办务会议制度（共6篇）
篇1：办务会议制度
会议制度 会议制度要怎么写
会议制度是监理工作的一种重要方法，会议中包含着大量的监理信息。这就要求监理工程师必须重视工地会议，并建立完善的会议制度，以便于会议信息的收集。
篇一
第一章 总则
第一条 为改进工作作风，精简会议，缩短会议时间，提高会议质量，加强会议管理，根据上级有关规定，结合本所实际，制定本办法。
第二条 会议的有效组织和管理是改善办公秩序，及时传递、执行和保存办公信息，提高办公效率的一种重要手段，本所各部门应重视对会议的组织和管理。
第三条 本办法所指的会议，包括本所党组会议、行政会议、所长办公会议等例会，各职能部门、业务部门组织的全所性不定期工作会议，以及在重要来访或外事活动过程中组织的全所性会议。
不包括本所及所属各部门组织的各类专业技术培训会议。
第四条 会议的管理部门为所办公室，会议的具体会务工作由承办部门协作安排。
第二章 会议召开原则
第五条 本所及各部门召开会议应遵循如下原则：
(一)精简。大力压缩会议，尽量缩短会议时间，减少与会人员。逐步利用现代网络和通信传播工具部署工作，能合并召开的会议尽可能合并召开。
(二)高效。召开会议应具备必要性，注重实效，主题鲜明，准备充分。
(三)务实。把工作重点放在科研、开发、管理和生产等重要部位，加强调研和督查，集中精力研究和解决实际问题，可采取现场办公会议等形式，及时协调研究解决有关问题。
(四)节约。会议要厉行节约，凡涉及经费开支的会议应严格按照有关廉政建设的各项规定执行，严禁铺张浪费。
第三章 会议安排
第六条 本所例行会议均列入例会制度，要求按照例行会议规定的时间、地点和内容组织召开。
第七条 本所临时组织的会议，涉及本所有关部门的，部门负责人应给予积极配合，保证会议所需材料、设备、器材、场地及时安排到位。
第八条 本所各部门组织的全所性不定期会议，均须经分管所领导批准后，提前7天报送所办公室列入会议计划。所办公室负责于每周星期五将全所各类会议统筹安排，编制会议安排表，印发到会议参加人员。
第九条 会议召集部门应做好会议准备工作，将会议主持者、议题、议程、与时间、地点安排报送所办公室，由所办公室统筹安排。
第十条 列入会议计划的会议，如遇特殊情况需更改日期、地点或会议内容时，会议召集部门应提前3天报送所办公室调整会议计划。未经所办公室同意，任何部门或个人不得随意打乱或更改正常会议计划。
第十一条 凡需要所领导参加的会议，召集部门应提前请示分管所领导，按分管所领导指示办理。
第十二条 对于参加人员相同、内容接近、时间相近的几个会议，所办公室有权合并召开。对于准备不充分，或有重复性，或无多大作用的会议，所办公室有权拒绝安排。
第十三条 不定期会议必须服从统一安排，各部门会议不应安排在全所例会同期召开，应坚持部门会议服从全所会议，局部服从整体的原则。
第四章 会议管理
第十四条 会议召集部门应做好充分的会前准备工作，拟定会议议程、准备会议材料、落实布置会场、做好报到签到等工作。
第十五条 会议应有专人负责记录和整理：所党组会议由所人事劳资处负责记录，行政会议、所长办公会议由所办公室主任负责记录;各部门召集的全所性专业会议由各部门派专人负责记录;全所性的行政事务会议由办公室负责记录;部门会议由各部门负责记录。
第十六条 会议原始记录应由会议主持人和主要与会人员签字认可。
第十七条 会议形成决议或决定事项需要所属各部门组织职工学习、贯彻、执行或全所职工知晓的，可编制会议纪要，及时印发各部门。
第十八条 会议材料的归档：各级会议的文件资料、会议记录、纪要、简报、照片、录像、领导讲话和题词等均应及时整理，按时归档。
第五条 会议纪律
第十九条 与会人员应遵守如下纪律：
(一)与会人员必须按会议通知时间准时到会，无特殊情况不得迟到、早退或缺席，会议期间应将手机和传呼机打到振动方式(有特殊要求的会前另行通知)。
(二)会议须限时召开，无特殊情况应按时结束。发言应确定时间，紧扣主题，简明扼要，严禁偏离主题，延误会议进程。
(三)会议内容如有保密事项，与会人员必须严格遵守保密纪律。
第六章 附则
第二十条 本办法自XX年3月1日起实行。原规定同时废止。
第二十一条 本办法由所办公室负责解释。篇二
第一条 县政府实行全体会议、常务会议、工作会议、专题会议(含现场办公会议)和党组会议制度。
第二条 县政府全体会议，由县政府组成人员参加并由县长或县长委托常务副县长召集和主持，县人民政府办公室副主任列席会议。根据需要，可邀请县委、县人大、县政协有关负责同志以及县人民法院、检察院，中央、自治区、市直属单位负责人及各群众团体组织负责人列席。必要时，各乡(镇)长、县政府直属单位主要负责人列席。
会议的主要任务是:
(一)传达、贯彻国务院、自治区、崇左市人民政府和县委的重要指示和决定;
(二)按照县委的部署，研究决定县政府的重要工作;
(三)部署县政府年度、半年度及季度工作;
(四)通报有关全县工作的重要情况;
(五)讨论其他需要由县政府全体会议决定的事项。
县政府全体会议原则上每半年召开一至二次，必要时由县长决定随时召开。
第三条 县政府常务会议，由县长或县长委托常务副县长主持，参加人员为副县长、县政府调研员，县政府办公室主任。列席人员由主持人确定。会议的主要任务是:
(一)传达自治区、崇左市人民政府和县委的指示、决定及重要会议精神，研究贯彻执行措施;
(二)讨论决定全县国民经济和社会发展的长远规划、年度计划，财政预算草案，全局性重大改革方案，重大建设项目安排，重要资金使用等县政府工作中的重大事项;
