档案数字化建设的意义

档案数字化建设的意义（精选十篇）

档案数字化建设的意义 篇1

(一) 档案数字化建设是实施和拓展现代信息资源共享的必然要求

把用户的需求放在第一位, 一直是档案工作的目标, 但传统的档案服务主要局限在阅览室, 然而到档案馆的用户只是所有用户中较小一部分比例。做为一种不能替换的社会信息资源, 档案信息的需求者不仅近局限在纸质档案的原件和复印件等形式上, 同时像照片和声像类的档案也有很多需求者。档案利用者们的网上用户大都是档案网站的注册用户, 馆藏内越来越多信息资源借由网络的发展给用户提供更便捷、更智能的数字信息档案服务。

对那些把网络最为主要信息获取渠道的用户群来说, 数字化档案的建立极大丰富了他们对信息的使用和知识的查询。无可厚非的是, 未来档案馆的发展会日趋脱离当今的实体化的模式, 而是借由网络推出数字信息化管理的形式。档案部门要从信息需求者的角度出发, 对未来的发展构造进行蓝图规划, 这样才可以实现档案信息的做大化发展, 促进信息资源价值的最大化实现。

(二) 档案数字化建设是提高档案的可利用性, 开拓档案发展前景的坚实基础

传统的档案给我们的印象是只有研究类学者才会去阅读, 档案枯燥的内容以及高深的理论似乎只有学术研究人员才能去使用但是对那些不愿使用原始档案资料用户来说, 单一的档案信息不止是对他们的需求习惯和方式的藐视, 也是对他们利用的权利的剥夺, 这也造成了他们在对档案信息的利用过程中遇到的尴尬。

据国家档案局在1994-2010年间的数据表明, 馆藏档案资料的使用和96%左右的人无关联、和92%以上的馆藏档案没联系。档案信息本质的复杂化是造成这一窘迫局面的一个非常重要的原因。对于应用阻碍在档案信息本质中的体现, 我们可以把整合和加工档案信息的工作借助档案的性质表现出来。随着社会的发展和信息的开放, 许多时尚的人也渴望对档案的利用, 他们希望可以在任何时候任何地方都能获取针对自身独特需要的有价值的信息。尤其是再当今互联网技术的迅速发展, 网络用户的信息需求层次也逐渐提高, 越来越多的人对个性化的要求不断提高, 个性化服务信息是依据用户的行为以及习惯, 给每以个用户的独特信息需求进行有针对性的服务。个性化信息服务是未来信息的进展方向, 更是人类的社会经济达到一定层次所拥有的特点。档案管理信息化为这种特殊化的服务打下了基础。信息服务机构有自己的信息量度标准, 他们认为个性化服务要经过严格的选择和质量保证才可以推出。档案信息数字化将为个性化的档案信息服务提供基础条件, 它对于档案利用活动中各参与主体会产生积极影响在一定程度上会增加档案使用次数。档案的数字化构建满足档案多层次的需要, 也是以后档案更快发展的必要基础。

(三) 档案数字化建设是增加档案的保存性, 完善档案管理的迫切需要

甲骨、竹笺、贝叶、丝帛到纸质这些信息的载体, 在档案史上经历了几千年, 记录下了人类文明史。而近年来, 它们的位置被兴起的磁盘、磁带取代, 现代的电子管理档案也是这样发展起来的。电子档案的应用不但能提高档案管理工作效率, 优化馆藏也能减少档案的体积, 缓解库房紧张的状况。然而有许多档案馆电子管理跟不上时代的发展步伐, 工作人员用对待纸质档案的方法来使用电子档案, 但是由于检索存在困难, 所以电子档案很多信息不能及时采集和使用, 而且还会丢失电子档案的信息。

二、需要解决的问题

尽管我国已经在运行的档案数字化工作中得到了一些进步, 然而档案数字化的建立需要很久的时间。实际操作中还有很多的难题需要解决, 这些难题也给档案数字化建设带来了很多问题:如认识不到位;缺少项目资金支撑;缺少专业人才;档案部门学习新技术和应用新技术的氛围不浓, 信息专业技术人才很匮乏, 现有工作人员未经专业培训。人才问题成为制约我国信息化发展的一个瓶颈;档案基础业务较差。

三、对策

(一) 当今世界, 信息技术发展日新月异, 电子政务建设飞速发展, 做好档案数字化意义深远。

加强领导, 高度重视。成立专门的工作机构, 做到人、财、物三落实;争取把档案馆数字化建设以专题项目的形式立项建设, 既节约时间, 又减少了建设成本, 杜绝重复建设。

(二) 注重信息网络建设。

数字化档案馆建设的出发点, 是满足档案保护、利用和管理工作, 最大限度为老百姓提供服务。一是依托现有的档案信息网, 建成全国各级综合档案馆查阅利用平台, 实现资源共享, 提高工作效率。

(三) 加强人才机制建立。

归根结底档案信息化成败主要还是看人才队伍。目前, 我国缺乏既有档案专业知识又具有计算机知识的复合型人才, 严重阻碍了数字化档案馆建设进程。为加快档案信息化建设步伐。

档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务, 它对档案标准化、规范化水平, 系统的整体水平都有较高的要求。工作者要勇于迎接档案工作面临的困难, 不断提高自己的专业技能水平, 主动加强对自己管理能力的培养, 充分应用现代化科技信息的技术性与可利用性为档案的需求者提供更好的服务。

参考文献

[1]马晖.馆藏信息资源的数字化建设[A].图书馆理论与实践[C].2002年.

[2]向立文.档案数字化建设中若干问题的研究[D].湘潭大学, 2004年.

档案数字化的意义 篇2

档案信息资源是全球、国家、区域信息的一个重要组成部分。在当今信息公开程度越来越高的形势下，档案的文化性质和社会性质逐步强化，利用的范围和对象将逐步扩大。在这个信息时代，只有当档案信息资源在社会主义现代化建设中发挥重要作用时，档案和档案工作的意义和价值才能充分地全面地展现出来。因此，我们要按照有关规定千方百计将呆滞在库房中的档案历史信息变成现实有用信息。作为管理和拥有档案信息资源的档案局，要更好地适应形势发展的要求，要着眼未来，运用数字化、信息化技术，对档案进行数字化建设，更好地为四个现代化服务。

一、档案数字化的意义

1、档案数字化的含义

档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影（录音、录像）技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息。其以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享，是档案信息化建设的重要组成内容。目前，大多数档案馆保存的档案信息形态主要以纸质、缩微胶片和底片等载体形式存在，只适应于传统的管理与传播方式，即实施手工管理和点到点的传播，即便是经过编研等初步加工，编辑印发档案资料，实现点到面的传播，其覆盖面也还是太小，很难跟上社会化的进程。同时，该档案信息资源的经济价值和社会价值也难以充分实现，更难适应当代“数字化生存”的形势。档案原件数字化，对档案信息的现代化管理、使用和传播等都具有十分重要的作用。

2、档案数字化的主要内容

①档案目录信息的数字化，建立档案目录数据库；

②载体档案的数字化，如纸质档案、档案缩微品、照片档案及录音录像档案等的数字化，建立档案影像数据库或多媒体数据库； ③档案专题信息的采集与建库。

3、档案数字化的主要作用

①档案数字化是档案信息化建设重要内容，而档案信息化建设的核心是资源建设。资源建设包括两大任务：一是现有馆藏档案的目录数据库建设和馆藏重要档案和照片、录音、录像档案的数字化；二是电子文件归档与电子档案管理。

