办公室人员职责及素质

办公室人员职责及素质（精选8篇）

篇1：办公室人员职责及素质

文秘和办公室工作学习资料

（第15期）

张家口市人口计生委办公室2005年10月25日

办公室人员要具备的三个素质

一是敬业奉献，具有较高的政治素质。办公室工作政治性强，办公室人员必须讲政治，要树立“办公室工作无小事”的思想。办公室的同志头脑要清醒，思想要敏锐，作风要严谨，工作要得力。要严格遵守纪律，做到令行禁止，带头维护机关形象，以高度的政治责任感，严肃认真地做好各项工作。要坚定理想信念，善于从政治上正确认识和判断形势，顾全大局，严格要求自己，坚定不移地贯彻执行党的路线、方针、政策，在思想上、政治上、行动上与党中央保持高度一致。要讲正气，坚持原则，求真务实，言行一致，说老实话，办老实事，做老实人。总之，立党为公，执政为民，要体现在办公室发挥参谋助手作用、办文办事、接待群众等实际工作中。

二是勤学苦练，具有较高的文字水平。邓小平同志说过：“用笔领导是领导的主要方法。”办公室工作更离不开文字，文字能力是办公室人员的基本功。文如其人，文章是作者思想、知识和能力的综合体现，要提高文字水平，首先要广泛学习各种知识，全面提高自身素养，做到理论功底扎实，文化知识基础宽厚，精通本职业务，一专多能。在学习的同时，还要深入基层，调查研究，1这就是古人说的“读万卷书，行万里路”。提高文字能力，要下苦功夫。毛泽东说过“我看重要的文章不妨看它十多遍，认真地加以删改，然后发表。”可见文章是写出来的，更是改出来的。一篇文稿从起草到定稿，都要经过领导层层把关、修改，征求多方面的意见，特别是基层的意见，有心人要善于从中学习，不断提高自己的文字能力。

三是服务全局，具备较高的组织协调能力。办公室是综合处室，需要经常、大量、直接地协调各种关系。这就要求办公室工作人员做到眼勤、手勤、腿勤、嘴勤、脑勤，公平和大度，熟悉各科室和有关单位工作的性质、任务、特点和规律，把握轻重缓急，掌握公关技能，掌握协调的艺术和方法，既要有原则性又要有灵活性，要能够理顺各方面的关系，化解各方面的矛盾，处理好各方面的问题。通过协调，保证领导决策实施，力争上下左右满意，促进工作正常运转，提高工作效率。

办公室应做好的主要工作

一要充分发挥好参谋作用。办公室是一个机关的综合处室。当好参谋，是办公室的首要任务。办公室的同志要树立全局观念，把人口和计划生育工作放在经济社会发展全局之中去研究，出大主意，谋大项目。目前，人口与计划生育工作的外部环境和内在要求已经发生了显著变化，原有的计划生育工作管理体制、管理手段的局限和不适应性日益明显。如何稳定低生育水平、治理出

生性别比？如何加强对流动人口、迁移人口和特殊人群的计划生育管理？如何建设工作新机制？这些问题都需要认真研究，超前谋划，想领导之所想，参领导之所需，谋领导之所求，开拓进取，充分发挥主观能动性，增强工作预见性，力求想在领导之先。总之，办公室要成为领导合格的“参谋部”，办公室主任要当好“参谋长”。

二是认真开展调查研究。要当好参谋，辅助决策，就要注重调查研究。需要研究的题目很多，如知情选择后节育措施构成怎样，无外生、超生了，计生经费如何落实，计生行政成本研究等，多搞一些调研。

三是进一步加强政务信息工作。要站在全局的高度，围绕中心工作，特别是要紧扣计划生育工作改革和发展的主题，围绕领导关注的重点，突出信息的前瞻性、指导性。围绕影响人口和计划生育工作水平提高的难点和涉及广大群众切身利益的热点问题，提高信息工作的针对性。要善于捕捉基层创造的符合改革方向的新模式，特别是要敢于上报对工作存在潜在影响的苗头性问题和对全局工作有警示作用的负面信息。今后要进一步加强信息工作目标管理并改进考评办法，要由注重数量逐步向注重质量转变，对调研报告特别是报忧信息要加大分值，对引起领导重视、各地反响比较大的稿件及时通报表扬。实行信息工作加分制。四是加强督促检查工作。抓工作落实也是一种创造。领导决策能否全面落实，在很大程度上决定于督查能否真正到位。办公

室不但要在领导决策前搞好调查研究，提出预案，当好参谋，更为重要的是要做好决策实施的督促检查，掌握决策的落实情况。领导作出重大决策后，要主动开展督查，及时发现、解决问题，确保决策和工作部署全方位落实。我们工作中存在重部署、轻督查倾向，习惯于以会议落实会议，以文件落实文件，以讲话落实讲话。讲话、文件发出后，有的地方层层照转，不结合实际，不提出具体措施。开了会，发了文，领导讲了话，就算万事大吉了，具体工作怎么落实无人过问。要改变这种状况，就必须加强督查工作。要健全督查制度，规范督查程序，明确督查责任，严肃督查纪律，做到事事有着落，件件有回音。

篇2：办公室人员职责及素质

办公室是一个企事业单位和政机构的重要职能系统，在单位里起到中枢作用，各个业务科室和部门的日常工作，都需要办公室来进行协调与布置，同时办公室又是离单位领导“距离”最近的部门

办公室是一个企事业单位和政机构的重要职能系统，在单位里起到中枢作用，各个业务科室和部门的日常工作，都需要办公室来进行协调与布置，同时办公室又是离单位领导“距离”最近的部门，领导的政令发布与执行，办公室往往是重要的参与者和执行者。办公室可以总结为三个中心，即：后勤中心、事务中心、政务中心，其“中心”地位的特殊性，使办公室工作能否正常、高效的运行，关系到单位的工作执行力和领导的决策力，甚至有关单位形象和领导威信。因此，办公室主任作为办公室的直接管理者，应该具备怎样的素质，以保障办公室工作的有效开展，成为上至政机关下至企事业单位的领导们普遍关心的问题。

1、公文处理能力。

良好的公文的处理能力，是办公室主任必须具备的首要素质。在日常工作中，办公室主任需要经常起草、审核、发布一些管理制度，是单位里的政策推进者，和领导的言论喉舌。除此以外，办公室主任还要经常上传下达上级领导、本单位领导、本单位各部门间的工作意见和精神，这些意见和精神绝大部分以公文形式存在。

2、时间管理能力。

办公室主任要为自己本人和上级领导精心安排时间、日程，使时间浪费降到最低程度，同时又要顾及领导的工作强度，做到时间安排松驰有度。

3、交流与沟通能力。

办公室主任对于信息和决策精神的上传下达，除了采用正式公文以外，日常的沟通也是传达决策精神，体现本单位工作风貌的重要方式。沟通能力作为管理者的基本能力，对于办公室主任而言，显得犹为重要。从广义沟通而言，即包括了格式化沟通，也包括非格式化沟通；即包括口头沟通，也包括书面沟通；即包括双向沟通，也包括单向沟通。有人讲：办公室主任不是人，做好办公室主任的人不是人。因为，办公室工作庞杂，象公共汽车，叫上就上，叫停就停。

