秘书学期末考试重点

第一篇：秘书学期末考试重点

秘书学考试重点

秘书工作的特点是什么?

(1) 辅助性

“辅助”是相对于“主导”而言的。辅助，是指在主导的领导、指挥、控制之下，又是从旁帮助主导完成共同的目标。它既非主导的，又是与主导密切相关，相对于主导而存在的。秘书人员就是处于助手的地位，它的工作就是帮助上司或雇主完成其规定的任务，实现其预定的目标。地位再高的秘书也终究是比他更高一级的领导的助手。各级各类秘书人员都必须认清自己的助手地位，认清自己工作的辅助性质。

(2) 综合性

所谓综合，就是指不同类型、不同性质的事物聚合在一起。秘书工作就明显地具有综合的性质。秘书既有日常的、程序性较强的例行工作，又有临时性的、突发的非例行性工作;既有机要性工作，又有非机要性工作;既有操作简易的工作，又要操作复杂的工作。它们类众多、内容复杂，既要使用脑力，又要花费体力，需要广泛的知识和多种技能才能胜任。

(3) 机密性

秘书，最初是“秘藏图书”和“秘密文书”，是指物，后来发展为指人，即“秘密文书工作者”。到了近代，秘书才有了更为丰富、更为确切的涵义。不管是机关、企业、私人的秘书，其工作内容都或多或少地涉及机要和秘密，或者是个人的隐私。所以，善于保守秘密就成为秘书人员的首要职业道德。

(4) 服务性

秘书职业属于第三产业，具有明显的服务性，但又有其自己的特点。除了“服务的直接性”和“服务的稳定性”之外，秘书服务还具有“广泛性”。1985年全国秘书长会议上，中央却提出了秘书工作要做到“三个服务”。①为本机关领导和上级机关领导服务②为本机关其他平级的职能部门服务③为下级机关和人民群众服务。通俗地说，秘书工作应对“上、中、下”三个层面服务。当然首要的是为领导、为上司、为雇主服务，但也不能忽视另外两个服务。

秘书工作机构设置有哪几项原则?

1.精简原则。人员精简是为了提高工作效率，避免人浮于事。

2.纵向层次尽量少。纵向层次是为了上下沟通工作方便、及时，避免中间阻隔和官僚主义。

3.横向幅度可适度加大。横向幅度大事因为秘书工作涉及面广、头绪多，事务繁杂。 秘书工作机构有哪些职能?

1.助手职能：例如帮助或代替领导部门处理日程文书、通讯、联络、接待等事务，节省领导的经历与时间等。

2.参谋职能：例如调查与提供领导决策所需要的信息材料，支持领导决策。

3.枢纽职能：秘书部门具有沟通上下、联系左右的枢纽功能。

4.协调职能：秘书部门还负有在上下之间沟通、协商，以消除隔阂、调整关系、调解矛盾，达到平衡、和谐、合作、统一的协调职能。

5.保密职能：秘书部门在机关和企业中处于中枢地位，负责保管各种机密文件、资料，负责组织机密回忆、安排重要会晤，又是各种信息的集散地，自然负有保密职能。

6.公关职能：在不设公关部门并无专职人员的组织中，秘书部门还承担着处理公共关系的职能。秘书部门还应本着“广结良缘，内求团结，外求发展”的原则处理好各种关系。 女性秘书自我保护意识和方法

有了自我保护意识，还需要自我保护方法。有经验和成熟的女性秘书在这方面也积累了丰富的经验，概而言之是：坚持原则，灵活对待，防微杜渐，自尊自爱。具体方法主要有： 工作态度认真踏实，不浮夸，不取巧;

穿着打扮朴素优雅，不艳丽，不新潮;

言谈举止端庄大方，不卖弄，不轻佻;

对人态度真诚礼貌，既不冷漠，也不过于亲昵;

不接受分外的报酬和贵重的礼物;

不参与同事关于男女情事的谈话;

不在上司办公室作非工作性的逗留;

不聆听男性上司或同事婚姻不幸的倾诉;

不让对方误解你的关心和帮助是爱情;

不接受男性上司或同事的单独邀请;

尽量少参与男性上司的家庭事务或个人应酬;

尽量避免与男性上司单独出差，差旅中尤其要注意言行细节;

及时表明你已婚或已有男朋友;

不得已时可提出辞职，以摆脱纠缠;

必要时依靠法律，寻求保护。

秘书应怎样处理好与上司的关系?

1、秘书与上司关系的特征

(1)工作上的主从性。秘书是上司尤其是主管上司直接的、全面的工作助手。在工作上，上司为主，秘书为辅、为从。

(2)知识、能力、体力、思维的补充性。秘书与上司工作的配合既是一种助力，也应该是一种合力，应该是相加，而不是相减或抵消。

(3)人际关系的首属性。秘书与上司尤其是主管上司的关系是首属关系，建立并巩固这种首属关系，对秘书的工作成果和事业前景是完全必要的。

(4)人格上的平等性。秘书与上司在工作上是“主从”关系，而决不是“主奴”关系。秘书应保持人格上的独立性，不应该成为上司的附庸或其他。

2、秘书与上司关系的处理原则

(1)主动配合、适应。秘书应善于理解上司的工作意图，主动配合上司做好各项工作，而不能拨一拨，动一动。

(2)服从，但不盲从。秘书对上司的基本态度是服从，这也是秘书职业特征的要求。尤其是初级秘书对资深上司，服从就更多一些。上司对秘书尤其是中高级秘书常有咨询的可能，秘书也有提出建议甚至不同意见的必要。再者，秘书接触文件较多，对各种法规、制度更为熟悉，自然负有对上司某种程度监督的责任。因此，秘书对上司不能盲从。

(3)委婉提醒，适时规劝。秘书应该采用委婉、含蓄地提示、提醒的方式，让上司自己发现错误，或是等待一定的时间再做请示，让上司自己冷静下来，重新作出决定。

(4)维护上司间的团结。秘书主要为主管上司之外还有其他职位不等或分工不同的上司。秘书主要为主管上司服务，还应该力所能及地执行其他上司的指令，而不可只顾自己的直接上司，得罪其他的上司，也不可遇事越过直接上司向更高一级上司请示。秘书既应维护直接上司的威信和利益，也应维护上司间的团结。

怎样做好日程安排工作

1、服从于组织的总目标和整体计划：上司的工作只是整个机关的、单位工作的一部分。秘书为上司，即使是主管安排日程时，首先应该考虑的是服从于组织的总目标、总任务和整体计划，要顾及主管上司上下左右的工作配合、工作制约，如发现有冲突，应及时汇报上司，征得同意后进行协调、解决。

2、区分轻重缓急：秘书应对上司的工作任务、各种会议、经常联系的同事和客人、计划中的出差、社会交往乃至休假等等大大小小的活动进行全面了解并作记录。然后，分清轻重缓

急，先远后近、先重后轻，先外后内，按年、月、周、日作出初步安排。

3、随时补充、调整：秘书不可墨守成规，而应随机应变，仍应根据先重后轻、先外后内的原则随时做补充、更改或取消。

4、提示和督促：秘书不仅要为上司排出科学、合理的工作日程表。而且还有责任帮助上司实施。包括帮助上司记忆工作的内容和时间表，及时提示和督促，将上司的重要活动通知有关的同事及汽车司机，并要求他们与上司密切配合等等。

5、酌留弹性、劳逸结合：安排上司的工作日程切不可满打满算，一般不超过工作量的50%。既要考虑到临时增加的内容，又要留出足够的时间让上司做准备，免得穷于应付，反而达不到工作效果，也应该注意上司的劳逸结合，白虎上司的身体健康和情绪稳定。

收文和发文的办理程序是怎样的?

收文处理程序：

(1) 签收、拆封和登记。

签收。要对照文件投递清单或送文登记薄认真清点，做到四个“查清”。

拆封。拆封文件要细心，不要撕毁封内文件并要取干净，然后要检查文件是否齐全。 登记。收文登记的形式分为簿册式、联单式和卡片式。

(2) 分办和传阅。

(3) 拟办与批办。

拟办。文件的拟办是指对来文的处理提出初步意见，供领导人批办时参考。

批办。指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示。

(4) 承办、催办和注办。

承办。指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。

催办。指必须办理答复的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促和检查。

主办。也称办复。指对文件承办的情况和结果，由经办人员在文书处理单上简单注明。 发文办理程序：

(1) 拟稿、审核与签发。

拟稿。是文件承办人根据领导的交拟或批办意见草拟文稿的过程。

审核。是指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实，要做到“六查”。

签发。指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。

(2) 缮印与校对。

缮印。指对已经签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印制。

校对。指将文件的誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。

(3) 用印、登记与封发。

用印。是指在完成的文件上加盖机关印章。

登记。主要是为了便于对文件的管理和查找。

封发。指对准备发出的文件进行分装和发送。

公文立卷的意义。

(1)公文立卷能够保持文件之间的历史联系，便于文件的查找利用。

(2)公文立卷可以维护文件的完整与安全，也便于文件的保管。

(3)公文立卷，为档案工作打下了基础。

什么是案卷归档?怎样进行案卷归档?

案卷归档：有关某一题或某一工作活动的系统的具有密切联系的文件材料的组合体必须逐年移交给机关档案室集中保管。

(1)案卷目录的编制。案卷目录的项目有：案卷号、立卷类目号、案卷题名、卷内文件起止日期、卷内文件份数、页数、保管期限、备注等。

有2种方法：一种由各部门的公文立卷人员编制移交目录，然后由档案室汇总编排卷号，编制正式的案卷目录。二是由机关档案室统一组织，指导各部门的文书立卷人员统一分类，编排卷号，直接编制案卷目录。

(2)检索工具的编制。文件检索工具指用来查找、利用文件材料的目录、卡片等。编制的内容有：文号索引，文件分类目录。

(3)案卷的归档。文书部门立好的案卷，必须逐年移交给机关档案室集中保管，称为归档。要注意归档范围，归档时限和归档要求。

沟通有哪些类型和方法?

沟通，由不同的标准可分不同的类型和方法。从组织关系来分，可分为内部沟通和外部沟通;又可分为上行沟通、下行沟通、平行沟通。从沟通的一般关系来划分分为

1) 单向沟通。即一方向另一个特定的对象作单线的定向沟通，只要求对方接受、了解，

而不要求对方回复的沟通。

2) 双向沟通。即要求对方反应、回复，以求互相了解，进一步磋商的沟通。

3) 多向沟通。即一方同时向两个以上的对象所做的呈辐射型的沟通。

沟通的主要方法分

1) 直接沟通。即通过声、光、电、语言、文字、图像等载体直接发送或交换的沟通。

2) 间接沟通。即通过第三方中介或媒介所传达的沟通。

3) 明示沟通。即以尽可能明白、清楚、准确的语言、文字、图像表达来沟通信息、沟通

意图，这是常用的、基本的方法。

4) 暗示沟通。包括暗示法、提醒法、委婉法、喻意法等。

案例题

你在市人民政府办公室工作。本市的友好城市日本长崎市将派代表团来本市作友好访问。市长办公会议决定由市府办公室组成一个接待小组负责本次接待工作。如让你担任这个接待小组的组长，你将如何筹办本次接待工作?