②档案数字化能有效地保护档案原件。⑴ 代替原件使用，保护档案原件；⑵ 数字化副本异地保存，输出缩微胶片供永久保存。这样可使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏；⑶ 恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。③档案数字化能改善档案的利用方式。⑴不再受“孤本”的限制，一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享；⑵数字影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输，使异地调阅利用成为可能。扩大了档案的利用空间，让更多的人们来了解档案，利用档案；⑶“时间”不再是限制，利用者可以随时使用自己需要的文件。档案数字化以后，将已开放的档案上网，这样所有利用者就可以在任何时间上网利用档案信息资源。

④档案数字化能充实各档案馆网站的内容。对我国大多数已上网的档案馆网站来说，普遍存在网上信息资源贫乏、简薄的通病，信息加工深度不够，指引性信息多，实质性信息少。要改变这种尴尬的局面，只有尽快将丰富的馆藏信息化和数字化。

⑤档案数字化是传统档案馆走向数字档案馆的必经之路。数字档案馆无疑是21世纪各级各类档案馆的发展方向。尽管当前它的具体组成结构、组织管理模式还处于探索之中，可其“馆藏”的数字化特征是肯定的，传统档案的数字化将是其“馆藏”的重要组成部分。

二、对档案数字化的思考

将大量的档案数字化，这是一个庞大的系统工程。首先要做好馆藏情况的调查，包括档案的类型、载体形态与状态、馆藏数量、档案信息利用等基本情况。根据馆藏情况制订档案数字化的科学规划，其包括扫描仪等硬件的购置计划和数字化处理规划。档案数字化要经过一个较长的过程，硬件的购置不可能一步到位，也不需要一步到位，应从实际和长远打算，保证扫描仪等硬件设施的成龙配套，使其具有较强的支撑能力和扩展能力。档案数字化实施处理规划应贯彻“突出重点，分步进行”的原则，对馆藏重点和利用率高的档案先行数字化，早日满足大多数利用者的需求。

档案数字化必须有所选择。针对馆藏“浩瀚”的档案资源，不加选择地全部数字化是不可能的、也是没必要的。我们应该根据精炼、存史和利用优先原则对馆藏档案进行分类，确定哪些馆藏档案原件应该数字化、哪些不需要数字化以及哪些优先数字化。在实际工作当中，我们采用“珍贵档案、重点档案、特色档案、利用率高的档案”优先数字化，力争使数字化的档案信息成为高价值、高利用率、有序、标准、有特色的信息资源。

做好数字化时扫描参数的优化设置。扫描系统扫描参数的选择和确定对扫描数字影像质量有着较大影响，其中扫描分辨率直接关系到扫描文件的清晰度和还原效果。扫描分辨率越高得到的扫描文件就越清晰，其相应的扫描时间和存储空间就要增加；而分辨率参数越低，扫描文件的质量就要降低。我们在选择分辨率时应根据实际需要综合考虑，包括扫描文件的可阅读性、存储空间、输出打印质量等。做好档案数字化的全程控制。在档案数字化过程中，要注重全面的质量检查，加强数据的质量控制。质量检查应包括以下几方面：A、数字化前的档案整理检查。要进行数字化的档案原件必须完整、排序正确，对折损严重影响扫描质量的原件应预先修整。B、数字化后的数据质量、图像质量检查。扫描后的文件图像应保持档案的原貌，字迹清楚不失真，幅面摆放正确，亮度适当，既没丢失信息，又无增加信息，无错扫、漏扫，对文件图像质量有问题的应重新扫描；采集录入数据要丰富、准确。C、数据联接检查。通过机读目录数据库与已扫描的档案扫描图像文件进行联接，形成一一对应。

三、开展档案数字化问题的研究，及时解决数字化进程中的疑难问题。档案数字化是档案工作中的一项新内容，不可避免地会遇到一些新情况、新问题。比如，数字化档案信息压缩及存储的关键技术问题；数字化档案信息安全、保密技术问题；数字化档案信息的访问形式与安全控制问题；数字化档案信息知识产权问题；数字化档案信息的法律地位问题。针对这些新情况、新问题，应在抓档案原件数字化工作的同时，组织力量开展档案数字化问题的研究，及时解决工作中的一些技术性问题，同时澄清和统一思想认识，确保档案数字化工作的顺利开展。

浅谈档案数字化的重要意义 篇3

关键词：数字化；档案管理；重要意义

档案是人们在社会活动中形成的一种历史记录，它客观地记录了人们在政治、经济、科学、技术、文化等各个方面的历史发展过程。为了完整地、系统地保存档案这一历史记录，人们需要尽可能拓展档案所涉及的领域的广度和深度，使其能完整地記录和反映历史。如果没有档案工作，一个过去发生的重大事件就没有记录，就无从考证；如果没有档案工作，过去取得的经验教训就没有记载，就不能总结提高，促进发展；档案工作是记载历史，服务现实，放眼眼未来的工作。

在各种信息资源中，档案作为重要的信息资源，它存储大量的知识和信息，目前信息的种类和形式在不断变化，传统档案管理模式已不能满足信息时代快速发展的形式。在现代信息技术发展的今天，档案管理模式也发生着转变，从实体档案逐渐向数字化档案衍生，进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化，档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术（录音、录像）、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。因此，人们提出了档案管理数字化建设的构想，在日常的档案管理工作中档案数字化有着重要的特殊意义。

一、更好的保存历史资料

历史越悠久的档案价值越高，但鉴于以前的保存手段和保管技术有限，一些历史档案可能会出现了不同程度的破坏，这是极为可惜的。现在有了数字化存储手段就避免了类似情况的发生，我们可以通过扫描、摄影等技术对其提供更好的保护。传统纸质材料在管理和使用过程中存在诸多不利因素，而磁盘、光盘、彩照、录像带等归档材料易受潮、受损，借助信息数字化在社会各领域的拓展，档案归档的材料由原始的纯纸材料向多样化发展，如磁盘、光盘、录像带、彩色照片等，要想方设法延长其保存期限。过去的材质和现行的纸质材料，都难以达到这一目的，但数字化管理，如利用计算机扫描技术对这些文献作数字化处理，制作数字化副本，提供利用和交流，把原件妥善地保存起来，便可以有效地延长原件的保存时间，以防因长期翻阅造成字迹模糊或破损。

二、提高工作效率，方便了档案的管理

档案一种丰富的信息资源，它记载着社会发展各历史时期进展的全过程，也信息，汇集着丰富的、大量的各方面的知识，使档案的整理工作繁琐，重复劳动多，劳动强度大。数字化管理如利用计算机等现代化手段整理档案，则可以收到事半功倍的效果。档案管理工作的最终目的就是为了更好的利用档案，数字化档案后我们可以足不出户，在电脑前就可以完成档案的查找和借阅，省时省力，并且再也不会受到时间的限制，随时都可以上网查询需要的档案资料。网上利用档案的开展，将会使档案工作进入一个崭新的工作环境，进入极好的良性循环之中。

三、为档案的编研工作提供了数据支持

档案人员可利用已数字化的档案信息，从繁重的立卷中解脱出来，集中时间和精力致力于档案与信息资源的开发和利用工作，进一步开发档案资源，快捷地进行文献汇编、数据汇编、专题汇编等各项工作。采用计算机编目检索技术、计算机尖端技术等现代化手段来提高档案利用效率及减轻档案管理人员的劳动。也只有档案工作现代化，才能从根本上解决档案利用方式、方法与社会利用之间矛盾，更好地使其转化为生产力以服务于社会发展。档案信息资源开发、利用必须借助于计算机及网络来全面提高档案编研的现代化水平。如何更好的利用计算机技术在档案工作中充分发挥它应有的作用和价值是以后档案数字化中的重要课题。

档案数字化是大势所趋，是档案管理及存储、利用方式的革新，档案从起草、修改到印发都在计算机上进行，它具有便于修改、便于复制的特性，同时数字档案还具有开放、易于检索、便于利用等特性，数字化的信息发布于局域网、广域网，形成若干个数字信息集群，供相关人员方便地查询利用，这样更加有利于档案信息资源更广泛更高效地服务于社会各方面的需求。总的来说，档案数字化既是档案的革新也是档案工作将来面临的巨大挑战，除了档案内容外，档案载体等媒介也是人类社会记忆的重要部分，这些信息可以判断档案信息的真实性及其他方面的价值。纸质档案已经经历了上千年的考验，而数字化档案还没有经历百年以上的考验。因此，只有更好的将实体档案和数字化档案相结合才能更好的为档案工作服务。

参考文献：

[1]贺欢.浅谈档案数字化建设的意义[J].才智，2015，18：325.

