会务工作人员安排

会务工作人员安排（共10篇）

篇1：会务工作人员安排

1.会议组织工作头绪繁杂，环节较多；每个环节之间互相关联、互相影响，一个环节出了问题就要影响下一个环节甚至整个会议。因此很讲究总体协调与安排，必须建立一套有效的指挥调度系统，并且明确岗位责任。必要时应列出详细的任务分工表，人手一份，以备检查和落实，及时协调解决问题。如文稿起草、会务组织、会场布置、文艺演出、来宾接待、生活服务、安全保卫、交通疏导、医疗急救、电力保障等。工作人员不仅要熟记本岗职责，还要对整个会议通盘了解，胸有全局，发现问题及时通气汇报，互相补台，共同唱好一台戏。会议的领导者要瞻前顾后，把会议所涉及到的问题想全、想细、想具体，想到万一。

2.会务工作的总体协调分为内部协调和外部协调，内部协调又分为纵向协调和横向协调、动态协调和静态协调。就具体协调而言，在会前准备阶段，会议的领导者和会务部门在会议时间的安排上，要考虑到准备工作的时间是否充裕，不充裕就要考虑推后召开。同时要注意具体会议时间(包括会中的分组会以及大会中的其他会议)的确立、时间长短是否有益于与会者到会、认真听会和会会之间的衔接等等。对于会议地点的安排，除了要考虑环境好坏、大小、桌、椅是否够用等条件外，还要考虑会中小会和分组讨论会的地点(会场)安排与协调。对于与会人员的协调，主要是考虑好与会人员的代表性、典型性问题。关于议题的合理安排与协调也很重要，这上问题将有专门论述，这里从略。作为会议领导者和会务部门在会前准备中还要注意各专业方面的协调与配合，注意与会外供电、供水等有关部门的外部协调。在会议进行过程中，会议领导者和会务部门尤其要做好协调工作要实行集中领导，做到统一安排、统一部署、统一指挥、统一行动。要求各部门既要做好安排内的工作，又要有全局观念，注意与相关工作和全局工作的衔接和配合。会议领导者要多查多看多想，及时发现问题，随机应变，妥善协调矛盾，化解问题，确保会议按照议程顺利进行。作为会务人员，必须坚决服从领导，听从指挥。不得自作主张，各行其事。要把自己的工作目标和会议的目标统一起来。要把会中服务工作看成是既有分工、又有互相联系、互相制约、互相依存，并且处于运动状态的有机统一体。既要清楚自己在会中担负的职责，又要了解会议服务的总体要求，既要相对独立地进行工作，各负其责，又要密切协作，主动配合，步调一致地进行工作，以便充分发挥整个会中服务系统的作用。

篇2：会务工作人员安排

第一组:组长：曹文瑾

副组长:丹超

成员：翟清林莫留章梁世刚王瑞娥

陈淑娟梁蕾王晶

主要职责：

1、负责主席台大型喷绘设计安装，前置彩虹门，两侧四根悬挂条幅气柱，地面铺设红地毯，摆放鲜花及红色通道，检查音箱使用效果（丹超、莫留章）

2、负责主席台两侧架设8门礼花炮和冷烟火，按议程要求鸣放。

3、参会领导胸花佩戴，上台引导，站位顺序（王瑞娥 陈淑娟 梁蕾 王晶）

第二组：组长：王天增

副组长：王安超

成员：杨振民石玉昆吕建华杨涛周卢彦

冯社芳王彦江张聪书郭聪琴

刘云萍李悦华

主要职责：

1、负责参会有关局委干部职工会场排列及秩序。要求学生统一着装，排列整齐有序。

2、安排60名旗手在东西两侧及南侧护立。

3、安排宣传版面的摆放和看护。

4、安排布置咨询台，要求统一着装，准备好宣传资料和横幅，接待来访人员咨询（杨涛、周卢彦、李悦华）第三组：组长：李海生

副组长：沈小红

成员：李彦林白宏伟杨国红王洁

主要职责：

1、负责联络秧歌、锣鼓队，准时到位助兴并按议程要求表演。

2、大屏幕宣传专题片按议程要求播放。

3、负责会场电力安全使用及环境卫生。

总体要求：今天下午会场布置及活动安排大头落地，明天早上7点会务组全体人员到会场集中开展工作，8点所有准备工作就绪，确保万无一失。

篇3：会务工作人员安排

一、注重接待准备, 做到各方面成竹在胸

要做好会议的接待工作, 最重要的是要将准备工作做“细”, 做“特”, 做到各方面成竹在胸。因为, 准备工作越充分、越周全, 接待过程就会越顺利, 也就会为后续工作奠定良好的基础。如何做到各方面成竹在胸?主要是做好四方面的工作:

一是信息沟通要“细”。通常在接到会议接待信息后, 要详细了解来宾的状况, 这里主要包括会议来宾的意愿、交通工具、抵离时间、人数、年龄、性别、民族、联系方式、饮食禁忌、生活习惯、日程安排及兴趣爱好等情况。同时也要了解清楚来宾的职务级别, 便于合理的安排接待规格。只有对来宾各方面的情况充分掌握了, 才能做出一份具有指导性又富有特色的接待方案。在这一环节特别要提出的是在做信息沟通的过程中, 要对来宾的健康状况特别予以关注, 这是体现关注细节, 尊重来宾, 打动来宾的重要环节。如:在菜肴安排和酒水准备时就要符合绿色、健康的理念和标准, 避免出现来宾忌口的菜肴, 满足来宾需求, 让宾主双方在宴请过程中始终能情绪饱满、气氛和谐。

