秘书公关能力的培养

第一篇：秘书公关能力的培养

浅谈高校二级学院行政秘书的自我定位与能力培养

【摘 要】高校行政秘书作为一支新兴队伍，在高校管理工作占据着举足轻重的作用。高校管理的不断成熟对行政秘书的工作提出了更高的要求。本文从行政秘书的自我定位及能力培养两方面讨论了高校行政秘书的角色问题。

【关键字】行政秘书;自我定位;能力培养

高校二级学院办公室是学院工作的窗口，而行政秘书在办公室建设与学院发展中发挥着举足轻重的作用。高校管理的不断成熟对行政秘书的工作提出了更高的要求。它在“上传下达”学校的有关精神，“左右联系”学院师生及同事之间的团队合作，“内外沟通”学院内部及学院与其他职能部门之前的公关协调，发挥着越来越重要的作用。这就要求行政秘书要充分了解职责分工中对自己的角色期待，才能脚踏实地服务好教学和科研，服务好教师与学生，从而体现自己的岗位价值。

一、高校行政秘书的自我定位

1、综合性与专一性的统一

二级学院行政秘书的工作头绪多，事物杂，范围广，具有很强的综合性。工作范围几乎涉及到二级学院机关工作的各个方面。除了要完成每天各类报刊文件的分发传阅、各个会议的筹备与后勤服务，各种来电来访的接待与处理之外，还需向学院各基层单位提供政策咨询和优化资源的引导，建立与其他兄弟单位的行政秘书及本单位同事之间的“左右”联系，相互配合。可谓集各种工作角色于一身，成为“多面手”。同时，行政秘书又具有很强的专一性。如计划生育、财务的

管理都带有严格的政策法律性，如果缺乏专门训练或态度马虎，就很容易出纰漏，甚至给学院的工作带来巨大的损失。

2、服务性与创造性的统一

学院无小事，事事皆教育。高校的核心职能是人才培养，而行政秘书主要从事管理工作，一般不直接参与教学科研工作，不能向专业教师那样走上三尺讲台，教书育人。行政秘书的每一项工作，决定了其“管理育人，服务育人”的宗旨。即归根到底都是为学院服务。服务于教学，服务于教师，服务于学生。因而，行政秘书须树立大服务意识。坚持有访必接、有疑必释、有难必帮。做到对上尊重支持，对下热情耐心。同时，常言道：办公室规矩多。行政秘书工作一般都有一套严格的规章制度和操作程序。按规定办事固然没错，但行政秘书不能墨守成规。创新是办公室工作的动力源泉。行政秘书在坚守服务性的同时，要勇于创新，要善于灵活应付，根据服务对象的不同特点或形势、任务、要求的变化，大胆尝试改革和创新，开创学院办公室工作的新局面。

3、主动性与被动性的统一

秘书工作的服务性决定了行政秘书工作的被动性。首先是工作性质被动。行政秘书工作的变化总是随着上级部门及本单位领导工作的变化而变化，这决定了秘书工作的从属性，即被动性。其次是工作时空被动。不同时期、不同地方、不同领导对秘书活动的要求是不同的。秘书必须想领导之所想，急领导之所急，解领导之所难，帮领导之所需，不能离开领导和领导工作而单独开展工作。三是工作绩效的被动。

秘书活动的本职决定了秘书人员必须甘居幕后，默默无闻地工作。行政秘书的工作虽具有被动性，但其角色职能也赋予了其鲜明的主动性。在具体工作中，行政秘书是上传下达，联系左右，沟通内外的纽带。其作用的发挥需要行政秘书具有主动意识，即充分发挥主观能动性，主动参与，主动服务，不应付、不敷衍。

4、公开性与保密性的统一

秘书工作的岗位职责决定了工作内容的公开性。小到上级文件精神的传达，大到办公用品，大宗设备仪器的采购都需做到公开透明。以公开促公正，以公平树形象。同时，保密性也是办公室工作本身的客观要求，是行政秘书的神圣职责。办公室一个信息的集散地，秘书工作环境的特殊性，要求行政秘书具有强烈的保密意识。如果失去了“秘书”，就变成的“文书”。

二、高校行政秘书能力培养

作为行政秘书，在明确以上角色后，就应着重培养自己与之相适应的能力，加强自身建设，从而更好的为学院服务。

1、要具备较强的文字表达及人际沟通能力

由于行政秘书承担着文件的接收与传递，学院与其他职能部门之间的公关、沟通，这就需要其用语言或文字对相关部门和人员进行陈述，清楚地、有说服力地表达思想和意图，让对方一听、一看则明，从而提高工作效率。因此，行政秘书必须语言精练、表达流畅，能够规范书写一般应用文，如工作计划、工作总结、会议通知、纪要等。

2、要具备利用现代化工具获取和处理信息的能力科学技术的发展，早已改变传统的办公方法和手段，整个行政管理工作的科学化、现代化要求越来越高。现代办公离不开计算机、传真机、扫描仪、投影仪、数码相机等电子设备。这就要求行政秘书掌握最基本的操作能力，在工作中不断熟练，以增加熟练程度。同时，行政秘书的角色还要求其善于利用现代化设备捕捉多方面的信息，运用已有知识对信息进行加工处理，取其精华、去其糟粕，以提高效率和质量。

3、要具备敬锐的洞祭力及正确分析和解决问题的能力行政秘书主动性与被动性的统一的特点，决定了其在管理过程中会遇到不同的人和事，特别是突发事件的降临。因而，行政秘书必须具备敏锐的洞察力，保持冷静，平静待人，对问题或事件进行客观、公正的评判，由此及彼、由表及里地迅速分析，及时拿出可行性解决方案或处理意见，以保证学院管理工作及时有效的进行。待问题解决之后，要认真分析发生的原因，评价结果解决的合理性和正确性，从而为今后的工作提供借鉴。

三、结论

随着我国教育改革的不断发展，高校二级学院的管理也日趋成熟。这对于行政秘书来说，即使机遇也是挑战。高校行政秘书只有在明确自己的角色定位后，才能有效的培养与之相适应的能力，完善自己的角色定位，从而更好的为学院，为师生服务。

参考文献：

[1]张清明. 秘书角色意识概说[J]. 武汉大学学报(哲学社会科学版)，1998，2.

