也谈我馆利用汇文进行流通借阅的体会

2022-09-11

应天职业技术学院2002年筹建, 2003年7月经省政府批准为一所全日制民办普通高等院校, 当年新招学生近600名, 图书馆仅有二间小教室作为临时借书处和阅览室, 二名馆员只能用传统手工操作来为读者服务。后因学院超常规、跨越式的发展, 图书馆也随着学院的壮大而壮大, 在校生从2003年的近600名到现在近8000名, 馆舍面积由刚建馆时的两间小教室到现在15000多平米。2006年3月份开始使用新一代文献管理“汇文”系统, 实现图书馆工作自动化。

汇文文献信息服务系统Libsys3.0, 是新一版的Libsys图书馆信息自动化系统;在许多用户馆的热诚参与下, 继承了上一版 (Libsys2.0) 的优秀特性, 提供了更为友好、更为简洁的操作界面;全新推出强大的功能使图书馆工作更有成效、更加便捷, 是当前用户群较大、知名度较高的图书馆自动化管理软件之一。我馆采用该系统实行图书馆全面的计算机现代化、自动化管理。为尽快地将这套系统运用到流通借阅管理中去, 我们做了如下准备工作。

1 建立有关数据

汇文文献流通管理子系统的主要业务功能模块包括:信息代码管理、读者证件管理、违章处理、超期罚款、赔款/退赔、预约、预约到书处理、催还、临时延期、读者数据维护、读者及书刊借阅信息查询和工作量统计等管理, 具有对各种参数的设定功能。通过参数的设置能有效地实现书刊的流通管理、阅览管理和借期管理。流通业务管理子系统功能齐全, 具有比较友好的操作界面。由于我馆始建于2003年, 当年下半年来馆工作的二名新馆员经过培训后对到馆新书进行上磁条、贴条码等初加工, 然后分类、编目并建立卡片目录登记造册。2004年底采用WORD文档表格法将2003年始到馆新书按题名、作者、书号、出版社、索书号和条码号一一造好, 在编目上已经建立了比较完整的书目数据, 为今后图书流通计算机管理奠定了良好基础。这次在启用汇文文献信息服务系统管理之前, 我馆邀请相关技术人员按该系统的要求, 在原数据表格的基础上作些适当修改, 然后顺利地套录入新系统中, 并调试成功, 节省大量重新回溯建库时间, 加快我馆实现计算机现代化管理的步伐, 使我馆对读者服务外借工作上了一个新的台阶。

读者数据库是依在校学生的有关数据信息, 按班级集体转入。教职员工由于人员分散, 不便集中管理, 采取随到随入的方式。其建库的原则是:没有还清所借图书馆的书刊不予办理新的借书证, 这对于外借的图书期刊起到了加强催还作用。

2 培训上岗人员

流通部门的工作人员, 过去习惯于手工借阅方式, 随着计算机管理的普及应用, 那种借借还还的被动服务形式将被高层次的读者服务所替代, 这对图书馆工作人员的知识结构提出了严峻挑战。我馆对工作人员在计算机使用汇文文献信息服务系统方面的培训, 从实际情况出发, 按不同层次、不同工作环境采用不同的培训方法, 主要是进行校外培训, 馆内现教现学的形式, 以能进行本职工作, 掌握使用该系统专业技术基本知识、基本技能的操作方式、方法为目标, 使大家能尽快适应新的工作环境, 更好地为广大读者服务。

3 运用条码数据

流通借阅管理子系统涉及的主要业务功能模块包括:借书、还书、续借、预约、系统选项参数设置、读者及书刊信息查询、工作量统计等管理, 从而有效地实现了对书刊的流通信息、读者信息的维护以及与读者相互操作的功能。流通借阅管理子系统所管理的数据包括书目、读者、权限管理等信息。书目信息应当是对采编系统数据资源的直接利用 (包括回溯书目数据) 。读者、权限管理等信息是流通系统处理的主要数据对象。该系统具有比较友好的操作界面, 操作简单直观、思路明晰, 比较符合实际的流通借阅业务操作流程。编目人员对建库时出现的问题, 发现后及时修正, 争取时间, 保证尽快对全院读者开放, 最大限度地减少闭馆时间。开馆之后对流通在外的图书, 图书馆及时进行催还通知, 还回的图书随即贴上条码扫入库中。