外事接待是秘书工作中一项十分重要的工作。我应该从以下几个方面着手工作。首先，应该组织整个接待小组的同志温习有关外事接待工作的规定，也要了解当前中日关系的基本现状以及日本在国际国内的一些基本情况。其次，要详细了解外宾情况，包括外宾的人数、性别、年龄、身份和来访目的，要适当了解日本的政治经济和文化习俗，拟好接待计划，做好各个方面的联系和准备工作，包括食宿、接送车辆及迎接的领导人，以及外宾的参观、访问和业务洽谈的日程安排。

第二篇：秘书资格考试之三级秘书重点

秘书资格考试之三级秘书重点：会前筹备

一 、会议方案的拟订

(一)会议筹备方案的概述：1.会议筹备方案的内容：会议筹备方案包括如下几个组成部分：(1)确定会议的主题与议题。(2)确定会议的名称。(3)确定会议和议程。(4)确定会议的时间性和地点。(5)确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要(6)确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作。(7)确定会议与会代表的组成。(8)确定会议经费预算。(9)确定会议住宿和餐饮安排。(10)确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工。

2.会议筹备方案的作用：(1)确保会议的周密组织(2)确保会议服务质量和沟通协调到位;(3)确保会议领导的意图得以贯彻执行

3.电话会议及视频会议 (1)电话会议交流信息的特点

1)电话会议：①方便灵活，准备时间短，回复迅速。②缺少身体语言，难以进行互动交流;缺少文本，难以传递大量细节信息。

③为了提高电话会议的效率，增进信息与交流，可搭配使用其他通信方式(如传真、电子邮件)。

2)电话会议信息工作要的要求：电话会议要按照一定的工作程序和工作要点进行，具体要求如下：1准确发出开会信息;2认真分发会议书面信息材料;3合理安排会场信息传输设备;4按时接通电话;5互相能报出席情况;6做好会议记录。

(2)视频会议

1)视频会议的特点：①声音和图像同时传送。②不受空间的限制。③节省时间、费用。④交流效果较好。⑤视频会议的交流不够深入广泛。

2)视频会议信息工作的要求

由于视频会议效率高，投入也大，因此必须高标准、严要求，踏踏实实做好会务工作。具体要求有：1 发出开会信息;2分发文件信息资料;3布置会场;4置与检查会场信息传输设备;5做好会议准备;6采用行集中后分散的形式;7汇总情况信息。 4.远程会议筹备方案的优点：远程会议具有节省时间和金钱、与电话服务机构商定使用录音带的形式做永久记录、交流更加直接与简短的优点。

5.会务机构分工的要求

会务机构分工主要指定会议组织部门和人员落实。会务机构的各部门需明确各息的任务和要求。具体要求如下：(1)要根据会议的规模和类型组织人员队伍。(2)会务机构要分工明确、责任到人。(3)加强协调，定期沟通。

(二)会议筹备方案和制定程序会议筹备方案的制定程序为：组建会议筹备委员会 分成筹备小组 形成筹备方案 领导审核方案。

二、会务筹备概述

(一)会务筹备概述

1.会务筹备情况检查的主要内容：(1)会议准备是否充分;(2)会议期间能否排除各种干扰;(3)环境条件与用品准备(4)文件材料的准备情况;(5)会场布置情况的检查;(6)会议保卫工作的检查;(7)检查的其他内容

2.会务筹备情况检查结果的形式：务筹备情部的检查结果可以通过三种形式向领导或会议工作人员汇报。第一，书面形式;第二，口头形式;第三，协调会形式。

3.会务筹备情况的检查的方法：务筹备情况检查的方法大致分为以下两种：(1)听取会议筹备人员的汇报;(2)会前现场的检查

(二)会务筹备的程序

1.开会检查的程序：如对会议的准备情况以汇报会的形式进行检查，检查的程序应包括：

(1)会议筹备机构对会议的准备情况进行自我检查，由各个筹备小组将检查结果以书面报告的形式上报领导小(2)会议领导小组经过协调，确定汇报会的时间和地点，并发出协调会通知。(3)召开筹备检查协调会，听取汇报，并会上现场解决各种需要协调和问题。(4)汇报会后要以电话、现场指导等方式对检查中发现的问题予以催办和落实。

2.现场检查的程序：(1)先制定现场检查的路线和确定现场检查的重点，并通知有关筹备部门.2)将现场检查的项目制成检查单，以便记录和汇总。(3)按照既定的检查路线和项目逐一现场核对，对达到和未达到预期要求的准确项目都要有明确的记录。(4)对未达到检查要求的项目整理出整改和修订意见，并以电话、文件或会议厅等形式及时通报给相关筹备部门予以纠正。

三、审核会议文件夹概述：

1.会议文件的类型，2.会议文件审核的内容：(1)审核会议文件的准确性和完整性(2)会议文件的具体内容3.会议文件审核的方法：(1)对校法，适用于定稿上改动较多的文件夹。折校法，适用于整洁、改动不多的文件。读校法，适用于定稿内容浅显易懂，生僻字、专用术语名词较少的定稿。

(二)会议文件审核的工作步骤：(1)由起草文件的秘书就文件内容进行自审，使会议文件在初始期就能严格把关。(2)由主管乞讨书进行会议文件夹初审。(3)如会议文件夹的内容涉及的部门较多，要进行必要的会审。(4)在会议文件审核修改之后，要由主要领导者或主管领导进行终审。

四、与领导沟通会议的有关事宜

(一)与领导沟通会议概述

1.与领导沟通会议有关事宜的原则有：(1)时间生原则;(2)及时原则;(3)全面原则。

2.与领导沟通会议有关事宜的方法：(1)定期向领导提交书面报告;(2)由会议负责人定期向领导口头汇报会议的情况;(3)领导亲自参加有关会议;(4)其他途径，例如，通过举办会议工作进展情况的小型展览向领导者汇报工作。

3.与领导沟通会议有关事宜的时机：第一，会议筹备阶段;第二，会中阶段;第三，会后阶段。

(二)与领导者沟通会议有关事宜的工作程序

与领导者沟通会议有关事宜的程序如下：(1)明确会议的目标;(2)明确沟通会议有关事宜的方法或途径。(3)检查沟通过程的时间、地点以及参加人员，指定会议记录人员。(4)确定沟通过程中所需要人种文件夹、音像等资料。(5)向领导汇报会议的筹备情况及进展，同时应讲明会议筹备或举行过程中遇到的问题和难题。(6)听取领导指示，或与领导者进行双向讨论，并完成会议记录。(7)将记录通过某种方法送给领导。

五、拟订会议的应急方案概述

1.会议应急方案的内容包括：(1)会议举行过程中可能出现的问题;(2)出现问题时负责解决的会议工作人员

2.会议应急方案的作用：(1)会议应急方案可使会议的策划和筹备做到早做准备，未雨绸缪。(2)应急方案可以有效的地缓解危机，提高会议管理的效率。比如关键人员不能到会如何处理，住宿的预订不够如何解决，网络系统出现故障如何等。(3)使会议工作人员能够统一步调，当问题出现时，能够有回旋余地。

3.会议应急方案特点：1.有的放矢;2.预防为主;3.留有余地。

4.会议应急方案实施的原则：1思想上充分重视;2在人、财、物方面要措施到位;3在实施的过程中要坚持定期检查。

5.处理会议突发事件的方法：1处理人员问题;2处理场地问题;3处理设备问题;4处理资料问题5处理健康与安全问题;6处理行为问题。

(二)会议应急方案的工作程序预测情况 准备应对备选方案 讨论会议紧急情况 确定会议应急方案。

会后落实

一、会议总结工作的内容和要求

(一)基础知识

1.会议总结的目的具体来讲主要有以下几点：(1)检查会议目标的实现情况。(2)检查各个小组的分工执行情况。(3)将员工自我总结和集体总结相结合，以积累经验，找出不足，从而明确今后搞好同类型会议组织与服务工作的借鉴之处，不断改进会议的组织服务工作。(4)奖惩相关人员，并要妥善解决会议的遣留问题。

2.会议总结的内容：总结内容包括会议名称、时间、地点、规模、与会代表人数、主要议题，参加会议的上级领导人，会议的主持者，领导报告或讲话的要点，对会议的基本评价和贯彻要求，会议的决议情况及今后的工作任务布置等。

(二)会议总结的工作程序为：对会议征询意见，拟就工作总结稿→向领导报告会议结论→总结定稿→印发 →归档 →组织全体工作人员进行总结。

二、会议评估工作的内容和要求

(一)基础知识

1.会议评估工作的内容：(1)构成有效会议的要素

一个有效会议应该具有清晰的目标、适当的时间、合适的地点、恰当的必要性、顺畅紧凑的议程、准确的信息传递、周密的前期准备、精心挑选的参会人员、参会人员得当的表现、领导人员良好的控制勇和、合理的内容安排等。 (2)影响会议效率的主要原因：影响会议效率的因素很多，主要可以归结为三个方面：1会议的必要性;2会议前期准备工作的质量;3会议责任分工。

2.会议评估的标准：(1)是否达到目标。(2)会议时间性评估。(3)与会人员参与会议状态与收获;对会议的满意程度与理由;提出改进的意见或建议。(4)会议服务评估。会议服务是否到位，会议中的合作精神如何。(5)会议实际费用支出、会议成本评估。(6)再度召开同样的会议时，继续推进与维持的事项。

3.会议评估工作的方法和要求

(1)会议评估工作的方法”1.评估方法可以在会议结束时以意见调查的方式进行。2.告知与会人员有义务一同提高会议质量。

(2)会议评估工作要求：会议评估力求科学、高效。最好在确定了会议目的的早期策划阶段就高计一份问卷。要避免与会人员的反感。

(二)会议效果评估的工作程序”会议效果评估的基本程序为：分析影响会议效果的主要因素 设计会议效果评估表 汇总评估结果。

(三)注意事项

会议结束后，应注意避免以下情况：(1)欠缺会议记录。(2)对决议实不力。(3)不对会议的成败得失进行总结。(4)不解散已完成任务的委员会或工作小组。(5)与会人员对会议感到不满。

三级秘书资格考试常用事务文书的拟写

2011年三级秘书资格考试常用事务文书的拟写

1. 选择题：市场调查报告的特点：其一是针对性;其二是真实性;其三是时效性。 P367中

2. 市场调查报告有情况调查报告、事件调查报告、经验调查报告和问题调查报告。 P367 3. 市场调查报告的主体由三部分：书上第368页下 4. 市场调查报告最重要的是实事求是。 P369中 编辑推荐： 5. 计划的概念。是实现目标、内容、步骤、措施和完成期限的一种事务性文书 p369 6. 计划的特点：其一是针对性;其二是预见性。 P369 7. 从书上第371页下计划的结构与写法开始看到第372页的注意事项。 看后，第四题题目就是根据背景写一篇计划书。

北京的粗略意思是：单位要开展一项学习太极神功的活动，学习完后举行比赛，以次写一个计划。(注明：背景是老师举的例子，未必是考题)

仔细看一下书上第370页，例文分析2 8. 总结的类型;按内容分，由学习总结、工作总结等;按性质和作用分，由综合性总结、专题性总结等。(选择题)P372 9. 总结的结构中主体包括的内容：成绩和经验、存在的问题和教训以及今后努力的方向等

10. 选择题：主体由过程式、经验式等多种形式。P374 11. 在总结中的注意事项：第

一、

二、

三、四点 P374 12. 述职报告的特点是：一是个人性;二是真实性;三是通俗性。 P375 13. 重点：招标书。招标书由多种类型：企业经营者招标书、企业承包招标书、劳务招标书、技术引进或转让招标书。 P376下

14. 第五题：可能是公文写作题：招标书 因此一定要好好看一下招标书的结构和写法 看一下第377页的招标书例文

15. 第六题：可能是请柬写作题 参见第191页请柬的格式与写法

16. 投标书也称为“标函”，它的特点是：针对性、求实性和合约性。P378 关于投标书的结构和写法同学看一下即可。

秘书三级资格考试复习：录像答题

一般：(1)看秘书的着装，看是否着职业装(2)办公桌是否整洁、信函要分类放置(3)在打电话时，注意：①电话要在铃响三声内接电话②要用礼貌用语，如您好等?③上班时间不得占用电话聊天(4)保密：①不能对好朋友泄密②不能为了炫耀，泄密③不能因为老板炒你，赌气泄密。

(一)关于商务活动中的签字仪式

注意：迎客：秘书在大门口迎接，领导在会议室等待迎接;客人应坐在右边;签字厅应整洁干净;签字桌应为长桌，桌布应为绿色;实现应准备好签字用具：如合同文本、签字笔、吸墨器等;桌上要摆放双方国旗;入座座位，助签人应在主签人的后面;其他随从人员的位置要注意;合同第一次交换由助签人完成，第二次交换由签字人完成;到最后要照相留念，注意站的位置;共饮香槟酒互相庆祝;最后谈话要注意：不谈政治、宗教;不问婚否;身子预言：注意OK在不同国家的意思不同。

(二)宴请

注意：场地的选择;点菜时要注意对方有无忌口;迎客的方式;入座的顺序;关于在宴请的过程中出现的一些聊天注意事项;可能涉及到招标书的准备工作和投标，注意其日期;秘书要为上司准备好信息资料;电话保密工作;会议通知包括哪些内容;管理上司日志时，若上司日志发生变化，则应当先调整上司日志，再调整自己的日志，然后提醒上司日志已变化，最后通知对方，并致歉。考试大提供