二是应变能力要“强”。在考虑工作安排时要未雨绸缪, 对各种突发意外情况做出事先安排。如:本次接待中, 会议报到前一日北方遭遇暴雪侵袭, 航班大面积延误, 接站时间表彻底打乱, 表现为“三多三难”:“突发事件多, 计划实施难;航班变动多, 信息收集难;单班人数多, 统一接送难。”我们事前设置了接送站AB角对晚点航班、提前航班、无时间航班、高峰期多个集中航班的等计划外情况做到应急性处理, 实施必要时一个航班2人同时参与接送机的应急方案。正是事前周密的安排、明确的分工和工作人员较强的应变能力加之无私的奉献精神, 使接送站工作做到的忙而有序、有条不紊、无一差错, 受到了会议代表的广泛好评。

三是接待方案要“特”。在制定接待方案的时, 各个细节都要缜密推敲、周全考虑, 我们的宗旨是方案必须体现出“六个要”即:迎送方式要得体, 入住安排要舒适, 会议走访日程安排要合理, 宴请形式要雅致, 接待费用开支要实际, 考察线路设计要新颖。同时接待方案里一定还要有体现有创意和特色的策划, 让来宾时时刻刻在接待工作中感受到基层央行的文化特色和地方多民族文化的魅力。如:根据接待工作的需要, 我们对欢迎牌、接站牌、欢迎卡、席位牌等接待用品进行了统一设计, 既融合了央行文化的相关元素, 又充分利用了云南多民族文化的深厚底蕴, 富有特色又有新意, 色系明亮、喜庆, 在每一次的会议接待活动中都成为了一大特色, 不仅给来宾留下了深刻的印象, 也为昆明中支树立了形象赢得了赞誉。只有通过了周密考虑、精心策划的接待方案才能成为参与接待的部门和相关人员的工作指南和行为准则。

四是准备工作要“实”。根据接待方案要求, 在客人抵达前, 应提早做好对接待人员的工作交底和任务布置, 并对各项准备工作认真组织实施, 其中包括:对接待用车、办公场所、会议场所、入住酒店、接待行程以及会议资料等环节。这一环节的工作是接待准备阶段最关键的部分, 是迎客准备的最后阶段, 也是最为容易出现疏漏的环节, 因此在各项工作就绪后, 还要做到进一步逐项检查落实, 发现问题, 及时改进, 确保接待的圆满。如:在本次接待时, 因接待人员多、规格高、要求严, 我们丝毫不敢懈怠, 增派人手加大检查力度, 每个房间每个环节一丝不苟, 对检查中发现的问题及时进行了改进和完善, 有效地保障了会议接待工作的质量。

二、注重过程服务, 确保周到缜密

来宾到达后的会议接待工作, 是整个接待过程的中心环节。在这个过程中, 一定要把握“规范、精细、特色”的原则, 接待人员不仅要根据接待方案的要求一丝不苟的组织实施, 还要在接待过程中根据具体情况随时进行调整和跟进服务。让来宾始终感受到昆明中支独具一格, 如沐春风的接待风格。

在会议接待活动期间, 通常要做好三方面的工作:一是接待流程和礼仪要规范。主要体现在迎送、会议、宴请三个环节中, 如:在来宾抵离时发送欢迎、欢送短信时间要适时准确等细节;二是细节服务要精准。主要是反映在会议接待期间各环节的服务衔接是否顺畅。如:从机场接到来宾, 工作人员就要及时通知酒店打开房门和空调等环节, 做到一环扣一环, 井然有序;三是文化特色要显现。会议接待工作是展示昆明中支形象的“窗口”, 接待人员也是昆明中支的“形象大使”, 接待工作的水平和接待人员良好的素质, 会给来宾留下难忘的印象。

三、注重持续改进, 追求精益求精

每一次的会议接待工作结束后, 工作人员要对接待工作进行认真梳理总结, 在肯定成绩的基础上, 找出差距, 持续改进, 不断提高接待工作的水平和品质。比如在制订方案时统一了运用模板、统一了汇报版式、接待礼仪人员的礼仪培训, 欢迎条幅的标语内容等等。目前, 昆明中支对接待工作进行了归口、统一管理, 同时建立各部门接待人员储备并强化培训以便根据任务要求和来宾状况随时调用, 保证做到“召之即来, 来之能战”, 规范了《昆明中支接待工作流程》, 接待工作在不断的细化、优化过程中逐步实现了规范化、程序化、特色化。

篇4：论会务工作文书写作

【关键词】文书写作；会议记录；会议纪要

1.引言

会议是人们为了解决某个共同的问题或出于不同的目的聚集在一起进行讨论、交流的活动，它往往伴随着一定规模的人员流动和消费。作为会展业的重要组成部分，大型会议特别是国际性会议在提升城市形象、促进市政建设、创造经济效。会务工作在企事业单位的日常工作中不可或缺，会务工作文书总结直接影响到整个会议的成效及后续工作开展的力度与实施效果。本文主要针对会议方案、会议通知、会议讲话稿等的特点、类型与写作要点等进行了论述。论述了会议记录、会议纪要的特点、类型与写作要点，分析了会议记录与会议纪要的区别。

2.会议记录

在会议召开的过程中，由记录人员把会议的组织情况和具体内容记录下来，就形成了会议记录[1]。会议记录包括两部分：一部分是记录会议的组织情况，一般要求写明会议的名称、开会的时间、地点、出席人数、缺席人数、列席人数、主持人、记录人等；另一部分是记录会议的内容，要求写明发言、决议、问题。这部分是会议记录的核心。

