档案资料收录与整编流程的规范化

2022-12-07

事业单位是国家调控的社会公共服务组织, 事业单位内部人员结构关系着日常办事效率, 对人力资源制定完整的调控管理体系, 有助于实现人事队伍的最优化配置。因此, 事业单位要注重人事档案资料收录于整编工作, 对档案资料利用与保管体制执行全面改革。

一、人事档案的重要性

人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的, 是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。任何一个单位组织都必须注重人事档案管理工作, 其不仅是对岗位职工的精细化管理要求, 也是实现人力资源最优化配置的关键。

二、从档案管理制度实施规范化

档案管理是对资料收录于整编的综合化管理, 从多个方面对资料采取管控措施, 提高了档案信息使用的规范化水平。笔者认为, 事业单位人事档案管理需从材料归档、检查核对、传递使用、统计审查等方面开展。

(一) 材料归档

人事档案收录前期, 必须要做好材料归档工作, 控制好相关资料信息, 避免出现材料整编失误等问题。材料归档主要是对材料进行鉴别, 看其是否符合归档的要求;按照材料的属性、内容, 确定其归档的具体位置;在目录上补登材料名称及有关内容。

(二) 检查核对

一般来说, 事业单位人力资源体系复杂多样, 每一个岗位人员需收录的资料形式不一。对档案资料内容检查、核对, 这是整编流程最为关键的一点。检查的内容是多方面的, 既包括对人事档案材料本身进行检查, 也包括对人事档案保管的环境进行检查。

(三) 转递使用

档案的转递一般是由工作调动等原因引起的, 为了保持档案资料的完整性, 事业单位职员要随时调整档案所在的区域、单位、部门。因此, 事业单位接受新职员档案资料时, 也要按照标准进行整编处理。例如:转递的大致程序如下:取出档案、档案注销、填写通知单、包装、密封。

(四) 统计审查

所有资料整编完毕, 管理人员要详细统计资料内容, 对其中相关数据进行二次审查, 提高档案资料的准确性。人事档案资料审查主要有以下几项:人事档案的数量、人事档案材料收集补充情况等, 每一项都要按照步骤执行操作。对审查中发现的问题, 必须及时与职工本人核对, 重新编制或修改后备档存储。

三、从档案利用制度实施规范化

人事档案收录了事业单位各个职工的具体情况, 为单位日常调控与管理提供了相关参考。档案资料收录于整编过程中, 要充分考虑档案资料利用机制, 编制合理的资料分配与使用方案, 才能提高档案信息的可利用性。

(一) 查阅

事业单位根据人事档案分配需求, 设立阅览室以供利用查阅, 提升档案资料整编与利用效率。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方, 以便调卷和管理, 也为收录于整编操作流程提供了方便。例如, 事业单位设定专用阅览室, 为资料收录、处理、存档等创造工作平台。

(二) 借出

档案借出是资料整编常见问题, 由于单位或职工使用要求, 会出现借出资料等使用要求。管理人员要详细审查档案借出要求, 借出库房须满足一定的条件, 比如:本机关领导需要查阅人事档案;公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等;这些都是资料整编管理不可缺少的内容。

(三) 证明

出具的证明材料可以是人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料, 也可以是人事档案材料的复制件。事业单位档案管理准则规定, 在出示证明材料时可选择档案资料为参考, 但必须经过管理人员批准申请, 才能把档案作为一项证明, 资料收录与整编应注意证明材料调用要求。

四、结论

机关事业单位发展关系着社会现代化建设, 人力资源是保证事业单位办事效率的关键, 搞好人事档案资料管理是十分关键的。档案资料收录与整编是一套规范化流程, 每一个环节都要按照步骤执行操作, 才能努力提升资料资源的有效利用率。针对传统档案资料管理模式的不足, 管理人员要编制一套完整的收录于整编方案, 努力提升现有档案资料的综合利用率。

摘要：人力资源是机关事业单位战略化运营的基本保证, 全面发挥人力资源价值对事业单位发展有很大帮助。为了进一步挖掘人力资源可利用价值, 事业单位必须做好人事档案管理工作, 针对现有档案管理体制实施优化改革。本文分析了人事档案的重要性, 从档案管理、档案利用等方面提出科学的资料收录与整编方案。

关键词：人事档案,收录,整编,规范化