办公室人员必备的素质

1.良好的文字处理能力，字体优美，书写工整。

2.良好的口头表达能力，如得得体地应对电话。

3.善于与人沟通。

4.随机应变能力强。

5.能严守秘密，谨慎处理保密文件。

6.能准确俯上司意图。

7.能沉着处理紧急事件。

8.能校长出席教师大会并讲话，准确恰当地传达校长的意见。

9.能及时将学校内部外部的信息传递给学校。

10．校长外出时能主动主持办公室工作。

11．职业道德和强烈的进取心。

12．精力充沛。

13．良好的安排时间的能力（如出差计划的安排）。

14．良好的记忆力，尤其对人名、地名、电话号码反应迅速。

15．有组织观念和团队精神。

16．与校长和同事能融洽相处，并能从中起协调作用。

17．能参与学校具体事项目的开展。

18．积极主动而非被动地工作。

19．知晓办公室内财务管理。

20．知错就改。

办公室主任的办事原则

办公室工作事无巨细，办公室主任经常面对繁杂的事务，大事、小事、杂事缠身，如何处理好办公室具体事务，为企业领导班子正确决策提供参谋助手作用，是办公室主任的主要职责之一，必须严格掌握正确的办事原则。

一、不以事小而不为

小事，对办公室主任来说，不存在该不该抓的问题，只有抓的角度、力度的区别。对举轻若重的小事，就应一抓到底，但又不能沉湎于琐碎的事务工作之中，既能入手其内，又能出手其外。抓小事，必须做到：

1．知大知小。办公室主任要胸有全局，用大局的天平来运筹谋划办公室的工作，分清主次、深浅、难易，有的放矢地制定对策，确定工作目标。这样才可能避免指挥一盆浆，工作一团麻，结果一片糟。

2．小中见大。小事中孕育着大事，这是办公室工作的显著特点．如值班、会议通知、次序安排、后勤服务、接待等，不能不说是小事，但稍有不慎，就会捅大漏子，若出现疏忽就会引起麻烦和非议．因此办公室主任必须掌握宏观，把握大局，洞穿事物本质的能力，做到政治敏感、头脑冷静、眼光税利、小中见大、以大代小和以小促大．

3．举轻若重。对着看似小事的经常性工作，要建章立制，写在纸上，贴在墙上，记在心上，抓在手上，形成规矩。同时，还要注意从中找出规律性的东西，高屋建瓴，举一反三，抓一项带动几项，管原则不管具体，督结果不查细节，使老工作有新意。

4．默默无闻。做办公室工作要求具有奉献精神，抓小事更是不显山露水，做好了没人知道，有了失误谁都可以指责。因此，办公室主任除了要“俯首甘为孺子牛”默默无闻地奉献外，还必须具备较强的“受过忍责”的心理素质。

二、不以事杂而乱为

办公室工作头绪很多，任务琐碎繁杂。要避免东一榔头西一棒槌，办公室主任头脑里必须有一张清晰、规则的运行图。哪个该为，哪个不该为，哪个重点为，哪个非重点为，须小葱拌豆腐--一清二楚，不能乱为。

不乱为，就要知重知轻。避免“来者都是客”，力量均衡使用，重要工作没抓住，没干到点子上；次要工作用力过了劲，使劲过了头，吃力不讨好。

不乱为，就要知上知下。领导意图不了解，是盲人骑瞎马，干不好还会南辕北出。吃过了上情，办事才有方向，才有主心骨。下情不掌握，就会脱离实际，有悖事理。摸透了下情，办事才会有的放矢，迎刃而解．

不乱为，就要知规知矩。没有规矩不成方圆。办公室主任更应成为讲规矩的楷模。不管事情再多再杂，采用什么方法解决，都不能忘了规矩，该请示的要请示，该当家的敢拍板，该反馈的不截留。切勿忘乎所以，误了大事。

三、不为事急而盲为

办公室固定式、程序化的工作多，但意外的、突发性的事情也会随时出现，特别是加大重要情况及时反馈报告力度以后，办公室主任成为急事和突发性事件的第一知情者，位于处置的第一道工序。在这种情况下，办公室主任必须敏感、冷寂，不能盲为。一是要泰然处之，切忌慌了手脚。不管事情多么突然，多么紧急，首先要冷静地进行分析，根据上级要求和平时掌握的情况，及时提出解决预案，供领导决策。

二是沉着应付，切忌丢三落四。在处置急事和突发性事件时，要边请示，边按领导要求协调相关单位，边组织力量进行处置。三者要有机结合，穿插进行，不能丢三落四，使问题复杂化以致妨碍问题的解决。

三是要有主见，切忌唯唯诺诺。而对急事或突发性事件，不能退缩，要大胆地往前站。但必须胸有主见，既不能乱表态、乱许愿，又不能唯唯诺诺，态度暧昧，避免在解决一种问题时埋下另一种隐患。

四、不以事难而怕为

在处理各种事务中，有时会出现一些超出预见、超出职责、难以预料的事情。对这些事，一个称职的办公室主任，一个胜任参谋、助手作用的总管，就必须坚持做到：不回避矛盾，敢于冲在前面，不怕丢面子，个人受点委屈也在所不辞；不怕得罪人，将自己的荣辱名利抛于脑后；不怕麻烦，跑断腿、磨破嘴、俄扁肚子也心甘情愿。能否做到这些，还得用以下标准来衡量和要求自己：

1、讲职责，义无反顾。办公室主任是干什么的，职责是什么，心里要始终清楚，遇到的事件不管多难，都应义无反顾，挺身而出。

2、讲品质，身先士卒。办公室主任就是领导的延伸，在关键时刻，就应该代领导冲锋陷阵，替领导分忧解难，这是职责和义务，更是对办公室主任品质优劣的检验。

3、讲艺术，左右逢源。要带着感情做工作，大道理要讲，小道理也不可不说，既讲原则，又讲灵活，因人因事施法。

4、讲精神，敢于碰硬。办公室主任要讲究柔中有刚，当好人是对的，但不能当“好好先生”，特别是在大事大非面前，要坚持原则。否则，一味追求“和为贵”，别人不把你当回事，协调苍白无力，处事优柔寡断，那就什么问题也解决不了，什么事也办不成。办公室工作是一门艺术，做好并不容易。但只要下功夫，花时间，以“三讲”的标准来衡量，就没有解决不了的问题，没有克服不了的困难。

组织中的政治行为指那些不是由组织正式角色所要求的,但又影响或试图影响组织中利害分配的活动。

办公室政治在哪个国家都存在,如果好好利用，反而可以营造融洽的工作环境。在中国，上司与部属的关系一般是：工作上，“二不二多”，即不争功，不诿过，多鼓励，多商量；而生活中，上司待人之道，最重要的是对部属要常有一颗关怀的心和一份体贴的情。

部属与上司的关系是：要尊重主管，体谅、支持上司。不到上司要我们发表意见时就不要抢着表现，也不宜抢在上司之前和贵宾交换名片。上司生病时，不可随意探望，因为他不会喜欢自己的病容展现在下属面前。一般打电话慰问即可。作为下级，要理解领导的处境和难处，在遇到实际问题向领导提出要求时，一是不要条件苛刻，二是不要急于求成，三是不能怨天尤人。

与同事的关系，要互敬互爱，凡事设身处地体谅他人，不论是否投缘，都要建立良好的关系。自己的工作完成后，可以问问同事是否需要帮忙。

在中国，人们都明白“明哲保身”的道理，一般不爱卷入小团体之中。

别把“我”字挂嘴边 一个总把“我”字挂在嘴边的人，会让对方觉得自己的存在和立场被忽视了，因而在心中产生一道阴影，只有关注别人的谈话内容，从“你”开始谈话，才能使同事的心理障碍消除。