(三)有关商务旅行

注意：做好出行前的准备，拟定出访方案;包括意图和目的，出访时间、地点和路线，费用情况和简单要求等。准备好后要想上司汇报。召开全体出访人员预备会，给上司提醒。

(四)有关沟通：可能员工家属来闹事

秘书有无做到换位思考;耐心倾听;秘书有无做到日常接待，如倒水等;如果对方着急，秘书不可以急，应该有耐心;秘书在接待过程中要注意保密工作;与对方说话时，不能出现有“让我告诉你……的电话和地址”，即在未经领导的授权下，不能说出领导的电话和地址。对方提出一些要求，秘书要向上级请示;若上级正在开会或接待他人，秘书不能直接进去向领导说，而应写成便条形式，把领导叫出来汇报。领导在未吱声的情况下，秘书不应该说出该如何如何决定。

第三篇：2013年1月秘书学期末考试

中央广播电视大学2012-2013学年度第一学期“开放专科”期末考试行政管理专科

秘书学

一、 名词解释(每题5分，共25分)

商务谈判 买卖双方为了促成买卖成交或解决双方争议，与争端，以取得各自经济利益而进行的磋商活动。

协调 是和谐一致;配合得当，就是正确处理组织内外各种关系为组织正常运转创造良好的条件和环境，促进组织目标的实现。

信访 是群众来信来访的简称，指人民群众致函或走访有关部门，反映情况，并要求解决某些问题。

会间调度 指会议进行时间对会议程序、内容及会场服务等所作的调整和安排。

谈判方案 即谈判计划，它是谈判者在谈判前对谈判的目标、内容、步骤等所作的预想性的安排。

二、 选择题(单选+多选每题5分，共25分)

1. 最早秘书机构产生于(A商朝)。

2. 秘书活动的重要特征：(A文牍性、B受动性)。

3. 按会议的内容划分，会议可划分为(A综合性会议、D专题性会议)。

4. 古代秘书活动的条件:(A、社会管理组织的出现C文字和公文的出现)。

5. 秘书活动的补偿性：(A、知识与能力的补偿B、经验与精力的补偿)。

三、 简答题(每题10分,共50分)

1. 信访工作的任务是什么?

答：1)受理本地区、本系统和上级领导机关交办的来信来访问题。2)定期综合研究人民群众来信来访中反映的重要情况和问题，及时向有关领导部门和负责人反映，以作为决策的依据，并提出解决问题的意见和建议。3)按照分级负责、归口办理的原则，向有关地区、单位和部门交办来信来访的问题，并负责督促检查。对下级的处理信访问题的结案报告进行审查。

4)协助党政领导机关检查本地区、本系统的信访工作，及时发现和解决问题，并组织经验交流，进行业务指导，推动信访工作的开展。

2.简述秘书人员接待上级领导机关来人的方法。

答：1)根据领导的指示，秘书人员可以参与接待工作。2)在本单位领导不在而上级领导又要求秘书介绍情况或答复询问时，秘书人员一定要端正态度，认真对待，一丝不苟。3)对于上级机关一般工作人员来访，秘书人员也要一视同仁，热情接待。

3. 良好的会议组织工作可以实现哪些功能?

答：(1)决策功能。会议是广开言路、集思广益的重要渠道，通过会议进行决策，是实现决策科学化、民主化的有效手段。

(2)执行功能。通过会议，可以传达上级的政策和指令，可以都署本组织的中心工作和重大行动，可以责成所属单位统一行动步调，可以解决工作进行中的某些问题。因此，会议能起到行政手段的作用。(3)沟通功能。任何会议都是某种信息的输入、传递、输出的过程。通过会议可以上传下达，联络左右，互通情况，交流经验，发挥信息沟通的作用。较之其他沟通形式，会议沟通具有直接、快速和形象的优势。(4)协调功能。对于工作中的矛盾和冲突，运用座谈、对话、协商等会议形式往往会收到事半功倍的良好协调效果。(5)监督功能。决策的实施离不开检查、督促，而监督功能的实现往往离不开会议。各种汇报会、总结会、评比会等，都是实施监督的有效形式。

4. 商务谈判的特点有哪些?

答：商务谈判的特点有：a参加谈判的自愿性——谈判各方的自愿参加，是商务谈判活动得以进行的前提条件。b谈判方法的灵活性——商务谈判是一个动态的过程，它既是一门具有某种规范的技术，又是一门能发挥主体能动性的艺术，需要谈判者根据瞬息万变的客观条件，应情应景。c谈判结果的互利性——任何商务谈判都是双方谋取利益的活动，而不只是其中的哪一方获利，因此，谈判应努力寻求一个对双方都有利的结果。

5.公务秘书具有什么特点?

答：公务秘书具有以下特点：a从所有制上看，公务秘书所在的组织一般为公有制单位，包括全民所有制和集体所有制单位;b从人事制度上看，公务秘书的录用、考核、晋升、奖惩和福利待遇等，均由国家统一管理;c从经济来源上看，公务秘书的劳动报酬，一律由国家或集体支付。

第四篇：三级秘书职业技能考试重点

●会议筹备方案：▲内容: 确定会议的①主题议题②名称③议程④时间地点⑤所需设备,满足会议要求⑥文件范围,印制或复制⑦与会代表组成⑧经费预算⑨住宿和餐饮安排⑩筹备机构(大型会议) ▲作用：确保①会议的周密组织②会议服务质量和沟通协调到位③领导的意图得以贯彻执行

●审核会议文件：▲类型①立项②筹备工作③内容④宣传报道⑤管理与服务⑥不同载体的信息材料⑦各种形式的文件材料(指导、主题、程序、参考、管理、成果、宣传、传达)▲内容①审核会议文件与会议主题的关系②审核会议文件是否存在与国家和组织的方针、政策、法规相冲突的内容③审核会议文件内容事先是否经过调查研究，是否与实际相符④提交会议讨论的文件设计有关单位和部门事先是否进行了会商，广泛征求了意见，并取得了一致的意见。⑤审核会议文件是否做到了中心突出、观点明确、条理分明、事实准确▲方法：①对校法——定稿改动较多的文件②折校法——整洁、改动不多的文件③读校法——定稿内容浅显，生僻字较少的定稿▲程序：①秘书自审②主管秘书进行初审③多部门会审④主管领导或主要领导终审●电话(视频)会议：▲电话特点：①方便灵活，准备时间短，回复迅速，花费最少②缺少身体语言，难以进行互动交流，缺少文本，难以传递大量细节信息③可搭配使用其它通信方式④适用于分公司不远、规模不大的企业▲视频特点：①实现声音图像同时传送②打破空间限制③节省时间、费用④交流效果较好⑤局限：初始准备时间较长、初始投入成本较高，互动效果差，交流不够广泛▲电话(视频)要求：①准确发出开会信息②认真分发会议书面信息材料③合理安排会场信息传输设备④按时接通电话⑤通报出席情况⑥做好会议记录(⑦布置会场⑧采用先集中后分散的形式⑨做好会议信息准备) ●远程会议：▲筹备方案程序：①组件会议筹备委员会②划分各小组③形成筹备方案④领导审核方案▲特点：①节省时间和金钱、可以做永久记录、交流更加直接与简短②筹备会议方案时与先与电信公司沟通，包括会议的日期、起止时间、参会人数等③会议资料寄给与会人员，以便有时间准备会议讨论④专人负责远程会议设备▲会务机构分工要求：①根据会议规模类型组织人员队伍②会务机构要分工明确、责任到人③加强协调、定期沟通▲工作程序：①组建会议筹备委员会②分成筹备小组③形成筹备方案④领导审核方案 ●检查会务的筹备情况：▲内容：①准备是否充分②会议期间能否排除各种干扰③环境条件与用品准备④文件材料的准备情况⑤会场布置情况检查⑥会议保卫工作检查(①设备线路、运转及操作规范的安全可靠②消防设施齐全有③防窃听装置灵敏高效④防盗设施⑤与会议无关人士不得进入会场)⑦其他(参观现场顺序颁奖顺序，奖品准备)▲检查结果形式①书面②口头③协调会▲检查方法：◆听取会议筹备人员的汇报①听取汇报的领导要加强前期的调查，深入一线，发现问题，解决问题②会议筹备人员对汇报材料的准备要侧重困难和问题，注重实效③选择合适的汇报时间④对会议筹备情况汇报的重点是筹备中的问题。因此，汇报之后要抓紧催办和落实◆会前现场检查①检查会议所需的各种资料，考虑特殊人群需求，远程会议要提前下发材料。②注意气味。③设立入场登记台。张贴会场平面示意图④工作人员都应佩带徽章或名牌⑤准备接待休息室。⑥安排接待、服务人员。⑦远程会议要加强对设备的检查。▲会务筹备情况检查程序：◆开会检查①自我检查，将检查结果上报领导小组②领导小组经过协调确定汇报会的时间和地点，并发出协调会通知③召开筹备检查协调会，听取汇报，现场解决各种需要协调的问题④汇报会后以电话、现场指导等方式对检查中发现的问题予以催办和落实。◆现场检查①制定现场检查路线和确定现场检查的重点，并通知有关筹备部门②将现场检查的项目制成检查单，以便记录和汇总③按既定的检查路线和项目注意现场核对，对达到和未达到预期要求的准备项目要有明确记录④对未达到检查要求的项目整理出整改和修订意见，以电话、文件或会议等形式及时通报给相关筹备部门予以纠▲注意事项：◆会务筹备情况检查的汇报材料①汇报材料实现要认真核实，根据会议筹备方案的预先设计进行比较和检查②突出问题，提出对策，注重实效③有量化检查的数据，不能过于笼统◆对检查所发现问题的纠正①先对问题的性质和范围进行分析，确定问题对会议质量的影响程度②找出问题产生的原因，寻找解决问题的方法③在人、财、物等方面为纠正偏差做好相应准备④责任到人，抓紧落实，并及时将纠偏的结果进行通报

●与领导沟通会议：▲意义：①使会议筹备工作更加提高效率②与领导及时沟通，为会议准时、成功举办打下基础③可以使领导做好会议的相关准备，有利于会议目标的实现，提高会议效率④使小组成员更好了解自己的工作意义，发挥更大作用，达到理想的整体表现▲原则：①时间性②及时性③全面性▲方法：①定期向领导提交书面报告②会议负责人定期向领导口头汇报会议情况③领导亲自参加有关会议④其他途径▲程序：①明确会议目标②明确沟通会议有关事宜的方法或途经③确定时间地点及参加人员，制定记录人员④检查沟通中所需文件等资料⑤向领导汇报筹备情况及进展，遇到的难题和问题⑥听取领导指示，双向讨论，完成会议记录⑦把记录交给领导▲注意事项：①对领导的指示和双方讨论的结果要尽快进行部署和落实②坚持与会议的主管领导保持定期的沟通，并将落实的情况及时向领导反馈③会前、会中、会后不同时期的沟通中要突出各自的重点●拟定会议的应急方案：▲会议举行过程中易出现的问题(解决方法)：①人员(不同的备用人选)②场地(替换场所)③设备(备用文具和设备供应商，备有维修工程师的联系方式)④资料(备份，随时打印)⑤健康与安全(组成专门的安全小组)⑥行为(加强审核与沟通，提前做好准备)。▲作用：①使会议的策划和筹备做到早做准备②有效缓解危机，提高会议管理的效率③使会议工作人员统一步调，问题出现时能够有回旋余地▲工作程序：①预测不可预知的情况②提前准备应对各种问题的备选方案，考虑好备选的人员，准备好备选的场地、备用的设备和资料等，并在会议筹备阶段不断对各种突发情况进行复查和调整③会议正式召开前组织专题性的筹备检查会④应急方案的制定过程中可以举行有关人员的头脑风暴会▲注意事项①住宿安排要妥善②餐饮服务要周到③医疗卫生工作要有备无患④交通保障应落实到位⑤会议通讯服务力求标准、稳定、可靠、迅速⑥娱乐生活上需丰富多彩⑦会议值班要制度健全，人员要坚守岗位●提示会议按计划进行▲原则①认真倾听，最少限度地打断谈话②树立自信心，确信自己能对任何冲突产生积极的影响③消除交流障碍④强调问题⑤使用精湛的人际交流技巧，接受他人积极的批评和建议▲程序①了解议题和议程②准时宣布开会③有效引导议题 ●会议经费使用：▲类型：①与会人员②会员及非会员③陪同人员④参展商⑤联合主办者⑥广告、赞助和捐助⑦公司分配⑧其他收入项目▲主要方面：①文件资料费②邮电通讯③会议设备用品④场所租用⑤办公费⑥宣传交际费⑦住宿补贴⑧伙食补贴⑨交通费⑩不可预知的临时性开支▲监督方法：①报告和会议②授权与自我控制③质量④损益平衡表⑤比率分析⑥审核时要逐项细审▲程序：①申请经费②主管领导审批③财务部审批④财务人员提取现金或填写支票⑤经费支出⑥审核会议经费支出●会中突发事件▲程序：①向领导报告②启动会议应急方案③实施应急方案④必要时向公共应急机构请求支援⑤善后工作(向受害者及其家属进行安抚，与媒体沟通)▲注意事项◆处理突发事件责任分工①有综合管理、统筹安排的意识②增强责任意识，做到有备无患，事先做好应对突发事件的备用方案③加强岗位责任制建立严格值班制度◆突发事件与规章制度①应急方案的定期检查制度②突发事件的第一时间报告制度③各种应急设施的检查维护制度④值班工作责任到人制度 ●会议总结▲目的：①检查会议目标的实现情况②检查各个小组的分工执行情况③将员工自我总结和集体总结相结合，找出不足，明确未来工作的借鉴之处，改进会议的组织服务工作④奖惩相关人员，妥善解决会议的遗留问题▲方法：①座谈会②表彰会③书面总结▲要求：①根据岗位责任制和工作任务书的内容逐条对照检查②切实回顾和检查会议工作中好的方面和存在的问题，认真总结经验教训③有理有据，实事求是，突出重点，有所侧重④总结一分为二，以激励为主⑤总结出简单易行的办会程序和制度，使会议工作科学化、程序化和制度化▲程序：①对会议征询意见，拟就工作总结稿②向领导报告会议总结③总结定稿④印发⑤归档⑥组织全体工作人员进行总结

