九段秘书工作方法

九段秘书工作方法（精选6篇）

篇1：九段秘书工作方法

九段秘书：如何做好秘书工作

适合对象：

企、事业单位中层行政管理干部和文秘工作人员，包括办公室主任、行政部经理、董事长秘书、总经理秘书、行政助理、行政主管、行政部门文员等 课程背景：

长期以来，人们总以为，秘书/助理就是接接电话、收发一下文件、搞搞会议记录、接待一下访客……总之，是一些事务性的工作，其实不然。秘书/助理虽然没有主管、主任、经理、部长等职务，但其级别却与其相同。秘书/助理往往是“一人之下，数人之上”、“一人之下，百人之上”，甚至“一人之下，千万人之上”，所以，秘书/助理就必须具备良好的素质、较宽的知识面与包括管理在内的各方面的能力，课程《九段秘书：如何做好秘书工作》便是你的加油站，你准备好了吗！课程特色：

实战型职业培训师，一位娓娓道来的讲述者，一位鞭辟入里的评论者，一位语惊四座的实战家，一位引领前沿思潮的导师，功底深厚，专注投入；以学员为中心，采用讲授、案例研究、情景模拟、游戏体验等现代互动式学习方式；理性了解与感性认知二者巧妙结合，学员适当笔记，既消化课程又在快乐中接受——卓越的培训效果。课时安排： 6小时 课程大纲

第一单元：对秘书素质与能力的要求

一、秘书/助理的岗位职责

二、对秘书/助理的素质与能力要求

三、21世纪的秘书助理的风范——全美秘书学会

四、秘书/助理的职业机遇

第二单元：九段秘书:标准化会议流程

案例研究：总经理要求秘书安排次日上午十点开一个会议。对秘书来说，什么是任务？什么是结果？怎样做才能得到好结果？让我们看看一至九段秘书的做法。

一段秘书的做法：发通知

用电子邮件或在黑板上发个通知；准备相关会议用品；参加会议，做好服务。案例判断：会议通知

思考：会议通知是不是这样？ 提个醒：研判是否需要开会

1、可以不要开会的“五个如果”

2、必须开会的“五个如果” 二段秘书的做法：抓落实

发通知后打电话与参会人确认；确保每个人被及时通知到。思考：为什么会场会有人打瞌睡，不投入？

一、失败会议的具体表现

二、对失败会议的预防措施 三段秘书的做法：重检查

（发通知打电话落实到人后）在会前30分钟提醒与会者会；确定参会人员有没有变动；对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的是不是必须参加会议的人。

四段秘书的做法：勤准备

（发通知，落实到人，会前提醒后）发完通知还去测试可能用到的投影、电脑、放大器等设备是否工作正常；并在会议室门上贴上小条：此会议室明天十点到十二点有会议

一、成功会议的标志: ——会议管理必要（除与会者以外）的三个角色

二、会议管理的仨角色各自在会前的工作

1、会议长在会前的（准备）工作

2、主持人在会前的（准备）工作

3、书记员在会前的（准备）工作 五段秘书的做法：细准备

（发通知，落实到人，会前提醒，测试了设备）还主动了解这个会议的目的性质是什么？会议的议题是什么？会议通知中就有与这个会议相关的议题等注意事项，供他们参考，以便会议一开始就能进入主题。

会议通知范例：

思考：这个会议通知咋样？ 六段秘书的做法：做记录

（发通知，落实到了人，会前也通知到了，也测试了设备，还提供了相关会议资料）还在

会议过程中详细做好会议记录；在得到允许的情况下，做一个录音备份。

——书记员（秘书）在会议中的职责 七段秘书的做法：发记录

会后整理好会议记录；起草会议纪要，呈送给总经理；请示总经理：会议纪要是否发给参加会议的人员或者其他人员（如有必要）。

一、会议纪要的概念

1、什么是会议纪要

2、会议纪要的重要作用

二、会议纪要结构的三个部分

1、标题（两项要素）：

2、正文（四项内容）：

3、末尾（三项内容）：

三、会议纪要写作的四个要点

八段秘书的做法：定职责

将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人；形成书面备忘录，经当事人确认后，交给总经 理与当事人一人一份；定期检查、跟踪各项任务的完成情况，协调解决执行中出现的问题，并及时汇报给总经理。