私人电话越短越好 在上班时，我们谁都会接到一两个私人电话，这并没有什么不可以的，但是你的谈话内容、交谈时间的长短，都是应该注意的。如果某个电话已持续了很久，而你正在做需要集中精力的事，你可以直言不讳地告诉对方你目前没有时间闲聊，等忙完了工作再把电话打给对方。无论你是主管还是职员，办公室都不是尽情打私人电

话的地方。

不夸夸其谈 女人是感性的，常常能绘声绘色地讲一件挺平常的事。但语言的丰富，并不意味着可以随意夸大事实，中肯的话才会耐听，也会让人信服。

因为工作需要，阿萍一年中有几次出国的机会，每次出国归来，谈起见闻，就算是完成了多么艰巨的任务，她也不表白自己多么辛苦；住高级宾馆，她会说还不是上面安排好的，不然自己可住不起，就算有同事嫉妒她，听她平直、随和的话语，嫉妒也不由地消失了。夸夸其谈会让一个女人失去魅力。

不抖搂别人的隐私 在办公室里，你无意中一句话也许就触到了别人的禁忌。信任是可遇不可求的，一旦信任被破坏，再建立起来就会很难，把别人的秘密永远留在肚子里吧。

嬉笑怒骂悠着点儿 同事之间不能天天绷着脸，工作之余或聚会时常开点玩笑，既可以活跃气氛，又可以放松神经，还可以拉近同事间的距离。会开玩笑的人，在意见分歧时，可使玩笑成为紧张局面的缓冲剂，化干戈为玉帛。玩笑有时还可以用来委婉拒绝同事的要求，进行善意的批评等等。但玩笑要达到的目的，在于“玩”，千万不要把玩笑开得过了火。

一个人所说的笑话，千万不要取材于聚在一起的人，而要取材于其他方面。笑话的内容，更要考虑听笑话的人的接受程度，在分寸之内，大家高兴；超过了分寸，便要搞得不欢而散了。

办公室不是“心理诊所” 唠叨是女人易犯的通病，而且女人见面话又格外多，反反复复，述说着自己的喜怒哀乐，也不管别人爱听不爱听，径直讲个没完。自己倒是舒心，别人的情绪却给搅得乱七八糟。

办公室里不能说的话，好像谁都知道，但人熟识之后，说的话就经常不经过大脑了。办公室的同事可以亲密，但生存、工作永远是第一位的，别让情绪支配。

同在一个单位，或者就在一个办公室，搞好同事间的关系是非常重要的。倘若关系不和，甚至有点紧张，那就没滋没味了。导致同事关系不够融洽的原因，除了重大问题上的矛盾和直接的利害冲突外，平时不注意自己的言行细节也是一个原因。

那么，哪些言行会影响同事间的关系呢？

１．有好事儿不通报

单位里发物品、领金等，你先知道了，或者已经领了，一声不响地坐在那里，像没事似的，从不向大家通报一下，有些东西可以代领的，也从不帮人领一下。这样几次下来，别人自然会有想法，觉得你太不合群，缺乏共同意识和协作精神。以后他们有事先知道了，或有东西先领了，也就有可能不告诉你。如此下去，彼此的关系就不会和谐了。２．明知而推说不知

同事出差去了，或者临时出去一会儿，这时正好有人来找他，而你明明知道，却直通通地说不知道，一旦被人知晓，那彼此的关系就势必会受到影响。外人找同事，不管情况怎样，你都要真诚和热情，这样，即使没有起到实际作用，外人也会觉得你们的同事关系很好。

３．进出不互相告之

你有事要外出一会儿，或者请假不上班，虽然批准请假的是领导，但你最好要同办公室里的同事说一声。即使你临时出去半个小时，也要与同事打个招呼。这样，倘若领导或熟人来找，也可以让同事心中有数。如果你什么也不愿说，进进出出神秘兮兮的，倘若正好有要紧的事，人家就没法说了，有时也会懒得说，受到影响的恐怕还是自己。互相告之，既是共同工作的需要，也是联络感情的需要，它表明双方互有的尊重与信任。４．不说可以说的私事

有些私事不能说，但有些私事说说也没有什么坏处。比如你的男朋友或女朋友的工作单位、学历、年龄及性格脾气等；如果你结了婚，有了孩子，就有关于爱人和孩子方面的话题。在工作之余，都可以顺便聊聊，它可以增进了解，加深感情。５．有事不肯向同事求助

轻易不求人，这是对的。因为求人总会给别人带来麻烦。但任何事物都是辩证的，有时求助别人反而能表明你对别人的信赖，能融洽关系，加深感情。你不愿求人家，人家也就不好意思求你；你怕人家麻烦，人家就以为你也很怕麻烦。良好的人际关系是以互相帮助为前提的。因此，求助他人，在一般情况下是可以的。当然，要讲究分寸，尽量不要使人家为难。

６．常和一人“咬耳朵”

同办公室有好几个人，你对每一个人要尽量保持平衡，不要对其中某一个特别亲近或特别疏远。在平时，不要老是和同一个人说悄悄话，进进出出也不要总是和一个人。否则，你们两个也许亲近了，但疏远的可能更多。有些人还以为你们在搞小团体。如果你经常在和同一个人“咬耳朵”，别人进来又不说了，那么别人不免会产生你们在说人家坏话的想法。

７．热衷于探听家事

能说的人家自己会说，不能说的就别去挖它。每个人都有自己的秘密。有时，人家不留意把心中的秘密说漏了嘴，对此，你不要去探听，不要想问个究竟。从某种意义上说，爱探听人家私事是一种不道德的行为。

８．喜欢嘴巴上占便宜

篇3：办公室人员职责及素质

本文根据新建高职院校的发展现状和结合作者近年来的行政工作实践, 提出了办公室工作人员应具备的五个基本素质及三种提升素质的有效途径, 便于高职院校同行借鉴参考, 期待大家发表更好的建议和思想, 提高行政业务水平, 共同做好高职院校办公室工作。

1 高职院校办公室人员应具备的基本素质

1.1 政治素质

政治素质是各种素质中最关键也是最核心的素质之一, 办公室人员良好的政治素质是执行学院的政策制度与实施学院的发展战略的基本要求。高职院校肩负着培养高技能和德才兼备人才的重任, 作为办公室人员要具有高度的政治敏锐性和坚定的政治觉悟, 特别关注行政工作的严肃性、严谨性和保密性。党政办公室的日常工作就是要在高职院校贯彻新时期党的教育方针和路线, 做好上传下达的行政工作及担负党的喉舌的功能。这就要求办公室工作人员必须具备扎实可靠的政治素质和坚定的政治信仰, 认真学习科学发展观和新时期社会主义核心价值理念, 真正领会其思想内涵, 树立满腔热情为全院学生和教职员工服务的思想。

1.2 行政素质

行政素质就是办公室人员对行政工作的认识程度, 行政素质是做好党政办公室各项工作的核心条件, 优良的行政素质能极大地提高党政办公室的工作效率。它包括办公室工作自身特点以及办公室工作的要求等方面, 是办公室工作人员应具备的最基本素质。高校党政办公室的职能与定位, 要求其工作人员必须具备良好的口头表达能力、书面汇报能力、调查研究能力、使用现代化办公设施能力、参谋决策能力、综合协调能力以及科学、合理地安排日常事务的能力。同时也要求工作人员协调好学院内各处室各系部的关系, 做到不该做的事情不做, 不该说的话不说, 属于本职范围的事情义无反顾地做好, 保持领导的权威和学院工作的权威, 为学院工作的持续发展尽职尽责。