(三)讨论决定报请崇左市人民政府和县委审定的重要事项;
(四)研究提请县人民代表大会和县人民代表大会常务委员会审议的议案;
(五)讨论通过由县政府制定和发布的行政规范性文件;
(六)分析社会经济形势;
(七)讨论决定县政府各组成部门、工作部门和乡(镇)的重要请示、报告事项;
(八)研究其它须由县政府决定的重大事项。
县政府常务会议原则上每半月召开一次。必要时由县长决定随时召开。
第四条 工作会议或专题会议(含现场办公会议)，由各副县长按照分管工作需要及时召开，研究、协调和处理县政府工作中一些具体业务问题。会议形式及参会人员由主持会议的县长、副县长确定，由县政府办公室记录形成会议纪要。
防范重大安全事故工作会议，由县长或县长委托分管副县长主持，有关部门正职负责人和乡(镇)长参加，必要时，各乡(镇)党委书记列席。会议主要任务是:分析、布置、检查、督促本县防范重、特大安全事故工作;确定重特大事故防范措施，明确责任单位完成的期限。并由县安全生产监督管理局形成会议纪要。防范重大安全事故工作会议每季度召开一次。
第五条 县政府党组会议，由党组书记主持，副书记、党组成员参加。党组会议坚持民主集中制原则。会议议题由副书记或党组成员提出，报党组书记确定。其任务是:
(一)传达贯彻上级政府党组的指示、决定;
(二)研究贯彻县委常委会议的重要决定和县委工作部署;
(三)组织学习，交流思想，开展批评和自我批评;
(四)酝酿讨论重要人事任免事项并按程序办理;
(五)讨论考核和重要奖惩事项;
(六)研究部署县政府领导班子思想政治工作和公务员队伍建设以及机关作风建设问题;
(七)研究党组书记提议的其它事项。
县政府党组会议一般每个季度召开一次，必要时由党组书记随时决定召开。
第六条 凡提交县政府全体会议、常务会议研究决定的各乡(镇)和各部门要求解决的重要问题，要附上有关职能部门的意见。对涉及若干职能部门职责、业务和政策法规性强的问题，须经分管副县长主持有关部门会商提出处理意见;如有意见分歧且不能统一的，要将不同意见向会议汇报、说明。一般情况下，会议中间不得插入没有准备的议题，不审议不按办文程序办理的议题。
第七条 县政府全体会议、常务会议必须有半数以上的副县长参加，并由县政府办公室做好会务并派专人记录，会后及时编写会议纪要。会议纪要由会议主持人签发。
第八条 县长、副县长召开的工作专题会议(含现场办公会议)，由县政府办公室有关股室负责组织，派人记录并编写会议纪要。会议纪要由县长或有关副县长签发。
第九条 会议严格实行签到制度。县政府全体会议、常务会议须由政府部门行政正职领导参加。如正职领导离开本县出差，由主持工作的行政副职领导参加。到会人员不准私自录音，对于领导同志的讲话，应按规定要求传达。会议讨论决定的问题未经县政府批准，不得扩散。根据需要，可邀请新闻单位派员列席旁听，新闻报道或重大问题请示县长或常务副县长。
第十条 会议讨论的重要文件和资料会后要收回。会议决定的重大或涉及全县性的事项，应按规定正式行文。一般事项可通过《大新县人民政府全体会议纪要》、《大新县人民政府常务会议纪要》印发有关单位贯彻执行，不另行文。会议决定的事项，有关部门必须坚决执行，抓紧办理。在执行过程中如有问题，应及时向县政府报告。会议决定的事项，由县政府督查室负责检查、督促落实。
第十一条 精简和严格控制以县政府名义召开的全县性会议。以下会议由县政府召开:
(一)部署全县性工作，贯彻大政方针政策和重要的改革措施;
(二)由县政府授奖的综合表彰会或非行业性特殊表彰会;
(三)县委常委会议或县政府常务会议决定以县政府名义召开的其他主要会议。
县政府工作部门要尽量减少会议，特别是全县性会议。拟在下一年度召开的本部门、本系统的全县性会议，要于本年度12月中旬以前将会议内容(含会议名称、时间、地点、会期、人数、所需经费及其来源等)报送县政府办公室审批。需要临时召开全县性会议，一般提前10天报送县政府办公室审批。
县政府领导指示召开的全县性会议，按县政府领导的指示办理。
县政府及县政府组成部门和工作部门召开的会议要贯彻精简、高效、节约的原则，严格限制参会人员，需要各乡(镇)政府、县直各单位负责同志参加会议的，须报县政府批准。压缩会议时间，控制会议经费，除重大会议外会期一般不超过半天。篇三
一、目的
为规范公司各项会议及各类培训流程，统一会议管理模式，减少会议数量、缩短会议时间，提高会议质量，特制定本制度。
二、职责
(一)行政管理部负责会议管理，所有重要会议要在公司领导批准后到综合部登记备案。
(二)会务工作主要由行政管理部承办;其他部门主办或召集的会议，行政管理部应予协助。
(三)除其他部门主办的会议资料各自存档外，会议资料由行政管理部整理、分发、立卷、存档。
三、会议分类
(一)、公司部门周会制度
1、主持与记录:各部门助理记录，由部门主管主持
2、召开时间:每周一上午10:00、特殊原因需要延期召开的由部门主管提前通知。
3、参加人员:部门主管、部门员工
由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向部门主管请假。
4、会议内容:该部门上周工作总结、本周工作计划。
(二)、公司员工周会制度
1、主持与记录:由人力资源部召集，总经理主持，行政专员进行会议记录。总经理未列席会议时，由副总经理主持。
2、召开时间:每周五下午4点。特殊原因需要延期召开时由行政专员提前通知。
3、参加人员:为公司全体员工。由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向人力资源部请假。
