秘书学重点整理范文

第一篇：秘书学重点整理范文

秘书三级整理答案大全

(一) 单项选择(第1题～第8题，每题1分，共8分。)

1. 下列关于职业道德的说法中，正确的是(b )。

B、职业道德在内容上因行业不同具有差异性

2. 你认为，庖丁解牛的故事说明了( )。

B、庖丁有很好的职业道德

3. 关于遵纪守法，你认为正确的说法是( )。

C、法律是由人执行的，执行时不能不考虑人情和权力等因素

4. “你敬我一尺，我敬你一丈”反映的是团结互助道德规范中( )的具体要求。

C、助人为乐

5. 对企业来说，诚实守信( )。

C、与经济效益无关

6. 比尔.盖茨因贵宾车位贵上几元钱而不愿意停在上面，你认为这说明其( )。

B、斤斤计较

7. 下列选项中，符合“仪表端庄”具体要求的是( )。

B、着装朴素大方

8. 下列关于道德的说法中，正确的有( )。

A、道德是处理人与人之间关系的强制性规范

(二) 多项选择(第9题～第16题，每题1分，共8分。)

14. 职业道德的价值在于( )。

A、有利于企业提高产品和服务质量

C、有利于协调职工之间及职工与领导之间的关系

15. 以下说法中，符合遵纪守法要求的是( )。

A、只要符合道德即可，没必要非去学法

D、违法行为必然是违背道德的行为

16. 不同的职业有不同的职业特点，但公平公正的基本要求是( )。

B、公正处理部门之间、部门内部各种关系

C、处理问题合情合理，不徇私情

一、单项选择(第26题～第85题，每题1分，共60分。)

26. 政府采购的管理机关是( )。

D、政府商业部门

27. 有的办公场所的工作位置用隔离板分开，以区分不同的工作部门及减少噪音，此为( )办公室。

A、网格式

28. 文稿审核是文稿( )前的最后一道文字工序。

A、签发

29. 在Word编辑状态下，要选定大范围的文本，可以在要选定块的起始处单击，按住( )键，再单击选定块的末尾。

B、Shift

30. 电子档案信息可以不受时间和空间限制通过网络传播的属性是( )。

B、公开性

31. 针对特定的主题向利用者提供需要信息的服务方式是( )。

A、定题利用服务

32. 加强人事管理应体现( )。

A、激励原则

33. 会场布置情况的检查一般不采用( )。

A、口头形式

34. 秘书要围绕工作中心，突出重点，根据( )来确定督查工作任务。

A、工作性质

35. 目前许多企业，常用来激励员工的模式是( )。

A、弹性时间工作

36. 会议文件审核的方法不包括( )。

D、读校法

37. 对述职报告表述准确的是( )。

A、述职报告主要是述职者对本单位情况的总结

38. “语言平易、通俗，交流具有互动性”，这是( )的特点。

B、总结

39. 迫于办公场所拥挤的压力，为了减少花在交通上的时间和减少交通环境问题，一些单位采用( )的工作模式。

C、远程工作

40. 应邀赴家宴时，到达时间应该比约定时间( )。

D、稍晚几分钟

41. 评估会议结果应考虑的因素有( )。

D、是否有备选的会址

46. 在对办公设备建档时，设备的购买日期、设备编号、供应商等信息应该归入设备的( )中。

D、基本信息

47. 设计不同形式的办公室不必考虑的因素有( )。

D、客户的要求

48. 写好市场调查报告的前提和基础是( )。

B、实事求是，态度端正

49. 礼宾次序亦称礼宾序列。它主要适用于在多边性商务交往中如何同时兼顾( )平等待人这两项基本礼仪原则，处理实践中难以回避的顺序与位次的排列问题。

A、尊重个人

50. 赵某于2002年4月1日申请一项外观设计专利，2003年2月8日获得授权，这项专利权的保护期限终止于( )。

D、2023年2月8日

51. 涉外交往中应邀参加晚宴( )。

B、女性要化妆，不要穿白天的工作装赴宴

52. 按照文件要求或领导批示，具体处理文件的工作称为( )。

C、承办

53. 评价会议成功与否，首先要( )。

A、分析确定影响会议效果的主要因素

54. 要使对方在最短的时间内了解你的意图，你的提问应该( )。

B、直接放入预见结果

55. MHz是衡量计算机性能的指标之一，它指的是计算机的( )。

C、运算速度

56. 公文最后一个抄送机关后应当( )。

D、不标注标点符号

57. 填写计划表时，应从( )的时间向前推算各阶段工作何时完成，确定后，逐项将其填入。

B、最难完成

58. 秘书在工作中不适当的占用了上司的时间，是因为( )。

D、没有了解上司的工作习惯和风格

59. 会议总结的内容有( )。

D、社会公众反馈意见

60. 在Excel中，如果输入“0 1/9”，则在单元格中会出现( )。

B、1/9

61. ×市工商局拟向市属各工商企业发布办理营业执照年检的公文，最适宜使用的文种是( )。

C、公告

62. 公文特定格式中的会议纪要格式主要是针对( )。

A、国家行政机关的办公会议

63. 秘书在调查研究的基础上撰写调查报告的工作属于( )。

B、信息提炼

64. 大事记是按照( )，简要地记载一定历史时期发生的重大事件的参考资料。

C、分类顺序

65. 传统沟通对情感和直接的表达要求多，而网络沟通则更加( )。

B、注重成本支出和人机控制的有效性

66. 甲的日工资为80元，公司安排其5月1日至5月7日加班且未安排补休，甲在这七日应得到( )工资报酬。

C、1470元

67. 下列公文标题可以使用标点符号的是( )。

B、指令

68. 为了保证中大型会议与会者的健康与安全，一般应事先安排好( )。

B、医护人员在会场以应急

73. 具有决策性和制约性的公文是( )。

B、批复

74. 联合行文成文日期的标准是( )。

D、最后一个机关签字日期

75. 导致工作模式发生变化的原因不包括( )。

C、企业间竞争加剧

76. 在会议文件审核修改之后，要由( )进行终审。

A、秘书

77. 一旦发生事故与工伤，要及时填写《事故情况记录表》和《工伤情况报告表》，%考*试大%事故涉及的人员和证人也需要完成( )。

D、证人记录

78. 在幻灯片放映时，下列操作中，不能进入下一张幻灯片的是( )。

B、按“←”键

79. 在企业中，对同一项任务视具体情况要求而制定的承办周期有所不同，%考*试大%例如( )承办时限不同。

D、收到电子邮件，内部客户与外部客户

80. 与会人员交费的计算公式正确的表述是( )。

B、预期的与会人员人数×交费额+收入项目

81. 在召开远程会议时，应首先考虑( )。

D、互动性强

82. 在涉外商务活动中，选择的礼品应该( )。

D、初次见面就送上

83. 承办期限以任务完成的( )为制定的规则。

A、目标性

84. 编制目录属于( )。

B、二次信息开发

85. 日常办公事务工作流程应由( )来负责。

B、办公室主任

二、多项选择(第86题～第125题，每题1分，共40分。)

