资料员手册（精选8篇）
篇1：资料员手册
编制施工图纸(施工)预算，计算出材料分析汇总表，按分部分项工程(基础、主体、装饰、分层)提出材料计划表(预算工作一般由预算员进行，材料表有时候由材料员提交)。
编制施工组织设计及施工方案，制定施工过程的各种安全、质量、成本措施。做好各分部分项工程技术交底资料，向各班组进行技术交底。
负责本工程的定位、放线、测平、沉降、观测记录(一般配合测量员、施工员进行)。
负责测量用具、仪器的保管，并定期校正测量仪器(一般配合测量员进行)。
进行施工过程技术资料的收集、整理，工程竣工后的资料归档、装订、交工。收集、整理工程施工中的变更签证资料。
做好分部、分项成本核算工作，按时结算各施工班组的分部、分项、分层、单项完成任务结算书(一般配合预算员进行)。
提供施工现场配合比，包括砼、砂浆等，需要试验室出具资料的取样送试验室。进行现场试块的制作、养护、送检、取试验报告。
根据现场实际情况和材料总计划编制材料月、周计划，负责季节性施工措施的编制。
认真配合好项目经理(施工员)的工作，完成工程部经理交办的其他任务
资料员岗位职责
在项目上负责工程项目资料、图纸等档案的收集、管理。
负责工程项目的所有图纸的接收、清点、登记、发放、归档、管理工作
收集整理施工过程中所有技术变更、洽商记录、会议纪要等资料并归档。
参加分部分项工程的验收工作
负责备案资料的填写、会签、整理、报送、归档 ;
监督检查施工单位施工资料的编制、管理，做到完整、及时，与工程进度同步;按时向公司档案室移交 ;
负责向市城建档案馆的档案移交工作;
指导工程技术人员对施工技术资料(包括设备进场开箱资料)的保管
负责计划、统计的管理工作
负责对施工部位、产值完成情况的汇总、申报，按月编制施工统计报表;
负责与项目有关的各类合同的档案管理
负责工程项目的内业管理工作
协助项目经理做好对外协调、接待工作 ;
负责工程项目的内业管理工作
完成工程部经理交办的其他任务
篇2：资料员手册
土建竣工资料应具备材料
1、开、竣工报告 ①开工报告 ②竣工报告
③施工现场质量管理检查记录
2、工程测量定位记录 ①工程测量定位记录 ②定位略图
3、施工组织设计
4、图纸会审纪要
5、工程变更联系单
6、钢筋质保单及试验报告
①钢筋力学试验报告汇总表（包括30%见证取样）②质量保证书 ③检测报告
送样要求：取一组（45-50公分长4根）原材料钢筋，每个型号一组（一般以质保单编号为限，有几张质保单取几组样，如同一时期连续进钢材，对于后来进来的可以不报监理，所拿质保单也不放入竣工资料，此项不以规范要求来实行的，具体规范要求热轧带肋、热轧光圆、余热处理钢筋取拉伸2个弯曲2个，低碳钢热轧圆盘取拉1个弯曲2个，冷轧带扭钢一般取4根10T为一组，冷轧带肋钢拉伸1个弯曲2个。）
7、水泥出厂合格证及试验报告 ①试验报告汇总表
②水泥质保单（28D强度报告水泥厂28天后提供）③检测报告
送样要求：一般一车一张质保单，一个月一次试验，如这个月没有进水泥则无需做水泥检测。（资料报监时只要有质保单及试验报告的报给监理，没有试验报告的水泥质保单以后不放在竣工资料里面,水泥强度一般在第一次进水泥、砌体、装饰时分别作一次，其它只要做安定性就可以了，一般按规范500T同一出厂时间强度等级同一厂家）
8、焊接接头试验报告
①试验报告汇总表（包括30%见证取样）②试验报告
③焊条[合格证（由焊条包装内取得）、电焊条质量合格证（由家厂提供）]、焊剂[焊剂质量证明书（厂家提供）、合格证] 送样要求：接头取样长度10D+24。闪光对焊及电渣压力焊一般同一型号的一层一组，送样时按实际情况来确定送样数量，如该层有n种型号，则需送n组.闪光对焊用于梁结构（包括地梁）200个接头送一组（一组6根3个拉力试件，3个弯曲试件，作抗拉抗弯），电渣压力焊用于柱及板300个接头送一组（一组3根作抗拉试验）,单面焊用于桩、地梁、如楼层内梁有则也要取样（300个接头为一组，一组3根作抗拉试验）.为了节约实验费用具体送样以每层一组来送不同型号的焊接接头各一组，按规范送样参上述。焊条、电渣(一般一层一张合格证)应有合格证及质保单。
9、砖出厂合格证及试验报告 ①试验报告汇总表
②检测报告（由砖厂提供）③合格证
④力学性能检测报告（实验室提供）送样要求：（1）5万块砖一组，一组15块。（2）砖每15万块为一验收批，烧结砖，如粘土砖、页岩砖、烧结煤矸石砖、烧结粉煤灰砖等,蒸养（压）砖如灰砂砖粉煤灰砖、炉渣砖，每一验收批取样一组（每组10块）
10、防水材料合格证及试验报告 ①合格证
②检验测试报告（一般由厂家送试验室后提供给我们）③产品质保单
④防水材料的复试报告（由厂家去做以本公司的名称）
11、砂及砂浆配合比单 ①混凝土配合比通知单 ②混凝土配合比设计报告 ③自拌混凝土配合比通知单
④基础M10（水泥砂浆）配合比通知单 ⑤主体（M5混合砂浆）配合比通知单
注：①②两项由混凝土公司提供③④⑤由自已计算送试验室
12、砼试块试验报告
①混凝土试验报告汇总表（包括30%见证取样）②混凝土抗渗试验报告汇总表
③非统计方法评定砼强度辅助表（<10用非统计方式评定）④检测报告
⑤统计方法评定（≥10时用统计评定）
注：一般一张报告一张砼强度辅助用表，在进行评定过程中按分部以及各分部中不同强度进行评定。
取样：抗渗试块500m3一组，一般6个。一般试块100 m3一组3个（每次取样时要做同条件600度天就可以压、标养要28天才可压、拆模试块什么时候拆就可以压），如果一次性浇捣超过1000 m3以200 m3一组。
13、砂浆试块试验报告
①砂浆试块抗压强度试验报告汇总表 ②检测报告
取样时一层一组，一组6块，一般用于砌体做。
14、地基验槽记录
15、结构验收记录 基础（±0.000以下）
质控资料：①钢筋原材料试验报告
②焊接试验报告
③水泥质保单及复试报告 ④隐蔽工程 ⑤技术复核
⑥砼试块试验报告 ⑦砖合格证及试验报告 ⑧砂浆试验报告
⑨各分项评定表及检验批均合格 ⑩水电另附
观感：经检查表面无明显的孔洞，蜂窝麻面、露筋符合砼的规范要求
砖砌体表面平整度较好，灰缝均有砂浆饱满，沟缝较好，符合规范要求。
主体（±0.000以上）
质控资料与以上略同，除上面第9条改为沉降观测记录其它相同。
16、隐蔽工程 ①基坑垫石
②地基基础：Ⅰ、钢筋
Ⅱ、基础砼
Ⅲ、半地下室墙板、柱、顶板 Ⅳ、一层结构面 Ⅴ、外墙砼
Ⅵ、二层以下每层的柱、梁、板钢筋都要做隐蔽。
17、技术复核
① 龙门桩（及灰线在开工前作）② 注浆孔位（规格为1×1符）
③ 轴线尺寸（轴偏差符合规范要求 轴偏3mm）④ 模板轴线、标高、截面尺寸、垂直度平整度 ⑤ 填充墙标高
（皮数杆）
⑥ 挖土前地坪标高（可安实际情况来做）
18、砼施工日记平板振、插入式振
19、沉降观测记录
