秘书工作艺术谈

秘书工作艺术谈（精选6篇）

篇1：秘书工作艺术谈

秘书工作艺术谈

一、尊重而不奉承吹捧

理顺与领导的关系，是秘书工作者事事碰到，需时时注意、处处谨慎的事情，也是表现工作艺术的地方。总的原则是以事业为重，从工作出发，从领导与被领导的地位出发，对正职和副职领导的工作、地位、人格等，要同等尊重、支持、配合、协助。

如果某项工作，正职(或常委会)决定由某一副职负责去抓，秘书在配合进行这项工作时就应该以这位负责的副职领导为轴心进行运转。有关这项工作的请示、汇报工作，就直接对这位副职，不要越过他再向正职或其他副职请示、汇报了。关于向正职请示、汇报，或向其他副职沟通情况，那是负责这项工作的副职的责任。秘书如搞多头请示、汇报，就是多余，会把事情弄乱。

实践证明，多位领导者，就有多种个性特点或类型。要根据领导者的性格类型相处，逆着来往往会出问题。如内向性格的领导，喜欢独自思考问题与办理事务;外向性格的领导，善于人际交往，喜欢同别人一起商量工作。对待前者，秘书最好是在事前当参谋，事后做助手，当领导在独立思考的时候，就不?quot;参谋“了，否则，就会干扰他的思考。对待后者，要及时协助他组织人员共同商量工作，秘书要有分寸地参与其中，发挥参谋和助手作用。

在与多位领导相处时，一定要以事业为重，从工作出发，尽力维护领导班子的团结和威信，不能从感情出发、看人行事;不能表现出靠近谁、疏远谁，听从谁、不听从谁的行为;更不能当甲领导面吹捧乙领导，当乙领导面吹捧丙领导等。要始终与多位领导者保持经得起考验的革命同志式的纯洁、真诚的友谊。

二、主动而不越位脱轨

秘书工作是以领导工作为轴心，要紧紧围绕这一轴心，进行上下、左右、前后同步运行的辅助性工作。辅助性决定了秘书工作的被动性。怎样变被动为主动，要看秘书的工作艺术。有四个方面：一是争取同领导者一样了解和掌握全局性工作;二是争取同领导者一样了解和掌握一个时期的中心工作，能够分清工作的轻重缓急，主动排除干扰中心工作的事项;三是研究领导工作的思路，分析领导的意图，并加以理解、完善和落实，四是积累和储存有关工作资料，该记住的要记熟，该保存的要保存。有了这四个方面的基础，工作中才能与领导者有一致的认识，才有共同情感和语言，商量工作时，补充和修正的意见，才能提到点子上。

日常工作中，要善于将领导的决策内容、实施方案和一个时期的中心工作进行分解、立项，明确先做什么、后做什么和怎样做的措施等，按计划列出个明细运行图。

三、服从而不盲从附和

秘书工作是上情下达、下情上报的枢纽，有调度、协调、综合加工的作用。秘书人员处在这样一个重要位置，就得和领导拉一套马车，按领导者的意图前进。但是，服从并不等于盲从和不加分析的附和。”分析“有两层意思：一是从分析中加深理解领导意图，增强执行的信心;二是从分析中拾遗补缺，起进一步完善的作用。按领导者的意见办事，也只能是执行正确的意见，对一些不正确的、违法乱纪、以权谋私的`点子或行为，不仅不能办，还要坚决抵制和反对。

四、补台而不挖角拆台

秘书怎样在多位领导之间当参谋、搞协调?首先，心里要有一杆平衡秤，要一视同仁，不论哪位领导安排工作，都要做好，不能有的去做，有的不去做，或三心二意去做。这与我们日常交朋友多从感情和兴趣出发不一样。在多位领导者面前，不论是在思想感情上，还是在行为活动上都不能产生倾斜度。其次，领导之间产生分歧时，只能被动地双向地劝慰、弥合、消除，不能主动地、单向地瞎掰扯、乱搅和，或者保持沉默。本着工作上的支持，关系上的爱护，感情上的友谊去做，这比什么都重要。不能站在一边，冷落一边，更不能为某一边提供反对另一边的材料，对某领导进行挖角、拆台，扩大分歧，加深矛盾。

五、沟通而不封闭堵塞

秘书工作起上下达情、左右疏通作用。上下达情也有艺术性，就是调换角度的艺术。在下达的时候，要站在上级角度，把上情不漏地讲得清清楚楚;在上报的时候，要站在下级角度，把下情不贪地说得明明白白。

现实工作中，上下级领导不论是在看问题的观点和方法上，还是在解决问题的战略和战术上面，都会存在一些程度不同的差异。这些差异的存在是客观的，可以理解。但是能不能缩小差异、找出差异的结合点，与秘书日常的及时沟通、协调有着密切关系。秘书与两级领导都不存在差异，才能去做协调上下级的差异的工作，缩小或化解上下级的差异，取得认识一致。

六、挡驾而不阻拦干涉

挡驾的对象是找上门来的同志，其层次有别，事项的轻重有别。秘书对来者要有正确的认识和态度，它是秘书协助领导理顺工作，帮助下级或群众解决问题的机会，也是提高协调和社交能力的机会。秘书人员要讲究工作艺术，对来者都要热情接待，给予关照协助。来者是办事的，不是走亲访友。因此，挡驾的重点也要放在办事上。办事是以理、以法为准，将来者要办的事情弄清楚，然后进行分析归类，属于哪个部门管的就归哪里去办。大致有三种情况：一是属于领导审批和需要急办的事项，要立即协助来者找主管领导办理;如果领导不在一时又找不着，可将事留下，抽空再找领导，有了结果马上转告;二是属于职能部门管理的事项，协助来者找职能部门办理;三是涉及多方面的事项，应以开会方式解决为好，就建议领导主持开会，召集有关方面人员参加，统一安排布置，妥善处理。