86. 下列文书采用引述式开头的有( )。

C、答复函

D、批复

87. 文书写作中，使用第三人称的文种有( )。

B、会议纪要

C、会议记录

88. 下列选项中，可用成语略写法快速书写的词组是( )。

A、规章制度

B、应有尽有

C、教育改革

D、蒸蒸日上

89. 秘书可以根据工作的需要编写( )。

A、因果型信息

B、经验型信息

C、建议型信息

D、反映型信息

90. 电话督查适用于( )的督查事项。

B、情况比较紧急

C、内容比较简单

D、时间比较集中

91. 检查会场布置的情况应注意的方面是( )。

A、会标是否庄严醒目

D、旗帜、鲜花等烘托气氛的装饰物是否放置得体

92. 甲公司有一注册商标，其有效期将于1997年6月1日届满，该公司需要继续使用此商标，便向乙律师提出咨询。乙律师的下列意见，正确的有( )。

D、每次续展注册的有效期是10年。下次期满前，可以再续展。续展的次数没有限制

93. 下面关于传统预算法的描述，正确的是( )。

A、传统预算法核算比较简单，核算成本较低

C、传统预算法能够避免内部各种随意性费用的支出

D、传统预算法在安排项目的优先次序上存在着相当程度的主观性

94. 信息反馈的形式有( )。

A、前反馈

C、水平反馈

99. 在制定计划时，对每一项任务都要在( )等方面有明确的要求。

B、数量、质量

C、所需资源

D、负责的部门或个人

100. 提交会议讨论的文件如涉及有关单位和部门，事先要( )。

B、广泛征求意见

D、只由牵头部门提出意见

101. 以下属于收文处理环节的是( )。

A、拟办

B、审核

C、催办

D、签发

102. 董事会负有( )的职权。

B、制定和批准公司章程

C、任免公司总经理

D、决定公司的生产经营决策

103. 下列属于简报报头部分内容的是( )。

A、简报的印发日期

C、简报标题

D、简报的名称

104. 以幅度和范围为标准，%考*试大%可将办公室工作计划分为( )。

A、政策型计划

B、长期计划

105. 高秘书在检查会议筹备工作时发现，在会议接待、会议文件、录音录像设备的准备等方面仍存在问题，她应向哪些会议筹备小组的主管提出批评?( )

A、秘书组

B、宣传组

C、保卫组

106. 招标书的正文结构包括( )。

C、主体

D、结尾

107. 催办的形式有( )。

B、对内催办

C、阶段催办

109. 档案咨询的类型有( )。

A、参考咨询

C、一般性咨询

110. 下列属于著作权客体的有( )。

A、歌曲《黄昏》

B、舞蹈《蝶花恋》

C、游戏软件《征途》

D、电影《满城尽带黄金甲》

111. 在会议经费有限的情况下，应重点压缩下面哪些费用( )。

A、文件资料费

B、会议设备费

C、场地租用费

D、宣传费

118. 从传统沟通转为网络沟通要求管理者( )。

A、具有高度的责任心

B、重新审视企业的管理沟通系统

C、充分认识投资者的地位

119. 信息开发的主要形式有( )。

A、剪报

D、简讯

120. 对办公室进行合理布局的作用是( )。

A、形成有效率的工作流程

C、有利于工作顺利完成

D、有利于协调人际关系

121. 下列关于防火墙的叙述，正确的是( )。

A、防火墙是用来增强机构内部网络安全性的一个或一组系统

B、防火墙只允许授权的数据通过

D、防火墙可以决定哪些内部信息可以被外界访问，但不能决定哪些外部信息可以被内部人员访问

122. 在编写预算方案时，应包括( )等内容。

A、效益目标

B、支出标准

C、测算依据

D、技术标准

123. 文书承办工作的内容包括( )。

B、决策部署

D、办理具体事宜

124. 作为项目负责人或团队领导，%考*试大%制订计划和实施计划时应注意( )等。

B、不要监控部署的工作，放手让他们开展工作

C、让员工独立工作，控制彼此间的对工作进度和达标情况的沟通

D、要设立实事求是的工作目标

125. 文书拟办的范围主要有( )。

A、上报的重要请示

B、需要执行的文件

C、收到的重要请示

第二篇：秘书学复习重点

秘书学

一、 实务题(30分)(复习范围：日常工作上，日常工作下，秘书相关工作要求、礼仪)

仔细观察，指出正误(至少15个)不需要分析或更正。 秘书职业技能要求和联系的知识点。 1. 进屋敲门

2. 做了接待计划 3. 预订酒店 4. 私自订房间

5. 接待细目表没做完 6. 忘记领导下午开会 7. 解释自己的错误 8. 请示领导

9. 记录领导安排工作事项 10. 检查接待工作准备情况 11. 做电话记录 12. 重复信息确认

13. 电话响两声以后再接 14. 纠正名片错误，及时改正 15. 检查签字笔等物件

二、 简答题(20分)

三、 拟写题(20分)《党政机关公文处理工作条例》(2012年) 公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函。 给材料拟写：正文写法、结构模式 。

四、 论述题(30分)

简答、论述题范围

(一)、秘书工作的内容P8

(二)、秘书工作的作用P10

(三)、秘书的知识结构P65

(四)、秘书的能力要求 P66

(五)、秘书处理人际关系的准则 P96

(六)、秘书收集信息的方式方法。P146

(七)、秘书写作原则P174

(八)沟通的层次和作用P261

(九)沟通的方法P264

(十) 会议的要素

(一)秘书的工作内容

我国政府机关与企事业单位的秘书工作大致有以下15项：

1. 文书撰写(上次口述或会议记录、整理，文件起草、修改、润色等。) 2. 文书制作(打字、复印、编排、装订等。)

3. 文书处理(收发、传递、办理、保管、立卷等。) 4. 档案管理(归档、鉴定、管理、提供等。) 5. 会议组织(准备、记录、文件、善后等。) 6. 调查研究(计划、实施、分析、研究等。) 7. 信息资料工作(收集、整理、提供、储存等。) 8. 信访工作(群众来信来访或顾客投诉处理等。)

9. 接待工作(日常来访与计划来访接待、安排、服务等。) 10. 协调工作(政策、工作、地区、部门、人际关系等。) 11. 督查工作(政策推行或决议实施的督促、检查等。) 12. 日程安排(为上次安排工作日程、会晤及差旅事宜等。) 13. 日常事务(通讯、联络、值班、生活、管理等。) 14. 办公室管理(环境、设备、经费等。) 15. 其他临时交办事项。

(二)、秘书工作的作用

总的来说，秘书工作具有以下五个方面的作用：

1. 助手作用

秘书作为上次的直接工作助手，起着无可置疑的助手作用。这种助手作用还包括在某些方面秘书应为上司把关，譬如上司会见来访者的把关，接听电话的把关，发出文件、信函的把关，接待、会议以及办公室费用开支的把关等。董事会或公司总裁的秘书，作为高级助手，对公司和下属人员还有着“监理”作用。 2. 参谋作用