① 沉降观测示意图（平面布置图和标志示意图）② 沉降观测记录
注：每上一层测一次，楼内砌一层砖测一次，每粉刷一层测一次。20、抽气（风）烟道检查记录
例：抽气道烟检查，规范标准
支
出烟良好
/
2004.7.5
徐正宝
21、桩基资料（带*的作业竣工资料放入）
①打桩交工验收记录（如施工单位有资质可不做）* ②工程控制点放样复核记录* ③桩位偏差检测记录* ④打试桩记录* ⑤施工组织设计
⑥混凝土灌注桩钢筋笼检验批及成桩检验批*(单独放入检验批)⑦钻机定位复检及开孔通知书* ⑧钻孔灌注桩施工记录* ⑨隐蔽工程验收记录* ⑩竣工图* 11桩机部分图纸会审及施工联系单 ○⑿钻孔桩成孔质量检查记录（可有可无）*
22、桩基检测报告 静载荷试验 小应变试验
23、砂、石检测报告
砂分析检验报告
取样：砂子试验一般同一产地同一规格，同一进场时间每400 m3或600t为一验收批。取样砂22KG石子数量40kg或80kg一组。（砂石取样在20斤左右一个工地一般取一次样就够了）自拌混凝土（屋面C20、楼地面C20、垫层C10、喷射砼C20）、砂浆配合比审请单：
24、各产品合格证(有几项就要有几项合格证)①铝合金窗
②玻璃
③木门窗
④烟道
⑤内墙涂料
25、屋面下雨检查、卫生间地面蓄水试验
26、地基基础分部工程验收记录 地基基础（分部）：（1）无支护土方（子分部）
① 土方开挖（分项）(质量验收表)
1、检验批
② 土方回填（分项）(质量验收表)
1、检验批
（2）有支护土方（子分部）
①降水排水（深井降水与明沟排水）（深井降水井管需做隐蔽）
②锚杆土钉墙隐蔽
（3）地基处理（子分部）
桩基
①混凝土钢筋笼（抗拔桩及工程桩及规格来进行检验）
②混凝土灌注桩（抗拔桩及工程桩及规格来进行检验）
（4）地下防水
①防水混凝土（地下室基础底板、柱墙及顶板）
②涂料防水层（地下室外墙）③锚喷支护
（5）混凝土基础（子分部）（包括模板、钢筋、混凝土）
模板
①模板拆除（分项）(质量验收表)
1、拆除部位检验批
②模板安装（分项）(质量验收表)
1、安装部位检验批
钢筋
①原材料（分项）(质量验收表)
1、原材料检验批
②钢筋加工（分项）(质量验收表)
1、钢筋加工检验批
③钢筋连接（分项）(质量验收表)
1、钢筋连接检验批
④钢筋安装（分项）(质量验收表)
1、钢筋安装检验批
混凝土(前提此3项为商品砼的前提下，如自拌还应用5个检验批)①混凝土施工（分项）(质量验收表)
1、混凝土施工检验批
②混凝土尺寸偏差（分项）(质量验收表)
1、混凝土尺寸偏差检验批
③混凝土外观质量（分项）(质量验收表)
1、混凝土外观质量检验批
④混凝土原材料检验批质量验收记录
⑤混凝土配合比设计检验批质量验收记录
（5）砌体基础（子分部）
砖砌体检验批
验收记录：按规范要求取样商品砼留置强度符合设计要求，按要求取样留置一组浇水养护。
27、主体分部工程验收记录（分项具体到每个部位）主体（分部）：（1）混凝土结构（子分部）（包括模板、钢筋、现浇结构）
① 模板（子分部）
1、模板拆除
(质量验收表)
2、模板安装
(质量验收表)② 钢筋（子分部）
1、钢筋原材料
(质量验收表)
2、钢筋加工
(质量验收表)
3、钢筋连接
(质量验收表)
4、钢筋安装
(质量验收表)③ 现浇结构（子分部）
（2）砌体结构（子分部）
28、装饰（分部）：（1）地面（子分部）
① 水泥（分项）(质量验收表)② 砂浆（分项）(质量验收表)
（2）抹灰（子分部）
① 内抹(质量验收表)+检验批 ② 外抹(质量验收表)+检验批
（3）门窗（子分部）
①门窗的制作与安装
（4）涂饰（子分部）
① 水性内涂 ② 水性外涂 ③ 溶剂性涂料
（5）细部（子分部）
① 护栏和扶手制作安装
29、屋面（分部）：（1）涂料防水
① 找平层 ② 防水层
（2）瓦屋面
平瓦工程 30、竣工验收统表
① 工程质量竣工验收记录 ② 质量控制资料检查记录
③ 单位（子单位）工程安全和功能检查
资料核查及主要功能抽查记录 ④ 感观质量检查记录
31、预拌砼合格证
①预拌砼、构件合格证汇总表
②产品合格证（按不同日期、部位、配合比单提供合格证及试验报告）
附：建筑物垂直度、全高测量记录
质量竣工报告和记录
竣工验收审报表＋验收方案＋各单位评估报告
分项内容:
土建开工应具备材料
1、拱墅区建设工程安全生产文明施工监督计划书、建设工程安全生产、质量、文明施工目标管理责任书以及目标责任制考核指标、监督小组成员名单（开工前由质安部门汇同项目部进行）
2、排污许可证办理、排水许可证的办理
需提供
建筑工程许可证、工程施工合同、施工总平面图 需填报
杭州市建筑施工噪声申报表、工程施工基本情况表 环评委托书、建筑施工公告牌制作联系单
3、建筑工程开工申请报告
4、开工报告（打第一根试桩成功既为开工日期）
5、施工现场质量管理检查记录（A.0.1表）
现场各管理制度、责任制、特殊工作上岗证、分包单位资质机械合格证及施工人员上岗证、地质勘察报告、施工组织设计施工方案、质安保证体系、施工图设计文件审查报告、施工技术标准、工程质量检查制度、搅拌站及计量设置、现场材料、设备存放与管理。
6、建筑施工许可证、规划许可证
7、打试桩记录
8、结构实体检测计划书
9、图纸会审纪要
10、公司资质、混凝土公司资质、分包（打桩）单位资质
11、质量安全保证体系审查记录
12、见证取样授权书（由监理填写后交检测中心）、检测中心资质、以及委托单
13、工程定位、放线记录（定位略图、工程定位、放线记录）
14、现场机械、测量仪器、桩机报审
15、活动房（①建筑企业资格证书、②建筑企业安全资格许可证、③活动房产品结构使用说明书、④产品合格证、⑤检测报告、⑥抗风等级、⑦综合验收表）
16、安全质量备案（图审审查报告、施工组织设计、安全审报资料、施工许可证、规划许可证、开工安全生产备案表、结构实体检测计划书、质量安全保证体系审查记录、施工现场质量管理检查记录A.0.1表）
17、检测点保护措施方案 桩基部分
桩基部分报监理资料：
1、报审表（A4表）※
2、钻机定位复检及开孔通知书※
3、混凝土灌注桩钢筋笼检验批质量验收记录010405-
1、4、附件表（D.0.1附表）※
5、混凝土灌注桩检验批质量验收记录010405-2（等挖土完以后如桩量较少可按桩型作检验批，如桩量较多则已每天挖出的桩量进行检验按天进行检验）※
6、钢筋笼隐蔽工程或钢筋笼检验单
7、混凝土浇捣令
8、混凝土配合比单※
9、钻孔灌注桩施工记录
10、龙门桩技术复核、灰线技术复核
11、桩机部分图审纪要
12、工程定位测量放线记录
13、试桩记录
14、打桩交工验收记录
15、桩位偏差记录
16、小应变和静载试验报告
17、钻孔桩成孔质量检查记录
桩基部分资料主要计算公式：
