会议会务意向书（通用11篇）
篇1：会议会务意向书
会务服务意向协议
服务需求方：
法定代表人：
地址：
电话：（以下简称甲方）
服务提供方：（以下简称乙方）法定代表人：
地址：
电话：
根据《中华人民共和国合同法》，经甲乙双方共同协商，就甲方需要的会务服务事宜达成如下协议，以便双方共同遵守。
第一条 合作意向
1.1 本协议生效后，具体服务事项以甲方向乙方发出的要求为准。
1.2 乙方应按照甲方指定的标准进行服务。
第二条 会务服务的范围
2.1 本协议指乙方为甲方提供会务接待服务，包括：住宿、租用会议室、就餐、康体休闲
等。
2.2 乙方应按规定的会务接待范围及在承诺书中承诺的内容承揽甲方的会务服务业务。
第三条 定点会务服务项目与价格
3.1 会务费指的是：乙方在会务服务中的费用，包括住宿费用，会务场地租金（含会标制作）和餐费，这其中已经包含了所有的税费。
3.2 乙方接待会务标准应严格按承诺内容执行。
3.3 会务期间的其他费用，按照有关规定执行。
第四条甲乙双方的责任与义务
4.1 甲方将依照有关规定，在会务开始前3天通过网络或书面形式将拟召开会务的时间、人数、议程等详细信息通知乙方。甲方应在通知中明确会务服务的开始时间及结束时间。甲方有延长会务期限的权利；乙方在接到甲方通知后24小时内回函确认。若乙方不能承担甲方会务服务的，需要向甲方提出合理理由。没有任何合理理由而拒绝为甲方服务的，甲方有权
向乙方追究因拒绝服务产生各种损失。
4.2 乙方已经确认甲方的会务通知，而因乙方原因在会务开始前2天不能履行本协议时，乙方应及时通知甲方，双方协商解决；若由此给甲方造成损失的，责任由乙方承担。
4.3 当甲方已经向乙方预定会务服务，且乙方已经确认时，若甲方因故取消会务服务的，甲方应在会务开始前2天通知乙方。若甲方没有及时通知乙方而由此造成的损失，将由甲方负责。
4.3每次会务服务结束后,甲方应尽快向乙方出具结算单，并向乙方支付会务费用。若甲方没有及时向乙方支付的，由此对乙方造成的损失将由甲方负责。
4.4 乙方在任何时候都应优先安排甲方的会务服务。
第五条结算方式
5.1 乙方提供满足规定要求和甲方满意的服务是甲方向乙方付款的前提条件
5.2 乙方应妥善保存所有的结算单据，随时接受甲方和有关方面的检查。
5.3 会务结束后甲方应在双方确认费用并签字认可后尽快支付乙方费用。
第六条违约责任
6.1本协议的任何一方不得擅自解除本协议。否则，违约方必对守约方造成的损失负赔偿责任。
6.3 若甲方没有履行义务，由此造成对乙方的损失将由甲方负责；若乙方没有按照规定要求履行义务，由此造成对甲方的一切损失将由乙方负责。
第七条不可抗力
如果双方中任何一方由于战争、**、罢工等严重的自然灾害以及其它经双方同意
属于不可抗力的事故，致使本协议无法履行时，受不可抗力影响的一方应在不可抗力发生后尽快通知对方，并在不可抗力发生后14天内，向对方出具有关部门的证明文件并送达对方。如果不可抗力影响时间延续120天以上的，双方应通过友好协商在合理的时间内就是否终止本协议达成协议。
第八条争议的解决
双方应通过友好协商，解决在履行本协议中所发生的或与本协议有关的一切争议。如果协商仍不能解决，双方一致同意，因本协议引起的或与本协议有关的任何争议，均提请上海仲裁委员会按照该会仲裁规则进行仲裁。
第九条本协议的终止
如果有下列情况出现时，甲方可以单方面终止协议：
1、乙方因破产、解散或违法经营等原因无法履行协议义务时；
2、乙方被取消会务定点资格时；
3、乙方违反本协议规定，并拒绝甲方的纠正时；
第十条其他条款
本协议内容如需修改或补充，需经双方协商一致后，签署书面修改或补充协议。补充协议是本协议的必要组成部分，本协议与补充协议相抵触的，以补充协议为准，补充协议经双方盖章并由授权代表签字后生效。
本协议经双方授权代表签字并加盖公章后生效。本协议正式文本二份，甲乙双方各执一份。
本本协议于年月日在签订。
甲方：（公章）
授权代表：（签字）
乙方：（公章）
授权代表：（签字）
篇2：会议会务意向书
一、常用会议会务词汇：
meeting 会议
conference 会议，代表大会
convention 会议，年会，例会
exposition 博览会，博览会
trade show 行业展览会，博览会
corporate meeting 公司会议
association meeting 社团会议，协会会议
general session 全体大会
workshop 研讨会
forum 论坛
symposium 座谈会
seminar 研究会
panel 座谈小组
debate 辩论会
colloquium 学术讨论会
webcasting 网络会议
annual convention 年会，大会
new product introduction 新产物发布会
teleconferencing 电话会议
plenary session 全会
sessions 各分会
opening welcome reception 欢迎招待会
lecture-formatted meeting演讲式会议
slide presentation 幻灯演示
host country 东道国
in the name of 以……的名义
signing ceremony 签字仪式
meeting facility 会议设施
meeting planner 会议筹谋人
盛大出席 give one’s presence
值此……之际 on the occasion of…
宣布……揭幕 declare…open;declare the commencement of…