●会议评估工作▲内容：①有效会议的要素②清晰的目标③适当的时间④合适的地点⑤恰当的形式⑥紧凑的议程⑦准确的信息传递⑧参会人员得当的表现⑨周密的前期准备⑩精心挑选的参会人员、领导人员良好的控制能力、合理的内容安排。▲标准：①目标②会议时间评估③与会人员参与会议的状态与收获，对会议的满意程度与理由，提出改进的意见或建议④会议服务评估⑤会议实际费用支出、会议成本评估⑥再度召开同样会议是继续推进与维持的事项▲方法和要求：①会议管理工作的总体评估②主持人的评估③工作人员的评估④设计会议评估表需考虑的要素▲会议结束后应避免的事项：①欠缺会议记录②对决议落实不力③不对会议的成败得失进行总结④不解散已完成任务的委员会或工作小组⑤与会人员对会议感到不满

●礼宾次序确定步骤：①确定礼宾次序方案(按来宾身份职务高低排列;身份相同者，按国家地区名称的拉丁字母顺序排列;名称的第一个字母相同者，按某种时间顺序排列)②提前通知有关各方③按礼宾次序排列座次、名次、出场次序●涉外迎送礼仪▲要求：①发出邀请：明确邀请的规格，由东道国先发出邀请，采用书面的形式②准备工作：首先要搞清楚来访外宾或代表团的基本情况;外宾人饮食爱好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活习惯等也可事先向对方探询;拟订来宾访问日程;安排食宿;③善始善终④着装要求：要着正装▲程序：①确定迎候人员：本着对等的原则②准备迎宾的物品：如双方不认识，要准备一块牌子;献花要鲜花，不可用黄白两色的菊花或百合花，献花人应为年轻的女性③见面讲究礼节：主人一方的秘书先把自己这方的人员介绍给主宾，然后由主宾或秘书再把客人介绍给东道主④送行前的拜访⑤安排送行礼仪：如做飞机，一定要至少提前三小时出发

●涉外会见会谈和拜访工作程序①约定：首先提出约见一方应将出席人的姓名、职务以及会见什么人，会见目的告知对方②通知对方有关事项：主方将会见的时间、地点、本方出席人、具体安排及有事事宜通知对方③准备工作(背景资料、地点选择、人员安排)④迎接客人(主方应准确掌握会见、会谈的时间、地点和双方参加人员的名单。同时主方应先于客方对达会场，并在客方到时迎接)⑤会见、会谈⑥送别客人●团队出访的准备工作①明确团队出访内容和重点、邀请者、参加出访的人员和数量、希望邀请单位做哪些准备工作等②做好团队出访前的准备与组织工作(拟定出访方案;确定出访人员，进行编组，制成名单;为团队所有成员办理各种出国手续;编制旅程表;召开全体出访人员预备会)③与邀请单位联系使其有所准备④指定专人负责做好订房和订票工作⑤做好文件资料及必备衣物准备⑥准备好出访经费

●办公室布局工作▲程序①分析不同部门业务特点对于办公条件的要求②设计平面图③选择办公家具、设施和装饰④采光、温度和通风▲注意事项①职工的人数②购买或租用的面积③机构的建制和办公空间的分类④组织经营性质内容⑤部门间工作联系⑥办公室间隔方式应符合工作需要和保密需要⑦走廊楼梯通道的宽窄和畅通符合安全需要，安排好公用区域⑧办公室顺应发展变化，在设计上讲究灵活性 ●改进办公室日常事务工作▲程序：①定义②评价③分析④改进⑤实施▲注意事项①工作流程应不受组织性质或功能性结构的束缚②流程应由职权明确的专人负责③流程要与其他流程及客户需求相结合④各流程应相互独立，又在整体上严密不漏⑤流程本身要有不断改善的空间和弹性⑥复检的次数越少越理想 ●办公模式：▲种类①在家②远程③虚拟办公室④临时办公桌⑤弹性时间⑥兼职工作⑦合同工作⑧交叉工作⑨项目团队▲模式变化原因：①组织结构的变化②办公场地的费用过高③城市日益严重的交通拥挤和上下班高峰时段的困难④高科技的发展，尤其是通信技术的改变⑤企业自身的发展需要更灵活的聘用人力资源⑥企业间的竞争加剧，使企业不断压缩工资费用等⑦宽松的社会环境中，人们希望最大限度的发挥自己的才干▲在家工作模式的优势①工作环境从办公室移到家中，节省办公空间和资金②能把往返办公室花费的时间用在工作上③有更大的灵活性安排管理自己的时间，安排工作与生活④减少高峰期交通拥挤，减少交通污染⑤工作人员也能减少交通费用▲定期合同制工作模式的优势①能灵活聘到非常优秀的技术人员或有特殊才能的人员②③④能在需要时将特定的项目承包给一个人或一个组织来完成⑤只支付完成该工作的费用，不用支付诸如医疗费、假期等费用⑥有的项目是在组织外的地方进行，节省企业空间和费用⑦所聘用人员工作有动力，效率高

●处理突发事件的原则：①快速反应，控制事态发展②以人为本，保护公众利益③公开透明，真诚面对公众④重塑形象，置之死地而后生▲《事故情况登记表》①日期②地点③涉及人员④证人⑤过程概述⑥填写事故记录簿的人员签名▲《工伤情况报告表》①完成表格人员姓名、身份②事故涉及人员姓名、出生日期、住址、职务③发生事故日期地点④事故的细节及对事故的看法⑤进行急救行动和医疗处理的情况⑥必要时记录事故证人的姓名职务⑦填写表格人员签名和日期▲预防及应对措施：①书面形式确定紧急情况处理程序②按照程序培训所有工作人员③张贴有关紧急程序④实行紧急情况模拟演练测试编写的程序⑤明确各级管理人员在紧急情况下所负的任务职责⑥保证配备相关设备和资源以随时处理紧急情况⑦保证定期检查和更新设备⑧保证工作场所有受过紧急情况处理培训的人员▲流程①及早发现，马上报告，并保护好现场②查找问题原因③成立临时指挥中心④控制源头、釜底抽薪⑤召开新闻发布会

●上司交办事务督查程序①交办②立项③登记④转办⑤承办⑥催办⑦检查⑧办结⑨办结回告⑩审核⑾立卷⑿归档

●制定工作计划▲方法①根据组织确定的工作目标和期限要求，一项项列出所要完成的伤务②区别重要的任务和紧急的任务③按照工作的轻重缓急和逻辑顺序百行数字编号标记出任务完成的时间前后顺序④列出完成每一项任务所需的资源和相关信息⑤明确完成每一项任务的各个阶段指标和估算的时间要求⑥指明每一项任务的负责部门或承担人以及负责人⑦从最终完成的时间期限向前推算各阶段工作应何时完成⑧明确工作进展的情况和出现的问题向谁报告⑨明确工作进展的情况和质量如何监督和管理▲程序:①估量机会②确定计划工作的目标③确定计划工作的前提条件④拟定可供选择的行动方案⑤评价各种备选方案⑥选择方案⑦拟定分计划⑧编制预算 ●制定承办期限规定程序:①调查本单位或组织在行政管理工作方面有哪些行为需要做出时间期限的规定②时间期限适宜标准③确定同一任务的不同承办周期④确定同一任务紧急情况不同的承办的不同承办周期

●办公室工作目标管理过程: ①建立一套完整目标体系②制定目标③组织实施④检查和评估●办公室工作量化管理:①优化劳动组合②定员定编③工作定额④定量考核

●获得设备使用权两种方式: ①购买:优点：设备柜购买者所偶，使用方便缺点：一次性付款费用高，保修期过后需额外维修费，可能很快会过②租用: 优点：初期费用低，可以用不断获得的利润进行补偿，不需额外维修费，新设备上市可随时更换升级。缺点：如过租期长，费用可能超过购买费用。在租赁合同到期前终止合同，违约金很高。●办公用品采购步骤①提出购买申请②审批落实经费③招标，选择供应商④签订供货合同⑤货物入库⑥支付货款 ●采购预选方案制定原则:①真实性②重点性③目标相关性④经济合理性▲编制采购预算程序:①确定预算的核算基数②进行市场调研③确定采购产品的种类及型号价格④编写预算方案⑤征求意见,完善方案▲注意事项①编制预算方案要调查研究，实事求是，不虚报价格②不追求高档③要购置的办公用品或设备必须与当前或预期所必需的④事先安排好要购置的设备所放置位置⑤慎重选择供应商，各方全面的比较⑥征求各方意见，方案切实可行 ●办公资源管理程序①了解本单位所有办公资源基本情况②对其进行分类,不同资源分类管理③对办公资源建档,记录应用情况(购买信息、保修信息、维护合同、操作指南、基本信息、设备情况列表、日志记录和故障登记)④定期进行数据分析

●信息开发主要形式①简报②索引③目录编制④文摘⑤信息资料册⑥简讯⑦调查报告▲程序①确定主题②分析信息材料③选择信息开发方法④选择开发信息的形式⑤形成信息产品

●信息▲利用程序：①熟悉信息的内容②确定利用需求③确定信息利用服务的途径④获取信息⑤提供信息▲反馈程序①明确目标②选择信息反馈方法③获取反馈信息④加工分析..⑤传递..⑥利用..

●文书▲审核程序①确定是否需要行文②审核文书内容③检查文字表达④检查文件体式⑤检查文书处理程序上是否妥善完备▲拟办程序①明确拟办范围②阅读文书内容③提出拟办意见 ●档案利用▲要求①依法开展利用工作②主动、及时开展利用工作③不断完善档案服务方式和手段④掌握本单位近期的重点工作、重大活动、据此开展档案利用▲程序①熟悉库藏②分析利用需求③选择档案利用方式(阅览室提供利用、档案外借、制发档案复制本、制发档案证明、提供咨询服务、印发目录、档案展览)④获取档案⑤提供档案 ●电子档案的特点：①非人工识读性②对电子技术和设备的依赖性③信息可变性④信息与载体可分离性⑤信息可共享性⑥多种信息载体集成性

第五篇：秘书实务期末考试复习资料

第一章 绪论

1.何谓秘书实务?其学科对象是什么?

秘书实务是秘书或秘书机构所实际从事的业务活动。秘书实务的对象是秘书业务活动，就是秘书或秘书机构为领导工作和机关工作的实施所采取的专业辅助行为。

2.秘书实务的研究范围和主要内容是什么?

秘书实务的研究范围包括：

①秘书业务工作的一般理论;②秘书业务工作的具体内容;③秘书业务工作的工作规范;④秘书业务工作的运作程序;⑤秘书业务工作的具体方法。

秘书实务的主要内容有：

文字工作、文书工作、信息工作、调研工作、会议工作、建议(提案)工作、信访工作、接待工作、谈判工作、随从工作、通讯工作、档案工作、保密工作以及其他事务性工作。

3.秘书实务的性质和特点是什么?