净主筋间距：[∏R(R为桩距)-主筋R×主筋数]÷（主筋数－1）净搭接长度：单面10D 双面5D 持力层：看图纸所得 钢筋取样长度：10D+24 钢筋笼长度=设计孔深+地坪标高－钢筋笼顶标高 设计桩长=设计孔深+地坪标高－桩顶标高
固定值：加灌高度1.5
钢筋笼一般9m为一节 钢筋笼顶标高=桩顶标高－多出部分（参图）
砼面离地坪高度=桩顶标高－地坪标高－加灌高度 充盈系数=实际量方÷理论方量
吊筋长度=钢筋笼标高－地坪标高＋机台面高度（圆筋面到地面）实测机高=0.65(实测为准)＋0.48
一、打桩交工附件(1)施工组织设计(2)打试桩记录
(3)工程控制点放样复核记录、钻孔桩成孔质量检查记录、(4)钻孔定位复检及开孔通知书(5)钢筋笼隐蔽检验单（钢筋隐蔽）
(6)钻孔灌注桩施工记录、检验批（钢筋笼及成桩）、桩位偏差、(7)静荷载测试报告（略）(8)小应变测试报告（略）(9)施工联系单
(10)交工验收记录(如施工单位有打桩资质可不用)⑾竣工图（略）
存档资料：打试桩记录—工程控制点放样复核记录—钻孔定位复检及开孔通知书—钻孔桩成孔质量检查记录—隐蔽工程验收记录—钻孔灌注桩施工记录—钢筋笼检验批—灌注桩检验批—桩位偏差—打桩工程交工验收记录—竣工图 具体施工过程：验灰线-桩位测量-埋设护筒-钻机就位-钻进成孔-一次清孔-下钢筋笼-下导管-二次清孔-灌注混凝土-移位（具体参桩基施工组织设计）
试验：桩混凝土试块、钢筋焊接原材料检测 基础(±0.000以下)
一、堆载试验
资料：堆载试验报告
提供数据：试验桩的桩长（可以是设计桩长或实际桩长）、桩径、施工记录、地质报告、标高、桩的黄海高程（黄海高程—标高）（具体参桩基检测方案）
二、土方开挖基坑围护
资料：土方开挖检验批、土方回填检验批、锚杆、钢筋网片隐蔽工程和检验批(锚杆及土钉墙支护检验批、锚喷支护检验批)、地坪标高技术复核（挖土前测作为土方量计算依据并出示联系单给甲方）、挖土灰线技术复核、深井降水隐蔽工程、降水排水检验批、地基验槽、分部分项汇总 试验：（喷射砼配合比审请）、锚杆作抗拔试验（监理单位或甲方要求则做没有要求则不做）、喷射砼作2-3组试块 具体施工：用水准仪控制好标高严禁超挖、用白灰放出地梁承台大样,成桩检查作好桩的检验批。附：如有接桩应附上接桩记录、接桩混凝土应高于桩混凝土一个等级
三、基础
钢管扣件检测
砂石检测
资料:承台、地梁砖胎膜、垫层轴线、标高、及截面尺寸技术复核
施工前：混凝土浇捣令—配合比单—隐蔽工程（垫层、砖胎膜、止水钢板、承台地梁底板钢筋）—钢筋检验批（原材料、加工、连接、安装）—模板安装检验批—模板安装技术复核（轴线、标高、截面尺寸）—（混凝土施工记录）混凝土浇捣一览表。施工后：混凝土施工检验批—模板拆除检验批—现浇结构外观质量检验批—现浇结构尺寸偏差检验批—防水混凝土检验批。
地下室施工（根据实际情况有的竖向与横向要分开做）: 一层梁板、地下室柱、墙、楼梯轴线放线技术复核— 模板安装（轴线、标高、截面尺寸、垂直度）技术复核—钢筋检验批（原材料、加工、连接、安装）—模板安装检验批—混凝土浇捣令—配合比单—混凝土施工记录—混凝土施工检验批—模板拆除检验批—现浇结构外观质量检验批—现浇结构尺寸偏差检验批—防水混凝土检验批—地下室外墙防水资料(涂料检验批、合格证、检测及复试报告、隐蔽工程(无纺布)).— 地下室外墙土方回填检验批.—砖砌体（检验批及技术复核）—分部分项及各资料汇总 具体施工：凿桩－桩位偏差检查－砖胎膜放线(经纬仪)－砖砌体对超挖的地方进行回土—垫层模板放线－铺石子－浇垫层－桩的小应变试验－放基础一米施工线(经纬仪)－地梁承台底板钢筋绑扎与制作—混凝土浇捣—轴线放线—模板安装轴线、标高、截面尺寸—钢筋绑扎—模板安装—混凝土浇捣
资料：
1、开工报告、开工审请。
2、工程定位测量记录。
3、地基验槽记录。
4、图纸会审纪要。
5、钢筋原材料质保单及试验报告。
6、钢筋焊接接头试验报告及焊剂焊条合格证。
7、水泥出厂合格证及试验报告。
8、砼试块试验报告。
9、桩基工程检测报告（静荷载测试报告、小应变测试报告）。
10、桩基竣工资料（打试桩记录、工程控制点放样复核记录、钻孔桩成孔质量检查记录、钻孔定位复检及开孔通知书、钢筋笼隐蔽检验单（钢筋隐蔽）、钻孔灌注桩施工记录、检验批（钢筋笼及成桩）、桩位偏差、施工联系单、交工验收记录、竣工图）。
11、防火材料合格证及测试报告及复试报告。
12、砖出厂合格证及试验报告。
13、砂浆试验报告。
14、隐蔽工程验收记录。
15、混凝土施工记录。
16、技术复核记录。
17、联系单。
18、各分部分项评定表。
19、混凝土合格证。
基础相关验收:
1、地下室钢筋保护层实体检测
2、质检站中间结构验收
第一部分:质检站实体检测(保护层、强度、碱性)(1)检测前向质检站上交 “工程结构质理抽样检测登记表”(2)检测时需施工单位提供抽测部位的资料： ①相关构件混凝土试块抗压强度报告； ②该批次混凝土配合比通知单；
③相关抽测项目的设计变更文件（砼强度等级，楼板厚度，钢筋分布等）此项如有则提供没有可不用。④相关部位隐蔽工程.需监理单位提供抽测部位的资料： ①相关抽测构件混凝土浇捣令； ②相关抽测构件旁站记录；
3、中间结构验收申请表
4、结构验收小结 主体(±0.000以上)主体施工：
1、植筋的拉拔实验(植入后一般7天可以做试验一组2-3根)
1、(±0.000完后应按图纸设置沉降观测点，观测点一般设在+0.100处，用16镀锌圆钢蘑菇头植筋胶植入法与柱内连接，一般植入混凝土内6公分，±0.000引测，标高用绝对标高（黄海标高）以m为单位,具体操作见沉降观测用表)
2、二层梁板、一层柱、墙、楼梯轴线放线技术复核— 模板安装（轴线、标高、截面尺寸、垂直度）技术复核—钢筋检验批（原材料、加工、连接、安装）—模板安装检验批—混凝土浇捣令—配合比单—混凝土施工记录—混凝土施工检验批—模板拆除检验批—现浇结构外观质量检验批—现浇结构尺寸偏差检验批—砖轴线技术复核—砌体检验批
资料：
1、相关检验批及评定表
2、砖的合格证及检测报告
3、砂浆试块汇总表及试验报告及配合比。
4、水泥汇总表、质保单、及试验报告。
5、拉结筋拉拔试验报告。
6、联系单。
7、图纸会审纪要。
8、钢筋原料材质保单和试验报告。
9、钢筋连接接试验报告及焊剂焊条合格证。10砼试验报告。
11、隐蔽工程验收记录。
12、技术复核记录。13沉降观测记录。
14、混凝土施工记录。
15、混凝土合格证。
主体相关验收:
1、主体钢筋保护层实体检测
2、质检站中间结构验收
第一部分:质检站实体检测(保护层、强度、碱性、层高、板厚)(1)检测前向质检站上交 “工程结构质理抽样检测登记表”(2)检测时需施工单位提供抽测部位的资料： ①相关构件混凝土试块抗压强度报告(包括标养及同条件)； ②该批次混凝土配合比通知单；
