会务工作人员纪律

第一篇：会务工作人员纪律

会务工作小结

2006年全国有机和精细化工中间体学术研讨会会务

工作小结

科技处：

2006年全国有机和精细化工中间体学术研讨会暨《精细化工中间体》第八届编委会会议于2006年9月22日—27日在我校召开。会议主办单位：中国化工学会精细化工专业委员会，承办单位：湖南化工研究院;湖南省化工信息中心;《精细化工中间体》杂志社;湘潭大学化学、化工学院;湖南省化学化工学会。会务的主要工作由湘潭大学化学学院完成，现将主要工作汇报如下：

一、化学学院和化工学院的领导对开好此次会议非常重视。我们认为主办一个全国性的学术会议其主要目的是宣传湘大，扩大我校在全国的影响，同时进行学术交流，感情交流，广交朋友，又重点注意与重点院校和重要代表加深感情。因此我们统一认识一定要将会议办好，给代表留下美好的印象。我们成立了会议协调组、会务工作组和会议宣传组，将工作分工、细化、落实到人(见附件一：“2006年全国有机和精细化工中间体学术研讨会暨《精细化工中间体》第八届编委会”有关工作安排)。

二、会议召开的简要情况。会议在我校召开，代表住湘潭宾馆。来自全国从事有机和精细化工中间体研究、开发的高校和研究生产的60多个单位，105名专家、教授、科技工作者、企业家和管理干部出席了会议。

会议由中国化工学会精细化工专业委员会主任委员兼秘书长王大全教授级高工主持并讲话，湘潭大学校长罗和安教授和湖南省省委委员、湖南化工研究院院长、国家农药创制工程技术研究中心主任王晓光研究员致欢迎辞后，分别作了绿色过程系统集成/合成和中国农药中间体现状及发展趋势研究的大会报告。南京理工大学副校长吕春绪教授、贵州大学副校长宋宝安教授、大连理工大学精细化工系主任张淑芬教授(由吕荣文副教授代)、华东理工大学化工学院副院长田恒水教授，分别作了“间硝基甲苯的转化利用及其工程化技术”、“新型喹唑啉化合物中间体的合成与应用”、“三类具有生物活性的植物分子结构及其化学合成”、“精细化工中间体的绿色合成技术”大会报告;大连理工大学吕荣文副教授、沈阳药科大学胡春博导、中南大学化学化工院副院长钟宏博导、湖南化工研究院药物所所长侯仲柯研究员、湘潭大学化学学院院长阳年发博导、南京理工大学罗军博士后、湖南师范大学化学化工学院院长尹笃林博导、湖南科技大学唐子龙副教授、湖南化工研究院信息中心成四喜主任、中南大学化学化工学院院长黄可龙博导、湖南化工研究院总工黄明智研究员、国防科大航天与材料工程学院陈朝辉博导、湖南大学化学生物传感与计量学国家重点实验室主任吴海龙博导、湖南师范大学潇湘学者苏胜培博导、湖南大学高分子材料研究所所长徐伟箭博导、湖南师大徐满才博导、湘潭大学化工学院博导周继承教授、中南林业科技大学谢建军博导、湘潭大学化学学院王先友博导分别就含低价硫芳硝基化合物在铁镁混合氧化物存在下催化氢转移还原制备芳香胺、异吲哚-1,3-二酮衍生物的合成、生物活性及构效关系研究、活性及构效关系研究等20篇报告进行了分组报告;会议中还进行了讨论和自由发言，会议开得热烈，圆满成功。

本次会议论文集所发表的91篇论文(其中专论与综述19篇，医药及中间体16篇，农药及中间体13篇，有机合成农科21篇，功能材料14篇，其它8篇)，很有代表性，反映了我国有机和精细化工中间体行业的水平。

三、会议效果。我们认为会议取得了预期的效果。

1、宣传了湘大。罗校长代表学校致欢迎辞，并介绍了学校的情况;每个代表都发了湘大的宣传册;领代表参观校园;在会议论文的封底印有湘潭大学化学学院和化工学院的简介，代表们都说湘潭大学真的不错，以前来过的说我们这些年发展很快，没有来过的的说：真没想到湘潭大学有这么好!