致揭幕/闭幕词 deliver/make an opening/closing speech
宣布……闭幕 declare…the conclusion/closing of…
揭晓热情友好的讲话 make a warm and friendly speech
热情洋溢的欢迎词 gracious speech of welcome
承蒙/应……的盛情邀请 at the gracious invitation of… 回顾过去…… look back on /in retrospect of…
瞻望将来 look ahead;look into the future
最后 in conclusion / closing / finally / at last
提议祝酒 propose a toast
符合……的共同利益 accord with/agree with/conform to/meet the common interests of …
远道来访 coming from a distant land
荣幸地答谢您给予咱们的热情招待 have the honor of reciprocating your warm reception
愉快地答谢您热情洋溢的欢迎词 have the pleasure in replying to your gracious speech of welcome
促进咱们彼此之间的理解和友谊 increase/strengthen/promote/expand our mutual understanding and friendship
促进咱们之间的友好合作关系 promote/facilitate/enhance/strengthen/advance our friendly relations of cooperation
现在，我愉快地宣布……大会揭幕。
Now, I have the pleasure to declare… open.我很荣幸地代表神州政府和人平易近向来自……的代表团表示热烈的欢迎。
I have the honor to express this warm welcome on behalf of the Chinese Government and people to the
delegation from…
我谨向各位表示最热烈/热诚的欢迎。
I would like to extend my warmest/cordial welcome to all of you.请允许我向远道而来的贵宾表示热烈的欢迎和亲切的问候。
Allow me to express my warm welcome and gracious greetings to our distinguished guests
coming from afar.我能在此为……主持晚宴而深感愉快。
It is a great pleasure for me to preside at this dinner in honor of…
我向各位表达我个人诚挚的欢迎，并衷心祝愿本次会议富有成果。
I want to extend my personal earnest welcome to all of you and sincerely hope that the
meeting will be rewarding.我祝愿本届年会圆满成功，并祝各位在北京过患上愉快。
I wish this annual conference a complete success and wish all of you a pleasant stay in Beijing.这使大家有很好的机会来拜访老朋友，结识新朋友。
It provides us with /avails me of /gives me an excellent opportunity to meet old friends and make
new ones.咱们在此受到了隆重的欢迎和热情的款待，我再次非常愉快地向咱们的筹委会表示深深的谢意。
It gives me great pleasure to express once again to our host my deep appreciation for the grand
reception and generous hospitality we enjoy here.我很高兴能够再次同你们欢聚一堂。
I am very happy to have this second chance of joyful gathering with you.对于您的友好邀请请接管咱们诚挚的谢意。
篇3：会议会务意向书
“两会”会议, 包括开闭幕大会、主席团会议等有着特殊与会对象且具有相对固定的会务流程的应用。此类政务会议对会议准备、会议进程管理、会议控制等均有着严格的要求, 因而对后台的会务管理平台也有着更高的要求。
目前在行业内, 也有着一些以服务“两会”会议为主的会务管理平台, 但它们通常都是由设备厂商根据其所提供的设备应用而开发的, 如会务发言管理平台、表决管理平台、签到管理平台等, 并不能覆盖此类政务会议的完整流程和全部应用。
随着政务会议系统的日益完善, 用户对此类会议的后台会务管理平台也提出了人机界面要更智能、更全面的需求。在这种情况下, 传统的会务管理平台已不能很好地满足系统使用要求。
基于以上需求, 应用一套具有模块化、定制化的应用特点, 且针对政府各种形式比较具体的会议而设计的智能化会务管理软件是较理想的解决方案。