③相关抽测项目的设计变更文件（砼强度等级，楼板厚度，钢筋分布等）此项如有则提供没有可不用。④相关部位隐蔽工程.需监理单位提供抽测部位的资料： ①相关抽测构件混凝土浇捣令； ②相关抽测构件旁站记录；
3、中间结构验收申请表
4、结构验收小结 装饰工程
资料：
1、水泥合格证及试验报告。
2、相关检验批（抹灰、面砖）。
3、涂料合格证及检测报告。
4、铝合金门窗合格证及检测报告。
5、玻璃合格证。
6、木门合格证。
7、界面剂、石灰黄合格证、检测报告。
8、防火卷帘及防火门合格证及检测报告。
9、花岗石合格证。
10、地砖及面砖合格证。
11、防水剂合格证（可有可无）。
12、防水卷材及油毡合格证、检测报告及复试报告。
13、电梯厂家资质及相关电梯资料。
14、地坪试块试验报告。
15、隐蔽验收记录。
竣工资料整理
封面—建筑工程技术资料目录—汇总表（有的填）—资料
篇3：资料员手册
本书分为两大部分, 前半部分向我们介绍了音乐编辑工作者的分工布局, 以及常用的音乐专业术语、谱例图式、演奏符号、音乐记号等。本书后半部分, 分为四大块, 文字规格、文字版式、校对工作以及出版、印刷知识。
如此的一本音乐编辑类的工具书, 具有相当的独创性。经调查, 关于音乐编辑的文章十分多, 但是关于音乐编辑的书籍少之又少。另外, 本手册的编写人员与其他书籍、著作相较之下人数众多, 约为二十多人。正文类述之前的“编辑说明”中提到:“手册所编内容, 大部分是我社建社四十年来音乐编辑宋作重点地经验的积累和总结, 是全社同志长期工作时间的成果。”二十多名作者, 几十年的工作经验的积累和总结, 《音乐编辑手册》的专业价值、使用价值、实用价值可想而知。
其次, 该手册的作者们通过多年的实际工作, 广罗经验和资料, 全书不仅对编辑人员的职责分工、编辑工作的过程和要求有较为详细的介绍, 同时通过大量的表格谱例对各类谱式记谱规格 (线谱与简谱) 、文字规格有着较为完整的阐释, 对各门类音乐图书的简单分类, 西洋乐器演奏符号和中国民族乐器演奏符号也有相应的介绍。例如, 在本书线谱记谱规格方面花了大量笔墨, 从谱表、谱号到装饰音再到力度、表情记号、速度记号的中意文对译等共十大点, 一一例出在图书、排版中的格式、字体、字号等等, 详尽细致, 对于音乐学者们十分实用。除总谱记谱规格和钢琴记谱规格外, 作者将西洋乐器演奏符号利用表格的形式呈现出来, 其中包含了弓弦乐器、吹管乐器、手风琴、电子琴、吉他、口琴。在实际运用中, 大量的中国歌曲与民族器乐使用简谱制谱。本手册同样运用表格的形式呈现民族乐器演奏符号, 分为吹管乐器、弹弦乐器、拉弦乐器三大类。之后还成列了关于戏曲音乐的简谱记谱规格, 在其中更是列举出了在京剧中锣鼓字谱的运用。内容之全面之广泛, 实属难得。再如, 在分别介绍线谱和简谱规格之后, 作者很贴心的添加了整整两章的内容展示了线谱版式与简谱版式以及线谱与简谱的排版格式与注意事项, 这与本手册的主题与侧重相对应, 为的是使得读者在音乐图书编辑工作时更加的清楚明了, 可见作者们在编著时用心良苦。
例如, 在乐器名称缩写这章开头很清晰地进行了说明, “一、交响乐队中的常见乐器名一律采用意大利文;二、主要用于轻音乐队;三、中国民族乐器名采用汉语拼音;四、总谱中所用中国民族乐器名, 其缩写形式如与其它乐器相混淆时, 可在不常用乐器的缩写中增加一个字母, 例如:扬琴 (Yq) 、 (Yuq) 。”其中西洋乐器为乐器名、外文、缩写, 共57种, 民族乐器为乐器名、汉语拼音、缩写、注解 (英) , 共61种。均为平时常用的中西方乐器。
在本书后半部分, 分为四大块, 文字规格、文字版式、校对工作以及出版、印刷知识。在文字版式中介绍得很专业很细致, 文字稿的版式设计是对原稿的体例、层次、结构、图表等方面作艺术而科学的处理, 使书籍内部各组成部分的结构形式既与书籍的开本、装订、封面等外部形式协调, 又能给读者提供阅读上的方便。关于版式设计大概包括, 版心面积、文字排列、字体、排版材料的选用、行间和段间的空距、版面的布局和装饰等都作了详细的解释。例如, 对版心尺寸的讲解, 版心尺寸是指每一版面上容纳文字的面积, 即从第一行文字至最后一行文字为半新的高度 (不包括页码) ;每行文字从第一个字到最后一个字为版心的宽度。版心尺寸由字号、字数及行数、行距决定。正文294页, 列举出常见的几类:“16开, 正文五号, 每行38字, 每面33行, 行距7.875P, 版心尺寸为211×141mm (毫米) 。期刊每行40字, 每面40行, 行距5.25P, 版心尺寸为220×155mm。大32开, 正文五号, 每行28字, 每面25行, 行距7.875P, 版心尺寸为159×104mm, 期刊每行28字, 每面27行, 行距6.5625P, 版心尺寸为160×104mm……诗32开, 正文五号, 每行22字, 每面25行, 行空6.5625P, 版心尺寸148×82mm。”此类例子在书中数不胜数, 许多结论都是前人的经验总结, 其论述之翔实, 见解之精辟, 举例之恰当, 足以体现出本书的专业价值, 与实用价值。
在校对工作这一样, 特别地运用了三张插页, 其特点是, 运用黑、红两色套版印刷, 一张32开, 两张16开。一张是举例对线谱的修稿, 黑色的线谱, 红色手写字体进行修改。两张16开的插页的内容是“国家出版事业管理局1981年12月20日发布的《中华人民共和国专业标准校对符号及其用法》”, 并附上使用方法。
该手册共附有十个附录, 这些是全书不可忽略的重要组成部分。大体是关于中外著名音乐家年表、国内外音乐赛事音乐节、常用音乐表演用语等。其中, 常用工具书目为第七个附录, 是有关音乐类、编辑、出版类、语文类等方面的综合工具书的简介。每一本推荐都是经过精心挑选的, 例如, 音乐类有, 中国大百科全书·音乐、舞蹈卷, 中国大百科全书总编委会音乐舞蹈编委会、中国大百科全书编辑部编, 1989年中国大百科全书出版社出版;简明音乐百科词典, 缪天瑞主编, 人民音乐出版社;牛津简明音乐词典茅于润等编译, 1991年人民音乐出版社出版。编辑、出版类, 出版词典, 中国出版发行科学研究所编, 上海辞书出版社出版, 全书共收词目5937条, 分为“出版一般”“出版管理”“著作权”“编辑”等十二个门类, 另有“中国出版史大事年表”等九种附录。现今社会的信息再如何发达, 对于无论是电介质、纸质媒介、网络、电视、电源、广播音乐编辑者们来说, 这些书籍都是十分有使用价值的。