秘书实务的性质是专业性，它是秘书实务的本质属性。它表现在秘书职业的专门化、秘书业务的常规化、秘书职能的具体化三个方面。

秘书实务的特点是：

实用性、规范性、程序性和可操作性等。

4.秘书实务与秘书学概论、文书学、应用写作等学科有何关系?

秘书学概论与秘书实务之间是纲与目、总与分、虚与实的关系，也是统领与被统领的关系。

秘书实务与文书学、秘书实务与应用写作之间都具有交叉关系。

5.学习秘书实务的目的是什么?

直接目的是：

熟悉秘书业务知识，掌握秘书工作的内容、规范、程序和操作方法，提高从事秘书工作的实际能力。

根本目的是：

增加知识总量，培养专业素质，提高业务能力，以适应现代社会及秘书职业的实际需要。

第二章 秘书的一天

1.秘书修饰个人仪表有何意义?如何进行修饰?

秘书的个人形象，直接关系到组织形象和领导者的形象。为了给人以美好的印象，秘书应在上班之前对自己的仪表略加修饰。

修饰个人仪表主要是检查头发是否梳理，面部是否修整，指甲是否剪过;着装是否得体，领带(结)是否清洁，鞋子是否干净;化妆是否适中，首饰是否必要等。

2.秘书请求领导工作指示应把握哪些要点?

应把握以下要点：

①秘书请示的内容一般为：事关大局而又无权处理的问题，难度较大而又无力解决的问题，以及超出秘书职责范围的问题。对于在常规性工作中遇到的问题，秘书则不必事事请示。

②要做到主旨明确，要言不繁，态度谦和。切忌面面俱到，语言冗长，恃才不恭。

③要注意请示方法的选择，并把握好请示的时机和分寸。

④领导者在口头指示时，秘书要凝神聆听，必要时可做记录，然后予以复述。

3.秘书日常事务有哪些类型?如何分别处理?

秘书应按轻重缓急将日常事务分成三类：急办、必办和缓办。

优先处理急办事项，抓紧处理必办事项，抽空处理缓办事项，做到有主有次，有条不紊。

4.秘书下班之前如何“突击未了事宜”?

秘书应本着急事先办的原则，集中力量，加快速度，在最短的时间内完成某项工作。

5.秘书下班后继续工作应防止哪些不良情绪?

主要是烦躁、敷衍、抱怨等情绪。

6.如何正确认识“秘书无休息日”?

秘书的职责就是为领导工作服务，具有“无定时”的特点。虽然一般情况下应由秘书自行支配双休日和节假日，但是，如果领导工作需要,秘书在休息日也要继续工作，直至完成任务为止。领导如在节假日加班,秘书要有“奉陪到底”的精神。秘书工作的这一特点要求秘书有健康的身体和奉献精神。

第三章 文字工作

1.何谓文字与文字工作?

秘书工作中所说的“文字”指语言的书面表达形式，即文书或文章。所谓文字工作，就是秘书运用书面语言代领导者和领导机关记载及表达某种思想的专门业务活动。

2.秘书文字工作的意义是什么?

①秘书的文字功底，是秘书的基本素质; ??②秘书的文字表达能力，是秘书的首要能力; ??③秘书的文字工作，是对领导工作的重要补偿。

3.秘书文字工作有何职业特点?它们对秘书的素质提出哪些要求?

(l)写作活动的受动性。秘书的写作活动，一般受制于领导者或领导机关，而非秘书的自主行为，不是"有感而发"，而是"奉命写作"，不是"我要写"，而是"要我写"。 ??秘书写作活动的受动性，要求秘书一方面要注重知识的积累和更新;另一方面要随时准备接受领导者的交给的拟稿任务。

??(2)思维形式的抽象性。秘书在撰拟文书时，主要是运用抽象思维，即通过概念、判断、推理等逻辑形式，对事物进行分析、综合、归纳和论证，并以规范的书面语言加以表述。 ??秘书写作活动的抽象性，要求秘书不仅要具备扎实的现代汉语知识，而且还要掌握形式逻辑的知识。

??(3)表达方式的综合性。秘书的写作主要是撰拟文书。其表达方式是以说明为主，兼有记叙和议论。至于抒情和描写的表达方式，则不为文书写作所采用。这是因为，机关制发的公文，是用于记载和处理各种事务的书面材料，它具有很强的针对性、适用性和可操作性。 ??表达方式的综合性，要求秘书要熟悉记叙、说明和议论等表达方式的一般知识和操作要领，以及不同表达方式的语言风格。 ??(4)成文过程的程序性。秘书的写作活动，有着严格的先后次序。其中间环节既不可疏漏，又不可跳越，必须环环相扣。一般地说，一份正式文件的撰写，要经过交拟、拟稿、审核、签发等环节。如果是联合行文，还要经过会商、会稿、会签等环节。若是撰写法规性文件，还必须经过上级机关或权力机关的审议、通过、发布等环节。

??成文过程的程序性，要求秘书要懂得行文程序，严格按照有关规定行文。不能像一般文章的写作那样，强调"作者中心论"、"我手写我心"，也不能搞什么"文责自负"。

4.简述文字记录的一般过程。

文字记录一般过程为：备好笔和纸，随时准备记录;用心倾听和判断，快速做出记录;及时补充和修改，认真整理记录;需领导者阅示的记录材料应及时将整理后的文字材料上报。

5.文字记录的方法有哪些?

要点记录法;详细记录法;常用的速记法;特殊的标识法;笔记与录音并用法等。

6.简析文稿撰拟的宏观过程和微观过程。

文稿撰拟的宏观过程，是就秘书成长的一般规律而言，它包括朦胧阶段、模仿阶段和自如阶段。

文稿撰拟的微观过程，是就一篇文稿的成文程序而言，它包括准备阶段、起草阶段和审定阶段。

7.文稿撰拟的基本要求是什么?

文稿撰拟应该符合一般写作的要求，此外还应符合以下9点要求： ??①符合必须行文的原则;

??②符合国家现行的法律、法规; ??③符合党和政府的方针、政策; ??④符合实际情况; ??⑤符合领导意图;

??⑥提出的政策和措施要切实可行;

??⑦涉及其他部门或地区的问题要协调一致; ??⑧文字表达要合乎语法、修辞、逻辑;

??⑨格式、标点符号、数字、计量单位要符合现行标准。

8.文稿审核的主要内容有哪些?

文稿审核主要有以下六项：法律审核;政策审核;事实审核;文字审核;格式审核;程序审核。

9.简述文稿审核的三审制度。

文稿审核的“三审制”是指：

??①初审，即由秘书机构的专(兼)职核稿人员对初稿进行的审核; ??②复审，即由秘书机构的负责人对修改稿进行的审核; ??③终审，即核稿人员对领导者签发的定稿进行最后的审核。

10.文稿审核的方法有哪些?

(1)个人审核，即由一位专(兼)职核稿人员或秘书机构负责人独自审核;

??(2)集体审核，即由拟稿人、核稿人、秘书机构负责人或机关领导人共同参与的审核; ??(3)会商(审)，即由联合行文单位的拟稿人和领导人以会议或传阅的形式对文稿进行审核; ??(4)专家审核，即聘请专家、学者对文稿进行咨询性审核。

第四章 文书工作

1.文书工作的含义、作用和原则是什么?

文书工作，是指通过互相衔接的一系列环节，完成文书制发、传递、办理和保管的全过程，亦称文书管理。

文书工作具有以下作用：提高文书的质量;控制文书的总量;加快文书的运转;确保文书的安全;促进档案管理。

秘书做好文书工作应遵循以下基本原则：

??(1)准确无误──这是对文书工作的质量要求，也是第一位的要求。准确无误包括：文书撰制中内容上的准确和形式上的准确;文书传递、分发、投送各个环节要准确;文书办理过程尤其是"拟办意见"要准确。

??(2)及时迅速──这是对文书工作的时效要求。

??(3)安全保密──这是对文书工作的可靠性要求。安全原则包括两方面的含义，一是指政治上的安全，即保守文件内容的机密;二是指文书物质上的安全，即保证文件完好无损。 ??(4)力求精简──这是对文书工作的数量要求，主要指控制发文数量，克服官僚主义、形式主义和文牍主义。

??(5)集中统一──这是对文书工作的组织要求。 ??(6)党政分开──这是对文书工作的政治要求。

2.简述行文关系和行文制度。

行文关系，是指根据组织关系和职权范围而确定的公文的授受关系。行文关系的类型有：隶属关系的上下级机关之间的行文(上行文和下行文);无隶属关系的 机关之间的行文(平行文，仅“函”一种)。

行文制度，即机关行文必须共同遵守的办文规程或准则。行文制度主要有：相互行文制度;联合行文制度;逐级行文制度;文稿代拟制度;一文一事制度;公开行文制度等。

3.发文处理主要有哪些环节?

①交拟与拟稿 ②审核与签发 ③印制与校对 ④封发与传递

4.交拟、草拟、签发、印制、校对和传递公文有哪些注意事项和要求?

交拟时拟稿人必须弄清撰文背景、撰文依据、撰文意图、撰文要求。

草拟公务文书应符合有关规定和要求。

签发文书的要求：签发人对已签发的公文负有完全的责任;签发人必须明确签署意见，并写上姓名和时间;签署时应使用符合存档要求的书写工具和材料。

印制公文的基本要求是：内容准确;格式规范;页面整洁;字迹清楚;美观大方，便于阅读和保管。

校对的要求是：既要忠实于原稿，又要善于发现和纠正原稿中的差错;校对要达到一定的次数要求;校对要全面;正确使用校对符号;校对人员要在校样上签字。

传递的要求是：迅速及时;安全保密;手续完备。

5.收文处理主要有哪些环节?

①收文(含签收、分类、登记)与阅文;②筛选与传阅;③拟办与批办;④承办和催办;⑤立卷、归档与销毁。

6、阅文、筛选、传阅、拟办、批办、承办、催办各有哪些方法和要求?

①阅文的方法有泛读法、跳读法和精读法等。阅文的基本要求是：弄清文件的性质和大体内容;弄清文件的制发机关和主送机关;弄清文件的急缓程度和时限要求;弄清文件的秘密等级和保密期限。

②筛选的方法有：按文件性质和内容筛选，可分为必阅性、批办件和参阅件三类。筛选的基本要求是，既要减轻领导者的阅文负担，又要保证领导者能看到应看的文件。

③传阅的方式主要有：直接送传;专人送传;集中传阅等。传阅文件的要求有：掌握传阅范围;严禁文件核传;及时检查传阅情况。

④对阅知文件、阅示文件、阅办文件、建议文件等不同性质的文件，拟办意见的签署形式应有区别。拟办的要求是：要认真阅读文件，根据文件内容和性质提出拟办意见，拟办意见应力求简明扼要，并具有可选择性。

⑤批办意见的要求是明确、具体、简要，并写明批办人姓名和日期。

⑥对上级机关来文的承办一般采用传达、转发、翻印等三种办文办法。对所有文件的承办均应要求及时、高效、保密。

⑦催办的方法主要有：电话催办;发函催办;登门催办;会议催办。秘书部门催办工作的要求是：制度化，经常化，讲究说话的态度和方法，并及时将催办情况向领导汇报。

第五章 信息工作

1.什么是信息?信息有何特点?什么是信息工作?秘书部门的信息工作有何特点?

广义的信息，是指对各种事物运动特征和变化的客观描述。狭义的信息，是指通过一定的物质载体反映出来的新的有用知识。信息具有客观性、无限性、时效性、共享性、可传输性、可加工性和可扩散性等特征。

息工作，特指秘书获取、加工、传递、储存和利用信息的一系列活动。它是秘书工作的重要内容之一。

秘书机构的信息工作具有以下特点：服务性;综合性;针对性;适时性。

2.信息工作的意义和基本要求是什么?信息工作有哪些制度?

秘书做好信息工作具有以下重要意义：辅助领导者正确决策;协助领导者科学管理;开阔领导者与秘书的思路;提高秘书工作效率。

秘书做好信息工作必须符合以下基本要求;敏锐;准确;及时;全面;适用;经济。

信息工作有以下制度：信息专报制度;信息报送数量定额制度;紧急信息报送制度;信息稿件送审制度;信息采用通报制度;信息专题分析制度;业务培训制度;信息工作奖惩制度。

3.秘书获取信息的主要范围、渠道和方法有哪些?