王战国. 感悟秘书角色[J]. 秘书，1999，3.

第二篇：毕业论文大纲-论秘书的公关意识

第一章绪论

1、选题背景及意义

2、文献综述

3、研究思路及方法

4、文章框架及本文创新点

第二章：概述

1公共关系的概念与内涵

2公关意识的内容与重要性

3秘书职业综合概述

第三章：现代政府工作要求下秘书人员的必备公关意识

1政府秘书人员的现状分析

2现代政府工作要求下秘书人员的必备公关意识

第四章：新时期政府秘书工作人员公关意识的培养策略

第五章：结语

毕业论文大纲

第三篇：论秘书工作中的危机公关意识

(2007-06-27 20:17:57) 转载

引 言

在社会信息化、经济全球化、观念多元化的环境中，各行业对新型秘书人才的需求日益迫切，秘书工作的综合性让它与其它工作职能的交叉与融合显得越加突出，秘书工作本身也日益走向规范化、制度化、科学化。“现代秘书人员不仅需要具备专业知识，还要涉及经营管理、工艺技术、金融、税务、法律、公关、广告、外事等领域，这也是经济市场化、全球化对秘书人员提出的客观要求。”[1]而秘书学和公共关系学都是新兴的综合性边缘交叉学科，既具有理论同源关系——二者具有共同的理论基础和共同的研究方法，都将管理学、传播学、社会学、心理学等作为各自的基础学科，不断融合以完善自身;同时又具有实际操作中的兼融互动关系——在某些组织中，秘书部门实际上已经承担了部分公关职能，尤其像银行、医院、学校这类没有设立公关部门的组织，秘书更需要直接承担公关部门的责任，发挥其作用。这就使得秘书学和公共关系学的结合具有了可能性，也使得秘书在工作中树立危机公关意识成为研究者值得探索的新课题。

一、秘书与危机公关的关系

秘书活动是行政管理活动的重要组成部分，其工作职能随着人类生产、生活活动的发展而不断拓展。在全球化语境下，组织的危机管理成为组织管理的重要分支，危机公关更成为组织必不可少的经营课题，作为组织决策者的助手和外脑的秘书工作者除了承担辅助管理和综合服务的职能外，参与危机公关工作日渐成为他们日常工作的一部分。

在这样的背景下，国内部分网站于去年进行了一项关于“危机管理”的调查，抽样调查的对象主要是组织决策层、秘书部门、公关部门、人力资源部门等中高层管理者以及部分普通员工。调查结果显示：中国有45.2℅的组织处于一般危机状态，40.4℅的组织处于中度危机状态，14.4℅的组织处于高度危机状态。而只有50.4℅的调查对象表示听说过“危机管理”这个词，25.07℅的人对危机管理不太清楚，24.53℅的人则根本没有概念。大部分人将关系到单位和个人前途的危险事件看作危机的含义，占42.32℅，35.58℅的人认为危机就是突发事件，

[2]还有22.1℅的人将“难以解决的问题”当作危机。由此可见，危机虽已成为社会组织不可避免的难题，并具有鲜明的时代特征，然而人们对危机公关这一概念还较为陌生，对危机的预测和防范更无从谈起。 事实上，危机公关是西方近几年兴起并热销的一个概念，上世纪90年代初期传入我国，属于危机管理系统的危机处理部分。“主要是指社会组织预防、监控潜在的危机，有效地控制、处理已爆发的危机，使良好的公共关系状态得以恢复或维持的一系列活动。其根本目的是保障组织与公众之间良好的公共关系状态不受或少受影响，从而保障社会组织的生存和发展环境，使危机的负面影响降到最低限度。”[3]

在高度市场化与经济全球化的今天，组织的生存和发展很大程度上依赖于它所面临的环境，以及组织与这种环境之间的良好的公共关系，任何来自组织内部或外部的不利因素，如果处理不当，将会产生很严重的后果：“长期损害组织信誉，使组织内外有关的群体与个体对组织的管理失去信任;组织与社会关系失调;组织内部各方面关系恶化，使组织运转失序、失衡和失效;因处理危机问题而牵制大量资源，使组织管理的时间和人、财、物紧张或浪费;组织自上而下环境严重恶化，使发展趋向被迫中断甚至终止。”[4]因此组织中的各部门和个人如何面对不利因素、科学而有效地建立和维护良好的公共关系，将危机处理好，从而发挥危机公关的优势，已经成为一项生死攸关的经营课题。

信息时代，社会竞争加剧，有时候获取信息的多少、快慢会直接影响决策的成败，所以组织要求缩短外部反应与决策中枢的联系，这就更需要多面手型的全能式人才。而与组织决策者关系较为密切、熟悉组织具体运作和掌握各项实务工作的秘书部门，因其工作岗位的综合性与边缘性往往更具备公关工作的优势。当组织遭遇突发事件或重大事故、其正常的生产经营活动受到影响、特别是原有的良好形象受到破坏时，现代秘书工作者应具备强烈的危机公关意识和娴熟的危机公关技巧，以便使组织在遭遇危机事件时能够化险为夷，变危机为转机。