1.3 作风素质

作风素质体现了办公室行政工作人员的整体形象, 良好的作风是高职院校工作人员精神面貌的缩影。作风体现了工作人员日常工作中待人接物、处事解难的基本素养, 反映了其内在的道德情操和精神修养。工作中应谦虚谨慎, 遵纪守法, 实事求是, 保守机密, 顾全大局, 服从领导。做到着装整齐, 举止端庄, 仪态优美, 平等待人, 身处严谨的行政办公场所, 致力于打造一个舒适、高雅的办公室工作环境, 树立良好的办公室人员形象。

1.4 心理素质

身体和心理素质是高职院校党政办公室工作人员不可忽略的素质, 是充分展现上述各素质的生理基础, 也是上述各素质得以实现的条件。一个具备优良的心理素质的办公室人员, 一定能够及时化解工作中的矛盾和问题, 做到不卑不亢, 不急不躁, 不优柔寡断, 遇到紧急之事能沉着冷静, 从容处置。对于工作中的挫折能吸取教训, 有了成绩能总结经验, 处处体现其稳定的情绪、健康的人格、坚强的意志。只有具备这样的心理素质的办公室人员才能在纷繁复杂的日常行政事务中处事得当、游刃有余。

1.5 创新素质

创新是当代社会中人的最具潜能和活力的要素, 是一个民族的灵魂, 创新是推动工作和社会进步的巨大动力和永恒主题。办公室工作人员是学校各项政策和制度的执行者, 在工作中对学校的发展可以说是起着重要的作用, 只有不断创新, 才能使学校步入跨越式发展的轨道。高职院校是教授学问、解惑授业、传播文化以及进行知识创新的场所, 同时又是培养高技能人才的理想王国, 这种特殊的求学园地必然对办公室人员提出更高的要求。因此, 高校办公室人员必须具备良好的创新素质, 要求他们在学院行政工作中锤炼突破常规追求创新的精神。只有开拓进取, 勇于创新, 才能使工作充满生机, 才能推动事业更快、更好发展。同时, 创新是一个艰苦的经历, 它需要我们独立思考问题, 不断领悟和学习, 钻研创新理论, 提高自身的综合素质。也要求我们在工作中不墨守陈规, 多思考、多比较, 寻求新的思路和工作途径, 找出工作的最佳创意和最佳方案。高校办公室人员在工作实践中要及时更新观念, 与时俱进, 紧密联系实际, 切实把握办公室工作的疑难杂症, 以不断创新的姿态化解行政工作中出现的各种矛盾和问题, 吸收先进院校最新的成果, 创造性地将其运用于高校办公室工作之中。

2 高职院校办公室人员素质提升的途径

2.1 提高道德修养

德是各种素质的第一要义, 作为高校行政办公室人员, 道德修养是一切素质的基础和根源, 道德修养分为职业道德修养和社会公德修养。前者是人们在各自的职业生涯里所应遵循的最起码的道德准绳, 即是各种道德规范的底线, 是人们必须坚守和牢记的, 并在日常工作中始终践行如一的。后者则是由我们身边的一件件事物组成的, 即当一个人在遇到善与恶、是与非的选择时, 在他的内心深处, 能够本着对社会有价值、有意义的方向去努力和行动。高校办公室人员应首先提高自我的道德修养, 在处理得与失、利与弊、人情与原则、竞争与公平的过程中, 需要培养高尚的情操和宽容大度、友善厚德的品性。在人与人的交往中坚持守信诚实原则, 营造和谐温暖、彼此尊重、相互协作、互通有无的良好工作环境。

2.2 强化服务意识

作为高校办公室人员必须树立大服务观念, 要服务于学校的工作方针和发展战略, 服务于广大师生的需求, 特别要服务于教学工作及学生的成长。办公室人员要树立正确的权力观和地位观, 转变思想, 端正认识, 把过去认为自己处于管理者的地位转变为作为服务者的身份中来, 把日常行政管理工作视为一种为广大师生服务的方法和途径。把服务当成一种对人生的追求, 实现一种人生的目标和价值, 不仅把工作当成一种职业和责任, 更要当成自己终身追求的事业来看待, 真正起到行政服务师生员工的作用。高校办公室人员还要深入学校各系部处室了解实际情况, 反映他们的疾苦和喜怒哀乐, 广开言论渠道, 为学校领导掌握第一手材料, 倾听基层的呼声, 以保证决策的正确性。并且使领导了解决策落实的基本过程, 改善和修正决策, 更好地把握全局和指导高校工作。在当前经济结构调整、转型升级和学院服务社会的新形势下, 高校办公室人员更应转变行政衙门作风, 摈弃官僚主义思想, 认识清楚教学育人才是学院工作的第一要务, 学生是学院的活力源泉, 教师是学院的核心之本, 真正回归到行政服务教学、服务学生、服务教师的本位中来。唯有如此, 高职院校的行政办公室工作才能开创一番新的天地。

2.3 树立创新性的管理理念

打造高水平优质高职院校, 应该要有创新能力的学院行政管理人才, 也就是必须树立创新性的管理理念, 使学院能不断开创突破性创新事业。就办公室人员而言, 鼓励其发挥创新思维, 并具备创新的知识和技能, 将有助于学院创新改革和发展的成效。创新性的管理理念应遵循高职教育规律, 突破传统观念, 运用学习型组织的团体功能, 转化行政管理工作的固有模式, 变成具有独特风格的行政管理文化, 并发展成超越或与其它院校相区别的办学理念与特色。因此, 高职院校办公室工作人员一定要有新颖独特的创意和创新理念, 在实施行政管理的过程中充分体验自我创造和自我实现的乐趣。将富有创意的点子融进日常例行的行政工作中, 不懈追求工作的突破和管理的创新, 以锐意进取的、积极自信的、建设性和包容的心态来沟通教学与科研之间、教师与同学之间、行政与院系之间、高校与企业之间的关系, 汇聚来自各方面的创新, 凝练高职院校改革发展过程中新的行政管理思想和经验。

在我国高等教育面临的历史机遇和高职院校的蓬勃快速发展时期, 高校办公室人员应该勇于承担肩上的责任和发挥各自的作用。在实际工作中要努力具备并提高自身的基本素质和修养, 不断增强科学创新意识, 培养工作能力, 这也是提高行政管理能力的有效方法和做好高校特别是新建高职院校办公室管理工作的重要保证。

参考文献

[1]曲洪志主编.高等学校教师职业道德修养[M].山东人民出版社, 2004.

[2]李卫红.高校行政管理现代化之我见[J].湖北民族学院学报 (哲学社会科学版) , 2008 (3) .

[3]杨毅敏.关于加强高校行政管理队伍建设的思考[J].科技资讯, 2006 (32) .