在附录中应特别提到得是, 作者将“中华人民共和国著作权法”“中华人民共和国著作权法实施条例”和“实施国际著作权条约的规定”也列入其中。出版权、著作权、侵权行为的界定以及依法进行编辑出版活动等等, 对任何编辑来说都是非常重要并且要熟知的, 编辑理论中应该著有这些内容, 所以《音乐编辑手册》作为编辑类工具书的一种, 也将这些内容呈示出。
“文物昌荣, 人才辈出, 构筑起一个国家、一个民族渊源有自、风格独特又日具新貌的宏伟文化大厦, 历代电机及其编修、校勘、整理者之功, 实在不可泯灭。作者成书, 靠手抄本难以传之久远;著述得到出版问世, 才能发挥更大的社会效益, 有利于国家的物质文明、精神文明建设, 有利于对民众的品格塑造与智能提高, 有利于各门类专才的教育与培养。”这是本书第一章音乐图书编辑工作的共性与特性的第一段的内容。本书的专业价值、使用价值和实用价值我在前文中已经讲述, 那么, 它的学术价值大体是在手册的前几章节中得到了充分地体现。这部分内容, 层次鲜明、逻辑清晰、内容深刻但是易懂, 从共性到个性, 从宏观到微观, 从简略概况到具体分析, 陈述了编辑作为具有第一鉴赏者与校理者资格的“把关人”, 应以敏锐的批判目光客观而审慎地、实事求是地看待书稿, 着重注意书稿的主要倾向、结构布局、存在问题及大的优缺点, 通过细味其中内容了解作者的意图、心理、情趣与特色, 并可以适当的在文稿的基础上有所补益, 锦上添花。在日常工作中应该具有一专多能、杂中求专、全方位发展的能力, 这是各类编辑的共同要求。想要作为一位优秀的音乐编辑, 首先应当通晓音乐相关的知识与排版的要求、规格, 例如书中谈到“音乐图书的编辑工作, 与一般图书的编辑工作有同有异:既有共性的规准, 又有专门的要求……但对曲谱本, 从大型的交响乐、歌剧总谱, 钢琴及其他乐器的独奏谱到带伴奏的歌曲、器乐曲谱及单旋律谱、活页曲谱……却须首先绘制或排出谱样, 线谱绘成后还需经过校改、制版才能入稿发排或付印;不但体裁、形式多样, 连版式、开本、设计都要有各自不同的考虑”。音乐编辑过程伴随着一个审美的过程, 这是音乐编辑区别于新闻编辑、学术编辑等其他编辑活动的标志, 是音乐编辑具有艺术缔构特征的基础。其编辑过程, 选题、组稿、审稿、加工、发排、读校样、信息反馈, 合称“七艺”。在这些过程的每一个阶段, 都有审美活动伴随其间。审核的作品必须服从“双百”原则和审美性文化缔构的原则, 最终发稿时必须做到齐、清、定。
《音乐编辑手册》无论从分类框架、篇章结构、内容设计、研究方法、思维视角等方面来看, 都可称得上是有史以来最完整和详备的一部关于音乐编辑方面的工具书。但是, 本书再版后仍用的是铅字印刷, 有些字因为印刷时的施压不同, 导致个别字的笔画粗细不均匀。由此书是由多位作者共撰而成的, 所以有个别错别字的出现, 例如第32页正文第二段中的“恰如其份”中的“份”字运用错误, 应为“恰如其分”。
在排版已经微机智化的今天, 这本的书的有些章节有些过时, 全手册大部分内容都是从出版图书的视角出发的, 但整体上它还有其相当的价值, 排版设计很朴素, 但对于乐谱写作的特定读者还是很具有参考价值的。
本书是中国第一本关于音乐编辑的工具手册, 难免在内容的整理、收集、阐述方面存有遗漏和问题, 正如本书开篇编辑说明中写道:“由于时间仓促, 有的部分写出后虽经有关部门传阅并征求了意见, 却未能更广泛地组织讨论, 也不可能再回到实践中去做进一步的检验, 加之编辑小组的经验不足, 水平有限, 因而本手册肯定会存在不足和缺点, 这些都有待于今后不断加以充实和订正。”既然总编室如此承诺, 那么就让我们期待这部手册的再版。再伟大的成果也不可能地完美无缺, 人类正是在不断总结过往中修正时蔽、在反省沉思中开创未来, 在人民音乐出版社总编辑室二十多位作者总结过往四十年的工作经验所共同编著的这部成果中, 我们应该为他们的所得欢欣鼓舞, 更应该对其中留下的空白与不足做更为深入的思索。
《音乐编辑手册》对音乐编辑方面的人员、学者以及广大音乐爱好者有多帮助, 对专业音乐人还是业余爱好者也都有相当的参考价值, 因为, 它主要介绍音乐编辑的工作内容、工作程序及各种乐谱的记谱规格、版式规格, 并简单介绍了出版和印刷的知识, 可谓是学习音乐编辑的必备教材。
正所谓“功夫不负有心人”。这部手册侵润着人民音乐出版社总编辑室二十多位作者历经多年的心血和智慧, 是全社同志长期工作实践的成果。
摘要：《音乐编辑手册》, 人民音乐出版社总编辑社著, 人民音乐出版社1994年9月北京第1版, 2007年5月第二次印刷, ISBN978-7-103-01203-1。32开本, 6插页, 13印张, 407页。全书包括编辑说明、正文类述及卷末附录;另有随文谱例多首、图表多幅。
关键词：音乐编辑,音乐专业术语,排版设计
参考文献
[1]人民音乐出版社总编辑室编.《音乐编辑手册》, 人民音乐出版社1994年9月北京第1版, 2007年5月第二次印刷.
篇4：金秋护发小手册
面对各种媒体洗发精广告里“柔柔亮亮、闪闪动人”的明星美女们，你想知道她们是如何保养的吗?
请听明星对你说——
俞小凡：“护发产品越来越多，我通常会针对干燥的情形选用保湿产品，已经受伤的头发，就用富含蛋白素的护发产品保养。”
蓝心湄：“我唯一做的护发措施，其实是护‘头皮’。因为我的皮肤比较敏感，如果造型需要喷发胶或使用定型产品，我都会避免，免得会过敏发痒，再不然也只能喷头发表面，不喷到头皮。”
王静莹：“我除了用一般的护发素保养‘爱发’之外，我从小就爱吃海带、海苔类食物，头发才会如此黑溜溜呢!”
以上三位明星的经验之谈你有收获吗?当然小滕子跟你有一样的想法，那就是她们的发质原本就不错，别着急小滕子教给你如何使自己的发质变好，如何使经过酷暑曝晒变脆的头发得到护理的三大护发秘诀：
护发秘诀一：吃的!
头发的主要成分是蛋白质，想要有一头闪闪动人的秀发，一定要吸收足够的钙、碘、铁等矿物质，就如王静莹所说的，含有丰富碘质的海藻、海带等，就是非常好的营养素。
维他命A、维他命E也有助于养分输送至发根，多摄取番茄、菠菜、芹菜，对补充发丝营养十分有效。多吃芝麻、花生、柠檬、青椒等富含维他命E的食物，能增加发丝光泽感，使头发生长更健康，增强头发表层的抵抗力。
另外，胡萝卜可以帮助吸收紫外线，防止头发褪色和其他氧化伤害，这也是创造柔亮发丝的必须步骤。
护发秘诀二：抹的!
·拿两个鸡蛋，把蛋黄与5000毫升的水调合，直接用这蛋黄水洗头，洗完再将蛋白均匀抹在头发上，以指腹轻轻按摩头皮，用毛巾把头发包起来，十分钟后以清水冲洗干净即可；如果害怕留下腥味，可在蒸过头发后，用菊花茶、椰子水或茶籽油润丝就行了。
·油性发质的人，洗完头后，用两匙柠檬汁调一杯温水，或者把半杯苹果醋加半杯水，当作润丝精使用，洗后头发会非常柔亮光泽。
·如果想使头发看起来丰泽有弹性，可将一大匙的小麦胚芽油、一大匙橄榄油、一个鸡蛋混合后，涂在头发上，三十分钟后再冲净即可。
护发秘诀三：按摩的!