秘书获取信息的主要范围包括：上级信息;内部信息;社会信息;同业信息;历史信息;国际信息。

秘书获取信息主要渠道有：信息网络;文书;书刊;调查;会议;信访;科研;档案;新闻宣传;通讯。

秘书获取信息的主要方法有：网络查询法;文字阅读法;收看收听法;会议记录法;相互交流法;专题调查法;随时观察法;索取求购法。

4.信息加工有哪些主要方法?

信息加工的方法主要有：归纳法;浓缩法;纵深法;扩充法;对比法;转换法;图表法;剪接法。

5.信息简报编写的要求是什么?

信息简报的编写应当符合以下要求：标题醒目;主题集中;内容新鲜;结构简单;篇幅简短;语言简洁，用最少的文字传递最大的信息。

6.信息深加工的要求是什么?

信息深加工必须符合下列要求：有高度;抓重点;找规律;提对策。

7.怎样理解秘书部门提供信息的对象的多元性?信息提供的要求和方式是什么?

??(1)秘书机构信息提供的对象具有多元性。

??首先是为本级领导机关提供信息,这是秘书信息服务的首要对象。秘书信息工作如同其他秘书工作一样，首先是为本级领导工作服务，为本级领导了解情况、正确决策、指导工作提供信息。

??其次，是为上级领导机关提供信息，上级领导机关要了解情况、进行决策、指导工作，必须依靠下级机关为其提供充足、准确、真实、有用的信息，因此，秘书部门应把为上级领导机关提供高层次、高质量的信息作为工作重要内容之一。 ??再次，是为下级机关和基层单位提供信息，本级领导机关对下级机关和基层单位负有指导工作的责任，因此，秘书部门也负有为下级机关和基层单位提供信息的责任，通过提供信息指导基层工作。

??在"三个提供"中，最直接、最主要的是为本级领导和上级领导决策提供信息服务。"三个提供"也是秘书信息工作的指导思想，"三个提供"是既互相区别又互相联系的辩证统一关系。如果一定要排出顺序，那么首先本级领导机关;其次是为上级领导机关;再次是为下级机关和单位提供信息。

??(2)秘书部门提供信息服务，必须符合以下要求：针对性、多样性、适时性、保密性。 ??(3)秘书机构提供信息的方式主要有：简报;电报;传真;网络;电话;音像制品。

8.信息存储的意义、要求和方式是什么?

信息存储的意义是：有利于充分利用信息资源;有利于开发深层次的信息;有利于提高秘书工作效率。

秘书机构的信息存储，应当符合下列要求：认真筛选;科学分类;系统完整;坚持不懈;便于检索。

秘书机构信息存储的方式主要有以下几种：计算机存储;信息简报存储;多媒体存储;信息资料存储。

9.高层次信息包括哪三个要素?高层次信息的特点和作用是什么?

(1)高层次信息应当具备以下三个要素： ??①有情况(情况要有明晰性、典型性); ??②有分析(分析应有深刻性、明确性); ??③有建议(建议要有创见性、可行性)。 ??(2)高层次信息应具有五大特点： ??①宏观性; ??②完整性; ??③典型性; ??④深刻性; ??⑤预测性。

??(3)高层次信息的作用是：

??有助于领导者作出全面性、严密性、导向性、准确性和预测性较强的决策。 ??(4)高层次信息应当符合四点要求： ??①要有高度; ??②要抓重点; ??③要找规律; ??④要提对策。

10.高层次信息开发的途径和方法有哪些?

开发高层次信息的途径是：对初级信息进行重点调研;对零散信息进行综合归纳;对积累资料进行升华突破。

开发高层次信息的主要方法有：中心跟踪法;热点扫描法;难点突破法;光点放大法;超前预测法;拓展延伸法。

第六章 调研工作

1.什么是调查?什么是研究?二者之间的关系如何?

调查研究是人们在实践中有意识地通过对客观实际情况的考查、了解和分析、研究，以认识事物的本质及其发展规律的自觉活动。

调查和研究是两个内涵不同而又紧密联系的概念：调查是通过各种方式方法获取客观实际情况;研究是对调查材料进行分析归纳和思维加工，以找到解决问题的对策和方法。

调查是研究的基础和前提，研究是调查的发展和深化，两者是一个互相联系、互相渗透、协调运动的有机整体。

2.秘书调查研究有何重要意义?

秘书调研的意义表现为：调研是做好秘书工作的基础;调研是发挥秘书参谋作用的基本途径;调研是锻炼秘书能力的重要方法。

3.秘书调研的特点和原则是什么?

秘书调研的特点是：奉命性;非常规性;补缺性。

?秘书调研除了要坚持唯物辩证法的一般原理外，还要遵循以下原则： ??(1)点上调研与面上调研相结合; ??(2)定性调研与定量调研相结合; ??(3)直接调研与间接调研相结合; ??(4)信息与调研相结合。

4.秘书如何进行调研准备?

①选择调研课题。选择的质量直接决定着调研能否取得相应绩效。调研选题的原则是：针对性原则;创新性原则;可行性原则。

②占有相关资料。围绕课题做好知识和材料上的准备，如掌握与课题有关的法律法规、方针政策、上级指示、相关理论和专业知识等。

③制定调研计划。拟定计划提纲一般包括以下内容：调研的目的和要求;调查的对象和范围;调查的时间和步骤;调查的方式和方法;调查的组织和分工;等等。

5.简述调查方式和方法的种类和要求。

调查的方式包括全面调查(普查)和非全面调查，非全面调查又包括重点调查、典型调查和抽样调查。

调查方法包括个别交谈、开调查会、现场观察、问卷调查、文献调查、统计调查和专家调查等。

选择调查方式和方法必须根据本次调查的具体目的。

6.秘书常用调查方式有哪些?它们各有什么特点?

??秘书常用的调查方式包括全面调查、重点调查、典型调查、抽样调查。

??全面调查是对有关范围内的全部对象逐一进行调查。其优点是能够提供全面准确的资料;缺点是花费较大，而且反映情况不够深刻、具体。 ??重点调查是在一定范围内，在所要了解的全部对象中选取重点对象进行调查。其优点是用较少的人力、物力、财力，调查较少的对象即可得到调查对象总体的基本情况;缺点是用重点调查的结果去认识总体，很难得到总体的精确资料。

??典型调查是有意识地选择某个或几个具有代表性的单位或个人，进行深人细致的调查，从中得出具有普遍意义的结论。其优点是既可节省人力、时间、经费，又可作深人细致的调查，掌握大量具体材料，发现问题，概括规律;缺点是因无法对典型的代表性作科学预测，不能对客观事物的总体情况作出定量分析。

??抽样调查是从全体调查对象中抽取部分样本进行调查，并以结果推断总体的一般情况。其优点是：与典型调查相比，因抽取足够数量的单位，所得数据可以从数量上推断全体;与全面调查相比，调查的单位少，时效高，费用省，故被广泛使用。

7.简述研究方法的种类。

??研究的主要方法有：比较方法;类比方法;分析方法;综合方法等。 ??这些方法既相互独立，又相互渗透、相互补充。

8.调研报告有哪些种类?如何写好调研报告?

??调研报告一般有五种类型：反映社会情况;介绍新生事物;总结典型经验;揭露主要问题;考察历史事实。

??要写好调研报告,必须做到以下三点：

??(1)内容要真。内容真实是写好调研报告的最起码要求，也是写作技巧运用的基本条件。这种真实性主要体现在以下几点：①材料要真实。其基本要求是"去伪存真"。秘书人员要将到手的材料过滤几遍后奠定素材基础。②情况要真实。秘书在调研报告中要通过事实说话。③针对性要强。④思想方法要对头，要用辩证唯物主义和历史唯物主义的观点和方法分析调研资料。⑤写作意图要清楚。

??(2)立意要新。调研报告的立意包括主题立意和用材立意两个方面。①主题要新，这样才能较好地反映现实生活中有代表性的事物发展的新思想、新问题，才能对现实生活和工作具有指导意义。②运用主题材料的手法要新，要把主题和主题材料统一起来，学会用主题材料阐明主题观点，用明确的主题观点统帅主题材料。

??(3)写作要精。①结构安排要精巧。总的要求是紧紧围绕主题架子，做到中心突出，简明扼要，层次分明，有点有面，具体生动。切忌繁琐、空洞、笼统和现象罗列。②语言运用要精练。最基本的就是提炼好比喻性语言和群众语言。此外，调研报告还可恰到好处地引用诗句、典故、名言等语言，对揭示事物的本质，阐明主题思想，增强文章的准确性、鲜明性和生动性，是很有意义的。

9.调研成果转化为社会实践的主要途径有哪些? ??调研成果的转化主要有以下途径：以文转化;以会转化;以信息转化;以宣传转化

第七章 会议工作

1.会议有哪些类型和功能?

??依据不同的标准可划分为不同的会议类型：按会议的规模划分，有小型会议、中型会议和大型会议;按会议的性质划分，有规定性会议、日常性会议、专业性会议、纪念性会议和座谈性会议;按会议的形式划分，有集中型会议和分散型会议;按会议的时间划分，有定期性会议和不定期性会议。

??会议具有以下功能：决策功能;指挥功能;沟通功能;协调功能;动员功能;控制功能。

2.会议工作的主要任务和原则是什么?

??会议工作的主要任务是：会议筹备;会议接待;会议组织联络;会场管理;撰制会议文书;组织会议选举;实施会议保密。

??会议工作的原则是：充分准备;严密组织;周到服务;勤俭节约;安全保密;提高效率。

3.会议准备阶段有哪些秘书工作? ?? ??(1) 制定会议预案 ??(2) 组建会议机构 ??(3) 发送会议通知 ??(4) 准备会议文件 ??(5) 布置会场 ??(6) 人员编组 ??(7) 制作会议证件 ??(8) 安排食宿和车辆 ??(9) 会前检查 ??(10) 接站与报到

4.如何制定一次正式会议的预案(会议预案的构成)?

??会议预案，就是会议的筹备方案。

??会议预案虽然没有固定的模式，但是，一般说来，应包括下列内容：

??(1) 会议名称。会议名称应根据会议的内容、主题和与会人员的范围等因素来考虑，切忌名不副实。

??(2) 会议主题。会议主题就是会议的主要任务或研究讨论的主要问题，也可叫议题。一般说来，一次会议最好有一个主题，尽量避免多主题。

??(3) 会议时间和地点。包括会期、会议召开和结束的具体时间，会议召开的具体地点。 ??(4) 会议规模。主要根据领导意图和参加会议的人数多少来确定。预案中应准确写明会议人数。

??(5) 参加人员。主要指参加会议人员的范围，即哪些人参加会议。 ??(6) 会议议程和日程。议程是对已确定的议题列出的先后顺序。日程是对会议活动逐日做出的安排，是会议程序的具体化。

??(7) 会议的组织领导。主要指会议组织机构的建立、人员组成和职责分工。 ??(8) 会议的日程安排。指对会议各项活动按先后次序做出的具体安排。 ??(9) 与会人员的食宿安排，包括规格和标准。 ??(10)会议经费预算和开支办法。

5.会场布置包括哪些内容?

??会场布置主要包括主席台设置、座次排列、会标、会徽、旗帜、花卉、灯光、音响布置等。

6.会议召开阶段有哪些秘书工作?

??(1) 会场签到 ??(2) 会间调度 ??(3) 会议记录 ??(4) 会议简报 ??(5) 会议选举 ??(6) 会议总结 ??(7) 后勤保障

7.如何组织会议选举?

??选举的一般程序是：宣布参加选举的人数和选举的内容;通过选举办法;通过监计票人、总监票人名单;检查票箱;分发选票;填写选票;宣布投票顺序和进行投票;开箱清点选票，报告收回选票数，宣布是否有效;进行计票;宣布选举结果。

8.会议结束后有哪些秘书工作?

??(1) 会议纪要 ??(2) 清理会议文件 ??(3) 组织代表离会 ??(4) 搞好宣传报道 ??(5) 会议工作总结 ??(6) 会后催办工作

第八章 建议(提案)工作 1.什么是建议(提案)工作?

??建议(提案)工作有广义和狭义之分：广义的建议(提案)工作，就是建议(提案)的征集、审查、交办和办理工作;狭义的建议(提案)工作，即建议(提案)交办后的办理工作，它是一项重要的秘书工作。

2.什么是代表建议?什么是政协提案?

