我国企业档案工作标准、规范与标准化研究

2022-09-10

档案工作实现标准化是档案管理工作的发展趋势, 通过标准化、规范化, 可以给档案工作提供新的先进管理技术和管理方法, 加速档案工作的现代化发展进程。因此, 对企业档案工作标准、规范进行研究, 对推进企业档案工作标准化的实现大有裨益。

一、企业档案工作相关标准及规范化文件概述

(一) 《工业企业档案分类试行规则》

为深化企业档案业务管理, 提高现代化科学管理水平, 促进企业档案工作的整体建设, 更好地服务于企业生产、经营管理和技术进步, 特制定本规则。该规则于1991年7月4日由国家档案局发布, 是工业企业档案分类的规范性文件, 其他非工业企业亦可参考使用。

(二) 《企业档案管理规定》 (档发[2002]5 号)

2002年7月22日由国家档案局、国家经委、国家计委联合颁布, 并于2002年9月1日正式实施。该《规定》经过多次修改, 最终确定为二十一条, 既考虑到了当前企业档案工作实际, 又着眼于企业改革与发展对档案工作提出的与时俱进的新要求, 对于进一步依法规范企业档案工作行为, 更好地为企业改革与发展服务, 对企业档案工作具有指导性意义。

(三) 《企业档案工作规范》 (DA/T 42—2009)

由国家档案局2009年11月2日发布, 2010年1月1日实施, 属于中华人民共和国档案行业标准。

规范共有9部分组成, 分别是:范围、规范性引用文件、术语和定义、档案工作总则、档案工作组织、档案工作制度、档案业务工作、档案信息化建设以及档案工作设施设备。该规范对企业档案工作各方面进行了细致地分析和规定, 可以说是企业档案工作的方法和技术指南。

二、关于不同标准、规范性文件的优势及存在问题分析

(一) 修订《工业企业档案分类试行规则》, 适应新时期企业档案工作形势

《工业企业档案分类试行规则》 (以下简称《规则》) 是1991年7月4日发布, 1992年起执行的。《规则》对规范工业企业档案分类、提高工业企业档案科学管理水平起过一定的作用, 但该规则已执行了二十年之久, 工业企业的档案发生了很多的变化和发展, 为适应现行档案工作, 该规则应该做相应的修订。

第一, 随着档案种类增加, 企业档案种类的提法也应更加丰富灵活。

1991年制订的《规则》是以当时工业企业涉及的全部档案为对象。随着社会发展和科学技术进步, 企业档案种类日益增加, 档案分类对象及范围已经改变, 分类原则也必然发生变化。分类表其作用是便于档案管理与开发利用, 但由于众多新的档案的产生, 无法根据分类表给出与其相对应的准确且统一的类别号。故而, 企业档案种类的提法也应作相应的扩大和调整。

第二, 企业档案类别分布可按档案特点、企业职能综合均衡划分。

在现行《工业企业档案分类表》中, 将企业档案分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类是按照企业的职能特点来划分的, 但由此分类表可看出党群工作、行政管理、经营管理、生产管理均属于文书档案, 这样将文书档案分散在企业档案的各类别中, 并不利于文书档案的查找与利用。另外, 工业企业中, 产品、科学技术研究及基本建设均属于该企业的核心业务,

可以根据工业项目的筹划准备阶段、研发与建设阶段及完成与竣工阶段进行统一分类, 形成成套的业务档案。综合考虑这两点, 可以将企业档案分类先以档案数量、特点, 再结合企业职能来划分, 也就是说将文书档案、业务档案和企业设备仪器档案、会计档案、人事档案一样作为一个大类管理, 在文书档案类目下再设党群工作、行政管理等, 在业务档案下再设产品类、基建类等, 使企业档案类别分布均衡合理。

综上所述, 工业企业档案分类在新时期档案管理工作中已暴露出它的局限性, 企业档案内容增加了很多, 原分类原则已难以适应。一是原分类方案已无法准确概括企业档案丰富的种类;二是企业档案分类中依据企业管理职能的分类方法不够科学。企业档案分类应先以企业档案的形成特点及其内容, 再结合企业管理职能来划分, 这样, 企业档案分类的一级类目就可更加简化, 分为文书档案、业务档案、设备档案、会计档案、人事档案等, 这不仅保持了工业企业档案之间的有机联系, 便于档案的科学管理与利用;也推进了企业档案管理现代化的发展。

(二) 关于《企业档案管理规定》和《企业档案工作规范》的思考

1. 两个标准性文件的比较。

这两个规范、标准均是对企业档案工作的宏观层面的全面、概括的要求, 《企业档案工作规范》可以说是《企业档案管理规定》的衔接, 《规定》发布时间较早, 对企业档案管理工作的要求较为概括笼统, 使企业尤其是新建企业缺少建立健全档案管理工作的规范;新时期的企业档案工作, 需更为详尽、系统的对企业档案工作的要求, 《企业档案工作规范》便应运而生了。