篇5：资料员手册-8.30
一.开工前期文件
1.建设工程中标通知书
招标单位向中标单位发出的中标通知书面凭证。2.建筑工程施工许可证
凭中标通知书办理施工许可证。3.施工合同备案。
4.开工报审表(报给监理，并附开工报告)，开工报告(报给建设单位)。5.建设工程质量人员从业资格审查表。
6.任命通知书（单位任命参与本项目的人员的书面通知）。7.(1)施工单位资质。(2)施工人员资质。
(3)设计交底会：由设计方组织，对施工图纸进行交底。
(4)安全技术交底:指施工单位对施工操作人员提出的安全要求、技术措施和技
术指导。重点是电焊工交底，打桩交底，板梁安装交底。
(5)技术交底：指在每个分项工程施工前，专业的技术人员向参与的施工人员进行技术性交代。技术交底要求在施工前一天完成。(6)施工组织设计（报审表，审批表）。
8.专项方案:指针对重点工程或施工难度高的工序专门制定的施工技术方案。9.主要原材料汇总表
材料资质报审表（开工前），材料报审表（材料进场时）。10.单位工程划分表
分部、分项和检验批。
二.施工期间文件
1.材料报审
需厂家提供质保书，合格证明文件（混凝土只需配合比单）。2.检验批
分部，分项，检验批：
上部结构:支座，板梁，铺装，伸缩缝，桥栏杆，桥名牌；
下部结构:桩，立柱，盖梁，桥台；
附属:桥接坡，护坡道。3.关键工序表
关键工序指能形成结构的重要工序。
三.竣工文件
1.竣工报告
当工程最后一道工序完成以后，按实际工程量填写在竣工报告上，报甲方盖公章。
2.竣工验收报告。3.施工小结
施工小结应包括(1)总结工程概况；(2)编制依据；(3)施工工序技术措施（参照设计文件主要工程内容）；(4)参与工程的单位；(5)实际工程量，材料检测报告；(6)设计变更；(7)结语 ；(8)自评。4.三表一评
一评:单位工程质量保证资料检查记录；三表:工程实体测量记录、单位工程外观质量检查记录、单位工程竣工质量验收记录。5.竣工验收会议纪要
询问监理会议纪要以哪方单位为抬头。
6.设计变更：指设计单位依据建设单位要求调整，或对原设计内容进行修改、完善、优化。7.工程洽商：指施工企业就施工图纸、设计变更所确定的工程内容以外，施工图纸预算或预算定额取费中未包含的，而施工中又实际发生费用的施工内容所办理的书面说明。
四.材料进场
1.开工前，项目部资料员制定材料检测计划送交公司复核。2材料进场时
(1)检查数量，规格，外观合格(注:上网备案的工程一定嘱咐厂家要合格)，并对材料报审，且需厂家提供质保书和质量保证文件。(2)卸车后取送检试样。
(3）记录好进场的材料数量、规格和时间，并及时告知项目经理。3.材料送检
(1)未网备案的工程送检流程
手写检测委托单（检测单位提供）将委托单和试样一并送至检测单位(送那个检测单位问项目经理）。(2)上网备案的工程送检流程
应打电话告知搅拌站要按照上网工程检验标准来制作混凝土试块项目部取样员与监理一起去上海市建设工程检测行业协会(中山南二路777弄1号1055室）买条形码（钢筋）和芯片以及网上账号密码把条形码和芯片送至项目部，由项目部保管网填委托单（详见材料检测说明书）打印委托单和试样一并送至检测单位。
4.材料取样送检时必须告知公司，送检时间，成品规格和数量以便做资料和上网查询问电话询问检测结果。
5.如果在施工过程中出现变更情况且需增加材料检，那么必须及时通知公司，公司将记录在材料检测计划表，取样送检照常。
6.如公司专职资料员查询到材料检测不合格应通知项目部；同理，项目部发现也应及时通知公司。然后一起商讨补强措施并做好记录。
7.在工程竣工期间，砼、钢筋、桩基大小应变等这些检测报告由项目部技术人员统一保管，同时资料员将随机抽查并做好抽查记录。在工程竣工后交于资料员保管。8.竣工后要把材料厂家的资质、材料检测报告、施工日记、砼的配合比报告等资料整理好交给资料员，资料员按规范要求进行汇总。
五.材料送检细则
1.钢筋材料，(1)每个规格15根50公分，两根35公分。
(2)两天后打电话给检测单位咨询检测结果，并及时告知公司。2.混凝土试块送检
(1）混凝土试块抗压检测有两种规格，10*10*10cm,15*15*15cm。(2)把送检信息（浇筑部位，时间和砼种类）打电话告知公司资料员。(3)混凝土浇筑后，第22天向搅拌站要试块(试块要标记好时间，砼种类）送到检验站养护28天，第29天下午问检测结果。
(4)检测结果评判，在同一个检验批中10组以下试块强度应达到115%，10组以上应达到100%。
六.注意事项
1.安全方面，工作人员在施工区必须佩戴安全帽，注意施工区围挡，注意车辆。2.质量方面，做好施工质量监督工作，检查各个工序时应拍照记录，以便日后使用。
3.指挥材料运输车进场。
4.不要与工人发生矛盾，如果有工人违规，且不听劝告，可拍照取证报告项目经理。
5.重要资料一定保管好，监理拿去盖章的资料应做好记录。
6.必须把每天的施工进度和人员工作情况详细的记录在施工日记上。
七.桥梁结构的认识
1.钻孔灌注桩
指在工程现场通过机械钻孔、钢管挤土或人力挖掘等手段在低级土中形成桩孔，并在其内放置钢筋笼、灌注混凝土而做成的桩。优点是承载力高，施工时无振动，无隆起或侧移动，适用各种地形。2.承台
连接桩与立柱，使之整体受力的结构。3.立柱
承台以上，支撑盖梁以上部分的结构。4.盖梁
指在立柱顶部设置的横梁，作用是支撑板梁，并把力传递到立柱的结构。5.桥台
位于桥梁两端构筑物，其作用是支档台后路基填土并把桥跨和路基连接起来。6.支座
位于盖梁和板梁之间，能将上部结构的力传递到下部机构的装置，且能避免盖梁和板梁之间的破坏性摩擦。7.板梁
架在桥跨中间，起连接桥梁作用的梁结构。8.桥面铺装
铺筑在桥面上，直接与车轮接触的保护层。9.伸缩缝
给桥面有热胀冷缩的空间，避免产生裂缝的构造。10.桥栏杆
为防止行人，车辆掉下桥而设置的护栏结构。11.桥名牌
用来显示桥名称，以及一些相关信息的碑牌。12.桥接坡
作用是连接桥梁与道路。13.护坡
篇6：销售手册准备资料
首页-----------开发公司的简介（注重以往的业绩、取得的成果等内容的形象展示（可附带总经理简介）
第一部分-----
楼盘相关荣誉证书，大型报纸，杂志报道和其他利于本案的各种利好消息和政策
第二部分------
区域规划蓝图
楼盘全局渲染图
各组团渲染图
总平图 分层分户图 户型图等（以由小到大的顺序）
社区配套设施、绿化、局部细化特写以及周边配套等图纸
和文字说明
交通动线图（把站点拉近，公交车，几路车，各站站名）
第三部分---------
南京市房产政策 限购政策 购房证明所需资料等
按揭利率表
按揭相关费用
物管费及水电等费用
契税，公共维修基金等相关费用的收取标准
篇7：加工贸易手册备案资料
1.2.3.4.备案呈批表 加工贸易手册备案申请报告（企业自行提供）加工贸易业务批准证（外经贸）进出口合同（英文合同必须提供中文翻译的合同）
5.委托加工协议（正本）
6.企业生产能力证明（首办企业必须是原件）
7.基本账户开户证明
8.加工贸易单耗申报表
9.合同执行情况表（首办企业无需提供）
10.加工工艺流程及消耗定额说明（经法定代表签名；制鞋、制衣等有需要的企业才提供）
11.介绍信
12.房产证或者厂房租赁合同（复印件需加盖公章）
13.代理委托书
14.加工贸易空白手册（到海关领取）
15.电子口岸卡（法人卡）
首办企业需附加提供：
1.对外加工生产企业海关登记证书或加工企业自理报关单位注册登记证明书
2.税务登记证（国税、地税）
3.营业执照（经营单位，加工单位各一份）
4.中华人民共和国进出口企业资格证书
5.中华人民共和国组织机构代码证
以上资料如果是复印件的需加盖企业公章。
如属异地经营单位在温州海关驻乐清办事处合同备案还需提供内涵《中华人民共和国异地加工贸易申请表》的关封。
加工贸易手册变更
1.变更申请表
2.变更申请报告（企业自行说明理由）
3.外经贸业务批准证（有需要的时候提供，变更口岸、延期三个月可免）
4.延期的，需提供变更后的出口合同（合同中必须显示最迟交船日期）