2.1会议记录的基本要求

会议记录主要有如下要求：

☆准确写明会议名称，开会时间、地点，会议性质。

☆详细记下会议主持人、出席会议应到和实到人数，缺席、迟到或早退人数及其姓名、职务，记录者姓名。

☆忠实记录会议上的发言和有关动态。

☆记录会议的结果，如会议的决定、决议或表决等情况。

2.2会议记录的重点

☆会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动。

☆会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解。

☆权威人士或代表人物的言论。

☆会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论。

☆会议已议决的或议而未决的事项。

☆对会议产生较大影响的其他言论或活动。

2.3会议记录的写作技巧

会议记录需要满足一快、二要、三省、四代。一快，即记得快。二要，即择要而记。三省，即在记录中正确使用省略法。四代，即用较为简便的写法代替复杂的写法。

3.会议纪要的制作

会议纪要是记载和传达会议情况和议定事项的公文[2]。会议纪要是独立的公文文种，是会议的总结性文件，是对会议成果的如实记录和集中整理。会议纪要必须是在会议记录的基础上加工整理而成，但它又不同于会议记录，它重在“纪”字上，是对已开会议的内容进行了归纳梳理，是一种经过加工的兼有备查、传达和指导性的下行文。

3.1会议纪要的写作特点

通知具有如下特点：

☆纪实性：会议纪要是根据会议的宗旨、议程、决议等整理而成的公文，必须如实反映会议内容。

☆概括性：会议纪要并非记录，要对会议内容综合概括，归纳精髓。

☆约束性：对于会议纪要，作者无权变动会议议定事项，更不能随意改动会议上达成的共识和形成的决议。

3.2会议纪要的类型

会议纪要主要包括下面两类：

☆办公会议纪要——用以传达由机关、单位召开的办公会议所研究的工作、议定的事项和布置的任务，要求与会单位和有关人员遵守执行。

☆专项会议纪要——是指专门工作会议、专题讨论会、座谈会、交流会、学术研讨会等会议形成的纪要。

3.3会议纪要的标题

会议纪要的标题应采用下面几种命名方式：

☆会议名称十文种

☆发文单位名称十会议名称十文种

☆纪要内容十文种

☆正题十副题

3.4会议纪要的正文

（1）开头部分——会议概况

开头部分要高度概括会议的基本情况。

☆会议召开的目的、指导思想或依据；

☆会议的时间和地点；

☆会议名称和主持单位及与会代表；

☆会议的主要议程；

☆会议的主要收获和总体评价。

上述各项，并非每件会议纪要都需要具备，要根据需要取舍及论述详略。会议概括完成后，可用“会议纪要如下”或“会议确定了如下事项”为过渡转入会议主体部分——主要精神部分。

（2）主体部分——会议事项，即主要精神：主要撰写会议讨论问题的意义、目的、工作情况、今后应注意的事项及工作的安排。

可以选择应用不同的方式撰写：

☆条项式写法：把讨论的问题和决定的事项，分条分项写出。会议讨论了几个问题，纪要就以几个问题各自成一点写出；

☆综合式写法：按性质综合为若干部分，然后逐一写出。这种写法有利于概括丰富内容，从原则高度上把问题说深讲透；

☆摘录式写法——摘要直记会上发言内容，按发言顺序或按内容性质归类写出。这种写法可以使人觉得客观、真实。

会议精神撰写注意事项：

☆要综合提炼会议结论，善于区别一般意见和表态性的结论意见；

☆要善于抓住主管领导人或某些权威人士发言的精神实质；

☆要紧紧抓住会议主持人的意见，尤其是其总结性发言；

☆要把握多数与会人员的意见，特别是对重大问题产生分歧而最终未能统一时，应以多数人的意见作为结论性意见。

（3）结尾部分：一方面会议纪要可以在最后提出要求和希望，或发出号召；有的会议纪要则将要求和希望放在会议主体的主要精神部分。另一方面，此部分一般对会议评价或向会议主持单位表示致谢等。另外，标明成文日期，日期也可在题注中标注。

4.会议纪要与会议记录的区别

会议纪要与会议记录的主要区别如下：

☆性质上：会议记录不是公文，是会议的原始记录，用于存档备查；而会议纪要的性质是法定公文，要发送给有关单位，写作要求按需使用，不是每会必写。

☆内容上：会议纪要是对会议记录进行整理加工的会议上达成的一致认识，是会议内容的要点；会议记录是会议发言的原始记录，基本上应该做到有言必录、全而不遗，每会必录，如实反映会议情况，不加整理归纳。

☆形式上：会议纪要基本上按照行政公文的规范格式；会议记录没有统一的格式，多是各单位自定。

☆功能上：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。

5.结语

本文针对会务工作文书写作，论述了会议记录、会议纪要的特点、类型与写作要点，及其会议记录与会议纪要的区别。对于会务文书写作具有一定指导意义和参考价值。

参考文献：

[1]王云奇. 会议文书写作规范与实用例文全书[M]，中国纺织出版社，2011.01.

篇5：大型会议会务安排工作规范

一、会前的策划工作

决定召开会议后，应做好会前的各项策划工作，包括：

1、商定与会人员范围（含嘉宾、领导、正式代表和列席代表）。

2、商定会议日程。

3、商定会场（含讨论地点）和会议住地的安排及讨论分组原则。

4、商定会议文件材料的起草和印发工作。

5、商定会议报名和签到事项。

6、商定参观点的安排。

7、商定奖品、证书的发放安排或纪念品、奖品、证书的购买和制作工作。

8、商定新闻报道的有关事宜。

二、会议有关问题的请示

根据协调情况，提出关于会议有关具体问题的请示，即会务安排工作方案，报党、校办主任审核。请示包括以下内容：

1、会议的名称、时间、地点和主题。

2、出席会议的人员范围。

3、会议的议程、日程安排方案，会议主持人、讲话人、发言人建议名单。

4、会场的布置和座位（含主席台）安排原则。

5、分组讨论的编组原则和召集人建议名单。

6、会议文件材料（含主持词、大会发言稿、参阅材料）的起草、审批、印发的原则。

7、奖品、证书的安排发放（含纪念品、奖品、证书的购买或制作要求）。

8、会议合影、参观的组织安排。

9、与会人员请假的原则。

10、新闻报道的原则。

11、与会人员或来宾的接待及食住行安排原则。

三、会议的通知

1、全校性会议，通知以党委办公室、校长办公室名义发出。通知中应明确会议的时间、地点、主题、参加会议人员范围、请假要求、签到的时间和地点等。如召开视屏会议，通知中应明确在主会场、分会场参加会议的有关事项。

