中驻外办事处管理办法

中驻外办事处管理办法（通用10篇）

篇1：中驻外办事处管理办法

迈瑞科驻外办事处管理制度

第一章 工作职能与岗位职责

一、组织架构：

办事处主任文员业务人员服务人员

二、编制设置原则：

办事处:办事处主任、文员、销售代表

三、办事处工作职能

办事处是迈瑞可的驻外机构，是企业向市场延伸的重要窗口。办事处代表公司的利益履行如下职能：

1、基本职能

（1）、办事处根据公司的营销计划，承担公司下达的销售任务，并组织代理商、经销商及直营团队的二次任务分配。

（2）、办事处负责规范代理商、经销商与直营团队的营销行为，同时做好协调工作。（3）、办事处根据公司的有关规定，执行和负责各款项催收工作。

（4）、办事处负责管理当地代理商、经销商和直营团队的信息报备，定期与公司反馈报备的信息和跟踪进度。

（5）、办事处根据公司的任务指标，可按要求报人员招聘计划，经审批后，由办事处负责组织、招聘、培训所需要的业务人员及其他工作人员。

（6）、办事处行使对公司在当地财产的保护管理权，确保公司的财产安全。

2、市场运营及维护

（1）、办事处负责当地市场的开拓、客户资源开发和管理；

（2）、办事处负责组织、策划、执行公司在当地市场的产品宣传、品牌宣传、企业形象宣传，提升品牌和企业在当地的知名度，同时协助代理商和经销商做好公司产品宣传活动。

（3）、办事处代表公司负责与当地客户的联系协调、租赁业务、广告业务的往来。（4）、办事处负责对当地职能部门的联系、协调，处理好公司在当地的公共关系，确保销售业务工作的顺利进行。

（5）、负责收集、整理、反馈当地市场信息及同行竞争品牌的营销动态，及代理商和经销商的市场信息。

（6）、办事处负责对代理商、经销商车辆服务人员组织服务培训。（7）、办事处负责开展针对特定订单的政策申请及资格审核。

（8）、办事处负责对所辖区域爱居服务车的维护服务，处理客户和用户的投诉。（9）、办事处负责对代理商、经销商和直营团队反馈的维修信息审核、确认，并安排服务人员及时维修。

（10）、办事处负责对租赁方车辆使用情况不定期监督检查，保证每辆车每半年至少一次，并做好相关记录。

（11）、办事处负责对租赁车辆建立档案，做好相关维修记录，并具可追溯性。（12）、办事处负责对租赁合同、维修记录及各种规章流程等做好整理存档工作。

3、广告运营及维护

（1）、办事处负责爱居服务车广告业务的开展及客户关系维护。

（2）、办事处负责进行销售预测，制定销售计划，参与媒体发展的研究，完成并超越公司设定的销售任务。

（3）、办事处负责广告业务的市场分类、定位、选择。（4）、办事处广告代理公司的招标、定标、协议签订。

（5）、办事处负责对广告代理公司刊登广告审核、制作及维护。

（6）、办事处负责监督广告公司的广告运营，保证广告业务的有序拓展。

（7）、办事处及时妥善处理客户需要解决的各种问题，树立良好的公司形象及信誉。（8）、办事处负责收集租赁方的广告反馈及相关信息收集。

四、办事处人事管理

1．办事处应依照人事管理制度加强人事及其档案管理，使人事管理工作制化和规范化。

2、办事处负责人、财务负责人由公司任命；一般员工的的调入、调出，应由办事处提出意见，经公司批准后办理正式手续。

3、办事处要坚持公司的各种管理规章制度和公司的销售策略、方案、计划。办事处负责人任免应广泛听取办事处业务人员意见，经公司通过后决定。

4、办事处负责人、财务负责人实行任期制，一般为二至三年，工作需要可以连任。

5、办事处负责人、财务负责人，原则上实行轮换制，三年轮换一次，特殊情况可不受年限限制。

6、办事处人员一般应具备大专以上学历，身体健康，年富力强，素质好且具有独立工作能力。

7、公司按规定定期向办事处派驻管理人员进行巡回管理；将新聘员工分期分批地派到办事处锻炼。派驻期一般为6个月，期满后由公司统一安排。派驻的人员不进办事处编制，薪酬及其他福利由公司负责。

8、办事处负责人、财务负责人的亲属不得调入本办事处工作。

9、公司参照《目标管理制度》和《客户管理制度》对办事处人员进行考核。

10、办事处应坚持民主原则，加强团结，努力提高全体人员的整体素质，充分调动员工的积极性。

11、办事处要加强业务培训工作，不断提高员工的业务工作能力。

五、办事处岗位职责(一)办事处经理的职责： 1．对本区域销售工作的管理

 代表办事处，接受公司分配给该区域的全年销售任务，并确保如期完成。

 办事处经理在接受公司分配的任务后，要认真分析研究市场，并对所负责区域进行合理细分。

 负责作出全年销售工作计划，并对本区域的销售任务进行二次分配。将本区域的营销代表分区域、定任务，以书面形式呈交营销管理部作为全年工作考核依据。落实二次承包方案，作为工资核算依据。

 各办事处经理负责公司有关政策精神的传达和安排执行，督促本区域营销代表的工作，定期完成公司下达的各项工作指标，同时指导、帮助营销代表提高业务水平。

 各办事处经理行使对该办事处的管理权，按有关规定统筹好办事处的营销代表的工作，负责办事处人员的工作安排调动。对该区域的促销费用进行区域和阶段合理计划分配。 管理、监控、指导办事处所有人员对公司规定的各项管理办法流程的执行，杜绝违反公司规定及损害公司利益的违法行为发生，如有违反公司管理规定造成公司利益蒙受损失的，经理要承担直接管理责任和经济处罚。