一般说来，发展完备的外资公司和大型企业等组织大多设置专门的公关部门，负责公共关系。但在危机干预与管理中，秘书部门仍能协助领导和公关部门进行危机管理，发挥重要作用。由于秘书部门处于组织的中心位置，是组织内外信息集散的重要枢纽，所以秘书往往能够及时而全面地了解组织的运营状况，发现组织潜在的危机，为公关部门提供有价值的信息，从而方便公关人员迅速、有效地预测危机、规避风险、解决危机以防患于未然。“另外秘书部门属于组织的领导机关，不仅上通领导决策层，下联执行基层，而且还在组织各职能部门中横向贯通，起着决策与执行的中介作用，因而能够在危机公关中更直接、有效地实现上情下达、下情上达的平衡协调工作。”[5]秘书部门凭借其特殊的地位以及领导者权利、权威的辐射与延伸，在处理危机的过程中往往比公关部门更具有直接影响力和信赖效应，从而取得更好的公关效果。

然而我国很多组织机构特别是事业单位大多并未设置公关部门，对公共关系和危机公关的重要性也缺乏充分的认识;有的组织为降低管理成本，让秘书人员承担公关职能，以避免重复和浪费。这些组织中的秘书部门既了解每个部门的业务要求和运转状况，又能了解各部门间相互配合关系和组织整体目标，因此其工作职能范围更为综合。秘书工作者则要不断完善自身的知识结构，综合运用公共关系理论，打破对“内”不对“外”的封闭传统，协调组织内部各部门，同时汲取公关工作中的有效手段，更快捷、直接地进行危机公关和危机管理，从而最优化地发挥组织各部门的优势为组织服务，以消除组织内部及组织与外界环境之间的误解和隔阂，使各相关方面了解事情真相，促进相互的理解和信任，使问题得以解决，从而促进各相关方面的相互配合与合作，维系组织和谐运转。

二、 秘书的危机公关职能运用

市场经济条件下，任何组织都处在一个开放的社会体系中，“组织的生存与发展很大程度上受环境的影响，包括由经济环境、政策法律环境、技术环境等构成的宏观环境和以顾客、竞争者、中间商、股东、社会公众为主的微观环境。”[6]“而危机产生的主要因素可以概括为市场的灵活性、技术上的不确定性、组织控制能力的有限性以及政府政策的导向性。” [7]近年来许多组织都有过因突发事件而导致的危机，就国内而言，尽管有的领导相信危机不可避免，却很少有组织制定危机公关计划，多数组织都没有建立完善的危机管理机构和危机公关机制。 危机一般可以分为：潜伏、爆发和平息三个阶段，这三个阶段可以认为是组织的一个生命周期或危机周期。针对危机的不同阶段，危机管理也可以分为不同的部分——危机发生以前、危机爆发时和危机平息以后，而秘书人员在不同阶段也发挥着不同的作用。

(一)危机潜伏阶段

在正常状态下，各社会组织处于隐性危机管理状态，这一过程往往容易被忽视，“因为隐性危机管理是指处于正常状态下的组织，在实现组织经营目标的同时从基层运营、中层管理、与高层战略决策等各个制度层面上系统地防范危机的过程。”[8]从表面看没有危机管理，但却处处体现出对危机的防范。

在危机爆发前要做好危机防范以更好地服务于总体目标：一方面，组织要有战略的眼光，能够从战略的高度权衡防范危机的重要性;另一方面，要在制度、产品各个细微的方面减少盲区，防危机于未然。这就需要建立危机预警系统，因为危机公关不仅是对危机发生时的应对，更要对危机事件的形成过程进行分析和判断。

1.危机预警系统

秘书要不断地对危机的前兆和危机的起因进行监视，这有助于组织有针对性地预控危机，从而提高对危机的反应速度。由秘书调查、搜集到的信息是分散、粗糙的，只是进行危机评价的基础，还要对这些信息进行记录、筛选和统计，为深入的危机评估做准备。接下来进入危机评估过程，即对危机的发展趋向进行跟踪，预先对危机的危害程度及爆发的可能性做出估计，这是整个危机预警系统的中心环节，起着关键作用。 2.潜在危机处理 秘书对本组织潜在的危机做出预测和分析，包括可能发生的危机的种类、性质、规模，危机发生后可能产生的影响范围等，及时发现危机的苗头，继而通过及时调整组织的结构、政策或运转方式，以适应环境变化和社会要求，防患于未然。“当对这些状况有所预测后，秘书人员应立即向组织的决策管理层和职能部门报告预测意见，并提供咨询建议和改进方案，协助组织的各有关部门，对潜在的危机分别制定应付措施，安排危机中和危机后处理各种问题的各环节的合适人选，并让这些人员事先了解面对不同的危机应采取的相应措施。”[9]在必要的情况下，秘书还可以建议将对危机情况的预测和相应的应急措施印成通俗易懂的危机管理手册分发给员工，让员工对危机的可能性和应付方法有足够的了解。

(二)危机爆发阶段

当危机爆发时，组织进入显性危机管理状态，“即指在相应制度支持下及时采取措施控制危机，目标是对危机进行有效控制，尽量减少危机对组织的危害。”[10]一旦组织发生危机事件，这一阶段的工作就显得极为重要。