4、会议内容:
(1)公司日常运作情况的总结。
(2)各部门汇报上周工作任务完成情况，着重介绍在任务执行过程中出现的问题。
(3)全体与会人员就工作中所遇到的问题进行发言。
(三)、公司工作述职会议制度
1、主持与记录:工作述职会议由人力资源部负责召集，总经理主持，行政专员进行会议记录。
2、召开时间:每年召开两次，分别在年中和年末召开，具体时间由人力资源部安排。
3、参加人员:公司全体员工。由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向人力资源部请假。
4、会议内容:各与会人员各自总结、汇报半年来的工作情况，如工作具体内容、工作任务执行情况及所取得的业绩或成效等。
(四)、其他会议
1、公司年终总结表彰大会
总结全年工作情况，布署下一年度工作任务，表彰奖励先进集体及个人。此项会议由行政管理部具体组织实施。
2、各专题会议
相关部门根据实际工作需要不定期地召开。会议的内容主要是针对运营管理、招商工作、企划工作、物业管理工作、预算管理及合约事宜等专项工作进行讨论、布署和总结。
3、员工发起的会议
公司员工可以发起一定级别的会议，员工对公司的某一制度，或者工作中出现的问题提出解决方案，需要多个部门协同时，可以提请适当级别的会议。由行政管理部门将会议纳入临时会议的范围，并由主经理批准。
四、会议召开
(一)会议安排:
1、凡涉及到多个部门人员参加的会议或由于阶段工作需要临时召开的会议，会议召集部门应在召开前1-2天将总经理批准后的会议通知单报行政管理部，由行政管理部进行统一安排，方可召开。
2、行政管理部每月统一编制例会会议计划，与月排班表同时公布。
3、凡公司已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需临时安排其它会议，组织部门应提前2天报总经理审批并报请行政管理部调整会议计划，未经行政管理部调整的，任何人(部门)不得随意调整正常会议计划。
4、各部门工作例会必须服从公司的统一安排，各部门小会不得安排在公司例会同期召开，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。
5、会议一经确定，与会人员应预先做好各项工作安排，原则上不可请假缺席或迟到，遇特殊情况须提前向总经理请假，获得批准后方可指派专人代为参加，会后应主动询问会议内容及交办事项，确保会议布署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。
(二)、会议的准备:
1、公司有专项主题的会议或需有投影设备演示说明的会议，应由行政管理部提前做好投影设备连接调试工作;
2、会议之前，行政管理部应有专人负责会议会标的制作和设置，并根据会议级别或性质准备好会议饮用水或其他招待用品;
3、特别重大会议，应由行政管理部专人负责各项准备工作，具体包括以下内容:
会议议程安排(应提前报交公司领导或主要参会者);
会议资料准备(如需分发应在入场前登记分发);
会议场所布置;
会议服务人员的安排;
会议签到;
会后事项安排。
会议需要留存资料的应提前通知相关部门做好拍照、摄像工作。
(三)、会议召开及传达:
1、应明确公司会议的目的，公司会议的目的是解决问题提高效率，因此会议应明确主题，不开无边际的会议。
2、参会人员在会前应明确会议要研究的议题以便准备好相关文件材料。
3、与会者的发言要言简意骇，一般发言不可过长，会议组织者或主持人在开会前应该就每个人的发言时间予以统计和控制，时间到后，无特殊情况不予延长。每次开会中应该强调发言的时间要求。
4、重要会议决议或记录未正式公布前，与会者不得提前透露会议内容。
5、与会人员必须用正式的会议记录本做详细的会议记录，以便于会后向部门员工准确传达会议精神，落实各项工作任务，行政管理部将不定期抽查与会人员的会议记录。
6、公司会议的会议纪要由行政管理部专人负责整理并由公司领导审阅签发，会议纪要应分发给与会人员，必要时，分发给相关部门。其它会议由召集部门责成专人负责记录整理，由主管领导审阅签发并编号存档。
7、会议结束后行政管理部或其它会议组织部门负责将问题进行汇总、分类，并将会议中对各部门工作的要求进行整理、分类、下发。公司会议决定事项的督办、检查和追踪由行政管理部专人负责，根据规定的时间节点逐项跟进，并在下一次例会前将各部门完成情况报公司领导。
(四)、会议纪律
1、要严格遵守会议的开始时间，提前3分钟到达会议现场。不得缺席、迟到、早退，会议记录人员登记到会情况。迟到则赞助10元，迟到每超过一分钟增加10元，依次累加。如需请假需经会议召集人批准。无故缺席者，赞助50元。
2、管理级别以上人员共同参加的为中层会议，中层会议应至少提前一天通知。迟到的则缴纳100元赞助费，迟到每超过一分钟增加10元，依次累加。
3、决策层人员共同参加的为高层会议应至少提前一天通知。参会人必须到场，迟到的则缴纳500元赞助费，迟到每超过一分钟增加10元，依次累加。
4、所有参会人员在开会期间应将手机等通讯设备设置为无声或震动状态。会议期间，所有与会人员不得看报纸杂志、听音乐、接听手机等做与会议无关的动作。发现有以上情况者，一次赞助10元，成长10次。
5、会议需要表决时，原则上采取少数服从多数的方法，特殊情况可集中，一经会议决议之事，应按期完成。管理级别未能兑现承诺 的每次赞助100元。对于需要在会议上讨论的问题，提前与会议发起人沟通，以便于及时通知所有参会人，在提出问题的时候应该同时提交对该问题的解决方案。