 负责对办事处的各项费用的计划、分配、监控，合理、公开、公平地开支各项费用。 负责对办事处各项固定资产办公用品管理和保护，保证公司财产不受损失。

 每月根据办事处人员的工作表现，进行工作成绩和业务能力的考核，填写“月度评分表”，配合公司对办事处人员的工资核算及定级考核工作。

 负责建立办事处所管辖区域的应收帐款，对各经销商的信用额度及回款情况做详细的评估。

 每月必须组织驻外人员召开一次业务会议，并负责组织营销代表按时完成“本月工作总结、下月工作计划”，以及所有公司要求反馈的各项报表。

2．与各部门的协调管理

 办事处经理要与公司市场部、服务管理部等部门密切配合，确保销售工作的顺利开展。 协同营销办处理好与当地各职能部门的关系。

 协助市场部，组织经销商，做好区域市场的推广活动和甲方的品牌宣传活动。3．办事处经理的权限：

 行使办事处的销售任务的计划分配权。 行使办事处人员的定岗分区，调动权。 行使办事处聘用人员的招聘权。

 行使办事处人员的考核和解聘、建议调离权。 行使办事处的各项费用计划、开支、监督使用权。 行使办事处人员的工资考核、分配建议权。

 行使促销方案的计划、审核权，品牌推广建设执行权。 行使售后、售前服务的处理和建议处理权。 行使办事处财产的管理、控制保护权。 行使办事处所需货源的准时交货权。

(二)、区域经理的工作职责：

1．区域经理必须全力配合办事处经理、服务管理部开展销售及售后服务工作，如期完成本区域分配的销售任务。

2．在接受公司分配的任务和区域内二次分配任务后，必须拟定一份全年工作计划，交办事处经理审核，并呈交营销中心作为工作考核依据。

3．必须按公司要求努力开拓目标市场，协调好各甲方单位的关系，管理好所负责区域的市场价格，并负责处理所辖地区的用户服务工作。

4．每月5号做出“当月工作总结及下月工作计划”，交办事处经理审核，并作为工作考核。5．区域经理要严格执行公司的营销方案，对经销商的信用额度有一定的评估。对每个项目都有详细的跟进情况及处理办法的建议。

6．对客户的来款汇票，必须当天传真回公司财务科，在传真件上签名确认收讫日期。并做好分类登记，详细记录，如：投款日期、汇票日期、汇票号码、金额、承兑汇票到期时间及承兑期几个月等。

7．根据当地市场特点，配合办事处经理把任务逐一做好分配。8．对本区域的销售代表起到管理、帮带的作用。

9．做到招标导航网百分之八十的项目信息中标情况的了解和跟进。

10．密切与当地新闻媒介的关系，负责当地的动态新闻宣传工作。

(三)销售代表的职责

第二章 办事处日常事务管理

一、办事处地点设立条件

1．各办事处应在各省的省会城市或直辖市设立。

2．为树立乐华空调良好的公众形象，要求所有办事处的选址和装修必须符合下列条件： * 办事处应选在市区交通便利，有停车地点的地方； * 办事处的门面装修必须符合公司的CI设计要求；

* 办事处人员生活区必须与办公地点分离，住宿地点设在分公司附近。

二、办事处文明办公规定

1．上下班纪律：

* 办事处全体人员必须严格按规定时间上下班(8：30—17：30)，不迟到、不早退，不得无故旷工(包括开会、学习培训等)。

* 各办事处人员每日上班必须按要求着装和佩戴工作牌；

* 在办公区域要精神饱满，积极工作，不打瞌睡，坐立要端正，不准有坐在桌面上、脚放在桌面上等不雅观行为。

* 不准在办公场所进行娱乐活动，做与工作无关的事。

* 办公场所要保持环境清洁，不随地吐痰、乱丢废弃物、办公用品摆设整齐(包括门口一带的环境清洁及门口通道不堵塞)。

* 必须遵守岗位操作规程，履行岗位职能，未经分公司经理同意不能代岗，确保工作质量。

2．礼仪：

* 接待客人时，服务要周到(包括就座、茶水等)，并且要注意个人形象及保证环境干净舒适。

* 办事处经理、业务员会见客户时要着装得体、注意形象、礼貌待客、言行举止大方得体等。

* 要按约定时间赴约，不迟到、不失约，如有特殊情况不能准时到约定地点，则要向对方事先声明并道歉。

3．电话用语规范

* 电话三声铃响要接听，礼貌用语要牢记。接电话：“喟!您好，爱奇XXX办事处，„„”；打电话：“喟!您好，我是爱奇实业XXX办事处的XXX，请问„„”挂电话：“„„好的，谢谢您!再见”等

* 语言要清晰，当遇到对方电话听不清楚时，要礼貌地向对方声明，确保通话质量。

4．信息传递制度：

* 办事处经理负责有关政策的传达和贯彻执行每月必须召开例会，传达公司精神，分析总结上月工作情况，下达本月工作计划并布置工作任务，各 员工不得缺席，违者按分公司／办事处有关规定扣罚。* 关心、支持下属工作并虚心听取下属的意见；员工有意见必须以诚恳的态度向上级反馈，不得无礼指责或辱骂上级。违者视情节轻重作扣罚或调离岗位的处理。

