三位一体档案管理制度

三位一体档案管理制度（精选8篇）

篇1：三位一体档案管理制度

“三位一体”管理模式打造档案优势利用平台

【摘要】为体现档案管理工作的参与性和前瞻性，实现源头控制，进一步推进档案编研，通过实践，构建公文、信息、档案“三位一体”管理模式，建立文档一体化、新闻信息与档案一体化管理，创新档案管理模式，有效集中和开发利用档案信息资源，提高档案信息资源利用率，三轮驱动服务于生产经营建设，以软管理提高硬实力。

【关键词】公文；信息；档案；三位一体

中国石油集团渤海钻探第五钻井工程分公司是基于国内外陆上石油钻井技术服务的大型国有企业。该公司着眼于“三基”建设，深入推进企业现代化管理创新，在档案信息化建设中，集公文与档案一体化、网络新闻信息与档案一体化管理的“三位一体”管理模式，以丰富的档案信息资源、快速查询的便捷手段和网络新闻信息的宣传效应，服务于生产经营，提高工作效率，树立企业形象。近几年来，国家对中央企业档案工作更加重视，业务指导由原来的国家档案局调整为国资委和国家档案局共同指导，明确提出中央企业档案是国家信息资料和国有资产的重要组成部分。中石油集团公司档案工作 “十二五”规划纲要明确提出“六化”建设目标：档案馆舍现代化、档案资源体系化、档案馆藏数字化、档案信息集成化、企业形象可视化、档案队伍专业化。结合国家档案局、国资委要求和集团公司档案工作目标，在渤海钻探公司统一指导下，该公司及时调整档案工作思路，将原有以实体档案管理为主转化为以电子档案数字化管理为主，并将“公文、信息、档案”三合一，通过网络捆绑式服务，解决公司因市场分散、点多面广战线长，钻井队不了解文件精神、不方便查询井史资料，信息渠道闭塞，造成管理脱节局面。从而有效推进管理提升，解决管理短板，堵塞漏洞，确保政令畅通，激励钻井队提速创效积极性，发挥出档案在钻井生产经营中的积极作用。近6年来，该公司档案管理工作通过不断实践创新，集文档一体化、信息档案一体化“三位一体”管理，推进了现代化的开放式档案信息管理模式，形成“产业链”式系统化工程，从档案产生、进入库藏、数字加工、提供利用到成果推广，打破了档案深闺锁死档的局面，打破了文件不出机关的局面，打破了“一言堂”新闻信息造假的局面，激活了管理模式，使档案信息在公司生产经营建设中的积极作用得到有效发挥。

一、建立公文、档案一体化管理

文档一体化，是基于档案工作前置，实现文件从接收到承办、从制作到发送最终归档的全过程控制管理，通过统一规范管理，实现文件、档案一步到位，既突出了文件管理职能，又体现了档案管理目标跟踪的要求。

该公司制订有《公文管理办法》，将“公文管理”岗位职责划归“档案管理”岗位职责，OA系统和档案管理系统由1人统一管理。管理人员在收文和发文后，均可通过OA系统“公文归档”，达到即时归档操作，无需下载后再上传，OA系统和档案管理系统的直接对接，实现了公文和档案的直通车。2009年，该公司上线集团公司OA电子公文系统，通过OA系统对上级文件接收、承办和公司文件拟订、审核、下发、归档的统一管理模式，使公司所有OA用户在同一时间能及时阅读到公司文件，了解相关政策，避免了文件查找困难和重复申请查借文件造成不便和资源浪费现象。由于作好前端控制，公文评比在渤海钻探公司中连续3年未出现差错，位居前列。

二、建立新闻信息、档案一体化管理

当低头看屏已成风景，信息已脱离纸介媒质呈迅速发展态势。2008年，该公司建立网络新闻信息化管理平台，由档案管理人员统一管理，根据信息重要性和时效性进行采集、核实、编辑，选取具有代表性、独特性，反映公司在生产经营建设方面的突出成绩、典型事例，每天进行采集、编辑和上报。使档案人从馆藏幕后走到网络服务前台、变故纸堆为活信息的有效途径，重视档案编研已成为集团公司及至整个社会的档案管理研究方向。该公司同时建立《网络信息管理办法》，明确职责和考核奖励制度，各单位及时上报工作亮点，档案管理人员通过对数据、事件核实，编辑成有价值的新闻稿发布，提升了档案人的前沿工作参与意识，为档案编研搭建平台。档案管理者从幕后到前台，不仅体现了档案意识和档案行为的深入和普及，而且对于档案人的素质也是一个极大的促进和提高，而更重要的是，对各基层单位的亮点及时反馈、工法、经验的共享，即树立了公司形象又提高了工作效率。

档案管理人员网络新闻信息工作已连续6年获得渤海钻探公司先进单位，2012年获得《平安之路》征文优秀单位、2013年获得《创新工法》征文优秀单位、2014年获《节支降耗优秀工作方案》多项奖励。

三、建立数字、实体档案一体化管理

集团公司档案“十二五” 规划纲要和档案评价工作要求，加快档案数字化、信息化建设，逐步形成档案资源集约化、库存数字化、利用网络化、人员专业化、管理现代化模式。该公司就此从完善制度入手，实行“归档范围确认制和备案制”，同时加大档案软、硬件建设投入，购置大存贮微机、扫描仪；更换档案密集架，加大档案管理人员专业培训，使该公司库（下转第35页）（上接第38页）存的文书档案、合同档案、科技档案、会计档案、设备档案、钻井井史和人事档案等，全部按照规范化管理，并及时实现了实体和数字化档案的全面对接。

一是推进档案信息化建设。档案信息化，是档案管理升级的必由之路。2011年，该公司着手进行了集团公司档案系统上线工作，成立《档案管理系统项目组织机构》，同时，对于电子档案按照相关规定进行特殊保护。首批完成了档案系统归档工作，涉及文书、合同、科技、会计、设备、井史、荣誉等档案，数据上线位居渤海钻探公司前三名。重点抓好历史档案数字化工作，下发《关于历史档案数字化工作安排的通知》文件，明确责任分工，同时购置扫描仪，专门用于文书和井史等档案扫描，历史档案数据进入系统，档案检索快速、提供利用迅速，通过档案系统平台，实现档案科学化、现代化管理。

二是深入档案开发利用。档案保管归根结底是为了提供利用，档案管理人员除日常办理档案查借阅，作到手续齐全、借出归还无差错外，还针对不同时期档案进行适时归类，重点开展专项档案编研工作。完成自1976年有公司记载的组织史、组织机构沿革。编纂渤海钻探公司成立以来大事记、年鉴，以及管理制度、干部任免职、钻井统计资料等13个汇编。同时档案管理人员注重收集网络新闻信息重要生产经营信息，积极发挥档案信息资源丰富的作用，撰写的稿件在中国石油报（中国石油新闻中心）、华北石油报、渤海钻探公司网页等报刊杂志和网络上发表，树立公司良好形象。连续6年获得渤海钻探公司网络新闻信息先进单位，实现档案信息资讯由收集、编辑、发布、归档到再利用一体化管理。

在容纳了OA、网络新闻信息、档案系统三个管理平台后，档案管理走在了各公司的前列，不仅实现档案由幕后服务到前台控制，整合了包括文书、合同、设备、科技、单井、会计、荣誉等诸多数据，形成了庞大的数据库，为钻井生产提供了优质高效的服务。2013年被渤海钻探公司档案评价为A级单位。

