系资料室图书采购计划的审批、各系统图书资产的剔旧审批、学校各系统图书资产的共享机制等。

大学图书馆图书资产是高校图书资产的主体部分, 一般由校图书馆按照国有资产管理要求全权负责其图书采购与管理, 并通过制定严格的采购制度和管理制度建立约束机制;相对独立的院系资料室图书由大学图书馆联合校国资管理机构进行业务指导, 院系资料室负责日常管理;纳入学校图书馆管理系统的院系资料室由大学图书馆按照“总馆-分馆”模式进行管理;院系师生通过课题经费购置的零星图书由院系资料室按照学校图书资产管理委员会确立的采购规程与原则进行指导和管理, 可考虑纳入院系资料室馆藏, 由在校在职师生个人保存或资料室保存。

(三) 制定管理方案

无论是何种管理体制, 也无论涉及多少管理主体, 均需要制定符合学校图书资产现状和国有资产管理原则且具有可操作性的图书资产管理方案。该管理方案一般应有校图书资产管理委员会等全校性图书资产管理机构负责牵头规划制定, 主体内容由校图书馆负责制定涵盖图书采购程序、图书管理制度、图书馆岗位职责等的管理方案, 确保图书馆的有效运转和图书资产的采购、管理等, 加强图书馆图书资产的管理、核算和监督, 有效防止图书馆图书资产的流失。

三、高校图书资产管理制度保障

作为国有资产重要组成部分的高校图书资产管理, 应该严格遵守相关法律规章, 通过制定科学有效的管理制度, 使得高校图书资产管理制度化、规范化、科学化, 确保高校图书资产的采购、保管、利用、剔旧等图书资产管理活动有章可循, 有法可依。遗憾的是, 国内“至今没有一套完整的高等院校图书资产的管理法规, 使得高校图书资产管理无章可循, 无法可依。管理模式和管理制度还滞后于图书资产的质量、数量和结构的变化”, 各种账实不符、家底不清、有账无物、有物无账等混乱现象较为普遍, 难以进行实际评估, 不能充分地体现图书资产的真实价值, 迫切需要通过构建高校图书资产制度化管理体系, 确保高校图书资产管理规范、图书产权明晰、资源配置合理。

(一) 加强图书馆制度建设, 确保图书馆图书资产管理制度化

图书馆图书资产是高校图书资产的重中之重, 确保图书馆图书资产的规范管理是实现全校图书资产规范管理的前提, 为此, 必须强化图书馆制度建设, 从图书资产管理制度化管理视角, 健全图书馆规章制度, 减少图书馆图书资产从采访、编目到流通这一交接环节中的流失, 全面实行统一采购、统一编目、统一加工、统一借阅制度, 规范验收程序, 按照国有资产核算制度原则, 将馆藏图书固定资产完整地纳入国有资产制度化管理轨道。同时, 切实加强馆藏图书借阅制度化管理, 确保图书馆图书采购、验收、典藏、借阅、剔旧、报废等图书全程管理规范化、制度化, 进一步完善与健全高校图书馆固定资产管理的规章制度, 使设备购置、验收入账、使用、处置、报废等方面有章可循, 有规可查, 违章可究, 不断完善图书馆图书资产管理体制, 建立科学的图书馆图书资产管理运行机制, 合理配置图书馆馆藏图书资源, 保证图书资料资源的连续性、完整性、完好性、共享性。

(二) 强化对各种不同渠道获得的图书资产建立相应的管理制度

目前, 对高校学科建设经费、科研项目经费以及相关专项经费中购置的大量图书资产的管理在高校图书资产管理过程中往往容易被忽视, 重视不够, 容易导致这部分图书资产管理的混乱和造成国有资产的流失, 也不利于图书资源的共建共享, 特别是部分用科研经费采购的图书, 过去往往长期放在少数科研人员手里, 易造成丢失, 应制订一个统一的管理制度, 指定专人管理, 及时登记, 及时处理, 既保证科研人员能及时利用, 又保证资料不流失。为此, 笔者认为, 高校国有资产管理部门应当在加强图书馆图书资产制度化管理的同时, 协同学校设备处、财务处、科研处、学科办等部处, 制定严格规范、科学有效的高校学科建设经费、科研项目经费等项目经费中购买的图书资产管理制度。考虑到制度的可操作性, 部分高校规定由本校图书馆负责统一协调、管理这一部分图书资产的管理职能, 明确其职责和权利, 将全校各类经费所购置的文献统一纳入图书馆的管理系统中, 并针对不同的情况分门别类地进行对待和处理。如南京农业大学图书馆, 对所有各类经费所购置的图书一律纳入计算机管理系统中;建立了相应的馆藏地, 制定了对其馆藏地不设借阅数量和借阅期限限制的流通规则;但当借阅者离校和退休时, 则必须归还其所借阅的图书, 这样既保证了全校范围内图书资产不会流失, 也方便了图书馆对资产的管理, 取得了较好的效果。