篇2：办务会议制度
连云港丰惠广场项目部会议室及会议制度
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会议室制度
1、会议室内的投影设备、空调、会议桌、椅子、茶水柜、茶具、茶叶、烟缸等相关家具及物品严禁挪用或占为己有。损坏会议室内设备、家具、茶具的要照价赔偿。
2、会议室内的卫生保洁工作由保洁员专门负责，做到每次会议前都窗门洁净，地面、家具无尘、茶具卫生、会议桌椅排列整齐划一；做到会议后立即打扫卫生；
3、投影设备使用后应及时关闭电源。
4、会后及时关闭空调及电灯的电源。
5、会议室开会前必须将手机调节到振动状态。
会议制度
1、由资料员或其它指定管理人员根据项目经理或项目部主管领导通知开会人员，通知方式分三种：a、电话、口头通知；b、书面通知；c、短信通知；以通知确实到达开会人员为目地。通知内容包括：a、开会主题；b、开会时间；c、开会人员。开会应提前通知，每周项目工程例会不通知，一般会议提前一天通知，紧急会议及时通知。
2、开会人员必须提前5分钟到达会议室等候，迟到开会的管理人员罚款50元每次，劳务班组负责人及分包单位负责人罚款500元每次。罚款从发放工资及分包款中扣除。
3、原则上开会不准请假，如管理人员、劳务班组负责人及分包单位负责人遇特殊情况确实需要请假的，必须征得项目经理及项目主管领导的同意。连续三次以上请假未参加相关会议的劳务班组负责人及分包单位负责人，项目部有权终止相关分包合同。
4、开会时严禁交头接耳，接听电话，大声喧哗，做与会无关的事情。确实需要接听电话的应及时征得会议主持领导同意离开会议室接听。
篇3：虚拟股东会议制度初论
一、虚拟股东会议的涵义
虚拟股东会议也称网上股东会会议,是指公司利用网络工具来召开股东会议。与传统股东会议相比,这种股东会议最重要的特点就是虚拟性。股东通过互联网等设施召开和参与股东会议,不受地理位置影响,参会时间灵活,无需物理场所,除了适格股东身份,参会者身份和参会行为都具虚拟性,所有会议程序都在网络上进行。当然,虚拟股东会议的这一特点并不影响股东会的性质和地位; 网络技术的应用使得股东会议成本更低、快捷迅速,效率优势更为明显。
市场经济发达国家公司实践中的虚拟股东会议主要有两种方式: 第一,公司利用自己的网络视频会议系统召开虚拟股东会议。建立网络视频会议系统需要一定的经济实力,那些规模较大、股东分布较分散的上市公司更为合适。公司在其网站主页发布公司信息、介绍网上视频会议系统,籍此,股东把握网络视频会议系统的功能和使用方法。股东通过身份认证程序进入该系统,可以向管理层提建议或者进行投票。通过该系统的实时“聊天室”,股东可以同步观看并参与股东会议。通过该系统,股东能够跟踪股东会议整个进程,进行提案、质询和表决。网络视频会议突破了地理界限,有利于更多股东参加会议和亲自行使权利,也节省了参会成本。第二,租用中介机构会议系统召开虚拟股东会议。一般而言,小公司会作这种选择,因为建立自己的网络视频会议系统成本巨大,他们难以承受。
二、虚拟股东会议的正反之辩
如同任何新兴事物一样,对于虚拟股东会议制度存在赞成和反对两种不同声音。支持者多基于该制度的独特优势,反对者则着眼于其不足。
( 一) 虚拟股东会议的优势
支持者的主要理由包括如下四个方面:
第一,降低公司会议成本。就目前公司体制而言,股东和公司管理成本仍然是公司有效决策形成的一个重要障碍。传统现场股东会议的召开需要公司支付庞大的场地、人员和资料费用,这对公司而言是一个很大负担,公司不愿意承受。相形之下,虚拟股东会议不需物理场所,公司不必支付高昂的场地租金以及组织会议的其它费用。由于会议在网上进行,公司可以节省大量纸质选票、委托代理材料以及会议材料印刷及邮寄费用,这大大降低了会议成本[2]。据学者统计,网络投票成本仅为书面投票的9% 。另外,由于网络投票可以节省印刷、邮资及纸张等费用,学者估计,只要5% 的股东改用网络投票,就可为美国企业节省四千万美元。当然,公司也可以利用自己办公场所召开股东年度大会,但是股东人数众多时,一般公司不具备相应的会议场所和设施。分析人士提醒,公司建立适当的远程通信系统并且实施符合法定要求的程序可能需要一些成本,公司对虚拟股东会议的访问限制也需要一些成本,但是这些额外成本不可能抵消虚拟股东会议节约的成本。例如,Inforte公司召开一次虚拟股东会议成本为2 000美元,而召开一次现场股东年会预计花费20 000美元,两者成本差异显著[3]。
第二,提高股东参会率和参与质量,遏制股东大会形式化。在当今时代,由于种种因素影响,股东大会形式化、空壳化成为一个突出现象。虚拟股东会议情形下,股东只需电脑接入网络设施即可参加股东会议,成本很低,这能够充分激励股东参加公司会议,最低法定出席数容易达到,有利于防止股东大会形式化。这对于股东极其分散的公司尤为明显。虚拟股东会议另一个潜在优势在于其有利于提高股东参与质量。公司通过网络通讯技术与股东交流互动,可以集合多数人意见和建议,从而提高股东参与会议质量,使得公司决策更加科学化、规范化。典型情形是,允许股东在会议前或者会议进行中通过电子邮件向管理层提出问题,这样就扩大了会议问题的范围和深度。实践中,股东向公司发送邮件提出的问题尖锐并且非常直率。股东通过向公司提出问题锻炼了他们参与公司治理的能力,有助于股东大会会议质量的提高。
