秘书工作探究论文

摘要：在高校体系内，行政秘书往往肩负着多重职责，需要做好上传下达、高效执行院系领导决策、人事招聘培训职称评选、资产管理等工作，工作内容琐碎繁杂，传统的纸质媒介沟通工作方式已经捉襟见肘。新媒体的发展在给行政秘书工作提出新挑战的同时，也为提高其工作效率提供了更多机会。本文就如何借助新媒体工具提升行政秘书的工作效率进行探究。下面是小编精心推荐的《秘书工作探究论文(精选3篇)》，希望对大家有所帮助。

秘书工作探究论文 篇1：

从中小企业秘书工作现状探究高职秘书专业培养趋势

摘 要： 随着秘书专业毕业生数量不断上升，企业对秘书人才的需求已趋于饱和，秘书的供求矛盾逐渐激烈化。秘书专业毕业生就业形势非常紧迫，中小企业职能、职权、职责不清给秘书工作带来很大压力。文章通过分析中小企业秘书工作现状，从秘书工作角度研究当前中小企业行政、人事、管理划分，对高职秘书培养中存在的问题提出解决方法与策略。

关键词： 高职教育 秘书专业 专业培养 工作现状

国内秘书从业人员中百分之七、八十均为商务秘书，角色介乎业务、人事、行政之间，职权往往不能划分清楚；由于秘书的专业制度、学习制度不够完善，很多人以为只要会打字、会使用电脑、复印机、传真机就可以做秘书了，其实这根本谈不上专业性、职业性，真正的秘书专业工作者应当参与到企业建设、企业日常决策之中。

外资企业和民营小企业是今后我国秘书职业就业和发展的主战场。外企对秘书工作经验、个人品行、文化素养乃至性格提出了更高的要求。有关调研显示，中小型企业需要的秘书人员实际上是“综合秘书”、“综合人才”，商务秘书、涉外秘书将会成为民营企业需要的秘书主要类型。秘书职业的专业化已成发展趋势。

秘书在现代企业中属于最基础，也是最重要的岗位之一，岗位职责描述是最模糊和最广泛的。业务工作能力再强的管理者也不可能24小时工作，所以秘书扮演的正是上传下达、服从领导、完成交代工作的角色。由于秘书职责划分不明确性，造成现在很多企业都是一岗多职，“行政人事不分家”。如行政助理的岗位职责涉及很多方面，包括财务管理、人事招聘、仓库管理等。秘书工作人员的职业化需求越来越高，表明秘书或者行政工作者的工作职责明确划分，应该越来越趋于科学化、现代化和专业化。

一、秘书岗位发展和转换优势影响秘书工作现状

在事业单位或者企业里，秘书人员与其他职位人员相比，存在相对天然优势。譬如职业转换，特别是公司内部换岗、岗位轮换、升职具有很好的优势。秘书专业因具备专业全面性，在职业转换，特别是公司内部换岗具有很好的优势。很多秘书工作者最终成长晋升为行政主管、经理助理、人力资源经理、部门经理、市场/公关部主管、财务管理人员，甚至为以后职业发展打下坚实的基础。

（一）中小企业秘书工作现状

当今中小企业大都取消了“秘书”这一职位称呼，改而用某某“助理”代替，譬如“行政助理”、“人事助理”、“业务助理”、“总经理助理”等，因为企业管理制度的公开性、协助性。

例如：中小企业将行政助理方向及其职责定位为：1、日常工作的管理与维护，规章制度的制作与修改，员工考勤统计、工资表的计算，社保、医保的办理；2、负责公司办公环境维护；负责保证设备的正常运转（包括复印机、打印机、空调及指纹打卡机等）；3、办公用品的采购，储藏室物品的保管工作，做好采购领用的相关登记；4、招聘、面试接待与沟通，员工入职相关背景资料的核查；5、完成上级主管交办的其他工作。行政助理工作比较“杂”，很多人借此说秘书或者行政工作者就是“打杂的”。事实上，行政助理的工作内容是保证公司工作正常运作，工作内容多元化，属于基层管理工作。