中高级秘书具有参谋作用。他们上司调查调查研究、收集和提供信息、提供咨询，他们辅助上司决策，为上司草拟计划或实施方案，或组织专家论证、选定最佳方案。高级秘书还能充当领导人的“顾问”和“智囊”，解决领导的疑难问题，为领导主动出谋划策。 3. 协调作用

秘书的协调作用是由秘书的工作任务、工作地位和工作方式决定的。秘书常常代表上司、传达上司的指令或收集上司所需要的情况，与其他部门、人员有着广泛的接触，也容易产生矛盾，需要及时协商、沟通、调解。 秘书的地位又往往是在“一人之下，众人之上”，又处于工作网络的“结点”，上下左右的工作与人际关系都要求秘书去调处，力争达到平衡和统一。 4. 信息枢纽作用

秘书离不开文书。所谓文书，就是书面信息。以往的秘书最主要的工作就是处理书面信息。现代秘书则又从接待、联络、调研、电话等工作中接触大量的口头信息。秘书的办公室可以说是机关、公司的信息集散地。秘书为上司和整个机关、公司起着信息的提供、反馈、传递等枢纽作用。 5. 公共关系作用

秘书工作中有“对外联络、内部协调”等内容，理应起着“内求团结，外求发展”的公共关系作用。尤其是不设置独立的公关部门、没有专门公关人员的机关或单位，办公室和秘书人员应该更自觉地认识到这方面的责任，做好相应的工作。

企业秘书人员应帮助上司密切和融洽与股东、职工、顾客、社区公众、新闻媒介乃至政府部门等内外各方面的关系，树立并维护单位和上司的良好形象，力求提高并扩大知名度和美誉度.

(三)、秘书的知识结构

秘书工作的综合性，要求秘书人员横向具有较宽广的知识面;秘书工作又有自己的专业特点，这又要求秘书人员纵向具有较深厚的专业知识。秘书应有四个方面知识的纵横结合，其结构用罗马字母“Ⅱ”来表示。

1. 基础知识

秘书应具有的基础只是分为两个方面：一方面是深灰科学基础知识，即相当于高中水平的语文、政治、历史、地理、外语知识;另一方面是自然科学知识，即物理、化学、数学、生物等知识。高中文化程度，是国家对政府机关干部的最低要求，也是秘书人员应有知识的基本层次，是“Ⅱ”的底线。 2. 专业知识

专业知识是指所有秘书人员都应具有的秘书业务知识，包括：公文和应用文写作知识，文书制作和文书处理知识，档案保管知识，办公室管理知识，调查研究知识，会议组织知识，信访工作知识，信息科学知识，行为科学知识和公共关系知识等等。 3. 行业知识

行业知识是秘书人员所在行业、系统的专业知识，如在政府机关工作的必须具有行政管理知识，在工商企业工作的必须具有企业管理知识、市场营销知识。其他处在教育、军事、外事、科学、文艺、体育、医疗等行业系统的秘书人员，也应该分别将具有各自的行业基础知识。

专业知识和行业知识是秘书人员知识结构中的中间层次，是“Ⅱ”的两根支撑线。 4. 相关知识

这一部分是秘书人员为适应时代需要，做好工作，应加以进修提高的知识，是秘书人员知识结构中的较高层次，有经济学、法学、社会学、心理学、传播学、领导科学、统计学等。

(四)、秘书的能力要求 P66

秘书工作的复杂性、多样性和秘书活动的丰富性、广泛性，需要秘书人员具有多种能力。主要是：

1. 写作能力

具体是指公文和十五应用文的写作能力，这和对记者、作家的写作能力要求不同。秘书人员要写好公文和应用文，应具有语法、修辞、逻辑知识，应掌握大量的词汇和不同的句式，应具有公文好应用文文体知识，应掌握常用汉字和简化字，掌握标点符号用法，并通过长期实践，将这些知识综合起来转化为一种写作能力。秘书还要练习书法，虽不必成为书法家，但要求把字写得端正、匀称、流利。 2. 口头表达能力

秘书不仅要会写文章，还要能说会道。秘书应会说一口标准而且流利的普通话，要口齿清晰，不紧不慢。对领导讲话语言要简明扼要，对群众讲话也切忌噜苏冗长，更不要拖音带腔。同样，思维清楚才能说话清楚。要使说话有条有理，秘书要多思考，说话前要善于打腹稿，不要信口开河，滔滔不绝，也不能沉默寡言，问一句答一句。 3. 听知能力

秘书要善于耐心倾听和正确理解别人的发言，要能从别人的冗长、反复的发言中概括出要领，或是从众口交加。激烈争论中抓住重点，并且能转化为自己清晰简明的语言加以复述。听知能力还意味着秘书应努力掌握方言、外语和民族语言。 4. 阅读概括能力

秘书要善于阅读，既善于精读，入队重要文件或经典文本逐字逐句研究，从字里行间领会其微言大义;又要善于快读和泛读，，善于从连篇累牍之中摘出其重要的京剧或关键词，或是提炼浓缩，写成提纲或摘要。 5. 社交活动能力

秘书人员要具有一定的社会活动能力，懂得各种场合的礼仪、礼节，善于待人接物，善于处理复杂的人际关系。 6. 协调能力

秘书要善于返现机关与机关之间、部门与部门之间。机关与基层之间工作上的矛盾和不平衡;要善于发现文件与文件之间政策、提法上的抵触或不一致;要善于发现领导与领导、干部与干部之间的误解或不和，并及时加以沟通、协调。 7. 观察分析能力

秘书在工作中药时时、事事、处处做有心人，善于观察，善于发现“死角”，及时提请领导注意，要善于做拾遗补缺工作。不仅善于发现问题，而且要善于分析问题、提出解决问题的办法工领导择用、实施。观察分析能力是秘书工作有被动服务转为主动服务的前提条件。 8. 应变能力

秘书的大部分工作都有章可循，应严格按照政策和规章制度办事。但有些工作，尤其是事务性工作，在特殊的时间、地点、条件下，也常会出现意想不到的情况。秘书人员要有遇急不慌、临危不惧、处事冷静的应变能力，处理问题既要符合原则，又要有一定的机动性和灵活性。 9. 使用先进办公器械能力 10. 预测能力

(五)、秘书处理人际关系的准则 P96

1. 尊重

2. 礼貌和礼仪

3.乐于助人

4. 赞美他人

5. 宽容与体谅

6. 公允

(六)、秘书收集信息的方式方法。P146

1. 收集

(1) 收存。

(2) 复印。

(3)记录。

(4)录音。

(5)录像。

(6)电脑。

2. 整理

(1)分类。

(2)筛选。

3. 加工

(1)充实与综合。

(2)提炼与摘要。

(3)归纳与分析。

4. 提供

(1)适事。

(2)适时。

(3)适度。

5. 传递

(1)速度。

(2)准确。

(3)保密。

6.储存

7. 检索

(七)、秘书写作原则P174

1. 符合方针、政策、法令、法规。

2. 忠于机关制文意图。

3. 坚持实事求是的精神。

(八)沟通的层次和作用P261

沟通是协调的前提，是协商、调节、调整、调解，以求达到协调的结果——和谐一致的基础。分而言之，沟通有三个不同层次的作用。

1. 信息沟通。任何组织微球生存与发展，都必须与外界沟通。第一步就是信息沟通，既把自己的情况告诉外界，有把外界的情况吸收进来。信息沟通的作用就是达到消除隔阂、彼此了解，进而互相理解的境地，才能寻求合作的可能。另一方面，组织内部的上下之间也需要信息沟通，彼此了解情况，了解意愿，才能达到上下团结一致。