篇2：三位一体档案管理制度

摘要：随着文档一体化工作的发展，充分借鉴高校文档一体化思想，努力寻求有利于班级文档一体化建设的措施，勇于创新、敢于尝试，把班级文档一体化建设提上研究日程。关键词：班级 文档一体化 刍议

文档一体化是把现实档案工作中相对分散独立的文书处理和档案管理这两项既有区别、又有密切联系，既各自独立、又在工作环节上存在某些相通之处的两项工作，纳入到一个统一的管理系统。文档一体化管理要求将文书工作和档案工作统筹规划，信息共享，有助于增强档案工作的整体协调性，最终获得1＋1＞2 的文档工作整体效益。

班级作为高校的组成单位，由于高校档案是学校管理核心资源的重要组成部分,班级档案在高校档案中发挥着重要的作用，建立班级文档一体化体系，似乎是一个新名词，但从高校文档一体化的长远目标来看，班级文档一体化成为了高校文档一体化的基础组成部分。随着高等教育改革的日益深化，高校文档一体化的要求下，我们必须建立班级管理中文书工作与档案工作管理一体化体系，以便提高班级档案信息资源开发利用效率和质量,更好地为学校各项工作服务提供保障。

文书、档案看起来似是两个不同的概念，但有文书就有档案。无论从理论还是实践看都始终是一个系统内的两个子系统，彼此间有着密不可分的关系。

一、建立班级文书、档案一体化管理体系的必要性

1、从班级管理体制分析。

班级所产生的文书工作和班级档案工作是密切相关的，文件是档案的前提,档案由文件转化而来的，在班级内部，不同的文件分别属于不同的类别，例如党员建设、班级制度属于管理类，考试成绩属于学习类等等。根据形成的文件的不同，把它分门别类地进行保管。有利于班级的文档一体化建设。

2、从工作状况分析。

由于班级文件的形成和作为档案保管是分开的，文件和档案实体的管理及其信息采集的标准、格式要求不尽相同等因素的影响，形成了文件与档案的衔接轨道不畅通，文件中有些数据不能在存档时进行接收、整理的过程中实现接轨。主要表现是文件与档案的信息采集要求不完全一致，使得文件在归档后往往需要重新梳理调整，影响了文档一体化整体功能的有效发挥。

3、从人员知识结构分析。

作为班级的一员，同时又是文档工作者，习惯了一贯的文件整理方式，班级及时挖掘有潜力的文档工作者，更新、充实其知识结构，为文档一体化管理提供人力资源保障。建立一个结构合理、运作畅通、管理科学的体系,这是班级文件与档案工作共同发展所值得关注的新问题,同时也是值得探索的一个新领域。

二、建立班级文档一体化管理体系的思想来源

1、高校文档一体化的法规依据。原国家教委颁发的《高等学校档案工作规范》规定，党政文件材料的归档工作应实行“ 三纳入”、“四同步”。“三纳入”：即纳入学校计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；“四同步”：即在对学校工作进行布置、检查、总结、验收的同时，布置、检查、总结、验收档案工作，这就意味着党、政、群机关文书处理部门是文书立卷归档的当然机构。《规范》还规定，每一个立卷部门要确定专(兼)职档案人员具体承办归档工作，要严格按文书处理制度做文件材料的收集、整理和归档。笔者从以上规范入手，间接得到班级文档一体化建设的理论支持，高校文档一体化工作与班级文档建设工作密切相关。

2、文件生命周期理论。世纪80 年代文件生命周期理论被介绍到我国, 在档案学术界引起强烈反响, 肯定论与否定论, 实用论与折衷论争论不休。虽说呼应与歧见并存, 推崇与反对交织, 但“文件生命周期理论毕竟是关于文件形成、运动过程及其规律、特点和管理要求的科学理论, 是现代档案管理工作的重要指南, 是推动我国档案事业管理体制改革, 促进文档一体化进程的重要依据之一”。只有既注重高校系统的整体性又强化班级中阶段间的平衡发展和衔接,才能推动整体文档一体化工作的良性发展。因此，文档一体化管理能够加强高校各职能部门文件归档工作的整体管理，而在其中重视班级文档工作，进行超前控制将给高校档案工作建设带来前所未有的繁荣。

三、建立班级文档一体化管理体系的保障措施

笔者认为，建立一个具有班级特色的文档一体化管理体系应采取的以下措施：

1、建立文档一体化的组织保障体系。

（1）加强文书工作规范化建设，加强班级对文书重视和统一指导，制定相应的措施和方案。把好文件从生成到归档等一系列关口，形成文档工作的良性互动。根据文件和档案管理的共性特点，从整体上合理安排文书与档案工作环节，要注

重文件形成阶段的前端控制以及文件向档案转化的全程管理, 如在文件的运行过程就进行价值鉴定、分类等工作，使文件在归档前得到科学的有效控制。

(2)理顺文书与档案工作程序。文件产生于各级部门及人员，通过文档一体化，文书处理、档案管理、业务职能等部门之间相互配合、支持，统筹安排文档工作的每个环节，使文件的收发、登记、编号、运转、处置、存储和利用与档案的收集、整理、鉴定、著录、利用管理科学有序、同步进行，使文件的生成、流转、归档、查阅一体化。文件与档案的关系具备了实行一体化管理的条件。应从系统角度出发,制定合理的工作流程,实施统筹规划,把文件工作和档案工作这两个本属不同管理系统的流程实行标准化管理,使诸如主题词标引、分类标准、著录规则、编号模式等环节的工作完成在文件管理初始阶段,把文档各阶段的管理活动有机衔接到“一体化”中。

(3)创新管理激励机制。建立与文档工作相适应的激励机制，可进行评比或奖罚制度，充分调动文档管理者的积极性、创造性，使班级文件与档案管理层面上实现协调合作、齐抓共管。在全校范围内设置评比，有利于促进班级档案工作的发展。

2、运用现代化技术手段进行管理。运用计算机技术管理文件和档案工作,实现一次输入,多次使用文档信息资源。建立统一的班级门户网站，把可公布的档案信息资源再网络上传播，形成一个与现代化文档一体化协调发展的技术保障体系。在信息网络化的今天，我们更应当利用计算机网络技术，实现网上文件运行，为以后查档服务。

3、提高文档管理人员的素质。事业兴衰，关键在人。首先，文档管理人员要热爱档案事业。文档管理人员只要有了事业心和敬业精神，才能真正把档案工作作为自己的专业、事业来发展，认真履行职责。其次，文档管理人员要刻苦钻研业务，要有广泛的科学文化知识和扎实的专业基础功底；不断地提高自身素质，更好地为新时期信息管理服务，为社会服务。

注释：

[1]马建军.浅谈文档一体化管理.黑河学刊,2006 年第2 期

[2][3]林玮.高校文档一体化管理体系刍议.兰台世界,2005年12月

[4]陈荣红.文件生命周期理论之比较研究.浙江档案,2003年第41期

[5]范友才.实施文档信息一体化建设的对策与建议.四川档案,2006年第6期

篇3：三位一体档案管理制度

一、建立公文、档案一体化管理

文档一体化, 是基于档案工作前置, 实现文件从接收到承办、从制作到发送最终归档的全过程控制管理, 通过统一规范管理, 实现文件、档案一步到位, 既突出了文件管理职能, 又体现了档案管理目标跟踪的要求。