又如中小企业人事助理方向及其工作职责定位为：1、分发简历至各部门经理，安排面试；2、办理员工入职、保险、离职等手续；3、负责部分面试、面谈工作；4、统计各种数据每月上报；5、协助行政工作；6、其他日常人事工作。对比总经理助理方向及其工作职责定位：1、参与企业发展规划编制和企业重大决策的讨论；2、组织制订企业的人力资源规划；3、组织企业的招聘及对员工的评价、考核和激励工作；4、负责企业的财务管理，指导财务科长提报年度预算与财务报告；5、审核财务计划与监督资金运作；6、负责召集企业各项会议，督促会议决议的执行，检查总经理布置的工作任务的贯彻落实情况。

由此可见，行政、人事的工作职责有相通之处，毕竟公司的行政事务比较单一，行政兼管人事招聘、行政兼管财务的情况屡见不鲜。在一些中小型企业出现了行政兼前台、行政兼人事，也就是一岗位兼多职位的情况。可见总经理助理这类等级较高的助理秘书，还是可以参与到辅助决策中的，离最高管理层最近的秘书工作人员，往往是可以学习最多、锻炼能力最强、未来最可能成长为管理层的秘书工作者。

（二）秘书工作存在的问题

1.秘书工作制度不完善

我国企事业单位里的秘书人员，由于没有相应的公司政策、工作制度等相关制度作依据，相对应的职权分立不明确，致使工作效率和工作积极性降低。在很多中小企业，秘书工作者本人甚至管理者都认为秘书是人人都能干的“打杂”的事情，没有技术含量，没有实际、真正地参与到企业建设、管理中，“白领”的身份并没有想象中高。这样的误解不利于秘书发展。

因此，制定出适合我国企事业单位秘书工作的相关制度刻不容缓，科学地明确秘书地位和职权范围，是促进我国秘书职业快速、健康发展的有利条件。

2.秘书工作不规范

据调查，全国现有2000多万毕业生在职秘书，其中只有10℅左右的是秘书专业毕业生，半路出家的秘书相关工作人员较多，很多学生是学行政管理、人事管理、汉语言文学等专业出身的。他们没有经过系统规范的学习，缺乏基本的专业知识。在工作中，他们缺乏秘书职业意识，职业道德不规范，并有凭感觉做事的情况，严重影响秘书工作的规范性。本身不能胜任秘书工作，更不可能做一个合格的现代化秘书。因此，只有做到秘书工作的规范化、制度化，才能体现秘书工作的重要性和严肃性，才能保障秘书工作的质量与水平。

3.秘书工作手段陈旧

21世纪是计算机时代，计算机使秘书工作手段由人工式向操作自动化转变。处理事务时秘书会熟练地操作电脑、打印机、传真机等自动化仪器，这些常见的办公设备并不是每个秘书人都会使用与正确使用的，更不要说简单的应急维修了，这使得秘书真的成为“空架子”和“打杂”的工作者。

我国办公自动化工作起步虽晚，但是目前已经顺利完成了第二代电子邮政系统，逐步实现无纸化办公，一方面节能环保，另一方面加快通讯速度和办公速度，信息沟通速度、质量、保密度都得到很大提高，方便秘书上传下达，完成上级领导的工作安排。然而，大部分秘书人员在工作中仍沿用传统工作方法，电脑沦为打字聊天的工具，只会基本的办公WORD写作、PPT制作、EXCEL表计算与制作，而这些已经成为很多上班族都会的基本技能，毫无竞争力。不仅忽视先进的科学信息技术发展，更影响秘书办公效率、速度和质量，这就要求相关部门对秘书进行专业的办公自动化培训，熟练使用办公自动化操作，有效地在工作中应用，将“三办”工作科学化。

二、高职秘书专业培养趋势

从另一方面来看，秘书职责不明确为秘书专业培养带来较大变革，秘书专业毕业生就业方向的选择性更多，在中小企业中，行政、人事管理、业务部门等管理、行政岗位都是适合的工作岗位方向。

一般在中小企业，销售是重中之重，除此以外，公司有可能没有人事、没有仓管、没有财务部，这三个部门的事务都可以归为行政助理负责。行政助理的工作就是负责除销售之外的所有事情，正因为这样，行政助理得以接触工资表计算、仓储管理、人事招聘一系列工作，也间接学习到了很多行政、销售、财务、仓管知识。但是，秘书要想在企业中站稳脚跟，不断进步，光靠在企业里各种“打杂”、什么都会是不行的，仍必须做到秘书工作的职业化、专业化。