大型政务会议的会务管理平台系统运行于Microsoft Windows平台, 将会议准备、管理和控制功能集成到多功能的图形计算机环境下, 其软件设计基于时尚的人机工程学, 并且立足于软件和操作系统方面的最新发展趋势。
大型政务会议的会务管理平台的硬件架构, 如图1所示。
会务管理系统平台是各个功能软件模块运行的基础平台, 用户可以根据特定的系统要求将任意模块结合装入, 会议的全面管理可集中到一点控制, 使得操作方便和高效, 数据分配更容易。
大型政务会议的会务管理系统平台的会务管理流程, 如图2所示。
会务管理平台包含8个主要功能模块。
(1) 与会人员管理模块
会务管理平台内置了一个数据库, 用于存储和读取所有出席会议人员的信息。与会人员必须在代表库中进行登记注册, 才可以使用会务管理平台报到, 进入会场。
这个数据库可以提供会务管理所需的基本资料, 用于后续的议程安排、权限设定和表决管理。
(2) 屏幕显示定制模块
屏幕显示定制模块针对各会议厅功能, 以及不同会议对大屏显示内容、显示风格的要求各异的问题, 把屏幕显示的定制权限交给用户, 使用户可以自由定制屏幕的显示风格和所要显示的内容。
该模块兼容所有会议厅中常用的显示终端, 如投影机、大屏幕和等离子屏幕等;具有多屏显示功能, 配合信号处理系统可以实现不同的屏幕显示不同的内容, 各种屏幕显示内容、显示顺序的调整方便快捷。
(3) 议程管理模块
在会议开始之前, 管理人员需要对会议的议程进行编辑准备, 使用会序控制模块能推进会议的进程。会务管理平台可以录入每个会议所要讨论的议题议案、会序、发言稿以及议题议案的发言表决模式。工作人员可以在局域网内的任何一个终端向会务管理系统提交会议议程。
(4) 会议报到管理模块
在会议开始之前, 管理人员可通过报到机, 结合与会人员管理模块统计出本次会议的实到人数、应到人数、缺席人数等。
(5) 会序控制模块
在会议开始之后, 大会主持人和后台工作人员通过会序控制模块来完成事先准备好的会议会序。系统自动将本次会议议程显示出来, 大会主席可点击相关议程标题启动相应设备, 实现会议功能。会议过程中, 机房管理人员可以在机房中通过网络同步控制会议流程。
(6) 会议表决管理模块
会议过程中, 与会人员按照会序中设定好的表决议程对大会议题议案进行表决, 会议表决管理模块能自动统计出表决结果, 并将表决的动态内容实时显示出来。表决管理模块具备限时表决功能, 大会议题议案的表决时间可以自由设置。
(7) 演讲提示模块
会议过程中, 大会发言人可通过演讲席上的触摸显示屏来控制发言讲稿, 实现发言文稿的翻页和自动滚动显示等操作, 从而帮助自己实现脱稿演讲。
(8) 会议设备控制管理模块
会议设备控制管理模块按照功能划分用户接口区域, 实现图形化显示布局等, 功能完备, 界面简洁, 可使用户对操作的对象和步骤一目了然。通过该模块, 后台管理操作人员可以在会议的全程对会场上的所有设备进行全程控制。
篇4：商务会议会务案例
某服装集团为了开拓夏季服装市场，拟召开一个服装展示会，推出一批夏季新款时装。秘书小李拟了一个方案，内容如下： 1．会议名称：“2002XX服装集团夏季时装秀”。
2．参加会议人员：上级主管部门领导2人；行业协会代表3人；全国大中型商场总经理或业务经理以及其他客户约150人；主办方领导及工作人员20名。另请模特公司服装表演队若干人。
3．会议主持人： XX集团公司负责销售工作的副总经理。4．会议时间：2002年5月18日上午9点30至11点。
5．会议程序：来宾签到，发调查表。展示会开幕、上级领导讲话。时装表演。展示活动闭幕、收调查表，发纪念品。
6．会议文件：会议通知、邀请函、请柬。签到表、产品意见调查表。服装集团产品介绍资料。订货意向书、购销合同 7．会 址：服装集团小礼堂。
8．会场布置：蓝色背景帷幕，中心挂服装品牌标识，上方挂展示会标题横幅。搭设T型服装表演台，安排来宾围绕 就座。会场外悬挂大型彩色气球及广告条幅。
篇5：会议营销会务工作有感
会议营销的会务工作重在我们的对待
一直以来，会议营销是保健品行业不可或缺的主流营销模式！在保健品行业行至巅峰之时，相信大家还记得，不少的公司，都采取集团化的运作模式运营！即由总部独资或部分股份分配、认购的方式，设立省级分公司，然后继续沿用这样的模式，设立下属的市级分公司、县级分公司。这这样的体制中，大多数的公司都实行会务专业化，即设立专门的会务部门，拥有专门的主持队伍、专家团队和相应的检测设备及人员，以省为单位，统一进行会务工作安排、活动策划、会务指导、人员调配，让会议营销凸显出了极大的作用，在这个阶段，会议营销空前发展！同时，在这样强大结构的会务组和规模下，不少公司，有拥有不俗的会务实力，频繁的举办各种大型活动。从全国总部会务策划出台，到各省级会务细化执行，全国各地，一派欣欣向荣景象！
而今，当初的大部分保健品行业的“大佬”，已经逐步转换营运模式，越来越多的企业不再下设直属分公司，而转为全国性的招商。保健品市场，也逐渐形成了以经销商为主体，以个人或者小范围融资的方式进行保健品销售的模式，这也造成了原来大规模会务组织的崩盘。现在依然设立专门会务部的公司并非没有，但却越来越少。所以，现在的大部分经销商，均采用外聘专家、主持人的运作方式，这也在不少的公司，形成了会议现场日益粗糙的现状！