危机事件爆发以后，首先要迅速展开调查，掌握基本情况。危机公关的原则之一就是速度第一，因此要在第一时间运用最有效的手段，查明事件的类型、发生的地点、原因、现状等基本情况及其造成的后果和影响，以及受影响的公众范围。秘书部门是组织内外信息集散的重要枢纽，秘书人员可以利用自己独特的地位和特定的职权，利用平时与各方面建立的良好关系，在最短的时间内调动各种资源，有的放矢地加强信息沟通，协调各部门工作，促进相互的理解和信任，化解矛盾，从而促进各相关方面的相互配合与合作，维系组织和谐运转，以利于调查工作及时、全面的开展。同时秘书部门的介入能够缩短解决问题的过程，减少解决问题的各种投入，迅速控制事态的发展，争取到最理想的结果，使危机造成的损失大大减少。

危机事件一般影响面较广、压力较大、时间较短，为了最大限度地平衡组织与公众的利益、控制事态的发展，就要立即组建专门的危机处理小组，由主要负责人亲自领导，并根据事件性质的需要决定其构成。危机处理小组要根据搜集到的情报和资料以及组织所拥有的可支配资源制订危机处理计划，并立即奔赴危机事件现场，展开全面行动。危机处理机构的组建不是随机的，它有权调动组织的可支配资源，并有权代表组织做出妥协、承诺或声明，而秘书部门因其在组织中的枢纽地位及其与领导者的特殊联系，成为危机处理小组不可或缺的成员。秘书可以直接受命于领导，向各有关部门和公众传达领导的决策和意图，同时可以及时将调查结果和危机事件的进展反馈给领导者。

接下来，秘书应当在危机处理小组的协助和领导的支持下，迅速查明事件真相，并将真相开诚布公地告知媒介和公众，以示组织解决问题的诚意，在取得公众谅解的同时，也可以避免流言和无端猜疑，遏制事态进一步扩大。此时的工作重点就转移到媒介公关上来，要引导媒介对事件进行客观报道。媒介尤其是大众传播媒体因为其传播方式和效果，往往成为危机影响范围扩大的重要因素，甚至可以[11]引发危机。所以组织要实事求是、立足长远，勇于承担责任，同时主动与媒体沟通，公布危机事件的前因后果，把握信息传播的主动权，让公众更多地了解和认同组织。因为秘书部门往往受命于领导，代表领导机关办理组织管理中的对内对外各项工作事务，其特殊的地位以及领导者权利、权威的延伸与辐射，使秘书人员具备了媒介公关的能量。当危机事件发生时，秘书虽然没有掌握管理系统中的支配权力，却可以作为组织的代表出面，以训练有素的姿态面对媒体和公众，这又与领导直接出面解决不同，有很大的回旋余地和弹性空间，增强了公关的效果。秘书的这一工作职能在没有设立公关部门的组织中，体现得尤为突出。 2005年2月开始，各大媒体纷纷披露一种人造化学色素“苏丹红一号”可能致癌，国内各地相继掀起一场反“苏丹红”风暴，洋快餐巨头肯德基也卷入其中，引起各方关注。面对危机，肯德基有条不紊地采取积极措施解决问题，以其鲜明的危机公关意识和成熟的危机公关手段，成功地化解了危机。

在这次 “苏丹红”事件中，肯德基行动果断而迅速，事件发生后立即启动了危机处理小组。由营运、产品质量控制、物流、公共事务等部门的多位员工构成小组核心，并由秘书部门负责多方协调和调配工作。危机处理小组成立后立即确定了应对危机的统一立场，秘书人员则在完成沟通协调职能的同时，根据决策者和危机处理小组的意见撰写公开声明和道歉信，主动承认错误并向公众道歉，声明中还宣布全国各地的肯德基已经停止销售相关食品，同时表明维护消费者利益是其一贯原则。面对媒体的宣传和同行的炒作，肯德基也沉着应对，积极与新闻界联系，争取进行客观真实的报道。秘书部门还紧急培训了一批专职接线员，开通热线电话，向不明真相的消费者做出及时、准确的解释，以消除疑虑，重新赢得尊重和支持。

(三)危机恢复阶段

危机处理完毕后，秘书要协助领导从危机事件中总结经验和教训，找出工作中的不足，进行组织危机管理的改进，进而恢复组织形象。“危机的出现都是有原因的，不管最后责任是否在组织，危机爆发本身就说明组织管理并非无懈可击。”[12]所以首先要对危机事件中组织存在的问题进行解决，调整组织自身行为以避免重蹈覆辙，如改进产品、改进包装、产品使用说明更加详细、改善售后服务等。其次对危机公关过程中积累的有效经验则要积极推广，并强化相关意识，作为以后改进相关工作的参考。

这一阶段的另外一项重要工作就是组织形象的恢复。“良好的形象，对于一个企业来说，是非常重要的无形资产，是企业在激烈的竞争中立于不败之地的基础。它可以为企业的各种产品和服务创造出一种消费信心;也可以为企业吸引人才，集中人才，创造优越的条件;同时还有助于企业寻求可靠的原材料和能源供应客户，增加投资者的信心，求得稳定而优惠的经销渠道，并增进社会对自己的了解，受到公众的赞赏和拥护。”[13]危机事件的发生，即使是一次不大的纠纷，也会损害组织形象，秘书部门负有维护组织形象的职责，也具备维护组织形象的能力和条件。秘书要针对危机中的问题开展形象恢复活动：推动新的形象广告的投放;推出全新的产品和服务;协助领导物色形象良好的高层人物;公布组织新的发展计划。总之秘书要充分利用公众关注力减弱前的宝贵时间，辅助其它各部门改变公众对组织的印象，以增加其对组织未来的信心。