5.变更进口、出口总额的，需提供进出口合同
6.过期的，需说明情况，须经海关批准
7.介绍信
8.委托书
9.原加工贸易手册
10.电子口岸卡
手册核销
1.2.3.4.核销申请表 企业合同核销申请表 加工贸易核销申请报告（企业）如有多项出口成品需提供成品耗料清单、配码单、用料情况说明表等（如制鞋、制衣企
业等）
5.如有余料、边角料企业放弃处理的，须提供申请料件放弃报告
6.如果余料、边角料需内销征税，须提供有关料件内销征税报告和内销征税批准证
7.进出口报关单原件
8.原加工贸易手册
9.经办人员介绍信
10.代理报关委托书1-3份
11.电子口岸卡
如需内销补税报关的，须提供发票、装箱单。
外发加工
1.经营企业签章的申请报告以及《加工贸易货物外发加工申请审批表》和《加工贸易外发加工货物外发清单》
2.经营企业与承揽企业签订的加工合同或协议
3.承揽企业营业执照复印件
4.经营企业签章确认的承揽企业生产能力状况
5.外发加工的工艺流程、单损耗情况以及相关说明材料
6.如有经营企业申请外发加工保税货物不运回本企业的事项存在，需提供相关申请资料
7.海关按照规定需要收取的其他单证和材料
以上资料一式两份。
分册备案
1.审批表
2.企业申请报告（办理分册的理由和办理分册的内容）
3.委托书
4.手册（主册）
电子手册资料库备案
1.2.3.4.审批表 营业执照 组织机构代码证 税务登记证
5.生产能力证明
6.资料库备案报告（企业自行将企业项下的所有进口料件、出口成品的HS编码、规格型
号、单位、币种等信息提供过来）
7.委托书
8.法人卡
（复印件加盖公章）
余料结转
1.加工贸易业务报批表
2.加工贸易余料结转申请报告
3.发票
4.装箱单
5.加工贸易剩余料件结转联系单
6.报关单（复印件）
7.委托书
8.转出转入手册
5000美元以下客供辅料
条件：1.5000美元以下
2.78种服装等辅料（挂钩，标签等）
1.备案呈批表
2.免税申请登记表（一式两份）-----两份都要盖章，一份给海关留存，一份寄给企业（关
封）
3.申请报告一份
4.合同，发票，装箱单（各两份）（贸易方式需外商提供免费证明）
5.生产能力证明
篇8：资料员手册
自上世纪80年代秘书工作、尤其是党政机关的秘书工作研究正式开展以来, 取得了不少成绩, 出版了不少相关研究成果, 为我国秘书与行政助理的相关从业人员提供了切实的指导, 但是相对于西方发达国家, 我们的秘书工作研究或相关书籍的编写仍然存在不少差距。本文选取两本主题与体式相近的秘书手册——《秘书实用手册》《行政助理与秘书手册》进行比较, 具体呈现两本书的异同与优缺点, 以求达到他山之石以攻已玉的效果。
国内学者编著的秘书手册类书籍数量不少, 目录的设置往往介乎于秘书学教科书与秘书工作手册之间。这些相关手册中, 著名秘书学领头人王千弓的《秘书实用手册》是1996年出版的, 比较权威, 使用范围比较广, 而且它也不像2000年以后出版的同类书籍那样常为培训教材。因此, 笔者选取这本书作为我国秘书手册的代表。英文原版的《行政助理与秘书手册》自1995年出版后, 已连续修订了五版, 最新的为2014年版。不过因条件限制, 笔者只找到了该手册的2008年的英文原版第三版。此书虽离现在已有7年时间, 个别内容 (比如办公设备和电脑部分) 与时代有点脱节, 但其他方面的内容并不会脱节太多, 所以可以选择用于比较。粗略地看, 《秘书实用手册》和《行政助理与秘书手册》都陈述了秘书工作的方方面面, 包括办公室布置、秘书写作、文档整理等等, 结构较为相似, 涵盖也都比较全面。
《秘书实用手册》是一本辞典与手册相结合的手册, 概念解释和定义以辞典式写法编排, 工作实务以手册式写法构成。全书分为十个部分, 分别是秘书工作概述、参谋功能及保密职责、信息管理、文书处理和档案工作、会议管理、信访工作、办公室事务、秘书写作、国外及香港的秘书工作以及历代秘书知识等。美国的《行政助理和秘书手册》由一般事务、办公设备与电脑、商务文书、语言运用、财务活动以及职场晋升6部分构成。整体来说, 这本书是以大主题为基础, 小标题为着眼点, 具体解析每种事务之下的各个步骤, 并对各类事务的注意事项进行总结与提醒。这对于中低层秘书积累经验、提升自我、发展为高级秘书具有指导性。虽说粗看这两本手册都不错, 且各有千秋, 但若仔细阅读比较, 却会发现我国学者编写的这本《秘书实用手册》存在不少问题。
二、《秘书实用手册》所存在的主要问题
与《行政助理与秘书手册》比较, 《秘书实用手册》大致存在八方面的不足。
(一) 受众对象较为单一, 职业覆盖面狭窄。
《秘书实用手册》明言编写目的是为各类秘书从业人员、秘书学教学与研究工作者提供帮助和指导, 但手册绝大部分内容是有关党政机关秘书工作的, 针对公司、企业秘书、助理的内容比较少。无疑, 非党政机关秘书工作者, 就难以从该手册中得到有效帮助。由于美国是一个私营市场经济高度发达的国家, 所以《行政助理与秘书手册》的主要受众是企业的秘书助理, 但是其内容却适用于各领域秘书助理, 所以相对来说, 美国这本手册比我国这本的受众对象和职业覆盖面都要广。
(二) 内容设置过泛、过于庞杂。
从另一个方面看, 《秘书实用手册》的内容又好像太过全面, 既有秘书学理论, 又有工作实务指导。但秘书手册并非秘书大全、辞典或教科书, 秘书具体工作中并不经常需要历史知识或调查方法。全部内容都列入到一本手册中, 这就不像实用手册, 而像“常用语大全”了。而再反观《行政助理与秘书手册》, 只包含非常实用具体的秘书工作内容与指导, 并无多少理论、历史知识之类的内容。
(三) 实用性比较欠缺, 理论与实际有些脱节。
手册, 在英文中有Handbook, Manual和Notebook的意思。根据《汉典》, 手册即“汇集一般资料或专业知识的参考书, 或者是专门用于记录某一方面情况的本子”。如果一本手册让使用者看了之后却发现与实际工作或实际情况联系不紧密, 或者只知大致步骤却不知如何实际操作, 那么手册的指导、帮助性就会大打折扣, 而《秘书实用手册》恰在这方面存在不足。
该手册所示的各项基本工作步骤相对还是比较完整的, 但具体陈述的却主要是概念, 缺少对实际具体工作的明确指导, 显得比较空泛、实用性差。譬如在这本手册中, 怎样接听电话、如何处理文书等各个步骤都有注明与指导, 却缺少针对具体环节时的具体做法、注意事项的提醒。又如“领导住宿安排”部分只是描述了住宿的基本要求, 即交通方便、设备齐全、房间位置较好、楼层不要太高等。但是, 类似“该如何安排领导的住宿?”“什么方法能够订到最划算和最有保证的房间?”“实在订不到住房该怎么应急处理?”等问题, 该书都没有提及。假如一个秘书在为领导安排住宿时遇到了一些麻烦, 想从该手册中得到及时有效的帮助, 恐怕就会落空。而相较之下, 《行政助理与秘书手册》就详细列出了在预订住宿时可能出现的各种情况。比如旅行社一般都会留有多余的房间, 所以要提前联系好一家关系良好的旅行社, 以便在紧急情况下向该旅行社订购房间。再如信件不见了以后可以用什么方法找回等等。
(四) 文字陈述多, 具体流程性介绍不够, 图例更少, 缺乏直观性。
《秘书实用手册》的具体指导多是常规性的文字陈述, 工作流程性指导方式使用不多;而且相关指导也时常显得比较粗略, 不够细致;至于图表展示法使用得就更少了, 缺乏一目了然的功效。而《行政助理和秘书手册》, 不仅细节指导详细, 而且往往附有直观性的图表展示。比如对邮件的处理, 该手册就先简单解释邮件的作用, 然后就是对寄件尺寸、寄件时间等具体细节的详细提示。同时还介绍了用哪些方法可以寄邮件, 哪些公司比较可靠。该手册对信件制作环节一步步地进行详解, 包括信件结构构成、信封邮票的粘贴方式、各地信件地址简写总表、各种寄件的尺寸以及各种打包方法等等。同时提醒, 如果是要寄大件的东西, 怎么选取箱子、怎么注意贴好封条;如果丢失了, 应该怎么做。本节的最后, 编者还列出了一个清单, 以便读者检查是否有所遗漏。这样细致且富于程序性的指导, 无疑非常有助于相关从业人员方便、谨慎、有条不紊地工作, 大大提高工作效率, 减少出错的机率。