该公司制订有《公文管理办法》, 将“公文管理”岗位职责划归“档案管理”岗位职责, OA系统和档案管理系统由1人统一管理。管理人员在收文和发文后, 均可通过OA系统“公文归档”, 达到即时归档操作, 无需下载后再上传, OA系统和档案管理系统的直接对接, 实现了公文和档案的直通车。2009年, 该公司上线集团公司OA电子公文系统, 通过OA系统对上级文件接收、承办和公司文件拟订、审核、下发、归档的统一管理模式, 使公司所有OA用户在同一时间能及时阅读到公司文件, 了解相关政策, 避免了文件查找困难和重复申请查借文件造成不便和资源浪费现象。由于作好前端控制, 公文评比在渤海钻探公司中连续3年未出现差错, 位居前列。

二、建立新闻信息、档案一体化管理

当低头看屏已成风景, 信息已脱离纸介媒质呈迅速发展态势。2008年, 该公司建立网络新闻信息化管理平台, 由档案管理人员统一管理, 根据信息重要性和时效性进行采集、核实、编辑, 选取具有代表性、独特性, 反映公司在生产经营建设方面的突出成绩、典型事例, 每天进行采集、编辑和上报。使档案人从馆藏幕后走到网络服务前台、变故纸堆为活信息的有效途径, 重视档案编研已成为集团公司及至整个社会的档案管理研究方向。该公司同时建立《网络信息管理办法》, 明确职责和考核奖励制度, 各单位及时上报工作亮点, 档案管理人员通过对数据、事件核实, 编辑成有价值的新闻稿发布, 提升了档案人的前沿工作参与意识, 为档案编研搭建平台。档案管理者从幕后到前台, 不仅体现了档案意识和档案行为的深入和普及, 而且对于档案人的素质也是一个极大的促进和提高, 而更重要的是, 对各基层单位的亮点及时反馈、工法、经验的共享, 即树立了公司形象又提高了工作效率。

档案管理人员网络新闻信息工作已连续6年获得渤海钻探公司先进单位, 2012年获得《平安之路》征文优秀单位、2013年获得《创新工法》征文优秀单位、2014年获《节支降耗优秀工作方案》多项奖励。

三、建立数字、实体档案一体化管理

集团公司档案“十二五”规划纲要和档案评价工作要求, 加快档案数字化、信息化建设, 逐步形成档案资源集约化、库存数字化、利用网络化、人员专业化、管理现代化模式。该公司就此从完善制度入手, 实行“归档范围确认制和备案制”, 同时加大档案软、硬件建设投入, 购置大存贮微机、扫描仪;更换档案密集架, 加大档案管理人员专业培训, 使该公司库存的文书档案、合同档案、科技档案、会计档案、设备档案、钻井井史和人事档案等, 全部按照规范化管理, 并及时实现了实体和数字化档案的全面对接。

一是推进档案信息化建设。档案信息化, 是档案管理升级的必由之路。2011年, 该公司着手进行了集团公司档案系统上线工作, 成立《档案管理系统项目组织机构》, 同时, 对于电子档案按照相关规定进行特殊保护。首批完成了档案系统归档工作, 涉及文书、合同、科技、会计、设备、井史、荣誉等档案, 数据上线位居渤海钻探公司前三名。重点抓好历史档案数字化工作, 下发《关于历史档案数字化工作安排的通知》文件, 明确责任分工, 同时购置扫描仪, 专门用于文书和井史等档案扫描, 历史档案数据进入系统, 档案检索快速、提供利用迅速, 通过档案系统平台, 实现档案科学化、现代化管理。

二是深入档案开发利用。档案保管归根结底是为了提供利用, 档案管理人员除日常办理档案查借阅, 作到手续齐全、借出归还无差错外, 还针对不同时期档案进行适时归类, 重点开展专项档案编研工作。完成自1976年有公司记载的组织史、组织机构沿革。编纂渤海钻探公司成立以来大事记、年鉴, 以及管理制度、干部任免职、钻井统计资料等13个汇编。同时档案管理人员注重收集网络新闻信息重要生产经营信息, 积极发挥档案信息资源丰富的作用, 撰写的稿件在中国石油报 (中国石油新闻中心) 、华北石油报、渤海钻探公司网页等报刊杂志和网络上发表, 树立公司良好形象。连续6年获得渤海钻探公司网络新闻信息先进单位, 实现档案信息资讯由收集、编辑、发布、归档到再利用一体化管理。

篇4：浅谈图书档案一体化管理

【关键词】图书档案 一体化发展 信息化发展

【中图分类号】G271 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2016）02-0192-01

引言

档案管理是事业单位发展过程中的一项重要工作内容，包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等。在当前的时代背景下，很多事业单位对档案管理工作的认识程度逐渐提高，在事业单位内部设置了专门的档案管理部门，招聘专业化的档案管理人员，但在实际工作过程中，档案管理依旧存在较多的问题，信息化不足是面临的一个严重的问题。在当前的信息化时代背景下，档案管理也要逐渐信息化，要与图书管理合为一个统一的整体，从而使得事业单位发展过程中的资料存储更加丰富，促进事业单位的快速发展。

一、图书档案一体化管理及其存在的问题

研究图书档案的一体化管理，首先需要对图书档案一体化的概念有所了解。这里所讲的一体化，不是简单的将两者组合在一起，改变它们之间的并列关系，而是将图书和档案各自当做一个独立的个体，但是将他们组合成一个整体，不断寻找、选择自身的优势，打破图书、档案之间的壁垒，使得图书与档案可以合作，在互联网快速发展的时代可以实现资源共享，为用户提供更加全面的服务。尽管当前越来越多的单位开始注重图书档案的一体化管理，但是图书档案管理过程中还是存在很多问题，一方面，图书档案的一体化管理需要结合互联网，实现信息化管理，但是当前图书档案管理信息化意识不强。当前很多事业单位虽然在努力建立专业化的图书档案管理部门，积极制定图书档案管理的规章制度，对事业单位的各项工作进行协调，但由于大部分图书档案管理人员缺乏专业的管理知识和管理手段，因此在实际的工作中表现出缺乏图书档案管理知识以及图书档案管理的信息化意识比较淡薄等现象，对于图书档案管理信息化水平的提升有很大影响，比如在日常图书档案管理工作中，有的工作人员在图书档案的整理过程中，没有实现信息化管理，采用传统的人工管理方式，因此存在管理不规范的问题。第二，图书档案一体化管理制度不健全，当前很多图书档案管理缺乏健全的管理制度和监督机制，对图书与档案管理的一体化发展认识不到位，因此使得图书档案管理过程中两者依旧存在分离的现象，使得事业单位的各种图书与档案资料得不到统一的管理，不能为事业单位的发展提供充足的信息资料。而且由于管理制度不够规范，很容易使得图书和档案资料出现丢失。