（一）秘书工作的职业化

现如今企业里，各种专业人员都可以取代秘书岗位，如行政管理、人力资源管理、现代汉语言文化学专业更被认为是“秘书专业”的另一名称。这使得秘书专业的学生在学习阶段努力学习、考试得来的秘书资格证书显得没有优势。实际上，秘书任职资格化制度早在1997就开始实行了，然而秘书职业资格考证名不副实，把关不严，过于形式化，考核的知识内容，尤其是对操作技能等的考核不合理，只是流于表面，不能真正考评出秘书专业学生的能力与水平。此外，秘书职业资格证书还没有被社会用人单位广泛认可，没有得到应有的重视，秘书职业资格证书变得可有可无，很多没有秘书资格证书的人员一样可以进入企业担任秘书工作，无疑增加了秘书专业毕业生就业的难度。

根据2003年最新修订和颁布的《秘书国家职业标准》改革考试方案，秘书职业化才算真正走上了现代化、职业化、专业化、实用化的道路。秘书职业资格证书考试从教材到考试都必须改革，要能打造出真正精英秘书的品牌。高职秘书专业教育要顺应时代发展，就必须把秘书专业从“大众教育、普通专业”转换成“精英教育、精英专业”。

（二）秘书教学的专业化

很多高职院校都设立了秘书专业，可以说秘书专业是高职学校的传统专业、甚至是王牌专业，但是这样一个讲究专业特色、面向现代职业化的专业却存在教材过时、教学手段守旧、设施落后等问题，缺乏系统的、科学统一的教学制度。

根据以往调查结果，目前高职院校中，还没有形成一套系统的、完整的秘书专业专用的教材。

诚然，秘书专业学生需要学习财务、管理、贸易各种知识，但是这不代表可以把会计专业的《会计基础》原封不动地安排到秘书专业课程中，与此同时，国际贸易课程确实是一门很实用的课程，现在大中城市外贸公司、外企林立，学好了国际贸易对学生进入外企或者外贸进出口企业有很好的帮助，但是很多学生反应《国际贸易与实务》实在是有点难，这和他们之前没有接触国际贸易的基础知识有关。因此，这类课程应该从国际贸易入门着手。

此外，涉外秘书除了熟练掌握英语，更要熟悉关注日语、韩语等多种语言，对经济贸易、投资、财会、国际贸易等方面知识要有比较深的了解，能够熟练写经济文书、协议书、会议纪要、邀请函、考察报告、市场调查，能胜任企业多个部门对专业知识的要求。高职秘书专业培养出的学生，需要系统地学习专业课程如秘书礼仪、企业管理、文书报告书写、会计基础、国际贸易与实务等一系列专业课程，才可以胜任秘书工作。

高职院校的课程不能过于注重理论，而忽视实践操作，在现代办公自动化时代，秘书专业的毕业生很多不会使用打印机、传真机、投影仪，有些毕业生初到公司，连裁纸机都不会用，甚至连安装打印机、下载驱动装置、打印都要在同事的协助下才能完成任务。所以，高职院校在这方面应该改进，实训室里的设备不应该只是桌椅和电脑，打印机、传真机、碎纸机等现代化设备都应该是重要的教学设备。

三、结语

当今社会的秘书人员越来越需要加强职业化培训，提高专业素养，时刻保持领先的职业技能，绝不能成为办公室的冗员，成为扁平化管理的淘汰对象。高职秘书专业教育必须明确的理念是：秘书职业不是企业里谁都可以替代的，秘书工作人员应该积极参与到企业建设中，参与到企业发展、规划、决策中，建言献策，真正参与到企业实际管理中，成为企业的管理者，也成为自己人生的管理者。

秘书工作者必须是企业的管理者、辅助决策者、参与者，要以企业管理者的姿态工作，而不是以“打杂的”消极的、懒惰的心态工作。秘书专业毕业生更应该适时调整思想，合理规划、管理自己的职业生涯发展路线。一方面要改变心态，积极、认真完成领导交代的工作，另一方面要积极建言献策，参与到辅助决策之中，有利于自身职业生涯发展。

秘书专业教学必须做到专业化、职业化教学，从秘书专业学生的职业道德、基础知识到秘书工作的实际操作都要作为重点，实训过程加大计算机、打印机、传真机等现代办公设备的使用操作、安装和简单维修。此外，应对很多企业行政和人事不分家的情况，还可以增设人力资源管理、经济管理类课程，让秘书工作者真正成为社会上一专多能、多专多能的不可替代的精英人才。

参考文献：

[1]董汉庭.私营企业秘书的现状与发展前景[M].秘书之友出版社，2010.9.

