业主方现场签证控制要点浅析

现场签证是工程建设过程中一项经常性的工作, 现场签证贯穿于整个项目实施阶段, 是业主方投资控制的组成部分。从业主方角度看, 对项目投资成本有重要影响, 有关统计表明, 国际工程承包合同结算中, 通过签证所增加的造价占整个工程造价的5%左右, 国内建筑市场中, 由于工程量签证问题所引起的工程结算价的上升幅度可达5%~25%, 个别的甚至更高。加强施工过程中的现场签证管理, 是提高业主投资效益的一条重要途径, 分析现场签证控制要点对业主方而言有重要意义。

1 现场签证构成、产生原因

现场签证是发包人现场代表与承包人现场代表就施工过程中涉及的责任事件所作的签证证明[1]。现场签证广泛存在于工程量清单计价合同之中, 其金额一般包含在合同价款的“暂列金额”[2]项目中, 也有合同价款的列入“工程变更价款”项目中。

《建设工程工程量清单计价规范G B50500-2008》规定:承包人应发包人要求完成合同以外的零星工作或非承包人责任事件发生时, 承包人应按合同约定及时向发包人提出现场签证[1]。

一份完整的现场签证文件, 是合同的重要组成部分, 也是工程价款结算的依据, 同时现场签证文件也是合同索赔文件组成。现场签证往往需要明确反映事件多方的意见和责任, 故它的具体内容一般包括: (1) 签证时间、事由及原因; (2) 工程量及计算式、附图、相关文件材料; (3) 施工方提出的价款金额; (4) 监理工程师复核意见; (5) 造价工程师复核同意的金额; (6) 发包人意见; (7) 其他重要相关信息。现场签证文件格式可以参照《建设工程工程量清单计价规范GB 50500-2008》中的“现场签证表”[3]。

通常情况下, 引起现场签证的原因主要有四个方面, 即客观原因、业主方原因、设计原因和施工原因[4]。

客观原因包括:人材机涨价、自然因素、地基因素、交通原因、社会原因、法规变化等。

业主方原因包括:局部修改设计任务、优化调整项目, 或投资规划不当、组织不落实、建设手续不健全、未及时付款、协调不佳等。

设计原因包括:设计优化、设计错误或设计缺陷、图纸提供不及时、建筑结构水电变更等。

施工原因包括:施工组织设计不合理、质量事故、进度安排不当、项目组织协调不利等。

由于客观原因往往是不可抗拒的, 由此产生的现场签证几乎不可人为避免, 不过业主方许多时候也可以通过方案比选优化尽量减少现场签证费用。而对于由于业主方原因、设计原因、施工原因引起的现场签证, 业主方作为工程项目的主要组织管理者, 可以通过加强组织、管理、协调, 大幅度减小现场签证的数字和工程量以节约成本, 这也是业主方对现场签证控制的主要方向。

通常情况下, 建筑工程现场签证的主要类型是合同所在工程的工程变更引起的“非承包人责任事件”, 一部分是“合同以外的零星工作”, 而一些现场条件复杂的工程也可能“合同以外的零星工作”更多一些。工程变更可以由设计方、业主方直接发出, 也有的是业主方和设计方洽商或者业主方、设计、施工三方洽商后由业主方同意发出的。工程变更包括设计变更、进度计划变更、施工条件变更以及原招标文件和工程量清单中未包括的“新增工程”。控制现场签证的总量主要是通过控制所有的工程变更总量进而控制现场签证的途径来实现。

2 现场签证的特点

(1) 现场签证是工程造价管理的重要内容, 是工程量清单计价合同的组成部分, 是合同索赔的依据之一, 业主方与施工方签订的工程合同范围内的现场签证需要依据造价规范进行管理[5]。

对施工方而言现场签证也是施工方追求利润最大化的重要途径, 而且对现场签证的期望往往影响投标策略, 甚至有的企业为了在激烈的招投标市场竞争中取得合同不惜报不合理低价中标, 业主方对此类中标单位更是要依据造价规范, 有效规避施工方的假变更、假签证、假协议。

(2) 现场签证是业主方投资控制的一项内容, 应参考价值工程做好相关方案论证以及事前控制。

一方面, 为了优化工程项目的质量、控制进度等办理的现场签证对业主方具有正面意义, 应当果断选用此类方案。例如某业主方、设计方通过对某高层住宅进行房屋立面细部调整优化, 进行工程变更并办理现场签证, 由此可以产生的经济效益大于现场签证的费用。另一方面, 由于业主方、设计方、施工方、监理方等管理失误造成的质量弊病、进度延误、投资成本增加等, 由于其偏离了正确或最优的方案, 应当最大限度控制。

(3) 现场签证是业主方质量控制、进度控制相关技术措施、经济措施的产物之一, 业主方只有在管理措施事件发生时严格把关、落实才能发挥效益, 否则容易不达标并造成浪费。