2、进行学术交流，感情交流。部分研究生和教师在大会期间听取和交流了的学术报告;与代表进行了感情交流，特别是与王大全(中国化工学会精细化工专业委员会主任委员兼秘书长教授级高工)、王晓光(湖南化工研究院院长、国家农药创制工程技术研究中心主任研究员)，吕春绪(南京理工大学副校长教授)、宋宝安(贵州大学副校长教授)、田恒水(华东理工大学化工学院副院长教授)、柏连阳(湖南农业大学副校长)、曹晨忠(湖南科技大学副校长)、黄可龙(中南工大化学化工学院院长)、尹笃林(湖南师大化学化工学院院长)、郭灿城(湖南大学化学化工学院院长)等代表进行了重点的接待和交流，起到了良好的效果。如田恒水教授刚回校我们就请他帮忙，他非常热情，为我校的国家级精品课程《大学化学》申报找到他们的评委华东理工大学化工学院沈永佳教授。

3、大会的会务工作考虑的周到细致，代表们比较满意。代表的报到、旅游的安排、会场的布置、返程票的定购、会议代表的疏散派车没有出现一点差错。

美中不足之处：图书馆学术报告厅的投影设备和音响设备效果不理想，建议有关单位进行更新或维修;在9月23日在松涛山庄用中餐上菜的速度很慢，且服务跟不上。

化学学院

2006-9-28

附件一：“2006年全国有机和精细化工中间体学术研讨会暨《精细化工中间体》第八届编委会”会务有关工作安排;

附件二：2006年全国有机和精细化工中间体学术研讨会暨《精细化工中间体》第八届编委会换届选举会议日程安排;

附件三：2006年全国有机和精细化工中间体学术研讨会暨《精细化工中间体》第八届编委会会议通讯录

第二篇：会议会务工作规范

一、会前准备

(一)明确会议目的，确定会议内容，拟定会议初步方案。内容包括：

1、会议时间、地点和主题。

2、报到的时间、地点。

3、出席会议人员。

4、会议议程、会议主持人、讲话人、发言人名单。

5、会议文件材料的起草、审批、印发工作的分工。

6、会场的布置和座位(含主席台)安排原则。

7、会务用品的准备。

8、会议记录、会务记录情况反映工作原则。

9、会议经费的解决渠道。

10、新闻报道。

11、后勤保障工作安排。

(二)认真核实本次会务工作的各有关单位，搞好各方面的协调配合。

(三)制发会议通知，会议通知应明确会议时间、地点、主题、参加会议人员范围等有关注意事项。

(四)准备会议文件。

(五)制订会务工作方案并落实。

1、制作会议证件。

2、制作会议横幅。

3、排出会场座位图(含主席台)。

4、排出颁奖顺序(站位图、座位图等)。

5、制作胸花、锦旗、奖牌、证书，订购鲜花。

6、布置会场。

(1)检查横幅是否按要求悬挂、并确保字体规范无误。

(2)布置主席台。确定主席台就座的领导人数，摆放姓名标签牌、话筒布置，会议资料等有关物品。

(3)测试音响、电子显示屏设备。

(4)提前搞好会场内外的清洁卫生，在会场入口摆放好签到桌。

二、会后工作

1、会议结束后，通知清洁人员清理会场，如会场人员遗忘物品，及时招领。

2、整理会议记录，做好会议文件资料的收集归档工作。

3、必要时协调与会人员安排返程。

4、对会务经验进行总结，查找会议工作中的不足之处，发现存在的问题，采取切实有效措施，不断提高会议服务质量。

第三篇：会务工作制度

为保证各类型会议的顺利召开，提高综合办会水平，实现会务工作的科学化、规范化，现结合我局实际，制定如下工作制度。

一、会前准备工作

（一）接到会议通知后，及时与会议召集人或召集部门联系，弄清会议议题、时间、地点、参会人员范围和流程等内容。

（二）办公室与召集部门沟通，明确具体部门负责通知参会人员，并落实实际参会人员名单。有特殊情况不能参会的，需了解具体事由，要求其履行请假手续，并经会议召集领导同意。

（三）提前通知清洁人员做好会场清洁工作，保持会场干净整洁。

（四）会议召开前40分钟，办公室根据会议内容做好会场布置工作，具体包括：会标、会场座位安排、台牌摆放、会议材料（议程、参会人员名单、汇报、资料、草稿纸等）和文具摆放等。

（五）办公室根据会议需要，落实好专人负责记录、摄影、录音、茶水、灯光、音响、幻灯、视频播放等各项工作。各责任人需提前检查空调、相机、录音笔、灯光、麦克风、音响、投影、宣传片播放是否正常。在会议召开前30分钟准备好茶水。

（六）会议召开前10分钟，办公室需落实专人在会场门口做好迎候工作。

二、会议召开期间有关工作

（一）会议报到：办公室负责做好会议报到工作，包括与会人员签到、发放会议资料等。

（二）会场管理：按照人员工作分工，抓好落实。领导到场后，及时引导领导入座；未能按时到会的领导，要及时催请，了解情况；如遇特殊情况要立即向办公室负责人报告，及时处理，确保会议顺利进行。

（三）会议纪律：引导参会人员整齐有序就座，并维持好会场纪律。

（四）会议全程须有办公室人员在场，负责做好会场的内外联系，完成参加会议的有关领导交办的其他各项工作。

（五）会议原则上每半小时加一次茶水（如果天气炎热、室内干燥，每15分钟加一次茶水）。

三、会议结束后工作

（一）会议结束后，引导领导先行离开会场，其他参会人员随后有秩序地离开。领导需乘车的，办公室要提前联系好车辆在办公楼前等候，并做好欢送工作。

（二）按照节约、节能、环保的原则办会，会议结束后及时关闭会议室灯光、空调、音响等，并通知清洁人员及时做好清洁卫生工作。

第四篇：如何做好会务工作

编者按：搞好会务是办公室的基本职责之一,是一项经常性工作。会务工作的好坏，直接影响到会议的质量和效果。那么在会议的安排和组织上，我们该注意些什么呢?