[2]任群.秘书工作[M].重庆大学出版社，1998.6.

[3]张丽琍.秘书实务[M].中央广播电视大学出版社，2009（02）

[4]董汉庭.喜爱秘书一代新人的成长—改革开放30年我国秘书队伍的巨大变化[J].当代秘书论坛，2009（1）.

[5]何宝梅.秘书学基础理论探究[M].浙江大学出版社，2010.6.

[6]王国英，黄擎.文秘学[M].杭州：浙江工商大学出版社，2010.

作者：杨靖

秘书工作探究论文 篇2：

新媒体时代提高高校行政秘书工作效率的方法探究

摘  要：在高校体系内，行政秘书往往肩负着多重职责，需要做好上传下达、高效执行院系领导决策、人事招聘培训职称评选、资产管理等工作，工作内容琐碎繁杂，传统的纸质媒介沟通工作方式已经捉襟见肘。新媒体的发展在给行政秘书工作提出新挑战的同时，也为提高其工作效率提供了更多机会。本文就如何借助新媒体工具提升行政秘书的工作效率进行探究。

关键词：新媒体;行政秘书;工作效率

高校行政秘书工作比较繁杂，常常湮没于日常行政事务中，缺少时间来思考如何提升自身能力和自我职业的发展。随着新媒体技术的发展，高校行政秘书要正确面对新媒体环境带来的机遇，积极应对其中的挑战，更要通过深入了解新媒体的发展，将其充分应用到工作中，提高自身的工作效率。

一、高校行政秘书的工作职责

高校行政秘书工作内容较为多样，不仅要做好上传下达的沟通，也要高效完成领导者的各项决策，为广大師生服务。主要工作内容有以下几方面：与学校人事处对接，负责教职工的考勤、招聘、职称申报、教师资格证申报、教师顶岗实践、教师外出学习、业务培训、教职工年度考核、人事档案归档等工作;与信息技术装备部、后勤处对接，负责制定办公设备添置计划、申报购买、办公用品及设备的领取、固定资产的等级、维护等工作;接收并传达校办、人事处、后勤处等各行政管理部门的文件、通知，各种信函的收转、传阅;报纸杂志、图书资料的征订、保管、借阅及归档;负责开具介绍信和各类证明、学院公章的保管和使用;学院日常派车;学院行政会议的会场布置、会议记录、会议室、资料室等的管理。

二、行政秘书工作效率低下的原因探究

（一）行政秘书待遇普遍不高

行政秘书岗位在高校主要扮演辅助角色，辅助领导完成上传下达及各职能部门之间沟通工作、完成领导交代的各项决策等，因此高校管理者往往对行政秘书的工作性质不够重视，大多数教师及学生也对行政秘书的工作不够认同和尊重。随着高校发展教育改革分配制度不断向教学一线倾斜，高校更重视专任教师队伍建设，行政秘书与教师队伍待遇相差较大 [1]。其次，行政秘书收入来源比较单一。由于岗位性质，行政秘书多是做一些事务性的日常工作，相较教师缺少一部分如科研项目、指导毕业论文、指导学生实习等收入渠道，进一步拉大了收入差距。尤其是随着我国高校人才引进的飞速发展，国内高校招聘门槛逐年提高，行政秘书岗位也向着高学历层次发展，在同等学历层次下由于岗位工作内容不同，导致待遇相差较大。这些都会影响行政秘书的工作积极性，很容易使其产生倦怠心理，进而影响工作效率与质量。

（二）行政秘书的职业发展有较大的局限性

行政秘书的事务性工作繁多，工作内容往往不能像教师一样，通过一定时间的研究获得相应可见的成果。琐碎繁多的日常事务导致行政秘书缺少充足的时间提升科研水平并改进工作方法。部分高校对行政秘书工作不够重视，在对行政秘书岗位的设定上缺少相应的岗位晋升体系，对该岗位的职业发展没有明确的规划引导，使得很多人会对自己的岗位进行重新评估与审视，这也造成该岗位的流动性大，进而影响高校整体的工作效率和执行力 [2]。