当业主方将工程变更及现场签证作为“投资控制、质量控制、进度控制”纠偏方法结合到技术措施、经济措施中去时, 业主方若管理得当, 不仅能实现纠偏目的, 许多时候也能激励施工方;相反, 若管理不当, 反复调整, 不仅达不到效果容易造成较大浪费, 甚至还可能引起施工方不配合、抵制。

(4) 业主方的现场签证管理的主体。业主方企业的组织结构模式、业主方的管理水平、业主代表的人员素质, 决定了现场签证的效益大小。

在工程项目管理中不宜多头领导、分工不明, 传统的职能型组织结构显然有不足, 此时可以选用矩阵式组织结构[6], 小型项目业主方企业也可以直线型组织结构[6]。

业主方企业采用矩阵式组织结构, 项目部配备专业工程师、造价工程师时, 避免了矛盾指令和工作延误, 责任明确, 能有效的对现场签证进行管理。提高业主代表项目管理水平, 规范相关成本控制制度, 加强造价工程师、专业工程师的造价管理能力, 并较大程度上提高现场签证效益。若现场签证管理无序、混乱, 很容易造成现场签证多而乱, 总量上升。

业主代表的具有良好职业道德是当好业主代表的前提, 也是业主方避免因工作人员不作为或腐败造成假签证、多签证、重复签证的前提。业主代表丰富可靠的业务知识是现场签证的准确度的来源, 严谨负责的工作作风是现场签证公正、透明、完整的保障。

(5) 现场签证是项目管理中的经常性工作, 适宜在项目实施阶段初始就建立相关制度。对于工程变更较大、现场签证金额较大的应视情况调整原合同、签补充协议或者另立新合同。

(6) 现场签证不是孤立的工作内容, 它不是合同范围内容但往往与合同紧密相关, 需要合同有关业主方、施工单位、设计单位、监理单位各方认真参与才能完成, 它与投资控制 (成本控制) 、工程变更、设计变更、工程会议、工程洽商、工程价款调整、工程索赔、工程结算等紧密相关, 开展现场签证应由相关人员协调一致并与相关工作紧密结合。

3 现场签证的控制要点

综合上述现场签证的形成原因以及特点, 可以从宏观到微观不同角度归纳现场签证控制的几个要点。

(1) 业主方宜组建合适的组织结构模式, 配备合格的专业技术人员。

企业经理、业主代表是工程类专业技术人员, 熟悉造价管理和成本控制技术, 能及时有效管理现场签证的相关部门及员工, 是做好企业投资控制达到预期费用目标基本要求, 也是发挥现场签证效益、控制现场签证总量的有力保证。

中小型建设项目, 可以采用直线型组织结构模式, 或者直线职能型组织结构模式, 配备能胜任的专业工程师:在一个经理的管理下, 总图与设计、招标采购、建筑、结构、给排水、安装等工程师齐全, 造价工程师常驻现场。

大中型建设项目, 可以采用矩阵型组织结构模式, 组建标段工程项目部, 现场签证管理由各项目管理部负责, 采用横向为主的项目管理部为中心的模式, 每个项目管理部建筑、结构、给排水、安装等专业工程师齐全, 造价工程师常驻现场, 并使公司职能部门 (三控三管部门、总图与规划、总工程师、总经济师、人事、财务等) 充分参与。

(2) 业主方依据造价规范和相关标准, 制定适合本企业或本项目的现场签证制度。

业主方可以就经济签证的目的、范围、职责、权限、程序及要求等做出详细规定。职责如某房地产公司规定:“工程部负责现场签证, 总工室、成本控制部配合”;权限如如业主方规定, 如“在合同预备金限额内, 一次签证的经济金额在3万元 (含3万元) 以下, 或工期延误在5天 (含5天) 以内, 由现场代表审核后, 经审核人员核定报职能部门负责人审批”[7];程序如“工程签证现场勘察由工程部主持, 对于约定勘察的时间, 均须严格执行, 工程签证必须一事一签, 随发生随签”;“监理公司、工程部、项目部未按时办理完成, 公司将给予通报批评或罚款”等等。

(3) 在项目总图规划、设计及现场施工阶段, 业主代表与“总图与设计”、“总工程师”、“总经济师”、投资控制等部门要尽可能的参与投资控制, 提前准备预案使由于客观原因造成的经济签证尽量减少。同时, 业主方也应加强自身管理水平, 在此期间最大限度减少因业主原因引起的现场签证。

(4) 严格控制设计招标, 选择素质好、服务佳的设计单位, 合同管理时要明确设计违约责任。

在施工图设计阶段及施工图交付阶段, “总图与设计”、“总工程师”、“总经济师”、投资控制等部门要尽可能的参与设计管理, 使施工图文件全面、准确、无误地表达建设方案。此阶段是避免设计缺陷、优化设计文件的最好时期, 也是最大限度减少因设计原因造成的现场签证的关键时间段。