2. 认识沟通。比信息沟通更进一步的是认识沟通。信息沟通是初步的、也是客观的，往往不涉及彼此的厉害关系，容易被接受。认识沟通则是主观的，它表达各自的意愿、看法或是要求，涉及各自的利益。认识沟通不能强迫对方接受，而只能以适当的内容，尤其以适当的方式使对方自愿接受。认识沟通 3. 感情沟通。

(九) 沟通的方法P264 1. 直接沟通 2. 间接沟通 3. 明示沟通 4. 暗示沟通

(十)会议的要素

第三篇：秘书办公桌的整理

秘书工作需要持续地集中注意力，因而要采取一些措施控制周围的嗓音，改善办公室的环境以减少精神分散。要根据工作流程和文件周转程序，对档案柜和办公台子的位置作妥善安排。秘书的台子上要把最为常用的设备如电话和日用品放在手头近便的地方。办公室的照明应当均匀地分布，避开强烈的阳光和阴影，但是光度要足够照亮整个台子。有95%以

上的秘书都常为台子上堆满东西而苦恼，这里介绍一个保持台子干净整齐的有效办法。

1、除了你手头事情以外，把台子上所有其它文件清理掉。手头那件事应当是你目前先要解决的一件事。

2、所有其他文件都必须放在文件夹里或抽屉里，而且应当放在一个好找的地方。

3、其它文件 不要放下你正在进行的工作中去;也不要做其它的很有吸引力的工作。

4、一件工作转手后，再调查一下你的工作安排次序，然后开始做下一件最为重要的事情。

5、早晨你上班前，当天首先要做的那件事所需要的资料都 要放在台子上。

6、经常查看你的台子，保持台子整洁。有个调查报告说，一位经理每天平均要花三个小时阅看和答复信件。调查表明，大约有82%的经理说，他们没有时间去翻阅同他们专业有关的书报杂志，可是要跟上专业领域里的发展形势，对于管理都来说，这不能算是一个次要的事情。为了尽快阅读这些资料，采取他派阅读任务的办法比较有效。这种做法的好处包括：

1、保证这些资料马上(转载自第一范文网http://，请保留此标记。)在有关人员之间传阅。

2、使你的同事及时知道最新发展的情况。

3、看过资料的人要圈出最重要的章节和注明它们在应用上的可能性。

4、使你心中有个数，知道什么资料对你的同事们最重要。

5、你可以不再为阅读资料而苦恼，因为阅读的责任已分派到你的同事们身上，最重要的资料可以保证有人看过。桌面的整齐随便把文件 摊开在桌上就离开座位的秘书，以及看到客人来时慌慌张张把文件收起来的秘书，都不是谨慎的秘书。一个谨慎的秘书应当做到：

1、要离开座位之前，应把放在桌上的文件收拾好，或放在抽屉之后才离开。办公时，看到客人来找自己，要众容自如的把文件收起来，不过想要做好以上这种干净利落的动作，平常就要养成桌上东西好好整理起来的习惯。平常桌上只放工作需要的文件即可，要长时间离开座位或下班前，都要记得文件收到抽屉里。不要客人一来，只顾收文件而把其他的重要文件露了出来，做任何事都要沉着，不要慌乱。

2、必须能在一方面注意周围的动静，一方面也能安心的办事。如果只注意埋头做自己的事，对周围的动静一点都不关心，则往往客人已经站到自己面前，也还毫不察觉。像这种等客人让在自己面前，开口问“对不起，请问这里是不是总务科?”的时候，才知有客人来，慌乱中，“啪”的一声把摊开的文件合起来，大家都会很不自然。所以一定要在客人还没有来到自己桌前时就感觉到，而能镇定地把文件先收起来。

您可以访问第一范文网()查看更多与本文《秘书办公桌的整理》相关的文章。

第四篇：秘书与公文写作笔记整理

秘书与公文写作 第一章 事业单位概况

一、事业单位概述

1、事业单位的定义与基本特征

(1)定义：事业单位，是指国家以社会公益为目的的，由国家机关举办或者其他组织利用国有资产举办的，从事教育、科技、文化、卫生等活动的社会服务组织。(《事业单位登记管理暂行条例》国务院第2

52、411号令)

(2)功能特征：公益性;服务性(最基本、最鲜明);知识密集性;公立公有性 (3)事业单位的活动特征(与其他党政机关、其他单位的区别) 三大活动特征：

①设立目的：设立事业单位是为了向社会提供某方面的公共服务。

②履行职责：事业单位的职责是为国民经济和社会各方面提供服务，包括改善社会生产条件，增进社会福利，满足广大人民群众的物质文化生活需要，等等。

③运行方式：事业单位的运行是通过向社会提供服务，以加快国民经济和社会发展，从而有进一步促进事业单位的发展。 事业单位的运行成果主要体提供非物质形态产品之上，但提供非物质形态产品的单位不一定就是事业单位。 与行政单位的区别：

(1)内涵不同——行政单位是国家机关，而事业单位是社会服务组织。

(2)担负的职责不同——行政单位是负责对国家各项行政事务进行组织、管理和指挥;而事业单位是为了社会的公益目的从事教育、文化、卫生、科技等活动。

(3)编制和工资待遇的来源不同——行政单位使用行政编制、由国家行政经费负担。事业单位使用事业编制，由国家事业经费负担。事业单位有全额拨款的，有部分拨款的，还有事业单位企业化管理的。行政单位人员的工资按《公务员法》由国家负担，而事业单位则根据不同的管理模式实行不同的待遇。

二、事业单位改革

1、事业单位的现状及存在问题

2、存在的问题 (1)资源配置非社会化 (2)编制缺乏法制化、科学化 (3)管理体制行政化、所有制单一 (4)人事制度一统化、分配平均化

3、事业单位改革的目标、主要任务

(1)目标：基本优先;服务公平;区域均衡;门类齐全 (2)主要任务：总体上：建立一套完善的管理运作机制 第一，服务体系健全;第二，公益目标明确;第三，投入机制合理;第四，监督制度完善;第五，治理结构规范;第六，微观运行高效。

4、事业单位改革的内容

(1)分类推进事业单位的改革机构

分为三类：管理类：原则上纳入行政机构序列进行管理; 公益类：按照精简、统

一、效能的原则，合理布局结构; 经管类：逐渐转为企业。

(2)深化事业单位的人事改革制度

①领导人员的选拔任用制度改革。由原来的单一的委任制向多种用人制度(委任制、聘任制：主要的、基本的用人制度、选任制、考任制)转变 ②除公益类事业单位外，其他都实行聘任制