??代表建议是人大代表向本级人民代表大会或者常务委员会提出的对各方面工作的看法、建议、主张、批评和意见的总称。

??政协提案是由政协的参加单位和委员向政协全体会议或常务委员会提出的、经提案委员会审查立案后交付有关单位办理的书面意见和建议。

3.人大议案与政协提案有何区别?

??主要区别为：

??(1) 性质不同，前者具有法律的约束力，后者不具有法律的约束力;

??(2) 内容不同，前者的内容必须是属于人代会职权范围，而后者的内容不受限制; ??(3) 产生过程和处理方式不同，前者由法定机关和代表提出，经人民代表大会或人大常委会审议后确定，后者由政协参加单位和委员提出，经政协的提案委员会审查立项; ??(4) 时限要求不同，前者不得在大会闭会期间提出，而后者不受时间限制。

4.建议(提案)工作的意义是什么?

??(1) 它是尊重人民群众民主权力的重要体现; ??(2) 它是密切政府与人民群众关系的重要渠道;

??(3) 它是人民政协发挥政治协商、民主监督、参政议政的重要形式; ??(4) 它是推动企事业单位民主管理的重要途径。

5.建议(提案)工作的原则是什么?

??办理建议(提案)要遵循以下基本原则： ??(1) 分级负责、归口办理的原则; ??(2) 积极主动、认真负责的原则; ??(3) 实事求是、调查研究的原则。

6.代表建议和政协提案必须符合哪些条件?

??代表建议须符合以下条件： ??(1) 必须由代表个人或联名向本级人民代表大会或者人大常委会提出; ??(2) 建议内容应是对各方面工作提出的建议、批评或意见; ??(3) 建议应以规范的书面形式提出; ??(4) 建议应依照法定程序处理。 ??政协提案须符合以下条件：

??(1) 提案由政协的参加单位和委员个人或联名提出; ??(2) 提案的内容应是国家机关各方面的工作或政协工作; ??(3) 提案的承接单位是政协全体会议或常务委员会; ??(4) 提案应以规范的书面形式提出;

??(5) 提案须经提案委员会审查立案，并交付有关单位办理。

7.建议(提案)办理的程序是什么?

??(1) 交办 (2) 承办 (3) 催办 (4) 答复 (5) 审查 (6) 复查 (7) 总结 (8) 报告 (9) 立卷 (10) 归档

8.如何撰写对建议(提案)答复的复文?

??撰写复文是答复的重要环节。对于复文的撰写应区分以四种情况：对建议(提案)所提问题已经解决的，复文应将有关情况作详细介绍和说明;对建议(提案)所提问题正在解决的，复文应将进展情况和措施加以介绍和说明;对建议(提案)所提问题已列入计划准备解决的，复文应将具体计划和方案予以介绍和说明;对于建议(提案)所提问题仅能留作参考或不可行的，复文应将有关政策规定和实际情况如实加以介绍和解释。

第九章 信访工作

1.什么是信访与信访工作?

??信访是社会成员通过书信、电话、走访等形式，向各级领导机关反映个人或集体意愿的一种社会政治交往活动。

??信访工作是各级领导机关依照政策法规，受理信访事项、调整信访关系的活动。

??信访工作由以下五个要素构成：信访人、信访受理者、信访事项、信访工作方式、信访工作效果。

2.信访工作的特点、作用和原则是什么?

??信访工作的特点是：群众性;经常性;政策性;思想性。

??信访工作的作用是：联系群众;民主监督;调解矛盾;反馈信息;维护社会稳定。

??信访工作的原则是：调查研究，实事求是;分级负责，归口办理;执行政策，依法办事;解决实际问题与思想教育疏导相结合。

3.信访工作有哪些主要制度? ? ??信访工作的主要制度有：领导阅信接访制度;机关分工协作制度;回音制度;回避制度;答复制度;奖惩制度。

4.如何处理匿名信、联名信、涉外信?

??处理匿名信应注意：要积极受理，对匿名信不另眼相看;要认真研究，对匿名信反映的线索不放过;要精心筛选，对匿名信中的信息不漏报。

??处理联名信应注意：处理要及时;工作要细致;预测要超前。 ??处理涉外信应注意：高度重视;平等相待;内外有别。

5.何为集体上方访?如何正确处理集体上访?

??集体上访，是指5人或 5人以上为反映同一问题而串联在一起，到上级机关提出共同要求的信访活动。它是信访矛盾激化的一种表现形态。

??处理集体上访，首先，应坚持预测预防与解决问题相结合;其次，应坚持归口办理与就地消化相结合;再次，应坚持原则性与灵活性相结合。 ??集体上访一旦发生，秘书部门应针对具体情况，采取以下方法：(1) 稳定情绪，控制局面。(2) 摸清情况，研究措施。(3) 领导出面，协调处理。(4) 区别情况，恰当处理。

6.如何做好上访老户的工作?

??对上访老户的处理方法是：要从维护社会稳定的高度做好信访老户的工作;认真解决好上访老户的思想和实际问题;加强纵横协调，集中力量联合办案;做好基础工作，在治本上狠下功夫。

7.信访案件查办的基本要求和程序是什么?

??信访案件查办的基本要求是：手续完备;案情清楚;定性准确;处理恰当;善后工作落实。 ??信访案件办理的程序是：初步核实;立案;转交;催办;回报;结案。

8.如何搞好综合反映?

??搞好综合反映应做到： ??定期整理来信来访情况; ??注意积累动态反映资料;

??及时了解党和国家的中心工作; ??关注群众情绪和思想倾向。

第十章 接待工作

1.什么是接待与接待工作?

??接待，就是对来访宾客的接洽与招待。接待活动由来访者、接待者、来访意图、接待方式等要素组成。 ??接待工作，是指一个社会组织在交往和联络中所进行的迎送招待、联系洽谈等服务性活动，它是秘书机构的一项经常性的事务工作。

2.接待工作有何作用?

??接待工作的作用是：展示形象的重要窗口;牵线搭桥的主要形式;获取信息的有效渠道。

3.接待有哪些类型?

??按接待对象的国别划分，接待可分为内宾接待和外宾接待。

??按接待的组织关系划分，可分为上级来访接待、平级来访接待、下级来访接待和群众来访接待。

??按事先是否有约划分，可分为有约接待和无约接待。

4.接待工作应遵循哪些原则?

??接待工作要遵循以下原则：热情大方;细致周到;确保安全;俭省节约;内外有别。

5.秘书如何做好接待准备工作?

??(1) 心理准备：要做到诚恳;尊重;合作;公平。

??(2) 信息准备：通过各种途径予以了解来宾的人数、单位、姓名、职务、来意等。

??(3) 方案准备：拟定出相应的接待方案，方案应包括接待方针、接待规格、接待组织、活动方式、接待日程、接待经费和生活安排等内容。

??(4) 布置与检查：较大规模的接待，应召开接待会议，布置接待任务，明确各自职责;还应对有关单位的准备情况进行检查，督促落实。

6.什么是有约接待和无约接待?

??接待按事先是否有约定划分，可分为有约接待和无约接待。 ??有约接待，即事先与单位领导或秘书部门有约定的接待工作。有约接待根据来客的身份和重要程度，分为高规格接待和日常的一般性接待。

??无约接待，即来访者没有与单位领导或秘书部门事先约定，而是临时来访的接待工作。对于临时来访客人，秘书也要有礼貌地询问客人的来意，再根据当时情况，凭借自己以往的接待经验，采取适当的处置方法，或婉言挡驾，或引介到有关部门，或报告领导者决定是否接见。

7.试述接待实施的一般程序。

??接待实施的一般程序包括：迎接及安排来宾生活;看望及商定活动日程;礼仪性会见与宴请;按日程开展活动;送别;小结。

8.接待实施有哪些具体要求?

??对上级领导机关来宾、平级机关来宾、本系统来宾、无约临时来宾等不同类型的接待，各有一些不同的具体要求。(具体阐述参见教材第274-276)

9.外宾接待有哪些具体内容和具体要求?

??外宾接待的主要内容包括：弄清来宾的情况;拟定接待方案;成立接待组织;准备有关资料;预订住房、车辆及有关事务;确定接待规格;安排会见、会谈、宴请、馈赠等实质性活动;提供事务性服务和迎来送往等。

??在接待过程中，秘书应该注意以下具体要求： ??(1) 严守外事纪律。 ??(2) 坚持平等互利。 ??(3) 尊重来宾习惯。 ??(4) 讲究礼节礼貌。 ??(5) 注意仪容服饰。 ??(6) 树立时间观念。

第十一章 谈判工作

1.什么是谈判?什么是商务谈判?

??谈判有广义和狭义之分。广义的谈判，是指人们为了实现各自需要，在一切场合下妥善解决某些问题而进行的协商活动。狭义的谈判，仅指在正式场合下，人们为实现各自的需要而进行的协商活动。

??商务谈判就是买卖双方为了促成买卖成交或解决双方争议、争端，以取得各自的经济利益而进行的磋商活动。

2.谈判的构成要素有哪些?谈判客体的含义是什么?

??谈判活动的四大基本要素是：谈判主体，谈判客体，谈判目的，谈判环境。

??谈判客体，简言之就是谈什么，是一个谈判的内容问题，它主要包括三个方面的含义：第一是谈判内容;第二是谈判议题，即条理化了的谈判内容;第三是谈判议程，即根据谈判目标所确定的谈判次序。

??(谈判客体不是指谈判对方的当事人，因为谈判对方当事人实际上也是谈判主体之一。这是一个容易搞混的问题。)

3.谈判的特点是什么?

??谈判具有以下特点：参加谈判的自愿性;构成谈判的平衡性;谈判方法的灵活性;谈判工具的言语性。

4.谈判的准备工作包括哪些主要内容?

??(1)信息准备，就是对与谈判有关的信息资料进行搜集、整理、分析或综合。

??(2)人员准备，谈判人员的良好素质和谈判班子的整体化是谈判成功的重要保证。因此，谈判人员的选择，谈判班子的组合，便成为谈判前的重要准备之一。

??人员准备的内容包括三个方面：① 谈判班子的规模。② 谈判人员的素质。③ 谈判人员的构成。谈判班子的人员构成，是根据谈判的类型和内容而定。对参加谈判的人员要进行必要的训练。

??(3)其他准备，主要包括拟定谈判方案、选择谈判时间和确定谈判地点等准备工作。 ??(4)模拟谈判。所谓模拟谈判，是指在重要谈判前提出各种假设和预测，并进行臆想性演练，旨在检验实施既定谈判方案产生的效果。

5.简述谈判的信息准备的内容、要求和搜集信息的方法。

??信息准备：就是对与谈判有关的信息资料进行搜集、整理、分析和综合，这是谈判取得成功的基础。

??信息准备包括三个因素：对方因素、己方因素和环境因素。 ??信息准备的要求是：准确、全面、适用、及时。

??信息准备的方法有文献查询法、媒体收集法和直接观察法等。

6.什么是模拟谈判?其意义是什么?

??模拟谈判是指在谈判前提出各种假设和预测，并进行臆想性演练。 ??谈判模拟的意义在于检查实施既定方案可能产生的效果。

7.简述谈判进行过程的三个阶段。

??(1) 谈判的开局：建立洽谈气氛;协商谈判议程;主动开场陈述。

??(2) 谈判的磋商：是谈判的关键性阶段，商务谈判的磋商阶段，就是讨价还价阶段，其主要内容有：提出开盘价;讨价;还价。 ??(3) 谈判的签约：是谈判的最后阶段，对于商务谈判来说，就是成交阶段，其主要内容有：最后的总结;最后的成交价;签定书面协议。

8.秘书在受权谈判中如何把握自身的双重角色?

??秘书人员作为领导者的参谋和助手，有时要接受领导者的授权授意而独立负责某项谈判活动。在受权谈判中，秘书人员既是本次谈判的组织者、责任者，又是领导者授权授意的体现者、执行者，应具有双重角色意识。

9.什么是谈判策略?秘书在受权谈判中如何制定和运用谈判策略?