（三）缺少相应的培训体系，工作凭借经验

行政秘书是学院领导与教师、学生沟通的桥梁，对接高校多个职能部门，是保证高校顺畅运行的润滑剂，但并没有像专业教研室、辅导员工作室这样针对某一类岗位进行专业系统学习、交流、培训的平台。大多数行政秘书凭自学和经验完成工作，新人需要较长的摸索适应时间，在不断地学习碰壁中完成工作，一方面造成了很多不必要的加班情况，另一方面也降低了工作效率。

三、新媒体的发展对行政秘书的工作挑战

（一）提供了灵活陌生的工作方式

在高校传统工作模式中，行政秘书通常通过QQ文件、Office办公软件等传达文件和工作方案，这种形式不仅增加了和各位教师的距离感 [3]，而且因为文字表达不足可能会产生因个人理解不同导致的误差，实际工作效率并不高。随着新媒体的发展，要摒弃以往传统但熟悉的工作方式，重新学习运用新媒体平台，这给工作繁忙、时间紧张的高校行政秘书提出了新的挑战，但同时也提升了其工作的灵活性。

（二）对工作主动性提出更高要求

随着移动通信技术的成熟，微信、QQ、微博等移动社交软件逐渐成为人们沟通的主要途径，这些沟通途径在为信息交流带来便利的同时，给人际交往能力带来了明显的挑战 [4]。很多教师长期面对学生上课，语言表达能力都非常好，逻辑清晰语言明确，但在网络虚拟时代，教学沟通有了明显的难度，尤其是一些不熟悉软件使用的老教授。另外，基于新媒体的发展，行政秘书的工作有了更丰富的资源和平台。对工作琐碎、压力较大的行政秘书来说，他们需要花费大量的时间重新学习新媒体软件编辑和推广方法，这就要求行政秘书必须提高工作主动性，在虚拟和现实两个层面开展相关管理和引导工作。

四、借助新媒体工具提升工作效率的路径

行政秘书可借助新媒体方式，优化教职工考勤、请假等步骤，抛弃烦琐的纸质化办公，减少教职工的时间成本，简化表格汇总等烦琐步骤，提高工作效率。

（一）充分运用线上文档

以往的行政工作都伴随着无数的材料收集、整理、检查、汇总等步骤，经常由于每个人的理解不同而修改重复，既浪费了教师递交材料的交通成本和时间成本，又加大了行政秘书的工作烦琐程度，致使工作效率低下。随着互联网科技的发展，行政秘书可通过充分学习，借助新媒体手段使工作更加灵活，更加省时省力。例如，可在办公中引入腾讯文档等在线编辑文档，教师们可以自行线上填报信息，有问题也可以线上及时修改，为行政秘书省去汇总信息的时间。

（二）高校信息化门户平台的高效利用

随着信息化互联网的飞速发展，很多高校已经陆陆续续建立了信息化门户平台，门户上集成了OA信息系统、人事信息管理系统、财务手机报账系统、档案管理系统、资产采购管理系统、数字图书馆系统等模块，基本涵盖了行政秘书工作的主要内容，所以行政秘书可以充分借助信息化门户平台完成工作。

行政秘书可以利用碎片化的时间学习使用信息化系统的操作方式，还可以学习制作短视频并上传云端、开放下载等方式，共享需要传阅的文件或操作规范，搭建本院自己的微视频共享平台。这样不仅可以提高高校行政管理秘书的工作效率，而且增加了其工作的趣味性，增进了和教师学生的情感交流 [5]。行政秘书还可以充分运用OA系统，例如有很多文件需要申請院系领导和校领导审核后发布，通过OA系统可以线上申请校领导、院系领导一键审核签字，省去了在各个会议间隙找寻领导签字的时间，提高了执行效率。

（三）运用微信小程序提高人事管理工作效率

对行政秘书来说，日常教职员工考勤管理和工作会议签到等都随着院系不断地发展、教职员工队伍不断地扩大，需要花费大量的时间去一一对应，往往在开完全体教职工大会后，需要一下午时间处理人员考勤、办理请假等事宜。基于新媒体技术的发展，行政秘书可以充分借助微信小程序的线上签到功能，提高工作效率。

微信小程序线上签到功能非常强大，可以在签到的同时定位，杜绝以往会议代签的情况;也可以设置一定频率的多次签到，如每半小时扫码定位，可避免以往教职工开会签完到就走的问题，提高工作会议效果;更可以定时定位考察教师是否按时到岗，杜绝因个人原因上课迟到的问题，省去了院系和教务处去教室实地查课的工作，有突发事件也可以及时反应处理，更好地提高课堂质量。