篇4：办公室人员职责及素质

关键词：高校图书馆；办公室；协调工作；人员综合素质；业务能力；人际关系处理

高校图书馆办公室作为一个综合性的办事机构，主要工作是为图书馆读者文献资源服务、文献资源日常管理和教学科研服务提供支持。由于图书馆办公室深入到图书馆各项业务部门中，和各类事务都有着密切的接触，所以对图书馆日常管理工作有着更深刻的认识，配合必要的资料搜集和调查研究能够为图书馆管理工作提供全面、准确、详实的信息资料，是图书馆管理层制定策略的重要依据。

一、高校图书馆办公室协调工作现状

（一）图书馆办公室管理制度有待完善

办公室工作人员还存在着和其他部门沟通不到位，缺乏人员交流的问题，工作人员之间关系不密切，没有相互配合的合作意识，团队协作协调性差，很多工作人员都抱着“各扫门前雪”的心态，专注于自己分内工作，别人的事情一概不管，尤其是一些权责不明的中间工作更是相互踢皮球，对待工作积极性差，造成了工作量的堆积，影响了图书馆管理工作的规范化、现代化发展。

（二）高校图书馆办公室协调能力缺乏认识

有些高校对图书馆办公室工作不够重视，认为图书馆办公室可有可无，图书馆办公室各项杂务可能并没有专门人员负责落实，随意性大，影响了图书馆日常事务的处理速度和质量，也有一些高校直接安排教职员工亲属负责图书馆办公室日常事务，无论是其专业水平还是综合能力都难以胜任，管理方法陈旧，缺乏服务精神，没有将图书馆办公室在日常工作协调中的作用充分发挥出来[1]。

（三）工作人员缺乏服务意识

高校图书馆是学生学习和查找文献资料的重要场所，而图书馆办公室人员恶劣的工作态度将影响学生学习的积极性，引发读者的不满，影响了图书馆内的学习氛围。

二、高校图书馆办公室协调工作基本原则

图书馆办公室工作人员要形成“管理就是服务”的理念，将协调沟通作为自身职责的一部分，并将该工作视作对上级和读者服务，从而有效梳理冗杂的图书馆日常业务，将所有动作都统一在同一个整体目标下，为读者和管理层提供更好的协调服务。

（一）纵向协调

在日常管理工作，不同的领导往往分管不同的工作，在日常工作中会从自身分管工作出发，向办公室发出不同的工作指示，不同领导之间的工作要求可能有所出入，在这种情况下，工作计划、会议和活动组织等日常工作都要根据工作任务的重要性和紧迫性来形成明确的先后顺序，关键性、全局性的问题要及时请示，根据管理层的沟通结果落实，同时还要通过必要的沟通来消除不同领导之间的误会，建立图书馆全员之间的和谐互助的工作氛围。

（二）平行协调

在平行协调工作中，图书馆办公室要学会多方意见的倾听，站在全局立场上，综合多方意见，通过有效的沟通均衡不同部门之间的利益，以为读者服务为基本理念，秉公处理，在处理日常矛盾的同时注意避免造成部门之间、不同工作人员之间矛盾的激化，要学会通过多种工作手段疏导并消除部门和员工的不满情绪。而在工作权责方面，高校图书馆办公室要注意协调工作的实效性，要以读者的日常服务和图书馆内日常事务为中心，将精力集中在领导层关心的问题上，狠抓重大事项，全面提高高校图书馆服务质量和管理水平[2]。

三、高校图书馆办公室协调工作的基本要求

图书馆办公室作为综合管理部门有着明确的权责范围，作为领导的左右手，办公室工作人员要摆正心态，不能越权干预其他部门内部事务，也不能滥用职权，要将管理就是服务的理念铭记心头，做好本职工作，出谋而不决策，不该知道的事情不要过问，更要注意保护敏感信息，不要成为流言的源头。

四、高校图书馆办公室人员综合素质的缺失及要求

（一）综合素质的缺失

目前，信息技术等新型技术在各个领域都得到了广泛的应用，高校图书馆办公室也应积极引进新技术，以此提高工作效率。但是，很多高校图书馆办公室的工作人员没有应用新技术的意识，认识不到新型技术的重要性，不愿意也不会应用新技术。很多办公室的工作人员只会利用word打字，而不会应用其它新技术去管理办公室资产、维护办公室数据库等。这样，就导致高校图书馆办公室的工作效率无法得到提高，办公室人员的综合素质存在明显缺失。

（二）综合素质的要求

高校图书馆办公室的各项工作都需要办公室人员具有过硬的政治素质，这样，才可以确保高校图书馆的各项工作开展与当下的政治环境相适应，避免两者之间严重脱节。高校图书馆的办公室人员应当具有较强的纪律观念、组织观念与政治观念，还要了解图书馆内部制定好的各项规章制度，并在纪律观念、政治观念的引领下，解决办公室工作中出现的主要问题。由于高校图书馆办公室的工作人员主要负责办公室及图书馆内部的各项管理工作，还要承担大量的内部工作与外部工作。因此，图书馆办公室人员在处理内、外部工作并加强各部门之间沟通时就需要过硬的政治素质给予支撑。高校图书馆办公室人员只有具备过硬的政治素质，才能确保各项工作得以顺利开展，保证高校图书馆的稳定运行。

五、较强的业务能力

高校图书馆办公室人员还需要具有较强的新技术应用能力，这样才能确保个人业务能力的全面提高。高校图书馆办公室人员应当学会应用新型的信息技术、网络技术等，可以熟练操作计算机，利用新型技术来对办公室内部的档案、资产、设备等进行管理。与此同时，办公室人员还应当利用新型技术来统计办公室工作中所涉及的相关数据、相关信息等，确保各项工作的准确性。

六、人际关系处理

人际关系的处理，也是高校图书馆办公室人员综合素质要求的重要组成部分[3]。一般来说，办公室人员的人际关系处理，可以分为与领导之间的关系及与其它部门之间的关系。

在处理与领导之间关系的时候，办公室人员应当严格执行馆长等上级领导作出的有关决策，要在所有部门中起到积极的带头作用。对于那些有异议的上级决策，办公室人员不要随意与其他同事在私下交流，要根据个人的判断力进行思考，不要人云亦云，应当维护领导的权威。但是，如果领导在工作中存在哪些失误，办公室人员也要及时与领导沟通，保证后续工作的顺利开展。与此同时，办公室人员还应当在工作中对相关问题加以总结、分析，并将基层同事的主要意见反馈给领导，为领导的决策工作提供相应的科学依据。

在处理与其它部门之间的关系时，办公室人员要集中优先解决其它部门的加急事件，不要发生推诿责任的现象与问题，也不要在工作中存在严重拖拉的现象。对于不能及时解决的事件，办公室人员一定要及时与其它部门的同事进行沟通，还要在工作开展过程中多听取其它部门的相关意见，发现自身工作存在问题的时候要及时加以解决。此外，办公室人员一定不能对其它部门及同事妄加非议，以免引起其它部门同事的反感，造成办公室工作难以得到顺利开展。

办公室人员只有妥善处理与领导、其它部门、其他同事之间的关系，才能保证办公室各项工作得到顺利开展，以此确保高校图书馆的稳定运行。

【参考文献】

[1]周建强.漫议高校图书馆办公室的工作意识[J].科技文献信息管理，2014（04）.

