参公事业单位“印章档案”管理的思考

2022-10-11

印章档案, 又被称为失效印章、损坏印章等, 是国家机构、社会组织和个人在从事科教文卫等活动中形成和使用过的印章, 是一种具有特殊载体形态并在历史研究、档案考证、文物收藏和艺术鉴赏等方面有着特殊价值的档案。印章档案是档案管理工作中的有机组成部分。

一、印章档案管理的特点

(一) 档案管理制度的相对独立性

管理制度的相对独立性主要体现为系统内部各基层单位档案管理部门之间、各基层单位与上级主管单位的档案管理部门在档案管理制度的制订与实施上千差外别、各自为政。具体可以分为以下几个方面:

1. 失效印章是否归档。

对于失效印章的管理各单位都有其特殊的管理方法, 有些单位制定了详细的《印章档案管理办法》;有些单位在制定的《实物档案管理办法》中提到了“失效印章”的管理;还有些单位尚未把“失效印章”作为单位档案管理的一个类别, 没有采取有效的手段进行管理。

2. 保管期限不统一。

有些单位参照档案行业标准《印章档案整理规则》 (DA/T40-2008) 对本单位保存归档的印章档案进行分类与保管期限的划分;有些单位把“印章档案”参照“实物档案”的管理, 保管期限“一刀切”, 全部划为“永久”;更有部分单位参照“文书档案”保管期限的划分来确定所归档保存“印章档案”的保管期限。

3. 档号编制不统一。

《印章档案整理规则》 (DA/T40-2008) 要求印章档号由“‘印章档案代号’、‘保管期限代号’、‘分类号’和‘印章枚号’”四部分组成, 其中“‘印章档案代号’、‘保管期限代号’由汉语拼音表示;‘分类号’按‘业务’、‘机构’和‘个人’进行分类”;参照《实物档案管理办法》的单位进行“印章档案”档号的编制时, 档号一般只包括“‘印章档案代号’和‘印章枚号’”两项内容, “印章档案代号”通常表示为“SHW·0*”或“SW·0*”。

(二) 全宗内印章档案保管的分散性

“同一全宗的档案不能分散, 不同全宗的档案不能混淆”是档案管理的重要原则之一。印章档案管理同样遵循这一原则, 但又有其独特之处, “事业单位的印章, 如因单位撤销、名称改变或换用新印章而停止使用时, 应及时送交印章制发机关封存”。因此, 同一个全宗的失效印章可能会分散保存在上级主管单位的档案管理部门和本单位的档案管理部门。

(三) 部门、机构失效印章数量增长较快

随着国家事业单位改革的推进和组织机构内部职能的优化整合, 事业单位内部组织机构调整速率相对较快, 部门、机构印章也随着机构的变迁而失去效力, 需要归档保存或及时销毁的失效印章数量增长较快。

(四) 失效业务印章收集较困难

业务印章是事业单位开展业务活动中使用的, 磨损、更新最快的一类印章, 但是这部分印章属于单位内部制发, 经常是由各职能部门自行刻制, 其中涉及到财务、合同和人事的印章一般只需向上级业务主管部门进行备案, 没有正式的印章启用与废止文件。档案部门难以掌握这部分失效印章的保管情况, 收集较为困难。

(五) 印章档案目录填制较难考证

印章档案目录填制中“使用起止时间”项较难考证, 主要与印章启用与废止的文件不齐全有关, 如果不填写“使用起止时间”项又会降低印章档案的查考利用价值。

二、印章档案管理的必要性

(一) “双套制”管理模式下, 传统印章仍在发挥重要作用

“双套制”管理模式即实行纸质文件和电子文件两套归档, 使之同处于存储的状态, 是档案管理由传统管理模式向数字化管理模式转变的一个必经阶段。这既是由信息技术、信息技术格式尚未统一所决定, 又与传统工作习惯和对电子文件法律证据性作用的认识有关。在实际工作中绝大多数单位通过本系统各单位之间的专网进行公文传递, 同时, 也都会保留一份纸质文件做归档, 电子档案与纸质档案并重, 以电子档案为主、纸质档案为辅, 以计算机为主要方式和手段的情况会持续相当长一段时间。因此, 传统印章仍在发挥着重要的法律保障性作用。

(二) 维护印章档案的完整、安全, 保障组织机构权益

失效印章归档保存是由印章的法律效力及档案的本质属性所决定的。众所周知, 印章是权利的象征, 代表着一个机构、部门或者个人, 一旦遗失必定会给单位造成诸多麻烦, 甚至是经济上的损失。失效后的印章也存在同样的风险。因此, 失效印章归档保存, 不仅维护印章档案的完整、安全, 同时也可保障组织机构的权益。在我国, 印章档案实行由制发部门收缴、归档的原则, 印章使用机构的文档管理人员进行登记造册, 归档前要界定应向本级档案部门还是上级单位档案部门移交。