前面也介绍到《企业档案管理规定》仅有二十一条, 围绕企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作提出了概括性要求, 而《企业档案工作规范》作为档案工作行业标准, 就更加细致, 更加具体, 从企业档案工作的方方面面入手, 涵盖了档案工作各环节、档案工作人员及档案设备设施等, 较之《规定》更具操作性。

2. 关于《企业档案工作规范》的思考。

第一, 发布的重大意义。首先, 《企业档案工作规范》成为法律法规与企业档案工作间的纽带。企业档案工作是企业管理的基础工作, 为企业管理工作提供依据, 为企业实现经济效益和社会效益发挥重要作用。《企业档案工作规范》的制定, 一是, 可以为企业领导、档案部门和档案人员提供业务指导, 保证企业档案工作正常、有序、规范的开展;二是, 其作为中华人民共和国档案行业标准, 虽不能像法律法规一样发挥强制性作用, 但同样为档案行政管理部门提供监督管理依据, 为完善企业档案工作法制化发展奠定基础。其次, 符合国际标准对企业档案管理的要求。《企业档案工作规范》正是基于ISO9001标准领导为先、系统管理、全员参与的思想, 同时又借鉴ISO15489.1《档案管理通则》中对信息化条件下档案管理系统的设计思想, 提出档案信息化建设的基本要求, 不仅符合国际标准和国家政策对企业档案管理的要求, 同时也适应了企业档案信息化、标准化、规范化的发展趋势。最后, 为评定企业档案工作质量提供指南。《企业档案工作规范》可以说是《企业档案管理规定》在新形势下的补充和发展。其不仅对企业档案工作的组织结构、制度建设、岗位职责、基础设施建设及档案人员的素质等方面做出详尽的规定;而且对企业档案从收集到开发利用的各环节也做了具体的要求, 内容涵盖全面, 便于企业领导及档案工作人员掌握和操作。

第二, 《企业档案工作规范》的作用。首先, 进一步促进了企业档案工作标准化的发展。企业档案工作从最初的自发阶段到规范化管理, 经历了漫长而曲折的历程。近二十年来企业档案工作标准化发展, 取得了一定成效。但是对企业档案工作管理的标准仍以单项标准居多, 急切需要有一个引导性的宏观文件。《企业档案工作规范》在新的历史和技术条件下孕育而生, 它使得企业档案工作有章可循, 也能够进一步保证档案管理质量, 保证最佳秩序, 保证方便利用, 保证安全维护。其次, 为企业可持续发展提供了保障。随着社会主义市场经济体制不断完善, 企业竞争便越来越激烈, 企业档案工作作为企业工作的基础和保证, 在企业市场竞争中扮演着十分重要的角色;企业要想取得行政许可, 申请产品专利, 了解企业历史沿革等, 没有完整准确系统的档案来进行咨询、参考、佐证将难以完成。《企业档案工作规范》依据我国有关法律法规要求和信息化发展战略, 制定系统、全面且适用性强的企业档案工作标准, 对健全和完善企业档案管理体系, 促进企业可持续发展及档案信息资源建设大有裨益。最后, 为档案行政管理部门业务指导提供标准。企业档案工作是国家档案工作的重要组成部分, 对我国经济发展和信息资源建设都有十分重要的意义。企业档案工作不能只停留在对本企业自身档案的管理及利用中, 还应适应整个档案工作国际化、标准化、规范化的发展趋势。《企业档案工作规范》正是使得档案行政管理部门业务指导更加规范化, 更具说服力。

第三, 对《企业档案工作规范》存在不足的思考。

企业档案文件的归档基本范围与分类规则, 难以适应企业档案信息资源建设发展。

《企业档案工作规范》对企业产生的各类档案信息资源还是难于完整、准确、全面地表述。因为随着企业的转型、重组和深化改革, 促使企业档案收集的内容、范围都在不断地深化、扩展。企业资源的人、财、物、产、供、销及相应的物流、信息流、资金流、管理流、增值流等档案信息在企业内部相关机构中产生、变更着。这些档案信息反映的内容与《企业档案工作规范》划定的档案归档范围存在着较大的差异, 使现在极大部分大中型规模企业档案部门不能掌握全面、准确、动态的企业相关信息并进行归档分类与编目。《企业档案工作规范》同样将文件归档基本范围划分为“经营管理类”、“生产管理类”、“行政管理类”、“党群管理类”、“产品生产类”、“科研开发类”、“项目建设类”设备仪器类”、“会计业务类”、“职工管理类”, 以上档案分类均未涉及到的企业专门档案和业务档案如何管理的问题和制定归档指导标准。如果企业档案文件归档基本范围与分类规则滞后于企业各类信息的发展速度, 将不利于企业档案信息资源的整合。企业档案的分类规则必须与企业档案信息化进程相结合构成完整的企业档案信息资源体系, 为今后企业发展阶段的工作决策和经营活动等提供历史积累资料和现实积累数据。