（四）运用公众号传达操作流程

人事管理工作中，涉及很多经常更新的政策通知，例如医保报销、生育报销、个人工资退税、人事考勤管理办法等。行政秘书需要及时地传达并解释这些政策方法和操作流程，但往往因为流程烦琐，需要花费较长的时间去一一解释。运用微信公众号的平台，行政秘书可将文件和报销流程等做成推文或者图片上传，简单明了，有需要的老师可以随时查阅。寒暑假期间，也可以通过上传推文到公众号达到宣传的目的，例如，行政秘书可将正确七步洗手方法、可以有效消毒的日常可用化学用品科普、近期院系动态等，用流行的方式传播，使教职员工可以利用碎片化时间学习到有效知识。

五、结语

高校行政秘书工作事无巨细，是高校领导决策的有效执行者，是高校管理者和教师、学生工作沟通的桥梁，应充分抓住新媒体发展给予的机遇，正视新媒体发展提出的挑战，发挥积极的工作能动性，主动学习掌握前沿的工作方法，充分运用微信、QQ、短视频、线上编辑文档、信息门户系统等新媒体手段提高自身工作效率，进一步从烦琐的日常事务中解放出来，积极探索行政秘书的工作可能性和发展之道，更为高校系统的畅通运作做出自身应有的贡献。

参考文献：

[1] 余明江. 高校行政秘书倦怠情绪探析[J]. 四川民族学院学报，2010（05）.

[2] 范翠. 高校二级学院行政秘书工作之浅析[J]. 中小企业管理与科技，2011（05）.

[3] 张中华. 新媒体时期高职院校辅导员工作新思路[J]. 信息技术，2020（36）.

[4] 周探伟，刘向荣，张宇，等. 新媒体环境下高校辅导员媒介素养提升策略研究[J]. 文化创新比较研究，2019（16）.

[5] 倪喜琴，邹修建. 信息化管理系统在高职院校中的应用——以行政秘书工作为例[J]. 现代信息技术，2020（04）.

（荐稿人：单丽薇，广州工商学院副教授）

（责任编辑：刘宇凡）

作者：夏璐

秘书工作探究论文 篇3：

探究高校教学秘书工作存在的问题与对策

摘 要：高校教学秘书工作作为高校教学管理中重要的组用，同时教学秘书工作是各个院系和制度落实的关键环节，其工作质量的高低直接影响到成部分，对高校教学起到了一定的作了高校教学工作任务的顺利进行。本文通过对高校教学工作的探析和所存在问题的研究，提出相应的解决对策，促进高校教学秘书工作的顺利开展。

关键词：高校教学；秘书工作；对策

高校的重要任务是教学，在教学管理水平上的质量好坏直接影响着高校的水平和名誉，高校教学秘书工作是各个教学管理的关键环节，处于基层又是最前沿的位置，掌管着教学工作上上下下的信息传递工作，是教学活动与管理的纽带，是保证教学活动正常运行的基石。

努力做好高校教学秘书工作，是开展教学任务的基本条件和重要出发点，本文就秘书工作中存在的有关问题提出了相应的对策和建议。

一、高校教学秘书工作的重要性

1.为学校教学计划出谋划策。教学秘书是教学管理中的基层管理者，同时也是直接参与者。在日常的管理活动中，起到一定的沟通作用，作为上级与下级之间的情报信息传递者和沟通的桥梁和纽带，秘书工作在学校决策、教学计划制定的过程中提供一定的具有参考意义和价值的资料和信息，为学校出谋划策，顺利开展教学计划工作。

2.安排教学过程的开展。日常秘书工作不仅繁琐而且沉重，有来自教师、学生以及管理层各方面的大小事宜。除了帮助老师安排教学任务，调整相关教学计划，还要安排课程考察和考试制度，负责调课、停课等工作；对于学生需要组织选课、征订教材、整理学期考试成绩和安排补考等内容。

3.服务于高校师生。在学校里发生的任何矛盾和冲突都要靠教学秘书去解决处理，在高校中教学秘书承担着不可忽视的重要作用。秘书工作必须要保障高校教师有效地进行工作和教学，与学生协调合作，及时疏导师生间的沟通障碍，为高校师生提供良好的善后工作和服务，让师生在各自的领域内无后顾之忧地进行教学和学习。