第三,消除了传统委托代理投票的弊端。在虚拟股东会议情形下,股东点击鼠标和通过电子邮件提问问题等同于股东亲自参会,可以充分行使股东权利,而无需顾虑在传统股东会议情形下,由于委托代理投票所产生的代理成本和代理程序严格、程序繁琐、操作不便等不足,有利于保障股东利益。
第四,有利于股东知情权的保护和证券监管。在网络时代,股东查阅公司信息不再受地域限制,他们通过公司信息披露获得相关经营信息和财务信息,这有利于股东特别是中小股东做出知情判断,刺激其投资和参加会议的热情。此外,虚拟股东会议也有利于证券监管部门的监管,后者可以通过一些特别渠道了解和监督公司遵守和执行法律情况,从而维护全体股东利益。
( 二) 虚拟股东会议的不足
通常而言,反对者对于虚拟股东会议的不足归纳为如下几个方面:
第一,降低了股东与管理层进行交流沟通的能力。物理性股东会议的优势在于面对面交流以及管理层和股东间的对话讨论,这种面对面交流机制有利于商议和问责但电子方式很难复制这种交流机制。虚拟股东会议中最基本的交流方式是电子邮件问答。股东担心这种方式会被滥用: ( 1)管理层容易忽略股东提出的尖锐困难,他们可以籍口忘记邮件回复; 在现场股东大会上管理层则难以忽视股东所提问题。 ( 2) 即使管理层回复某些邮件所提问题,但是可能只回应那些有利于自己的问题。 ( 3) 因为问题是在会议前收到的,管理层可能只是照本宣科予以答复,而在现场股东大会中管理层回答则须自然。
第二,减少了股东间交流。在邮件提问情形中,邮件直接寄送到董事会而不是送给所有股东,这种形式似乎不利于股东交流。有些人建议公司利用电子公告板,这样股东可以提问,其他股东可以评论或回答。但目前,还没有公司采用这种形式。一些公司允许股东电话参与虚拟股东会议,但是多人在电话里是难以进行有效交流的。
第三,降低股东动摇选民和管理层的能力。股东维权人士担心虚拟股东会议将会降低其动摇选民和管理层的能力。现场会议允许股东更好地表达其立场,同时可以保证其他股东和管理层更加认真倾听,而虚拟股东会议减少了这种优势。
第四,给公司带来一定困扰,主要包括: ( 1)有些人在网上不再拘谨和礼貌,可能故意向公司及其管理层提出一些刁难和破坏性问题,这类问题可能会降低股东会议效率。 ( 2) 可能会增加投票结果的不可预测性。一般而言,公司在召开虚拟股东会议时承认股东委托投票和股东网上撤回委托投票,这无疑会增加股东在极短时间提交和更改委托投票的可能性,大大加剧了股东会议投票结果的不可预测性。此外,虚拟股东会议技术实践经验不足和不成熟,特别是有些技术漏洞和不足诸如预设后门、黑客攻击等都会带来一些风险,这些也会影响虚拟股东会议的良好运作。
三、虚拟股东会议的实践
美国是世界上最早在规则层面肯定利用电子化方式召开股东会议的国家。在美国州法中,特拉华州公司法最有领先性和代表性,该州数次修改其普通公司法,对股东通过网络等电子方式参加会议予以支持。1989年修改的《特拉华州普通公司法》允许股东利用电话行使表决权,1992年修订案承认股东可以用通讯方法授权他人代替自己行使权利。1995年美国证券交易委员规定公司可以利用网络向股东发布信息从而提高投资者“接近、研究、分析信息”的能力。1996年美国贝灵巧公司首次在互联网上播放公司股东年度大会,并允许股东通过网络进行投票。1997年以后,随着互联网的普及以及电子商务的发展,许多公司开始利用网络技术进行股东大会的召开和投票。特别是2000年6月30日,美国总统克林顿签署《全球及全国商业电子签名法》,该法对股东网络投票最核心问题即电子签名权有效性问题做了明确规定,解决了虚拟股东会议最基础的问题。2000年《特拉华州普通公司法》修订案承认虚拟股东会议的合法性,并对公司举行虚拟股东会议或者部分股东通过远程方式参会程序作出规定旨在确保虚拟股东会议的得以安全进行。在美国州法承认虚拟股东会议制度后,许多公司召开了虚拟股东会议,诸如Inforte公司、Ciber公司等。尽管有人对于虚拟股东会议抱有怀疑态度,然而,这种从无到有、从实践到立法承认的过程充分说明了该制度的生命力。
在美国之后,许多国家包括日本、英国也分别修改其《商法》或者《公司法》,建立了较完整的股东网络投票制度,为虚拟股东会议实践奠定基础。其他国家和地区例如德国、丹麦以及我国台湾地区也都是通过立法明确网络投票的地位,允许股东通过虚拟方式投票,保障股东合法权益。
在我国,最早采用的通讯表决方式是书面投票,而最早采用通讯表决的是小飞乐。中国证监会2004年颁布《上市公司股东大会网络投票工作指引 ( 试行) 》,基本默认了股东网络投票,并且对网络投票的提案、投票程序以及涉及社会公众股股东事项的强制适用均有规定。2006年证监会发布的《上市公司股东大会规则》则明确确认了网络投票的地位,另外其对于程序的规定更为合理。上海证券交易所和深圳证券交易所分别在2004年和2006年出台了各自的《上市公司股东大会网络投票实施细则》,对在各自交易所内上市交易公司股东大会网络投票作了详细规定。上述规章和文件为股东网络投票行为的规范提供了依据,但是问题在于这些规则层次低、刚性不足,且并非专门针对虚拟股东会议。
四、我国虚拟股东会议制度的构建
( 一) 我国已具备召开虚拟股东会议的条件