[2]陈旭，白均堂.浅谈档案管理数字化的意义[J].延安职业技术学院学报，2015，05：105-106.

卫生档案数字化建设意义初探 篇4

档案管理数字化的前提是档案信息的数字化。档案信息数字化是一种新型档案信息形态, 是计算机大量应用于管理的必然结果。它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存储, 在现代信息技术普遍应用的基础上, 利用数字化手段, 以综合档案信息资源为处理核心, 对数字档案信息资源进行收集、管理, 通过高速宽带通信网络设施相连接和提供利用, 实现资源共享的超大规模、分布式数字信息系统。

1 卫生系统档案数字化建设的必要性

近年来, 随着卫生信息化建设的发展, 医院信息系统 (HIS) 等卫生信息系统正在被各级各类医院及卫生行业所广泛采用[1], 实现信息资源有效地整合和资源共享, 是推动卫生系统档案事业不断发展的一项重要内容。

2 卫生系统档案数字化建设的基础条件

2.1 随着信息化的普及和信息技术的不断进步, 以计算机、通信网络以及多媒体技术为基础的网络环境逐渐形成, 为卫生系统档案管理部门各类档案的数字化进程提供了运行环境基础, 如办公自动化系统的普及、扫描技术的发展等。

2.2 HIS系统的应用对卫生系统档案数字化管理提供了有利条件和实践经验。由于医院管理信息系统仅以处理文字和数字类数据为主, 所需要的资源、技术和经费投入相对少, 直接回报快, 故各医院多倾向于首先建立管理信息系统, 这就为实现卫生系统档案数字化建设提供了可供借鉴的经验, 并为卫生系统档案数字化管理创造了极为有利的条件。HIS为档案数字化管理子系统预留了接入端口, HIS软件中大多为病案和文档管理设计了相应的软件, 初步解决了档案数字化的技术问题[2]。

3 需求分析

卫生系统 (包括医院、疾控机构、卫生监督机构、社区卫生服务机构、急救机构、医学科研和教育机构、卫生行政管理部门) 档案信息是医疗、预防保健、公共卫生、医学科教、卫生行政管理等各项卫生活动的历史记录, 是卫生系统各机构 (部门) 中各职能管理科室和业务科室的信息聚合, 在卫生信息系统中密度和存储量很大, 数据量以累积式增加, 信息来源与流程复杂, 信息质量要求与利用率非常之高。因此档案管理既是卫生系统信息管理的重要组成部分, 也是评价卫生系统管理、活动、服务、医疗预防技术水平优劣的重要依据。随着卫生事业的发展和医疗体制改革的深化, 特别是新医改的推进, 卫生档案应用价值日益提高, 不仅支持行政业务管理和临床、教学、科研总结经验, 而且可以让科研人员及管理人员在繁杂的数据中获得有价值的信息[3]。由于受卫生行业职能特殊性和作用特点及表现形式的影响, 致使医疗卫生机构许多重要珍贵的文件资料分散在各个部门科室, 给卫生工作带来诸多不利。以医院为例, 文书档案、会计档案、设备档案、科研档案、基建档案等以职能部门收集整理为主;业务档案则以临床科室积累的病案等资料为主。所以医院档案信息应规范化管理, 以数字化管理网络集中起来综合利用, 利用档案信息数字化管理, 保存大量有价值的档案信息, 可加快卫生工作的效率, 加快医疗卫生事业的发展。

4 卫生系统档案数字化建设方案设计

卫生系统档案数字化建设的方案设计应包含以下内容: (1) 传统档案管理与数字化管理技术如何转化与融合; (2) 硬件的改善, 如建立先进的计算机网络系统和灵活的结构化布线系统以及局域网系统等; (3) 数字化资源建设, 如建立个性化的数据库, 实现卫生文书档案、人事档案、病历档案、科技教育档案、财会档案、基建档案、后勤档案等可以检索的分类查询管理系统; (4) 卫生数字化档案的人才培养, 包括准入条件、人才的在职教育和继续教育、业务培训等; (5) 档案利用网络化, 建立网络健全、界面清晰, 支持多种组网方式的卫生档案数字化网络系统; (6) 档案信息的安全防范, 即在卫生档案数字化建设中, 如何采用相应的信息安全技术, 在技术上对档案计算机信息加以有效地保护。

5 技术关键及要达到的指标

技术关键主要体现在传统管理和数字化技术的融合是卫生系统档案管理发展的主体方向, 改善硬件是卫生系统档案数字化管理的基础;数字化资源建设是发展档案管理数字化的前提条件;档案人才培养是卫生系统档案数字化管理的关键, 档案利用网络化是加强档案数字化建设、推进档案现代化管理的基本目的, 安全防范是卫生档案数字化管理的保障[4]。

主要指标应体现在以下方面: (1) 实现卫生档案信息的规范化管理; (2) 以数字化管理网络, 集中起来实现卫生档案的综合利用; (3) 利用档案数字化管理, 能保存大量有价值的档案信息; (4) 数字化档案能在医疗体制改革、卫生事业发展、卫生管理中起到促进作用。

6 效益分析

6.1 增进经济效益

社会经济的飞速发展使落后的办公体式格局与重大的信息量之间形成尖锐的矛盾, 传统的粗放型模式即以增添办公人员和办公费用作为解决这一难题的唯一手段, 致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案, 不仅节约了保管费用, 节省了占地空间, 而且查阅起来极为方便迅速, 从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的虚耗。

6.2 提高办公效率

数字化档案管理使资料能及时归档, 并尽快提供使用。以人事档案管理为例, 因为卫生系统的管理对象繁多, 且具有很强的动态性, 要想准确统计、动态了解这些情况, 按以往传统管理方法必须“归档”后才能查知, 而通过网络计算机管理的数字化档案却能准确反映当前的情况。同时数字化档案管理使查询资料变得十分简单, 使卫生行政管理人员、医务人员做到足不出户便可知晓各种所需资料。因为信息的超时空流动, 数字化档案事实上成为“无墙界档案”, 档案库也从文件实体的保管基地变成了提供使用方便的信息控制中心。

6.3 拓展社会服务

卫生档案长期以来由于科学技术条件的限制, 只限于系统内部使用, 无法体现社会服务。由于卫生工作与社会民生密切相关, 实现数字化管理后, 卫生档案的功能就可以大幅度拓展, 为社保 (医保) 、民政、计划生育、残联、老龄部门以及社会综合部门提供医疗卫生和健康方面的有关信息, 更可以为老百姓个人提供必要的信息, 从而体现出卫生系统档案的社会性服务功能。

摘要：文章从当前计算机技术与信息化发展的角度, 对卫生档案数字化建设的必要性、基础条件作了阐述, 对卫生档案数字化建设的需求作了分析, 并对卫生系统档案数字化建设方案提出了框架性意见和技术关键及要达到的指标。认为卫生档案数字化建设的效益主要体现在增进经济效益、提高办公效率、拓展社会服务三个方面。

关键词：卫生档案,数字化,建设

参考文献

[1]赵学武.浅谈医院数字化档案建设[J].中外健康文摘, 2010, (31) .

