合作办学初期档案整理的几点建议

随着教育国际化的深入, 中外合作办学已成为教育事业的重要组成部分, 中外合作办学对于推动教育事业的国际化, 引进国外先进的教育教学管理经验、优质的教育资源, 培养具有国际化教育背景和拥有较强职业竞争性的人才具有重要的意义。

合作办学初期, 办学双方主体都处于摸索阶段, 在这个时期, 各种形式的档案接踵产生, 但是条理并不明确, 如何从中获得有利用价值的信息, 对于合作办学的进一步发展起着至关重要的作用。精细化档案管理在合作办学初期, 能够加强外事信息资源的开发和加工。

档案的精细化管理应具体表现在几下几方面。

1 教学管理

学校的一切都是为了开展好教学工作, 教学工作是学校的中心工作, 因此, 合作办学中的教学管理档案是合作办学档案管理中重要的一条。教学管理档案主要包括在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子载体材料等, 是反映教学运行、教学管理和教学建设的重要标志性材料。

合作办学初期, 大多没有成立国际交流学院, 教学管理主要由项目所在系部和教务处实行二级管理。因此, 合作办学档案由教务处和相关系部派专人负责, 同时, 各系部也定期向教务处移交部分档案。两级部门虽都是教学部门, 但所接触的合作办学层次却有所不同, 因此所负责收集归档的合作办学资料也有所不同。

作为教学活动的执行单位, 合作办学项目所在系部最直接接触到教学环节, 可以获取教学活动的第一手资料, 特别是外教授课的档案管理, 对今后同门课程的教学安排有很重要的借鉴意义。

1.1 系部所负责的合作办学档案如下

教务处下发的各类教学文件;双语课教学计划、教学大纲、实习大纲、考试大纲;外教课程教学计划、授课时间、考试安排;学生双语课考试成绩、考查成绩册;外教使用教材, 教案内容;学生成绩单、补考安排;外教所参与的科研工作

1.2 教务处教学档案管理

教务处作为学校教学工作的职能部门, 是保证教学工作正常运行、稳步提高教学质量的重要指挥中心和政策措施制定中心, 由教务处负责的教学档案项目如下。

国家、省级教育主管部门下发的有关合作办学教学工作文件;教务处下发的各类教学文件;项目所在系的各类有关教学文件及资料;与外方签署的有关教学管工作的文件、会议纪要;教学督导情况汇编、学生评价情况总结合作办学初期, 双方主体由于同时处于合作的摸索过程中, 同时也由于受到中西文化差异的影响, 在教学安排上需要经过反复的探讨才能到达一致, 这个过程中, 产生了很多版本的教学安排, 都应细致加以搜集, 并加以利用, 获取经验。

2 师资队伍建设

师资队伍的建设是反映合作办学水平的重要标志。中外合作办学同时存在两个独立的办学主体, 教学过程中, 采用双语教学, 并且引入国外先进的教学理念和教学方法, 结合我国自身办学特点, 形成特有的教学模式, 这对教师提出了更高的要求, 对于师资档案工作也提出了新要求。合作办学师资档案主要应包括以下内容。

首先, 个人基本信息。包括姓名、性别、出生日期、证件号码、学历等。其次, 外语水平。作为合作办学的教师, 应具备普通高校教师的基本要求外, 这对教师的语言能力提出了更高的要求, 这点在档案中应着重表现。第三, 从业资格。包括业务水平、职称、工作经历、撰写的论文、设立的课题等。

第四, 国外经历。由于合作办学对教师自身素质有了更高的要求, 也就更加重视教师出国进修的经历, 特别是学校定期指派赴国外进行的职业技能培训, 技能培训的时间、内容、成果、证书等。

第五, 外籍教师的档案。外籍教师的档案应独立归档。外教的档案信息与中方教师基本信息基本相同, 但还包括:工作协议、公安局居留许可、护照签证复印件、来往信件等。同时也包括授课期间, 中方对于外教所进行的日常管理的材料, 比如, 向外教宣传的中国的法律法规、学校的规章制度等的纸质材料, 以及外教的工作表现等

3 教学质量监控

教学质量是合作办学的主线, 是合作办学竞争力的核心表现, 是所有教学活动的重要指标之一。教学质量档案能够保留教学质量的第一手资料, 有助于调研并能够促进教学质量的提高。一方面通过教师自身的工作量完成情况、教学工作奖励情况, 学生成绩档案、精品课程、教学成果、指导学生参赛等方式;另一方面通过教师自评、学生评价、督导组评价、领导听课记录, 学生座谈、集体讨论等形式。通过以上两方面记录下整体的及全方位的、动态的评价, 包括对教学活动各个方面的评价。

4 科研水平方面

合作办学是为了培养具有国际水平的人才, 在培养期间, 除了重视教学质量外, 还必须重视科研, 科学研究能够提高学校的教学质量。体现科研的外事档案主要包括参与的国际会议, 有关于合作办学的课题以及论文。在合作办学初期, 学校办学的重心往往会落在如何提高教学质量, 增加办学主体间的沟通, 涉及科研的外事档案相对比较少。伴随着合作办学的开展, 将开展多领域的科研合作, 借合作办学, 提高学校的科研水平。因此为了避免初期的科研材料丢失, 应从一开始就着手立档。

5 第二课堂

中外合作办学强调学生的外语运用能力, 并且在我国, 随着大学英语教学改革的不断深入, 现代英语的教学方式已经发生了巨大的变化, 教师和学生都不再满足于单一的传统课堂教学模式。合作办学课程安排紧凑, 课堂教学时间有限, 特别是到了大二以后, 由于专业课的增加, 外语课时量会相对减少, 使得听说读写能力较难继续发展, 这些局限都可以在第二课堂得到一定程度的弥补。学生第二课堂的档案内容主要可以包括。

英语角。英语角成为第一课堂教学活动的补充和延伸, 活跃了校园文化, 促进了英语学习, 激发了学生的英语学习兴趣, 外语广播电台。服务于英语爱好者, 也贴近同学生活、契合学校合作办学的需求。除播放外语教学配套资料外, 也设立外语教学辅助、语言等级考试及初、中、高级外语听说训练等方面节目。

最大限度地发挥了学校现有资源的作用, 最大程度地激发了学生运用外语的兴趣, 最全面地满足了学生享受外语的需求, 从而构建全方位、立体化的外语学习环境。

合作办学初期, 呈现的国内、国外双标准, 双要求特点, 对合作办学的档案管理提出了新的要求。为了充分利用外事档案的作用, 档案搜集整理过程中必须通过具体细分, 精细管理的方法, 以便发挥档案对于合作办学的实际意义, 切实为办学过程中遇到的实际问题提供参考意见和解决办法, 促进办学水平的提高。

摘要：在中外合作办学初期, 档案的搜集管理开发工作为中外合作办学提供坚实的法律保障及可靠的信息来源, 使得中外合作办学得以顺利进展。如何有效搜集外事资料, 并通过对资料的分析, 提取对中外合作办学有用的信息, 并及时对资料进行归档。

关键词：办学初期,档案整理