一、遵守高效会议的规则

二、与会者的八项守则

三、会议主持人的职责 九段秘书的做法：做流程

把上述过程做成标准化的会议流程，让任何一个秘书都可以把会议服务的结果做到九段；形成不依赖于任何人的会议服务体系！

小组研讨：制作会议管理流程

九段秘书的启示：任务与结果

对结果的追求程度不同，工作的内容和结果就会不同。工作结果的差异就是报酬和前途的差异。你想成为几段秘书？

第三单元：管理好你的上司

一、管理上司的内涵

二、首先是要与上司处好关系

看《亮剑》：“小心老子揍你！” 看《亮剑》：“新一团团长是李云龙”

三、管理上司的策略一： ——忠于上司的八个作为 看电影：春节要贷款

三、管理上司的策略二：

1、将荣耀归于上司

案例研究：……但是最近你发现，上司将你的方案改头换面之后呈现给他的上司，面对喜好邀功的上司，你怎么办？

2、解救上司的五个作为

四、提升上司对你的依赖程度 案例及提问、测试互动

篇2：九段秘书工作方法

九段秘书用工作中一个很简单、很常见的小实例，真实展示了每日琐碎工作中我们到底应该优化、提炼的是什么？其实在大多数情况下，对于我们想要的结果，不是办不到，是因为我们没有执着地办到。工作里，我们总在“过程和结果”中反反复复。也许人人身上都出现过“费力不讨好”，自认为自己已经很努力地完成了任务，但领导却“不以为然”的情况。而九段秘书的做法却让整个工作变得主动、积极、有效、执行力强。

工作中的事情不在乎大还是小，而是尽量将每一件事情做到标准化，让其在一个标准中来完善、优化、推进，结果当然会事半功倍，没有一双善于发现问题的双眼，总停留在老套的工作模式中，更谈不上创新并灵活、巧妙的分析、处理问题，所谓的“提高”永远是一个话题而已。

我们常常在工作的时候，不是简单的为了结果去做事情，而是在过程中既定很多障碍，如沟通、协调不对称，如果大家都在盯着过程，就忘了我们的目标。过程和结果其实并不矛盾，九段秘书的最高境界是用管理的方式实现了组织的目标，最大限度地释放了人们的能力，告诉各个相关人员如何做正确的事和如何正确地做事。

篇3：浅析秘书工作的一般职能和方法

众所周知, 秘书的职能就是为领导工作服务, 通过服务领导来体现为人民服务这一根本宗旨, 秘书的特性, 也因此决定了“秘书工作是很困难、很辛苦的工作”, “又是非常重要的工作, 这是很多人不愿干、一般人又干不了的活”。因此, 要成为一个优秀的秘书人员, 就必须充分把握秘书的时代涵义, 全面认识秘书这个职业的特点和要求, 全面把握好所扮演的社会角色。

1、秘书的含义

“秘书”一词自20世纪80年代产生以来, 不同的人对这一概念的理解均不一致, 各有侧重点, 下面先谈谈国外有关“秘书”的定义。

(1) 秘书应是主管人员的一位特殊的助手, 她 (他) 掌握办公室工作的技巧, 能在没有上司过问的情况下表现出自己的责任感, 以实际行动显示出主动性和正确的判断力, 并在给予的权力范围内做出决定。

(2) 秘书是指具有熟练的办公室工作能力, 能主动负责, 积极进取、干练果断, 能在授权范围内做出正确决定的经理助手。

下面再来看看我们国内秘书界关于“秘书”的若干理解。

(1) 秘书, 在我国现代主要是指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。

(2) 秘书是领导、专家、管理人员在履行其职务时的辅助人员。

(3) 秘书或秘书工作者是各级领导机关及领导人员的参谋和助手, 主要职责是协助决策, 承办业务, 摘好行政工作。

(4) 秘书是专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。

(5) 秘书是指掌管文书并协助机关或部门负贵人处理日常工作的人员。

2、秘书工作的特点

从前面关于秘书的定义中我们也可以看出, 秘书工作具有从属性和辅助性的特点。具体说来则主要有以下几点:

(1) 综合性。领导工作是全面性的工作, 其所涉及的管辖范围的深度和广度就决定了秘书工作的纷繁复杂特性。

(2) 服务性。为领导工作服务, 是文秘工作的永主题, 因此秘书人员就需要对上级的合理要求来通过自己的努力工作来满足, 并在具体的工作过程中表现出来。

(3) 事务性。办文、办会、办信 (电) , 收发公文, 撰写文稿, 接转电话, 接待来访, 安排日程, 上传下达等, 周而复始, 大多是以办事形式表现出来。

(4) 政治性。文秘工作必须坚持党的路线、方针、和国家的法规法令, 因而文秘人员应具有政治敏锐性和判断力。

(5) 机要性。文秘人员在领导身边工作, 为领导服务, 接触重要文件, 经管机密、绝密事项, 参加有关会议, 提前知道某些重要决定和信息, 这种机要性, 要求有保密意识, 遵守保密纪律。

(6) 服从性。文秘人员办任何事情, 处理任何事务, 都只能根据领导的意图和指示精神, 而不能擅自作主决定某项任务。

二、提高秘书工作的效率

忠诚和谨慎无异是对秘书的首要要求。因为秘书是以获得领导的信任为存在的前提, 而获得领导信任, 又必须主动以自己的忠诚去换取。从根本上讲忠诚的应是党和人民的事业, 而不是某一领导者。同时应当谨慎的处理各类事务, 以协调好各方面的工作, 避免出现不必要的失误和麻烦。

1、秘书工作的一般方法

(1) 要摆正自己的位置。首先必须认清“我是谁”这个问题。在工作中, 秘书永远要遵循规则, 为领导搞好服务。其次要知道“我在干什么”。秘书所从事的一般是基础性工作, 包括资料收集、文件整理、材料写作、调查研究等, 处于从属地位, 其价值只有在为整体服务的过程中才能得到认同。

(2) 要保持角色系统的整体均衡。秘书不能人为地给某一种或几种角色赋予功利色彩, 或夸大其作用秘书的多样性角色并无主次之分, 因此要协调好在不同环境下的各种角色的转换。

(3) 要善于换位思考。秘书的换位思考主要针对领导而言。领导有时工作上会出现差错, 可能在处理事务时采取感性的方式, 使得秘书不理解或想不通。这时秘书最好保持冷静的态度, 把自己放在领导的位上加以思考, 这样就会对领导偶然的过失表示理解, 同时向领导提出善意的补正意见。

(4) 要正确发挥各种角色的功能。不同的角色具有不同的功能, 角色主体只有自觉适应各种不断变化的环境, 才能在实践中实现自我价值, 从而极大地发挥自己的潜能。因此, 秘书必须让自己的身份角色和职能角色同时体现在具体的行为上, 共同发挥作用, 这样就能不断提高自己的综合素质。

2、提高秘书工作效率

秘书角色的准确定位是做好秘书工作的前提, 是秘书工作的指南。社会的高速发展要求我们必需准确定位自己, 只有准确定位自己的角色才能取得人生和事业的成功。提升综合素质, 满足角色的定位要求:

(1) 树立和培养相应的意识, 提高政策水平。有良好的意识才能在工作中保持良好的道德水平, 贯彻落实党的基本方针政策。所以秘书应该牢牢掌握马克思主义中国化的精髓, 提升政治素质, 辅助领导决策, 把工作做到实处。

(2) 实施严格有效的信息培训制度。如今的网络环境是对秘书的一大挑战, 因此需要采取相应的信息素质培训制度, 加大对办公室秘书进行岗前和在职信息素质培训的力度, 以增强各种应用、处理信息的能力。

(3) 进行自我教育, 更新知识。知识的更新是工作的创新的基础, 因此秘书人员应该熟悉本专业的基本知识, 积极扩大知识的涉猎范围, 以满足秘书工作的需求。

(4) 培育创新思维。秘书人员要在做好服务性、辅助性、协调性工作的基础上, 充分发挥自己的主观能动性, 积极开动脑筋, 对工作任务、工作目标、工作方法有自己独立的思想和语言。以次更好的为秘书工作服务。

(5) 加强业务培训, 提高工作水平。

三、结语

秘书人员应该熟练掌握必备的专业技能, 同时在具体的工作环境中不断通过各种途径和方式努力提升自己的综合素质, 科学合理的看待秘书角色的多样性问题, 并在不断处理秘书角色冲突的过程中全面的理解秘书这一角色, 最终给自己的秘书角色一个科学合理的定位, 顺利高效的展开自己的本职工作, 最终取得事业上的成功。

参考文献

[1]胡慧强.秘书学[M].中国劳动, 2002, 12:45-46.