[2]刘彦丽.关于档案信息化管理的研究[J].商场现代化杂志, 2005, (4) :167-168.

[3]伍万霞.档案管理数字化工作初探[J].国际医药卫生导报, 2009, 15 (2) :123-125.

浅谈水利档案数字化建设工作的实施 篇5

随着信息技术的普及，对档案的传统管理模式和利用方式提出了挑战，转变水利档案传统工作理念和管理模式势在必行，桐乡市水利局档案室紧跟数字化建设步伐，已完成室藏档案数字化案卷级、文件级全文扫描并挂接图像。现结合档案工作实际，谈谈水利档案数字化建设工作的实施。

一、实施水利档案数字化工作的前期工作

1.加强领导，规范管理是实施水利档案数字化工作的保障

任何工作的开展都离不开领导重视和支持，水利档案数字化也一样，局领导具备良好档案意识，建立档案领导小组，健全档案工作网络，完善档案数字化管理制度和工作流程规范，使档案数字化工作有章可循；在日常工作中，促进档案数字化工作与其他业务科室工作同计划、同布置、同落实、同考核，把档案数字化工作纳入全局工作计划，作为年度工作考核内容，列入相关人员的岗位职责。

2.因地制宜，制定实施方案是实施水利档案数字化工作的前提

水利档案数字化建设是为了更好地管理和利用档案信息，发挥档案信息的快捷传递、方便利用等优势，由于水利工程档案数量大、形式多，只有推行档案数字化建设，才能有效地保护传统载体档案原件。我们对室藏存量保管期限在永久、长期的档案摸底统计，约有19多万页需要数字化，如此巨大的工作量仅靠本局档案员是难以完成的。我们制定“自建与外包相结合”的方案：（1）目录数据库建设和新增档案全文数字化由局档案室负责；（2）存量档案数字化全文扫描采用外包方式；（3）目录数据库和全文数据库两方面同步建设；（4）为加强档案数字化外包安全管理，要求外包方在数字化过程中严格遵守《档案数字化外包安全管理规范》。

3.加强投入，完善设施是实施水利档案数字化工作的后盾

水利档案数字化需要一个比较长的过程，我们根据实际情况，设立了档案数字化专项资金；引进了“龙宇”网络版数字化档案管理系统，搭建了科室之间的网络应用平台，在档案信息输入、处理和输出、登记备份过程中实现同步数字化，在获得许可权限下还可通过网络查阅档案，实现档案资源共享；硬件方面：建成了符合安全技术标准的微机房，配置了档案专用服务器、更新了计算机、高性能双面打印机、高速扫描仪、数码相机、防磁柜等现代化档案办公设备，确保档案数字化建设顺利进行。

二、水利档案数字化工作的实施

1.建立统一规范体系

将室藏档案数字化工作质量落实到每个环节，对六大门类档案数字化的技术标准和业务规范实行统一，按照《桐乡市纸质档案数字化操作规范（试行）的通知》、《桐乡市综合档案室电子目录数据库结构与交换格式（试行）》的要求，确定工作流程：各业务科室形成的数字档案由各科室按分类号在龙宇软件中录入案卷目录及卷内目录，以纸质档案目录数据库为依据，将每一份图像文件命名为档案目录数据库中该份文件的档号；设定扫描技术要求：永久或长期保存的采用彩色模式扫描、普通文件采用黑白二色，分辨率选择200dpi；一般纸质过薄或超厚的采用平板扫描，纸张状况好的采用高速扫描方式以提高工作效率；图像先扫成JPG格式，经过图像处理之后，采用多页tiff格式存储；用于批量挂接代替原件保存、利用及移交综合档案室。保证水利档案数字化工作质量。

2.建立高质量的数据库

加强基础工作，建立准确完整的目录数据库和全文数据库。一是按照局档案分类方案，按目录进行规范条目录入，共录入电子目录 2.6万条，基本实现室藏档案目录机检，满足快速检索利用的需要；二是对2001年以来室藏的永久、长期（30年）档案利用外包方式进行扫描和挂接，共完成全文扫描扫描19.7万幅，并全部在桐乡市档案局进行了登记备份；三是加强数字化工作质量控制，在档案扫描、图像处理、图像存储、数据校对、数据挂接、整理还原、案卷入库时层层把关，确保扫描件符合桐乡市纸质档案数字化操作规范的要求，目录数据与全文数据挂接准确无误，使档案查询效率高、使用方便快捷，提升档案信息资源服务经济建设的水平。

3.建立数字化后期保障机制

档案利用网络化是加强数字化建设，推进水利档案现代化管理的最终目的，目前本单位利用龙宇档案网络版，给每个科室设置不同的访问权限，为查档人员随时提供资料查询和传递，提供部分在线检索和阅档，拓展利用功能，进一步提高档案利用水平，便档案特别是利用率明显提高。同时在技术上对计算机系统通过注册检查、防火墙、权限查检，系统日记、自动备份等方式，加强数据及系统安全。

关于高校档案数字化建设的思考 篇6

高校档案数字化建设是高校档案工作随着高校现代化管理发展到一定阶段而出现的一种新的工作趋势,是高校“数字化校园”建设的重要组成部分,担负着存储、管理并提供利用高校党务、政务信息系统和数字化校园产生的电子文件、档案信息的职能。如何加强高校档案的管理是摆在每一个高校档案工作者面前的新问题。

一、高校档案数字化建设的必然性

1、高校档案数字化建设是高校信息化建设的必然趋势

高校信息化建设的实施,数字校园的成功运转,为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境。一方面,高校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案,使传统以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案,它以光盘、磁盘作为信息存储的载体,向数字格式转变,形成了大量的数字化档案信息。另一方面,计算机大量应用于高校教学、科研及管理,产生了大量的电子文件,进而形成数字化形态的档案信息。面对数量众多的新型形态和载体的数字文件材料,开展档案数字化建设,规范其管理,更好地为学校各项工作提供档案信息服务,成为高校档案部门的当务之急。

2、高校档案数字化建设有利于高校档案信息资源的开发利用服务

高校档案数字化建设是以数字技术和数字化信息资源为基础的建设,当高校档案转化为数字化信息后,必将有利于高校档案信息资源的开发利用。首先,数字化的档案信息打破了档案利用上的时间概念,可以利用网络的传输便利,提供快速有效的利用服务,使异地档案信息资源传输和利用成为可能,使档案工作社会化服务的时效性、广泛性更加突出,最大限度地实现档案信息资源的共享。其次,数字化档案信息还便于利用计算机进行快速检索,促进各种高新技术在档案管理中的应用,更有利于档案信息资源的开发利用。

二、高校档案数字化建设中存在的问题

1、数字化、辅助管理滞后

事实上现有的高校档案计算机管理模式,多数是建立在原有的手工管理模式基础上,这种管理模式的特点是以档案信息载体为核心,工作对象不是档案信息,而是纸张、塑胶等载体材料。计算机的作用只是辅助人工管理档案实体,而不是处理档案数据。其结果是非但没代替手工管理工作,而是大大增加了额外手工劳动的投入。

