国际工程EPC项目文件管理的研究

2022-09-11

随着我国改革开放的深入和国力的增强, 以技术输出为主的国际工程项目在逐年增加。由于海外工程的特殊性, 如果其文件管理仍沿用以前的固有管理体制和方法, 忽视对国际工程文件管理体制和方法的深入研究与创新, 国际工程文件管理将越来越难以适应企业参与国际化竞争的需要。鉴于此, 本文以我公司承担的国际总承包项目为例, 介绍我公司在总承包项目文件管理方面的一些做法。

一、国际工程EPC项目文件的特殊性

首先, 国外工程项目文件必须重视双重法律的存在, 对外承包企业应当遵守工程项目所在国家或者地区的法律, 信守合同, 其经营管理过程中所形成的各类文件的归属和流向, 也同样受到当地法律的约束和管辖。其次, 国际工程项目文件具有文件多样性、内容复杂性等特征。第三, 国际工程项目文件对归档的及时性有更高要求。第四, 国际工程项目文件的易索性和责任的可追溯性程度较高。

二、国际工程EPC项目文件的创新管理

(一) 针对国际工程项目文件受双重法律管辖的特点, 制定相应的企业管理制度。对外承包工程企业文件管理工作涉及多方利益。为了实现对外承包工程企业文件管理的要求目标, 必须从国家层面对文件管理体制进行设计, 扫清对外承包工程企业文件管理的法律障碍和技术障碍, 在充分厘清国内、国外、行业、系统等各方利益结构的前提下, 明确对外承包工程企业文件的权益关系, 建立相应的跨国家、地区和跨行业标准的协调机制, 在国家现有文件管理体制的基础上, 建立对外承包工程企业文件管理的相应体制, 并配套制定对外承包工程企业文件管理制度, 以解决对外承包工程企业文件管理工作中的法律冲突问题。

(二) 针对国际工程文件的多样性和内容的复杂性, 制定完整的文件控制管理系统。我们所承建的项目中, 最多涉及近20多个专业分包商。针对不同的分包商之间的往来信函及文件, 我们制定了具体的文件分类方式, 方便管理工程中所涉及的各类文件:

Correspondence Letter, 主要是供来往信件之用, 信件的主题、编号、发出日期及接收日期、签发人等信息都体现在Correspondence Letter上。

Document Transmittal, 主要是传送来往文件 (除信函之外) 之用, 文件的编号、名称、版次、提交目的、签发人、发出日期及签收人、签收日期等信息都体现在Document Transmittal上。

Submittal, 主要用于提交业主或咨询商以批复材料样品、技术资料的文件格式, 此文件记录材料或技术文件的种类、用途、版次、提交日期、批复日期及咨询商的批复意见。工程中, 几乎所有的材料及技术资料都是用此文件提交, 使其批复状况一目了然。

FON (Field Observation Notice) , 即现场观测通知, 供咨询商发现现场出现问题或存在隐患时, 通知承包商在规定的时间内加以整改, 从而满足工程要求及技术规定。

Distribution List, 用于记录接收到的文件的具体来源、发送人员及部门、项目经理对文件的处理意见、问题负责人和需要采取的行动。

审阅单, 主要针对发出的信件, 记录有文件主送人、文件类型、状态、编制人、审核人、主管批准人、行管翻译及校审人, 最后为文件核准及签发人, 使得每个问题在项目内部均得到良好沟通。

RFI (Request For Information) , 即信息请求, 主要是要求咨询商对一些存在争议或模糊的图纸及技术问题进行澄清的一种文件形式。

MOM (Minutes of Meeting) , 即会议纪要, 通常由标题、与会单位、与会人员、正文、主送、抄送单位构成。会议纪要是会议宗旨、基本精神和所议定事项的概要纪录, 不能随意增减和更改内容, 任何不真实的材料都不得写进会议纪要。

Daily/Weekly/Monthly Report, 即日报、周报、月报。这3类报表能反应项目运行过程中的质量、进度、投资、安全、环保等信息。日报能够提供项目的第一手资料, 使项目决策更加灵活和适应市场变化, 及时调整经营策略, 避免企业损失。通过周报和月报对比, 促进和鞭策各部门做好工作, 积极工作, 不断创新, 带动全体项目员工, 围绕项目既定目标努力工作, 不断进取。

COR (Change Order Request) , 即由业主方引起的工程变更。该变更包括:推迟提交业主应提交的项目;功能描述书的缺陷, 包括差错或遗漏;工作范围变更;计划调整指示;加速施工指示;工程暂停;有歧义的或相互冲突的合同条款;合同终止。工作范围变更是最普遍的工程变更, 通常表现为工作范围的增减, 是变更控制的主要对象。

CON (Change Order Notice) , 即由总承包商引起的工程变更。此变更涉及对合同有利和不利两方面, 一般包括:设计变更;材料设备变更;设备供应商变更;未能按计划开工;施工措施变更;分包商履行合同的失败;供应商履行合同的失败;有缺陷的工序和低劣的工程;工期延误。设计是EPC项目的重中之重, 设计工作的好坏直接关系承包商的项目效益。

(三) 在项目运行过程中, 对文件分类进行规范化管理。项目运行过程中, 我们一方面强调文件控制和管理人员注意文件的保存。无论是来自业主、咨询商还是分包商的文件, 都会在行管部门保存现场一份原件, 以备其他各部门在需要时或文件丢失时有案可查。另一方面, 文件控制和管理人员对来往的每个文件, 编制独一无二的、连续后延的检索号, 保证每个文件不重复, 并按照不同的对象按时间先后保存。与此同时, 对每个来往的文件, 都需要将相关信息录入到一个统一的文件查询表中, 此表包括文件的类型和主题, 文件的发出人和接收人, 文件签署时间和签署人, 文件处理状态和批复状态等, 使项目部相关人员需要对某项内容进行查询时, 能够快速了解到文件的状态, 并及时检索到文件的原件, 为问题的解决提供良好的检索功能。最后, 在项目文档资料归档时, 文件人员要严把质量控制关, 签署不全不接收归档。在接受的同时, 认真清点核对。对不符合要求的资料, 通知有关人员在规定的限期内修改。

(四) 在项目运行过程中, 细化文件管理, 保证文件的可追溯性, 及时处理各方争议。项目运行过程中, 由于需要审批的文件太多, 项目人员几乎每时每刻都是在解决问题中度过的, 所以必须保证所有文件涉及的内容责任的可追溯性。有时, 涉及到责任模糊或界面不清的问题时, 业主、咨询商及分包商都会把责任往承包商身上推, 导致我方陷入双面受压的局势。这种时候, 唯一能够解决问题的办法是, 找出当时澄清或解决此问题经过双方签署的文件, 问题自然就明朗和显而易见了。

(五) 加强岗位培训, 着力提升文件管理队伍素质建设。对国际工程项目配备的兼职文件人员, 要进行必要的培训, 协助项目经理按照公司文件管理规定做好项目归档工作, 包括电子文件的收集、积累、整理、登记、归档等, 确保项目归档完整、准确、齐全。要加强从业人员的岗位培训, 确保持证上岗, 使他们注重工作方式, 提高工作效率和效果。文件控制和管理工作是整个项目管理的核心内容之一, 需要和项目内部各部门、业主、咨询商及分包商直接联系和沟通, 在一定程度上, 文件控制和管理人员的工作效率及效果影响着各个部门, 甚至影响到整个项目的进度。所以, 总承包项目的文件控制和文件管理人员, 一定要把提高工作效率作为最基本的任务, 把提高工作效果作为首要任务高度重视、抓实做好。