办公室人员要训练“看六镜”思维能力

办公室人员常被误认为是“领导身边的人”, 给别人留下“办事更方便, 前途有奔头”的假象, 事实上所谓的方便之门和大有奔头都是用无数熬更守夜、劳力费神挣得原则之内的“福利”。然而, 无论怎样, 办公室人员作为单位的“老黄牛”“调度员”和领导的“参谋员”“勤务兵”角色始终不会改变, 既然承担着如此重大的任务, 扮演着举足轻重的角色, 就一定要不断锤炼自己的能力和素养, 努力成长为一名综合素质优秀的办公室工作从业者。笔者结合多年办公室工作经验, 另辟蹊径, 提出办公室人员应训练“看六镜”思维能力的个性化观点。

一、勇于看平面镜。

办公室人员要始终保持照平面镜的勇气, 看看自认为干得不错的事情是不是做到了尽善尽美, 还有哪些不足的地方需要改进, 并认真思考举措。对当下在业务能力、工作作风、思想认识表现得不好的地方, 要敢于实实在在亮家丑, 不能学鸵鸟思维, 一猛子扎到沙堆里就以为什么问题都没有了, 不要搞一叶障目不见泰山的把戏, 应大胆地把不足说出来, 把问题摆出来, 让身边人帮自己一道找出问题的症结, 并督促自己改正、提高、再提高。“勇于看平面镜”着眼点在于要有十分勇气面对真正的自我, 正视自己的不足。落脚点却在于看到真实的自己, 真正清楚优缺点, 明白长短处, 找到行动目标和方向。

二、精于看显微镜。

办公室人员要有看显微镜的精神, 屏息静气等待, 细致入微观察。找到自己日常工作中和单位事业发展中别人因不重视或疏忽大意看不见或视而不见问题的机会。要不断培养见微知著的能力和不断思考的意识, 养成观一叶落知天下秋和窥一斑而知全豹的敏锐性, 掌握并熟练运用联系归纳推理的思考方法, 学会从杂乱无章的表面现象找到事物发展的本质。一个工作人员的办事能力和思维素养, 将在看显微镜的过程中分出高下。假设一个会议情景, 十几名单位领导在会议室热烈地讨论工作, 三个小时后, 其中几个领导相继将外套脱掉, 面对同样的状况, 不同水平的办公室工作人员尤其是服务领导的秘书人员将作出形式各异、效果有别的反应。第一类无动于衷型, 看着眼前发生的一切毫无反应, 让领导爱咋咋的, 即便领导脱掉的衣服没合适地方放置也不管不顾, 此类人绝对不适合干办公室工作, 也许选择一个纯业务工作会更适合。第二类蜻蜓点水型, 尽快把领导衣服接过来放到该放的地方, 此类人加以指点会有一定进步, 但停留在解决表面问题的层次, 若能得悉心指导假以时日也许会有较大进步。第三类主动思考型, 看到不少领导脱掉外套, 会想到是不是室内温度太高或者空气不够流通, 对此作出应对举措, 调整空调温度、开窗实现空气对流、为领导及时续上茶水, 营造良好会议环境, 辅助提高会议决策效果, 此类人属于具有主管素养的人, 能够在自己所负责工作内做到尽心尽责并有所建树。第四类超越“长官”型, 在解决同样问题时措施永远先人一步、快人一拍、高人一筹、优人一等, 在做好以上二三类人工作的同时, 会观察会议进展情况, 如果会议迟迟议而不决, 部分领导精神状态较差, 预判会议还需进行几个小时才会告一段落, 他会主动建议会议主持人, 是否暂时休会为参会领导整理思路创造条件, 是否提供茶点补充持续工作所需能量, 虽然看似分类之举, 展现的却是站高看远的能力。概括地讲, “精于看显微镜”着眼点在于要有“精明”的头脑、精到的眼光、精深的思维、精准的手法, 归宿点却在于关注到别人不能发现和难以发现的端倪。显微镜的“微”并非全指那些肉眼看不见的东西, 更多的时候是指常常被人视而不见和见惯不惊的事情。