(三) 印章档案是单位发展的历史见证, 需要有效管理

印章档案与所有实物档案一样, 都是单位发展的活化石, 具有历史凭证和重要的参考研究价值。每一枚印章就是一段历史, 能够真实地反映一个单位的机构设置和历史演变, 甚至是一个行业的发展简史, 诉说着经历的不同发展时期。因此, 印章档案的管理极为重要, 必须科学规划、统一管理, 以维护印章档案的系统安全。

三、提高印章档案管理水平的途径

(一) 提高全员的印章档案意识

通过培训与宣传等手段在单位内部营造良好的档案氛围, 提高广大干部职工的档案意识。绝大多数情况下, 档案收集不齐全是由于业务部门的工作人员对归档范围了解不清楚造成的, 作为档案管理部门的工作人员需要耐心细致地对归档范围做详细说明, 指导、帮助业务部门工作人员尤其是部门文书工作人员做好日常的部门归档记录, 才能确保印章档案收集齐全、完整。以长江航道测量中心的档案工作为例, 长江航道测量中心隶属于交通运输部长江航道局, 下辖八个基层处, 负责长江全线航道测绘工作。测量中心档案室负责整个单位的档案管理工作, 机关各处室及各基层单位配有兼职档案员, 通过对各部门兼职档案员进行培训教育, 形成良好的档案氛围, 让业务部门的文档管理员清楚哪些东西是需要归档保存的, 哪些东西是本业务部门产生的需要移交档案部门。再通过各部门文档管理员把档案意识带到组织、机构的各个角落, 提高全员的档案意识。

(二) 建立完善的印章档案管理制度

完善统一的管理制度可以防止各自为政和不作为现象的发生, 《印章档案整理规则》 (DA/T40-2008) 作为行业推荐标准, 有着广泛的适用性, 但其法律效力及特指性不够。在系统单位内部应由主管单位的档案部门制订统一的管理规范, 各基层单位参照执行。在制订印章档案管理制度时, 应明确归档范围, 做好印章档案的及时归档。凡机构合并、撤销、更名、内设机构调整以及印章因长期使用磨损严重等原因造成停用的单位法定代表人印章、各二级机构党政公章及文字说明, 均应纳入印章档案归档范围。

印章档案应按照“保持印章档案的历史原貌和有机联系, 有利于保管, 便于提供利用”的原则来归档, 归档前应对印章进行价值鉴定, 剔除无保存价值的印章。但是从实际工作来看, 为了印章档案的安全, 我认为在归档前可先不进行价值鉴定, 所有的失效印章先收到档案管理部门, 对需要移交上级单位档案部门的印章档案及时移交, 对破损严重或其他原因不必归档的印章档案, 由档案部门登记造册、集中销毁, 需归档的印章应按照印章档案整理规则进行归档。通常把印章档案的保管期限分为 (永久) 和定期 (15年) 两种。

(三) 结合实际, 做好印章档案的保管工作

档案管理部门对已归档的印章档案应先制作印模, 按照《印章档案整理规则》 (DA/T40-2008) 中印模制作流程, 根据单位的实际情况, 酌情降低要求, 但盖出的印模应做到“印模工整、印文清晰、图形完整、排列美观”, 需填写“印文、分类号、枚号、保管期限、材质、使用起止时间”等基本著录项, 以确保印章档案检索卡信息的完整。

对应归档的印章进行清洗, 所用清洗材料不应对印章有损伤。金属类印章宜选用煤油;橡胶及塑料制品类 (橡胶、橡皮、有机玻璃等) 印章宜选用洗洁精;骨质类 (骨、角、牙等) 印章可选用95%医用酒精或洗洁精。应避免长时间浸泡, 清洗干净的印章放在通风处晾干, 切勿暴晒或炙烤。清洗好的印章用透明胶封底, 以防再次启用, 与印模一起存放于优质无酸纸粘制而成的印章档案盒内保管。

摘要：本文通过对参公事业单位“印章档案”管理的特点进行深入思考、分析, 认为在实际工作中“印章档案”管理混乱的现象与各方对“印章档案”的认识密切相关, 只有理顺了权属关系, 从上而下制订明细的规范制度, 才能真正做好“印章档案”管理工作。

关键词：印章档案,事业单位,印章管理