③除涉密单位和政策性安置人员外，其他所有事业单位人员一律向社会公开招聘

④逐步实现单个转变：由身份管理向岗位管理的转变;由行政依附关系向等级人事主体关系转变;由国家用人向单位用人转变

二、事业单位的岗位设置和考核

1、总原则：科学设岗、按需设岗、找岗聘用、竞聘上岗、择优聘用

2、设置类别：管理岗位;专业技术岗位;工勤技能岗位

3、岗位设置等级：(1)管理岗位。管理岗位分为10个等级，即一至十级职员岗位。 根据人事部的规定，事业单位现行的部级正职、部级副职、厅级正职、厅级副职、处级正职、处级副职、科级正职、科级副职、科员、办事员依次分别对应管理岗位一到十级职员岗位。 (2)专业技术岗位：专业技术岗位分为13个等级，包括高级岗位、中级岗位、初级岗位。高级岗位分为7个等级，由高到低分为一至七级，其中正高级岗位包括一至四级，副高级岗位包括五至七级;中级岗位分为3个等级，由高到低分为八至十级;初级岗位分为3个等级，由高到低分为十一至十三级，其中十三级是员级岗位。

(3)工勤技能岗位：工勤技能岗位包括技术工岗位和普通工岗位，其中技术工岗位分为5个等级，即一至五级。人事部公布的《事业单位岗位设置管理试行办法》的实施意见规定，事业单位中的高级技师、技师、高级工、中级工、初级工，依次分别对应一至五级工勤技能岗位。普通工岗位不分等级。

4、事业单位工作人员的考核 (1)考核的内容：德、能、勤、绩

(2)考核的等级标准：四级：优秀、合格、基本合格、不合格

(3)考核的方法、程序：①方法：三结合：领导和群众相结合;平时与定期相结合;定性与定量相结合 第二章 秘书写作概论

一、秘书写作的特点

1、概念：通用公文;实用文体

2、秘书写作的特点：是职责写作;是被动的写作;是集体写作：①写作动机来自于集体②写作内容是集体的③写作过程——起草、修改、定稿敬多人参与;是法定写作;是模式化写作

二、秘书写作的种类

三、秘书写作的要求

1、注重实践性;

2、认识长期性;

3、把握综合性：文章综合性、知识综合性、素养综合性;

四、秘书应具备的素质

1、良好的思想政治素养，坚定的政治立场

2、政策理论水平

3、专业知识

4、知识结构

5、严谨的工作作风 第三章 行政公文概述

一、行政公文概述

1、公文概念——“公”，指公务;“文”，指文书。公文是公务文书的简称。我们现在所说的公文，泛指各机关、团体、组织及企事业单位按有关规定制成的用于公务活动的程式性文书。 (1)共产党的公文(中国共产党机关公文)计有14个文种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要;

(2)人大机关的公文(国家权力机关的公文)计有14个文种：公告、决议、决定;法、条例、规则、实施办法;议案;建议、批评意见;请示、批复、报告、通知、通报、函、意见、会议纪要

(3)部队公文(中国人民解放军机关公文)计有11个文种：军事命令;通令;指示;通知;通报;请示;报告;计划;批复;公函;布告

2、行政公文的概念：行政机关的公务文书(法定效力、规范体式)

3、行政公文的特点：权威性;规范性;程序性;实效性

4、行政公文的分类政府机关的公文(国家行政机关公文) 计有13个文种：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要 从行文方向分，可分为：上行文;下行文;平行文 按紧急程度分：特急件;急件;常规件 按密级分：绝密;机密;秘密;普通;公布

二、行政公文的行文规则

1、上行文(下级机关单位主送上级机关单位的公文)的行文规则 (1)按隶属关系，逐级行上，一般不得越级

(2)“请示”应一文一事，只写一个主送机关，其他机关用抄送形式 (3)“报告”中不得夹带请示事项

(4)下级政府机关不得向上级机关负责人送“请示”“报告”“意见”等 (5)受双层领导的，写明主送机关和抄送机关

(6)“意见”用于上行文的，要按“请示”性的公文的程序要求办理

2、下行文(上级机关单位主送下级机关单位的公文)的行文规则 (1)政府各部门之间，政府的某一部门与下一级政府之间不得用下行文

(2)政府部门之间对有关问题未经协商一致，不得擅自各自向下行文(如果向下行文，上级部门应责令撤销)

(3)向下级机关或系统内发的重要公文，应同时向直接上级机关抄送一份 (4)上级机关向下级机关行文，必须向其受双重领导的与上级抄送一份

(5)“意见”作为下行文时，文中有明确要求的下级机关应遵照执行，无明确要求的，应参照执行

3、平行文(发文机关单位主送平级机关单位或不相隶属机关单位的公文)的行文规则 (1)“函”与其他公文一样，同样具有制发机关权限决定的法定效力 (2)“意见”作为平行文，提出的意见仅供对方参考

4、联合行文规则——同级别

(1)同级政府、同级政府部门、上级政府部门与下级政府，可联合行文 (2)政府与同级的党委、军队、机关可联合行文 (3)同级党、政等部门之间可联合行文

(4)政府与同级的人民团体、事业单位可联合行文

三、行政公文的处理

1、公文处理的概念、原则、要求

(1)概念：指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等 (2)原则：实事求是;精简;高效 (3)要求：及时;准确;安全(保密)

2、行政公文的办理 (1)发文办理

①草拟。注意六点：符合国家法律法规;情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清晰，直述不曲，字词规范，标点正确，力求精简;公文的文种恰当;拟定紧急公文，应体现紧急原因，根据需要确定紧急程度;人名、地名、数字、引文正确;结构层次叙述正确 ②审核。是否需要行文;行文是否恰当;是否符合法规

③签发。以单位制发的上行文，由主要负责人签发;下行文或平行文由负责人或负责人制定的其他负责人签发

④复核。签发手续;附件材料;格式 ⑤发印(印刷) ⑥用印

⑦登记。发文序号、日期、发文机关、文件标题、发文字号、密级、紧急程度、附件、份数、拟稿、虚拟稿 ⑧分发 (2)收文办理 ①签收

②登记。收文日期、来文机关、发文字号、标题、密级、紧急程度、份数 ③审核。是否应由本机关办理;是否符合法规;行文的格式规则是否恰当 ④拟办。对上级来文提出拟办的意见 ⑤批办。负责人对来文作出批示 ⑥承办。核心环节。管辖部门具体办理 ⑦催办 (3)公文归档 (4)公文管理