2、校外会议，邀请函以广东外语外贸大学或广东外语外贸大学校友总会名义发出。邀请函中应明确会议的时间、地点、主题、报名要求、签到的时间和地点等。邀请函需附回执。

3、会前适当时间，应向校领导发出《校领导公务活动安排》，明确会议时间、地点、与会人员范围、日程安排，每一节大会的程序（由谁主持、谁讲话、谁发言，是否安排与会议代表合影，是否安排颁奖等），领导到达会场的时间，着装要求等等。

《校领导公务活动安排》式样：

校领导公务活动安排 党委办公室、校长办公室综合科2010年 1 月 3 日

广东外语外贸大学2010发展战略研讨会

暨校务委员会扩大会议

根据学校的工作安排，“2010学校发展战略研讨会暨校务委员会扩大会议”定于2010年1月9日至11日召开。

会议议题：1.开拓视野，更新观念，进一步提高我校教育教学管理水平；2.学科建设和研究生教育。

与会人员范围：校领导、校务委员、各学院(部)院长(主任)、党总支书记，各科研、教辅、机关单位主要负责人，共约99人。着装要求：参加大会时，请领导同志着西装。附：日程安排

发：＊＊＊、＊＊＊、＊＊＊、＊＊＊、＊＊＊、＊＊＊、＊＊＊、＊＊＊、＊＊＊、＊＊＊、＊＊＊

（经办人：电话：36207007）（共印12份）

四、会前的有关准备工作

1、召开筹备会，召集相关人员布置具体工作。

2、制作会议证件。

3、制作横幅、背景板、欢迎牌和引导牌。

4、排出会场（含主席台）座位图。

5、制作照相站位图，并通知摄影师。

6、收集和整理与会人员出席情况，重点是落实校领导出席会议的情况。

7、提出分组讨论的具体名单（含召集人），安排小组讨论地点。

8、打印姓名牌，布置会场。

9、检查会议文件材料的印发情况和主持词、发言稿的准备情况。

10、检查会议纪念品或奖品、证书的制作情况，包括奖品、证书的递送组织情况。

11、制作外地来宾的车辆接送安排表及会务用车安排表。

12、落实会议期间的用餐安排。

13、合成《会议须知》，报党、校办主任审定。

五、会议报到

1、按照会议报到时间，提前30分钟到达现场，检查工作人员到达情况，组织协调报到工作。

2、与会人员报到时，应在签到后再发给会议证件，凭会议证件办理其他报到手续。

六、会议期间的服务工作

1、每节大会前，提前40分钟到达会场，检查会场的各项准备情况(会议中需播放国歌、国际歌、颁奖音乐的应监听)。

2、做好会场内外、领导休息室的引导工作。

3、负责与会人员在会场的报到工作，根据报到情况及时清点到会人数。

4、掌握主要领导到达会场时间并注意迎候，领导到达后，引导领导进入休息室。

5、会前3分钟开始整理会场，提醒与会同志尽快入座，并关闭手机。

6、会场整理好后，向党、校办主任报告，于会前1分钟协助党、校办主任引导主要领导到会场指定位置就座。

6、开会期间，做好会场内外的值班工作，及时办理领导交办的事项并做好会议记录，做好颁奖时的有关引导工作。

7、分组讨论，应安排工作人员提前20分钟到各讨论点检查会场的准备情况，做好引导工作。

8、如安排合影，请注意提前安排场地，了解摄影师的到位情况。

七、会后的整理工作

1、每节会议结束后，及时检查会场，注意收集与会人员遗漏的文件或其他物品并尽快转交有关同志。

2、及时收集会议有关资料，整理后归档，保存为电子文档和打印材料各一

篇6：会务安排流程

会务一般分为三个阶段，会前准备、会间服务、会后处理(一)会前准备阶段。（例会和小型会议不安排食宿，适当简化）

1、制定会议方案。

对会议的名称、主旨、形式、规模、会期、议题、日程安排、经费预算、组织领导等拿出意见，提交领导讨论审定后，即作为组织筹办会议的依据。如作变动，需及时请示报告，不可自作主张，随意改变方案。

2、拿出会务工作实施计划。

主要筹办人员对本次会议所需的各项准备工作，按内容或承办部门归类，按时间顺序排队，列出共有多少项工作，每项工作拟由哪个部门或个人负责，以及各项工作的基本要求、完成的时限等。这样做可以使分管会务的领导和具体办事人员心中有数，避免忙乱和大的疏漏。

3、组织召开协调会议。

较大型会议会务任务重，服务保障的部门多，要根据需要，组成会务工作组，召开会议筹办工作协调会。召开会议筹办工作协调会的主要内容是：传达或印发会议方案，明确各组或各人的任务，研究和补充《会务工作实施计划》，协调一些交叉和难度较大的工作，有针对性地提出要求，明确分工，责任到组到人。

3、印发会议通知。

召开会议的基本问题确定以后，要尽快发出会议通知，给参加会议的人员留出准备时间。会议通知一般包括“八要素”：即会名、主要内容、参加人员、报到时间、会期、会址、着装、注意事项。注意事项主要讲需要携带什么材料或物品，要不要提前报告与会人员名单，要不要报告报到时需接站的人数及所乘坐车次，以及有问题如何联系等。

