行政单位会计核算管理中经常出现的几个错误及其改正措施

2022-09-10

1 引言

近年来在对行政单位的审计中发现, 由于部分行政单位更换财务人员较为频繁、部分财务人员没有经过专业的学习, 会计核算、财务管理知识有限、业务能力不强, 以及近年来财政预算管理体制、国库支付体制等制度改革步伐的加快, 部分行政单位的财务人员在会计核算、财务管理中经常会出现一些常识性的错误。下面就这些容易犯的错误提出改正措施。

2 财政应返还额度

在现实中, 使用财政应返还额度出现的错误主要体现在:一是不使用“财政应返还额度”科目核算当年未使用的预算指标。二是财政应返还额度年末数与财政国库部门年末对账单金额不相符。三是财政应返还额度未根据财政部门批复进行调整。

“财政应返还额度是指实行国库集中支付的行政单位应收财政返还的资金额度[1]”, 通俗说, 就是当年财政安排的预算没有使用完的资金, 财政欠拨行政单位的资金。例如, 某单位财政年初安排的预算, 加上当年追回的预算总计为200万元, 当年该单位实际使用了预算资金180万元, 差额为20万元, 财政应返还额度则为20万元。在进行会计分录处理时, 借记“财政应返还额度20万元”, 贷记“财政拨款收入”科目20万元。在核算财政应返还额度时, 要明确2点, 一是应在数据核对一致的基础上计算出财政应返还额度, 同时进行账务处理。主要是核对预算数及预算执行数据是否一致, 如果不一致, 则双方应查明原因。二是财政应返还额度应根据财政部门的批复进行调整。“对地方本级财政预算安排形成的结转项目, 结转年度超过一年的, 一律收回同级财政总预算统筹安排[2]”, 每年财政部门都会对各个预算单位结余结转资金进行清理, 各个行政单位要根据财政部门对上年度结余结转资金认定的结果相应调整, 其中可能涉及财政应返还额度金额的调整。

3 非税收入的核算

部分有非税收入的单位, 在核算非税收入时存在几种错误做法:一种是不记账, 认为按现行的管理体制, 非税收入要全部上交本级财政作预算收入, 不属于本单位所有。第二种是把非税收入全部作为本单位的收入处理, 虚增了本单位的收入。

“行政单位取得罚没收入、行政事业性收费、政府性基金、国有资产处置和出租出借收入等, 应当按照国库集中收缴的有关规定及时足额上缴, 不得隐瞒、滞留、截留、挪用和坐支”[3], “非税收入应当全部上缴国库, 任何部门、单位和个人不得截留、占用、挪用、坐支或者拖欠”[4], 上述文件明确规定, 非税收入属于预算收入应上缴国库, 对非税收入正确的处理方式按行政单位有无银行实体账户分为2种, 一种是有银行实体账户的, 用“应缴财政款”和“银行存款”或者“库存现金”核算行政单位收取的按规定应当上缴财政的款项, 该科目余额为应缴而未及时上缴的非税收入。另一种是没有银行实体账户的单位, 行政单位在收取非税收入时把收入直接上缴财政非税收入过渡专户或者委托银行代收。在这种收款方式下行政单位应按缴款人缴款回单登记非税收入收缴款明细备查账, 根据备查账分类汇总计算每月、每年非税收入金额, 并据此与财政部门核对。

4 备用金

在现实中, 部分行政单位在核算出纳人员管理的现金时, 使用了“其他应收款—备用金的科目”, 未按规定使用“库存现金”, 少数财政部门为了管理的方便, 允许出纳以个人名义开设银行账户保管现金, 并将部分预算资金拨入出纳人员的个人账户。上述种种行为, 带来了许多管理漏洞, 如公款私存、公私款混用, 库存现金超限额, 大额支付现金, 白条抵库, 甚至在个人账户存放应上缴的非税收入、私设小金库等。

针对上述问题, 行政单位应采取如下措施:一是设立“库存现金”科目, 核算出纳人员管理的现金收支情况, 并定期对现金盘点。二是禁止将公款存入出纳个人银行账户, 取消出纳人员的个人银行账户。三是逐步实行国库资金直接支付到最终的收款人。要结合财政资金结算方式的改革、公务卡的推广使用, 在条件允许的情况下减少甚至取消现金支付。

5 其他应收款

在使用“其他应收款”科目时存在的错误主要是:一是费用或者资产挂账, 主要是没有及时取得报销发票而挂账, 还有部分费用因违反财经纪律不能报账而挂账, 此外, 还有一部分经手人责任心不强忘记办理报销手续。二是二级科目取名不科学, 不能直观反映该笔应收款用途、收款人等内容。三是对其他应收款长期不对账不清理, 形成呆死账。四是极少数人以借款为名实为个人挪用公款。

对上述问题, 要建立定期核对清理其他应收款的制度, 每年至少要对其他应收款进行一次清理, 与债务人进行核对, 同时还要督促经办人及时办理报销手续, 防止呆死账。此外, 要正确命名其他应收款的二级科目, 命名应体现欠款人和资金用途, 如支付某某公司体检费, 可命名为“其他应收款—某某公司体检费”。

6 固定资产、无形资产

对于固定资产、无形资产, 少数单位购置资产未按规定办理政府采购程序, 固定资产未按规定实行招投标, 或者内定了承包商而进行虚假招投标, 办理工程验收和决算不经权威机构进行审核。同时对资产不进行定期盘点, 造成资产账实不符, 对损坏或丢失的资产没有建立责任追究制, 造成国有资损失。此外, 少数人员对固定资产、以及无形资产概念不明确, 很多应登记的固定资产、无形资产未按规定登记资产账, 尤其是无形资产, 不登记、漏登记的现象更严重。

对上述问题, 行政单位要加强对资产的管理, 尤其是无形资产的管理, 一是会计要及时准确核算并登记固定资产、无形资产。二是对固定资产、无形资产要明确使用人、管理人, 并明确管理人、使用人的责任。三是定期对固定资产、无形资产进行盘点, 出现损毁要追究保管人、使用人的责任。四是及时对资产的使用效益进行评估, 对不需要使用的资产及时处理。

摘要：目前, 在部分行政单位, 由于财务人员变动频繁、没有经过系统业务知识的学习, 少数财务人员在会计核算、财务管理中经常会出现一些常识性的错误, 这些错误已严重地影响了行政单位正常的财务管理和依法行政。本文指出了这些带有普遍性的问题, 并提出了改正的措施。

关键词：会计,核算,问题,措施