挡驾工作是代表领导机关进行的，应该注意机关的良好形象，克服那种”门难进、脸难看、话难听、事难办“的作风。对来者的态度要冷静、谦和、诚挚，要有好风度、好品德。对一些缠身棘手的事项。也要有耐力。不能以烦对火，以火对暴，把事情弄僵了。挡驾过程中，应注意语言艺术和应变能力，应变能力要通过语言艺术表达出来。接待的语言有规律可循，对平级或下级的同志，其语言的基调是谦虚磋商供参考的口气;但又不能离开大原则。对上级的语言基调则是多用请示报告、探询的口气，且不可不懂装懂。

七、分工而不分家自立

办公室的工作是个整体，有几个科室。有多个秘书。科室之间、秘书之间一般都有分工，这对加强责任心底取扯皮和无人负责现象是非常必要的。但在实际的工作中也往往出，各映各的号、各唱各的调”的现象，不利于办公室发挥合力作用。因此，必须明确，分工是各有侧重，不是分家自立。办公室是个不管部，许多交不到具体部门承办的事情，都可交到办公室去办。秘书碰上了就不能说不管，管了之后再沟通、协调、解决。

篇2：秘书工作艺术谈

多重角色展风采

——浅谈党委办公室秘书工作的象棋艺术

象棋比赛中，各棋子纵横驰骋于楚河汉界之间，恪尽职守而又广泛联系，独挡一面而又谋略全局，方寸间展现各自角色风采。党委办公室秘书虽身处一职，却发挥着多种作用，承担着多重使命，在具体工作中充分借鉴象棋艺术，必将有助于秘书从更大深度、更新视角、更广视野来审视自身定位、工作趋向，从而进一步提升水平、推进工作、成就事业。

一、修炼“帅”的境界，培养谋全谋众、统筹协调的全局意识 象棋中，帅居中指挥，谋划全局，运筹帷幄之中，决胜千里之外。秘书作为党委领导的参谋助手，要善于从领导的角度谋划方略、统领全局，这样切入问题才有高度，剖析问题才有深度，解决问题才有力度。一是统得起，强化大局意识。要打破“不在其位，不谋其政”的拘囿，练就“不在其位，敢谋其政”的气魄，突破传统思维和角色限制，敢于关起门来“做大帅”，站在领导的角度和高度来思考问题、研究对策、制定方案，这样才能在宏观与微观、普遍与特殊、全局与局部的结合上提出科学合理的意见和建议，在繁杂的工作中抓住要害、求得主动。近年来，我们经过反复调研论证，结合胶州发展大局提出抢抓青岛市“拥湾发展”战略机遇，加快胶州组团式发展的建议，市领导高度重视，规划建设少海新城、胶州湾产业新区和胶州湾国际物流中心三大发展平台，目前已累计完成投资近40亿元，实现了城市发展由沿河到临湖面海的新跨越。今年初，根据市委安排，立足当前宏观形势 1 进行深入调研，经市领导研究，提出了“加大投入、跨越发展、和谐共进，全力打造„环湾保护、拥湾发展‟核心圈层重要一极”的口号，被定为2010年全市工作的奋斗主题，有效地凝聚各方力量，形成了目标明确，措施有效，合力攻坚的良好发展形势。二是谋得深，强化超前意识。作为秘书，要紧跟领导思路谋略，提高政治敏锐性，强化工作前瞻性，锤炼目光长远性，具体做到三个快速解读：快速解读领导的关注点，这些领域一定是工作的难点，发展的重点；快速解读新出台的政策法规，政策里面有黄金，细读一步，早读半拍，就能尽早明确宏观大势，赢得工作主动；快速解读基层工作动向，汇总各方面信息，准确把握阶段性的重点工作，为领导决策提供详实可靠依据。去年初，面对严峻的经济形势，我们深入全市16个相关部门、镇办调研，形成《全市一季度经济运行分析》，正确解析金融危机给我市经济社会发展带来的共性个性问题，结合实际提出应对之策，为领导的决策提供了科学依据，有力的鼓舞了基层士气，明确了发展方向。三是参得准，强化学习意识。有知识则视野宽，有修为则境界高。秘书想要当好领导参谋助手，必须有深厚的理论功底和丰富的知识储备。为此，应把学习放在第一位，内外兼修真正做到学习工作化、工作学习化，鼓励学用结合，力求学有所悟，练就“提笔能写、开口能说、有事能办、无事能思”的本领，成为党委领导统筹全局的得力助手。我们每周六上午坚持不懈开展集体学习，针对常用和急用知识确定学习主题，一人主讲，其他秘书各抒己见、火花碰撞，在交流中不断提高。

二、发扬“士”的风格，打造忠诚服务、甘当配角的坚强意志

士始终不离帅左右，是帅最可倚赖的忠诚卫士。做秘书就要像士一样忠诚可靠，对领导忠心，对工作用心，真正把工作当成事业，把事业当成生命。一是忠诚保密，做好“守门员”。由于特殊的身份和工作环境，工作中秘书能够接触大量的秘密，甚至是机密。因此秘书必须对领导保持绝对忠诚，把保守秘密作为自己的天职，管好自己的嘴，不该外传的事守口如瓶；管好自己的耳朵，不该知道的事不去打听；管好自己的腿，不属职责范围内的事不去介入。近年来，办公室秘书自觉接受保密教育，对电脑等敏感部位和设施定期进行安全检查，形成了良好的保密习惯，未出现一起泄密事件。二是严谨细致，做好“服务员”。办公室工作无小事，大到辅助决策，小到校对文稿，出现一点纰漏闪失，都如同多米诺骨牌，牵一发而动全身，影响党委工作全局。因此党委办公室秘书必须树立“人人都是最后一关”的意识，视小为大，视常为圣，确保工作精益求精，精品迭出。近年来我们全面深化“零失误”理念，积极倡导“100-1=0”警示公式，由于深入人心，成为办公室秘书们的“座右铭”。三是甘当配角，做好“报幕员”。秘书工作的内容是服务，而不是决策。如果找不准自己的角色定位，就会导致失职或越位。工作中秘书应做到为领导鞍前开路，马后拂尘，找准服务切入点，保持工作平常心，正确看待和处理与上级、与集体的关系，把握尺度，突出领导，做到服务而不干预，补位而不越位。