[2]崔爱桃.秘书之道[J].现代商贸工业, 2008, 10:222-223.

篇4：九段秘书怎么做

任务与结果的差别，是很多企业的“心病”：有时候并不是员工不尽力，大家似乎都在工作，但企业却拿不到结果，导致销售下降，质量波动，人心浮动，没有业绩。同样，这也是员工们的疑惑：我这么努力，“圆满”地完成了任务，为什么老板还是不满意？

关键就在于，我们没有把重点放到结果上，被“完成任务”迷惑了。其实在大多数情况下，对于我们想要的结果，不是办不到，是因为我们没有执著地办到。

模拟测试：总经理要秘书安排会议。

总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。在这件事中，什么是任务？什么是结果？通知到所有参会的人员，然后秘书自己也参加会议，来做服务，这是“任务”。但我们想要的结果是什么呢？

下面是一至九段秘书的不同做法，大家不妨边看边对照，如果你是这位秘书，你会做到第几段呢？

一段秘书的做法：发通知。用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。

二段秘书的做法：抓落实。发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。

三段秘书的做法：重检查。发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参与，确定有没有变动；对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，为总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。

四段秘书的做法：勤准备。发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室几月几日（或是周几）几点到几点有会议。

五段秘书的做法：细准备。发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备；同时呢，还主动了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）。

六段秘书的做法：做记录。发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。

七段秘书的做法：发记录。会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。

八段秘书的做法：定责任。将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。

九段秘书的做法：做流程。把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！

从以上九个不同段位的秘书的工作方法我们可以看出，由于对结果的追求程度不同，秘书的工作内容也发生了很大的变化。这种做事的理念和方法，不仅仅是针对做秘书这个职务的人需要学习，其实是我们每个人都应该学习的。

因此，在日常工作中，有这样两个问题是我们需要不停自省的：

1．我想要的结果是什么？

篇5：九段秘书

考考你的秘书是几段：执著与结果有什么不同？

任务与结果的差别，是很多企业的“心病”：有时候并不是员工不尽力，大家似乎都在工作，但企业却拿不到结果，导致销售下降，质量波动，人心浮动，没有业绩。同样，这也是员工们的疑惑：我这么努力，“圆满”地完成了任务，为什么老板还是不满意？

关键就在于，我们没有把重点放到结果上，被“完成任务”迷惑了。其实在大多数情况下，对于我们想要的结果，不是办不到，是因为我们没有执著地办到。

模拟测试：总经理要秘书安排会议

总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。在这件事下，什么是任务？什么是结果？通知到所有参会的人员，然后秘书自己也参加会议来做服务，这是“任务”。但我们想要的结果是什么呢？下面是一至九段秘书的不同做法。

一段秘书的做法：发通知?用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。

二段秘书的做法：抓落实?发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。

三段秘书的做法：重检查?发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参与，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也?总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。

四段秘书的做法：勤准备?发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。

五段秘书的做法：细准备?发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）。

六段秘书的做法：做记录?发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。

七段秘书的做法：发记录?会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。

八段秘书的做法：定责任?将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。

九段秘书的做法：做流程?把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这给流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系！

从以上九个不同段位的秘书的工作方法我们可以看出，由于对结果的追求程度不同，秘书的工作内容也发生了很大的变化。

不仅仅是针对秘书这个职务，这是我们每个人都应该学习的哲理，不仅应该是工作的信条，或许在你一生中做人做事都是这样。

篇6：《九段秘书》读后感

总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。如果你是秘书，你会怎么做?下面是一至九段秘书的不同做法：

一段秘书的做法：发通知--用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。

二段秘书的做法：抓落实--发通知后，再打一遍电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。

三段秘书的做法：重检查--发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与参会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。

四段秘书的做法：勤准备--发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影，电脑等工具是否工作正常。并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。

五段秘书的做法：细准备--发通知。落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么?总裁的议题是什么?然后给与会者发过去与这个议题相关的资料，供他们参考，提高会议效率。

六段秘书的做法：做记录--发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录(在得到允许的情况下，做个录音备份)。

七段秘书：发记录—除了之前的准备，会后整理好会议记录(录音)给总经理。然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。

八段秘书的做法：定责任--将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录。交给总经理与当事人一人一份。并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理

九段秘书的做法：做流程--把上述过程做成标准的“会议“流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系!