三、巧于看放大镜。

在工作过程中, 办公室人员是负责具体组织协调的经办员, 面对的人常常脾性不同、观点各异、举止有别, 甚至难免碰上个别臭毛病很多, 特不善于沟通合作的人, 如果处理不当, 就会产生矛盾, 闹出龃龉, 影响团队合力, 破坏单位关系, 导致正常工作受阻。此时, 有技巧地看放大镜就成了我们解决问题的技术措施之一。譬如遇到喜欢挑刺甚至挑事的人, 一方面要敢于对触碰原则的行为给予坚决回击。另一方面则要从维护大局出发, 以求大同存小异的方式冷静灵活应对。在合作过程中, 放大对方优点, 并适度释放你的善意, 以正能量的方式, 影响激励其对自身行为作出积极规范。当一个单位出现一些坏现象或产生一些消极思想, 要学会用放大镜去观察, 追根溯源找到症结所在, 及时从根本上消除隐患, 一劳永逸解决可能带来大损失的“小”问题。同理, 有时也要展现大事化小小事化了的变通和智慧, 面对别人的短处, 不要一味地吹毛求疵, 懂得“水至清则无鱼, 人至察则无徒”的道理。看到一些问题, 不要见到风就是雨, 搞上纲上线的批评甚至批判。时刻明白“团结出凝聚力、出战斗力、出生产力”的大道理。概括地讲, “巧于看放大镜”突出的是有技巧性地使用放大镜, 通过高调赞美别人的长处, 选择性失明于别人的短处, 团结起一切可以团结的力量干好工作, 同时也让坏事情、负能量无所遁形, 让我们所服务的工作和所热爱的事业走在健康的轨道上。

四、善于看望远镜。

作为一个单位的办公室人员, 要有登高望远的心态和能力, 要具备较强的战略性眼光。即便身处烦琐事务, 心被劳累纠缠, 也要有意识地“抬望眼, 仰天长啸, 壮怀激烈”。以笔者所在的国家级新区开发投资公司为例, 办公室人员要在做好本职工作的同时, 不断拓宽眼界和视野, 持续细致专业地关注资金链安全、土地资源集约利用、招商产业布局、人才资源储备、制度能力和执行力提升、企业文化建设等战略问题。只有在这些方面做好调研工作并作出成效, 才能真正发挥并体现出办公室的参谋助手作用。有时候, 我们还要具备把望远镜组装成潜望镜的能力, 要把自己的视界拓展到水面, 观察自己所处地区、行业之外的发展态势, 不能沉迷于熟悉的领域自我陶醉, 却忘了门外的风云际会。概括地讲, “善于看望远镜”讲究的是要主动积极为之, 直到形成一种自觉和独到的能力, 最终的落脚点强调的是用富有战略性的眼光和思维关注每个战略支撑点, 思考事业的长远未来, 并以积极有效的作为为单位发展服好务。

五、智于看单面镜。

我们在看到单面镜魔力的同时, 却对自己身处生活中的单面镜毫无察觉。最要引起重视的情况有两种:一种是当我们以亢奋的情绪面对工作时, 常常忘记处理好我们在过程中忽略的小细节和犯下的各种小错误, 当小问题不断累积, 在量变到质变的刹那, 酿成了一败涂地的惨状。另一种是面对事业的一帆风顺, 在既定的道路上行进得风生水起, 却没有看见我们周围, 竞争者如群狼一样虎视眈眈, 他们不断追赶、不断创新, 直到对手遥遥领先才如梦方醒。办公室人员作为单位的智囊分子, 要站在全局和战略的高度思考问题, 时刻充满“危机意识”, 持续保持高度警惕, 要做“既埋头拉车, 又抬头看路, 还引领方向”的老黄牛。概况地讲, “智于看单面镜”重在突出讲究智慧, 落脚点是要求办公室人员要做一个头脑聪慧, 能审时度势, 比局外人还清醒的局中人。

六、乐于看哈哈镜。

办公室人员在巨量的综合文字写作和冗繁的行政事务协调工作中, 难免身心疲惫, 难免得不偿失, 难免遭人误解, 我们要用看哈哈镜的心态, 学会自我解嘲, 学会自找乐子, 淡看个人名利, 维护好身心健康。做办公室工作, 要做好吃长期苦, 享淡泊福的准备。办公室从业者要学会拥有大格局的人生, 学会大格局的思维方式。在梳理过去与把握未来过程中, 做到可以执着, 切不可执拗;可以顽强, 而不可顽固;可以要强, 万不可逞强。坚持信守本心, 怀抱正道, 守规而不循规蹈矩, 变通而不破坏规则。走不通的路, 不虚张声势, 过不了的坎, 不屈意强求。以水的怀柔之心, 灵活突破。以水的坚韧之力, 智慧向前!概况地讲, “乐于看哈哈镜”在于突出保持快乐心境, 着眼点在于保持平衡的心态和优雅的姿态, 学会把工作看成一件实现社会价值和个人价值的事情, 而不是单纯的责任与负累。

养成独特的“看六镜”思维方式, 想必会让办公室工作变得更有方向性和目标感, 在日复一日的繁琐工作中不但不会消磨锐气增加怨气, 更让我们磨练出一颗平和之心、坚韧之心、进取之心、澄澈之心。