从我所了解的市场看，有的公司，从领导到员工，对会议工作并不十分重视。有的公司在会议现场，挂上一块横幅，摆上几张桌子，架上一部电脑和投影，就开始了活动！更有甚者，连专家都不用请了，主持人更不用要了，市场老总亲自上阵，身兼数职的完成主持、讲课、咨询的全部工作，然后完成一定的销量。我实在不知道这是会议营销从业人员整体素质的提高，还是会议营销的悲哀！诚然，随着会务成本的日益增加，开源节流是必须的，但只知道一味的“省”，并不见得就是最好的方法！不可否认，这样的模式，的确也能有一定的销量，对于小富即安的人而言，或许也是一种不错的方式！因为我们必须要承认，这么多年的“培养”下来，我们的顾客，早就过了那种仅仅依靠现场氛围感染，就盲目下单的阶段，变得更加的理性和谨慎！但仅仅因为这样的原因，就错误的认为可以忽视现场，同样是不可取的！而某些市场，却依然做的非常的好！
例1：某市场，至今依然有自己的会务部，虽然成员不多，仅仅4、5个人，但却非常的专业！从前期活动策划，到具体运作执行，到会场落实、物料准备、现场布置、人员分配、现场掌控、会后整理安排的井井有条，做的非常的细致。特别是会中安排包括迎宾、签到、领位、茶水、灯光、领掌、礼仪、音乐、投影等各个环节，落实到具体责任人，使得整个现场气氛热烈、有条不紊，对于整个公司整体形象的提升，客户体验的提升、现场销量的增加，应该说功不可没！
或许有的朋友会讲：我公司规模小，没有能力或者说没有必要成立专门的会务班子。其实，这种看法和做法在目前市场中也非常普遍，节约成本是理所应当的，但是，“省”亦有道！好钢化在刀刃上，好钱花在关键环节上。市场上有很多在这方面表现优异的例子，他们的经验值得我们借鉴。
例2：某公司，也仅仅是负责一地级市场的经销商，员工并不多，公司规模并不大，但销量一直非常好！有幸参加了该公司的一场新品发布会，发现也有不少可圈可点之处！
该活动在当地一家环境较好的宾馆举行，按当地市场负责人说法，选择好一点的宾馆，一方面显示公司形象，另一方面，音响、会场等硬件设备好，对活动有利！其次，邀请了总部支持的较好的专家，现场员工也非常会“借力”，紧扣活动主题，进行推荐和讲解！再次，活动现场注重细节，每个环节落实到人，会前演练，确保了现场环节的紧凑、有序！除此之外，在会议流程安排上，也是煞费苦心！安排
特色节目等无需赘述，因为很多市场也有类似的安排。最大的特色在于，在经过前期的领导发言、多媒体介绍等环节之后，新品发布时刻的创新！该产品因为是一款涉水产品，所以特地选择了一个透明中空亚克力罗马柱，里面装满了水，可以充气使其不断产生向上的气泡！
再将产品放置其上，利用播放多媒体全场灯光较暗的时机，放置在舞台中央，在前期环节中，刻意屏蔽掉了产品的画面，营造出了一种神秘感！在播放完视频资料后，新品发布，此时全场灯灭，一片黑暗，同时摇头灯开始工作，在激昂音乐声中扫射全场，最后定格聚焦在中间产品上，同时主持人配以产品介绍，营造了非常好的现场氛围，让被吊足了胃口的顾客，直观的领略到了产品的特点和特色！现场取得了很好的效果，在各个环节的配合下，也超额完成了该场活动预定目标！
综上所述，节约是正确的，但该花的，也一定要花！“舍得”、“舍得”，没有“舍”，哪里会有“得”？所以，适度的投入是必须的，当然，小会绝对不等于粗制滥造，当然，大会也不等于铺张浪费，我们应该学会的，是适度的掌控！
会议营销做了这么多年，实际上，顾客也看了这么多年，参加的会议、接触的公司、看到的会务，或许远比我们要多！而怎么做出自己的特色，怎么在顾客心目中留下极好的印象，带来深远的影响，或者再说直白一些，怎么达成销售，就需要我们下功夫，花心思，做出自己的不同，而会议现场或者说整个会务工作就显得至关重要！所以，真诚的希望各位，在注重销量的同时，也继续注重会务的安排，因为，这毕竟也是会议营销中，非常重要的一个环节！
以上拙见，仅供各位参考！
编辑点评：
正如作者所言，目前中老年保健市场因为进入门槛低，因此大部分都是中小公司；出于节省人力成本和降低管理难度的考虑，很多公司会务部门人员编制较小，有的甚至只有1~2人，除了承担会务，有的还兼着做库管、司机。会上的专家、主持人都是长期松散合作或者临时聘请，基本是走场式。约定每场会出场费若干（长期松散合作者有的按现场回款比例享受一部分提成），会后结算。顾客是谁家的会都参加，专家主持人也是谁家的会都出席，这也就导致了顾客对专家和主持人“熟头熟脸”的情况，甚至经常出现几个产品结构相近、竞争对手公司聘请同一个专家讲课、同一个主持人主持会议，顾客追问专家两家公司哪家好、难以回答的尴尬情况，极大地影响了公司的形象和顾客信任感，成为现场销量的杀手。
篇6：微会议：在线创建会务信息
现在有了，一款叫做微会议的网站，你可以通过微博登陆，然后会有一个页面让你填写你要举办的会议的主题，日程，地点，演讲嘉宾等信息，在对内容作出一系列的编辑之后，会有一个预览的界面，上面显示了该会议的所有元素，
在预览完成之后，可以生成一个网址，点开这个网址就可以看到你刚才预览的那个页面，当然手机上同样可以打开，
在完成之后你可以选择将这个网址通过微博发出来，让你的关注者知道。
该产品解决了一下几个问题：
1、节省了你的会务印刷，不再需要印刷和张贴;
2、节约了时间成本，在线创建3分钟搞定，(试了一下，确实没花多少时间);
3、微博互动，毕竟有微博的人也不少了，这是个不错的互动平台。
至于网站中说的数据分析，小编这里的会议并没有实际地发出去，因此只有等下次再试一下了。
不过这个产品还有一些问题，我在试第一遍，到了预览那一步的时候，页面出错了，只好回头试第二遍，而第二遍没有出现任何问题，进展很顺利。
篇7：会议会务意向书
一、注重接待准备, 做到各方面成竹在胸