虚拟股东会议的迅捷性、经济性以及跨越时空的特性有助于股东出席股东会议行使权利,提升公司治理。目前,我国已具备召开虚拟股东会议的条件: ( 1) 公司技术条件的成熟。网络技术的飞速发展和普及使得公司运营呈电子化、网络化之势,股东行使权利也越来越多利用电子形式。网络视频会议系统则为虚拟股东会议召开提供了最关键的基础设施。实践中,大公司已经建立和使用自己的网络视频会议系统,小公司则可采取租用方法。目前国内几大电信运营商都直接提供公共视频会议租用业务。此外,网上证券交易、网上银行等已经较好地解决了网络信息安全问题,虚拟股东会议系统运行有了安全保障; 我国股东网络投票制度和网上证券交易制度实践也为虚拟股东会议运行积累了经验。 ( 2) 股东具备了参加虚拟股东会议的条件和素质。随着物质生活水平提升,具备上网条件的股东数量急剧上升,网络交易媒介日益得到股东认可; 股东网络知识和应用技能的不断提高为股东参与虚拟股东会议奠定了基础。( 3) 证监会2006年《上市公司股东大会规则》第20条规定,上市公司可以采用安全、经济、便捷的网络或其他方式为股东参加股东大会提供便利。股东通过上述方式参加股东大会的,视为出席。据此,虚拟股东会议没有现场,不符合股东大会要求。不过,该条允许公司采用网络方式为股东参加股东大会提供便利,意味着允许部分网上股东会议,而部分网上股东会议距离虚拟股东会议只有一步之遥。 ( 4) 其他国家虚拟股东会议实践为我国建立虚拟股东会议制度提供了经验和教训,特别是美国特拉华州的立法及实践对我国相应制度建设具有借鉴意义。
( 二) 我国虚拟股东会议运行程序规则的设计
虚拟股东会议与传统股东会议程序有共同之处,此处主要介绍其特殊之处。
1. 会议通知及会议信息披露
我国《公司法》规定,召开股东大会会议,应该将会议召开的时间、地点和审议事项提前通知各股东。在虚拟股东会议中,利用电子方式通知是通用且恰当的选择。公司可以在网站上公示股东大会会议召开的通知,但是如果仅仅是在网页上公布,不能保证每个人都能收到通知,因此公司需要以电子邮件方式 ( 经股东同意) 单独通知有通讯信息登记的股东,而对那些无法单独通知的股东,则以在规定网站公示作为通知。在通知生效时间上,本文认为投寄即送达,即公司确认通知信息确实已经发送就视为送达,这符合电子技术的实际。
会议信息披露对于股东参会十分重要。《上市公司股东大会规则》第16条规定,股东大会通知和补充通知中应当充分、完整披露所有提案的具体内容,以及为使股东对拟讨论的事项作出合理判断所需的全部资料或解释。拟讨论的事项需要独立董事发表意见的,发出股东大会通知或补充通知时应当同时披露独立董事的意见及理由。在虚拟股东会议情形下,信息披露只需上传到规定网站,简单迅捷、成本低廉。
2. 股东身份认证
虚拟股东会议的股东身份认证可以借鉴现行证券交易系统以及股东网络投票系统的身份认证机制。目前,股东身份认证方案主要有两种,一是密码方式,通过将股东账号与唯一密码相对应方式确认股东身份。二是CA认证方式,由权威公正的第三方机构即CA ( Certificate Authority) 认证中心签发数字证书确认股东身份。数字证书这种身份认证方式安全级别较高,是目前最好的一种认证技术,银行业在网上银行中比较普遍采用这种认证方式。
3. 股东发言权与质询权的行使
公司召开虚拟股东会议应该在其网站上设置电子论坛版块以便股东发言与质询。通过认证的股东可以利用网络摄像头、电话、邮件或者其他通讯技术提出问题,所有问题将由管理层亲自在网上实时回答。公司可以做出相应规定,股东提问可以基于股东级别或者持股比例优先得到答复。例如,持有一定股份股东所提问题可以优先得到回答,其合理性在于大股东往往比那些容易廉价出售股份的小股东更有兴趣知悉投票和公司经营情况。所有股东提问与管理层答复将条理清晰地编辑在虚拟股东会议网站“提问与回答”目录下,供股东查阅。当然,涉及商业秘密的除外。
4. 股东投票权的行使
虚拟股东会议中投票表决可以采用网络投票方式,这已经在我国上市公司中推行。利用互联网投票系统投票有效时间一般为: 开始时间不早于现场股东会议召开前一日下午15: 00,结束时间不早于现场股东会议结束日下午15: 00。虚拟股东会议的网络投票环节的时间可以与虚拟股东会议的起始时间与结束时间一致,也可以根据公司虚拟会议系统或者中介机构会议系统进行具体设置。另外,应该允许股东通过电子邮件进行投票。电子邮件可以全天候发送,时间更灵活,可以避免虚拟会议系统工作时间的限制。
5. 虚拟股东会议记录存档
有些公司会将虚拟股东会议记录在网上存档一段时间。例如,UAP公司委托规则指出虚拟股东会议存档在会议结束之后一周内观看; Conexant公司在会议结束后一个月内可以观看网上直播[4]。还有一些公司规定了更长的会后阅览会议存档的时间。Artio和Pico两家公司存档时间是七个月,Illumina和Winland公司存档时间是一年。建议我国虚拟股东会议记录要在网上存档一段时间,以供股东观看,具体存档期由公司根据情况自行决定。
( 三) 参会主体瑕疵及责任认定问题
参会主体瑕疵一般源于他人盗用股东账号、密码,在股东不知情的条件下进入虚拟股东大会系统,进行投票表决操作。实践中,公司与股东需要约定采用同一程序、指定特定会议系统,公司不能实质审核股东身份,只能通过密码来确认股东参会资格。如果公司在验证股东身份时能够保证网络系统安全,只要股东身份符合形式要求,则公司不承担任何法律责任,行为后果只能由被盗股东承担。
( 四) 股东中途退出对计算法定数的影响
《公司法》规定,股东大会做出决议,必须经出席会议的股东所持表决权过半数通过。《上市公司章程指引》要求上市公司股东大会拟出席会议的股东所代表的有表决权的股份数需达到公司有表决权的股份总数的二分之一以上,但允许公司在章程中选择是否规定这一程序。表决法定数以出席法定数为计算基础。虚拟股东会议利用网络系统,有较强灵活性,股东中途退会情况要多于现场股东会议。那么,股东中途退会是否影响出席法定数并进而影响据此计算的表决权数?