4、印制会议票证。（大中型会议）

对正式出席会议的人员要发给出席证，列席会议的人员要发给列席证，会议工作人员要发给工作证，进行选举等其他重要会议，还可印制使用印有座号的座次证，密级较高、进出住所需严格控制的会议，还要印制车辆通行证。各种票证颜色要鲜艳，且互相区别，以便于辨认。会议各种票证应于会议报到前印制好，出席证、列席证、工作证一般在报到时核发，座次证一般在举行全体会议之前临时分发。如会场有条件摆座签，最好用摆设座签的方法取代座次证。

5、准备会议用品。

本着勤俭节约的原则，按照会议方案中的预算，为与会人员购置文具、茶歇等会议用品。文具一般包括文件包(袋)、笔、本等。茶歇可根据给出的预算按照个人分配。表彰会议还要购买奖品等。如果会议有选举任务，要提前准备选票、票箱、监票和计票人胸签及计票所需物品。

6、会议用品申请流程

根据方案中的预算提出需求，要求要写明总费用标准以及与会人员的每人标准，递交联络函，先交由部门负责人签字，部门负责人同意之后交由行政负责人统一采购。

7、印制与会人员和工作人员名册。

8、印制《会议须知》。

《会议须知》一般包括6个方面的内容：即日程安排、会议编组、作息时间、会务组等会议工作人员的电话号码、注意事项。会议编组主要根据会议的任务确定，可以按部门划分，每组要确定一至二名召集人。

9、安排好生活保障。

主要包括食宿、医疗、交通和通信4个方面。会议方案确定后，要把会议人员、伙食标准及其他服务保障要求及时通知接会的酒店。

10、设置会场。

设置会场主要包括悬挂会标、摆放背景、排定座次、架设并试用话筒，座次要按照“中为主、左为上”的惯例排定，拿不准的要及时请示。另外，对会场的供电、供暖(冷)、音响等设备要全面了解，如无把握，应有应急方案。

11、做好接站准备。

依据与会人员报到时所乘车次，列清什么时间、接哪个车次的哪些人、什么车去接、由谁负责等，发给有关人员按表抓落实。

(二)会间服务阶段。会议从报到之日起。会议召开期间要根据实际需要，做好以下8项工作。

1、组织好会议报到。

提前安排接站人员和车辆，及时去机场、车站迎候，把参加会议的人员接往会议住处。确定专人，在开会通知指定的报到地点和报到时间内坚守岗位，保证自行到会的人员及时得到安排。对一些临时情况，如与会人员所带司机或亲属朋友等需安排食宿的，报到处要及时掌握，并向上级汇报，得到指示之后妥善安排。

2、会场组织工作。

每次举行全体或分组会议时，会务工作人员都要提前进入会场，首先检查会场设置和设备，然后协助会议主持人做好下列工作：组织与会人员入场、就座；清点并报告到会人数，掌握和随时通知有关人员调控会场音响、温度、照明等；督促服务人员及时送水、倒水；组织会间休息和散会退场；做好其他特殊情况的应急处理，保证大会有条不紊地顺利进行。如会议临时动议需要调整议程，增减议题，扩大或缩小与会人员范围等，也需要随时进行调度，作出适当安排。

3、会议主持词的撰写。

主持词有时由材料组负责，有时由会务组负责。即使由材料组负责，会务工作人员也要及时了解掌握。会议安排的变动、学习讨论的重点、传达贯彻的意见等，一般是通过首长的会议主持词来公布和明确的。尤其是会议进行选举或表决等事项，会议主持词实际等于会议的“脚本”，会务工作人员必须熟悉主持词，才能协助主持人顺利完成会议预定议程。

4、做好会议记录。

要确定专人做好会议记录，包括全体会议记录和分组讨论情况汇报会记录。全体会议记录的要求是：没有印发材料的要分别依据重要程度做详细记录或摘记大意与要点；已印发材料的，要着重记录讲话人作出发挥、增补或解释的地方，作为已印发材料的补充留存。重要报告、讲话要录音、录像。领导人的即席讲话，重要的也要录音，以便事后按录音整理出讲话稿。会议记录要使用专用的会议记录本，力求真实、准确、完整，不遗漏主要观点，不改变讲话原意，有争议之处也要照实记录，客观地反映会议的内容和进程，为日后查考提供依据。

5、现场参观组织工作。

事先要派员察看现场，与被参观单位商定现场会开法和参观路线，提前做好各项准备。现场距离较远、需乘坐车辆时，要按组定车、编排车号、做好乘车组织工作和行车安全保卫工作。参观时，会务工作人员要分工把口，加强联络协调，统一指挥调度，维持好参观秩序。

6、会议简报编印工作。

有的会议为使领导成员与参加会议的人员之间和各组之间能互通情报，交流情况，给领导主持和指导会议提供依据和参考，要编印会议简报，由材料组或会务组编印分发。编印简报的一般要求是：标题要醒目，内容要精炼，篇幅要简短，印发要及时。

7、会议材料回收工作。

会议印发的属于保密范围的文件材料，在会议结束前应予以回收，以防发生失泄密事故。对因特殊情况而缺交、漏交的，会后仍要跟踪回收，不留死角。尤其对新闻单位或其他临时赴会借阅文件的人员，发文时一定要登记和交代清楚，他们离会时及时回收。

8、做好与会人员的返程服务工作。

会务组应在会议结束前知悉返程需要住宿安排的人数，早作安排。需乘火车的，要提前2至3天征询车次，是否需要预购车票，并分别按乘车时间编组，做好送站安排等。在这项工作中，最关键的是抓好安全，应在会议结束时，通过主持会议的领导强调返程安全问题，严格不开夜车、不开快车等规定。