??所谓谈判策略，是指谈判者在谈判过程中为达到预定的目标，根据形势所采取的行动方针和方式。

??秘书在受权谈判中制定谈判策略的主要步骤是：(1) 现象分析。(2) 寻找关键问题。(3) 确定目标。(4) 形成假设性解决方法。(5) 对解决方法进行深度分析，即对各种假设性方法依据"可能"和"有效"的原则进行选择。(6) 形成具体策略。

??秘书在受权谈判中，策略的选择和运用力求理解、融会贯通、灵活机动。因此在选择策略时要考虑以下四个要素：(1) 对象。(2) 内容。(3) 地位。(4) 阶段

第十二章 随从工作

1.随从与随从工作的含义是什么?

??随从就是跟随领导者外出活动。随从工作，是指秘书在跟随领导者外出活动期间，为保证领导者顺利开展工作所从事的一切流动服务活动。

2.随从工作有哪些类型和特点?

??按领导者出差的任务可分为调查研究型、检查考核型、处理问题型、看望慰问型、商务谈判型、参加会议型。

??随从工作的特点是：流动性大;时限性强;环境复杂;情况多变;工作要求高。

3.随从工作的意义和要求是什么?

??随从工作的意义是：有利于提高领导工作效率;有利于树立领导机关和领导者的形象;有利于锻炼秘书的才干。 ??随从工作的基本要求是：工作要主动;办事要细心，说话要谨慎;不要帮倒忙。

4.秘书在出差途中应做哪些工作?

??(1) 周密安排领导活动; ??(2) 热情接待来访人员; ??(3) 认真做好各种记录; ??(4) 及时上传下达; ??(5) 起草文字材料; ??(6) 做好通联工作。

5.秘书在出差结束后应做哪些工作?

??(1) 安排返程交通; ??(2) 处理出差资料;

??(3) 抓紧有关问题的落实; ??(4) 清理经济账目。

6.秘书的商务随从工作主要有哪些内容?

??(1) 确定旅行日程和任务; ??(2) 制定旅行计划;

??(3) 订票和准备旅行物品; ??(4) 周密安排旅行活动; ??(5) 返回后的工作。

7. 为领导安排商务旅行计划时应注意哪些事项?

??(1) 日程表应尽量详尽、有条理，按时间顺序排列; ??(2) 应考虑领导的健康状况，时间安排要留有余地; ??(3) 应准备充分的旅游资料，便于领导者利用闲暇游览; ??(4) 如是国际旅行应考虑"时差"问题;

??(5) 旅行计划应一式三份，领导者、秘书、领导者家属各一份。

第十三章 通讯工作

1.什么是通讯工作?其作用是什么?

??通讯工作就是对通讯活动的组织、管理和实施，它是秘书工作尤其是秘书信息工作的一项重要内容。 ??通讯工作能够在提高管理水平、增强办事效率、树立良好组织形象等方面发挥重要作用。

? 2.功能先进的电话有哪些?

??功能先进的电话有：录音电话、无绳电话、磁卡电话、移动电话和可视电话等。

3.简述通话的程序和原则。

??打出电话包括发话准备、通话、结束通话等程序; ??接收电话包括拿起话筒、通话、结束通话等程序。

??无论是打出电话或接收电话，都要遵循清楚、简短、礼貌、保密的原则。

4.意外电话有哪些?如何处置意外电话?

??(1)灾害电话。秘书凡接到灾害电话，一是要如实记录;二是要即刻向领导者报告;三是要迅速传达领导者的指示，并要求对方及时反馈有关信息。

??(2)纠缠电话。秘书接到纠缠电话，一是要明确谢绝;二是要佯称领导者不在单位;三是可请对方留言，并表示可以转达。

??(3)匿名电话。秘书接到匿名电话，一是要以礼相待;二是要记录对方通话的内容;三是要设法了解对方的姓名和身份，包括向领导者打听。

??(4)推销电话。秘书接收推销电话，一是要问清对方有何事情;二是要婉言谢绝，或直接表示"不需要××产品"。

??(5)恐吓电话。秘书接到恐吓电话，一是要处之泰然，平静地与之周旋，但要保持高度警惕;二是要利用现有的录音设备立即录音，以作为事后报案的证据;三是要及时向领导者报告，或请警方协助侦察。

??(6)性骚扰电话。秘书接到性骚扰电话，一是要即刻挂上话机，或严厉斥责，给予警告;二是要利用录音设备进行录音，以便见机报警。 ??(7)错打电话。错打电话是难免之事，秘书要以礼相待，不可出言不逊，也不可简单处置。

5.秘书应掌握哪些邮政业务?

??秘书应掌握邮政业务包括：国内函件寄递、国内包裹寄递、邮政特快专递、国际邮件寄递、电子信函等。

6.简述邮政函件的处理程序。

??(1) 邮件的发送程序：查对;登记;封装;交寄;结算。 ??(2) 邮件的接收程序：点收;分拣;拆封;登记;分发。 第十四章 保密工作

1.秘密与国家秘密的含义是什么?

??秘密，泛指不能公开的事项。国家秘密是关系国家的安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。国家秘密分为绝密、机密、秘密三个等级。

2.保密工作的含义和特点是什么?

??保密工作，是为达到保密目的所采取的一切手段和措施。保密工作具有封闭性、排他性、利益性、相对性和技术性等特点。

3.保密工作的意义和方针是什么?

??保密工作具有重要意义：关系到国家的安全;关系到社会的稳定;关系到经济和科技的发展;关系到领导工作的成败。

??保密工作的方针是：积极防范，突出重点，既确保国家秘密又便利各项工作。

4.秘书工作与保密有何联系?秘书工作对秘书人员保密有何特殊要求?

??秘书工作与保密的联系主要表现在：知密时间早;知密内容多;涉密程度深。

??秘书工作对秘书人员的保密要求是：增强保密意识;遵守保密法规;讲究保密艺术。这是因为秘书人员知密时间早，知密内容多，涉密程度深。

5.秘书应遵守哪些保密纪律?

??秘书人员要严格遵守保密纪律，做到： ??(1) 不该说的机密，绝对不说; ??(2) 不该问的机密，绝对不问; ??(3) 不该看的机密，绝对不看; ??(4) 不该记录的机密，绝对不记录; ??(5) 不在非保密本上记录机密; ??(6) 不在私人通信中涉及机密;

??(7) 不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密; ??(8) 不在不利于保密的地方存放机密文件、资料;

??(9) 不在普通电话、明码电报、普通邮局、普通信息网上传达机密事项; ??(10) 不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。

6.秘书的文书保密工作要注意哪些环节?

??文书是秘密的主要载体，文书保密是秘书部门保密的重点之一。文书保密主要包括以下环节：

??(1)涉密文件的撰制。 ??(2)涉密文件的传递。 ??(3)涉密文件的承办。 ??(4)涉密文件的移交。 ??(5)档案资料的保密。

7.秘书如何做好会议保密工作?

??秘书在涉密会议的会前、召开期间和涉密会议精神的传达等各个环节都要严格执行保密制度。

??(1)涉密会议的会前保密准备。首先，对会议的秘密程度要进行恰当的评估。其次，制定好会议保密计划和措施。第三，对会场进行安全检查。第四，要加强会前印制各种文件资料的保密管理。

??(2)涉密会议召开期间的保密管理。主要抓好以下三项工作：一是对与会者进行保密教育。二是严格执行保密纪律。三是运用先进的保密技术，如反窃听技术，反偷拍(摄影、摄像)技术等等。

??(3)涉密会议精神的传达要求。会议结束后传达涉密会议精神，应根据会议的密级和规定的传达范围，在有保密条件的地方进行，不得擅自扩大传达范围。

8.商业秘密的含义和法律特征是什么?

??商业保密，是指不为公众所知悉，能为权利人带来经济利益、具有实用性并经权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。

??商业秘密的法律特征是：秘密性、经济性和实用性等。

9.商务保密的内容和方法有哪些?

??商务保密的内容主要有：商业秘密文件和资料的保密;科研技术的保密;经营策略的保密;生产工艺的保密等。

??商务保密的方法主要有：行政方法;法律方法;经济方法;技术方法等。

10.秘书如何做好通讯保密工作?

??增强通讯保密意识;严格执行通讯保密有关制度;尽量采用先进的保密手段和技术。

11.秘书如何做好涉外保密工作?

??主要是在出国参观访问、外事接待两项活动中要严格遵守保密法规和保密纪律。(具体要求参见教材第389-390页)

12.秘书如何做好计算机信息系统的安全保密工作?

??计算机信息保密管理应注意：计算机使用前一定要经过技术安全检查;机房选址应安全隐蔽;涉密软盘由保密室统一管理;建立计算机互联网络须将保密措施列入设计方案;淘汰或报废的涉密计算机必须彻底消除机内涉密信息;加强对操作人员的保密教育和管理。

第十五章 其他工作

1.值班工作有何重要作用?

??秘书值班工作主要有：联络作用;过滤作用;应急作用;窗口作用

2.秘书如何做好值班工作?

??严格遵守值班工作制度，并做到认真负责;待人热情;细心耐烦;保持警惕。

3.印章的含义和作用是什么? ??印章是印和章的合称，主要指各级各类机关的公章和领导人的名章，它是领导机关和领导职权的象征。

??印章具有如下作用：权威作用;代表作用;凭信作用。

4.秘书如何做好印章管理工作? ??秘书部门在印章的刻制、印章的颁发使用、印章的保管等环节上都要严格遵守印章管理制度。

5.秘书如何做好领导日程安排工作? ??领导日程安排要遵循以下原则： ??(1) 统筹兼顾，有急有缓; ??(2) 围绕中心，突出重点; ??(3) 力戒排场，求真务实。

??秘书要为领导合理编制活动日程计划表。

6.秘书如何完成领导交办事项? ??办理领导交办事项的原则是： ??(1) 积极主动，千方百计;

??(2) 既要符合政策，又要灵活变通; ??(3) 件件有着落，事事有回音。 ??办理领导交办事项应注意：

??(1) 要态度和蔼，协商办事，不要居高临下; ??(2) 要坚持原则，按章办事，不要违法乱纪; ??(3) 要一视同仁，不分亲疏，不看人办事。

7.危急事件有何特点?秘书处理危急事件有何意义? ??危急事件的特点是：

??突发性;偶然性;意外性;危害性。 ??处理危急事件的重要意义：

??保护组织和人民生命财产的安全，最大限度地减少危急事件造成的损害，维护组织的良好形象。

8.处理危急事件的程序和方法是什么? ??处理危急事件基本程序是： ??现场保护和报告; ??调查和判断; ??预测和监控; ??处理和重建。

??秘书处理危急事件的基本方法是： ??查明情况;报告领导;

??通知有关部门抢救;随时掌握动态; ??写出《要事急报》;重建组织形象

第十六章 秘书礼仪

1.什么是礼仪和秘书礼仪?

??礼仪是指在社会交往中形成的、以建立和协调人际关系为目的、为人们所认同和遵守的行为规范或准则。

??秘书礼仪是秘书人员在履行公务、进行社会交往的过程中应该遵守的礼仪规范或准则，它是秘书修养的一项重要内容。

2.礼仪有何特性和功能?礼仪与道德规范有何关系?

??礼仪的特性是：社会历史性;交往规范性;继承发展性;复杂多样性。

??秘书礼仪的功能有：规范社交行为;塑造良好形象;协调人际关系;促进工作绩效。 ??礼仪属于道德规范的范畴，是道德规范中最浅层次的东西。

3.秘书在施礼时应遵循哪些原则?

??秘书施礼时应遵循以下基本原则：平等的原则;真诚的原则;尊重的原则;灵活的原则。

4.秘书在仪表方面应注意哪些事项?

??秘书服饰基本要求是：整洁大方;整体和谐;展示个性。 ??秘书美容主要是脸部的工作妆和发与手的保洁、修饰。

5.秘书在谈吐方面应注意哪些事项?

??秘书谈吐要遵循以下原则：晓之以礼，动之以情;适合语境，运用得体;机动灵活，注重实效。

??秘书还要注意礼貌用语，在与人交谈时应注意礼仪。

6.秘书在体态方面应注意哪些事项?

??秘书要熟练掌握和运用体姿规范，做到站有站相、坐有坐相、走有走相。注意运用手势、目光等来帮助传递信息，避免不雅的仪态。

7.秘书常用的礼节有哪些?

??在介绍人物、交换名片、握手、致意、鞠躬、送礼等行为中均有具体的礼节要求。

8.秘书服饰如何作到整体和谐?

??不能孤立地以衣物的质量来评价人着装后的美丑，而应从整体综合的角度来体现和谐一致。具体来说，就是要求服饰做到适体、入时、从俗。