股东中途退会有两种情况: 其一,股东自己主动退出会议。股东主动退出会议系统属于主观放弃行使股东权利,可以推定他们不支持退出后的议案,否则他们就会积极行使投票权促其通过。其二,技术原因如网络意外中断、系统故障等导致的无法继续参会。如果会议最初达到法定数,但由于系统故障、病毒入侵等原因使股东无法正常参会而退出,“一般规则是,一旦形成了法定数,那么它将持续存在,即使部分股东退出会议,也不影响其余的股东继续开会。但是计算表决权数时,仍应以出席法定数为基础。这样,既不因个别股东的退出而轻易导致会议流产,避免造成公司资源浪费,又符合资本多数决原则”[5]。可以参照《上市公司股东大会网络投票实施细则》第11条予以处理,即股东仅对股东大会多项议案中某项或某几项议案进行网络投票的,视为出席本次股东大会,其所持表决权数纳入出席本次股东大会股东所持表决权数计算,对于该股东未表决或不符合本细则要求的投票申报的议案,按照弃权计算。综上,对中途退会的股东一般是按照弃权处理。实践中,发生网络故障的几率相对较小,并且虚拟股东会议持续时间不长,不能因为个别股东中途退会而影响整个股东会议进程,因此按照弃权对待具有合理性。但是如果该个别股东退会是由于公司单方原因所致,即使股东大会做出决议,个别股东仍然可以根据《公司法》请求法院认定决议无效,此时网络会议系统的中断成为股东大会决议瑕疵的依据。例如,公司董事会或者管理层为了私人利益,通过破坏虚拟股东大会系统的正常进行来阻止某些股东投票权的行使。
( 五) 技术瑕疵法律责任认定
技术瑕疵是指在股东大会进行中,由于股东、网络会议系统中介服务商的电脑、网络软硬件故障导致的损害,主要包括:( 1) 股东电脑系统故障、病毒感染、被非法入侵、电脑设备或软件系统与网络会议系统不匹配因而无法参会所产生的损失; ( 2) 股东操作失误造成的投票偏差或者信息发送不成功导致的损失;( 3) 互联网故障导致网络中断、会议过程中信息中断、延迟、错误等,使股东无法正常参会行使股东权利的损失;( 4) 通讯线路繁忙、服务器负载过重,股东不能及时进入网络会议系统的损失;( 5) 股东重复或者错误发送指令。上述损失处理应当采用何种责任归责原则? 如果适用过错责任原则,谁主张谁举证,这显然不利于股东特别是中小股东,因为网络会议系统的复杂性和专业性使得股东难以举证。如果适用无过错责任原则,显然对公司不公平,因为即使公司主动采取相应措施,仍然难以避免上述问题。可见,采用过错推定归责原则比较合理,无论是公司还是股东,只要证明自身操作无过错,尽到了合理注意就可免责。
篇4：我家的“家庭会议”制度
《正面管教》的基本原则是不依赖惩罚和奖励来解决问题（因为奖励和惩罚短期有效，但并不利于长期的规则内化和自我成长），而是邀请孩子一起来参与思考问题的解决方案，家长始终采取温和而坚定的态度和言辞。说起来容易做起来难，而“家庭会议”正是一个贯彻正面管教原则的好工具。即使是已经开了几个月的家庭会议，我也未能完全放弃惩罚和奖励，只是一直在努力淡化或者少用物质奖励和身体惩罚。
我家的“家庭会议”流程
我们的家庭会议定在周六晚饭后，“流程”基本是这样的——
流程1：互相夸奖。
每一位发言人都要一一感谢其他所有家庭成员这一周来为自己或为家庭做的某一件或几件好事。这一步可不能信口开河，平时就要好好观察，讲的时候要具体有条理。目的呢，一是培养“感恩”的心态；二是让每个成员都感受到大家的爱和肯定；三是为接下来的“问题讨论”环节作好铺垫。
我家的实践效果：中国人是比较含蓄的，不太习惯当面表扬别人，特别是对于最亲近的家人，更觉得似乎没有必要这么客气。事实证明，互相夸奖和感谢明显增进了我们家全家人的感情和互动，成了“管教孩子”之余的意外收获。
流程2：讨论问题。
我们在冰箱门上贴了一张纸——“问题列表”：发现这一周里有谁在哪方面做得不好而且又很难当场解决的，都可以写在这张纸上（孩子如果不会写字，可以请爸爸妈妈帮忙写上去）。每次家庭会议，我们都会讨论纸上列出的问题。讨论的过程中，每个人（特别是做得不好的那个人）都可以发言，说出自己认为有助于解决问题的方案，然后一起选择最合适的一个或几个方案实施。
我家的实践效果：目前的阶段，还是我们作为父母提出的解决方案比较多，孩子常常会说：“我也不知道该怎么办。”但，我们一定会征求他的意见，给他发言的机会。
不到7岁的儿子有一次写下的问题是“爸爸妈妈太啰嗦”。最终讨论的方案是：我们在提醒他做事情时，尽量只用一个简单的关键词。比如到了练钢琴的时间，就走到他面前，看着他的眼睛，温和而坚定地说：钢琴！（事实证明的确比唠叨一大段更有效）
流程3：全家一起了解下周的安排和策划下周的家庭集体活动。我通常会利用这个机会提醒儿子下周有哪些重要的活动，比如学校有志愿者活动、要去家庭医生那里注射疫苗、周末约好了要去哪个小朋友家玩……儿子也会提要求，比如“周末想去沙滩玩”等。
我家的实践效果：经过这样的提醒和计划环节，下一周的实施过程就变得顺利多了。
流程4：也就是会议的最后，就是全家 一起做一件愉快的事情。通常，我们会一起吃冰激凌或水果，有时候是陪着儿子玩一会儿他自创的规则有点天马行空的游戏。
总之，家庭会议通常以愉快的互相表扬开始，又以快乐的美食或游戏时间结束。这样，大家也就更容易接受中间的“问题讨论”环节。
当然，育儿过程中的很多问题并不是开一次会就能解决的，当我们发现问题再度发生，就会再次写到“问题列表”中进行讨论，每次都会有一些新的小小进展。虽然儿子的问题还是很多，但他的点滴进步让我觉得家庭会议值得坚持。而且，除了改正问题，儿子的观察能力、表达能力、责任意识都增强了，很有“家庭小主人”的架势。有时候，我们也会鼓励他来主持家庭会议。