(5) 做好施工招标和施工合同签订, 应在合同中明确签订有关现场签证的详细条款, 使现场签证有据可依, 并为工程价款调整、工程索赔与反索赔、工程结算打好基础。

(6) 开工前, 业主方、施工方、设计方、监理方做好图纸会审和第一次技术交底。良好、全面、准确的图纸会审能在工程施工前切实避免许多因图纸、技术问题造成的不必要现场签证。

开工后, 现场工程例会、技术交底、工程洽商也能在每道工序开展前不断更正、优化施工, 避免不必要的现场签证。

(7) 项目施工阶段, 业主方可以通过合同管理, 推进工程变更高效、合理、规范的开展。

对于工程变更中的设计变更制度, 一方面要通过合同管理鼓励设计单位在施工阶段及时有效地做好设计后期服务, 紧密配合施工优化图纸文件弥补图纸缺陷, 另一方面, 业主方也要通过合同约束适度放权鼓励业主方工程部门、施工单位、监理单位在设计服务不佳时根据有关规范规程标准、现场条件及设计文件, 灵活采用安全、经济、可行、高效的方案。而对于设计有重大缺陷, 或服务不佳或无设计跟踪服务的情况, 业主方应考虑视情况更换设计单位以避免更大的损失, 并索赔原设计单位。

工程变更在设计文件缺陷多时表现为设计变更多, 而设计优良时则表现为其他变更多。对于设计变更以外的其他工程变更如进度计划变更等, 应依据合同和工程施工组织设计、技术方案等文件订立切实、有效的程序和制度。

(8) 现场签证格式要求:文件格式可参照清单规范, 数据、文字表达要依据相关标准规范表述准确, 内容要全面真实, 计算规则要套用正确, “一事一签”、“随做随签”, 并且“四方 (业主方、施工方、监理方、设计方) ”会签完全。

某些现场签证往往分两部分:工程现场办理的签量不签价格的现场签证表, 而具体价格、金额由业主方投资控制 (造价部门) 核定或工程决算时由造价咨询单位审核, 此时应注意在合同中将现场签证办理的方式予以明确。而对于一些包干价现场签证, 则应由造价工程师直接核定金额。

(9) 现场签证表应与工程合同、工程变更、工程洽商记录等一起组成完整的现场签证文件, 必要时须附图, 添加现场测量、勘察文件, 或现场测算文件。每个组成文件, 都应有相关人员按权限签署意见。

(10) 业主方应对现场签证文件进行有效的信息管理, 及时、妥善、完整地保存现场签证原件。既方便现场签证随工程进度款结算, 也方便工程价款审计决算, 同时也可以防止业主方因现场签证原件丢失出现纠纷的情况。

(11) 隐蔽工程的现场签证, 业主方应要求施工单位在隐蔽前提出现场勘测计划, 业主方工程部们在工程隐蔽前组织测量。若施工方未及时提出测量计划或工程部门未及时组织测量, 致使隐蔽工程无法测量, 此时应事前在合同中依据相应规范标准约定此部分现场签证规则。

(12) 对于已发生或者不可避免发生的工程变更, 如果现场签证金额较大或者工程量较大较难接受, 业主方首先要加强造价分析, 在保证工程顺利完工交付的前提下, 积极与施工方进行协调价格, 或进一步的寻求第三方调解。

如果此类工程变更、现场签证不能接受, 若已发生, 可以通过调解仲裁、工程索赔或司法诉讼解决纠纷;若尚未发生, 则要进一步论证方案, 避免“盲目上马”造成更大损失, 同时做好工程变更“上马”后相关证据保全, 争取在决算审计、工程索赔中寻求有利地位[8]。

4 结语

业主方在工程建设中, 只有重视分析现场签证特点, 加强现场签证的管理, 把握现场签证控制要点, 提高现场签证的质量, 才能有效地降低实施阶段的工程造价, 保证业主单位的资金得以高效地利用, 发挥最大的投资效益。

摘要：现场签证是工程建设中的经常性工作, 是工程价款调整的重要依据, 也是业主方控制投资费用目标的重要内容, 本文将浅析业主方现场签证有关的人员、制度、程序要求等多项控制要点。

关键词：造价,现场签证,业主方

参考文献

[1] 中华人民共和国住房与城乡建设部.建设工程工程量清单计价规范GB50500-2008[S].中国计划出版社, 2008.

[2] 中华人民共和国住房与城乡建设部.建设工程工程量清单计价规范GB50500-2008[S].中国计划出版社, 2008.

[3] 中华人民共和国住房与城乡建设部.建设工程工程量清单计价规范GB50500-2008[S].中国计划出版社, 2008.

[4] 筑龙网.建设工程工程量清单计价规范实施手册.筑龙网, 2003.

[5] 筑龙网.建设工程工程量清单计价规范实施手册.筑龙网, 2003.

[6] (美) 罗宾斯, 等[著], 孙健敏, 等[译].管理学.中国人民大学出版社, 2004.

[7] 福州地区大学城建设领导小组办公室.现场签证管理制度 (试行) , 二○○五年四月.

[8] 恒大地产集团有限公司.建筑工程索赔技巧[J].山西建筑, 2007 (16) .