填好高校科技统计报表之关键因素研究

2022-11-09

我国的科技统计工作始于上世纪七十年代末, 主要是开展科技统计方法的研究。我国高校科技统计历史不长, 1983年才开始较为系统地收集和整理科技统计数据, 1985年在全国进行了科学技术状况组织普查之后, 我国的高校科技统计逐渐步入制度化、科学化、规范化的道路。高等院校不仅是培养科技人才的基地, 也是科技成果产出的重要来源地。于是由教育部负责的高校科技统计报表应运而生, 为我国科技管理和宏观决策提供重要依据。

高校科技统计的主要内容有四个方面: (1) 科技活动人力的数量、结构, 以及他们在科技活动中配置情况的统计; (2) 科技活动经费来源、支出情况等; (3) 科技活动机构、课题、学术交流, 及其在不同科技活动中的分布情况; (4) 科技活动产出的情况。目前, 该科技统计年报表分理、工、农、医和人文、社科两大类, 内容覆盖了所有与各科学技术领域 (自然科学、工程技术、医学、农业科学、社会及人文科学) 中科学知识的产生、发展、传播和应用有关的活动。一年一度的科技统计报表填报工作是各高校科技管理人员一项繁重的工作, 要及时准确地填好科技统计报表, 做到以下几点是关键。 (1) 阅读填表说明, 简化并吸收其中概念; (2) 找准归口管理部门收集基础数据; (3) 理清表间逻辑关系, 按逻辑次序填写分表; (4) 根据审核要点校验表间关系。

1 阅读填表说明, 正确理解概念

新手对于报表中诸如“R&D、全时人数、非全时人数、非全时折合全时人数”等概念一定都极为陌生, 填表说明中的解释相对书面化, 此时就需要填表者将这些解释转化为自己的语言, 逐一消化。如“非全时折合全时人数”, 报表说明是这样解释的:“指几个非全时人员从事人文社科研究 (科研管理) 工作时间的百分比相加达100% (10个月) , 即折合一个全时人数。”笔者的理解是:“一年投入10个月用于科研工作, 算一个人 (全时人数) , 那么一年花一个月投入科研工作就算0.1个人 (非全时折合全时人数) 。”正确理解并消化这些相对陌生的概念是极为重要的, 只有全面理解了每个概念, 才知道自己所填为何物, 才有信。

2 找准归口管理部门收集齐全基础数据

科技统计报表中需要统计的有科技人力资源、科技活动经费、科技活动机构、科技项目、科技交流、技术转让与知识产权、科技成果及其奖励等情况。这些数据都不可能在同一个部门或是同一个工作人员手中, 甚至一个数据需要从多个部门的多位职员手中搜集经过整理得到。为确保统计工作的顺利进行, 找准归口管理部门一次收集齐全所需数据是极为重要的。下面以2 0 0 6年理、工、农、医类科技统计年报表为例说明找哪些归口管理部门收集相应数据。

表1科技人力资源情况表要求统计除人文、社会科学人员在外的学校在册人员的数量及其性别、年龄、学历、技术职务、原从事学科等结构。这份数据向学校人事部门征求是最准确及时的, 只需请人事管理部门提供一份包括以上信息的全校人员数据, 统计人员按统计报表要求进行整理和取舍即可。

表2科技活动经费情况表这份表格涉及学校一年内的科技活动经费收入和支出情况, 是所有表格中涉及面最广, 最重要的一张表。其中许多项目经费数据可从科技项目情况表中获得, 但诸如平台建设经费、人才队伍建设经费、学科建设经费等数据都需从归口管理部门获取。以浙江理工大学为例, 向实验室与设备管理处征求一份完整的有关平台建设全年收入与支出明细表, 即可得到主管部门专项费中的平台建设经费, 以及当年学校科技活动经费中的一部分;有关主管部门专项费中的人才队伍建设、其他学科建设经费, 学校科技活动经费都需从科技处、人事处和学科管理部门取得的数据经整理得到;在岗人员人均年工资向财务管理部门取得相关工资数据和人数, 统计人员经计算可得, 继而根据公式得出科研人员工资2。其实, 许多数据都需从不同的渠道收集后经整理得到。从不同的部门得到的数据会出现重复的现象, 根据笔者的工作经验, 统计人员不要请归口管理部门填表中数据, 只请其提供所有相关数据的明细表 (包括经费活动时间、发生经费活动关系部门、涉及人员等) , 自己分析整理更快速准确。

收集科技活动机构情况表中所需数据前, 应调查清楚学校的科技活动机构有哪些, 列好清单, 找准机构的数据负责人逐个收集数据。科技项目情况表中的数据既复杂又简单, 它的数据由许多大大小小, 不同来源的项目产生, 需仔细认真, 量大又耗时耗力, 这是该表的复杂之处。但该表的数据管理相对专业统一, 一般由科技处专人管理, 收集整理时方便, 这是其简单之处。其实, 科技交流、科技成果、科技奖励等情况表所需数据的收集也都类似。总之, 找准归口部门, 一次收集齐全基础数据是统计工作成功的一大半, 它为真正的填表工作奠定了基础, 铺平了道路。

3 理清表间逻辑关系, 按逻辑次序填写分表

以2006年全国普通高校科技统计年报表 (理、工、农、医类) 为例, 该报表包括9张分表, 各分表相互依存, 联系紧密, 同一分表之间的数据又存在依赖关系, 这些关系主要体现在表2、表4-2这两张关键的表格中。按正确的表间逻辑关系填表, 可以达到事半功倍的效果。

首先按系统要求录入项目相关数据, 经过系统校验、过录、生成可得到科技项目情况表 (一) 和 (二) , 即表4-1、4-2。科技活动经费情况表 (表2) 中大量的数据如“国家发改委、科技部专项费, 国家自然科学基金项目费, 国务院其他部门专项费, 省、市、自治区专项费, 企、事业单位委托经费, 国外资金”等多项经费的绝大部分甚至全部都是项目经费。而这些项目经费全都可以从表4-2中直接或经过组合得到, 操作时一目了然, 此处不具体赘述。这样就如同喘了一大口气般解决了繁杂的表2的一部分重要数据, 填表思路会随着这些数据的完成变得清晰。表间的数据也需严格按逻辑次序填写, 如科研人员工资2和在岗人员人均年工资之间存在公式计算关系, 只有知道了后者, 才能得到前者。这样的数据关系存在于不少地方, 理清了这些关系, 利用收集到的基础数据, 一切就都简单明朗了。其它表格在录入基础数据时细心, 适当注意逻辑关系一般都没问题, 不再细述。

4 根据审核要点校验表间数据关系

在完成了所有分表的数据, 经系统校验无误后, 生成并打印报表, 再对照审核要点细细检查是极为必要的。有些表间的逻辑数据无直接联系, 系统无法校验出错误信息, 但它可能因操作失误或其它原因致使数据与事实不符, 此时按要点认真修改即可。值得一提的是, 审核要点能让一位新手快速掌握主要的数据逻辑关系, 在填好表4-1、4-2后就对照着审核要点填其它表中的一些数据, 会形成“掌握了填表的整体思路”之类利于填表的良好感觉。

摘要：我国高校科技统计为科技管理和宏观决策提供重要依据, 一年一度的科技统计报表填报工作是一项繁重的工作, 为了提高报表数据的准确性和真实性, 尤其是对初涉高校科技统计的工作人员, 研究总结了填好科技统计报表的四项关键因素。

关键词：科技统计,关键因素,逻辑关系