三、秘书的危机公关素质

好的危机公关，可以使组织即使在危机事件面前也能够与公众保持良好的关系，从而维持该组织的正常运营，维护其公众形象，将危机的负面影响降到最低。正如美国著名危机管理专家诺曼·R·奥古斯丁所说：“每次危机本身既包含失败的根源，也孕育着成功的种子;发现，培育，并收获这个潜在的成功机会就是危机管理的精髓。”[14]全球化语境下，新的形势对秘书工作提出了新的要求，正如上文阐述的秘书的工作职能已经发生了巨大的改变，秘书工作者如果不顺应形势拓宽自己的知识结构，提高自己的工作能力，将会被日新月异、飞速发展的时代淘汰。

(一)树立积极的危机公关意识

组织危机重在防范，没有危机公关意识，单纯的“危机预警系统”是无力的，超前的、无形的、全面的危机意识才是组织防范危机最坚固的防线。危机公关的目的在于使组织预防、化解危机，甚至转危为机，秘书人员所作的一切努力毫无疑问都是围绕这一中心进行的，因此秘书人员要树立积极的危机公关意识。 这里所说的“危机意识”不仅指能够防范和应对危机的管理意识，还指在危机公关中如何创造及维护能让组织克服困难、不被干扰的良好公共关系状态的思维意识。也就是说秘书工作者应具备高尚的品格和良好的职业道德，有强烈的责任感和服务公众的意识，对组织有强烈的归属感，只有这样才能积极探索并主动发现问题，进而解决问题。 1.全局意识

秘书作为决策者的参谋和助手，主要职责是辅助管理和综合服务，所以秘书务必站在全局的高度，紧跟领导的思路，更深入、全面地认识组织所确立的长远、宏观的目标，并且在确立实施目标的过程中，做好调配工作和信息反馈工作，取得正反两面的第一手资料，协助领导发现潜在的危机，并有效防范和控制危机，使组织科学地设置并修正目标，从而取得更好的发展。 2.责任意识

秘书必须具备对本职工作的强烈的责任意识，惟其如此，才能恪尽职守，努力工作，开创工作的新局面。增强责任意识也是履行岗位职责的内在要求,是提高工作质量和效率的客观需要,是树立良好形象的必要条件。只有具备责任意识，秘书才能将组织和公众的利益放在首位，对组织产生归属感，从而有效地发挥危机公关职能，控制甚至预防危机，解决组织存在的或潜在的问题。 3.服务公众意识 公众或消费者的利益是至关重要的，可以说这是组织工作的着眼点。如果忽视了公众的利益，组织的形象就会受到损害，组织的生存就会受到威胁。只有努力服务为公众服务，将公众的利益放在首位，才能真正维护组织利益，塑造组织形象，促进组织的发展。因此秘书进行危机公关的过程中，应本着诚信的态度，理智地对事实做出分析、判断，将真相公布给公众以争取主动，求得公众的谅解和信任。

(二)构建完善的危机公关知识结构

现代秘书需要广博的知识，这是由秘书工作的综合性决定的，也是由危机公关本身的复杂性、多样性所决定的。因此秘书应当完善知识结构，增强自身的理论素养，使知识体系的各组成部分发挥出最佳功能。

“有人提出秘书知识结构应该是‘T’型，‘T’字的下边一竖，主要指秘书专业理论和应用知识;上边一横一般指与专业知识和技术相关的学科，如公共关系学、自然科学、社会学、心理学、传播学、管理学、外语、对外贸易知识等。”[15]从某种角度上讲，秘书的知识面应涵盖领导的知识面，从而真正发挥辅助决策的作用。秘书的知识结构还必须随着公关活动的发展而不断变化，即具有自我调节的动态功能，使个体的知识结构不断趋于完善，以适应危机公关的需求。 秘书人员还应当加强学习，通晓本组织的基本宗旨、经营目标、业务范围、人事制度等，具有对工作方案进行论证、判断和另作选择的能力，在参与决策中能出主意、想办法，真正发挥参谋作用，从而使秘书部门的工作方向明确，目标统一，面对纷繁复杂的危机公关工作，既要做到重点突出又要做到紧张有序。

(三)培养过硬的危机公关能力

1.协调能力

在秘书的危机公关能力结构中，协调能力占有举足轻重的地位。组织既要将自己的信息传递给公众，又要收集公众的信息，秘书部门在这里必须发挥中介作用，成为组织上下、内外沟通协调的桥梁。在组织内部秘书人员既要经常向领导者反映下级员工的情绪、意见和要求，并提出如何调动他们积极性的建议，又要积极做好上情下达的工作，及时向员工介绍组织的目标和管理理念，传达领导层的意见和决定等，消除可能产生的误会，使组织共同拥有一个积极上进、团结协作的价值观念，将组织内部全体人员在目标一致、利益一致的基础上紧密地结合为一个有机整体，自觉地为组织的长远利益而共同努力。另外秘书人员还要协助领导，将组织的真实情况，包括制定的政策、措施等情况，坦诚、准确、及时地传播给公众，并进行解释、疏通，让公众理解并接受。 2.调研能力

调查研究是组织获取信息的主要手段之一，是一种主动的组织行为。通过调查，秘书能够了解组织内外的众多信息，搜集对组织领导、产品设施的各种意见及评论，监测外部环境的变化，继而对了解的信息进行系统地分析研究，归纳整理以后提供给领导和管理部门，从而为组织调整决策、改善形象、提高质量和效率提供依据。由于秘书人员能够更系统、全面地接触实际操作，往往具有更敏锐的触角，能够及时发现问题、深入挖掘真相，并能够及时反馈给相关部门和组织决策层，有助于组织预测危机、规避风险。在危机发生时秘书则可以协助组织查明真相、公布事实，进而解决问题、澄清误解、化解危机，维护组织的形象、恢复组织信誉。 3.沟通能力