二、图书档案一体化发展策略

（一）加强对图书档案一体化管理的认识

随着市场竞争不断加强，各个事业单位在发展过程中遇到的瓶颈也越来越多，为了使得事业单位可以实现全面发展，则应该要对事业单位管理中的任何一个环节都进行完善，图书档案管理就是其中一个。在新的时代背景下加强图书档案管理模式创新，需要对传统的管理理念进行改革。在信息化时代，应该要加强信息化管理理念和管理模式在图书和档案管理中的应用，使得图书和档案管理可以与事业单位的经济发展目标一致，从而促进事业单位的可持续发展。由于当前很多事业单位在发展过程中，领导人员对事业单位的图书档案管理体系所持有的观念还比较传统，使得图书管理和档案管理出现了分离，比如事业单位的图书馆主要是为单位员工提供图书的，另外设有档案管理部门，使得两者之间的工作没有得到有效的统一和协调。对此，未来事业单位的发展过程中应该要积极加强对信息化图书档案管理模式的认识，加强对图书和档案管理的一体化发展的认识，建立完善的图书档案一体化管理体系，将两个部门的工作统一起来，使得各自能够保持一定的独立性，但同时在两者之间又能够实现统一，对图书档案管理工作进行细分，确保不同人员的责任可以得到有效的落实。

（二）国家要制定相应的法律法规

图书与档案的统一发展，需要国家有一个整体的统筹管理，因此，应该要从国家层面出发，通过制定各种政策和法规指导、调节和规范信息资源的合理配置，建立一个国家图书、档案一体化管理的协调中心，鼓励并监督各个单位能够积极实施图书与档案的一体化管理模式。国家制定相应的规章制度，在宏观上实现国家对档案图书一体化建设的监督和指导作用， 使得图书档案一体化发展过程中的各种资源信息得到共享，并且能够在图书档案领域的发展过程中，实现统一管理，实现体制和政策上的改革，使得全国范围内都能加快图书档案的一体化进程。

（三）加强专业人才的培养

在图书档案管理过程中，管理人员是核心，他们的综合能力水平在一定程度上对事业单位的的发展有很大影响，加强图书档案管理人员的水平的提升，是提高图书档案管理水平的重要途径。在图书档案一体化管理过程中，需要一批复合型信息管理人才。需要在高校开展相应的课程，培养更多专业的人才，同时，也要从现有的图书、档案工作人员中进行选拔和培训，使得他们能够掌握图书、档案双学科的理论和实践知识，以适应图书档案一体化管理环境下的网络相关操作。

（四）加强基础网络设施建设

图书档案实现一体化管理需要互联网的支撑，网络基础设施是一个十分重要的方面，健全的网络基础设施也是实现图书档案一体化管理的基础。首先加强网络建设，由于图书和档案管理的特殊性，在进行一体化管理的过程中，应该要建立一个相对比较独立的图书档案管理网络，使得图书档案一体化管理工作中的各种信息能够得到积极有效的保护，防止出现泄露等问题。其次是对事业单位的硬件网络容量进行配置和完善，由于实现图书档案一体化管理，因此各种图书和档案资料种类多、数量大，因此在信息化管理过程中，应该要有充足的容量，加强基础网络设施的完善，满足海量的图书档案信息存储需求。

结语

综上所述，在信息化社会中，图书档案一体化管理成为一个必然的趋势，为了要加强图书档案的统一管理，需要转变传统的理念，加强信息化管理意识的应用，并且制定相应的行业规范，对图书管理和档案管理进行统一。

参考文献：

[1]刘旭光，刘蔚.浅谈图书档案一体化管理[J].档案学通讯，2010（10）

[2]邵文蓉.试论档案、图书、企业信息的一体化管理[J].港口科技，2006（02）

篇5：三位一体档案管理制度

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本文引用《才智》

摘要：随着高校规模的扩大，如何高效的开展高校档案图书管理工作，就成为了高校必不可少的一项制校任务，本文就如何开展高校档案图书管理工作一体化做了相关的分析。关键词：高校，档案，图书，管理

一、高校档案图书管理工作面临的问题

高校档案图书的建设管理面对日益增多的藏书和日新月异的电子期刊类文献以及种类繁多的档案资料，传统的手工管理操作已经无法有效的对档案和图书进行管理，例如，很多文书工作不能得到最及时的处理，无法及时而有效的利用档案，而图书档案的管理人员的重复工作量也占相当大的比例。

现在，许多高校已经对图书档案管理一体化有一定的认识和实践，这在一定程度上减缓了这种矛盾的影响，但经过多方面的社会调查，其结果所体现的高校图书档案管理水平仍处于低级阶段，问题诸多。

1、图书档案管理人员仅具备一定的图书档案管理知识，但计算机水平不够。并且，由于现今高校图书档案的管理人员中真正达到这两方面水平标准的人员不足，所以在一定程度上影响了图书档案管理一体化的实现。

2、经调查显示，许多高校的硬件设备不够，高校对其重视程度较低，不能满足实现图书档案一体化的要求。

3、目前，高校对图书档案一体化管理的认识程度不足，缺乏对图书档案管理的综合的长远规划。

如果能引进一种新的管理技术将档案和图书馆的图书进行一体化的管理，势必将改善上述档案和图书管理目前存在的诸多不足。而图书档案管理的现代化理念是以现代管理科学为基础，结合先进的电子计算机技术对文书和档案进行管理。这样一来，就可以使文书管理和档案管理互相协调，减少工作量，即形成图书档案管理一体化的管理模式。

二、如何顺利实现档案图书管理的一体化，提高管理效率

进入电子信息高度发展的今天，面对档案和图书管理目前存在的问题。我们可以借助电脑和网络，从而有效的解决。例如通过建立一个图书馆的局域网，就可以实现图书馆图书和档案的一体化管理。

我们可以为整个图书馆配备一个网络资源管理器，将图书馆的所有藏书和档案的目录全部录入到网络资源管理器中，在总得网络资源项下分别建立一个图书目录管理库和档案目录管理库。在这其中，档案的目录管理库相当于学校的“保密局”，很多重要的档案资料都存放在其中，因此，档案目录管理库的建立应当合理和安全。通常可以将在总的档案目录管理库项下建立数个子数据库，分别为学生数据库、教师数据库、校工数据库等。

对于学生数据库的建立，通常是以入学时间为指标进行建立，在该指标项下，通常又按照各学生所在不同的学院、不同的专业、不同的班级再分别依次建立数个子数据库。而对于教师的数据库建立，和学生的数据库建立类似，也是以参加工作的时间段为指标，在该指标

下，依次按照不同的职称进行相关的分类。

对于一些重要的档案资料需要专门保存，如需查阅此类的档案资料需要通过相应的资格审核，例如，输入登录密码或者建立指纹扫描系统等等，从而合理而安全的管理档案资料。更多期刊发表详情联系QQ：1286503325电话：***王编辑

图书管理和档案管理其实具有很多的相通之处，例如管理手段、信息的输入、存储、分类、标识等方面。在对图书的管理过程中，可以在图书目录管理库项下，可以按照图书馆各个外借或阅览室的布局，分别建立各个外借或阅览室的图书目录管理库，在每个外借或阅览室的图书目录管理库中，将该阅览室的所有图书按图书的编号，一次录入到数据库中，并且要详细的注明每一本书的详细信息，如书名、作者、出版社以及该书共有几本。并且需要将每本书和数据库“联系”起来，通过在每本书上贴上磁条，这样，一旦某本书被一位同学借走了，数据库就会立刻接受相关的信息，从而快速的记录该外借或阅览室目前的状况。