要做好会议的接待工作, 最重要的是要将准备工作做“细”, 做“特”, 做到各方面成竹在胸。因为, 准备工作越充分、越周全, 接待过程就会越顺利, 也就会为后续工作奠定良好的基础。如何做到各方面成竹在胸?主要是做好四方面的工作:
一是信息沟通要“细”。通常在接到会议接待信息后, 要详细了解来宾的状况, 这里主要包括会议来宾的意愿、交通工具、抵离时间、人数、年龄、性别、民族、联系方式、饮食禁忌、生活习惯、日程安排及兴趣爱好等情况。同时也要了解清楚来宾的职务级别, 便于合理的安排接待规格。只有对来宾各方面的情况充分掌握了, 才能做出一份具有指导性又富有特色的接待方案。在这一环节特别要提出的是在做信息沟通的过程中, 要对来宾的健康状况特别予以关注, 这是体现关注细节, 尊重来宾, 打动来宾的重要环节。如:在菜肴安排和酒水准备时就要符合绿色、健康的理念和标准, 避免出现来宾忌口的菜肴, 满足来宾需求, 让宾主双方在宴请过程中始终能情绪饱满、气氛和谐。
二是应变能力要“强”。在考虑工作安排时要未雨绸缪, 对各种突发意外情况做出事先安排。如:本次接待中, 会议报到前一日北方遭遇暴雪侵袭, 航班大面积延误, 接站时间表彻底打乱, 表现为“三多三难”:“突发事件多, 计划实施难;航班变动多, 信息收集难;单班人数多, 统一接送难。”我们事前设置了接送站AB角对晚点航班、提前航班、无时间航班、高峰期多个集中航班的等计划外情况做到应急性处理, 实施必要时一个航班2人同时参与接送机的应急方案。正是事前周密的安排、明确的分工和工作人员较强的应变能力加之无私的奉献精神, 使接送站工作做到的忙而有序、有条不紊、无一差错, 受到了会议代表的广泛好评。
三是接待方案要“特”。在制定接待方案的时, 各个细节都要缜密推敲、周全考虑, 我们的宗旨是方案必须体现出“六个要”即:迎送方式要得体, 入住安排要舒适, 会议走访日程安排要合理, 宴请形式要雅致, 接待费用开支要实际, 考察线路设计要新颖。同时接待方案里一定还要有体现有创意和特色的策划, 让来宾时时刻刻在接待工作中感受到基层央行的文化特色和地方多民族文化的魅力。如:根据接待工作的需要, 我们对欢迎牌、接站牌、欢迎卡、席位牌等接待用品进行了统一设计, 既融合了央行文化的相关元素, 又充分利用了云南多民族文化的深厚底蕴, 富有特色又有新意, 色系明亮、喜庆, 在每一次的会议接待活动中都成为了一大特色, 不仅给来宾留下了深刻的印象, 也为昆明中支树立了形象赢得了赞誉。只有通过了周密考虑、精心策划的接待方案才能成为参与接待的部门和相关人员的工作指南和行为准则。
四是准备工作要“实”。根据接待方案要求, 在客人抵达前, 应提早做好对接待人员的工作交底和任务布置, 并对各项准备工作认真组织实施, 其中包括:对接待用车、办公场所、会议场所、入住酒店、接待行程以及会议资料等环节。这一环节的工作是接待准备阶段最关键的部分, 是迎客准备的最后阶段, 也是最为容易出现疏漏的环节, 因此在各项工作就绪后, 还要做到进一步逐项检查落实, 发现问题, 及时改进, 确保接待的圆满。如:在本次接待时, 因接待人员多、规格高、要求严, 我们丝毫不敢懈怠, 增派人手加大检查力度, 每个房间每个环节一丝不苟, 对检查中发现的问题及时进行了改进和完善, 有效地保障了会议接待工作的质量。
二、注重过程服务, 确保周到缜密
来宾到达后的会议接待工作, 是整个接待过程的中心环节。在这个过程中, 一定要把握“规范、精细、特色”的原则, 接待人员不仅要根据接待方案的要求一丝不苟的组织实施, 还要在接待过程中根据具体情况随时进行调整和跟进服务。让来宾始终感受到昆明中支独具一格, 如沐春风的接待风格。
在会议接待活动期间, 通常要做好三方面的工作:一是接待流程和礼仪要规范。主要体现在迎送、会议、宴请三个环节中, 如:在来宾抵离时发送欢迎、欢送短信时间要适时准确等细节;二是细节服务要精准。主要是反映在会议接待期间各环节的服务衔接是否顺畅。如:从机场接到来宾, 工作人员就要及时通知酒店打开房门和空调等环节, 做到一环扣一环, 井然有序;三是文化特色要显现。会议接待工作是展示昆明中支形象的“窗口”, 接待人员也是昆明中支的“形象大使”, 接待工作的水平和接待人员良好的素质, 会给来宾留下难忘的印象。
三、注重持续改进, 追求精益求精
每一次的会议接待工作结束后, 工作人员要对接待工作进行认真梳理总结, 在肯定成绩的基础上, 找出差距, 持续改进, 不断提高接待工作的水平和品质。比如在制订方案时统一了运用模板、统一了汇报版式、接待礼仪人员的礼仪培训, 欢迎条幅的标语内容等等。目前, 昆明中支对接待工作进行了归口、统一管理, 同时建立各部门接待人员储备并强化培训以便根据任务要求和来宾状况随时调用, 保证做到“召之即来, 来之能战”, 规范了《昆明中支接待工作流程》, 接待工作在不断的细化、优化过程中逐步实现了规范化、程序化、特色化。
篇8：会议会务服务合同-范本
甲方： 某某个人/企业/单位/团体
乙方： 某某旅行社/会议公司
甲方委托乙方组织安排有关2013 会议（活动），乙方接受委托。为明确双方的权利义务，根据《中华人民共和国合同法》及其他有关法律法规，达成如下协议：
一、基本情况
1、会议（活动）时间：2013年 月 日——2013年 月 日。
2、活动安排：由双方另行商定并由授权代表盖章，作为本协议附件。
3、活动人数： 人（具体人数按照实际人数计算）。
4、活动地点：
二、委托事项
甲方委托乙方组织和安排本次 活动（会议），包括活动的日程安排、与会人员的交通、食宿、接送及甲方要求的其他服务项目，具体内容可由乙方向甲方提供方案，经双方授权代表盖章后作为本协议的附件，双方应严格执行。
三、费用
