新经济形势下如何管好用好人事档案

2022-09-10

经济的发展，促进人才的流动;人才在流动中得到锻炼与提升，又促进经济的发展。经济的发展，人才是关键。单位在招聘、干部提拔、员工退休等方面都要审核人事档案，如何管好用好人事档案，在实际工作中要不断学习实践。

一、如何管好人事档案

(一)人事档案的材料要严格按要求及时收集

人事档案的收集工作，是指人事档案管理部门，根据管理权限及人事档案材料的收集归档范围，有意识地、经常不断地将有关部门形成的人事档案材料集中起来，准备建立或补充人事档案所进行的工作。实际工作中，特别是一个单位里有重名的人，稍微马虎一点，张冠李戴的情况就偶有发生。复印件不注明出处，不写复制时间，不盖人事部门印章的人事档案材料不在少数。人事档案管理干事应严格按照收集要求去做，如：要随时注意收集需要归档的材料，做到随办、随收、随审、随归;要保证归档材料必须是属于同一立卷对象，避免张冠李戴归入他人档案，归档材料必须是办理完毕的正式材料，一般不得使用复制件。各类证书、证件、全国统考成绩等必须复制的要注明出处、复制时间并加盖组织人事部门印章。

(二)人事档案的材料要及时整理

人事档案的整理工作，是档案建设的基础工作之一。它是根据一定的原则和方法，将收集起来的档案材料，以个人为单位，进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订等，使之成为系统化、条理化的专门案卷，并在此基础上，不断对档案的内容进行补充的工作。实际工作中，由于人事处人员紧张，虽然设有档案管理干事岗位，但并没有做到专岗专人专用，大量人事档案没有按要求整理，档案建设的基础工作做的不扎实。要夯实人事档案管理的基础工作，就要保证人岗匹配，专人专用，让档案管理干事全身心地按档案整理要求做好档案建设的基础工作。

(三)建立健全人事档案工作的各项规章制度

各项规章制度建设是科学地管理和利用人事档案，维护党的机密安全，有秩序地进行人事档案工作的重要保证。各级人事档案管理部门要建立健全以下十项制度：收集补充制度;鉴别归档制度;整理工作制度;保管与保护制度;保密制度;提供利用制度;统计核对制度;转递制度;档案室工作职责;档案管理人员工作守责。实际工作中，十项规章制度没有完全建立起来，应该结合本单位的具体情况尽快建立起来，并严格执行。比如：单位人事档案室搬家后，就迟迟没有对全部档案进行一次全面的清点。如有统计核对制度，就能起到约束和规范的作用，使清点工作有章可循，严格按制度及时进行核对统计，保证人事档案的安全完整。

二、如何用好人事档案

(一)利用人事档案的原则

人事档案主要是供组织人事部门在干部考察、任免、调动、政治审查、组织处理、入党、出国、福利待遇、治丧等工作时使用，其他一般不予查阅;干部亲属入党、入团、参军、升学、参加工作等政审，需了解其父母情况者，不得查阅其父母档案，而应由其父母所在单位党组织出具证明材料;查阅干部档案应按管理权限，限于查阅管理权限内所管干部的档案，一般不应查阅本部门领导的档案，确需查阅者，须经领导主管部门批准;任何个人不得查阅和借用本人及其亲属的档案;非中共党员和非组织人事部门，不予查阅领导人员档案，因工作需要了解领导人员的情况时，须经党委主管领导同意后，由组织人事部门提供情况。

（二）利用人事档案的要求

1、查借阅单位范围。

各企事业单位因工作需要，可由组织部门向上级党委工作部提出查借阅上级党委管理的本单位的企业领导人员档案申请，其他单位和个人不得查借阅。

2、查借阅事由。

领导人员考察、任免、调动、政治审查、组织处理、入党、出国(境)、退(离)休、工资待遇、治丧、制作档案副本等组织人事工作;办理社会保险、公证;单位进行编史修志、撰写大事记或人物传记、举办展览或纪念活动。

3、查借阅手续。

查借阅人事档案，必须按要求如实填写《档案查借阅审批表》，注明查档事由,由单位党委工作部领导签字,盖单位党委工作部印章。人事处负责人进行审核批准后方可查借阅。

4、查借阅注意事项。

查档人员必须两人以上，且系中共党员和查借阅单位组织人事部门的正式员工。领导人员档案一般不予外借。因治丧、办理退休等特殊情况确需借出使用的,借出时间一般不超过两周。

因办理公证事宜查阅人事档案的，由所在单位组织人事部门办理查阅手续，并派专人陪同公证人员前来查阅档案。不接待律师事务所查阅领导人员档案。

(三)利用人事档案的原则和要求非常明确，在实际工作中要严格按要求去做。

随着经济的发展，人事档案的使用日益频繁。

1、在单位招聘时，查阅被招聘人员的人事档案就是重要一环节。

要两位中共党员带着本单位开具的介绍信和本人的身份证去对方单位人事部门进行查阅。在查阅过程中，根据招聘时的面谈和应聘人员填报的基本情况信息表对本人档案中的十类材料进行认真的核对并综合分析。实际工作中发生过因查阅人员临时变动，介绍信上填写的查阅人名和实际到现场的人员不符，对方单位拒绝提供人事档案的情况。所以，要重视查阅人事档案的每一细小处，提高效率。