三、练就“车”的本领，展现勇往直前、攻克难关的大将风范 所谓“一车九子寒”，象棋中以车的威力最大，原因就在于车的控制空间最多，推进步伐最快，接触领域最广。当秘书也要如 3 车，要努力成为在领导和同事眼里份量最重的车，努力成为能干常事、会干难事、敢干新事的车。一是“中规中矩”干常事。在长期工作中积累的原则、制度，是凝结了无数办公室工作者汗水智慧的宝贵结晶，对保证工作有序运转具有重要的规范作用。严守这些“规矩”，则工作推进水到渠成，甚至事半功倍；反之则可能顾此失彼，甚至导致严重后果。在这方面，我们经过多年总结提炼，编写了《办公室工作规范》、《秘书工作30个怎么办》，在确保“人人按规范操作、事事按程序运行”上迈出了一大步。二是“无私无畏”干难事。党委办公室日常工作中，常会出现一些尖锐性矛盾，触及一些历史性难题，对这些问题是绕道而行、退避三舍，还是直面困难、迎难而上，反映了秘书的责任意识、工作作风。秘书要像“车”一样正直不阿、严于律己，在难题的处理过程中，唯有做到秉公方能无私，无私方能无畏，无畏方能担当，铸就一股大公无私的浩然正气，才能在工作中敢拔钉子、敢碰硬茬，真正成为党委办公室破解难题的“先锋官”。拆迁问题历来是制约城市发展的老大难问题，我们深入分析了城市“拆迁难”的原因及弊端、有利形势及未来作用，并广泛征求了各方面意见，认为开展城市建设大会战的时机已经成熟。相应的对策建议被采纳后，市委、市政府集中突破，用10天时间破解困扰城市建设多年的拆迁遗留难题，实现了签约率、拆迁率、群众满意率三个100%，创造了和谐拆迁、效率拆迁的典范。三是“敢破敢立”干新事。党委办公室工作的复杂性和严肃性容易形成程序化的处事模式和公式化的思维定式，这就需要我们保持一种敢破敢立的精神状态，注重拓展工作思路和创新工作方法，对条条框框的“束缚” 4 敢于破除，对效率低下的“程序”坚决打破，对抱残守缺的“规范”认真纠正，对只重形式的“细节”坚决摒弃，最终把工作落脚到创造性的解决新问题、开创新局面上来。2009年围绕破解企业融资难题，我们经过深入调研，建议市委、市政府做大财政担保中心，并提出了“一个中心，两家银行”的运转模式，被市领导采纳，目前该中心已为130多家企业担保贷款6.1亿，相关做法得到温总理批示肯定。

篇3：浅谈秘书接待来访者投诉的艺术

随着社会经济的呈逐年上升的态势, 社会上的各种矛盾与日俱增, 来访者上门投诉也屡见不鲜。秘书一旦处理不当, 就会对公司的和谐稳定发展造成负面的影响, 有时甚至危及到公司的生死存亡。秘书接待来访者的投诉是一项很平凡但是很不简单的工作。所以, 秘书如何有效的处理来访者的投诉工作, 解决来访者的疑惑或问题, 抚平他们的情绪, 把问题的严重性降到最低, 使公司和来访者都得到共赢局面, 这是一个很值得研究的问题。

一、秘书重视接待投诉的工作必要性及意义

在现实生活中, 人们总是认为来访者上门投诉是一件很棘手, 很麻烦的事情, 总是很不情愿的去接待, 久而久之, 就容易造成问题的堆积如山, 不能及时的解决问题, 就会对公司的发展产生负面的影响。高度重视并积极的做好接待工作, 对于缓解或是解决投诉, 避免问题的严重化以及日后公正、合理的处理投诉都具有十分重要的意义。

秘书、助理、前台人员, 是客户了解公司最初的窗口, 其言行举止与综合素质, 将是公司形象直观的写照。他们应该是予来访者以公正, 信赖的形象。来访者是抱着解决问题的希望而来, 我们作为接待者不能让他们失望而归, 即使我们不能及时的解决, 但是我们要把自己力所能及的事情做好, 让来访者信服, 如果我们能力范围内能解决的, 我们要公平客观的解决它, 即使是来访者的错误, 我们也不能责怪他们, 永远要记住”来者都是客, 要以礼相待, 诚以处事”只有让来访者能够信任你, 事情几乎就可以解决一半了。

二、接待过程中出现的问题

由于人们没有足够的重视接待投诉过程的工作, 只是随心所意, 草草了事, 马虎应付投诉者, 用怠慢的态度处理投诉事件, 就易产生一些问题:

1.人们总是对来访者的投诉带有抵触的心理, 总是觉得“来说是非者, 便是是非人”或是来投诉的就是“刁民”, 是故意来找茬的思维定势, 带有摒弃的心理, 极度的排斥, 态度傲慢, 语言生硬, 表情生硬, 就易产生隔阂的心理。

2.未能娴熟的掌握接待的技巧, 不能与来访者进行良性的互动, 不能及时的安抚来访者的情绪, 不能耐心的引导, 启发来访者, 未能让事件的到缓解和解决, 有可能使事件更加的变本加厉, 加大事件的解决难度。

3.未能公平客观的解决问题, 即使可能是一场误会, 但由于接待者始终站在自己的立场, 始终为自己说辞, 容易使来访者的心理更加的难以得到平复。如果是我方的错, 接待者只想含糊其辞的想掩盖过去, 找各种理由推脱自己的责任, 不能给予来访者合理的解决方案, 就会是矛盾升级。

4.来访者上门投诉只是想维护自己的权利, 得到一个满意的回答。而不是想上门闹事的, 他们只是想得到求偿的心理, 并非我们心里想象中的刁钻难搞的来访者。但是在接待时, 秘书有时会对来访者提出的问题没有认真的解决, 采取拖延、沉默、躲避的方式, 这样易损害到两方的利益。