[2]林益富.高校图书馆办公室主任工作职责探讨[J].科技情报开发与经济，2014（03）

篇5：办公室人员需具备的素质

四是经受四个考验。一是受得了委屈。办公室工作的职能、性质决定了从事这一工作的人员身处风口浪尖之上，置身矛盾焦点之中。在某些时候，由于种种原因而暂不被理解、受到埋怨、遭受指责是不可避免的。因此，办公室人员必须具有良好的心理素质和心理承受能力，受得起各种委屈，就像一们哲人说的那样：你不能左右天气，但你可以改变自己的心情，用时间冲淡心头不快的浮云。二是耐得住寂寞。大捭大阖、大红大紫不是办公室的特点，默默无闻、任劳任怨才是办公室人员工作的主题。没有板凳要坐十年冷的心态，是做不好办公室工作的。不求人前明拍手，但求背后暗点头应是每一个办公室人员的阜追求。三是经得起诱惑。办公室人员身在中枢机关，工作在领导身边，尽管职务不高，权力不大，但因其位置特殊，能量不可低估，因此，必须要经得起随时可能出现的各种诱惑。四是宁得信秘密。办公室作为一个单位综合部门，这种岗位的特殊性决定了办公室人员必须具备强烈的保密意识。不该看的不看，不该听的不听，不该问的不问，不该传的不传。五是塑造五种形象。办公室人员要树立五种形象。一是好人形象。这里所说的好人不是指你好我好大家好，无是非观、无原则地和稀泥。鸸指人品好、人缘好。曾国藩曾有一句名言：“驭下之道，最贵推诚，不贵权术。”其实，这句旅顺不仅适合做官，也适合做人。二是智多星形象。有这样一位办公室人员，工作非常认真、踏实，但就是不进步，他想不通，便去找领导。

领导说：你各方面都不错，但你跟我五六年，没提一个意见、没进一言，你是工作上的哑吧，怎能用你？这个事例，说明了办公室人员参谋意识的重要性。三是老黄形象。繁体字中办化公室的办字是两个辛加一个力字，办公室工作就应是双倍的辛苦加费力，办公室人员就应是老黄牛。四是不管部长形象。西方有的国家政府部门有一个部叫不管部，它没有专门的工作，它的工作就是其他部门不管的事都归它管。在一个单位，办公室就是这种角色。五是庄重形象。孔子曰：君子不重则不威。他还说：文质彬彬，然后君子。行高于众的才干、典雅的举止、平实的品性，不仅是对办公室人员的内在要求。更是对领导第二形象的最佳诠释。

六是练好六种功夫。办公室人员应具备六种基本工作技能，具体来说要有“六子”，即：一是会出好点子。能出点子、会出点子、出好点子，当高参，不当歪参，谋正事，不谋邪事。二是会玩笔杆子。有较强的文字处理能力。三是会耍嘴皮子。反映问题不失真、传达指示不走调、组织沟通善协调。四是会搭“桥墩子”。当上级要求与自身实际不一臻时，能够找到结合点；领导之间不一臻时，能够找到相同点；部门之间不一臻时，能够找到平衡点。五是会补“塌台子”。会补领导做不好的事、补领导做不了的事、补领导不宜做的事、补领导不愿做的事，用创造性的工作把自己融于领导意志和整个事业之中。六是会闯“新路子”。喷气发动机透过去时、把握现在时、着眼将来时，用发展的眼光要求自己，用创新的思路激励自己，与时俱进，开拓创新。

七是培养七种意识。一是培养“办公室无小事”的工作责任感。二是培养“绝对服从”的工作态度。三是培养“以室为家”的爱岗敬业精神。四是培养“雷厉风行”的办事作风。五是培养“眼观六路、耳听八方”的知事能力。六是培养“争创一流”的工作目标。七是培养树“领导形象”的思想境界。八是克服八种不足。相对来说，在一个单位，办公室人员的素质是比较高的，但也有许多不足，尤其是长期从事这一行当的办公室人员容易出现一些与待业有关的职业病。如动辄请求、无主见；事必亲躬，不善用人；谨慎小心，怕担风险；善于团结、不善批评等等。因此，办公室人员要克服八种不足。一是克服扯皮多、配合少的不足；二是克服牢骚多、意见多，但方法少、措施少的不足；三是克服计较多、宽窄少的不足；四是克服索取多、奉献少的不足；五是克服浮躁多、实干少的不足；六是克服请示多、主见少的不足；七是克服灵活多、原则少的不足；八是克服说的多、做的少的不足。尤其是要克服忙于事务而不注意学习提高的不足。否则，天天重复昨天的故事，一张旧船票是不能登上新的客船的。

九是扮好九种角色。办公室人员扮演好参与政务、管理事务的角色；扮演好上情下达、下情上达、沟通左右的信息员角色；扮演好群众上方、部门来方、领导下方的接待员角色；失学好出主意、会出主意、出好主意的参谋长角色；扮演办文、批文、撰文的红秀才角色；扮演好联系内外、沟通上下、协调左右的中介者角色；失学好领导、群众和单位的代言人角色；扮演好单位决策、领导指示贯彻、落实的执行者角色；扮演好

篇6：办公室人员应具备的通用素质

1、服务意识，总裁办作为一个支持部门，要牢固树立为领导服务、为各部门服务、为全体员工服务的思想。

2、服务响应时间快速，作为服务部门，在其他员工需要帮助时，我们要在第一时间做出响应，例如：在影响到人员正常办公的情况下，应该马上放下手头工作在1分钟内前往解决；在不影响到正常办公的情况下，可以将手上工作做个安排再前往而时间也应该控制在5分钟内。

3、奉献精神，总裁办工作突发事情多、应急事项多，工作既苦又累，有时吃力还不一定“讨好”，在这样的情况下更加要牢固树立一种吃苦耐劳的优良品质，时刻保持平静、平衡、平淡、平和的心态，甘当无名英雄，为大家提供全方位的服务。

4、口头表达能力，说话时要内容条理清晰，最大限度地达到说的目的，特别是对经手的每项工作一定要问明白，问准确，传达清楚，汇报清楚。

5、协调能力，对上协调要严格程序，按领导分工职责逐级请示汇报，尽可能避免领导之间不必要的误会和“返工”；对左右协调要谦虚周全，争取支持。

6、创新意识，利用创新的思维把问题考虑得早一点、广一点、远一点、深一点，实现由常规服务向创造性服务转变，由滞后性服务向超前性服务转变，由被动服务向主动服务转变，使服务更加周到，效果更好。不要等到别人问你们有没有这

个或者这项服务才去准备，才去应付，而是在别人还没开口前先问别人需不需要。

7、时间分配能力，总裁办人员往往在短时间能需要应付突发的几件事情，这样一来就需要我们合理分配时间，分清事件的紧急程度和重要程度最大限度的合理利用时间来完成手上的所有任务。

8、人际交往能力，良好的人缘有助于你在工作中最大限度的获得支持与理解，不仅有助于你完成任务，而且提高工作效率。

9、日常设备的维修能力，作为公司所有设备的管理部门，当所管理的设备出现故障时，若能第一时间排除故障而不只是打个电话等待供应商上门解决故障的话，可以为其他员工节省多少时间避免降低多少工作效率，这个大家可想而知。

总裁办

篇7：办公室人员职责及素质

一般地讲,办公室管理人员的业务素质越高,则办公室管理工作的质量也越高,相反的,则越低,可以说,办公室管理人员的水平决定着办公室管理工作的水平。但目前高校办公室因为种种原因还存在着一些管理人员业务素质不高的问题。因此,如何提高办公室管理人员的业务素质就成为当前高校办公室急需解决的问题。笔者认为,提高学院办公室管理人员素质可以从以下几个方面做工作。

