浅谈办公室主任的方圆艺术

一个单位的办公室主任是这个单位中承上启下、沟通左右的重要角色, 是单位行政运转的关键人物。这就要求办公室主任在单位管理中, 注意将管理工作的原则性和灵活性实现有机统一, 尤其要讲究随方就圆的工作艺术。

开局:先圆后方

办公室主任上任伊始, 是转变角色、适应工作的开局阶段, 切不可新官上任急点火, 宜循序渐进, 先圆后方。以热情、真诚的态度对待周围每一位同志, 主动拉近与兄弟科室及下属之间的距离, 让大家对你产生好感和认同感, 从而不由自主地向你敞开心扉, 以便较快地全面而又真实地掌握单位情况, 为今后有针对性地开展工作夯实基础。待摸清真实情况后, 管理才可以进入方的阶段, 但也要注意团结并带领大家, 在继承中融入己见, 在容忍中纠正错误, 以开拓进取的精神兴利除弊、砥砺前进。

立威:己方人圆

对己应方, 对人要圆, 也就是严于律己、宽以待人。为此, 办公室主任在制度和原则面前要严格遵守、率先垂范, 要有一心为公、管理为民的党性修养, 绝不存有特权思想, 以权谋私。对于下属, 要时刻关注他们想什么、盼什么、忧什么、缺什么, 体现组织的人性化关怀。在具体工作中, 对有缺点和犯错误的同志要有容人之量。己方人圆有助于办公室主任树立良好的对外形象, 增强自身的人格魅力, 使自己的威信不断得以巩固并确立。

管理:有方有圆

过于求方, 会使被领导者感到压抑;而过于求圆, 又会使领导威信受到损害。正确的做法是, 办公室主任要根据不同情境、不同人物, 掌握好方圆尺度, 做到有方有圆。办公室主任应建立一个适当的权威阀, 在没有达到阀值的时候让下属有足够的自由度, 即这时应以圆为宜。而在达到或超过阀值, 一定要采取果断的措施和严格的方式约束下属, 让他知道“权威阀”是不可挑战的, 即应以方为主。在处理矛盾事件时, 也应坚持有方有圆的艺术。若一遇矛盾, 便采用强硬措施, 往往会激发矛盾, 而光用软办法, 往往不能解决问题。因此, 处理矛盾既要通情达理, 又不能失之于宽。只有方圆兼顾, 恩威并施, 才能取得平衡, 减少内耗, 使工作的推进效益实现最大化。

决策:上方下圆

这里的方是指在执行上级的决策法规方面要不折不扣, 顾大局, 讲原则;圆则并非指圆滑和随意变通, 而是要“吃透上面的, 摸清下面的”, 根据本单位自身情况, 创造性地开展工作。上方下圆的核心是方中有圆, 即圆再大, 也绝不能超越方的范围。为此, 在事关本单位发展方向的把握上, 一定要准确领悟政策、法规精神实质, 在充分结合本单位实际的基础上, 再行作出决策。

用人:大方小圆

大方, 就是说办公室主任在举荐、提拔干部时要公道正派, 一视同仁, 不搞远近亲疏, 要让优秀后备干部的推荐、选拔、任用等一切程序在制度的框架下运行, 不能利用领导特权搞变通执行。之所以还要提出用人中的小圆, 那是因为有些同志不完全符合我们制定的标准, 有的甚至有明显缺陷, 但同时, 他们的特长也很突出。对这部分同志要本着“不拘小节, 用其所长”的原则, 而不能死抱着完美人才的框框。只有这样, 才能使单位所有同志都能把自己的光和热发挥到极致。只有在用人上充分做到大方小圆, 才能使人才资源的使用实现高效化和科学化, 也才有利于工作的开展和事业的进步。

交往:内方外圆

办公室主任手中都掌握着一定的权力, 身边经常会聚集各式人等, 这就使办公室主任处在一个复杂的人际环境中, 面临很多诱惑, 稍不小心, 就会绊倒摔跤。此时, 办公室主任若掌握好内方外圆的艺术, 绝大部分问题都会迎刃而解。内方外圆指得是办公室主任的内心一定要明辨是非, 坚持原则, 牢记权力并非自己私有之物。在面对不正之风的诱惑时, 要有坐怀不乱的气度, 并努力做到“非礼勿视, 非礼勿听, 非礼勿动”, 但在具体行为上则要表现得比较随和, 晓之以理, 动之以情, 不让对方感到尴尬和难堪。

激励:神方形圆

激励的目的在于调动办公室全体同志的积极因素, 减少消极因素, 以最大的可能形成集体智慧和集体力量。神方, 指的是激励措施必须坚持正确的原则、导向、尺度、方法, 并努力做到公平、公正、公开。形圆, 指的是在遵守相应的制度规定的前提下, 要灵活运用各种激励手段, 对不同的人采取不同的激励措施, 从而引导他们追求更高层次的价值实现。

摘要：“方”指得是原则性, 包括规范和范围;“圆”指得是灵活性, 包括技艺和策略。“方”是一种内在要求, “圆”则是一种艺术形式。办公室主任的方圆艺术即办公室主任注意将“方”与“圆”辩证统一地贯穿在履职中, 即原则性与灵活性的有机结合。本文试图从开局、立威、管理、决策、用人、交往、激励六个方面, 用谈话体的方式对办公室主任工作作一种普遍经验的提炼和升华, 以期对各类单位的办公室主任有启发和借鉴作用。

关键词：办公室主任,工作艺术