5．办事处应按要求及时向公司报送如下资料：

1）区域经理、销售代表提交日结果；

2)周报表：下周工作计划表、本周工作总结表、项目跟进表、销售周报表、本周总结；

3)月报表：下月工作计划表、本月工作总结表、月度项目运作跟进表、；

4)年报表：销售统计表、本工作总结、下工作目标与计划，财务报表。

三、制度适用范围

本管理制度适用于广州爱奇实业营销中心各办事处。编制：营销中心 审核： 批准：

日期：2010年11月16日

篇2：中驻外办事处管理办法

一、简化管理，提高效率。同时公司要对各办事处严格管理，有组织，实行优胜劣汰，公司和员工共同承担责任、风险，迅速建立全国营销服务网络。

二、全国设8大区域，(第一区域：广东，江西，萧山；第二区域：福建，金华，衢州，丽水；第三区域：温州，台州，舟山，宁波，绍兴；第四区域：山东；第五区域：苏北，盐城，淮安，宿迁，徐州，连云港；第六区域：苏州，南通；第七区域：南京，镇江，扬州；第八区域：上海，嘉兴）每区域有2位主要负责人，其中一部分为经济发达区域，一部分为经济不发达区域，每个大区发展10个办事处，对各办事处，分销以销量考核为主，净利润为辅；每个大区销售额不能低于1000万，对分立办事处达到一定量的办事处经理以股份经理，超额完成任务给予特别奖励；同时保证每个办事处的活力，区域经济发达地区，原则上不超过100公里的服务半径就有网点，经济不发达地区每省不少于一个；

1.东部经济发达区域价格竞争充分，以低价走量为主；西部、中部要做适当利润，所以应该推出一个低价品牌以批发为主，一个中档价格品牌以直销为主；

2.把业务员、办事处经理维修服务人员的工资费用打包，基本工资和费用在结算价的5个点或8个点范围内发放，其中分销为结算价的5个点；直销为结算价的8个点；

3.工资、费用打包给办事处经理，办事处经理收入分为业务收入和管理收入，管理收入两位经理平分或者根据贡献大小由公司决定如何分配，业务员、维修人员工资、费用由办事处经理承担，待遇由经理提议公司决定并统一发放，原则上办事处业务员的待遇不超过公司给办事处经理的70%；

4.结算价以上部分除税的利润：给公司交保证金的款到发货的办事处占70%，公

司占30%，公司授信给办事处，然后款到发货的，公司与办事处各占50%，不能款到发货的经公司同意办事处占30%，公司占70%，关于货款，给公司交保证金的办事处款到发货；如发生销售费用，需经公司严格审批，不应超过税后利润的30%，如超出由个人承担。

5.办事处分立：当某地区业务量达到一定量时，可以成立新办事处，老办事处在新办事处服务范围内的老业务，由新办事处做，业绩30%给老办事处，新设办事处收入的5%上交给老办事处，跨区域业务、电子商务业务，业务以40%计算；

6.办事处不能弄虚作假并统一采购，耗材和零部件由公司统一采购价上浮10%给办事处结算，售后产生利润归办事处，维修人员如借用需付费；

7.公司在全国各地设的办事处房租由公司承担，大家都可以共用，超过自己范围，算50%，每个办事处必须留有一个位置给其他办事处用，跨区域必修申报和沟通，不能抢客户，但可以合作，办事处共用；

8.所有的客户属于公司，分给各办事处用，售后服务由办事处负责，利润算给办事处，业务员、业务经理、维修人员离开公司，必须保密公司客户资料；

9.人事管理：人事部门负责招聘，培训，办事处经理建议决定，最终决定权在公司；办事处要每周汇报工作，每月做工作计划；办事处经理管理职责主要是销售，售后服务，内勤及人事，对开发客户或业务完不成的，公司将取消或合并该办事处，或更换办事处经理；

篇3：中驻外办事处管理办法

一、非独立核算驻外办事处的财务控制目标

非独立核算单位的形式本身就具有着多样性,通常情况下非独立核算单位分成两类,一类是分公司或者驻外办事处,另一类是企业内部的独立部门。本文主要研究驻外办事处非独立核算单位。驻外办事处是现代企业下设的分公司,不具有独立法人,既能够进行独立的财务核算,同时又能进行非独立财务核算,此授权决策在于上级或总公司。就非独立核算单位来说,在开设驻外办事处之时需要在银行独立开设账户,而后由总部或上级打款,以供办事处启动使用。通常情况下,企业驻外办事处的规模都较小,然而“麻雀虽小、五脏俱全”,并且相对来说具有较高的灵活性,因此各项工作的执行效率也都较高。鉴于非独立核算驻外办事处是脱离企业总部而独立存在的,因此势必会为对其的管理造成诸多的不便,财务工作又是企业当中的最重要内容,直接关系着企业的经济效益和发展水平。

二、非独立核算驻外办事处强化财务控制的建议

强化财务控制,是为了保证企业会计信息的真实,因此本文认为,其工作可以从以下几个方面开展:

(一)建立并完善统一的会计核算体系

企业管理者要确保非独立核算办事处会计核算中各个环节的真实性,将企业的各个生产经营活动进行全面覆盖并通过财务报表的方式予以呈现,这就需要企业严格按照会计准则及相关制度来构建会计核算体系,保证非独立核算单位与上级单位财务核算的规范化。完善内部审计制度也是保障企业内部控制体系有效落实的重要内容。各企业要加强内部审计的独立性,根据各部门的具体情况,设计科学合理的审计流程,并且全面提高审计人员的综合素质,这样才能提高审计工作的效率,将内部审计的工作由单一的事后审计逐渐覆盖到事前和事中,也将极其有利于风险的防控。对此,上级单位可以实行“会计委派制”,以总公司的名义下派到办事处对办事处的财务状况进行监管,前提是要能够保证所派人员的职业素质。

