我国医院人事行政部门效率提高的调查研究——以顺德某县级医院人事科为例

2022-09-12

1 顺德某县级医院人事行政效能的现状

顺德某县级医院人事科是市区级二甲医院的一个行政职能部门, 主要负责一切有关人事调动、人员配置、档案管理工作等的行政部门, 根据图1的组织结构图可见, 人事科主要位于行政组织结构图的第2层, 直接受院长的领导, 办公室的协助。由于办公范围主要涉及到医院整体人员组织管理问题, 人事科在人事上的任何变动, 都牵涉到其他相关部门日常工作量的变化。人事科是连接其他行政科室的纽带:如计财科的工资发放, 医务科的人事处理, 护理部的人员招聘, 党办团委的组织活动等, 无不需要人事科的发动、调遣与组织。

1.1 人事科人力资源组成的情况分析

顺德某县级医院人事科共有7人 (分析自表1) :1名科人事科室主任, 1名人事科副主任兼儿科主任医师, 3名中级管理职员, 2名初级职员, 人员布置基本符合老中青的合理搭配原则;但除了一名中级职员为男性外, 其他均为女性, 性别比例有所偏颇, 男性的声音和需要易在组织中被忽略;科室人员的性格之间具有一定互补性:外向与内向同在, 活泼与沉稳并存;专业具有多样性, 有利于知识的融通和组织工作地有效分配, 人员的背景和专长各有不同, 有利于人员的定向培养, 但部分人员没有医学背景, 工作上的知识储备有待补充;此外, 除了新进员工, 其他人员都已经组织家庭, 人员管理的动机和需求的具有一定差异性。

1.2 人事科工作开展情况的分析

1.2.1 科室人员有固定的工作范围

人事科的工作内容相对固定, 每个人都有自己负责的工作范围。彼此间相互分工, 共同负担科室行政工作, 每个人都要对自己的工作负责, 独立又彼此联系。一般一项工作的分配, 常出于工作惯性和科室人员对工作的熟悉程度来分配的, 一项工作由一个人常年负责到底。

1.2.2 工作随上级公文内容和主任指示而变化

一般人事科的工作内容易受政策变动、医院领导指示和集体会议结果的影响, 工作内涵的不稳定性经常是由上级文件的传达落实而引起的, 与办公室之间有很大的交接关系。工作的调整和重新分配主要由科室主任负责, 员工是具体工作的执行主体。

1.2.3 工作有等级轻重之分, 文件管理有别

人事科的工作具有很大的分层性质, 工作的轻重有按年龄和经验的分配特点, 年资高的职员一般负责保密性强、难度较高的工作。数据统计和文书写作也常指派固定的人员负责。

1.2.4 工作以医院整体人员为对象, 工作量大

由于顺德某县级医院是地区级的综合医院, 医院的全部职工接近2万多人 (含退休人员) , 一旦涉及某项工作的变化, 工作量的增加会在巨大的人员基数上显现出来, 而人事科的人力常由于时段性缺乏而造成工作节奏紧凑, 加班是常有之事。

2 顺德某县级医院人事行政效能低下的原因分析

2.1 人事科组织结构等外部方面的原因

2.1.1 缺乏临床工作人员的积极配合, 造成行政效能的低下

人事科的工作对象绝大部分是一线临床医护人员, 由于信息交流属于单方发送模式:主要以网上通告或飞信的形式发布消息, 缺乏信息的反馈的路径;加上临床工作者没有给予及时的配合, 原因多样:临时出差, 休假, 工作繁忙等, 因此, 往往会因为个别人员的耽搁而导致一项行政工作迁延数日, 继而拖慢其他工作的开展。

2.1.2 行政硬件设备存在时段性短缺问题

由于机器的配置以日常合理的最大化使用为标准来配给的, 人事科在全院进行人事安排和人员整改时, 往往涉及巨大的资料变动, 而这个时候, 机器的短缺与人手富余的矛盾便会尖锐化, 出现人浮于事的现象;机器在此时的调配就显得比较困难, 因为各个科室都需要用, 难以借出;加之资料的保密性, 难以借助外部人员的协助来提高行政效能;此外本科室的机器在长期的超负荷下工作, 功能退化及损坏现象发生率较高, 为日常的人事工作带来不便。