有一天，他对我说：“妈妈，当我犯错误的时候，你不会骂我，会和我一起讨论，我觉得这样很棒。以后，我对我的孩子也会这样！”这一刻，我心里特别温暖。
篇5：会议制度管理制度
第1条为规范企业会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。
第二章会议类别
第2条总经理办公会
(1)总经理办公会是由总经理本人或委托人定期召开的工作例会。
(2)参加人员为总经理、财务经理、项目经理及相关的部门负责人。
(3)时间原则上定为每周________。
(4)例会由行政管理部转发通知，并做好会议的相关准备工作。
(5)会议纪要由行政管理部负责整理，并于次周周____呈总经理审阅后发放至各有关部门。
第3条部门例会
(1)部门例会是由各部门负责人定期召开的工作例会。
(2)例会时间由各部门根据部门工作特点合理安排，以不影响日常工作的正常进行为原则。
第4条部门联席会议
(1)部门联席会议是由总经理或各职能部门经理发起召开的跨部门协调、协作专题会议。
(2)会议由行政管理部转发通知，并安排时间、地点。会议纪要由行政管理部负责整理，并于次日呈总经理审阅后发放至各有关部门。
第5条其他会议管理
(1)行政管理部每周____应将企业例会和各种临时会议，统一编制《会议计划》并印发给企业领导和各部门及有关服务人员。
(2)凡行政管理部已列入《会议计划》的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排其他会议时，召集单位应提前____天报请行政管理部调整《会议计划》。
(3)对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，行政管理部有权安排合并召开。
第三章会议的准备
第6条所有会议主持人和召集单位与会人员都应分别做好有关准备工作(包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、备好座位、纪念品、通知与会人等)。
第7条会议应按规定时间准时召开，组织会议的.部门会前应准备好会议议程及有关内容，并负责维护会议纪律。
第8条参会人员准时参加会议并签到，准备好与会议有关的资料，做好会议记录，对要求传达的会议内容要及时进行传达。
第9条会议涉及机密事件，所有与会者要严守保密制度，不得外传泄密，否则按有关规定处理。
第10条会议形成的决议应由牵头部门及时书面通知有关执行部门，并负责监督落实情况。
第四章会议记录
第11条会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，主持人可根据本原则及会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。
第12条集团总经理主持的企业例会、临时行政会议原则上由集团总经理秘书负责会议的记录工作，集团总经理另有规定的，依据集团总经理指定的办法实行。
第13条会议记录员应遵守的规定
(1)做好会议的原始记录及会议的考勤记录，根据需要整理《会议纪要》。
(2)对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。
(3)会议原始记录应于会议当日、《会议纪要》最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名。
第五章会议室管理
第14条会议室由行政管理部指定专人负责管理，各部门如因会议需要使用会议室，须事先向行政管理部申请，由行政管理部统筹安排。
第15条会议室卫生由行政管理部安排人员负责进行，在每次会议召开前后均要进行卫生打扫，并做好日常保洁。
第16条会议室电子设备的管理、使用和维护由专人负责，其他人不得随意操作，否则造成设备损坏应按价予以赔偿。
第六章附则
第17条本制度由行政管理部负责解释。
第18条本制度由集团总经理批准后生效，自颁布之日起执行。
编制日期审核日期批准日期
篇6：规章制度——会议制度
一、总体要求
1、xxx市xxx管理处会议包括处例会、全体工作人员会议、业务学习会议、领导办公会议等。
2、各种会议必须充分发扬民主，坚持民主集中制原则，在广泛听取与会人员意见的基础上，由会议主持人决策。暂时不能统一意见，又不急办的事项应在下次会议再议后决策。
3、凡决定重大事项的会议，与会人数应在应到会人数的三分之二以上，确属紧急事项可不受人数限制，由主持工作的领导研究决策后执行，事后相互通气，并在处例会上通报督办执行情况。
4、所有需提交会议研究决定的事项，均须以书面形式提前向处领导提交议题，由具体负责同志收集汇总，安排上会，明确会议的范围、内容及会议主题。所有非紧急事项，均不得临时开会。
5、所有参会人员必须按时到会。因故不能参加会议，必须会前向办公室或会议主持人请假。参会人员应关闭手机，集中精力，认真思考，积极发言，陈述观点看法应抓住主题，言简意赅，切中要害。
二、例会
1、例会是我处重要决策会议。主要涉及全处性事情和单位具体业务相互配合的工作。
2、例会由处领导主持，必要时也可委托具体业务负责同志主持。要有专人通知会议并纪录、整理、会议纪要，如会议有重大决定或事项时，要印发会议纪要。
3、例会实行会议议题制度。凡房产管理处的`重大业务事项及行政管理的重要决定，都应在会前安排业务分工职责提出议题，报处领导，由处领导统一主持会议审定。
4、例会的主要内容
(1)研究审定月、季度、年度工作总结，提出下阶段的工作目标和任务。
(2)审定上报有关工作计划，落实各类目标责任，以及涉及全单位性的工作计划。
(3)汇报审查各类资金安排、使用计划。
(4)检查上阶段各项重要工作的完成、落实情况。
(5)处领导确定的其他即时工作事项。
三、全体工作人员会议