(二)强化内部控制制度

制度是任何工作中的管理依据,没有健全的制度,任何管理都是空谈。因此,企业对于非独立核算办事处财务管理也要建立并完善相关的管理制度,不断规范内部会计和企业资产的管理制度,制定严格的环节流程对非独立核算办事处财务人员进行严格管理。第一,内部控制制度建设的目的就是帮助企业自身保证在正确的轨道上运营。企业要全面加强内部控制制度建设,满足信息时代发展的需要,对内部控制制度进行不断更新,通过技术等多种手段对外部的风险进行有效防控;第二,制度的建设不应当仅仅沦为一种形式,要想保证制度的有效性,就要全面加强执行力,确保所有制度的高效落实,因此,各企业应当从上到下,由管理者带头,强化制度的执行;第三,确保全员的参与。

(三)提升会计人员综合素质

要想有效解决公司内部的一切问题,均需要公司内部全体人员素质的提高。非独立核算办事处的财务部门相对独立,因此应当将加强财务人员素质作为财务控制的重点。在确保对财务人员管理到位的同时,还要着力加强企业财务管理人员的考核,加大培训力度,使其职业技能和综合能力得以提升和明确会计准则、会计制度和税法等相关工作内容。其次,就是要注重不断加强财务人员的道德建设,确保财务人员能够恪守职业道德,树立公正、客观的原则,杜绝做假账或私用公款等恶劣行为。与此同时,还应当根据实际情况制定相应的激励机制。完善的薪酬激励机制的建设,不仅有利于帮助企业留住人才,最重要的就是能够确保非独立核算办事处财务控制的有效性。

(四)加强现金流管理

非独立核算办事处的上级单位要对银行账户进行实时的监测,避免财务透支等不良现象发生,或者对非独立核算办事处的财务做好控制,设定一定金额的透支上线,若进行金额巨大的财务活动时,需要报呈上级主管单位审批。与此同时,主管单位也要根据非独立核算办事处实际的经营状况和末期余额对授权资金进行适当的调整,确保资金足够支持非独立核算办事处的经营,又不会出现过多的资金冗余,以加强现金流管理的方式来约束非独立核算办事处的财务活动,实现高效的控制。

结论

综上所述,非独立核算办事处作为企业的一个重要分支机构,对于企业整体效益有着至关重要的影响,因此应当全面提升对非独立核算办事处财务活动的控制,从宏观角度入手,以高效的财务控制来保障企业效益的良性循环。

参考文献

[1]林黛西.民营企业集团及控制上市公司内部财务控制研究[J].会计之友,2014(09):78-81.

[2]王燕.浅谈非独立核算单位的财税处理及财务控制[J].中国集体经济,2014(30):122-123.

篇4：试论驻外人员行为管理

关键词：驻外人员；行为管理；APP；移动信息化

1 系统设计背景

企业营销队伍遍及全国，驻外人员分散广、公司不能统一管理和考核。

驻外人员忽略穿着、话术等礼仪，自身专业知识不扎实，不能解决客户现场提出的问题。

2 解决方案

本系统以管理全国驻外人员为主，并使用了移动考勤、客户标注、数据上报等功能。

根据公司需求，本系统与公司CRM系统对接，实时更新和过滤客户信息。

通过扫描条形码识别货品，查询货品的来源，将串货的数据上传至系统。

客户太多。规范管理，科学记录，随时统计客户信息，地图展示一目了然。

客户类型混杂。自定义客户任务模板，轻松实现不同类型客户任务管理。

任务实施太繁杂。轻松制定客户任务，随时随地下发任务，外勤人员掌上接收任务，任务管理无缝实施。

任何一家大型公司，特别是需要进行全国性的开展业务的时候，通常会派驻各地公司内部人员进行业务行为，但是对于众多的客户难以统一采集数据；另外对大量的驻外人员的管理也是非常头疼的事情。针对这一情况，笔者试采用移动APP行为管理系统实施内部驻外人员的行为管控。同时通过手机APP随时利用空暇时间把客户资料进行有效的收集、归类，并对一些重要的客户进行实施拜访。

图1

3 系统主要概述

3.1 主页

通知公告、投诉建议、我的客户、客户标注、通讯录。

3.2 日常工作

工作日报、工作考勤、任务交办。

3.3 客户拜访

拜访执行、拜访计划、拜访记录、拜访登记、签到签退记录、签到签退。

3.4 数据上报

篇5：驻外办事处当地人员招聘管理办法

第一章总则

第一条为加强公司人力资源的细化管理，满足公司驻外办事处的用人需求，保障公司和员工的合法权益，根据《员工招聘管理办法》、《劳动关系管理制度》、《新员工试用期管理办法》以及其他人力资源管理制度，特制定本细则。

第二章 招聘和录用

公司驻外办事处当地人员招聘由人力资源部统一组织和协调。

一、招聘工作应遵循公开、平等、竞争、择优的原则。

二、相关部门根据业务发展、工作需要和人员配置状况，由部门负责人提出驻外办事处当地员工招聘要求及人员需求，填写《部门人力资源需求表》，并向分管领导做特别说明，经分管领导审批并由总经理批准后，提交人力资源部。

三、驻外办事处的当地人员招聘需求应纳入其所在部门需求计划，临时人员不在此范围。

四、人力资源部根据《部门人力资源需求计划》，选择适当的招聘渠道发布招聘信息。特殊渠道须经分管领导审批。

公司驻外办事处当地人员的招聘方式有：

[一]在济南通过智联招聘、前程无忧等全国性招聘网站定向向当地投放招聘信息；

[二]在当地开通较有影响力的招聘网站；

[三]前往当地的人才市场或院校参加现场招聘会；

[四]公司员工内部推荐；

[五]其他适当的方式；

五、人力资源部在获得应聘人员提交的个人简历等相关材料后，进行初步筛选，并与相关部门的人员进行讨论评价。

六、对有价值的应聘人员，由人力资源部会同用人部门通过电话或视频等方式与之进行初步沟通，了解其基本情况。

七、确定需要进一步面试的，人力资源部可根据实际情况委托驻外或在当地出差的相关人员就地进行面试，或者邀请其到公司进行面试，（可根据实际情况为其报销差旅费）。

八、在确定录用人员后，人力资源部及时组织录用手续的办理。在录用手续办理过程中，具体情况的沟通以及各种资料的传递可以通过电话、传真和电子邮件等途径来完成。

九、录用手续办理完毕后，人力资源部应及时安排新员工进行入职体检。新员工可持公司为其开据的体检通知单到山东电力中心医院进行，也可以根据实际情况到当地县级及以上医院进行体检，费用由公司报销。