三、秘书接待的技巧和原则

美国著名的语言心理学家多罗西·萨尔诺夫曾说:“说话艺术最重要的应用, 就是与人交谈。”交谈是人们日常交往的基本方式之一。交谈是一个双向或多向交流过程, 需要各方的积极参与。来访者上门投诉的时候不仅仅是为了诉苦, 同时也是为了能够得到一个满意的回复或是答案。这时就需要秘书有精人的语言沟通技巧。秘书沟通性言语交际是秘书赖以工作和联系交流的重要纽带之一。因此在交谈时切勿造成“一言堂”的局面。自己发言时要给其他人发表意见的机会, 别人说话时自己要适时发表个人看法, 互动式促进交谈进行。因此在社交活动中, 谈话中说的一方和听的一方都理应互相尊重理解。

(一) 及时接待, 迅速行动

把握接待来访者投诉的最佳时间, 是我们处理接待过程的首要环节, 也是不可或缺的一个环节, 及时的接待投诉者, 有可能将投诉所带来的负面影响和损失降到最低。来访者过来投诉, 就是希望第一时间能够帮他们解决他们的疑惑, 得到满意的答复, 得到及时的解决。所以, 秘书人员对于投诉的接待, 必须高度的重视, 不可草草了事, 马虎应付, 必须时刻牢记要谨慎的处理投诉者提出的疑问和问题。万不可让来访者感觉到”门难进, 脸难看, 话难听, 事难办”的想法, 勿认为来访者投诉的问题是小事, 常言说的好:”天下无小事, 只怕有心人”认真及时有效的接待来访者的投诉, 不仅可以使问题得到及时的解决, 抚平来访者的情绪, 同时也可以维护公司的形象, 也可以提升自身的素质, 为公司的无形资产增值, 同时也可以提高他们对公司的忠诚度。

当我们听完来访者的投诉后, 了解事情的来龙去脉, 我们要做出及时的反应, 迅速的解决问题, 提高效率, 争取做到今日的问题今日解决, 绝不拖欠。当然, 对于比较复杂的问题, 需要经过调查研究的, 自己无法及时解决的, 需要及时的跟来访者解释, 得到他们的理解, 这为我们解决投诉奠定了基础。

(二) 态度诚恳, 以诚待人

真诚的沟通是解决矛盾的一扇窗户, 诚恳热情的态度是人际交往成功的起点, 也是待客之道的首要之点。俗话说:“良言一句三冬暖, 恶语伤人六月寒。”无论是上级机关单位来的, 还是下级单位来的, 也不管其身份、职位、资历、国籍如何, 都应平等相待, 诚恳热情, 不卑不亢, 落落大方。虽说来访者上门投诉可能会让秘书的工作量更加的繁重, 但是我们要以诚相待, 给与充分的尊重, 这样至少可以减少投诉者急躁的心里。我们待人接物, 应顾及微小的礼节, 这并非让我们去用卑下谄媚的手法去博取他人的欢心, 而是说你自己应对别人尊敬有礼。比如起身相迎, 端茶送水, 耐心的倾听, 等对方倾诉完, 再发表自己的意见或是见解, 不要做半路的程咬金, 打断别人的讲话, 这是很不尊重人的行为。当然, 不同的上访者具有不同的气质, 我们要因人说话, 察言观色, 对于那些情绪比较激动的投诉者, 要让他们充分的宣泄, 释放心中的不满, 这样有利于缓和他们的情绪, 对于他们提出的问题, 我们要合情合理的回答, 切忌模糊用语, 这样只会火上加油, 不利于事情的解决, 对公司的声誉只会产生“滚雪球”式的负面影响。

(三) 学会倾听, 适当说话

做一个认真, 细腻的倾听的接待者, 安静地倾听投诉者的诉说, 莫有不耐烦的心理, 莫有躁动不安的心态, 莫有有失分寸的礼仪。因为你的言行举止都会记录在他的眼里, 我们不端正的态度和礼仪只会更加让他们火上浇油, 做好记录, 尽快找到要点, 对于要点要再三的跟他们确认, 以防我们错记或是误记, 也可以把记录呈给来访者阅览, 有不足的地方, 虚心听教, 努力的完善。尽快的了解事情的来龙去脉以及掌握来访者的心理状态。

其次, 投诉的过程是来访者不满情绪宣泄的过程, 让他们充分的发泄。接待人员认真的倾听, 重诉他们的抱怨, 主动询问他们的想法, 解释原因, 学会用心的跟来访者沟通交流, 学会做, 会听, 会说, 甜心, 甜嘴的接待人, 努力的扭转对立的局面, 使氛围融洽。面对比较混乱的局面, 我们要时刻保持清醒的头脑, 要从容淡定, 以理智, 宽容, 耐心的态度, 对他们动之以情晓之以理, 不打官腔。在沟通交流的过程中, 我们要坚持礼貌用语, 秘书人员的文明对待, 有利于营造一个和谐, 亲切的气氛, 有利于化解来访者的怒气, 怨气, 从情感上拉近彼此的距离。

(四) 认真记录, 建立系统

古人说的好, 好记性不如烂笔头, 认真倾听不如你认真的记录来访者投诉的问题, 这也是对来访者的尊重和重视。接待人员认真的记录是一种良好的态度, 会让顾客感觉到你对此事的重视, 会缓解他们的情绪。同时接待人员可以通过笔录, 从而建立电子的处理投诉的系统, 建立电子投诉处理系统的目的不仅仅是对问题进行弥补, 而且也可以尽可能的提高顾客的满意程度, 提高办事的效率, 为以后出现类似的问题提供基础性材料。当然它也可以作为我们向上级汇报投诉进展的依据。

总之, 接待工作是秘书的一项常规性工作是不可忽视的。加强接待的工作水平, 可以提高公司的无形资产, 提高部门的整体形象, 能够展示出接待人员的素质和能力, 同时对于推动工作开展也具有十分重要的作用。在新形势下, 企业秘书的接待工作, 是企业联系内外的纽带和桥梁。在接待过程中它要求接待人员说话要分场合、要看“人头”、要有分寸, 最关键的是要得体。当然, 拥有一份自信更为重要, 懂得接待的艺术, 恰恰能够帮助你更加自信。娴熟地使用这些接待技巧, 你的事业会更成功!俗话说“一句话说得让人跳, 一句话说得让人笑”, 同样的目的, 但表达或是接待的方式不同, 造成的后果也大不一样。同时, 恰当的行为方式, 谦和专业的态度, 常会使别人更加的信服你, 这也是一个人无往而不胜的要决。

参考文献

[1]文博.新编秘书工作的艺术[M].海潮出版社, 2010.10.01.