危机公关过程中秘书有时候可能作为领导的代言者向外界发布有关信息，作为组织的代言人除了具备专业的知识外，还要有灵活的头脑，并且要以训练有素的姿态及有利于组织的形象出现。在发布信息时，要避免使用专业术语和含糊不清的语言，尽可能使用通俗易懂的语言，耐心地做出回答和解释，不用隐瞒、对抗、搪塞的态度。在与外界的沟通过程中措辞相当重要，稍有不慎就有可能被对手或媒体抓住把柄，此外还要注意言辞、语速和语调，注意和面部表情协调一致，以便更好地表词达意，增强说服力和影响力。 4.宣传能力

“秘书客观上所承担的公共关系职责之一，就是帮助组织塑造并维护良好形象。为配合组织宣传和推广形象，秘书必须精密策划、设计组织形象，使组织在公众心目中始终处于崭新且具有时代气息的境地，享有较高声誉。”[16]危机突发时，可能会造成一定程度的混乱，并给人们心理上造成紧张、恐惧，各种谣言也最易流传，如何引导舆论、稳定人心、恢复信心，便成为处理危机的重要任务，秘书要懂得利用宣传时机，善于选择不同的传播媒介，做好宣传工作以维护组织形象。 秘书要做好危机公关工作，完成辅助决策的职能就要转变观念：“从偏重办文办会转变为既办文办会又出谋划策;从单纯收发、传递信息转变为综合处理信息;从单凭经验办事转变为实行科学管理;从被动服务转变为主动服务，提高工作的[17]预见性。”秘书要能够在正常状态下较为准确地判断出事物发展的趋势;要经常性地训练思维以便更好的开展分析工作;要在深入研究思考的基础上，有针对性地对下步工作中可能需要的信息、资料等进行充分准备，把握工作的主动权，从而在组织危机公关中发挥作用。

结 语

现代化语境下，信息的透明化与经济的全球化使危机不可避免，并呈现出新的特点，时刻危及组织的生存与发展。在日趋激烈的市场竞争环境中，倘若社会组织不转变观念，仍然缺乏危机公关意识，既没有完善的危机管理机构和危机预警机制，也没有有效的危机处理手段，这类组织将会在未来的竞争中受挫，甚至可能在组织遭遇危机的转折时期一蹶不振。然而与此同时，秘书人员因其在组织中的中介作用和枢纽地位、工作职能的综合性与实务性及其与领导的紧密联系而具备了进行危机公关的优势。在实际工作中，秘书也确实承担了部分危机公关工作，并在危机事件中发挥了重要作用，尤其在未设公关部门的社会组织中，秘书部门在危机事件中发挥的能量不可小觑。然而在理论方面，研究者对秘书的危机公关职能和秘书工作中的危机公关意识探讨得较少，算得上一个有待深入研究的新领域。本文抛砖引玉，尝试从理论角度探讨在日益严峻的形势下，秘书在扮演传统角色的基础上应当树立积极的危机公关意识进行危机公关工作，从而有效地监控、预防潜在的危机，控制、处理已爆发的危机，减少组织损失，使组织恢复正常、有序的公共关系状态。由于相关研究尚不充分，文中的观点和认识还处于探索阶段，有待进一步深入和完善。

参考文献

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第四篇：公关人员应具备的素质与能力

近年来,随改革开放的逐步深入,社会主义市场经济的确立和发展,公共关系在中国这块古老的土地找到了蓬勃发展的沃土,使之在传播信息、开拓市场、指导消费、服务经济、协调关系等方面发挥了必不可少的功用。而公共关系从业人员作为公共关系主体形象的代表,对于卓有成效地开展公共关系活动,塑造和树立社会组织的良好形象等方面起着决定性作用。

由于公共关系活动的复杂性、广泛性、创造性、和灵活性，需要公关人员具有良好的职业素质。公关人员应具备的基本职业素质应包括广泛的学科知识、较高的思想政策水平、较合理的能力结构、健康良好的心理素质等四个方面。

一、 广泛的学科知识。现代公共关系是一种复杂的活动，必须以科学的理论和方法为指导。它具体有：

(1) 公关理论知识。如公共关系的基本概念、历史沿革、结构与功能、过程、基本要素及相互关系等。用公关理论知识指导实践活动，有助于克服盲目性，增强自觉性。

(2) 公关实务知识。如公共关系调查、策划、项目实施、方案评估、专门活动等。公关实务知识的掌握，关键在于学以致用。

(3) 与公关相关的学科知识。如管理学、社会学、心理学、市场学、广告学、新闻学、传播学等。相关知识的学习，有助于在复杂多变的社会关系中处理好公共关系的各项事务。

二、 较高的思想政策水平。思想政策水平决定着公关活动的方向和质量。它包括：

(1) 思想觉悟。即要有明确的政治方向和高度的政治觉悟，善于分析形势，把握社会环境的变化发展的趋势。能从普通的资料和数据中看出趋势，从平静的表象中看出潜伏的危机，帮助组织把握时机，运筹帷幄，做出科学决策。

(2) 政策水平。即要熟悉掌握党和政府的各项政策、法规、法律，及与本组织相关的政策法令。使公关活动用对政策、用好政策、用活政策。

三、 合理的能力结构。公关工作是一门实践性、操作性很强的工作，公关人员必须使自己形成合理的能力结构，这是一种特殊的专业能力体系，它包括：

(1) 组织管理能力。公关工作的本质属性是管理，通过公关工作促进组织目标的实现。公关工作千头万绪、具体繁杂，没有良好的组织能力是很难顺利做好工作的。为此，公关人员应具备激励员工积极性，协调各类公众关系、收集信息，制定公关计划与方案、组织实施各类公关活动及大型专题活动，进行有效传播沟通等能力。