十、员工体检合格以后，人力资源部即可通知聘用人员到公司办理入职手续。劳动关系：劳动合同采用公司通用文本，由公司所在地相关管理部门进行审核； 人事关系：在征询员工个人意见的基础上，有员工本人选择合适的渠道进行管理； 社保关系：在协商一致的基础上，公司根据员工所在地的社保政策向其支付相应的现金。

第三章培训

员工入职后，即进入试用期。

一、在试用期内，新员工的管理适用于《公司新员工试用期管理办法》。

二、当地员工的入职培训，人力资源部可根据公司新员工整体状况统一组织，或视情况单独为其进行。

三、当地员工在公司参加新员工培训期间，公司可为其提供住宿，住宿条件不低于公

司员工宿舍，并为其提供必要的生活用品入职培训。

四、当地员工转正后，如需到公司参加日常岗位技能培训，其住宿、差旅费及各种补

贴均适用于《公司出差管理规定》。

第四章 薪酬福利

驻外办事处当地员工的薪资待遇适用于公司薪资制度，建立原则，即对外竞争原则、对内公平原则、绩效挂钩原则并结合当地同类岗位薪资待遇水平进行确定。

公司日常福利或节假日福利：驻外办事处当地员工与公司员工享有同等标准。在发放方式上，当地员工可以选择实物或同等价值的现金。

第五章附 则

一、本细则由公司人力资源部制订并修改，总经理批准实施，并授权公司人力资源部负责解释。

篇6：驻外办事处档案管理规定

一、目的

为加强驻外销售部档案管理，做好收集、建档、保管、借阅、统计等工作，特制定本规定。

二、适用范围

适用于所有驻外销售部。

三、档案管理

驻外销售部经理是档案管理的第一责任人。

四、档案范围

1、公司总部下达的各种文件（含制度、规定、通知、通报等）

2、驻外销售部向总部提报的各种文件

3、驻外销售部财务文件及帐簿

4、驻外销售部销售资料（含销售单据）

5、影像资料（商超促销照片、产品照片等属于办事处保存的影像资料）

6、其他属于驻外销售部保存的档案资料

五、档案立卷归档管理

1、凡是具有查找、利用、保存价值的上述文件资料，驻外销售部的相关负责人必须收集齐全立卷归档。

2、归档的资料、文件，不得随意更改。

3、对各类文件由相关负责人按时间顺序进行分类归档。如下：

3.1.1产品档案类别：产品价格类、新产品上市方案类、老产品调整类、标签类（新标签印刷及旧标更换），以上要求分类别、分存档。

3.2.1促销档案类别：促销申请类、促销评估类、月度促销规划类，以上要求分类别、分月、分销售部进行归档，每月对以上文件进行装订、存档；

六、档案收发传阅

凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查找利用价值的各类文件，都要齐全完整地收集，建立文件收发传阅制度，具体包括以下各项：

1、驻外销售部草拟的文件由驻外销售部经理提报，分管大区审核，营销副总签批后，对签批文件进行执行、存档，存档的同时将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚。

2、公司总部签发的文件，由驻外销售部相关责任人进行接收、传阅并归档。

3、保密文件，提报人应注明“保密”字样，确定报送范围，并由专人复印、报送。保密文件的传阅必须办理登记、签收手续。

七、档案利用借阅

1、借阅驻外销售部档案必须当面查点清楚，并办理借阅手续。借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还。

2、归还档案时，由管理人当面查点清楚，并在借阅登记簿上及时注销。

八、档案保存期限

办事处档案保存期限为三年。特殊情况需要延长保存期的，由总部相关部门临时通知，确定具体保存期限。

九、档案销毁

到期档案需要销毁的，必须由销售部经理指定2人以上负责销毁，销售部经理必须同时在场监督销毁工作，并做好销毁登记记录，以备总部检查。

十、附则

篇7：驻外办事处日常工作及管理

为适应公司的发展需要，加强办事处的运营管理，整合公司有效资源，使办事处的工作规范化、制度化，特制定本制度，凡驻外办事处、驻外人员的管理，均应遵守本制度。

驻外服务人员主要负责所属区域内的软件服务工作，包括：软件使用过程中出现的各种问题，项目的实施，客户服务费用协助收缴，当地市场的资料收集工作。

一、日常工作：

1、驻外人员工作时间为9:00-12:00，13:00-18:00，如有请假及时和总部负责人汇报并说明具体事由。

2、本区域内客户提出的服务请求必须立即响应，如有解决不了的问题及时和总部负责人汇报，跟进解决。

3、客户上门服务时须填写客户服务反馈单，每周五以电子版传至公司部门负责人。

4、驻外人员每周五制定下周工作计划和本周工作总结，周计划和总结以电子版传至公司部门负责人。

5、所属区域内客户按月为周期，每月至少拜访一次。

6、驻外人员联系方式需要保持畅通，及时接受公司安排。

二、资料管理：

驻外办事处在设立后，驻外人员需要建立完整的文件资料，并对文件资料进行分类管

篇8：浅析驻外国有企业团队现状与管理

【摘 要】本文从分析国企驻外单位的团队现状,存在原因,提出国企驻外企业团队建设、改革与完善的一些设想,旨在引起国企高管层对其驻外单位团队建设的重视,便于提出可行的措施确保公司整体化管理。