[2]任晓春.试论“换位思考”在医院管理中的作用[J].现代医院管理, 2005, 3 (1) .4.

[3]方国雄.秘书学[M].高等教育出版社, 2001, 6.

[4]秘书论坛[DB/OL].http://www.hnsmx.org/content.asp?id=6958&bg=202.

[5]吉怀林.浅谈信访接待艺术[J].上海大学学报 (社会科学版) , 1991, 02.

[6]顾建洲, 王正军.以心比心换位思考——关于做好信访接待工作的一点体会[J].办公室业务, 1997, 01.

[7]张云奇.浅谈做好信访接谈工作的方法[J].办公室业务, 2000, 05.

篇4：浅析秘书事务性工作处理艺术

【关键词】秘书事务性工作；艺术；浅析；方法

一、工作特点

了解秘书事务性工作处理艺术需要先了解一下秘书事务性工作的主要特点。秘书事务性工作的特点主要有四个方面：

1.多樣琐碎性

这个主要从接听电话和接待来访，车辆安排，以及福利发放，文件档案管理等各个方面体现。放量大，千头万绪的工作内容致使作为一名秘书不得不埋首于事务堆里，花费大量的精力去处理这些事务。往往这些事务性工作都是一些琐碎的、容易出错的。这类事务工作的完成不仅常常不为人所知，难见成绩。而且一旦处理不好对于领导工作乃至于整个部门的正常运行都会产生影响。

2.随机突发性

秘书部门不同于一般部门。一般部门对于日常工作的开展基本上是按照既定的工作计划和工作步骤。但是对于秘书部门就不同了，计划往往赶不上变化，再完美的计划也会被平常一些突发事件打乱。这个时候需要秘书来充当“消防员”的角色快速的调整策略，应对处理临时性突发事件。

3.领导指派性

为领导服务是秘书的核心工作，也就是说对于领导的需要，秘书要紧密跟随。在秘书平时的工作中，一方面秘书要高质量地完成各项分内的工作，另一方面领导交办的其他工作也要办理的完美。换句话说，秘书的工作能力方面是应该比较全面的。

4.保密性

作为一名秘书工作者，有时候需要知而不言，做而不做，也就是说做事情，说话要谨慎。这些都是有秘书工作的高强机密性所决定的，秘书在处理各类事务性工作必须严格的遵守保密纪律。为充分发挥好作为参谋助手的作用，秘书需要去掌握各种处理事务性工作的方法和途径。这样才能履行好秘书的职责，漂亮的完成各项工作。

二、处理艺术

秘书事务性工作的特点决定了处理的艺术，秘书事务性工作处理方法主要有一下几种：

1.建立台账法

建立必要的台账不仅能使原本复杂繁琐的事务性工作从无序走向有序，而且对于处理好各类事务也是一种基本和有效的方法。随着科技的迅速发展，计算机也随之普及和推广。同时，计算机也被引入应用在了秘书事工作中，使得秘书事务工作管理进入办公自动化。也就是借助计算机的一些专用管理软件，分门别类的建立多种台账。利用计算机，在一次性录入数据后，少了之前的繁琐，平时只需要做好数据的管理，然后定时的维护和更新，就可以做到有备无患，在需要的时候调用，做到高效快捷。

2.个人日志法

作为一名秘书，每天都要联系和接触大量的人，每天有大量的电话流量。有经验的人都知道当联系人多的时候要找出一个联系人是相当的麻烦，还会不小心把一些重要的文件弄丢失。备份重要的联系人和文件不仅可以防止以上状况的发生，而且可以大大提高我们的工作效率。这些可以伴随个人的行程安排，用一些软件以日志的方式整理。这里笔者认为比较好的软件如outlook express和WINPIM.运用这些软件妥善管理一些重要人的信息和文件可以提高秘书的工作效率。（注：这里的outlook express 是微软office办公软件，WINPIM是国产办公软件，以上都是个人信息处理软件。）

3.追根溯源法

对于领导交代的任务，有时并非出于秘书的工作范畴，一方面你不可能不去做，另一方面你又不便追问领导，这样往往使秘书自己的工作陷入困境之地。这时采用追根溯源法，去深入透彻的了解这件事，再去处理这件事就会不再那么棘手，甚至完满的完成任务。对于这个方法，曾经也是有过经典的例子的。

4.综合处理法

笔者认为综合处理法和追根溯源法有一点点相似。所谓综合处理法就是将要处理的事务综合在一起。综合处理法可以清楚的比较出事务的轻重缓急，从而根据事务的轻重缓急逐一进行处理。同时采用综合处理的方法将类似的事务放在一起一并进行处理，可以节省办事的时间，提高办事的效率。

5.触类旁通法

为了更好地辅助和服务于领导，对一个好的秘书，要求不仅是要做好事务性工作，更要能够见微知著，举一反三。这样可以从领导交给你的任务来了解老板的意图，及时的向领导提取建议，以便利于领导工作的进行。

6.授权委托法

秘书的工作在前面笔者已经提到是琐碎且繁多的。为了使工作效率得以提高，对于一些琐碎的小事可以交以相应的负责人去处理。比如装订，复印等，这些可以交给负责打印装订的人去做，并不一定要自己亲自去做。

结语

秘书事务性工作处理的好坏对于领导者工作的进行非常重要。作为一名合格的秘书，要多在日常工作中总结经验，在处理事务性工作时保持冷静的头脑，提高事务性工作的处理艺术，去赢得大家的赞同和认可，进一步帮助领导处理各种工作。