此次会议单人活动费为人民币 元/人，甲方为本次服务须向乙方支付会议（活动）费合计人民币 元（大写：）。费用明细见行程表。本协议生效后3个工作日内甲方向乙方支付首付款人民币 元，2013年 月 日之前，甲方向乙方支付第二笔款项 元人民币；本委托事项履行完毕后，乙方提交实际费用明细表，甲方在收到费用明细表后五个工作日内将剩余款项划入乙方指定的银行账户。乙方在收到每笔款项后五个工作日内向甲方出具发票。会议（活动）期间，应甲方要求或客观情况变化，在不增加乙方损失的情况下，上述费用因会议（活动）有增加或减少时，应由双方授权代表签字认可，甲乙双方按照实际发生金额结算。如果该项变化要求给乙方造成损失，或者乙方提出该项变化给甲方造成损失，并且该项损失无法挽回时，提出方应当对此损失予以赔偿。
四、乙方的义务
1.按照甲方的要求事先提交本次商务（会议）活动安排方案，并取得甲方授权代表的同意；如甲方在上述方案确定后提出取消或增加等更改服务项目的要求，乙方在条件允许的情况下，应积极配合妥善解决。若该等取消或变更产生实际损失时，则该损失由甲方承担。
2.完成甲方要求及前款方案确定的事项、任务和标准；如乙方提供的服务未达到前款方案要求，乙方应向甲方退还未提供服务部分的费用。
3.为保障参加人员在会议（活动）期间的安全，为参加活动的人员办理人身意外伤害保险事宜。
4.其他法律法规规定或本协议约定的义务。
五、甲方的义务
1.事先明确对活动安排的要求，及时审核乙方提交的安排方案，并为乙方组织安排本次商务会议（活动）提供必要的协助。
2.对参加会议（活动）人员应尽到管理职责。因非乙方原因，参加会议（活动）人员的行为造成乙方或第三方损失时，应当先行履行赔付义务。
3.按照约定支付活动费用。否则，每逾期一天，甲方应向乙方支付迟延支付费用 的违约金，同时应赔偿乙方因此造成的损失。
4.其他法律法规规定或本协议约定的义务。
六、协议的变更
1.本协议签订后，任何一方未经另一方书面同意不得擅自变更协议条款或转让协议项下权利义务，但乙方为履行本协议项下义务需要将部分工作委托第三方完成的不在此限。
2.一方在取得另一方书面同意后变更协议内容的，应当确保另一方的权利不会受到损害；因该变更行为而增加的费用由提出一方承担，造成另一方损害的，应当给予充分补偿。
七、第三方责任
对由于航班延误或取消、第三方侵害等不可归责于乙方的原因导致甲方及其参加会议（活动）人员人身、财产权益受到损害的，乙方不承担责任，但应当积极协助解决甲方与责任方之间的纠纷。前款所述的乙方委托的第三方，不包含负责运输甲方及其参加会议（活动）人员从居住地（或出发地）到会议（活动）地，以及从会议（活动）地返回居住地（或出发地）的航空、铁路、轮船及其长途汽车的承运人，乙方只是代购此项运输的相关运输服务，不产生委托的法律后果。若因提供此项服务的承运人的责任，造成甲方及其参加会议（活动）人员人身、财产损失时，甲方及其参加会议（活动）人员应当依据相关运输票据向责任人及相关保险机构行使赔偿主张，乙方不负任何赔偿义务。
八、补救责任
因一方违约发生损失后，守约方应当积极采取措施配合违约方防止损失扩大，没有及时采取措施致使损失扩大的，就扩大的损失应当自行承担责任，无权要求违约赔偿。
九、免责条款
任何一方当事人因不可抗力不能履行合同的，根据不可抗力的影响，可以部分或者全部免除责任，但应当及时通知对方并在合理期限内提供有关证明。
十、争议解决
因履行本协议所发生的一切争议及与本协议相关的争议，双方应协商解决。协商不成的，提交有管辖权的人民法院通过诉讼解决。
十一、其他约定
1、成团人数为参考人数，具体旅游者人数按照甲方提供的名单人数计算，但甲方最迟不能晚于 2013年月日向乙方提供人员名单。
2、活动费用单价为固定价格，即元人民币/人；暂估总费用为元（具体金额按照实 际人数*固定单价的方法进行核算）。
3、如遇到住宿需要住单人房间，每个住单间者需要补元/人的住宿差价；
甲乙双方可以就本协议的执行签订补充协议或其他形式的文件，该补充协议或其他形式的文件构成本协议不可分割的部分，双方应当履行。补充协议可以由双方授权代表或会议（活动）负责人签署。
本协议自双方加盖公章或合同专用章后生效，之前甲乙双方签署的补充协议或其他形式的文件内容与本协议有冲突的，以本协议为准。
甲方： 乙方：
篇9：会务礼仪规范和会议座位安排
会议，又称集会或聚会。在现代社会里，它是人们从事各类有组织的活动的一种重要方式。在一般情况下，会议是指有领导、有组织地使人们聚集在一起，对某些议题进行商议或讨论的集会。
在商界之中，由于会议发挥着不同的作用，因此便有着多种类型的划分。依照会议的具体性质来进行分类，商界的会议大致可以分为如下四种类型：
其一，行政型会议。它是商界的各个单位所召开的工作性、执行性的会议。例如，行政会、董事会，等等。
其二，业务型会议。它是商界的有关单位所召开的专业性、技术性会议。例如，展览会、供货会，等等。
其三，群体型会议。它是商界各单位内部的群众团体或群众组织所召开的非行政性、非业务性的会议，旨在争取群体权利，反映群体意愿。例如，职代会、团代会，等等。
其四，社交型会议。它是商界各单位以扩大本单位的交际面为目的而举行的会议。例如，茶话会、联欢会，等等。
一般而论，以上四种类型的常见于商界的会议，除群体型会议之外，均与商界各单位的经营、管理直接相关，因此世人称之为商务会议。在商务交往中，商务会议通常发挥着种种极其重要的作用：其一，它是实现决策民主化、科学化的必要手段；其二，它是实施有效领导、有效管理、有效经营的重要工具；其三，它是贯彻决策、下达任务、沟通信息、协调行动的有效方法；其四，它是保持接触、建立联络、结交朋友的基本途径。