【关键词】驻外企业 团队 空心化 团队管理与改革 有效性

【中途分类号】C93【文献标识码】A 【文章编号】1673-8209(2009)11-0-02

1 驻外国有企业团队管理现状

1.1 团队的定义与特征

团队是为完成某一阶段业绩所组成的正式群体,它不同于个人和整体单位的工作绩效。产生团队的根本原因在于为完成业绩对单位组织成员的一种优化,有了团队就意味着有1+1>2的效果。J.R.Katzenbach和Douglus K.Smith这样定义团队,即“由少数有互补技能、愿意为了共同的目的、设立业绩目标和工作方法、相互承担责任的人们组成的群体。”[1]依据定义描述,团队要具备五个要素,即:绩效和共同目标、互补技能、使用方法、责任及外人满意度、人数控制[2]。

1.2 驻外企业的团队模式与管理现状

按照上述定义去对驻外国企单位量体裁身,笔者认为这些单位并没有具备完整意义上的团队模式。如果不是团队模式,又是什么形态呢?本文依旧以某大型煤炭采选企业集团驻外单位为例分析,尽管可能有以点带面的不足,却能反映真实的国企驻外单位的现状。该集团公司在国内大中城市设立驻外办事处,大部分隶属于集团的专业化分公司管理,尽管驻外办改变为驻当地法人企业,但是本质依旧隶属集团公司组织层级中。驻外国企单位是层级状的工作执行单位,相当于决策树的枝梢。驻外企业的总经理根据上级指示安排下属职能部门给予解决的工作管理模式。如果没有目标或任务,就原地耗岗,没有创造业绩和开拓工作的热情和主动性。由于驻外企业工作组合群体人事关系复杂,绩效考核目标空心化等原因导致驻外单位整个组织的懒散,形象概括为“脑袋大于身子”,什么事情侃起来容易做起来难。因而,没有严格意义的团队管理,这就是其现状。

2 驻外企业团队现状的因素分析

驻外企业为什么存在这样的团队管理模式呢?主要是驻外企业长时间依托与母公司,没有独立的决策权,绩效考核的空心化和企业目标的短视行为等四个因素,以下简言概括。

2.1 企业层级与权力格局制约了驻外单位缺乏团队形成

从集团公司到驻外单位,一般按照行政的金字塔式权力分布,驻外公司的总经理和书记是总部派遣到地方的“长官”,在总部的层级中他们属于中层依然是“兵”,因而必须听从上级的工作命令;“长官”按照总部的职能部门对所领导驻外公司建立同样组织层级。因此,国企驻外单位只有权力隶属的执行方队,没有真正意义的团队,这种权力割据制约了团队形成。

2.2 驻外企业经营考核目标空心化阻碍团队的发展

驻外单位的经营目标考核一般是在与上级单位谈判约定并在上级“人性化”的指标中完成年度考核。驻外国企的考核重在“稳”,即在生产、经营、信访等安全为先,确保“人”的稳定,就意味着考核的基本过关;针对经营成果和绩效,驻外企业稍微努力伸手就可以触及到合格,如果驻外单位对上级考核班子的“人情攻关”及驻外单位的数据整合力等因素考虑在内,其绩效考核更会胜券在握。所以说驻外企业经营目标考核的空心化使驻外单位没有内部动力驱使其有真正通过组建团队来完成的业务目标。这种考核模式阻碍了驻外国企的团队发展。

2.3 驻外企业规范教条的薪酬体系政策让团队窒息在襁褓中

由于层级严密的组织结构,驻外国企的干部职工在布好的棋盘上从事自己的工作使命。干部结构的固化,依旧是能上很难能下,工资是多年没有变化的记录。如果驻外企业是总部公司的边缘化辅业单位,在工资增长及相关福利上会大打折扣,困难企业甚至不能按时发放工资,与总部职工在收入等方面形成很大差距。驻外企业决策层没有权限进行干部的调动和薪酬激励措施的制定。由此带来的后果是灵活的职工要把工作做到领导“眼里”,便于因欣赏而得到提升;非灵活职工就是混“日子”。这样规范教条的薪酬体系谈不上激励,这样的环境里根本没有团队形成的土壤,即便有也可能在襁褓中窒息。

2.4 驻外企业的边缘化厄制团队的成长

因集团公司随国家政策和经营环境的变化来调整驻外公司的政策,因此驻外单位面临企业边缘化的可能。驻外企业的边缘化表现在“人”的荒废。人才边缘化可能使某些有才智者“另起炉灶”与本单位“同床异梦”,不利于驻外企业的发展。③这样的后果导致驻外企业的干部职工没有心思围绕一个目标齐心协力谋发展,如寓言故事所讲的同虾、蟹、鱼拉车的结果是车子永远呆在原地,更谈不上有团队的成长了。

3 驻外企业团队管理与改革

(1)团队管理的思想驻外企业要结合上级公司的经营考核目标,必须围绕企业成长确立真正发展的经营目标,通过干部职工的内省式发展来组建有迎合市场经营能力的战斗团队。 团队管理的思想必须立足市场,以市场化进步尺度为衡量驻外国企团队管理与建设的出发点。市场化进步尺度的指标是经营业绩的健康发展,表现在技术创新、产品升级、市场占有率及销售利润以及为总部提供的配套产品或服务的优化中增值。