参考文献

[1]黄文金.秘书工作的主动性研究[M].暨南大学，2012

[2]罗颂华.秘书工作中的艺术[J].办公室业务，2006

篇5：秘书工作艺术浅谈

摘 要： 十一世纪是一个竞争激烈的信息社会，现代企业要生存和发展，需要各类专业的优秀人才，而具有良好素质和丰富经验的企业秘书作为一种复合型层次人才，将在现代企业的动作中发挥辅助与参与决策的作用。秘书是领导者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员，他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文，办会，办事等为主要职能，是领导者的参谋和助手。要做一名好秘书，不仅要找准自己的位置，具备广博的知识，还需要掌握一定的工作方法和工作艺术。秘书工作艺术就是运用熟练的工作技巧和工作方法，使秘书工作发挥最大功效。近年来对秘书职务的研究越来越多，对其工作的艺术性研究文章亦很多，但研究者对其艺术性多只从秘书的基本职能方面出面，研究得不够深入、全面和细致。本文从秘书工作的基本职能出发，涉及和论述了其语言艺术，举止艺术，与领导的相处艺术，事务处理艺术和时间管理艺术等几个方面对秘书工作艺术进行研究分析。

关键词：秘书；工作艺术；基本职能；语言艺术；举止艺术；时间管理艺术

一、引言

秘书工作是单位行政管理工作中直接协助领导机关或部门提供综合服务的辅助性管理活动。要做好秘书工作，不仅需要秘书工作人员端正思想，立足本职，准确定位，还需要其掌握丰富的科学文化知识，熟练掌握并运用各项秘书技能与技巧。更重要的是要懂得一系列工作方法和工作艺术。秘书工作的艺术，贯穿整个秘书工作，涵盖秘书工作的各个方面。大致可从以下几个方面进行分析：

二、秘书基本职能及其方法规律

(一)办理事务

秘书的事务工作是相对于领导人的政务工作而言的.政务是指领导者所从事的具有全局性和战略性意义的公务活动,如决策.事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作,如电话接打,会议服务,信访工作,文书处理等.政务是事务的统帅和核心,事务是政务的基础和保证.两者是相辅相成的.秘书的事务工作无论是经常重复出现的还是偶发的,在办理的过程中都有一定的程序性.秘书人员在办理事务的过程中要遵循被动中求主动,原则中求灵活,繁杂中求规范的原则.(二)协调关系

现代的管理活动处处离不开协调.任何组织只有通过协调,才能形成整体的合力,实现共同目标.秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内,自觉地调整各类组织,各项工作,各个人员之间的关系,促进各项活动趋向同步化和和谐化,以实现组织目标的行为过程.与领导部门和职能部门的协调不同,秘书部门的协调有从属性,广泛性,间接性等特征,在协调关系的过程中要遵循政策指导,客观公正,平等协商,注重整体,灵活适度等原则.(三)辅助决策

在实际工作中,任何决策都是一个过程而不仅仅只是拍板这一个环节.因此,辅助决策定义为:在决策过程中,在知识(包括理论),能力(包括技术),经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿,以提高决策的科学性和时效性.秘书人员辅助领导进行决策一般要经过:协助领导确定目标,协助领导设计方案,协助领导评优选优,协助领导实施反馈等四个阶段.(四)综合服务

秘书是为以领导为核心的集团服务的,秘书通常提供的是全方位的服务,既包含公务,如果领导需要,有时也包括办理一些私事.所以,秘书一定要有牢固的服务意识,“全心全意地为领导及其集团服务”.当然,在服务的过程中要注意方式方法,还要善于运用资源.三、秘书的语言艺术

秘书在联系上下、沟通左右、协调内外的枢纽部门——秘书部门工作,必然要与各种人打交道,必须讲究交际的语言艺术,才能广结人缘,促进社交成功。恰当地使用有声语言和无声语言,讲求有声语言的情感性、预设性和对象性,注重无声语言动态的表情语和静态的服饰语的运用,方能收到上佳的表达效果,树立个人与组织良好的公关形象。

语言是人类所特有的用来表达思想、交流情感、沟通信息的基本工具。在秘书工作中，秘书与领导及下属以及其它接触对象的整个接触过程中，始终都离不开双方的语言交流，而对秘书人员而言，其本人的语言运用、表达能力，既体现出自己的水平，又直接与自己的上级和工作单位的精神文明状态直接相关，所以秘书人员在其岗位服务时，必须自觉有关的服务语言规范。

“良言一句三冬暖，恶语伤人六月寒。”交际双方融合还是神离，成功还是不欢而散，在很大程度上决定于秘书的交际语言艺术。现代文秘工作人员在语言艺术方面应该遵循五个基本原则，即标准规范、词简意达、诚恳热情、场合语境、灵活多变。

（一）标准规范。包括词汇的规范化和语法的规范化。

（二）词简意达。即语言简明达意,讲求效率。

（三）诚恳热情。文秘人员更应采用诚恳热情的态度, 所谓“诚于中而形于外”。

（四）场合语境。所谓场合语境,是指说话要话随境迁,适合语境。当双方进行谈话时,说者与听者理解彼此的语言都要受到特定场合的影响和制约。说者无论是话题的选择,还是语言形式的采用等,都要根据特定的语境来确定从话题来讲。

（五）灵活多变。在特定的语境中, 使语言处于优化状态。语境是千变万化的,尽管能做到力求适应,但经常会出现始料不及的情况,这样就需要文秘人员调整自己的说话内容、说话方式,能机敏、灵活、巧妙地应付出现的意外情况。

四、与领导相处艺术

如何与领导相处，是秘书工作中必须面对的问题，也是秘书工作中最需要体现工作艺术的地方。作为秘书，必须以事业为重，从工作实际出发，尊重领导的领导的地位，从服从大局的角度出发，对上级领导，不论职位高低，应平等对待，给予充分的尊重。对其交办的工作，都要认真对待，积极予以配合与协助。

在配合上级领导工作时，首先要明确上级领导的具体分工，对领导职责的熟悉掌握对秘书工作的有效开展起着非常重要的作用。

作为秘书人员，在汇报、请示工作时，必须严格按照领导的职责分工进行。在没有重大紧急情况下，不能越级汇报、请示，也不能在未经主管领导的允许下，和其他领导通报情况。否则，必然造成政令不通、矛盾，扰乱了正常的工作秩序。