会务工作是一项复杂的系统工作，也是办公室的一项重要的职责，在筹备组织的过程中，稍不注意就会出现难以弥补的错误，造成不良影响。要想做好会议服务，应注意完善以下几项工作:

一、会前准备工作

1.组织会务班子，明确工作职责。大型会议还要制订详细的会务工作方案。

2.发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。

3.印制会议日程，编排好会议程序，制定注意事项。

4.大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。

5.大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、请柬等。

6.会场布置。会场布置要充分体现会议气氛。

(1)悬挂会标、徽记、旗帜等。(2)设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，摆放席签、话筒，并保证音响效果。(3)确定会议桌摆放形式，明确划分会场区域，并使与会者明确。(4)保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。(5)摆放适量花卉。

7.后勤服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。

8.做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。

9.进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。

二、会间组织与服务工作

1.会务人员提前1小时到达会场，反复检查会场准备情况。

2.搞好会议签到、材料分发。

3.落实主席台领导、发言人是否到齐。

4.按预定方案组织与会人员由前向后依次就座。

5.维持好会场秩序。会议开始前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场;开会期间关闭手机及BP机，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。

6.做好会议记录，写好会议简报。

7.组织照相。

8.为与会人员预定车票、机票等。

三、会议善后工作

1.会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等。

2.组织送站。根据与会人员离会时间，提前安排车辆、送站人员等。

3.做好会议文件的清退、收集、归档工作。

4.做好会议报道工作。

第五篇：会务前期准备工作：

会议的设计与策划服务：根据实际要求和费用预算、提供整体策划，明确开会的目的、性质并做好宣传工作。确认开会时间、与会人数及布置要求。

1.公关礼仪服务：礼仪接待培训、礼仪接待人员的着装要求、文秘方面等

人员的准备。

2.会议用品、礼品、纪念品、印刷包装用品和分发文件。

3.选择会议场地。

4.准备会务用品(代表证、餐票、横幅等)，收集、整理、印制会议内容

梗概和装订会议资料。

5.发邀请函，会议通知，整理会议回执，参会名单整理并列表。

6.会议酒店预订，用餐安排(预算：餐费和酒店费用预算)，车辆安排(落

实接站人员及车辆的安排)。

7.签到准备工作：如签到簿、横幅等。

会议过程服务：

1.会场协调管理工作。(会场资料收集、整理与分发)。

2.秘书事务服务及翻译(同声或资料翻译)服务。

3.根据人数和要求，确定会议的台形并根据要求摆放。

根据要求先将所需的各种用具和设备准备好(会议桌、椅、台布、台裙、盖杯、开水、茶叶、烟缸、小毛巾、火柴、纸、笔、横幅、鲜花等绿色植树、会议

牌)，并要求台面整洁，各种用具干净、齐全、摆放符合标准。

按要求将所需用设备摆放就位，并调试好相关设备如麦克风、幻灯机、电视

机、录像机、投影仪等。

会议开始前半小时，各项准备工作到位(备好充足开水、调试音响，开启灯、

空调〈22-24〉)。

4.根据要求，将指示牌放在特定位置。

5.礼仪接待小姐开会前30分钟，在门口等候。

6.会议的全程服务

当参会来到会议室时，礼貌热情地向客人问好，请客人进入会议室入座。

先到达的客人入以后，提供茶水服务，会议人数到齐后。

通常每半个小时左右为代表添加茶水等，特殊情况要按代表要求服务。

会议期间礼仪和服务员站于会议室门口直至会议结束。

会议中间休息，要尽快整理会场，补充和更换各种用品。

7.会议录像，摄影，广告宣传，会议纪念品。

8.会议留念拍照，意见反馈。

观光考察服务：

会后安排参观、考察等活动。为代表安排富有当地特色的晚间娱乐活动和项

目。

会展后期服务：

票务服务：为参会代表提供各地返程飞机票、汽车票、火车票预订服务。

接送车服务：为会议代表提供接送机场、车站、码头服务。

会议结束时服务：

会议结束 ，礼仪小姐和服务员应站在门口，微笑着向客人道别。 会议结束，仔细地检查一遍会场，看是否有遗忘的东西和文件等。 将会议用具、设备整理好，关闭[空调、电灯、窗、锁好会议室门]。