(三)会议善后阶段。会议结束，会务工作不能同时结束，还要继续做好会议的善后工作。会议善后工作主要有以下4项：

1、做好财务结算。

会议结束后，会务组要及时与酒店有关人员一起，核算住房、伙食等费用，并尽快结算外围账目。对凡属已列入会议预算或预算外开支应纳入会议报销的经费，都要作出处置，不要有遗留的问题。

2、做好会务工作总结。

会务工作基本完成后，大会秘书处应及时召集全体会务工作人员进行总结，肯定成绩，指出问题，找出经验教训，并对表现好的人员进行表扬。

3、会议文件材料的合订留存。

会议形成的一切文件材料，包括主持词和发言记录等，在会间都要注意收集，会后要系统排列，装订成册，留作资料，一般应装2至3套，一套留存，其他可作为借阅资料。

4、会务用品的归还和整理。

篇7：院长宣布会议会务安排

一、时间地点：2011年10月20日下午三时整在县医院学术报告厅（急诊综合楼四楼会议室）召开。

二、参加会议人员：延安大学、延大附院、县委、县政府领导及县上有关部门负责人，县医院领导班子全体成员（含协理员）及科主任、护士长、除值班以外的全院职工。

三、具体会务安排：

1、主席台就座人员：放桌签，穿正装，摆4—5个话筒，每人面前摆矿泉水各1小瓶。

2、第一排就座人员：县医院领导班子全体成员（含协理员，要求穿正装），延大附院专家和本院专家。

3、第二排至第四排就座人员：行政后勤全体人员（穿正装），会场秩序由李建军院长助理和院办负责。

4、第五排至最后，全部座医务人员（护士安排在会场左侧一个方阵，医生穿长袖白大褂，护士着护士工作衣帽），这部分人员的会场秩序由医务科、护理部负责。

5、会议材料，由李建雄负责（李小龙院长和雷光星院长发言，马柏林校长、彭安季县长、延大刘庆利书记讲话，石兴平常委主持）。

6、会议通知：2:40进入会场，2:30院领导到医院大门口迎接上级领导带入会场。

7、摄像照相：信息科负责。

8、下午宴会：时间5:00；地点：洛川宾馆中餐厅（待定）；参加人员：上级领导、来宾，延大附院专家，本院领导及全体科主任、护士长。

篇8：高校会务工作标准化管理初探

一、会前筹备阶段

1.会议方案的拟订。会议方案是以书面形式概括出会议的目的、要达到的目标以及实施计划等内容, 它是组织安排会议的总纲。会议方案的内容一般由以下几方面组成:会议名称、时间、地点、规模、主要内容、拟请出席领导、参会人员、文件材料、宣传报道、食宿行安排、安全保卫等。制作会议方案时必须考虑其可操作性, 因此, 方案制定时要坚持“复杂程序简明表述、简单问题慎重对待”的原则执行。方案经过领导审定后, 要尽快召集相关单位负责人召开协调会, 对各项工作进行任务分解。

2.会议通知的起草与发布。会议通知内容包括会议名称、主送单位、主要内容、报到时间、参与人员及其他事项, 功能是向参会人员传递会议信息, 为参会人员反馈信息提供渠道。发布会议通知要做好以下三个方面:一是及时, 应将会议通知提前下发, 从而确保参会人员有比较充足的准备时间;二是准确, 避免错发、漏发、重发;三是文字要做到条理清楚、言简意赅。

3.落实参会人员。根据会议通知的时间安排, 通知与会人员, 并做好登记。具体包括以下两点。第一, 协调出席领导。逐一通知会议举行的时间、地点、议程;帮助衔接、督促讲话稿或主持词的起草与报送。第二, 通知其他参会人员, 并根据实际参会情况, 汇总统计参会人员名单, 并调整会场次序、食宿标准等。

4.落实会议场所。会议时间一经确定, 需要尽快联系会议场所, 确保会议室的预订, 并对会议设备、茶水服务等细节提出具体要求。包括以下几点。第一, 主席台布置。主席台作为整个会场的核心, 应当精心布置。根据会议的性质、规格和气氛, 布置时要充分考虑会议规格、领导人数、主席台大小以及出入席通道等因素;第二, 座区图编排及桌签摆放。根据参会人员名单, 提前编排会场座次, 桌签和座区图要反复核对, 确保信息无误。第三, 检查灯光和音响系统。会前认真调试灯光和音响系统, 并严格检查确保使用。有幻灯片播放时需提前调节灯光。

5.准备会议相关资料。除会议通知外, 一些大型会议活动还需要用到其他会务资料, 如会议须知、会议证件等。第一, 编写会议须知。应当做到文字简洁, 内容全面。第二, 制作会议证件。包括工作证、出席证、列席证、车辆通行证等。证件制作要符合会议主题, 视觉上易于识别、设计新颖、色调统一。

6.会议用车调度。大型会议活动, 要安排专人负责车辆调度, 车辆较多时可考虑编号分组乘车。在举办大型会议时, 到会车辆会相应较多, 在这种情况下, 应提前通知保卫处等相关部门在会场附近进行车辆疏导工作, 必要时进行校内交通管制。

7.会议报道安排。需要新闻报道的会议, 应当提前联系学校宣传部, 邀请校外新闻媒体, 并协助做好媒体接待工作。

二、会中服务阶段

1.安排会议报到。会议报到是会议进程中非常重要的部分, 这一环节主要进行的工作是核实与会人员的身份、发放会议相关的证件、文件材料以及办理住会手续等。会议报到工作要做到热情周到、有条不紊。

2.组织会场服务。场内的音响、灯光、通风、室温、屏蔽等情况需要巡回检查, 如有问题迅速安排后勤人员维修。遇到特殊情况, 应立即向相关领导汇报, 尽可能最大限度减少对会议的影响。需提前将会议议程交给音响师, 便于其把握会议节奏。此外, 提醒工作人员定时供应茶水。