(2) 语言表达能力。公关工作是通过传播沟通与公众建立良好的关系，能写会说，能很好地运用语言传达组织的有关信息，与公众有效沟通，是公关人员的一项基本素质要求。它主要有口头语言表达能力、文字语言表达能力、体态语言表达能力。口头语言用于与公众的直接的面对面的交往中。文字语言用于与公众的文章、书信、宣传资料等的沟通中。体态语言用于与公众的直接交往中，它能在一定程度上补充口头语言的不足，并和口头语言相得益彰。

(3) 公众交往能力。公共关系就是要为组织广结良缘，广交朋友，在组织与公众之间及其沟通的"桥梁"，形成"人和"的氛围和环境。为此，它需要公关人员正确认识公众，把握交往的技巧、艺术、原则，了解公众的行为特点，学会与各种类型和特点的公众友好相处。

(4) 宣传推广能力。公关人员是组织的宣传员，要善于周密策划、精心设计组织形象，善于运用各种传播方式、传播媒介展现组织形象，宣传推广组织形象。

(5) 创造能力。公关工作是一项极富挑战性和创造性的工作，公关人员是组织与公众

的中介者，但绝不是"传声筒"，必须以自己的想象力和创造能力来影响和感染公众。不满现状，不断超越，追求卓越，追求创新是公关人员的应有素质。

(6) 应变能力。公关活动中经常会出现一些突发事件和事先难以预料到的问题，需要公关人员根据实际情况，灵活从容地应对，以有效地解决问题。

(7) 专业操作技能。公关人员应是多才多艺的"多面手"，除具有专业基础知识和能力外，还应掌握计算机、电讯、制图制表、声像、影响、摄影等技术，以提高公关活动的层次与效果。

四、适宜的心理素质。公关人员要和社会上的各种各样的人打交道，常常需要面对各种难题、矛盾和困境，需要自身具备良好的心理素质。它包括：

(1) 心理承受能力。无论是成功还是失败，顺境还是逆境，都要善于控制自己的情绪和行为，理智地对待问题，解决问题。

(2) 坚强的意志。主要是指应具有很强的事业心和进取心，对工作满腔热情，不畏艰难，勇于负责，持之以恒。

(3) 成熟的思维方式。公关状态复杂多变，要求公关人员应有较高的智慧，遇事冷静思考，有严密的逻辑思维能力和综合分析问题的能力，有丰富的想象力和创造思维能力，使组织在激烈的竞争中立于不败之地。

(4) 开放的性格。从公关工作的要求看，公关人员的性格最好是开放型、稳重型，并具有涵养、宽容精神和积极乐观的性格。

(5) 广泛的兴趣爱好。公关人员要与各行各业的人打交道，广泛的兴趣会给公关人员的社会交往带来更多的维度和空间，结交更多的朋友。公关人员应为了工作的需要，培养自己的多方面兴趣。

(6) 良好的气质。公关人员的气质最好是活泼型，对工作热情而稳重，善交际而不急躁。兴奋型的人也可以从事公关职业，但工作中要注意不要感情用事。

作为一个优秀的专业公关人员,还必须具备战略的眼光和高度. 必须将自己定位为一个战略思考型的管理者,而非具体亊物纯粹执行者.使企业传播具有深度高度和前瞻性. 而优秀的公关人应该抽出时间来进行战略性思考,比如品牌长期规划，产品的买点分析和提炼，营销政策的制定，广吿公司提案，促销策略的制定等，作为公关人，都要去从整合营销传播的角度做深度的战略性思考，这样才能充分发挥公关的作用，体现公关的价值所在。

在现代社会中公共意识与公关能力是任何组织个人的处世利器。因此，我们有必要充实自己的意识武库和锤炼自己的公关利器。尤其是我们这些当代大学生对公共意识和公关能力的培养就显得格外的重要了。

首先，公共意识是社会成员对公共生活，公共事务的积极关怀，体认和参与的自觉性。现实生活中，存在着公共意识缺失的现象。有些人对公共事务、公共责任、公共服务、公共空间、公共制度、公共福利、公共权力等缺乏关注，事不关己，高高挂起，各扫自己门前雪。甚至有些人诚信缺失，损人利己，道德沦丧。当前，H1N1病毒和手足口病病毒严重威胁着人民群众的生命和健康，政府和人民防之又防。但个别从疫区来的人，携带病毒的人，却置人民的健康和生命与不顾，出入公共场所。加强公共意识培养，促使现代公共意识生长，关系到和谐社会的构建，关系到人民群众的根本利益。因此，对于我们当代大学生来说，培养公共意识，应重点从以下几个方面做起：

(一)以马克思主义为指导，综合古今中外优秀文化成果，创建我们民族新的文化体系，特别是创建新的核心价值体系。

(二)发展和完善社会民主，增强大学生的公共意识和参与能力。社会民主有利于唤醒公民的权利意识，同时催生其义务自觉的思想;有利于为社会成员提供公共参与的实践空间;有利于民主、平等、公正意识等培养。

(三)确立大学生的主体意识。市场经济是一种主体地位平等，交换自由的开放型经济。市场经济不仅为交往主体提供了一个开放的公共市场，使人们自由交易，而且

市场经济强制性地赋予每个参与者平等、自由的资格。

(四)提高自我修养和社会公德，建立良好的公共秩序。

其次，公关能力是综合素质的体现，已成为大学生不可或缺的基本素质，公关能力的强弱是社会组织和个人自觉地运用各种传播手段，有计划、有目标，持续地开展各种工作，使社会组织与公众相互了解，相互适应以及互惠互利，以使树立良好的形象。其目标是：形象至上、沟通为本、互惠互利真实真诚、长远观点。