2.1.3 激励机制不完善, 缺乏制度化的激励机制

医院没有一个使用于行政科室的规范化激励制度。激励主要来自科室主任自发的物质和精神奖励, 奖励方式类似于发放福利, 人人均同, 没有体现个体差异性以及效率优先的原则。激励亦没有与个体显性或隐性需要相结合。精神激励与物质奖励常不对等, 信服度不高, 没有起到有效的激励效果。

2.1.4 人事部门的科室文化有待加强

人事科的组织文化没有清晰地指向, 其真正的推动优势并没有充分体现出来。人事科的管理文化属于潜在形态, 其建立基础在非工作时间的人际交流上, 文化的形成往往不是出于工作的目的, 而是出于人际关系融合的需要。科室人员并没有统一而清晰地科室文化概念, 员工对于科室文化乃至医院文化的理解普遍表示模糊。

2.2 人事科科室内部方面的存在原因

2.2.1 职能科长的对员工的具体工作过程不甚了解

人事科长对职权有合理的分配和适当的下放。职能科长虽摆脱了繁琐的基层工作, 可有更多的时间思考本科室的发展规划和协助上级部门完成本单位的参谋工作。但由于长期脱离基层岗位的工作, 造成在本职工作上的疏懒化和陌生化, 由于没有一线的实操, 通常不能深切体会到一线工作在完成过程中所存在的问题。同一件工作由于基层员工采取不同的方式, 虽然都能得到相同的结果, 但往往因为职能科长在等待结果中没有参与, 从而忽视了员工的效率问题以及被员工处理掉的潜在问题, 而导致长期的工作低效, 使潜在性问题慢性积累并发展成科室的顽固性恶习。不仅浪费人力, 在将来改革上也会阻力重重。

2.2.2 科室人员相互之间有相互推脱工作的现象

由于工作分配受科室主任的主观性影响高, 分配较随意。年资高的员工常借故技能所限, 在工作期间怠工, 拖慢工作进程, 加之员工之间的微妙关系, 老员工凭借年资关系、家庭责任为借口, 选择性地将部分工作转移新员工, 造成新员工工作量的增加。新员工由于在工作不甚熟悉的情况下承接过多的工作量, 往往蓄积有不良的厌工、愤懑等负面情绪, 影响员工的积极性和团结关系。

2.2.3 工作人员的计算机水平偏低, 电脑使用效率不高

科室人员对计算机软件的应用多属于初级水平, 普遍只掌握极其基本OFFICE软件。当面临巨大数据变更时, 常靠加班加点, 抽调人手来解决工作量问题, 而不是引进新的工作方式来提高效率;其次人事科仍然使用旧版办公软件而没有做出及时的更新调整;再者, 电脑新旧按科室人员层级分配, 而不是按工作需要来分配, 分配极不合理:工作量大的新职员常占有的是配置最低的电脑, 电脑运转速度慢, 信息经常发生堵塞, 甚至出现当机等问题。

2.3 人事科职能管理方面存在方面

人事科以集权为主要领导方式, 典型的高关系、低工作管理模式。领导通常不主动告知工作的目的, 仅以工作的方式和内容为分配的指标。员工经常处于信息接受方, 没有直接参与工作的设计和分配, 对工作目的导向不清。当彼此理解不一致时, 常出现工作结果的偏差, 继而导致集体返工和再次沟通问题。

其次, 员工工作内容比较固定, 没有工作内容上的流动, 对彼此负责部分并不十分清楚, 虽属同一部门, 但如果某一员工离开, 相连工作就无法顶替和接管, 造成时间上的延误, 导致行政管理成本的增加。

3 提升医院人事行政效能的相关措施

3.1 加强组织的管理和推进改革措施的实施

3.1.1 平时应该加强与临床科室的沟通和人际联系的建立

人事行政科室人员平时应主动加强与一线医护人员的情感交流, 利用行政查房以外的时间, 多下科室走动巡查, 了解各个临床科室的工作情况, 认真听取医护人员的意见。为了便于日常工作的开展, 对于工作的布置要提前多个工作日, 把预计拖慢的时间计入预算。要及时更新医护人员的联系电话和建立多途径的联系方式。