与领导相处，也属于与人相处的范畴。在平等、尊重对方的前提下，秘书工作人员还要根据领导的性格特点和处事风格，做出有针对性地调整。既不能处处顺着领导的脾气，也不可争锋相对。要时刻牢记秘书工作的使命，采取恰当的方式给领导做好参谋和助手。当单位有多位领导时，作为秘书，要从工作实际出发，牢记秘书工作职责，努力保持客观中立的态度，尽力维护领导班子的团结和威信。要始终与多位领导者保持经得起考验的革命同志式的纯洁、真诚的友谊。

五、举止艺术

人的举止，可以展现人类所独有的形体之美。平日人们所推崇的风度，其实指的就是训练有素的、优雅的、具有无比魅力的举止。

举止，在日常生活里时刻都在表露着人的思想、情感以及对外界的反应，虽然它可能是自觉的，也可能是不自觉的。社交礼仪因此而将举止视作人类的一种无声的语言，又称第二语言或副语言。正如达•芬奇所言：“从仪态了解人的内心世界，把握人的本来面目，往往具有相当的准确性与可靠性。

作为无声的语言，举止一般情况下叫体态语言，简称体态语或体语。它的特点有三：一是连续性，即其过程连续不断，不可分割。二是多样性，即传递同一信息时，可以多种举止并行。三是可靠性，即相对于口语而言，它更多是无意识的，因而对人的内心世界的反应更加可信。

举止是指一个人的姿态和风度，是指除坐、立、行以外的交际行为，身体的姿态、手势、待人接物的方式等。不言而喻，一个人的行为举止好似一面镜子，能反映出他的文化蕴涵、知识水准和道德修养。在生活中无论男女都要在举止上体现出具有个人风度气质的不同特色，要温和、谦恭、庄重。男性要具有阳刚之美，风度和动作要有力度，表现男子汉的劲、强壮、威武。但阳刚之气并不等于粗野、骄横。因此，不得在公共场合敞胸露怀，歪戴帽子，吹口哨，语言粗俗，只能给人以流气、缺少教养的印象。女性应举止优雅得体，表现出轻柔、典雅、亲善、友好，注意大方得体，不可忸捏作态。当别人伸出手来握手时，应热情相握，不可迟缓和回绝。对方招手示意，也应含笑点头作答，不要给人以清高冷漠感。谈话时，要直视对方，自然闭嘴，不要目光游离，挤眉弄眼，窃窃私语或无顾忌地大笑，否则会给人不稳重之感。讲究举止修养的人，还就注意一些小节，诸如，不当众搔痒、挖鼻孔、剔牙、剪指甲、打哈欠、乱扔烟蒂、乱吐痰，以及避免一些动作莽撞、乱开玩笑等冒失行为。得体的举止可以使人的风度倍增。

举止，指的是人们的在外观上可以明显地被觉察到的活动、动作，以及在活动、动作之中身体各部分所呈现出的姿态。有时，它也叫举动、动作、仪姿、仪态或姿态。在一般情况下，它主要是由人的肢体所呈现出的各种体态及其变动所组成。在现实生活之中，人们正是通过身体的种种不同的姿势的变化，来完成自己的各项活动的。

人们在人际交往中，尤其是在正式场合，要遵守举止有度的原则。其含义，是要求人们的举止合乎约定俗成的行为规范，做到”坐有坐相，站有站相"。具体说来，则是要求人的行为举止要文明、优雅、敬人。

所谓文明，是要求举止自然、大方，并且高雅脱俗，藉以体现出自己良好的文化教养。

所谓优雅，是要求举止规范美观，得体适度，不卑不亢，赏心悦目，风度翩翩，隽永娇好，颇具魅力。

所谓敬人，则是要求举止礼敬他人，可以体现出对对方的尊重，友好与善意。

六、事务性工作处理艺术

秘书事务性工作处理艺术浅析在秘书工作中，不论是文字还是事务秘书，都不可避免地要接触、应对和处理大量的事务性工作，这既是由秘书工作的性质决定的，也是秘书工作的重要内容。因此，要游刃有余、恰如其分地处理各类事务，就必须掌握必要的事务性工作的处理方法和技巧。秘书事务性工作的内容十分广泛，从处理日常具体事务、辅助决策到重大活动的组织协调、领导交办的各类复杂问题的处理都需要秘书灵活掌握，可谓面面俱到、事无巨细，特别是对其中一些刺手事务的处理，更需要秘书具有冷静的头脑、科学的方法、高超的协调能力和灵活的人际关系处理技巧。

下面，笔者结合工作实际，简要介绍几种常的处理方法。

1、建立台账法。借助数据库管理软件，分门别类地建立人事档案、工资福利、车辆管理、值班记录等多种台账，用于秘书事务性工作管理。

2、追根溯源法。此法主要适用于对领导交办的各类突发事件的处理。

3、触类旁通法。秘书工作的出发点和落脚点都是为了更好地为领导服务，因此秘书不仅要做好事务性工作，更要通过对具体琐碎事务的处理见微知著、举一反三，为领导提供理更高层次的服务。

4、个人日志法。作为一名秘书，每天都要处理大量的事务性工作，只有安排好自己的时间，用有限的时间和精力集中处理重要事务，才能避免在琐事上纠缠，收到事半功倍的效果。

5、综合处理法。在日常工作中，将事务性工作按照轻重缓急进行排列，优先处理重要的事和急事，对一些不重要、不紧急但又必须办的事务，采取合并同类项的方法有计划地进行指处理，可以收到事半功倍之效。

6、授权委托法。秘书在特殊的情况下也可将一些常规性事务工作委托其他人员处理，以集中精力处理难事。

七、时间管理艺术

秘书能不能科学地管理利用时间和工作绩效的优劣直接相关。只有善于管理时间,才能提高工作效率。反之,如果让时间放任自流势必会“时倍功半”。因此,秘书必须努力掌握时间管理的艺术,切实提高工作效率和工作质量。