(2)如何管理与改革

1)团队创建

驻外企业必须在“内忧外患”的环境压力下,结合单位的现状确立发展极。建立团队要体现业绩目标,能够解决公司内部的组织的“忧患”,整和人气,一心一意地干事创业;能够解决公司“外部”问题,即在适应环境条件下“跑”地快一些,给总部一个好印象给竞争者一个较量。另外,创建团队还需要领导支持的环境,给团队宽松条件下带上协同的“紧箍咒”的约束,在目标导向下体现团队的智慧和业绩,弱化个人主义。

建设团队的一般途径包括人际关系观、价值观、任务观和角色观。驻外国企的决策者在遵循团队管理思想的条件下,结合单位的客观情况,就某些具体的工作单元给予团队化建设,形成独立工作团队,规定完成任务期限,以便于调动各位干部职工的工作能动性。领导者首先要放下架子,走群众路线,了解职工的心态,结合经营目标,有的放矢地做好团队管理工作。

以任务观为例简要分析团队建设途径。以任务为导向建设的途径,必须强调任务的重要性。通过团队组建来确立达到任务目标的方法、动用资源以及如何实施,在实施中的评估与措施的再完善,最终在约定期限实现任务目标。任务团队必须有工作分工,做到责权分明、工作有侧重、互相配合、形成团队整体作战。驻外单位领导或分管领导任TEAM长,选拔围绕任务完成胜任的职工,经过充分沟通后认识业绩以及用什么方法来完成目标。团队中的人员要匹配得当,形成多维度要素集一目标。在任务完成过程中加强管理与控制,防止变“向”又有提高效率,确保任务如期完成。任务完成后要给予总结,通过物质和精神的要素给予“论功行赏”,这样激励优秀者,鞭策落后者,促进驻外单位职工队伍的创造性和活力。

2)团队管理

团队组建后就某项具体工作任务推进途中,对团队管尤为重要。其方法包括以下的四步骤。即PDCA管理法。

①计划(Plan):驻外企业在设立共同的目标和愿景、就要找合适的队员、先内后外,力争团队优秀,然后制订共进共退的计划。

②执行(Do):相互信任、充分沟通、相互配合和协作、团队学习和共享工作推进中的有用信息,共同进步,推进工作上新台阶。

③跟进(Check):跟进和监控。有跟进的团队规则。定期汇报制和会议商讨制。小组定期要通过会议会通战果,分析利弊,总结归纳,报主管领导,这是自下而上;另外要自上而下,主管领导定期要了解团队任务发展动向,给予各方面支持,但不能过分干预。

④调整(Adjust):在团队围绕目标行进中,由于环境变化引起队员的个人能力和工作能动性变化,适时地调整很关键。调整目的在于优化团队的战斗力,通过资源调配和人员调整等方式让团队有充分给养来完成其赋予的使命。在团队业绩评判上,领导者是裁判长,根据商定的规则给予奖优罚劣,一定要奖罚分明。

(3)团队改革

团队改革是在逐步调整中完善。团队改革的结果是驻外单位通过团队单元式工作在完成上级规定的任务后使组织有所发展,职工收入与单位上缴利润有所增长,职工有所成就感,组织绩效有所提升,社会效益有所增加,干群关系更加和谐、单位口碑有所传播,企业文化有所强化。

团队改革首先要对驻外单位的组织机构进行突破,实施扁平化管理,减少管理层级,增加管理幅度,适合现地化市场需求,建立功能性团队单元。其次在团队改革管理上要注意对职工的吸引与培养,让每一个员工在团队中争取有发挥优势的舞台。再次要注意倾听群众心声,准确了解职工所要所为,才能有措施完善的基础。最后是团队的改革必须围绕市场进步化尺度。团队要以完成目标任务为己任,通过团队内各成员的特色角色定位,配置以相应资源来发挥其在团队中价值,使人力资源能力发挥及至,为单位培养后续人才提供条件。古人以学优则仕,现代人应学优则商,社会主义市场经济建设与发展的当代更应建设这样的氛围。天下战时创“英雄”,天下大治创“商才”,企业要围绕赢利做文章,培养商业精英亦是关键。只有这样团队有生命力,职员有归宿感,单位才有市场上的持续竞争力。

参考文献

[1] 于斌,著.《组织行为学》南开大学出版社.

[2] 中国就业培训技术指导中心,组织编写 《企业人力资源管理师》.中国劳动社会保障出版社.

[3] 《人力资源管理》,2009年第9期.

[4] 网络文章 文菲斯特 ,《如何做好企业团队管理》.

注释

① 参见于斌.教授著《组织行为学》2008年8月第3次印刷 第150页.

② 参见《企业人力资源管理师》2007年2版 第113-114页.

篇9：中驻外办事处管理办法

为加强驻外办事处的管理,使其在人、财、物等方面的管理制度化、规范化,提高办事效率,树立企业形象,保障安全等制定本办法: 一人员管理 1.人员的招聘:根据市场情况,由办事处经理提出用人计划,报部经理审核,公司批准.人员的招聘由公司劳资部负责招聘,特殊情况也可由劳资部委托办事处在当地招聘人员.2.人员的使用:根据市场情况,办事处人员的安排使用,由办事处经理负责,其职责目标明确,安排合理,人尽其才,达到提高工作效率和开拓市场的目的.3.例会制度:

办事处例会制度,根据市场发展的具体情况,前期﹙一﹙1﹚

般为半年﹚每天晚上召开一次例会,总结分析当天工作情况及问题,提出明天的工作计划和安排,待产品在市场进入循环期后﹙半年以后﹚可适当减少例会次数,以达到适应市场发展的目的.如市场趋于稳定发展,可与部门例会制度保持同步,即实行周例会制.﹙2﹚ 部门例会制度:考虑到办事处的工作性质,部门例会原则由办事处经理每周回公司部门经理汇报一次工作,其他人员每月回公司参加一次会议,定期汇报公司.4.工作时间,办事处各级人员的作息时间由办事处经理负责安