3.会议值班与秩序维持。会议召开时, 会场秩序的维持不容忽视, 会议期间可能发生突发事件, 也会产生一些临时性的任务, 为此, 应当安排专人进行会议值班工作。安排会议值班时, 场内和场外均要有专人负责, 认真落实好会场秩序。

三、会后总结阶段

1.送站清场。按照学校公务接待相关规定, 师生不得在机场、车站、码头和辖区边界组织迎送活动, 所以主办方和承办方应根据客人的行程安排及时调度车辆。

2.总结归档。会后将会议所有文件包括会议通知、会议方案、会议须知、会议材料、领导讲话稿等按顺序装订成册。有录音、录像资料的做好数码备份和物理备份。根据保密等级要求, 对需回收的会议材料逐份清查回收。

3.会务小结。接待工作结束后, 接待人员应及时向相关领导报告本次接待任务的完成情况, 总结经验, 分析不足。

四、结语

会务接待工作是围绕会议和接待活动全过程、全方位工作而开展的, 会务接待的任何一个环节考虑不周, 都可能造成混乱, 甚至导致会议无法正常召开。所以, 科学确立会务接待工作的标准化流程, 能全面规范地做好各项准备工作, 有序推进会议和接待活动, 有效避免和减少接待工作中的失误, 使会务工作更具规范化、标准化、高效化。

参考文献

[1]曹景群.会务工作“24节点法”[J].秘书工作, 2011 (5) :27-28.

篇9：论会务工作文书写作——会前准备

【关键词】文书写作；通知；会议方案； 讲话稿

1.引言

随着科学技术的进步与发展，为解决某些共同问题或实现某些具体目标，人们聚集在一起开展交流活动的需求越来越多，通过召开不同规模的会议，经过讨论、集思广益、取长补短、形成正确的意见，达成共识。然而为了保证会议的成功举办，会务工作文书不可或缺。尤其是用于会前准备的工作文书成为会议成功和效果的重要影响因素。本文主要针对会议方案、会议通知、会议讲话稿等的特点、类型与写作要点等进行了论述。

2.会议方案的制作

大中型会议必须要预设会议方案。会议方案是一种为大中型的或重要的会议所做的预设方案，是一种书面文字材料。会议方案要在会议召开前，对会议预期效果、整个日程做出安排，使会议能顺利进行，取得完满的结果[1]。

2.1会议方案的特点

会议方案主要有如下特点：

☆预想性：会议方案是在会议召开之前制定的，会议将达到什么效果，都要事先做出设想和安排。这种设想和安排，一方面要根据实际情况进行，另一方面要凭以往经验。对如何开好会议预想得越周到、越细致越好。

☆程序性：凡召开会议必有一定程序，有些会议其程序大体都是固定的，因此在制定会议方案时，不能不根据某种会议的特点和要求，确定其基本程序，以保证会议井然有序地召开。

☆请示性：会议方案还需请示上级领导部门批准，如会议的规模、程序、开法、经费使用等是否合适，都有待于审查批准。

2.2会议方案的标题与正文

会议方案标题应采用“会议单位名称+会议事由+文种”或是直接“会议事由+文种”的形式，特别是对于单位内部的会议方案多采用简单的“会议事由+文种”形式。

会议方案的正文，可划分为三部分：开头部分、主体部分和结尾部分。

开头部分：重点叙述指导方针与总体设想，应写明制文单位开会的原由、会议名称、会议时间、地点、会期等。

主体部分：说明会议所涉及所有事务。应写明会议的宗旨、规模、议程、做法和准备情况，应当具备主要目标、实施步骤、政策措施三项内容。

会前——文件和资料准备、会议通知、会场准备、接待等；

会中——服务安排、会议记录、情况汇总、简报编写等；

会后——记录整理、纪要撰写、返程安排等。

结尾部分：视会议性质而定。会议方案如果需要报送请示上级机关的审核批准的，要在结尾部分写上类似请示或报告类结尾的用语。如：“以上方案，当否，请批示”；会议方案如果属于本单位职权范围内制定或者上级下发的指导性会议方案，只需在结尾的地方强调对本会议方案的执行。

3.会议通知的制作

通知是党政机关、人民团体、企事业单位应用最为广泛的公文之一。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。对于大范围的参会人员，以通知的形式告知最为正式，效率也最高[2]。