3.1.2 科长应该协助职员工作, 对基层工作要积极跟踪了解

科长应主动参与或承担部分工作内容, 以便切身了解各项工作的强度, 合理分配不同员工予不同的工作时间, 防止拖工现象。对基层工作要进行全面进行了解, 精细化管理。在员工上交工作成果的同时, 一并要求其复述该项工作的执行方式和操作过程, 并对工作全程做出应有的指导和评价。

3.1.3 激励要实施制度化, 按工作量的大小计入奖金

物质奖励要与精神奖励挂钩。激励的大小要依据员工的心理需求来实施, 譬如有家庭的中层员工一般发以基本生活物质, 新进青年员工可发以流行时尚用品等, 不同人员应施以不同的激励方式和选择不同的激励物质。激励应该注重过程和细节, 激励要与现实符合, 不可过多过泛, 以保证激励的效果。

3.2 监管人事行政人员的工作流程和规范计算机使用

工作的安排必须先进行工作指导, 确保每个职员通晓工作的目的, 开会时, 要求所有人员到场, 切忌开部分人员会议。这样不利于科室人员对彼此工作的沟通与合作。轮流指派科室一名工作人员负责每项工作的进程。对故意在单位时间内拖慢本职工作的员工要给予口头批评, 对故意将工作进行转移的员工, 要责令其取回工作内容, 限时完成, 必要时扣发当天奖金, 工作的时间必须依据工作的内容严格进行限制。

其次, 要加强科室人员的计算机技能的培训。规范计算机数据的录入格式, 不同人员使用电脑的习惯要进行统一, 避免在工作交接时出现接口断裂问题;科室电脑要进行重新分配, 对于要经常操作大量数据工作人员要配以最好的电脑, 其次类推;电脑要注意维修和数据保存, 电脑的文档使用也要注意加密, 电脑使用的痕迹要及时清理。另外, 对于时段性电脑的短缺问题, 可以与多个行政部门协商, 申请增加共同备用器材, 以备各部门在不同时段的抽调。

3.3 注重人才培养和科室文化的建设

人事科领导要注重自身领导能力的培养, 要加强与职员之间的沟通管理。要注意听取科室人员的反馈, 工作布置应该交代清楚前因后果, 以及想要达到的最终目的和操作的建议。科室人员有依据各自能力选择工作的主动权。要注意对工作进行阶段性总结和核对, 以免信息延迟导致集体返工。

员工的工作要按工作内容的特点, 进行定期轮转和重新分配, 以便使所有的员工对科室工作都能熟悉了解, 也能促进员工相互之间的理解和团结。当某个员工离岗时, 工作也可以进行有效地接替和更换。由于科室有2名人员分别面临休产假和退休, 下级员工应该在此之前给予更多锻炼的机会, 让其可以承担更为复杂的工作类别, 而不应只限于按经验和工作年限进行工作分配, 应注重人才的纵向发展。这对于工作人员的自然接替和培养有重大意义。

要注重建立科室文化, 高度统一科室的工作性质指标, 制定规范化的行为准则。科室人员的行为和言语要体现科室特征, 注重培养科室的凝聚力和荣誉感, 要注重改善环境设施, 凸显人事科的独特的魅力。

根据全面管理理论可知, 不同的管理对象具有不同的管理环境、管理组织架构和管理文化, 上述研究是以顺德某县级医院人事行政部门为研究对象的, 其制定的行政改革措施和解决路径带有地域性差异, 可予不同医院人事行政部门效能管理上的参考价值, 但由于选取对象具有一定的局限性, 不同地区要根据本地区的特殊情况, 具体分析。

摘要：医院人事行政部门是医院人力资源配置的主要行政机构, 承担了医院人员选拔, 人员升降和人事关系协调工作等职能。有关医院人事效能的提升问题历来是管理学界的讨论热点。由于医院人事行政科室的工作特点, 使其管理因各种内外环境和人为因素而导致长期的工作效能低下、人事管理成本的不断增加。如何通过科室的人力资源的合理配置来提高行政职能科室的工作效率, 减少行政管理的成本, 是本论文探讨的主要内容。目的:通过针对性的具体方案来激励人事科的潜在工作效能, 乃至提升医院整体行政科室的行政效能。方法是:以顺德某县级医院人事科为研究的对象, 通过对其行政现状、人力配置、职能管理等进行合理分析, 并针对相关问题, 提出一系列的解决措施和改革途径。

关键词：人事行政部门,提高效率,行政管理