由于一些重要藏书中有许多珍贵的古籍图书，这就使在图书管理过程中需要建立一个安全保密的功能，当个人需要借阅一些古籍图书时，需要通过相应的资格审核，只有具备相应的借阅资格才可以借阅该书。再者，将总数据库与高校的校园网进行连接，这样高校的学生就可以在寝室内查阅图书馆的图书资料，但是对于学校的档案资料，一般不能对学生全面开放，以避免出现学生档案私自篡改的现象出现。

另外，还要加强图书档案管理工作人员的计算机培训工作，使其不断提升综合能力，以适应图书档案管理一体化的工作要求。

总之，档案、图书工作的服务对象和目的相同。图书、档案工作的性质都具有双重性，既是一项专业性的工作，又是一项服务性的工作。它们宏观上为社会的政治、经济、科技、文化、教育等发展提供文献信息保障；微观上根据不同的读者或者用户的需求提供各种类型的服务。它们的最终目的都是为了存储、开发、利用信息，实现信息的价值。档案、图书管理手段和发展方向相同，都要经过收集、加工和整理有关的文献，进行开发传递，向社会提供信息服务。在信息的输入、加工、存储、输出方面，都要经过分类、标引、编目、组织目录等环节，以及检索、借阅等基本方法。管理手段在过去都是手工操作，现今大都是自动化管理。广泛采用现代化技术是图书、档案管理的共同发展方向，它可以使信息传递网络化，从而达到高速、高层次、高效的目的。据此，档案及图书一体化管理模式是可行的，而且必将成为未来各大高校所采用，进一步普及。

结语

档案图书管理是一项任重而道远的工作，如何有效的提高档案图书管理工作的效率是广大高校管理工作人员力争解决的难题。针对档案图书一体化管理的实现，本人从引进网络数据库的角度进行了一些粗鄙的分析，希望对各大高校的管理工作者有一定的帮助。参考文献：

[1]孙广彦：《档案、图书的管理与创新》，《科技信息》，2011，（2)。

[2]唐蜀峰：《图书馆员职业倦怠探析》，《河南图书馆学刊》，2009，(06)。

篇6：三位一体档案管理制度

关于对档案与图书一体化管理构想的几点看法

分析了档案与图书在属性、来源、服务对象、提供利用的目的、整理方法和保管要求等方面的`区别,对档案与图书一体化管理的构想提出了看法.

作 者：郑婕 ZHENG Jie 作者单位：湖北师范学院数学与统计学院,湖北黄石,435002刊 名：科技情报开发与经济英文刊名：SCI-TECH INFORMATION DEVELOPMENT & ECONOMY年，卷(期)：19(23)分类号：G250关键词：档案 图书 一体化管理

篇7：数字档案馆室一体化的实践与思考

--以绍兴市档案局（馆）工作创新为例

绍兴市档案局 梁国灿

摘 要：档案数字化包括国家档案馆与机关企事业单位两个层次，如何将数字档案馆与数字档案室作为一个有机整体统一建设，从而避免档案数字化工作“两张皮”，避免重复建设，又能实现机关、企事业单位与国家档案馆之间电子文件和数字档案的有效衔接和共享。这是一个新的研究课题。本文提出解决数字档案馆室建设中上述问题的创新路径——数字档案馆室一体化。文章以绍兴市档案局（馆）的工作创新为例，系统地分析了数字档案馆室一体化的实施背景，实施的基本内容，对全面实施数字档案馆室一体化项目的意义及有关理论问题作了分析与思考，并针对存在的问题提出相应的措施和对策。

关键词：数字化 数字档案馆 数字档案室

加快档案数字化，实现档案信息资源的安全保存和便捷利用，已经成为各级档案部门乃至全社会的共识。档案数字化包括国家档案馆与机关企事业单位两个层次。在具体实践中，这两个层次往往是分头进行，各做各的。由于标准规范与有关的业务要求不一致，从而造成机关企事业单位数字化成果难以与档案馆有效对接。类似的问题，还反映在档案的安全管理、数字化成果共享等各个方面。如何将数字档案馆与数字档案室作为一个有机整体统一建设，从而避免档案数字化工作“两张皮”，实现机关、企事业 1 单位与国家档案馆之间电子文件和数字档案的有效衔接和共享，这是档案部门面临的一个新课题。

近年来，绍兴市档案局（馆）围绕数字档案馆和数字档案室建设目标，不断探索与实践，特别是今年以来，在市委、市政府的支持下，创造性地实施“市级数字档案馆室一体化及安全管理”建设项目（以下简称“数字档案馆室一体化”项目），即以绍兴市档案局（馆）为主体，统筹协调，将市档案馆馆藏档案和对国家和社会具有保存价值的市级机关、团体和企事业单位室藏档案集中进行数字化处理，并将数字档案进行馆室交换、登记备份等安全管理的一项基础性信息化建设项目。

该项目的实施，进一步开创了数字档案馆（室）建设的良好局面。同时，也为有效解决上述问题提供了新的思路。本文结合绍兴市档案局（馆）的工作创新，就“数字档案馆室一体化”有关实践与理论问题作一些理性分析与思考。

一、实施“数字档案馆室一体化”项目的基本背景

（一）加强软硬件建设，全面落实设施和人才保障。

1、主动争取政府支持，共创数字档案室建设优良的软硬件环境。一直以来，绍兴市档案局积极争取将档案信息化建设纳入政府电子政务和信息化建设规划，并统一实施。随着信息化建设的全面推进，市政府投入大量资金，建设了较为完备的网络设备、服务器、信息化加工等硬件设备和配套设施等，创造了较好的网络环境，为档案信息化提 供了较好的硬件保障。为使数字档案室建设有一个统一可靠的档案管理系统，早在2004年，绍兴市档案局主动与市政府信息中心密切协作，共同开发了作为市政府统一的办公自动化系统--绍兴市协同办公系统组成部分的档案管理系统，并不断完善升级。此系统可以实现市级部门单位产生的电子文件从产生、交换、归档、整理、移交、到数据中心存储、发布利用、进馆的网络化集成化管理。2006年底，该系统通过国家档案局组织的科研项目验收，目前已在市级机关72家部门（单位）使用。

2、加强培训，全面提升档案队伍信息化素质。多年来，绍兴市档案局将提高档案人员的信息化水平作为加强档案信息化建设的基础性内容，每有计划、有步骤地组织各类档案信息化业务培训。特别是2005年以来，全面实施档案网上年检，主动加压，不断创造档案人员信息化工作的实践锻炼机会。通过网上年检，有效地实施了档案工作行政监管，提升了机关企事业单位档案人员信息化技能，加强了机关企事业单位档案信息化建设。

（二）以标准规范和典型引路，全面夯实数字档案室建设业务基础。

1、开拓创新，形成统一的业务标准规范。绍兴市档案局（馆）在调研的基础上，先后制订了《绍兴市市直机关、企事业单位档案室电子目录数据库结构与交换格式》、《绍兴市数码照片档案管理暂行办法》、《绍兴市市直机关单位档案网上年检办法（试行）》等一批档案信息化建设规范，建立了一套较为完善的信息化操作流程以及信息数据格式、存储、保管、利用等技术性标准。去年5月，在全省率先出台《绍兴市直机关、企事业单位数字档案室建设标准》，对管理体制、设备设施、数据管理、档案数字化、开发利用以及数字档案登记备份作出了全面的具体规定，可操作性强，从而使数字档案室建设走上科学规范、有章可循的轨道。