在许多情况下，商务人员往往需要亲自办会。所谓办会，指的是从事会务工作，即负责从会议的筹备直至其结束、善后的一系列具体事项。会务礼仪，主要就是有关办会的礼仪规范。
篇10：会议会务意向书
一、会前
1.1 须确定的相关情况：
1.1.1 确定会议主题。
1.1.2 确定主办部门。
1.1.3 确定会议主持。
1.1.4 确定会议记要人员。
1.1.5 确定与会人员：通知发言人员准备发言稿及发言时间，会前一天进
行发言稿审核修改；发言人员的着装要求。
1.1.6 会议通知：提前2天通知（年会等重要会议须提前一周）；方式：
邮件通知、口头通知（重要会议增加使用手机短信通知）。
1.1.7 确定会议流程及会议用时。
1.1.8 会前一天进行发言排练以及音箱、投影仪测试。
1.1.9 确定会议需要的物品：茶水、瓜果等
1.1.10 确定会议音响和投影仪等设备的控制。
1.2 会前排练：注意每个环节配合以及音响和投影仪等设备的检查。
1.3 会场布置：根据会议主题内容营造的氛围布置，增加条幅等明显突出
会议主题或内容。
二、会议中：（具体流程须注意问题）
2.1重视来宾：应有来宾参与环节。
1.2重视员工发言：（优秀员工发言或者积极员工发言）。
2.3适当增加台上台下互动内容。
2.4总经理发言应设置为重要环节。
2.5会议各模块之间衔接，主持人应平滑过度。
2.6会议总结：重量级人物做会议总结（例如：总经理）。
三、会后工作：
3.1 会场打扫。
3.2 会场布置物品清理。
篇11：会议会务意向书
中国音乐学院是一所以民族音乐文化传承、发展和创新为己任的高等音乐学府, 规模和层次上一直以培养“高精尖”人才为办学定位, 因此属于艺术类专业特色强的小院校。随着党和国家提出文化大发展大繁荣, 文化产业蓬勃发展的新发展目标, 我国艺术教育事业进入新的历史发展机遇期。艺术类院校承办各类大型会议的机会逐渐增多。那么, 小院校如何发挥自己的优势, 调动自身人员力量, 协调各个方面, 办好国际大型会议, 扩大自身影响力, 是摆在我们艺术院校办公室工作人员面前的重要课题。
下面, 就以中国音乐学院成功承办第29届世界音乐教育大会为例, 探讨会务工作科学化管理对小院校的办公室工作进一步提升水平、扩大影响的重要性和一些建设性意见。
2010年8月1日—6日, 中国音乐学院承办了音乐界的“奥林匹克”盛会———第29届世界音乐教育大会, 得到了国际社会的一片赞誉。中国音乐学院办公室在筹办工作中担当了主要的会务、接待等工作.此次工作的圆满完成彰显了办公室会务工作向着科学管理、高效规范, 精细化、科学化、标准化目标迈进的努力和成果, 进而切实提高了我院办公室会务组织管理和服务水平。
一、统筹谋划、科学管理、细节着眼, 保障大会顺利成功召开
一个大型会议的召开, 会务筹备、组织、邀请、协调、联络等工作, 涉及方方面面, 千头万绪。因此, 做好会务工作, 首先就要宏观上统筹谋划, 中观过程上科学管理, 微观上着眼细节, 才能保证大型会议的顺利、安全、成功召开。
(一) 制定科学预案, 确保会务工作有的放矢。
学院在接到承办任务后, 办公室人员立刻将各项任务分解, 制定了科学有效的整体工作预案。按照会议整体构想和布局, 办公室人员分别与北京市委、市政府领导、北京市各委办局、会议举办场地负责人以及学院具体负责人沟通协调, 制定了大会整体工作方案, 并将工作时间进行倒计时管理, 制定了时间倒排方案表, 监督并确保每个分解方案的可行性, 并将会务工作分为报告起草、嘉宾接待、证件管理、会场控制、演出协调等若干部分, 每个部分都有负责的办公室人员进行责任对接, 将任务分解到人, 责任到位。这样, 进一步明确了每一项会务工作的具体负责人、联系人, 保证了每个环节的有效实施。
(二) 证件分类管理, 确保参会人员安全有序。
由于本次大会涉及数十个国家和地区, 近五千名参会代表, 为保证本届大会能够安全顺利进行, 办公室人员制定了科学有效的证件管理及发放工作方案。针对证件类别繁杂, 发放任务繁重, 因此工作要求认真细致, 科学有序。办公室人员将证件分为四大类:参会人员证件、工作证件、车辆证件和贵宾邀请函, 其中, 参会人员证件又分为代表证、参会证、参展证、演员证和媒体证五类;工作证件分为组委会工作证 (分为A、B、C三类) 、志愿者证、安保证三类;车辆证件分为组委会工作车证、大会班车证、贵宾车证 (分A、B两种) 和媒体车证四类;贵宾邀请函分为开幕式、酒会、“中国之夜”、闭幕式等四类专用函。办公室人员召开工作会议, 精心部署、严格审查领证资格、有条不紊发放证件、细心保管发放剩余证件, 以高度的责任感投身到证件管理工作中, 确保了证件发放工作顺利进行, 保证了大会的安全有序召开。
(三) 热情接待、周全细致, 确保大会高质量服务。
针对高规格、各层次、大批量的接待任务, 办公室人员对接待任务进行了工作分解, 并对国家会议中心进行了实地勘察, 积极与市交管局沟通协调, 确定参会领导的下车地点、入口、专用电梯及行走路线。对现有贵宾室室内设施和环境布置进行了考察, 确定了贵宾休息室和嘉宾休息室位置, 及室内设施和环境布置要求。根据休息室离大会会场的实际距离, 准确测算领导从贵宾休息室进入大会现场以及从会场离开会议中心的行走时间, 以保证大会时间的有效控制。在前期实地勘察的基础上, 制订了领导和嘉宾接待方案, 接待人员分为三种:一是领导, 二是外宾, 三是嘉宾。按照人员的分类, 分别采取一对一、一对二、一对五的接待服务, 做到了周到细致, 受到了领导、嘉宾和国内外代表的好评。