①国务院《办法》规定公文由文秘部门或文秘专职人员统一收发、审核、用印、归档、销毁 ②文秘部门应建立健全本机关

③上级机关公文，除绝密级和注明不得翻印的，其他的经负责人批准，可以翻印，注明翻印机关、份数、日期

④公开发布的要文，须经发文机关批准

⑤公文复印件作为正式公文使用时，应加盖复印机关的证明章 ⑥公文被撤销、废止、视作自废止之日起不产生效力

⑦不具备归档和存藏价值的公文，经鉴别并经办公厅的批准，可以销毁

⑧销毁密级公文，应到指定场所由2人以上监销，保证不丢失，不漏销，其中绝密公文应登记

⑨机关合并时，公文合并管理;机关撤销时，公文应移交档案部门

四、行政公文的格式

1、用纸、排版、印装、要求

(1)用纸：采用国际标准A4纸型(210mm*297mm)

页边与版心尺寸：天头(上白边)：37mm±1mm;订口(左白边)：28mm±1mm 版心尺寸：156mm*225mm (2)排版：正文：3号仿宋体，每页22行，每行28字 (3)印刷：应两面印，页码套正，墨色达标，均匀，字面不花，无划断

2、行政公文各要素的标准规则(眉首、主体、版记) (1)眉首：①公文份数序号 例: 0000001 ②秘密等级和保密期限 例：绝密★1年 ③紧急程度 例: 特急 急件 ④发文机关标识 例: 中共中央文件

⑤发文字号：由发文机关代字、年份、序号三部分组成。 例: 中发〔2004〕1号 ⑥签发人( 其中第

1、

2、

3、6这四项是选择项)

(2)主体，七个要素①公文标题：发文机关名称+事由+文种，例：国务院关于„„的通知 ②主送机关

③公文正文 ，一般区分为开头、主文、结语三部分。

④附件说明 例： 附件：1. ××××××××× 2. ××××××××× ⑤成文日期 例: 二○○四年二月十四日 ⑥公文生效标识(即印章)

⑦附注 例：(此件发至县、团级，传达至全体党员)

3、各要素的标识规则

(1)眉首(2)主体(3)版记——主题词(①《国务院主题词表》②最多不超过五个③顺序：类别词、类属词、文件)、抄送机关、印发机关、日期

五、行政公文的常用语(模式化用语)

1、起首语：为、为了、根据、按照、遵照、依据、建议、关于、由于、目前、当前、兹、兹有、兹将、兹介绍、兹派等

2、衔接语：根据„决定、根据„将通告如下、为了„现决定、为此、现就„情况如下、现将„报告如下、经„批准(同意)、现就有关事项通知如下、现就„提出如下意见、拟采取如下措施、经„研究答复如下、以上各点、综上所述、由此可见、总而言之

3、引述语：悉，收悉，电悉，文悉，破悉，欣悉

4、批转语：批示，批阅，审批，批转，转发，印发

5、称谓语：我(部、局、校„)，贵(部„)，你(局„)，本(部„)，该(局„)

6、经办语：经，业经，未经，拟，拟定，施行，实行，试行，可行，执行，参照执行，贯彻执行，审定，审议，审发，审核，会议讨论，会议听取，会议认为，会议指出

7、表态语：不同意，原则同意，同意，拟同意，不行，可办，可行，照办，批准，原则批准

8、结束语：上行——请批示;如无不妥，请批示各地执行;是否，请批复;特此报告;以上报告;请审阅;请指示

平行——特此函达;请予研究复函;专此函达，盼复;不知尊意如何，盼函告;专此函复 下行——此复;特此专复;特此公告;特此通告;特此通报;情(望)遵照执行

六、行政公文的结构

1、标题：(1)三元素标题：发文机关+事由+文种 (2)两元素标题：事由+文种

(3)四元素标题：发文机关+表态用语+原发文机关+事由+文种，

(4)五元素标题：发文机关+表态用语+原发文机关+事由+文种，地方政府用得多 原则：(1)标题中不许有标点符号，除法规、规章外

(2)字数多可分行，分行时注意词或词组要完整，不要硬性拆开，无论单行还是多行，都要居中排列

2、主送机关：”主送机关“位于标题左下方，顶格，后边用冒号，黑字体

3、正文

(1)发文缘由：写发文的目的、意义、根据或背景 (2)事项：公文的核心内容。格式：一段式或条款式

(3)结尾：①专用属语，如“妥否，请批示”“特此回复”(多用上行文) ②提出希望，如“望遵照执行”(多用下行文) ③规定实施日期，如“本公告自公布之日起实行” ④秃尾

4、附件：不是所有公文都要求有附件，有附件的有两种情况 (1)补充说明正件中的内容的材料，如：报表、照片、典型材料 (2)补充正件主要内容的，如“要转发的文件，随文发布的法规等

5、落款：即印章

6、成文日期：位于印章下方

7、附注：如：传达范围，引文出处，名词解释

《办法》对”请示“有特殊要求，文末必须有附注，在圆括号内写明联系人的姓名、电话 第四章 常用行政公文的写作

一、通知

(一)通知的概念：下行文或平行文(不能上行文)

(二)通知的特点：适用范围广、使用频率高、很强的时效性、发布形式的灵活性

(三)通知的种类：批转通知：对下级机关的公文;转发通知：对上级来文的处理;传达通知：对本机关的事物，包括印发通知，事项通知，会议通知;任免通知

(四)通知的适用范围(通知的作用) 1.批转下级机关的公文。

2.转发上级机关和不相隶属机关的公文。 3.传达要求下级机关办理或者执行的事项。 4.传达需要有关单位周知的事项。

5.发布本机关、单位制定的规章制度，印发本机关单位的有关文件。 6.公布任免事项。

(五)通知的结构，由五部分组成：标题、主送机关、成文、落款、日期

1、标题(1)三要素组成：发文机关+事由+文种，如国务院关于„的通知 (2)两要素组成：事由+文种(落款上加盖发文机关的章) (3)四要素组成：转送通知

2、主送机关，一般为下级机关，不能免写

(1)主送机关单一或不超过三个时，应直接写名称或依序排列

(2)主送机关超过三个时，用抽象概括的写法，并用逗号、顿号区分类别。例如：各省、市、自治区党委，各大军区，国务院各部委党组

3、正文，“一般由发文缘由+通知事项+结尾”构成 (1)发文缘由

(2)通知事项——主体部分

(3)结尾：提出要求，希望;习惯用语,“特此通知”“请遵照执行”等;其他说明;没有结尾(秃尾)

4、附件(“附件”两字在下一页开头顶格写黑体字)

5、落款(右下方，单位在上，日期在下)

(六)通知的具体写法

1、批转通知的写法

正文格式：批语+转发语，常用“现将„批转给你们，请参照执行”

2、转发通知：“转述批语+转发语”)意义、执行要求，常用“现将„印发给你们，情„”

3、传达通知

(1)印发通知，正文结构：发文缘由+印发语，常用“现将„印发给你们，情„” (2)事项通知，“发文缘由+通知事项+结尾” ①发文缘由——意义、根据、背景等

②通知事项——a、指示性——政策性、权威性、原则性 b、周知性——具体明确，层次清晰 ③结尾——提出希望、要求或惯用语或秃尾 (3)会议通知“发文缘由+通知事项+结尾” ①发文缘由——召开会议的意义、根据、背景等