公共关系作为一个具有高度综合性和边缘性，又具有交叉性的科学，必然对公关人员的素质提出更高的综合性的要求。公关人员的素质能力的培养是一个长期发展的过程，也是一个不断进步更新的过程。公关人员需要通过对自身内在以及外在的提高，从而将公关事业发展到更高的阶段。

总体来说，公关人员的素质能力的培养是一个长期发展的过程，也是一个不断进步更新的过程。通过对自身内在以及外在的提高，从而将公关事业发展到更高的阶段。商品经济的发展为公关活动的开展提供了广阔的前景，市场经济体制的不断完善为公关人员的工作创造了前所未有的机遇。面对激烈的竞争，公关从业人员只有具备了全方位的职业素质，才能适应公共关系活动的复杂性、广泛性、创造性、和灵活性的要求，迎接挑战，把握机遇，才能在公关工作中做到知己知彼，稳操胜券。

财会0701

丁伟

2007112265

第五篇：秘书公关理论学习心得

秘书公关理论的学习心得 汉语言文学1204+沈丽丽+5204120416

这个学期对秘书公关与礼仪的学习，使我对秘书的认识有了很大的变化。大一大二我们对秘书的学习不够深入，所以对秘书的认识一直停留在比较朦胧和肤浅的认识上，通过这学期的学习我不但对秘书有了新的认识，还有了解和掌握许多秘书应具备的素质与能力。

首先，我对秘书有了更准确的认识。秘书首先是一种职业，它也有自己的职业要求和职业道德。秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。

从公关的角度分析： 公关能力是指有目的、有计划地为改善或维持某种公共关系状态而进行实践活动的能力。公关能力表现为一个人在社交场合的介入能力、适应能力、控制能力以及协调性等等。良好的公关能力是现代社会生活中人的重要素质之一。

第一，具备组织管理能力。公关工作中的本质属性是管理，通过公关工作促进组织目标的实现。公关工作千头万绪，具体繁杂，没有良好的组织能力是很难顺利做好工作的。为此，公关人员应具备激励员工积极性、协调各类公众关系、收集信息、特定公关计划与方案、组织实施各类公关活动及大型专题活动，进行有效传播沟通能力。

第二，具备语言表达能力。公关工作是通过传播沟通与公众建立良好的关系，能写会说，能很好的运用语言传达组织的有关信息，与公众有效沟通是公关人员的一项基本素质要求。它主要有口头语言表达能力、文字语言表达能力、体态语言表达能力。口头语言用于公众的直的面对面的交往中。文字语言用于与公众的文章、书信、宣传资料等的沟通中。体态语言用于与公众的直接交往中，它能在一定程度上补充口头语言的不足，并和口头语言相得益彰。

第三，具备公众交往能力。公共关系就是为组织广结良缘，广交朋友，在组织与公众之间及其沟通的“桥梁”，形成“人和”的氛围和环境。为此，它需要公关人员正确认识公众，把握交往的技巧、艺术、原则，了解公众的行为特点，学会与各种类型和特点的公众友好交往。

第四，具备创新能力。公关工作是一项极富挑战性和创造性的工作，公关人员是组织与公众的中介者，但绝不是“传声筒”，必须以自己的想像力和创造力来影响和感染公众。不满现状，不断超越，追求卓越，追求创新是公关人员应有的素质。

第五，具备应变能力。公关活动中经常会出现一些突发事件和难以预料的问题，需要公关人员根据实际情况，灵活从容的应对，有效的解决问题。

接着秘书的危机公关素质

一、树立积极的危机公关意识

二、全局意识

三、责任意识

四、服务公众意识

还有，我觉得秘书个人应具备以下的素质：

1、具备良好的职业道德

职业道德是人们从事具体职业活动所应遵守的行为规范，是道德在各行各业的具体表现，充分反映了社会对各行各业的根本要求。各行各业都有自己特定的道德规范，秘书工作也是如此：

要做到热爱祖国，为人忠诚。工作积极，求真务实。与人为善，团结友。善谦虚谨慎，平等待人等职业道德

2、具备 扎实的业务素质

要有认识事物的能力，辨别是非能力，随机应变能力。

语言文字运用能力，语言文字运用能力包括口头表达能力和文字表达能力。秘书部门是上下左右工作联系的枢纽，信息交汇的中心，使秘书与语言文字结下了不解之缘，秘书必须具备全面而熟练的语言文字运用能力。

组织协调社交能力。(主要包括管理能力、协调能力、社交能力和办事能力)

3、健康的心理素质

秘书的心理素质是决定秘书活动和行为好坏的一个重要因素。秘书工作的职业特点决定了秘书人员必须具备多方面的心理素质。秘书心理素质的好坏，集中表现在秘书的角色意识上，角色意识对于秘书的工作具有指导意义。秘书的角色意识是指秘书个体在社会实践中发展起来的，通过思维、语言为核心的心理活动，对所从事的职业的认识和评价。

总之，理论的东西远远不如实践收获来的大，只有在工作中去慢慢体会，不断提高自己，才能在自己的职业生涯中不断发展。要抱着工作要脚踏实地，要有努力实干的精神。在工作任务较重较多时要冷静思考，建立严格规范的工作制度、办事程序，这才是做好文秘工作的基础和保证。我会努力朝着这些目标发展的。