2、精心指导，成功创建了一批可供示范的数字档案室。数字档案室建设基础性的工作内容，主要包括档案目录数据库建设、传统档案数字化和电子文件档案化三个方面。档案目录数据库建设是指建成室藏各类档案的案卷级和文件级目录数据库；传统档案数字化主要是将传统的纸质档案、音像档案、照片档案转换为数字化档案，其中重点是室藏纸质档案的全文数字化，从而实现档案资源的安全保存和便捷利用；电子文件档案化是将本单位在办公自动化系统上运行的电子文件导入到档案管理系统进行归档，实现规范化管理。绍兴市数字档案室建设起步于2002年，并在2005年前后基本完成市直机关、企事业单位档案目录数据库建设任务。近年来，绍兴市档案局先后确定一批领导重视、档案业务基础较好的单位，积极开展数字档案室建设试点工作。在试点单位的确定中，注重树立各种类型的先进典型，便于普遍借鉴学习。既选择档案门类多、数量大、财力较强的经济管理部门，又选择档案门类单

一、数量较少、经济并不宽裕的普通机关单位；既选择使用市统一开 发的软件的单位，也选择使用省垂直管理系统开发的软件的单位。鉴于数字档案室建设的复杂性，绍兴市档案局在工作中对照标准，稳扎稳打，力求管理体制、设备设施、数据管理、档案数字化、开发利用等业务全面推进，成熟一个验收一个。去年命名表彰5家单位为“市级示范数字档案室”，同时公布一批档案信息化建设示范单位。其中市机管局、市旅游局等单位的数字档案已经实施登记备份。2008-2010连续三年，在绍兴市委、市政府组织召开的全市档案工作会议上，每年都确定一家先进单位介绍数字档案室建设的经验。

（三）起步早，标准高，数字档案馆建设取得新的全面进展。

1、加强档案馆基础平台建设，创造良好的服务环境。2008年7月，占地43.5亩，建筑面积21477平方米，总投资1.0562亿元的市档案馆新馆胜利竣工。搬入新馆以后,作为国家档案局确定的地（市）级数字档案馆建设试点单位，绍兴市档案馆按照国家档案局技术部的指导意见，在中国人民大学相关专家、教授和北京量子伟业公司的支持下，对业已建成的数字档案馆进行系统分析，查找薄弱环节，合力组织攻关，以档案全文数据库建设为重点，全面推进目录数据库、全文数据库、照片档案数据库和多媒体档案数据库建设，联合开发档案馆综合业务管理系统软件。这是一个集档案收集、整理、鉴定、统计、保管、利用、编研为一体的档案馆综合业务管理系统。系统应用两年来，档案馆综合业务做到 了流程化、规范化管理，极大地提高了局（馆）机关的运行效率，初步实现了局（馆）综合业务运行规范化、管理科学化、服务利用现代化。去年11月份该项目作为2008年国家档案局科研课题通过了国家局技术部组织的验收。

2、加快数字化步伐，优化完善数字档案馆建设。绍兴市数字档案馆建设起步较早。搬入新馆后，绍兴市档案馆依托综合业务管理系统，优化了储存和利用服务功能，加快了馆藏档案的数字化步伐。截至今年5月底，市档案馆建成目录数据共306万条，全文扫描共141万件781万页，专题数据库共10个，形成了一整套数字档案馆工作规范。去年12月，在国家档案局召开“全国数字档案馆建设方案制定及应用推广”项目验收会上，绍兴市档案局（馆）作了经验介绍。今年7月市档案馆以98.8分通过国家一级档案馆验收。

二、“数字档案馆室一体化”的初步实践

去年上半年，绍兴市档案局在全面调查的基础上，形成翔实的调研报告（以下简称报告）。报告建议市级各部门（单位）的档案数字化工作，原则上由市档案局集中统一安排，所需经费由市财政统一解决，各相关部门（单位）不再自行承担档案数字化工作。报告提出，集中开展市级部门（单位）档案数字化工作，有利于加快推进数字档案室建设步伐，有利于确保数字化工作质量以及安全管理，有利于实现档案数字化设备设施的整合，有利于集约使用财政资金。

报告在报送市委、市政府有关领导后，引起了他们的 重视。今年2月份，绍兴市发改委发文批复，同意以市档案局（馆）为主体，实施“数字档案馆室一体化及安全管理”建设项目，项目总投资1685万元，建设资金由市财政安排。实施期限为2010-2012年。主要建设内容包括：1.数字档案馆室一体化建设；2.档案馆馆藏和2008至2010年新增档案数字化处理；3.馆、室藏数字化数据容灾备份系统建设；4.涉密网建设；5.电子数据登记备份建设。

在今年3月召开的全市档案工作会议上，绍兴市委、市政府对全市数字档案室建设以及登记备份工作作出全面部署。市委、市政府“两办”转发市档案局关于《绍兴市直部门、单位2010—2012年数字档案室建设工作计划》（绍市委办发„2010‟30号），对市直数字档案室建设作出具体安排，整个“数字档案馆室一体化”项目涉及市级133个机关部门（单位）。

实施“数字档案馆室一体化”项目，是绍兴市档案信息化建设推进中的工作机制创新，也是构建区域性公共档案信息资源管理和服务总平台的有效路径。今年上半年市档案局多次召开有关会议，组织业务研讨和业务培训，统一思想，落实分工，进一步明确业务要求与标准，并精心组织招投标等工作。其中今年计划完成数字档案室建设任务的30个部门(单位)正在积极实施。6月份，经向全社会公开招标后，中标的数字化加工企业正式进场，首批10多个部门（单位）档案的集中数字化工作已经开展。在数字化工作过程中，市档案局（馆）特别注重加工质量，明确 要求数字化成果既要符合机关企事业单位档案业务要求，也要符合档案馆业务要求，以实现馆室之间的有效衔接与共享，并形成了一套有效的流程和制度。可以预计，整个项目建成后，不仅市级部门（单位）的数字档案室全面建成，绍兴市数字档案馆建设水平将大大得到提升，其中全文数据库总量将会达到4500万页。

三、实施“数字档案馆室一体化”项目的若干认识与思考

绍兴市档案局（馆）确定全市十二五档案信息化建设的总体目标是，市直133个部门（单位）以及档案工作目标管理已通过省级认定的市直企事业单位，在2012年底前全面完成数字档案室建设任务；县（市、区）80%以上的机关、乡镇（街道）和国有企事业单位在“十二五”末完成数字档案室建设任务。与数字档案室建设同步，全面实施电子文件与数字档案登记备份。市、县两级档案馆在2012年前全面建成数字档案馆，实现数字档案远程服务功能，并根据国家容灾要求，建立馆际间异地备份库。通过三年时间努力，绍兴市档案馆真正建成绍兴市级电子文件和数字档案的安全保管、交换共享和登记备份中心。

笔者认为，这是一个积极又稳妥的目标，经过努力是能够实现的。“数字档案馆室一体化”项目的实施，将为数字档案馆建设水平的进一步提高和市级部门（单位）数字档案室建设的全面完成提供了保障。