（一）管理时间就是管理你的生命

人生最宝贵的资源就是时间,管理时间,就是管理你的生命。时间管理要区分战略和战术两个层次。首先做好战略管理,包括时间要实现的整体目标与价值,经常做方向性的调整,用战略来指导战术管理。要涉及长远和近期两个尺度,近期时间安排要服务于长远规划。时间的利用要使工作价值最大化,要通过管理使时间富裕化。要敢于打破常规,以创新方式利用时间。比如,利用走路时思考,带问题入睡,启动潜意识创新,让空闲时间成为宁静的享受。

（二）、减少不必要的时间浪费

首先,要改变无意义的思考及行动的习惯。曾经引起“水平思考”风潮的思考心理学者狄伯诺,最近提出了“五分钟思考法”:最初一分钟——决定目标及课题,次两分钟——思考的扩张及探求,最后两分钟——应整理思绪,定出结论。如此严格地限制时间,反而能使精神集中,更有助于解决问题。另外,秘书还应消除工作中浪费时间的因素,如做事方法千篇一律、限制自己

一次只做一件事、不利用黄金时间等等。

（三）掌握时间的有序性

所谓有序性就是先做什么后做什么,要有条理,不能穷于应付。这种有序性要体现在时间的计划安排之中。工作时间的顺序确定一般说来要注重将来而不是注重过去,要着重于机会而非着重于困难,要选择认定的方向而不轻易地受环境影响,要以创造性为先,而不仅仅追求稳当和易办。

（四）注意事情的轻重缓急

秘书在拟定时间计划表的时候,必须区分重要事情和一般事情。首先应把要做的事依据重要程度加以排列,先安排重要的事情,要注意抓住关键性的工作,同时还要注意用最佳的时间安排最重要的工作。根据自己的“生物钟”,用精力最旺盛的时间处理最重要的工作。

参考文献：

篇6：秘书事务性工作处理艺术浅析

一、多样琐碎性。从接听电话、接待来访、车辆安排、福利发放、文件处理、档案管理到承办领导交办的其它事项，所有这些都属于秘书事务性工作内容，可谓面放量大、千头万绪，秘书不得不埋首于“事务堆”里，花费大量的时间、精力去应对。这些事务性工作往往又是具体琐碎的，而且很容易出错，完成了这类事务性工作常常不为人所知，难见成绩，而一旦处理不好就可能使领导工作甚至整个部门的正常运行受到影响。

二、随机突发性。一个部门通常按照既定的工作计划和工作步骤开展日常工作。但是，秘书部门即使将计划制定得很完美，考虑得很细致，也常常会因突发事件的出现而打乱整个工作部署，秘书不得不充当“灭火员”的角色，迅速调整策略，处置临时性、突发性事件。

三、领导指派性。秘书工作的核心就是为领导服务，这决定了秘书工作必须紧跟领导的需要。作为领导的参谋和助手，秘书除了要高质量地完作成各项分内工作外，还必须完成好领导交办的其他事务，甚至对领导委托办理的个人私事也必须全力以赴。

四、保密性。秘书工作具有很强的机密性，因此秘书处理各类事务必须严守保密纪律，知而不言，做而不做，谨慎从事。秘书事务性工作的以上几个特点往往是相互交织在一起的。因此，秘书只有掌握了处理事务性工作的多种方法和途径，增强处理的艺术性，才能充分发挥参谋助手作用，履行好秘书的职责。下面，笔者结合工作实际，简要介绍几种常的处理方法。

1、建立台账法。秘书在工作中建立必要的台账，使杂乱无章的事务性工作从无序走向有序，是处理好各类事务的一种有效手段和基本方法。目前，随着计算机的普及和推广，可运用办公自动化手段，借助数据库管理软件，分门别类地建立人事档案、工资福利、车辆管理、值班记录等多种台账，用于秘书事务性工作管理。当一次性录入数据后，只要平时做好数据的管理、维护和更新，就能在需要时及时调用，做到有备无患、高效快捷。

2、追根溯源法。此法主要适用于对领导交办的各类突发事件的处理。因处理此类事件往往不属于秘书的职责范围，作为下属也不便追问领导，这在一定程度上增加了处理的难度。例如，有一次某局新任局长交给秘书一项“重新推荐一名局领导担任市里某委员会领导小组成员”的任务，因此项工作并非秘书的职责范围，秘书对许多情况并不了解。秘书接受任务后，采用了追根溯源的方法：他先与办公室取得联系，摸清参加该委员会上一届领导小组的局领导是谁，又查到了该委员会的电话号码，直接与该委员会联系，弄清了该委员会对新组成人员的有关资格要求，然后结合局领导的分工，向新任局长提交了人选建议名单，获得了局长批准，圆满完成了此项任务。

3、触类旁通法。秘书工作的出发点和落脚点都是为了更好地为领导服务，因此秘书不仅要做好事务性工作，更要通过对具体琐碎事务的处理见微知著、举一反三，为领导提供理更高层次的服务。比如，秘书通过处理来信、来访进行综合分析，查找工作中存在的不足和薄弱环节，及时向领导提出建设性的意见，就会使领导取得更多的工作主动权。

4、个人日志法。作为一名秘书，每天都要处理大量的事务性工作，只有安排好自己的时间，用有限的时间和精力集中处理重要事务，才能避免在琐事上纠缠，收到事半功倍的效果。本人在工作中十分注意运用个人信息管理软件处理日常事务，大大提高了工作效率。目前，运用较广的是微软Office办公软件中的Outlook Express和中国人自己设计的友情强档WINpIM软件（各类网站均可下载，20元就可注册长期使用）。借助此类软件可以妥善地管理个人的通讯录、名片、联系人等信息，还可以管理个人日记、日程安排、待办任务以及备忘录信息，特别是对待办事务具有定时提醒功能，使用后可以极大地增加工作的计划性、条理性。

5、综合处理法。在日常工作中，将事务性工作按照轻重缓急进行排列，优先处理重要的事和急事，对一些不重要、不紧急但又必须办的事务，采取合并同类项的方法有计划地进行指处理，可以收到事半功倍之效。比如，在处理文件时可暂缓处理一般性传阅文件，待紧急文件来时一并送给领导，这样既节省了来回送文的时间，又可避免因琐事而频繁地打搅领导。