2、缺乏统一的网络化协调机构

由于受高校管理体制和运行机制的影响,不同的高校隶属不同的行政主管部门,这种分散领导的管理体制,无形中使各高校档案馆形成了条块分割、自成系统、各自为政、自我完善、自我发展的自给自足的局面。虽然许多高校档案馆已意识到资源共享的重要与必要,但缺乏馆际合作的行动。而国家目前尚没有一个统一的组织机构来规划协调档案馆网络化建设和资源共享工作,大多数档案馆仍然是采取封闭式的办馆方式,无论是软硬件的购置,还是数据库的建设,都处于各自为政的低水平重复状态,这不仅造成了人力物力的巨大浪费,也影响了我国档案馆标准化、自动化和网络化的进程。

3、标准化水平低

由于历史的原因,高校档案馆自动化建设走的是一条各自为政、自给自足的发展道路,各个档案馆根据自己的经济实力和技术条件选择硬件设备,机型五花八门,水平参差不齐。目前研制出的不少档案馆系统应用软件,基本上都没有遵循国际标准,功能单一,标准化水平低,数据不完整,致使大多数档案馆无主题标引,共享性差。而国家至今没有统一的发展规划和标准,各馆的发展存在着很大盲目性。

4、数据库建设滞后

主要表现在建库缺乏整体性,数据库大多自建自用,建成的数据库规模小,标准化程度低,类型单一,而且大多处于低水平重复建设,数据无规范化控制,商业服务水平差。大多数据库仅供本单位使用,严重地影响了数据库的利用率。而且目前高校档案馆所建的数据库大多为条目数据库,缺乏全文数据库和多媒体数据库,无法满足用户的多种需求。许多高校档案馆虽与Internet联网,但只能访问其主页,根本无实质性的资源可共享。

5、经费保障率低

目前虽然硬件的质量在不断提高而价格在不断下跌,但档案馆数字化的实现仍然需要投入大量的资金。目前高校档案馆的经费投入较少,用于档案馆数字化建设的经费非常有限,无法购置好的软硬件,建立高起点的档案馆数字化模式,更谈不上对设备的及时更新。目前经费仍然是影响高校档案馆网络化发展的最大障碍。

三、高校档案馆数字化建设的基本原则

基于高校档案馆数字化建设中存在的诸多问题,如何顺利推进高校档案数字化建设,高校档案部门应坚持以下相关原则。

1、可行性原则。高校档案馆进行数字化之前,应该对馆藏的实际情况有一个全面了解与把握,有进行数字化建设所需要的组织保证、物质保证、技术保证及人才保证。

2、全局性原则。高校档案馆在数字化建设中,必须将数字化技术标准、对象选定、数据库、网络建设等纳入学校数字校园建设进行整体考虑,才能随着数字校园的现代化建设一起发展。

3、标准化原则。档案管理的标准化是实现档案数字化的前提,加强各类标准的制定工作,在遵循国家专业标准的前提下,根据自身特点,制定更为具体和切实可行的部门标准,才可能实现资源共享。

4、经济性原则。选用数字化设备方面应根据自身财力,注意适用、节约,不能盲目地追求“高、精、尖”,需与本单位的具体情况相结合,追求经济投入的最小化,实现效益的最大化,使有限的人力、物力、财力得到最大限度的发挥。

5、重点性原则。校档案馆馆藏丰富,在进行数字化建设时,如果要把全部馆藏都转化为数字化信息,不但任务繁重,耗费大,且毫无必要,应选择利用率高的档案优先实施数字化,在计划上重点筹划,在人力、技术以及经费上保证重点,突出重点。

6、安全性原则。在档案数字化过程中,形成的数字文件在输入、存储、传输和提供利用过程中普遍存在数据丢失、数据失控、数据窃取、病毒侵犯、人为破坏等不安全因素,因此,档案数字化转化过程中通过录入或扫描方式得到数字化信息的,要确保档案原件的安全;在处理和存贮数字化档案信息时,要确保数字化档案信息的内容与档案原件相吻合;确保档案内容不泄密;确保在新的技术环境下能够对数据信息进行检索、使用以及数字信息长期可存取。

四、高校档案部门如何应对档案数字化的挑战

数字化时代,高校档案部门面临着前所未有的挑战。档案部门必须迎接挑战,适应档案数字化管理的迫切需要,着眼于档案工作的可持续发展。

1、培养档案复合型人才

高校档案部门应以培养管理型人才为基础,以复合型人才为重点的指导思想,要求人才队伍具有较全面的知识结构以及敏锐的信息意识、良好的信息道德、较强的信息能力,以适应数字档案馆的建设和正常运行的需要。

2、加快高校档案数字化建设

高校档案数字化工作,应分步骤、突出重点进行。首先将较高价值的档案数字处理,然后再考虑学校特色档案,利用率高的档案等情况由点到面,分步骤进行数字化处理。

3、主动提供利用,将档案部门建设为丰富、完备、权威的信息资源库

高校档案部门应主动开展档案利用调查,改变过去坐等上门的被动服务方式,通过走访调查,了解用户需求,宣传介绍档案馆馆藏档案的信息,主动解决用户利用中存在的问题。

4、建立相应的规章制度

高校档案部门要根据数字档案的特点,制定一套特定的规章制度,如文档一体化制度、数字档案归档制度、保密制度、数字档案鉴定制度、数字档案备份制度、网上利用者身份确认制度、网络安全管理制度等,是高校档案数字化建设能够安全、顺利地开展的保障。

总之,高校档案数字化建设需要经历一个不断探索、不断进取、不断发展的过程,只有遵循合理的原则,设立科学的目标,采取正确的方法,才能逐步做好此项工作,才能充分发挥高校信息为学校教学、科研和管理服务应有的作用。

参考文献:

1、《南京大学档案信息化建设实施意见》,2003年5月16日。

2、张照余:《档案信息网络化建设研究》,中国档案出版社,2001年。

3、向立文:《馆藏档案信息数字化应坚持的几个基本原则》,《档案学通讯》,2004年第1期。

4、杨公之主编:《档案信息化建设导论》,中国档案出版社,2001年。

档案数字化建设的意义 篇7

随着信息技术的不断发展,各行各业都逐渐实现了信息化,各种通讯技术的不断应用,使得数字档案开始产生和发展,传统的档案室管理存在很多缺点,如内容记载比较繁复、管理过程比较繁复等,而在数字化不断普及的时代,运用各种先进的技术将档案内容信息化并且进行储存和传输,对档案室管理工作的效率提升有很大帮助。近年来,数字档案的建设取得了一定的发展,数字档案是传统的档案管理向现代化档案室管理工作过渡过程中的一个产物,而数字档案的建设则是将高科技技术和档案室进行结合加强档案室管理的重要过程,尽管近年来数字档案的发展取得了一定的进步,但仍然还存在一些问题急需解决。

1 数字档案的作用

数字档案管理指的是以计算机等电子设备作为管理的手段,基于网络对各种档案室信息资源进行收集、整理、储存、共享的一种档案室管理模式。数字档案建设和管理的对象是各种数字化的档案资料,数字档案管理有利于高效系统地进行各种档案室资源整合和应用。在未来的发展过程中,数字档案的建设对社会经济各方面的建设都会有一些促进作用。