（一）全面实现馆室数字档案业务衔接，为档案馆室建设奠定业务和技术基础。

据初步统计，市直部门、单位仅需要扫描的纸质档案就达到3721万页。此外，还有32312张照片、3110盒录像（音）带需要数字化。这些部门与单位绝大多数属于进馆单位，室藏档案迟早都要接收进市档案馆。如何避免档案数字化工作“两张皮”，即保证档案数字化工作，既达到市级部门（单位）数字档案室自身建设的要求，同时又满足数字档案馆建设的各项业务需求，以避免重复劳动。这是一个新课题。因此，解决馆室有关业务问题的衔接，特别是解决档号对接、案卷级和文件级条目的完善、案卷质量的统一等业务问题成为实施数字档案馆室一体化项目的重要内容，或者说是数字档案馆、室建设共同面临的任务。当然，引导和规范档案数字化工作并有序管理，确保数字档案的完整、系统、安全、真实、有效，更是实施馆室一体化项目的应有之义。档案数字化工作的成果----数字档案，既是数字档案室的主体，也将直接成为数字档案馆的主要源头。自今年起，各机关单位向绍兴市档案馆移交实体档案，原则上同时移交对应的电子文件与数字档案。这将从根本上解决实体档案接收—档案数字化，再接收—再数字化--这样一种传统数字档案馆建设的模式，从而促使数字档案馆建设走上可持续的良性发展轨道。

（二）加快推进数字档案室建设步伐，为全面实施档案登记备份奠定物质基础。县级以上档案行政管理部门和同级国家综合档案馆对本行政区域内具有重要保存价值的电子文件和数字档案进行登记认证和数据备份，是新形势下浙江省确保档案安全与整合档案信息资源的创新之举。笔者认为，数字档案室建设与档案登记备份工作关系紧密，数字档案室建设为档案登记备份提供物质基础，档案登记备份工作又反过来促进数字档案室建设。数字档案即档案数字化成果，是档案登记备份的主要数据形式之一。绍兴市出台的数字档案室建设业务标准规定，数字档案室建成后，目录数据库、档案数字化成果应制作三套备份，其中两套在本单位保存（一套联机,一套脱机），一套在市档案局（馆）登记备份。显然，随着“数字档案馆室一体化”项目的成功实施和数字档案室建设任务的全面完成，电子文件与数字档案登记备份工作也将在绍兴得到全面推进。

自去年12月浙江省委办公厅、省政府办公厅印发《关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》以来，作为省档案局确定的全省档案登记备份工作试点单位，绍兴市档案局积极筹划，深入调研，结合实际大胆探索，档案登记备份工作已经取得一定成效。目前，结合“数字档案馆室一体化”项目，市档案登记备份中心所需的各种软硬件设备设施已经陆续到位。特别是在绍兴市委、市政府的高度重视下，数字档案室建设及登记备份工作列入今年市委、市政府对市级机关部门岗位目标责任制的考核内容。

（三）实施双向备份，共创双赢格局，为实现档案信 息资源整合与共享开辟新的有效途径。

绍兴市委、市政府“两办”发文要求，各部门、单位数字档案室建成后，其电子文件和数字档案及时在市档案局（馆）登记备份；同时市档案馆提供馆藏对应全宗数据库一套给所在单位，以方便利用。这样做，必将进一步调动机关、企事业单位数字档案室建设以及档案进馆的积极性，更好地实现档案信息资源共建共享、互连互通。无论是市级部门、单位将数字化成果向市档案局（馆）进行移交和备份，还是市档案馆将馆藏数字档案复制对应进馆单位，都将使对方极大地拥有馆（或室）藏档案的电子数据。由于这种整合不是类似接收实物档案那种占有式的整合，而是合作式的、以资源共享为目的的整合，既不是你吃掉我，也不是我吃掉你，从而实现真正意义上的双赢或共赢。通过增加档案信息资源，在更大范围提供利用，极大地方便相关单位乃至全社会档案信息资源的利用。同时，登记备份的主要目的之一是，确保数字档案数据的安全。这也是确保数字档案绝对安全的最后一道屏障。应当说，这是一件利国利民的好事情，必将得到大多数单位的理解和支持。

然而，“数字档案馆室一体化”项目的实施，特别是全面实施档案登记备份，仍然面临两大难题：（1）对于部分“档案大户”，尤其是民生档案资源集聚部门与单位，出于对部门利益或安全受损的顾虑，或者自恃地位特殊，因而可能对集中数字化工作，尤其是实施登记备份、实现档案信息资源共建共享，持抵触态度甚至拒绝配合。（2）由于 档案登记备份尚缺乏法律依据，对于拒绝档案信息资源共建共享和登记备份的行为难以有效制约。因此，在现有法律框架体系下全面实施档案登记备份，实现档案信息资源共建共享，各级档案部门需要进一步加大实践与探索的力度。

实施“数字档案馆室一体化”项目，是一个巨大的系统工程，涉及单位面广、档案数量多，建设周期长、软硬件依存度高、管理难度大。绍兴市档案局（馆）将全力以赴，进一步构建市本级公共档案信息资源管理和服务总平台。可以设想，随着数字档案馆室一体化项目的全面实施成功，绍兴市档案馆的档案信息资源将极大丰富，公共服务的能力将极大提高，并极大地促进档案信息资源在各级党政机关以及社会各界共享使用。

2010年9月2日

篇8：浅析图书、情报、档案一体化管理

关键词：图书情报档案,一体化,趋势,问题,实践

在网络环境下, 全球性、高效率的信息资源共享和传输体系正在逐渐形成, 图书情报、档案部门作为主要信息源和信息服务机构, 传统体制下各自为政的方式已不能满足人们日益增长的对信息利用方面的需求, 人类的知识和信息总量在急剧增长, 人们希望信息部门能够提供全方位的服务模式, 来适应社会的需求。于是, 图书情报档案管理一体化体系的建立就显得十分必要。

一、图书、情报、档案管理一体化的必然趋势

目前图书、情报、档案日益靠拢, 相互交叉, 相互补充, 已形成一种趋势。之所以能形成这种趋势, 一方面是三者具有相似的理论、技术、载体基础, 使一体化管理成为可能;另一方面则是信息时代, 随着社会高速发展而产生的对信息整合的需求, 可以说图书、情报、档案管理一体化既有必要条件, 也有充分条件。

1、图书、情报、档案一体化管理体系的建立具有广泛的基础

图书、情报、档案同属文献信息范畴, 同属基础理论、技术理论和应用理论研究, 并且载体相同。档案侧重的是原始的信息, 情报侧重的是最新的信息, 图书既含有原始的, 又有最新的和一般的知识信息, 信息是图书、情报、档案三者之间相互联系的纽带。三者研究内容都包括基础理论、技术理论和应用理论研究。基础理论研究学科对象、性质、体系结构等, 是整个学科的理论基础;技术理论研究工作环节、程序、方法和技术等, 是一种对实际工作的研究;应用理论研究是两者在具体实践中问题的应用研究。图书、情报、档案三者都是记录人类知识的载体, 都是经过人脑加工处理后再现的一种特殊形式的信息, 均属提供知识信息的服务工作, 它们本身都不直接参与生产建设和科学研究, 但都是提供知识信息的服务性工作。这种服务性, 是三者生存和共同发展的基本因素。由上可知, 图书、情报、档案具有相似的理论、技术、载体基础, 具有相同的工作标准和规范, 具有建立一体化管理的广泛基础。