本届音乐教育大会的开幕式及音乐会、“中国之夜”、闭幕式音乐会是本届大会的重头戏, 直接关系到大会的艺术质量和产生的社会影响力。办公室人员按照组委会所提出“安全、热烈”的要求, 掌握参会观众情况, 划分坐席区域, 细化嘉宾坐席管理, 确保了嘉宾重点突出, 观众疏导有序, 现场控制安全, 体现了嘉宾接待工作的水平。
(四) 做好现场控制, 应对突发事件, 确保会议和演出顺利进行。
按照本届大会会务整体工作方案的要求, 本着安全精彩的原则, 办公室人员按照倒计时与工作流程进行了精细化的分工, 并与相关各工作团队进行了严密的工作对接。此次展演活动中, 演出团队来自数十个国家, 近百个团体。在8个场馆完成近七十场演出, 参演演员近三千名。会务工作还要协调好各项演出的舞台配置、灯光音响、舞美设置的调试、节目的预演联排和媒体的对接。大会开闭幕式当天, 会务组人员还分散布局在会场各个方位, 对现场人员、气氛控制和突发事件等进行了分工负责, 确保了大会的顺利、安全、有序召开。
(五) 完善资料, 及时总结, 为会务工作画上圆满句号。
为保证大会安全进行, 办公室人员对所有人员资料进行整理、汇总、筛查, 编制了《第29届世界音乐教育大会全体参会代表、工作人员、演员及志愿者名册》。此名册在大会召开期间为大会总指挥部、大会组委会掌握各类人员动态, 保证大会安全有序进行起到了重要作用。另外, 还编制了《第29届世界音乐教育大会筹办工作领导小组、组织委员会内部通讯录》, 方便了工作人员内部联络, 成为大会组委会工作的重要工具书, 为大会组委会各工作组间沟通协调发挥了重要作用;大会结束后, 学院办公室还完成了整个大会的档案管理工作, 便于形成长效机制。
二、对会务工作科学化管理的几点体会
会务工作看起来很繁琐, 但是十分重要, 因此更需要科学规划、合理安排, 及顾全大局, 又要细节着手。安全、有序、高质量的会务工作能够体现一所高校办公室人员的整体工作能力和服务水平, 更能体现了学校整体工作的规范程度。通过成功承办第29届世界音乐教育大会, 我们对于如何科学化地组织管理大型会议及活动有以下几点体会:
(一) 科学规划, 制定详细方案是会议成功举办的基础。
科学、合理、可行的工作方案是做好会务工作的重要前提和保证。按照项目管理的流程, 制定方案是第一步, 如果在时间节点上方案有所偏移, 那么势必会导致在实施过程中产生任务交叉、重叠、逆行等诸多问题, 这会严重影响工作进度和工作质量。方案要根据会议的主题及日程安排进行认真研究、反复探讨、仔细推敲, 并依照会议的规格、规模、范围、人员数量、时间周期等因素确定工作小组类别和数量, 明确各个工作小组的责任及分工, 将每一项任务分解到小组, 各小组的工作均由大会专门小组或办公室来进行沟通协调, 保证各工作组之间的对接环节, 负责整个会议期间的工作监督及监查落实, 保障大会顺利进行。
(二) 预案化管理, 细节化流程是会议顺利推进的关键。
工作流程的细化对会务工作的高质量完成起着关键作用。会议前期要制定各方面的预案、工作任务分工、时间倒排工作表等, 形成横纵交错、全覆盖的管理网络。尤其是时间倒排表的制定对时间点的工作成果管理和监督起到了重要的监测和评估作用, 有效地发挥了时间管理的高效性, 为每个阶段的工作进行提供了科学的时间管理和预测。工作流程中, 按照任务分工和时间倒排表, 将每个流程与每个人无缝对接, 便于监督整个工作进度, 也便于每个工作人员了解和熟悉流程, 清晰地梳理自己承担的每一项任务, 更准确无误地完成工作。
在需要证件管理的大会会务工作中, 也要早做预案, 让证件管理与报名工作相连接, 进行证件定点印制, 安全保管、科学分类、专人发放和控制。证件的科学管理是保证大会顺利召开的关键环节, 是大会安全有序召开的保障。
(三) 实地勘测、多次预演是确保会议成功召开的前提。
会前实地勘察举办的场地是大会成功举办的重要前提。会务人员要了解举办地点的天气、交通、场地、设备、资源、人员等多方面情况, 做到心中有数, 并在图纸上做记录, 尤其是安全通道、贵宾引入通道等重要人员通道的布置, 要事先进行实地演练, 计算好时间, 电梯的运行安排等也要考虑在内。实地勘察还包括座位的划分及布局。要熟悉整体座位数量、分布、面积等情况, 对领导和贵宾的中心范围进行重点布局, 要实现每一位领导对每一个座位, 这样专属管理, 在图纸上用不同的颜色加以区分, 在现场安排专人负责不同的区域, 这样才能保证在接待过程中能够顺利、平稳、安全。
(四) 嘉宾引导, 现场控制是会议现场服务水平的体现。
会场引导要根据会议的整体规模而定, 如果是小型会议, 则可委派1-2名引导员在会场入场处进行座位引导;如果是大型会议, 则需要制定会场引导方案, 其内容涉及引导规模、引导员数量、区域引导划分、引导内容等。引导工作是会务工作组织有序、管理有序的重要体现。会议现场有很多的突发状况需要临时紧急处理, 这是非常锻炼工作人员心理素质和文化修养的。因此, 要保持良好的服务热情和清晰的头脑, 这样遇到事情才能够冷静处理, 提升服务能力。
(五) 做好总结, 规范材料建档, 是会务工作长效化管理的保证。
对于高等院校来说, 能够承办一次国际大型会议是难得的机会, 这既可以提升学校的知名度和影响力, 也可以锻炼办公室人员管理服务水平, 是一次非常有价值的“练兵”。因此, 要把握每次实践的机会, 会后将整体工作进行梳理、完善和总结, 对每个实施环节进行跟踪评估, 及时将材料归档。这样, 在今后的工作中能够进一步提高工作效率, 便于建立长效机制, 推进会务工作科学化管理不可缺少的一环。