一、加强学习意识,提高个人修养

学习是接受新事物的重要途径,事业要发展、素质要提高就必须树立终身学习的理念,勤于思考,善于总结,不断提高自身各方面修养,以适应事业发展的新形势,适应现代化建设的新要求。一要加强政治理论学习,办公室人员要具备辨别政治是非和理论联系实际的能力,要熟悉现阶段改革发展的基本思路和方针、政策,还要具有坚定的政治信念。二要加强法律法规学习,具备很强的依法行政观念和较强的依法行政能力。办公室是综合部门,不仅要自己学法、懂法,而且要督促其他部门依法办事,提高整个单位的依法行政水平。三要加强业务知识的学习。除具备扎实的业务功底、一定的组织管理能力和社会交往能力外,还要会熟练地使用和操作办公自动化系统,不断加快知识更新和实践经验积累。四要完善知识结构。既要掌握一定的科学文化知识,又要熟悉政治理论和政策法规;既要有干好办公室工作的专业知识,又要有行政管理、公共关系学等相关知识;既要了解当前国际问题和世界格局,又要了解国情,了解我国政治、经济、科技文化等方面的发展情况,符合复合型人才的要求。办公室工作需要大家的团结协作,开拓进取、吃苦耐劳,只有树立了埋头苦干、不计名利、甘于寂寞和奉献精神,才能从事业中找到支撑点、获得成就感。

二、提高服务意识,注重服务的主动性

办公室作为贯彻领导决策、反馈群众意见、综合协调内外、督促检查工作的中枢机构。服务意识是每一位工作人员在平时的工作中所必须具备的。在具体的工作中首先要变被动服务为主动服务。要立足于改革和发展的大局,围绕中心工作,增强工作的主动性、预见性和计划性,凡事想的远一点,谋的深一点,既想领导之所想,更要想领导之未想,为领导决策提供素材。二要逐步实现由事务型服务向政务型服务转变。通过办文、办会、办事这三个重点环节,为领导把好工作程序关、文件质量关和依法行政关。要牢固树立为改革服务、为发展的思想,强化创新意识,发扬锐意进取、勇于创新的精神,根据新形势新任务的要求,积极主动地想问题、谋思路,不但要善于发现问题、提出问题,更要在求真务实和创造性的执行中解决问题。

三、提高协调能力,确保政令畅通

综合协调能力的高低是办公室工作人员综合素质的重要体现。综合协调贯穿于办公室工作的各个方面,这个作用发挥的好不好,关系到工作能否高效运转。办公室工作是承上启下的桥梁和纽带,要按照各级领导的意图和要求思考、筹划、安排和处理问题,协调各方面关系,统一思想,形成共识。更要协助领导抓工作部署,抓科学决策,抓工作落实,同领导保持一致,确保政令畅通。做好协调工作,要求我们必须了解全局、熟悉教学规律,按程序办事,提高办事效率,在日常工作中体现创新。围绕本单位工作重点,既要按部就班,踏实工作,又要未雨绸缪,献计献策。在重大问题的处理上,要增强敏锐性,发挥“主心骨”作用。重大会议、重大活动的安排上,要不断提高工作计划性,做到长计划,短安排,计划性和灵活性相结合。办公室工作无小事,既要严

谨细致地做好每一个环节的工作,又要努力防止和克服求稳怕变、求稳怕乱的思想,以创新的精神,深入研究新情况,不断解决新问题,努力拓宽新思路。

四、树立协作意识,形成管理团队

办公室工作好坏,体现着人员间配合与协调与否,只有经常进行沟通、主动配合,思想上同心,目标上同向,工作上同干,才能做到同舟共济,形成合力,体现整体形象,发挥整体优势,增强整体战斗力。在管理上要推行人性化管理,其目的就是通过最大限度发挥个体作用,形成整体活力,更好的推进工作。为此,要从三个方面加以认识。一要挖掘潜能。办公室工作具有特殊性和较强的专业性,从人员文化素质、年龄结构、身体条件、办事能力、性格特点上分析各有不同。坚持以人为本、推行人性化管理,就是通过认真了解每一个人的想法,掌握每一个人的特点,发挥每一个人的特长,激发每一个人的潜能,使每一个岗位人员个体作用得以充分展示和发挥,促进工作不断创新。二要激发活力。办公室是服务、协调的综合机构,涉及的事务纷繁复杂,从事的工作枯燥繁琐。唯有在办公室采取“人性”的方式方法强化管理,努力营造尊重劳动、尊重知识、尊重人才、尊重创造的氛围,为人的全面发展创造良好的政策环境、工作环境和生活环境,才能让每一个人爱岗敬业,愉快的工作,充分展现自己的才能,始终保持健康向上、积极进取的精神面貌。三要推进工作。管理的目的在于优化,在于更好。一个服务优、效率高、运转正常的办公室,能够充分体现人员水平、展现整体形象、密切干群关系、担负起党和群众的桥梁纽带作用。在办公室推行人性化管理,要充分尊重个人,积极引导个人在集体中充分发挥能力,努力为推进办公室各项工作,塑造良好形象,坚持可持续发展,做出应有贡献。

五、开展培训活动,提高业务素质

从单位来讲,要加强各种形式的培训活动。一是积极派出办公室管理人员参加相关的培训班等;二是单位内部可以定期举办一些办公室管理人员业务培训班,请富有经验的老办公室管理人员讲述一些办公室管理工作中常常出现的一些问题或让大家相互讨论、进行交流;三是鼓励办公室管理人员从事专业学术研究并经常和外界保持联系,多参加一些社会上的学术交流活动,开阔视野,将办公室管理工作做好。

六、树理信息意识,适应时代要求

信息是领导的“耳目”,积极收集和报送各种信息资料,为领导及时了解和掌握情况,做出科学决策提供较好的服务。在认真研究形势、钻研业务的基础上,快捷、及时、有针对性地,对领导关注的重点问题、事关大局的重要情况、重要的社情民意,重大突发性事件,做出反应,准确反馈信息。信息工作是在认真总结经验,主动查找不足中进行的,要针对领导决策之所需,站在全局的高度,多方面、多层次对问题进行研究,广开思路,收集信息,使其尽量全面地反映工作的复杂性与迅变性。真实性是信息的生命,要实事求是,喜忧兼报。要加强对信息的宏观综合,提炼出有参谋、咨询、决策价值的高质量信息。要善于发现新信息,把握事物发展的趋势,抢占先机,为领导正确判断形势,科学决策提供高质量的信息参考服务。

参考文献

篇8：图书馆办公室人员素质的提升

一、图书馆办公室的职能

(一) 参与决策。

图书馆办公室是馆领导的参谋助手, 办公室的工作人员除了要对图书馆的基本信息、馆藏分布、规章制度、人员情况等了如指掌外, 还要深入业务部门, 进行广泛地调查研究, 做好问题、意见的收集和信息的汇总、分析工作, 为馆领导的科学决策提供真实、准确的材料和依据, 并为馆领导出主意、想办法、提建议、献良策, 发挥参谋、助手的作用。

(二) 组织协调。

图书馆各项工作得以顺利开展离不开拥有良好的内外部环境, 办公室则在这一环境的创造过程中起着承上启下、协调左右、联系内外、沟通四方的核心作用。具体包括馆内各部门间、上级、同级职能部门间、兄弟图书馆间关系的协调等等。

(三) 行政服务。

图书馆办公室的一项基础性工作就是全馆业务工作的后勤保障, 如各种办公用品的采购和发放、办公设备的维护和报修、津贴及福利待遇的发放等服务性工作。办公室要注重倾听馆员声音, 关心馆员生活, 了解馆员疾苦, 解除馆领导和广大馆员的后顾之忧, 使他们能够全身心地投入工作。