②通知事项——包括：开会的目的，议题(专题)，与会人员，会议名称，地点，会期，报到时间，与会者应做的准备工作，食宿费用，筹备单位，联系方式 ③结尾

第五篇：大学秘书学概论重点题[定稿]

第一章 秘书

1.秘书的含义是什么?秘书是一种社会职务或职业,是辅助领导管理,为领导提供服务的工作人员. 2.现代秘书有哪些种类?纵向:按层次分:初级、中级、高级秘书.按辅助功能分:技术操作层、行政执行层、辅助决策层秘书.横向:按服务对象和经济来源分:公务、私人秘书.按不同行业或所属部门分:党务、行政、经济、金融秘书等.按工作内容分:文字(笔杆子)、机要、行政、通讯、事务、信访、生活、外事秘书等. 3.秘书的职业特征?①服务对象多元化②业务工作专业化③工作手段现代化④商务秘书女性化⑤资格认证制度化. 4.秘书学性质与研究对象:①运用性、综合性、政治性、群体性.②秘书人员、工作、方法、环境、领导意图. 5.秘书工作的原则:保密、准确、迅速、实事求是. 6.请示的方法:①对象要准确②内容要单一③时机要适当④形式要灵活.

第二章 秘书机构

1.我国秘书机构的划分:行政机关的秘书部门、公司企业的秘书部门(综合性的、职能型的、专业性的、1到2人秘书办公室)、股份制企业集团中的秘书部门. 2.秘书机构的设置原则:适应性、精简、高效、相对稳定

3.秘书工作的职能:辅助管理职能、综合服务职能(办文,办会,办事服务事物的范围:办理常规事物、随机事物和授权处理事物). 4.授权理事的方法:准确理解领导授权的内涵,明确授权理事的双重角色,与领导者保持密切沟通. 5.如何有效获取信息并利用信息为领导进行适时的沟通协调工作:①分析信息本质,不被假象蒙蔽②提供客观信息,排除信息干扰,保证领导科学决策.

第三章 秘书的素质

1.★秘书职业道德修养的内容:①爱岗敬业、任劳任怨②尊重领导、主动服务③遵纪守法、严守机密④团结合作、廉洁奉公⑤谨行尚实、善于学习. 2.★加强秘书职业道德修养的途径:①树立“三观”,积极进取②努力学习,完善自我③自我反省,接受监督④加强锻炼,注重实践⑤学会慎独,提高修养. 3.★秘书怎么设计自我职业形象,达到形象与职业、地位的匹配?穿着:有职业特色,简单大方的组合型套装,优雅大方利落,穿带准则(top准则:时间、地点、目的);仪容→发式、指甲、口腔、面容. 4.秘书的行为举止?站立规范、行走规范、会面规范、握手规范、介绍规范、交谈规范. 5.秘书在交谈中适宜和忌讳的话题?适宜:目的性,内涵性,时尚性,时代性,对象性.忌讳性的话题. 6.秘书应具有什么样的意志?①自觉性②果断性③顽强性④自制性. 7.如何在工作中保持心理健康?①树立自信②不患得患失③制定新计划④正确的人生观⑤适度的抱负水平⑥良好的人际关系⑦调整不良心态⑧参加有益活动.

第四章 秘书的日常事务工作

1.办公环境的优化包括哪些内容?办公环境选址、内部分区、配套设施、选择合理的办公环境、办公模式(开放式、封闭式)、保持办公环境的整洁有序. 2.开放式和封闭式办公的异同?开放式优点:①空间可以根据需要灵活地调整②能够最充分地利用办公空间③有利于上下级互相监督④方便同事间的沟通⑤办公资源充分共享⑥服务集中提供.缺点:①工作的机密性没有保障②员工的工作易被干扰③个人的私密空间没有保障④局部的调整会影响到全局.封闭式优点:①每个部门可以根据自己的需要随时调整办公布局②信息安全性有保障③员工工作易集中精力④员工可以有相对独立的私密空间.缺点:①浪费空间,成本增大②不利于员工间的交流③不利于上下级间的监督. 3.为什么要对办公环境进行安全维护?①组织提供的办公环境要能保证它的工作人员、外来人员的安全,是一项对办公环境最基本的要求②如果组织的房屋、设备造成其中人员的伤害,就会使组织发生医疗赔付、诉讼费用,还要发生设备维修及重置的支出,因设备无法正常运转而影响工作效率③信息的消失和外泄导致企业客户的流失,利润的降低. 4.如何维护办公环境的安全?①保证房屋、设备的安全②保证信息的安全. 5.接听电话和拨打电话的基本步骤是什么?接听电话:①及时接听②自我介绍③确认对方④转接和电话记录⑤及时提问⑥复核内容⑦结束通话⑧整理来电记录.拨打电话:①通话准备②准备拨号③自我介绍④清楚陈述⑤解答疑问⑥礼貌告别⑦整理记录. 6.秘书分拣邮件时应该按照哪些标准进行?①按照收件人分拣②按照收件部门分拣③按照收件的重要性分拣. 7.秘书是否可以开具空白介绍信?为什么?不可以.因为:①一个组织的介绍信是这个组织对外联系的标志,是各部门行使职权的凭证和信息传输的重要途径和形式②严格按规定的权限、传递流程与范围操作是秘书部门和秘书人员的重要职责③因介绍信代表了一个组织的权利和利益,信息是一个组织的生命线,一旦出现问题可能会给单位带来重大大损失. 8.简要说出团体接待的工作程序.①制订接待计划②开展接待工作③善后总结工作. 9.如果由你来迎接多位客人,见面后按照什么顺序握手?先女士后男士,先长辈后晚辈,先上级后下级. 10.秘书值班工作的主要任务是什么?①传递信息②公务接待③处理紧急电文和突发事件④承办领导交办的临时事项⑤协调安全保卫工作. 11.秘书值班工作的要求有哪些?①坚守岗位②态度认真③处理及时④做好记录⑤了解领导的活动情况. 12.制作某单位国庆节假期值班表,要明确以下要素:①值班表的名称②值班表的使用期限③值班具体时间④值班具体地点⑤值班人员姓名及电话.多人值班室,要明确负责人.⑥值班要求或注意事项. 13.简述秘书保密工作的含义.保密工作是指国家机关、企事业单位从本组织的安全和利益出发,将组织秘密控制在一定的范围和时间内,防止泄漏并被非法利用,从而发挥最大效益而采取的各种措施与手段. 14.值班时,秘书如何处理突发事件?①应及时向领导汇报,以便迅速处理②如来不及请示,应根据实际情况做好应急处理③如果遇到生产、交通事故、火灾、盗窃、自然灾害等突发事件,值班人员应冷静、沉着,立即报警,迅速部署工作,或就近组织人力抢险并紧急转移机要文件和贵重物资. 15.秘书保密工作的要求有哪些?①要重视保密工作,警惕思想上的麻痹和工作上疏于防范的不良苗头及倾向②要严格遵守保密制度和纪律,在思想上树立高度的保密观念和政治责任感③要掌握一定的保密知识④认真处理好信息披露与保密工作的关系. 16.常见的秘书保密工作有哪些?①文件保密②计算机的保密③通信保密④会议保密⑤领导人隐私保密⑥商业机密的保密. 17.简述如何做好文件保密工作和计算机保密工作?文件保密工作:①保密文件的起草②保密文件的印制③保密文件的传递④保密文件的接收和拆封⑤保密文件的处理⑥保密文件的存放和保管⑦保密文件的清查和清退⑧保密文件的销毁.计算机保密工作:①要提高计算机安全保密的意识和观念②要依靠技术手段防泄密. 18.在安排领导每周工作计划时要注意些什么?①要事第一②预约优先③综合考虑④分工负责⑤领导确认. 19.在安排领导接受约见邀请之前,必须做好哪些工作?①确认是否有安排接见的必要,是不是领导相见的人或者必须见的人,领导时间是否可以安排②了解清楚约见的目的,提前做好相关准备(如会谈文件、背景材料)③必须得到领导的确认. 20.公务旅行需要准备的差旅物品较多,一般可分为哪几类?①商务活动文件资料②差旅相关资料③办公用品④个人物品.