1.1 不断促进信息资源实现数字化管理

在数字化时代,档案信息资源管理的的目的就是建设和完善数字档案,对档案室信息资源进行数字化储存管理,因此在数字档案的建设过程中,首先要通过计算技术、通信技术等,将档案室传统的资源管理过程进行转化,变为数字化的档案管理,使得档案信息资源管理的过程最终实现数字化。数字档案中的档案信息资源内容一般有三种类型,一是传统的纸质档案室资源,二是视听型的档案信息资源内容,三是对以上两种档案信息资源进行数字化处理的资源。随着数字化和信息化时代的不断深入推进,档案信息资源管理逐渐数字化也变为一种趋势和发展方向。

1.2 使得各种档案资源进行处理的过程变得数字化

对档案室信息资源的管理工作是一个十分系统复杂的过程,在数字档案的建设过程中,各种办公业务也要逐渐实现自动化和数字化,从而使得各种档案室信息资源信息的管理都可以变成高效、系统的数字化操作,比如利用数字化手段对档案信息资源进行综合、形成条理清楚的图书、电子文档等,并且传输到数字档案室进行管理,以便档案使用者对其进行查询和调阅等。

1.3 促进档案信息资源共享

数字档案的建设,可以通过计算机网络,将各地的档案信息资源馆进行互相的连通,实现资源共享。实现资源共享的另一个方向是跨区域共享,各地的档案信息资源用户都能根据自己的需要在数字档案中下载所需的信息资料等,促进数字档案信息资源的分享。

2 加强数字档案信息资源整合利用的策略

2.1 更新传统的档案信息资源管理的理念

长期以来,档案的管理模式都比较传统老旧,数字化逐渐成为一种发展趋势,因此在档案信息资源管理过程中,要不断更新管理的理念。针对有的人认为档案信息资源管理工作是可有可无的观念,要及时改进,让档案信息资源管理人员能明白档案信息资源的重要性以及进行改革对档案信息资源管理工作的意义,改变传统的繁复的管理模式进行高效的管理。改变传统的档案信息资源管理理念,要定期对档案信息资源管理人员进行相应的宣传,宣传各种先进的档案信息资源管理知识和理念,在潜移默化过程中促进人员思想逐渐实现转变,为档案信息资源的整合奠定坚实的基础。

2.2 加强基础网络设施建设

数字档案信息资源整合,需要多方共同努力,基础设施是一个基本保障,只有不断完善基础设施建设,才能促进档案信息资源管理水平不断提升。基础设施的承载能力往往影响了档案数字化管理的水平和效率,在数字档案的基础设施建设过程中,要做好三个方面的工作。首先加强网络建设,由于档案信息资源管理的特殊性,在数字档案信息资源整合过程中,要建立相对独立的档案室数据网络,与当前的互联网进行区分,根据具体的情况与当前的办公网络和业务网络进行有效地隔离,在进行数据交换时,要采取严格的安全措施,以保证档案室各种信息的安全性。其次是对硬件网络容量进行配置和完善,由于档案室内容量十分巨大,因此在数字档案的硬件建设过程中,要配置满足档案室存储、查询等需求的各种服务器、扫描仪、打印机等设备,以满足海量的档案室信息处理需求。最后是数字档案信息资源管理中的软件建设,软件是数字档案的核心,无论是档案室的整理收集,还是存储分享,都离不开软件建设,因此在配备档案室网络系统的软件资源时,要选择稳定的、安全可靠的操作系统,选用能够满足各种资料信息和数据管理的需求,要选用对应的扫描软件和图像处理软件,对档案信息进行有效地处理,同时,要选用合适的软件,实现电子档案室各个工作办公系统的衔接。

2.3 加大对数字档案信息资源管理人员的培训力度

数字档案建设的效率与人才队伍的质量息息相关,当前加强数字档案信息资源整合,一个重要的方面就是要建设一支高素质的人才队伍。在人才选拔方面,要严格把关,选择具有档案室管理知识以及信息管理知识的综合型人员参与到档案信息资源管理和整合过程中。对于在岗的工作人员,要加强对他们的培训,不断提升他们的业务能力和职业素养。在培训的过程中,可以采取长训与短训的方式,定期对他们的业务技能进行培训,巩固业务知识以及各种计算机等技术的操作能力。另外,还可以与高校的相关课程进行联系,加强高校学生对数字档案信息资源管理的掌握和应用,为数字化档案室室建设培养人才。

2.4 加强档案室与相关信息机构之间的联系

数字档案是档案室发展的一个重要趋势,对于档案室信息资源进行整合,一个重要环节就是要加强与社会其他信息机构之间的联系,数字档案属于国家数字信息基础工程之一,数字档案信息资源整合,为人们对各种知识的了解奠定了坚实的基础。因此在数字档案信息资源整合过程中,应该要加强档案馆与相关信息机构之间的关系协调和处理,比如加强档案馆、博物馆、文化馆等机构之间的联系,综合各个机构之间的资源,加强对国家信息系统的利用效率,为数字档案信息资源整合与利用提供坚实的基础。

3 结语

数字化成为提高档案管理工作效率的关键,如何才能构建高效的数字化档案室,是当前档案室管理工作研究的重点,数字档案的建设既要满足信息时代的要求,又要考虑到档案室管理的具体特点,因此数字档案的建设和管理是一个复杂的过程。在数字档案的建设和利用过程中,需要采取多种策略,整合人力资源、加强不同机构之间的联系等,以提高数字档案的利用效率。

摘要：档案数字化离不开数字档案室的建设,档案室是公共文化设施中的一个重要组成部分,也是一种重要的公共设施。随着信息化的不断发展,计算机技术、通信技术以及多媒体技术的发展,促进了综合电子信息网络平台的发展,同时催生了数字档案室的产生。本文对档案数字化建设以及加强对数字档案信息利用的策略进行分析和探讨,旨在促进档案利用效率的提升。

档案数字化建设的意义 篇8

一、责任与义务:以档案馆的名义

文物是与档案在内涵上最为接近的概念。文物指有文化价值的历史遗留物, 其形态主要是过去人们直接使用的实用性物品, 如器具、衣服、建筑物等, 当然也包括重要的历史文件。这些有文化价值的东西必然会有相当程度的原始记录作用。可见, 从逻辑上讲, 档案与文物在内涵上有部分交叉重合。档案, 尤其是重要档案, 因其既有原始记录作用又有突出的历史文化作用, 可看做文物, 并作为文物被收藏。绝大部分文物不能成为档案, 因为文物在很大程度上是实用性物品, 其所记录的历史事实的内容是不清晰、不明确的。可见, 文物与档案的根本区别是, 是否有清晰和确定的内容信息, 两者的共性是都具有较高的历史文化价值。因此, 档案作为人类文明的产物, 与文化紧密相联, 是历史文化遗产中必不可少的组成部分, 应当纳入世界文化遗产保护工程中。档案部门作为保管具有历史文化价值的档案的重要部门, 也应义不容辞地加入到历史文化遗产的保护活动中, 并将其作为自身工作的重要组成部分。