这样在我馆借书处流通口用汇文文献信息服务系统进行图书流通自动化管理, 主要处理三种数据: (1) 建立有关的读者数据, 即读者的姓名、性别、单位、类别、证件号、条码号和借阅范围。 (2) 建立有关的书目数据, 即图书的索书号、条码号、题名、书号、著者、出版社、价格等等。 (3) 反映读者借阅行为的有关数据, 即用条码阅读器将借书证条码和图书条码扫入系统中, 计算机马上显示图书的借期、册数和其它项目的管理情况。总之, 使用流通自动化管理看起来简单, 但执行的功能是多样的, 其主要功能有: (1) 自动控制读者借书册数和还书日期。 (2) 还书时自动检索所还的图书是否超期, 并按规定显示超期的处理方式。 (3) 自动进行预约借书登记。 (4) 自动打印有关通知单和有关催还单。 (5) 及时收集图书借还数据, 报道藏书借阅状态。 (6) 迅速准确地记录或注销图书流通过程中的数据如借书证条码号, 图书条码号等等。 (7) 自动进行各种统计分析。

4 浅谈几点体会

4.1 新软件系统的应用必须注意部门间的密切合作

发挥团队精神在系统环境下开展图书馆各项业务工作所出现的一些新特点, 各部门单位、各工作环节的业务标准和操作规程必须尽量保持一致。因此各部门间必须密切配合, 注重协同, 否则任何一个环节的异常变动都可能造成整个系统运转紊乱。

4.2 新软件系统的应用必须加强馆员业务再培训和素质再教育

软件再好, 也需人来进行操作。新软件系统使用之前必须对馆员进行技术水平、业务能力等诸方面培训, 提高馆员们的基本素质, 使之熟练掌握。馆员们不但要熟悉自己业务工作, 而且还要能够辅导广大读者。可以组织专门的培训班, 对各岗位工作人员进行培训。只有这样, 才能在新系统应用中及时发现问题、及时解决问题, 并结合实际情况使用好新系统, 使系统发挥最大的成效。

4.3 新软件系统的应用必须做好对读者的宣传辅导工作

因为软件系统的应用不仅要对馆内的工作人员进行培训, 同时还要注意对馆外广大读者进行宣传。比如怎样在网上进行检索、如何在网上进行预约和续借、如何查询等有关业务功能的运用。让读者以最短的时间、最快的速度灵活运用新软件系统, 及时获取个人所需的图书馆文献信息资源。

总之, 通过一年多应用汇文文献信息服务系统在流通借阅自动化管理, 给我们全体馆员的感觉是:利用该系统软件在流通借阅过程中加快了速度, 减少了误差, 简化了手续, 提高了效率, 达到事半功倍之效, 使图书馆和读者都受益非浅。馆员们更加深刻认识到信息时代每天都有新的知识出现, 为此我们的观念必须随着时代的发展而发展, 我们的知识必须随着时代的更新而更新。知识的更新, 素质的提高, 是一个艰苦的改造过程, 作为新世纪的图书馆馆员必须要尽快适应这个过程。

摘要：汇文文献信息服务系统在我馆形成局域网已两年多, 使我馆在采访、编目、流通、典藏、统计、连续出版物和电子阅览室计费管理上都实现了现代化、自动化, 全馆人员和广大师生读者都感到受益非浅。笔者就汇文文献信息服务系统在流通借阅方面的利用, 谈一些粗浅体会。

关键词：汇文系统,图书馆,流通借阅,利用