可以说, 图书馆办公室是馆领导的参谋助手, 是业务工作及行政事务兼容的综合部门, 是领导借以指挥全馆运作、推动各部门搞好工作的重要渠道, 是领导联系上下、左右的纽带和桥梁。因此, 图书馆办公室人员在图书馆工作中发挥着举足轻重的作用。

二、图书馆办公室人员的素质要求

通过对图书馆办公室职能的分析, 同时对办公室人员的素质提出了要求。

(一) 政治素质。

办公室人员的政治素质直接决定着思想政治工作的政策性、方向性, 因此, 优良的政治素质成为首要素质。优良的政治素质除了坚持正确的政治方向、政治立场、政治观点外, 在新形势下, 它还有以下新的要求。

1. 坚守政治执着性。

要在政治上、思想上、行动上与党中央保持一致, 始终保持政治上的清醒和坚定;要对事业满怀执着, 矢志不渝, 艰难前行, 用忠诚和奉献诠释对思想政治工作的无限热爱。

2. 增强政治预见性。

当今社会生活急剧变化, 既是发展的“黄金机遇期”, 又是各种“矛盾凸显期”, 还是图书馆事业发展的“转型期”, 更是到了改革的“攻坚期”。工作人员要与时俱进, 运筹帷幄、防患未然。要从政治的高度, 培养战略视野, 不断吸收新思想、新知识、新理论, 保持前瞻性, 把握工作的主动权, 促进社会的和谐与稳定。

3. 保持政治敏锐性。

面对新情况、新规律、新特点, 工作人员要具有冷静清醒的政治头脑, 保持政治敏锐性。要善于把握政治大局, 善于鉴别政治敏感事件, 提升应对突发事件的能力, 从而占领思想政治工作的制高点。尤其是对全馆各个部门出现的带有普遍性、倾向性的敏感问题时, 在领导决策之前及时提供准确的信息。在熟悉全局的前提下, 仔细地观察, 自会形成敏锐的素质。要深入一线, 做有心人, 及时发现不易进入领导视线的潜在性问题, 这就要求摆脱办公室工作从属性、被动性的制约, 谋划在先, 服务在前。

(二) 专业素质。

专业素质是从事图书馆工作的基础, 是图书馆员在工作岗位上为读者服务, 为社会作贡献的立身之本。它一方面要求馆员具有雄厚扎实的图书馆学、目录学、情报学、信息学、图书馆事业史等知识, 同时应掌握图书馆工作流程与各种流程的操作方法, 如图书采购、图书分类、编目工作、馆藏建设、读者工作、业务辅导、分工协作等理论。

任何工作都是在前人基础上的创新, 即在广泛学习和借鉴他人知识经验的基础上创新成果。没有深厚的专业素养, 就无法对本岗位工作有全面深入的了解, 也就不可能在工作岗位上进行创新和发展。

(三) 行政能力。

图书馆办公室从事基层的行政工作, 行政行为形象发挥着重要作用。行政行为实施对象 (即馆员、读者) 对行为主体是否信任以及对行为本身的理解、支持度, 一方面固然取决于行政行为本身正确与否, 但某种程度上还依赖于行政行为形象的作用。良好的行政行为形象会促使行政行为顺利实施, 并能大大降低行政管理消耗, 提高行政效率。

行政管理能力是行政行为形象的重要基础。行政管理人员要想有效塑造其行政行为形象, 需不断提高自身的行政管理水平, 只有建立在能力基础上的形象, 才是真实坚挺的, 才能真正让行政行为实施对象敬服。良好的行政行为形象必然是坚持原则的形象, 敢于按程序实施行政行为、坚持正义、秉公行事是其最主要的表现。同时, 在行政行为形象的自我塑造过程中, 塑造者的示范作用尤其重要, 管理者的人格品行、率先垂范往往润物无声、春风化雨, 只有在德才兼备、思想品德高尚的管理者的带领下, 才能在馆内营造一个风清气正、和谐向上的氛围。

(四) 协调能力。

协调能力是指决策过程中的协调指挥才能。协调者应该懂得一套科学的组织设计原则, 应该熟悉并善于运用各种组织形式, 还应该善于用权, 能够指挥自如, 控制有方, 协调人力、物力、财力, 以获得最佳效果。协调能力包括以下几个方面。

1. 有效的人际沟通能力。

是指协调者通过各种语言或其他媒介向他人传达某种信息, 以有效地使他人获得理解, 促进行政管理活动顺利地进行。协调者在行政管理活动中必须及时向下属、同层次人员、上级或其他人员传递信息, 要使对方理解其信息, 促进双方的协调必须要进行有效沟通。

2. 高超的员工激励能力。

协调者要善于利用各种手段激励馆员, 以激发馆员的积极性、主动性和创造性。对此, 协调者必须把握以下几个方面:一是协调者对其下属的不同需要和价值取向必须具有敏感性。二是协调者必须努力增加馆员的“努力工作可以产生好业绩”的期望。三是协调者必须保证馆员感到组织的公平公正。四是协调者要善于鼓励下属员工设立具体的、有挑战性的、现实合理的工作目标。

3. 良好的人际交往能力。

是指协调者在人际交往中以各种技能来建立良好的人际关系, 即“为我所用”的能力。譬如如何与下属或上司建立良好的同事关系等。协调能力, 是化解矛盾的能力, 是聚分力为合力的能力, 是变负能量为正能量的能力, 是动员群众、组织群众、充分调动全体人员的积极性的能力。

三、图书馆办公室人员的素质提升

(一) 切实加强理想信念教育, 不断强化职业道德教育。

紧密联系办公室工作和人员思想实际, 扎扎实实地开展理想信念教育, 提高工作人员队伍的凝聚力和战斗力, 采取理论与实际相结合的方法, 进行职业道德教育, 使其能够积极主动地履行职责, 在平凡的工作岗位上不断提高、完善、丰富自己。

(二) 加强和改进培训工作, 着力提高理论创新能力。

加强对办公室工作人员队伍的继续教育, 制定专门的培训制度, 建立学习考核激励机制, 有组织、有步骤地定期轮训, 提高工作人员的思想觉悟、文化程度和专业水平。其次, 积极推进理论创新, 在工作实践和提高理论创新能力上不断取得新成效。

(三) 建立制度, 形成良性运作机制。

一是完善日常工作制度, 明确权责分配。二是制定完备的工作程序, 照章办事。三是强化监督与自我监督意识, 灵活督察方式。四是鼓励先进, 惩罚后进, 调动工作积极性。

(四) 创新思维, 摸索新的工作思路。

创新是社会进步的动力, 同样创新也是提高工作效率的有力武器。对于办公室的工作, 如何精简步骤、程序、方法, 化繁为简, 要让工作人员提建议, 鼓励他们进行创新, 只要能够更好地促进图书馆办公室的工作, 就要敢于突破陈规戒律, 放开手脚去干。所以, 我们可以把提合理化建议的制度运用到办公室的管理工作中, 建议一经采纳, 就进行适当奖励。

摘要：本文简述了图书馆办公室的职能以及办公室工作人员的素质要求和提升方法。

关键词：图书馆,办公室,素质

参考文献

[1]娇健.谈做好图书馆办公室工作[J].西域图书馆论坛, 2010 (2) :61-63

[2]刘军.提高公共图书馆办公室工作人员综合素质的创新思路[J].办公室业务, 2012 (5) :90-91

[3]周文军.图书馆员素质与职业形象探讨[J].浙江高校图书情报工作, 2006 (1) :36-38