二、文物与档案:实现实物档案数字化的可能性探析

在各级政府的大力支持下和全国文博系统的共同努力下, 2001年12月成立了常设的“国家文物局信息化工作领导小组”, 统一领导和协调全国文博系统信息化建设的宏观管理和业务指导工作。领导小组顺利地完成了中国珍贵文物数据库基础性研究、中国珍贵文物数据库的可行性研究、全国重点文物保护单位信息指标体系数据库的可行性研究等重要课题。在具体实践过程中, 我国文博单位与国外专业人员加强技术合作, 致力于虚拟现实技术的开发研究。例如, 敦煌研究院与美国梅隆基金会、美国西北大学合作开展了壁画数字化保存研究;故宫博物院将一些珍贵文物影像进行高清晰数字化, 使研究人员不接触实物, 就可以对文物进行比较研究, 并把它作为保护方案的辅助工具;许多博物馆在展厅中放置触摸屏, 游客不仅可以观赏数字化以后的文物, 也可以了解自己感兴趣的各类信息。作为与文物存在形态最接近和具有文物属性的实物档案由于本身构成材料的特殊性, 经过无数个春夏秋冬, 使得实物档案逐渐失去本来的面貌;实物档案在展览过程中被人为破坏和盗取已经使得实物档案实体不复存在;由于形成过程的特殊性和所含意义的重大性使得大量的实物档案遗落在组织、机构或个人手中, 进而使得档案部门不能准确掌握实物档案的现状, 更难以及时将实物档案收藏进馆。而实物档案作为民族文化的宝贵财富, 是历史发展的见证, 是中华民族智慧与文明的结晶, 是强化民族情感的纽带和维系国家统一的基础。保护和利用好实物档案, 对落实科学发展观, 实现经济社会全面、协调、可持续发展具有重要意义。因此, 档案部门可借助文博信息化的政策和技术, 通过与博物馆合作实现实物档案数字化。

法国佳得士拍卖圆明园十二生肖之兔首和鼠首, 再度激起了国人对流失文物被拍卖的怒火, 同时也用铁的事实冷酷地告诉我们, 现阶段没有什么法律保障体系或国际公约使得遗失海外和散失在团体、机构或个人手中的文物能够收回。作为与文物存在状态和性质最为接近的实物档案也同样没有有效手段收回。面对已经流失和正在遭受破坏的文物, 乌克兰通过跟文物所在国签订协议, 借助它国的技术优势, 将文物数字化以后, 以电子文本的形式收回的做法已经为我们指明了方向。实物档案数字化已经有成熟的技术作为支撑、一系列的规章制度作为保障和现实成功的经验作为指导。作为实物档案数字化的主要技术, “虚拟现实技术”出现于20世纪90年代初期, 经过十多年取得了突飞猛进的发展。目前, web3D协会组织包括suns、only、Hp等在内的97家会员公司, 研制开发了x3D、cult3D、viewpoint 360度环视等技术, 将实物清晰地展示在电脑屏幕上, 并且有AUTODESKDISCCREET、MRCROMEDIA、ADOBE等知名IT公司均保持与虚拟现实技术的紧密联系, 不断发布相关产品和技术, 使得网络环境下出现的问题得以不断解决。

三、传承与教育:实物档案数字化的意义

实物档案数字化有利于档案文化的再现和传承。实物档案 (特别是荣誉实物档案) 的形成具有明显的偶然性, 这种偶然性将导致收集过程的不确定性、不可预知性, 进而导致收集的实物档案不齐全和不完整。由于大多数的实物档案是经过大家共同努力、付出辛勤劳动后获得的, 因此唯有将实物档案留在身边才得安心, 为了防患未然, 本部门不仅不会向档案馆主动交出实物档案, 还会处处提防档案部门的统计工作, 而目前我国和世界上都没有明确的法律条款和国际公约保证实物档案的回收。另外, 由于实物档案本身存在形式限制了其流通, 使得实物档案价值得不到有效的利用, 这在很大程度上阻碍了实物档案文化的传播。实物档案数字化以后, 由于实物档案的拥有者在提供实物档案价值共享的同时仍能拥有实物档案, 因此他们愿意告诉社会实物档案的存在, 使得档案部门获得更多的关于实物档案的信息, 并通过物质鼓励和社会舆论实现实物档案的回收, 使得更多人能接触到实物档案, 能了解实物档案的文化价值, 进而使得实物档案的价值得以实现和传承。通过实物档案数字化能将实物档案产生的真实环境、空间结构、表面特征等可视化信息以及它蕴含的背景知识展现在网络平台上, 再现不复存在的场景和人物, 从而可以使人们真实地感受到实物档案的文化价值;可以再现已遭破坏的文化遗产的原貌;可以将实物档案文化突破时间和空间的界限世代传承下去。

实物档案数字化有利于档案教育功能的发挥。档案是一种重要的教育资源, 它以原始性见长, 翔实地记录了人们创造历史的曲折历程和奋斗足迹, 形象生动地反映了社会生活的方方面面, 其真实性不容置疑, 因而具有不可抗拒的说服力和感染力, 如果能够得到有效的开发, 就能在发展民族心理的过程中, 在促进人们了解自身发展历程及其与外部世界的联系方面, 发挥无法估量的作用。在我国, 档案的教育作用大多数通过展览的形式发挥出来。文字档案因其载体形式单一、艺术表现力不够、缺少文化特征, 所以在其发挥文化教育功能时较难吸引观众, 这在一定程度上阻碍了档案教育功能的发挥。档案馆要想成为爱国主义教育基地, 就必须拥有可供展示的生动、直观, 具有强大吸引力和震撼力的馆藏档案。实物档案由于具有丰富多彩的外在形式, 能够非常直观地让人感受到思想上的震撼, 给人留下深刻的印象, 因此实物档案比口头说教和书面文字更直观、更易理解, 其所具有的生动、直观性是任何文字档案都无法替代的。档案教育功能的发挥在很大程度上是通过接触发生的, 但由于时间和空间的限制, 文化的传播往往只能局限在一定的范围内, 档案无法最大限度地发挥其教育功能。应用各种计算机、网络及多媒体技术, 通过数字化的展示手段, 不仅便于中国公众也有利于世界上热爱中国文化的朋友同自己喜欢的文物身临其境地面对面, 从而使得档案的教育功能得到最大限度的发挥。

摘要：本文从档案部门对文物保护的责任、义务入手, 通过分析文物与档案的异同, 探讨实现实物档案数字化的可能性及意义。

关键词：实物档案,数字化,意义

参考文献

[1]鲁成文.在城市建设发展过程中要强化对城市实物档案的征集[J].广东档案, 2008 (1) .

[2]张慧青.实物档案管理[J].档案管理, 2000 (4) .

房产档案数字化建设的策略 篇9

一、提高房产档案的标准化、规范化水平

房产档案管理自动化的前提是基础工作的规范化和标准化, 这也是对房产档案自身管理行为现代化的确定, 而这种现代化是建立在计算机数字化管理基础上的。现在个别地方存在“重产权、轻产籍”的现象, 档案管理标准化、规范化滞后, 很少涉及房产档案的现代化管理, 忽视档案管理具体业务环节的计算机数字化管理, 如档案自动编目和自动检索、档案业务工作辅助管理、档案办公自动化、档案库房保护技术现代化、档案数据库设计与建立等。而这些不仅是档案管理基本的业务环节, 也是档案管理自动化的具体体现, 更是档案管理数字化全面实现的基础。因此, 要推进房产档案数字化建设, 必须抓好档案标准化、规范化, 使高度集中管理和方便使用相结合。

二、建立高效完整的房产档案信息数据系统

档案馆室是永久集中保存房产档案的场所, 通常都有数量庞大的馆室藏, 内容及形式也是丰富多样的。就传统的档案载体而言, 其记录信息都是平面的, 不同载体的信息难以有机地结合起来。通过运用计算机技术与多媒体技术, 所有的档案信息都能以数字化的形式存储, 做到图、文、声并茂, 档案信息的记录功能与显示功能得到了极大的强化;而且更有前景的是数字化后的档案信息能方便地从一种媒介转换到另一种媒介, 使得形式单一的档案信息变得更为丰富多样。因此, 必须把各式各样的档案信息综合系统地提供出来。