2、图书、情报、档案一体化管理体系的建立是信息资源整体化的需要

现代技术的广泛应用, 为图书、情报、档案一体化管理提供了物质条件和生存环境, 不可能离开信息网络去孤立发展。因此, 只有构建图书情报档案一体化、网络化, 促进信息服务的交叉与融合, 并完成同国内信息基础设施与国际互联网的对接, 才能共享全球信息资源, 高校充分利用国内、国外的信息源, 推动现代化的进程, 又能通过网络将自身的发展成果推向世界, 扩大影响, 使信息资源充分利用它应有的价值。

3、图书、情报、档案一体化管理体系的建立是进行科学研究的需要

图书、情报、档案源于一体, 具有相同的学术渊源, 学科内在体系结构也十分相似, 都是研究社会文献信息的收集、整理与开发利用的科学。它们在发展过程中, 经历了从一体化走向独立, 又从独立走向一体化的过程。随着社会的不断进步, 分化独立的纵向发展缺乏横向联系, 封闭守旧的局限性越来越大。随着学科向综合和整体化方向发展, 学科间互相渗透交叉越来越多, 科学研究方法也在向整体化发展, 各自为政、纵向伸展的图书情报、档案体系已经不适应发展的需要。科研对图书、情报、档案的需要是整体性的, 既要原始的档案资料, 又要比较系统的理论依据、数据、参考资料, 还要求提供最新的科学信息;既要全面系统, 又要精、准、快、手续方便。

二、图书、情报、档案管理一体化进程中的问题

当前, 我国档案、图书、情报一体化建设尽管取得了重大成就, 但实际运作中仍存在一些足以引起高度重视和亟待解决的问题。存在的问题主要有以下几个方面:

1、领导思想上不重视, 管理意识需要提升

图书、情报、档案一体化工作的迅速展开关键在人, 而在我国, 人的主观意识与一体化工作的要求相差教大。长期以来, 图书、情报、档案属于不同的管理部门, 相互间缺少必要的交流, 人们受封建意识的影响, 习惯于传统的工作方式, 普遍存在多一事不如少一事的思想, 对一体化工作持有抵触情绪。即使在管理和领导层中, 也有相当部分人没有意识到一体化的重要性、必要性, 尚未达成共识, 仅停留在节约经费、统一协调管理、利用网络化的层次上。另外, 管理者的思想意识在一体化进程中尤为重要, 如果管理者在管理工作过程中依赖信息资源软要素的意识没有建立起来, 那么他就很难认同信息资源是一种重要的组织资源或者说是经济资源, 所以就造成对于一体化的认识, 还停留在节约经费, 统一协调、管理、利用网络化的层次上。那么在人力、财力、物力的投入上就表现出了短视性。管理者在管理工作过程中看重的是权力资本、金融资本, 而不是信息资本、知识资本。

2、专业人才匮乏, 要加强人才队伍建设

要实现图书、情报、档案的一体化, 需要有一支较高素质的专门人才队伍。他们不仅要有较高的外语水平和专业的信息学基础理论知识, 以完成信息的收集、整理、处理, 还需要有相关学科的基础理论知识, 熟练掌握检索技术和计算。

作为信息管理的专门人才, 他们还需要具备专门为广大用户提供网络信息服务的技能。然而, 现实中由于现有的教育体制和专业分工, 适应工作一体化需求的复合性人才很匮乏, 这就严重制约了一体化建设的进程, 培养一批高素质的专门人才队伍势在必行。

3、经费投入不足, 技术提升受到制约

图书、情报、档案一体化, 需要巨大的资金投入, 需要在计算机设备、通讯设施等硬件上花费很多, 数据库建设及其他数字化开发上也需要投入大量的资金。另外, 网络的建设与维护、设备的更新与维修、新技术的开发与应用、人才的引进与培养等都需要强有力的经费的保障。在运用相关的技术制定工作方案时还需要考虑在新技术平台下信息的兼容性问题。同时还要能预见安全性策略, 是否有更新或修补机制, 也需要考虑。另外, 数据库的建设与管理缺乏统一的标准, 同时人们对数字化技术掌握得不充分、不深入, 设备也不齐全, 这些都影响了一体化的进程。

三、图书、情报、档案管理一体化的实践探析

1、树立一体化管理理念

从市场经济发展的观点来看, 一体化管理应该通过为社会的贡献, 实现自身的价值, 才能得到社会的回报和公认。因此, 必须树立新的组织管理观念, 充分理解和发挥互联网的作用, 借鉴中国科学院、中国文献信息中心“图书、情报一体化”的改革经验以及组织协调方式, 迅速地向着数字化、规范化、标准化方向迈进, 为实现图书、情报、档案信息资源的共建、共知、共享目标展开工作。

2、形成一体化服务模式

(1) 分工合作, 中心协调。分工在于:图书馆领域以一、二次文献信息资源组织数字化资源为主要任务;情报领域以三次文献信息资源组织与开发为主要任务;档案领域以零次文献信息资源组织与数字化资源, 特别是事实性数据资源的组织为主要任务。在分工的基础上, 利用网络建立信息中心, 协调三方, 形成联合的文献信息系统, 发挥系统整体功能作用。加强三者之间的横向联系, 从整体出发, 兼顾各自的特殊性, 调动图书、情报、档案各机构人员的积极性, 使三者在相对独立的基础上, 呈现出适应信息社会需要的更高程度的整体性、统一性、协调性。

(2) 网络兼容通用, 搭建共享平台。网络必须支持TCPIP协议及Z39.50标准, 使计算机能在同一或不同一的局域网上联网。网络必须支持广域网下的集成管理, 以便进行联机采访、联合编目和馆际互借。利用计算机技术、数据通信技术、网络技术和数据库技术, 运用E-mail、BBS、FTP、Newsgroup、Telnet等服务手段, 为图书馆、档案馆与情报机构信息资源提供整合共享平台以及集成式服务。

3、深化体制改革

计划经济的体制严重制约着图书馆的发展, 这就要求从管理体制和人事体制上深化改革, 以提高效率和服务质量。我国现行的图书馆管理体制是每个馆属于各自的主管部门, 走的是大而全、小而全之路, 业务重叠, 构置重复, 不适应新世纪的发展要求, 必须进行改革。可以打破主管部门限制实行重组。对于人事体制的改革, 可实行全员聘任制, 对现有人员实行公平竞争, 择优上岗, 签订聘任合同, 把竞争机制引入图书馆, 形成充满竞争活力的新局面。

由上可知, 档案、图书、情报一体化管理是社会高度发展下的必然趋势, 无论是对于实现资源共享还是提高信息利用率、提高投资效率都是有着重要的意义。然而, 对于一体化管理建设的实施, 理论探讨多于实践研究探讨, 实际运作中, 我国并没有出现大面积的一体化实践, 这就要求我们以实事求是的态度来对待一体化管理, 针对图书、情报、档案一体化管理过程中出现的问题, 提出合理的解决方法, 努力营造一个高效率的图书、情报、档案一体化的管理环境。

参考文献

[1]吴建中.中国图书馆发展中的十个热点问题[J].中国图书馆学报, 2002, (2) .[1]吴建中.中国图书馆发展中的十个热点问题[J].中国图书馆学报, 2002, (2) .

[2]卢子博.关于中国图书馆事业未来发展走向的几个问题[J].中国图书馆学报, 2002, (2) .[2]卢子博.关于中国图书馆事业未来发展走向的几个问题[J].中国图书馆学报, 2002, (2) .