第五章 秘书的调研与信息工作

1.秘书调查研究工作有哪些作用?①调查研究是秘书人员帮助领导更好地决策和管理的前提②调查研究是秘书人员完成好各项工作的基础③调查研究是提高秘书人员的工作能力和综合素质的必要途径. 2.秘书调查研究的方法有哪些?①实地观察法②个别访谈法③座谈调查法④问卷调查法⑤通信调查法⑥网络调查法. 3.秘书信息工作的作用是什么?①是发挥秘书辅助领导决策功能的保证②是秘书完成日常工作的重要基础③能促进秘书提高自身的综合能力. 4.秘书可以用哪些方法收集信息?①观察法②听读法③调查法④索购法⑤交换法. 5.个别访谈法与座谈调查法对调查者的要求有哪些异同?个别访谈法:①对不同的受访者要采取不同的发问方式②提问的角度要尽量小,有利于受访者把握作答的方向③注意自己角色的定位,不要用居高临下的姿态和讯问的语气④一定要做好记录.座谈调查法:①会前要准备充分②做好会前沟通,让与会者了解座谈的主题与目的③会前拟好提纲,有利于组织者把握会议进程④力争使会议在轻松的气氛中进行⑤对取得的关键性材料要经过核实后方可采用,会后对记录要及时整理并总结. 6.信息处理工作的原则有哪些?答:①明确信息处理的目的②保证信息处理的及时③保证信息的准确性④综合处理各种信息.

第六章 秘书的文书与档案工作

1.发文的处理程序是什么?①复核②登记③印制④核发. 2.收文的处理程序是什么?①签收②登记③初审④承办⑤传阅⑥催办⑦答复. 3.机关文件材料的归档范围是什么?①反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料②机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料③本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料,下级机关报送. 4.请阐述档案工作的基本内容?①档案的收集②档案的整理③档案的鉴定④档案的保管⑤档案的检索⑥档案的编研⑦档案的提供利用⑧档案的统计.

第七章 秘书的会务工作

1.会议的要素有哪些?①会议名称②会议时间③会议地点④会议参加者⑤会议议题和议程⑥会议的形式⑦会议的文书⑧会议的结果. 2.秘书在会议筹备工作阶段应做哪些工作?①明确会议内容:1.明确会议议题2.确定会议名称3.确定会议时间4.确定与会人员5.选择会议地点。②制定会前文件:1.制定会议议程2.制定会议日程3.制定会议程序4.编制会议方案5.完成会议通知. 3.你认为会议的议程和程序有何区别?会议的议程是指会议对所要讨论研究议题前后顺序进行安排的具体议事程序.它经常与会议通知一起发出.会议议程需要按习惯顺序、公司章程、会议的性质或会议的轻重缓急,科学地统筹安排.会议程序是指一次会议活动中按时间先后排列的详细工作步骤,它可以让与会者了解每次会议的内容和具体的时间顺序,同时也是会议主持人掌握会议的操作依据. 4.会议方案包括哪些内容?要明确会议主题与议题,确定会议名称、会议议程、会议日程、会议时间、参会人员、所需文件.明确会议机构和会上分工,选择会场、安排会议食宿,确定会议经费预算等. 5.会间秘书最重要的工作有哪些?①组织会议签到②监控会议进程③做好会议记录④编写会议简报. 6.会议评估的有效方法是什么?①设计评估表②设计调查表③设计评估内容④提出改进建议. 7.会议纪要与会议记录有何区别?会议记录:是随着会议的实际进程记录下来的原始情况和具体内容.在日常工作中,会议记录应逢会必鸡,并妥善保存,以备考查.会议记录一般不上报,不下发.会议纪要:是记载、传达会议情况和议定事项的公文.这是重要会议后的一项重要的文字工作,具有通报情况、指导工作和日后考察的作用.会议纪要的印发范围应根据会议的性质和纪要的内容来确定. 8.分析常见的会议病,并就提高会议效率提出你的解决方案?①严格控制会议,控制会议的次数和长短是提高会议质量的有效手段.非开不可的会才开,并要做好充分的准备,把握会议节奏,精简会议程序,讲求实效②改进开会方式,利用先进的技术设备,采用电子政务的方式,召开电话会议、电视会议等,可以克服传统会议的时间紧、场所限制、人员集中、资料准备工作紧张、交通不便等困难,有效提高会议效率③强化会议落实,会后即全面收兵,使会议精神的落实不了了之,没有反馈、没有督查,会议的效力难以达到.要实现会议的预期目标,就要及时督促贯彻落实会议决策,有效发挥会议职能.

第八章 秘书职业准入制度

1.秘书专业学生可以通过哪些途径收集招聘信息?①各大型求职招聘网站②各级各类人才市场③学校就业指导部门④电视广播等媒体⑤实习单位. 2.各类型组织对秘书人员的工作要求对我们有什么启示?①精通办公软件②要有良好的逻辑思维能力,能承受工作压力③养成良好的执行力④培养自己的书面及口头表达能力⑤团队协作能力佳,具备良好的沟通协调能力和较强的统筹能力. 3.如何准备完备的求职资料?①封面,求职简历应有封面,以显示庄重、正式,但封面的设计不可过于花哨②个人简历,不可篇幅过长,用两页纸表明关键信息即可,简历排版不要过于花哨,过于丰富的字体运用让人眼花缭乱③其他需要准备的资料,还可以包括求职信、学校推荐表、本专业开设的主要课程、学习成绩单、各种证书等,丰富详实的佐证材料有助于争取到工作机会. 4.我国秘书职业资格考试的内容有哪些?秘书职业考核以《秘书国家职业标准》和《秘书国家职业资格培训教程》为依据,包括职业道德、基础业务素质、案例分析、工作实务四项基本内容.涉外秘书增加了外语考核部分,秘书职业资格二级增加了业绩评估部分.