3.1通知的特点

通知具有如下特点：

适用范围的广泛性：通知不受发文机关级别高低的限制，也不受内容繁简的限制。

文种功用的晓谕性：通知具有“晓”和“谕”两重功用。或是告知人们某项事项，起知照作用；或是要求办理执行，起指挥指导作用。

知照事项的时效性：通知是制发快捷、运用灵活的公文。它所办理的事项，都有比较明确的时间限制，一般都是要求立即执行、办理或知曉的，不容拖延。

3.2通知的类型

通知主要包括下面五类：

批示类通知用于印发行政管理规章或重要讲话，转发上级机关或不相隶属机关公文，批转下级机关的公文。

指示类通知用语上级机关向下级机关布置任务和下达指示性措施。

事务类通知用于要求下级机关办理或者需要知道有关事务性的事宜。

会议类通知用于广泛意义的会议事务。

任免类通知是上级机关对于所任免的人员用通知公布任免和聘用的情况。

3.3会议通知的标题与正文

会议通知的标题应采用“发文机关+事由+文种”或是直接“事由+文种”的形式，后者更适合于单位内部的会议通知标题。

会议通知的正文应包括以下内容：

召开会议的时间、地点以及会议的名称。

会议的中心议题和主要程序。

对与会人员身份要求和与会人员会前准备事项。

报到时间、地点及联络人。

会议的住宿、膳食安排等事项。

会议可能使用的有关票证等。

会议通知发送的信封应注明“会议通知”字样。

3.4会议通知的回执单

回执单是对方收到书面通知的回复。接收到通知消息的个人或单位反转给发文单位时用的单子。回执单要包括姓名、性别、职务、电话、到达时间和车次等内容。

3.5会议通知的成文日期和印章

会议通知为了显示郑重性，必须加盖组会单位的印章。组会单位署名、成文日期、印章的表现形式依据国家规范标准操作。

4.会议讲话稿的制作

广义的讲话稿是人们在特定场合发表讲话的文稿；狭义的讲话稿即一般所说的领导讲话稿，是各级领导在各种会议上发表带有宣传、指示、总结性质讲话的文稿。

4.1会议讲话稿的写作特点

会议讲话稿具有如下特点：

內容的针对性：内容必须针对会议的主题而制作；

篇幅的规定性：讲话稿的篇幅有时间限制，要按照会议规定时间而制作；

语言的得体性：讲话稿既要便于讲话者表达，又要易于听众理解和接受；

起草的集智性：讲话稿的起草要集中全体的智慧，不可闭门造车；

交流的互动性：讲话稿要符合口语习惯，能与听众形成良好的互动。

4.2会议讲话稿类型

会议讲话稿大体包括以下三类：

工作类讲话稿：领导对工作情况进行分析总结和部署时所发表的讲话稿。

庆祝类讲话稿：领导在纪念某一历史事件、历史人物或重大庆典等纪念性会议上所发表的讲话稿。

表彰类讲话稿：领导对先进单位和先进事迹发表嘉奖意见时的讲话稿。

4.3会议讲话稿的标题与正文

会议讲话稿的标题应采用“讲话人的姓名+职务+事由+文种”或是直接“主标题（概括主旨）+副标题”的形式。

会议讲话稿的正文，可划分为三部分：开头部分、主体部分和结尾部分。

☆开头部分：根据与会人员的情况和会议性质确定适当的称谓，然后概括本次讲话的缘由。要注意称呼具有泛指性，即称呼要有包容性，将与会人员全部包容进去。另外，要注意称呼的次第性，即称呼要按主次排列。

庄重式称谓——同志们、各位专家、各位学者；

国际式称谓——女士们、先生们；

亲切式称谓——各位同窗、各位乡亲；

幽默式称谓——各位美女、各位帅哥。

主体部分

着重追溯历史原因，回顾所庆祝或纪念的节日、事件的主要来历，阐述其重要历史意义、现实意义和国际意义。

着重写最近一个时期以来所纪念、庆祝的事业取得的新成绩、新经验及存在的问题，或借机对这一工作领域中的某些重大问题进行探讨和阐述；

着重号召人们继承发扬过去的优良传统和崇高精神，进一步做好当前工作。

☆结尾部分：要总结全篇，照应开头，发出号召，或者征询对讲话内容的意见或建议等。

5.结语

本文针对会务工作的会前准备阶段，论述了会议方案、会议通知、会议讲话稿等的特点、类型与写作要点，对于会务文书写作具有一定指导意义和参考价值。

参考文献：

[1]王云奇. 会议文书写作规范与实用例文全书[M]，中国纺织出版社，2011.

篇10：科大义工送字画仪式当天会务安排

爱心字画捐赠活动会务安排

一、时间地点

2012年12月20日（周四）下午15：00—15：30在九龙湖学校渔业教学点操场

二、出席人员

1、相关领导、嘉宾约2人；

2、江西科技师范大学学生代表约40人；

3、本校教师15人（其中，校领导3人、渔业教师12人）；

4、渔业教学点学生123人；

三、准备工作

1、在12月20日中午完成会场布置（现场桌椅摆放、彩旗由黄书生负责）渔业教学点秩序、卫生（朱生水、肖长保负责）；

2、在12月20日中午挂好会标、欢迎条幅（吴小国）；

会标：江西科技师范大学“迎新年〃情系留守儿童”爱心字画捐赠活动；

3、会前接待（休息、茶水等）、席位卡、摄影、接受捐赠5名学生代表（万娟、黄琴负责）；

4、车辆停放、校园及周边安全（李祠栋）

四、活动安排

15：00—15：30捐赠活动（主持人：科大学生）

1、主持人开场白；（此次活动目的和意义）

2、主持人介绍现场嘉宾、领导。

徐志红（南昌慈善义工高校联合会会长）

管华（江西科技师范大学团委老师）

王细芬（九龙湖学校校长、支部书记）

黄作民（九龙湖学校副校长）

黄伍根（九龙湖学校工会主席）

3、主持人介绍活动流程：

（1）九龙湖学校校长、支部书记王细芬致欢迎辞；

（2）科大团委老师管华讲话；

（3）捐赠仪式：

①学校教师代表（黄书生、万娟）接受装裱了的字画捐赠；（授赠人：徐志红会长、管华老师）

②学校学生代表（5人）接受书签捐赠。（安排授赠人：5人）

（4）南昌慈善义工高校联合会会长徐志红就此次活动作重要讲话讲话；

（5）嘉宾、领导、师生合影留念。

4、捐赠结束，科大义工和学生自由接触。

五、注意事项

1、整个活动要确保师生的安全和学校的稳定，安全维稳工作责任到人，有突发事件及时汇报和处理。

2、参会人员要高度重视本次活动的开展，以认真负责的态度和热情饱满的精神参加活动。在活动中做到“热情、主动、细致、周到”。活动当天渔业全体学生要佩戴校徽着冬季季校服，少先队员要佩戴红

领巾。

3、教师要按时作息，严格遵守学校活动规定和纪律，黄书生要做好具体分工，无不可抗拒因素不得请假（请假需校领导批准）。

红谷滩新区九龙湖学校