二、高校教学秘书工作的工作特点

1.独特性。教学秘书工作的内容主要以服务师生为主。高校聚集了许多优秀的知识分子，各个人性格迥异，也有不同背景的学生和老师，教学秘书需要因每个人不同的特点找出最合适的解决方案服务于每个人。不仅有难度，还得实现服务多元化，更增加了教学秘书工作的独特性。

2.繁琐性。教学秘书工作的对象针对高校的各个阶层，除了老师学生还有上级领导，工作范围很广泛，涉及到教学管理中的各个方面，同时也关乎到师生之间的切身利益，比如：档案整理，补考通知，课程安排，退改选课程，请假制度等。

3.规律性。每年各大高校都会送走一批毕业生，迎来一批新生，还会有相当比例的老师退休和入职，这些工作都需要秘书进行提前的规划，负责管理。一般管理工作的内容时效性为一学年，具有一定的规律性可言。每一季的新学期开学前，秘书负责将这一学期的各大事项处理安排好。

三、高校教学秘书工作存在的问题

1.岗位职责不明晰。教学秘书日常工作琐碎且繁重，涵盖了教学管理的方方面面，这是一个管理服务性岗位，工作量大、时效性强，需要教学秘书具有细心和耐心的特点，对于国内大部分高校而言，院系设置岗位不明晰，没有具体岗位管理模式，特别是对于新建院校来说，秘书工作承担着大部分教学管理工作，日常精神负担重，责任大，岗位的缺失和繁重的工作量使得管理出现一定的混乱。

2.发展空间受限，培训少。工作任务的繁重使得秘书不能随意离开自己的岗位，需要承受丧失机会的风险，相关项目申报难度比教师大，在科研成果方面也是短板，对职称评定不利，相应地，院校在培训和进修方面也经常忽视教学秘书，缺乏进修深造、出访考察的机会，这就使得教学秘书在个人业务水平上停滞不前，在教学管理理念上跟不上新的发展趋势，影响教学质量。

3.工作上受重视程度不够。教学秘书工作虽然平凡但是在教学管理中是不可或缺的重要环节，不少人在这项工作的认识上缺乏常识性，存在误区，认为高校秘书工作等同于办公室喝茶，就只是日常的打打字，接收发布通知等，对秘书工作的支持力度远远不够。同时也缺乏对该工作的體谅和理解，认为这是谁都可以胜任的工作，严重阻碍了秘书工作的积极性。

四、相关建议和对策

1.明确岗位职责。教学秘书是高校教学的服务者，不同的教学项目应该由不同工作岗位上的秘书负责，做到点对点，面对面，明确各自的岗位职责，防止出现岗位交叉混乱的现象。秘书的日常工作繁琐且工作量大，只有明确了各自的岗位职责，高校的教学管理效率才能提升，才能帮助高校更好地进行人才培养。

2.完善考核制度，提高员工积极性。提高教学秘书工作的积极性，建立奖罚分明的激励机制，对优秀的秘书人员进行奖励。奖励的方式可以多种多样，比如口头表扬或者物质奖励，激发员工工作的热情和参与性，同时完善考核制度，对表现优秀的员工施行晋升，以此保证制度的执行和教学管理工作的顺利进行。

3.加强重视程度。在高校中，只有上层领导人重视了教学秘书工作，才能使得秘书工作的政治地位得到提升。相关高校负责部门应当消除管理层对秘书工作的错误认识，积极鼓励秘书工作的开展，提高教学秘书的收入水平，充实教学秘书的工作，适当地提供更多的进修机会给教学秘书，学习最新的知识运用到教学管理中去。

五、结束语

总而言之，高校教学秘书工作是高校管理中不可缺少的重要环节之一，高校管理层要正确认识到教学秘书工作在教学管理过程中的地位和重要作用，加强高校秘书团队的建设，针对提出的问题，加强对秘书工作的重视，找出符合学校本身特色的有效解决方案，积极推进高校持续、健康地发展。

（作者单位：东莞理工学院城市学院）

参考文献：

[1]任福全，李娟，魏明月.高校教学秘书工作存在的问题与对策探究[J].四川工程职业技术学院学报，2015，v.29；No.9701：51-53.

[2]倪丽梅.高校教学秘书工作存在的问题与对策探析[J].科教文汇（上旬刊），2011，No.15701：1-2+18.

[3]王红.探究高校教学秘书工作存在的问题与对策[J].湖南科技学院学报，2015，v.36；No.21912：113-115.

作者：金宝慧