四、高校图书资产管理技术保障

当前, 信息网络技术发展迅速, 各高校图书馆也在信息化的推动下大力推进数字图书馆建设, 图书资产的入馆后管理成果纳入图书管理信息系统, 实现了信息化、自动化、网络化管理, 基本实现了图书馆资产的数字化管理, 使得图书采购进馆后, 图书的编目、典藏、借阅、剔旧等在线处理, 使得图书资产的变动能够在图书管理系统中得到及时、有效的揭示。通过技术手段实现高校图书资产的科学管理是未来高校图书资产管理的必经之路。

(一) 强化技术意识, 掌握图书管理系统平台的应用现状

高校图书资产管理部门必须要树立技术意识, 对业界当前技术管理动态具有高度的敏感性, 揭示了解国内外高校图书资产信息化管理的最新状况和发展趋势。由于高校图书资产范围广, 不仅仅包含高校图书馆图书资产, 而且涉及各类课题经费支付获取的图书资产, 且分布比较分散, 散落于各院系资料室 (或分馆) 以及师生个人手中, 按照传统管理手段, 难以有效揭示现有图书资产的分布现状, 更不利于高校图书资产的共享。为此, 为适应当前信息网络社会的深入发展以及图书馆网络化、自动化管理的趋势, 高校图书资产的管理应该主动顺应信息发展趋势, 自觉树立技术自觉, 及时掌握高校图书管理系统平台的应用现状, 结合本校图书资产管理的现状和图书资产的分布状况, 通过与学校科研部门、信息服务部门、财务管理部门、国有资产管理部门以及校图书馆、各院系等多部门密切协作, 规划出台符合各学校自身发展现状的具有可操作性的图书资产技术管理方案, 明确责任主体及其具体责任, 确保全校在图书资产技术管理问题上统一认识与协作推进。

(二) 整合技术平台, 实现全校图书资产的统一揭示和管理

随着我国现代化技术的不断提高和普及, 各高校也在不断运用信息化技术手段提高各部门的管理质量, 纵观当前高校图书资产的管理现状, 各高校图书馆基本上均实现了图书资产的信息化管理, 有的高校利用国内相关图书信息系统管理平台, 如汇文图书管理信息系统、金蝶图书管理信息系统, 有的高校利用国际上应用较为广泛的图书信息系统管理平台, 如Horizon管理信息系统、Aleph管理信息系统等, 基本实现了图书的编目、查询及读者信息的管理以及图书的采购、编目、下架、遗失等图书管理环节的在线化和智能化, 有效提高了图书馆图书管理水平。为了实现当前高校图书资产的集中统一管理, 可以考虑以图书馆图书管理信息系统为基础管理平台, 充分挖掘图书馆图书管理平台的功能, 在确保图书馆图书资产科学管理的基础上, 将大学院系资料室图书资产、散存于师生手中的图书资产等统一纳入管理系统, 在科学规划的基础上, 实现这类图书资产的在线揭示, 在条件允许的情况下实行统一管理并开放利用, 提高高校图书资产的整体效益。

无论是高校图书资产的机制保障、制度保障, 还是高校图书资产的技术保障, 这均需要学校层面对此进行认真调研、广泛征求意见, 通过系列保障机制的规划与实践, 根据高校资产管理工作实际, 构建完整的高校资产档案管理体系和质量保障体系, 确保高校图书资产的科学、规范管理, 做到既符合国有资产管理法规精神, 又使得管理方案具有可操作性, 便于师生对图书资源的利用, 充分发挥图书资产的社会效益。

摘要：文章以高校图书资产管理现状为切入点, 分别从管理机制、管理制度以及管理技术三方面对高校图书馆资产的管理保障问题进行了初步探析, 旨在探索高校图书资产的科学、规范管理。

关键词：高校,图书资产,管理保障