论提高高校办公室工作效率的途径

2023-01-01

一、引言

高校是人才的摇篮, 是培养人才的主要场所, 同时, 高校也承担着社会上众多的科研工作量, 高校的教学科研任务繁重, 高校办公室作为协调教学与科研的主要部门, 在处理学校各项工作方面起到重要的作用。高校办公室管理人员应该了解工作职责, 以此不断进行创新改革, 提高工作效率, 因为只有权责明确, 才能各司其职, 提高效率。办公室工作通常具有的职能有:上传下达、检查监督与综合协调;辅助决策, 服务领导;做好后勤, 服务师生;对外窗口职能;营造文化环境职能等。

二、高校办公室管理过程中的常见问题

(一) 工作人员缺乏责任心。办公室的日常工作内容较多, 很多是跑腿的事情, 没有太多的技术含量, 这给一些工作人员在思想上带来了认识偏差, 内心想着调整到一个更好的岗位, 缺乏工作责任心, 此外, 很多高校办公室以往的用人政策有些落后, 缺乏激励政策, 在一定程度上影响了员工的责任心, 平时工作繁忙, 很少从事科研, 研究成果很少, 职称晋升比较难, 收入相对较低。

在工作态度方面, 很多员工都有消极的心态, 那就是对自身工作抱着“不求有功, 但求无过”, 只是被动地完成领导交给的事务。

(二) 人员缺乏, 工作压力大。办公室管理人员较少, 工作任务比较繁重, 工作压力大, 工作强度大, 近年来, 高校在扩招、办学规模日益加大, 高校办公室日常管理工作量大大增加, 又因为办公室是学校任务下达的终端、各项信息收集的初端, 工作压力之大、任务之繁重可见一斑。

(三) 分工不明确, 权责不清晰。高校办公室, 由于分工、工作季节性等原因, 可能会出现有些人在某些时间段内比较清闲而有些人却比较忙碌, 由于缺乏协调机械, 工作繁忙的员工就会抱怨, 长此以往, 可能会引起内部不团结、工作不配合等现象。

三、提高高校办公室工作效率的途径

(一) 变被动为主动, 提高服务意识。首先, 办公室工作人员要从思想上提高认识, 从内心深处明确自身工作的价值, 明确自身工作的重要性, 不断增强服务意识, 变被动服务为主动服务, 主动承担起自己的参谋助手职能, 认真调查、收集、筛选、分析对学院发展有价值的信息, 供领导研究, 为领导献计献策。其次, 也要主动地为全体老师和学生服务。最后, 还要不断进行总结, 不断的学习, 不断提高服务师生的本领, 办公室的工作涉及面广、工作量大, 如何在繁杂的工作中做到有条不紊, 让师生满意, 这就要求管理人员必须十分清楚所负责的业务, 掌握相应的服务技巧, 优化服务程序, 使服务工作既及时周到又不出差错。

(二) 加大创新力度, 摸索新的工作思路。创新是一个民族的灵魂, 创新是推动社会发展的动力, 创新是提高工作效率的关键。对于高校办公室工作, 针对当前工作, 如何精简工作步骤, 化繁为简, 提高办事效率, 是办公室管理人员重点思索的问题, 在办公室可以设置调查问卷, 让来办事的单位同时进行匿名填写, 提出宝贵意见, 加快办公室管理制度的创新, 并鼓励职工多提意见, 作为办公室工作人员也应该打破常规, 放开手脚去干。所以可以把提合理化建议的制度运用到办公室的管理中, 建议一经采纳, 就进行适当奖励。实现办公现代化, 这也是高等教育改革与发展的需要, 它直接推进了办公室工作的科学化, 也提高了办公室的工作效率, 可为学校节省大量人力和物力。

(三) 努力提高管理人员的综合素质。决定工作效率的因素有很多, 其中员工个人的工作效率是最关键因素, 作为高校办公室管理者, 要想顺利高效完成各项工作, 就应该具备以下各项素质:政治觉悟高, 良好的表达能力和沟通协调能力, 具备办公自动化软件应用能力, 具有深厚的文字功底, 能写各类文秘材料, 具有完整的知识体系。事实上, 很多高校办公室管理人员都是半路出家, 本专业管理人员很少, 缺乏高等教育理论、行政管理或计算机专业知识, 需要对这部分工作人员加强培训。此外, 还应该完善高校办公室管理岗位制度, 管理人员的行政级别要通过综合的评比进行量化, 尤其是注重个人资力和实际工作能力的评比。分类管理不同级别不同岗位的工作人员, 对不同岗位工作人员制定不同的培训政策, 有针对性的提高员工的综合素质。人员素质提高了以后还要不断提高监督与自我监督意识, 灵活督察方式, 规章制度通过有效的监督将它执行到位, 办公室负责人要把颁布的学院管理文件落实到位, 用制度来约束人, 这样可以起到明显效果。

四、结束语

高校办公室的基本职责就是做好学校的日常服务工作, 在学校相关领导的具体指导下完成各项教学任务。办公室工作人员在日常管理过程中, 应该明确自己的身份, 提高服务意思, 明确工作职责和义务, 应时刻提醒自己必须认真工作, 要有高度的事业心, 要甘心吃苦, 有功不居, 努力做好参谋、协调、联络和服务工作。

摘要：高校办公室工作效率的高低直接影响着学校各项工作的开展, 根据相关统计结果显示, 目前高校办公室管理过程中存在一定的问题, 如:缺乏责任心、缺乏工作热情、人员职责模糊、工作压力大等。高校管理部门应该从办公室工作人员实际情况入手, 强化思想意识教育, 规范各项规章制度, 积极探索新的合适的工作方式, 从根本上提高办公室的工作效率和工作人员积极性。

关键词：高校,办公室,管理,工作效率