排,并报部门备案.作息时间要树立24小时工作理念,突出工作效率,保障人身安全,杜绝夜不归宿现象发生.5.考勤办法:办事处人员的请假,一天以内的由办事处经理批准;一天以上2天以内由办事处经理签批,并电话或短信告知主管经理;2天以上的按程序由办事处经理,部经理签批后上报公司审批.每月考勤情况由办事处经理上报给部门目标考核办.6.卫生制度,办事处的卫生管理,由办事处经理具体安排,要责任到人,保持其办事处的个人卫生和环境卫生的整洁.对环境卫生的维护,实行轮班制

二财务管理 1.货款管理;办事处销售货款﹙现金﹚由经办人于当天及时存入指定银行卡﹙支付货款专用﹚,严禁私存或挪用.2.其他费用:办事处所发生的其他费用,如房租,水费,电费,办公费,招待费用等由办事处经理报批,按部门和公司相关规定金星报销.三其他 1.2.3.4.办事处的公共物品,办公用品由办事处经理负责落实和管理.促销品的管理要建立台帐,根据权限,办理手续,登记记账.资料管理要按照程度由办事处进行管理.信息和日报管理,对于市场信息应由办事处经理汇总分析后按重要程序大小进行管理,必要时及时上报部门经理或主管经理,业务员

日报应按要求填写,办事处经理审核后,存档备查.办事处直销业务办理程序

3.根据公司批准的销售政策,办事处在办理销售产品时,需提供产品的品种及数量,经主管经理批准后到内勤办理配货.4.办事处接到配货后,应建账销售,指定专人对产品,货款,手续,账项等进行管理;5.办事处应指定专人负责验货,发货,保管,月底盘点,上报月报,做到账实相符;6.办事处业务员送货时,应办理提货单﹙欠款条﹚,当天未销完的暂入库保管;7.业务员当日销售货款应在当日内交由指定人员,由其及时存入指定的银行卡﹙凭存款单记账﹚,部门负责管理银行卡及时核对.8.办理赊销业务应由办事处经理审批,业务员将终端客户的欠

款手续交办事处指定人员统一保管,部门定期或不定期对其审查,做到账账相符,账实相符,月底向部门编报《应收账款余额款;》

9.终端客户需要发票结账的,由办事处提供客户名称等相关内容,内勤负责办理.10.11.终端赠酒,摆台,实物应有收发存台账及相关手续;大件促销品的使用,应按照部门规定办理﹙签订使用协议,业务员负责﹚,办事处建立台账,做到账实相符,部门建账,定期核对;12.13.14.促销协议建档,客户业绩量按月统计;促销兑现应按部门规定的程序办理;办事处应建立终端客户台账,记录客户销量等,保管相关资料,编报日报,周报,月报.15.部经理.内勤建立办事处的相关台账,每月将办事处的营业情况编报

篇10：中驻外办事处管理办法

为适应公司的发展需要，加强办事处的运营管理，整合公司有效资源，使办事处的工作规范化、制度化，特制定本制度，凡驻外办事处、驻外人员的管理，均应遵守本制度。

1、考勤管理：驻外办事处由于远离企业本部，其日常活动游离于公司视线之外，因此，作为管理体系中的考勤管理尤其重要，它是驻外机构各项工作顺利、有序开展的保障。驻外办事处的考勤一般以企业的相关考勤制度为基准，行政办公人员遵循朝九晚五的考勤模式，营销人员或外务人员按照月度工作计划表进行考勤。上班时间开始后30分钟内到岗为迟到，上班时间60分钟后到达或下班时间超过30分钟前离岗为旷工，并对迟到、早退或旷工按公司规定予以处罚。对于请休假方面，请休假要填写请假单，履行正常请休假流程，对于无故超假、或不及时销假，不以程序操作者，予以旷工或罚款处理，以维护制度的权威性。

2、资料管理：驻外办事处在设立后，会收到企业本部发来的各种各样的文件和资料，对于这些资料，作为驻外机构的负责人，要安排行政人员定期进行检查和整理，确保公司资料、文件的完整与有序性，保证资料查询的快捷、方便、及时和准确，并对文件资料进行分类管理，如月度计划、月度报告、相关报表、往来传真件、总部资料、日常报表、审批报表等，便于领导的审查，如发现管理不善者，将要求立即改正。驻外机构资料要制定查阅流程，并不得给无关人员查看，特别是有关企业战略、新品研发、薪酬体系、客户档案状况等资料，要做安全保存，有相关内容的电脑要设置屏保密码和开机密码，机密资料要设打开权限密码，违反规定者，要根据情节轻重，给以警告或相应经济处罚。此外，驻外机构工作人员，除非工作需要，在工作时间内不得浏览与工作无关的网站，若违反规定，要给根据公司制度给予相应的罚款处理。

3、财产管理：驻外办事处由于工作需要，须购置各种办公及生活设备甚至自行采购一些商务礼品，这些物品都属于企业财产，因此，任何员工都要爱护和珍惜，不得随意破坏，驻外办事处设立后，所有财产都要填写《财产清册登记表》，并传真回公司存档。各驻外办事处负责人为财产责任人，富有对财产的保管和监护权，对于损坏财产的行为，要追究财产负责人的责任，财产负责人也可以相应追究下属当事人的经济赔偿责任。对于驻外机构财产的后期维护费用，纳入营销管理费用。如驻外机构负责人工作调动，可以将财产责任转移给下任或授权人，公司对原财产负责人进行财产离任审计，并要求移交双方列明财产清单及使用状况并签字确认。虚报财产、虚报物品、促销品、办公用品价值者，经查处，要处以虚报数额数倍以上罚款，严重者予以免职。