目前, 房产档案馆室藏档案载体仍然以纸质为主, 纸质档案数字化制作方式一般有两种:第一种是通过计算机人工录入或通过扫描仪扫描由字符识别软件 (OCR) 识别, 制成文本文件;第二种是将档案文件的每一页看成是一张图片, 不管上面具体是什么内容, 由扫描仪按页扫入计算机制成图形文件, 实现原文件信息数字化。第一种方式占据空间小, 是一种真正意义上的全文数字化, 但纸质档案信息的记录方式是多种多样的, 有的是手写体、繁体字, 有的字迹褪化及非文字形式等, 如果用OCR字符识别输入技术, 对于追求最大程度真实性的档案来说无疑是致命的弱点;若采用人工录入, 不但需要大量的录入人员, 而且一时还不能马上胜任此项工作, 差错率大且核对困难, 投入大, 收效慢, 造成信息失效, 严重影响了档案信息的应用价值。而第二种方式实现容易, 可以大大缩短二次文献信息的加工时间, 提高档案信息的时效性, 差错率也相对较低, 即便有一些错扫、漏扫等, 也能很快被发现。至于图形文件占空间大的问题, 在计算机技术日新月异的今天, 无论是硬件还是软件都已能使问题得以解决。另外, 还因为图像扫描保持了档案原件的本来面目, 可以使利用者在看到文字内容的同时, 也能看到纸质档案的其他一些特征, 使利用者可以获得更多的利用价值。

丰富房产档案信息的数字化种类, 同时可以提高房产档案管理工作的效率、优化馆藏, 也能减少档案体积, 缓解库房紧张的状况。目前, 抵押注销、拆迁注销增多, 抵押和拆迁档案却仍占有库房设施, 该类档案利用率低, 又不能销毁, 使得日益增长的档案与库容的矛盾显得尤为突出。若对上述档案进行数字化, 则研究和实施对经过注销的抵押、拆迁档案进行销毁成为可能。采用数字化还为老档案的原貌保存开辟了一个新的途经。另外, 还可新增数码照片档案, 以丰富档案数字化的内容, 其数码照片可用于反映建 (构) 筑物的外貌, 尤其是保存历史上或有纪念意义或有特色的一些房屋的面貌, 为丰富档案内容及档案的编研等具有重要意义。

三、建立平滑高效的房产档案信息传输平台

要使数据库成为“活库”, 必须要以利用频率和使用效率考核数据库的“活性”。档案信息只有在传递过程中才能体现出它应有的价值。以往信息存在于一次文献即档案原件或经过处理的二次文献范畴内, 人们需要档案信息, 往往需要亲临档案馆室室, 通过阅览摘录、静电复制或拍摄等形式来获取需要的信息。档案信息在完成数字化后以数字形式存在时, 数字网络系统就将成为其主要的传输平台, 有利于档案信息的快速流动。数字化档案信息在传递过程中可以同时进行多向传递, 形成传递网络, 而且通过因特网方便地进行远程传递, 不受时间与空间的限制。档案馆室信息传输平台应首先构建局域网 (内网) , 一般要求在遵循统一通信协议的前提下, 通过网络连线将各个部门的计算机资源整合在一起。可根据不同的应用设置服务器, 部门的个体计算机通过网络共享信息资源, 为档案馆室核心数据库提供档案信息, 也可以得到权限范围内的档案信息。

参考文献

[1] .温明军.房产档案管理与房地产地理信息.兰台世界, 2005.9

医院档案数字化建设的思考 篇10

1 医院档案管理的职能转变

医院档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变, 从而实现档案信息资源的合理配置、科学管理。现在档案工作的方向和重点要以数字化、网络化为手段主动为医院各项工作及社会大众提供优质高效的档案信息服务, 实现档案实效最大化和档案信息资源共享化。

1.1 医院档案载体的更新换代

随着医院档案内容及载体多样化医院档案信息量剧增, 纸质载体在电子信息化时代逐渐并迅速地被计算机磁盘、光盘等存储介质所取代使得档案数字化建设更加迫切。

1.2 医院档案的收集

收集是医院档案数字化建设的起点和开端, 是医院档案数字化建设工作的基础, 随着信息网络技术的发展, 数字档案有许多不同于纸质档案的特点, 根据载体的变化要求医院档案信息的收集、必须准确、标准、规范, 要实时收集, 定期收集、定向收集、跟踪收集, 逻辑收集等, 以确保档案信息的准确无误。充分发挥计算机存储量大、处理速度快、输出形式多样化的强大功能, 通过医院各个部门的配合, 通过网络的传输使医院档案信息服务更加完善、更加便捷。

1.3 医院档案范围的改变

医院档案由最初的行政文书、照片、病例、人事档案等发展到医疗文书档案、医学科研档案、胶片档案、病理档案及图文档案、实物档案、声像档案数据档案等等。

医院档案载体的更新及医院档案范围的改变档案收集的多样性, 迫使医院档案管理必须转变职能, 尽快改变管理方式, 利用现代的科学的手段, 用现代化、多功能的服务, 使医院档案的信息能及时、方便地为广大的需求者服务, 为医院领导决策服务、为医院的医疗、教学、科研工作的需求服务, 提高档案的利用率。因此, 被动、传统、手工的档案管理, 必须逐步被现代的、数字化的档案管理方式所取代。

2 医院档案数字化建设的社会发展需求

(1) 建设数字化档案可充分实现信息的共享和信息实效性的目标, 信息化改变了医院管理环境, 领导做决策有了依据, 更便捷、更准确, 准确性实效性加强了。

(2) 医院各个部门之间通过信息系统、网络系统信息共享, 提高了工作的时效性。

(3) 要大力宣传医院档案数字化建设的重要性, 使干部职工充分了解、认识, 更好地支持档案数字化建设工作, 建立档案信息数据库使档案利用更方便、更快捷。

3 加强医院档案数字化建设的工作

(1) 加强医院档案数字化建设的领导, 保证必要的人力、财力的投入。加快医院档案数字化建设工作的步伐必须加强软件、硬件的建设, 首先领导重视是做好医院档案数字化建设工作的前提, 要把医院档案数字化建设纳入重要议事日程与医院业务建设, 同步规划、同步发展。

(2) 提高医院档案管理的标准化、规范化水准。在信息时代信息的共享网络沟通更依赖于统一的标准, 如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案信息的共享等都需要通过制定、建立各类档案的管理标准, 形成管理标准体系和规范管理制度, 确保档案工作的有效开展。随着科学技术的发展, 数字化档案管理手段的更新及管理水平的提高, 建立健全科学数字化档案管理体系和规章制度, 是推进医院档案数字化建设的关键。档案标准和规范本身是一项系统工程, 要推进医院档案数字化建设就要坚持医院领导与档案管理人员、计算机技术人员及各个部门的协同配合, 在管理上、制定上统一标准, 在实际操作上制定科学的技术规范, 从而保证数字化档案管理的准确性和实效性。明确职能, 将各个部门、各个门类、不同载体的档案在实现原文件信息数字化后统一管理。

(3) 加强培训提高档案管理人员的素质及专业水平。

从目前看医院档案管理人员普遍缺乏通才、专才及复合型人才, 部分人员专业水平较低, 尽管引进了先进设备, 由于不能全面掌握科学的操作技术, 仍不能充分、高效的发挥其作用。因此, 医院要将数字化医院档案管理人员纳入医院人才培养计划, 通过专业培训、进修学习等不断提高数字化档案管理人员的素质及专业水准, 使其具备不断探索数字化医院档案管理工作及发展的能力, 从而提高数字化档案管理的水准, 从而带动医院档案数字化的建设进程。