用图示法将相关的工作流程或信息进行直观地总结、集中归类呈现, 也是《行政助理和秘书手册》的亮点之一。比如该书办公室常用事务一部分, 在具体介绍完相关程序之后, 又给出图表归纳。再如, 该书也提供了相当丰富、排列有序、查找便利的“全美电话区号表”“全美邮编”“全美地区时差表”等较为常规性的图表。除此之外, 还有不少具体事务、程序的直观图示。
物资置办是秘书可能遇到的基础性工作内容, 对此《秘书实务手册》也缺少关注, 一个常规办公室哪些东西是必须的, 亦没有清晰列出。但请看《行政助理和秘书手册》, 其办公用品就陈列出了参考清单 (见下图) :
(五) 与管理学、心理学等相关学科结合不够。
秘书及行政助理工作及其相关研究, 都需要较多其他学科知识或方法的帮助, 但是《秘书实用手册》的编写, 在这方面则存在较大不足。如“如何更好地进行时间管理”就可以借助管理学的知识, 但是该手册的相关部分, 却未见有所联系。而与之相对照, 《行政助理和秘书手册》将一些管理学的理论融合于其中, 把秘书时间管理、办会、文件等各种事务和管理学相结合。该书借用了管理学的时间管理理论——第三代时间理论, 根据任务的轻重缓急设定计划, 做出坐标图表, 制定时间计划表。
另外《秘书实用手册》的编写语气过于官方, 不够亲切, 常常给人以指示、命令之感。这固然首先可能是因为编写者们自觉、不自觉地将自己放置在了指导者的角度, 但可能也与缺乏心理学方法的引进不无关系。《行政助理和秘书手册》较好地引入心理学方法, 相当注意揣摩读者对象, 尤其是具体场景中所涉及人员可能出现的心理反应, 从而针对性地定位语气、选择用语, 给人以舒服、安慰、可信赖的感觉, 这尤其是对那些新入职场的相关从业人员来说很有安慰、放松、依靠感。
(六) 语言生硬, 排版太密。
《秘书实用手册》不少词条属于百科辞典式内容, 比如建国后的第一次秘书长会议, 通用文件材料的归档范围等。各词条解释或者延伸的语言风格也与辞典类似, 以第三人称的表达方式为主, 较为客观, 介绍和依据比较官方。这种写法虽然严谨, 但却缺乏灵活性, 大大降低了手册的“悦读性”和支持力。《行政助理与秘书手册》却与前者的风格完全不相同。比如, 手册对刚进职场的人是这么说的:刚进入这个地方, 你可能觉得这里有很多的问题, 你也很想提出来, 但是请你记住, 你想提出的, 是很多刚进职场的人都想要提出的问题, 但是, 你的上司拒绝了这样的提议, 必定有他的理由;所以, 请你再多观察一段时间, 当你熟悉了这里的环境, 真正了解了这里的规律, 或许你的问题就能找到答案了。手册的第一作用无疑是指导性、指引性的, 手册的用语平实、亲切, 让人读来有与朋友或亲人面对面的感觉, 其帮助、指导的效果无疑会更好。
《秘书实务手册》整本书的字体都较小, 且编排得密密麻麻, 不易迅速浏览发现所需要的具体内容。假如秘书在时间较为紧迫或比较紧张的情况下查阅该手册, 可能难以快速找到所需内容, 会让其变得更为紧张、烦躁。而《行政助理和秘书手册》的排版并非密密麻麻一片凌乱, 而是分点、分层, 步骤之间隔段隔行, 具体要求和关键字词制黑, 内缩进, 非常清晰, 一目了然。
(七) 缺少办公设备的使用指导与置办内容, 与时代发展结合不够紧密。
《秘书实务手册》比起其他国内同类书籍, 在办公设备及软件方面的介绍算是不错的, 但也只是提到某种设备是什么, 却没有解释如何运用。这表面看似是考虑不同, 但实质却可能反映了国内同类书籍所存在的缺乏与时代同步意识的问题。笔者查阅了1980年代末到2011年以来我国学者所著的多部秘书手册, 发现它们都极少涉及应该怎样运用现代化办公用具的内容, 即便这20多年来, 电子办公技术在中国取得了长足的发展。
而美国的《行政助理和秘书手册》有一部分内容专门就是关于办公设备与电脑的。介绍了当时最常用和最先进的电子办公产品和具体的使用方法, 也包括比较实用的软件的用法等。作为一个刚入门的秘书, 通过这一章, 可以迅速地把握各类办公设备的用法, 在工作中得心应手。比如它的2008年版, 就引入了PAD这样当时非常新的办公用品, 而该书已出版五版了, 笔者猜测, 目前的第五版一定会包括Macbook, Pad, Surface等电子产品的用法。与时代结合紧密的秘书手册, 才不会落伍, 持续受到读者的欢迎并不断再版。另外要补充的是, 《秘书实用手册》还引入了一些传统的秘书工作概念与流程之外的新词汇, 如秘书事务所、秘书服务公司、皮曼特速记法。这类新兴秘书产业词汇及外国秘书工作的相关知识, 极少出现在国内出版的其他秘书工作手册中。同时, 该书也突破了以往秘书工作手册只罗列单一常规工作指导的情况, 拓展了其他秘书技能, 加入了许多“谋”和“管”的内容, 对秘书工作的全面发展具有意义。
(八) 服务意识不够强。
这里的服务意识, 指得是如何从细节布置上服务领导、服务外来者, 这就涉及到办公室的合理布置了。比如, 秘书应该在各个办公室会议室准备笔记本与笔, 以便随时在各个地方开会或者讨论的时候使用, 节省领导的时间也节省自己回办公室的时间。办公室放置地图, 既可更好为领导服务, 又可在来访人员询问地址的时候进行解惑, 也可让自己外出工作更加顺利。这些都是提高领导工作与秘书工作的重要细节。
三、改进建议
上面所谈到的诸多不足, 不只是《秘书实用手册》一本书的问题, 而是我国同类手册中普遍存在的问题, 的确需要引起我们的重视, 并急起直追, 快速改进。为此笔者试提出如下建议:
一是明确手册的受众对象。在写书之前就需要明确这样类型的问题:手册到底是写给哪一类型的人的?这些人是否能够真正通过手册得到切实、有效的帮助?
二是内容要精, 不要杂。重要、关键的内容应该首先阐述清楚, 具体的步骤、要注意的细节应该更多地写在手册中, 而不是等着读者在工作中摸索。许多并不太必要的内容, 如国外秘书知识、历史秘书知识等内容可以考虑缩减或删除。同时, 排版要有条理, 步骤要分段分行。合理的排版, 才会让秘书工作者方便地找到真正需要的内容, 不会觉得眼花缭乱。另外要补充的是, 手册旁边应该留出空白部分, 以供读者将自己的经验记录在手册上, 将手册变为自己真正的“帮手”。
三是提高手册实用性、理论与实际的结合程度。多用实例以及图表进行具体工作的演示, 不要仅仅使用文字进行描述。实用工作的内容, 如电话号码大全, 邮编大全等就应该列在手册中, 以供随时翻查。
四是注意秘书工作与管理学、心理学等其他学科的融汇贯通。提升手册理论与实践的融合度, 为秘书工作提供更好的帮助。
五是手册编辑应该与时俱进, 将各种现代化设备与软件的内容加入手册中。同时, 办公设备与软件应该有具体的操作方法, 而不应只有概念介绍。
六是做好各类型的总结。在工作中, 应该把一些重要常规的事务列好预备清单, 以便工作者作为防漏清单进行翻查。秘书也是财务助理, 因此, 物质置办的现时推荐与价格, 也应该在此罗列出来, 作为秘书工作的参考。
七是服务意识应该更提升。办公室应合理设置, 如书本地图的放置、小本子和笔的放置等。同时, 也应该注意领导的办公室布置习惯, 以便于以后领导需要秘书找东西的时候, 不至于把领导的办公室搞乱。
八是要提高与时俱进的意识。不断地修订质量较高、读者广泛欢迎的秘书与行政助理手册。
摘要：本文选取美国出版的《行政助理和秘书手册》与国内出版的《秘书实用手册》进行比较, 以便通过了解域外经验, 为中国秘书手册编写水平的提高提供一些借鉴。
关键词：行政助理和秘书手册,中外,对比
参考文献
[1]廖金泽:通用秘书手册.中山大学出版社, 2011.
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[3]Stroman, J., Wilson K.&Wauson J..Administrative Assistant and Secretary’s Handbook. (2008) .The U.S.A., Amacom.
[4]陈合宜.秘书学.暨南大学出版社, 2014.