浅析秘书必备的知识和能力

2022-09-12

随着社会的发展, 企业和个人对秘书的需求越来越旺盛, 人才市场对秘书素质及技能的要求有别于传统, 适应现代企业需求的高级秘书, 已成为抢手的职业新宠。在无纸化办公和网络办公的大趋势下, 更多的高级秘书将逐步成为高层管理人士, 在企业中具有举足轻重的作用。秘书必备的理论知识、基本技能与专业知识及专业技能的结合, 已成为人才市场对秘书素质与技能的带有普遍性的要求, 这也标志着目前我国秘书行业已经与国际接轨。有关专家预言, 20世纪最大的职业群体为会计, 而21世纪最大的职业群体是秘书。

一、秘书职业的现状

(一) 社会对秘书人员的需求状况。

当今社会对秘书人员的需求情况, 据近几年来人才市场的信息统计分析, 社会对秘书的需求大致可以分为以下4类人员:

1. 服务类秘书:

如公司办公室, 基层行政事业单位办公室的服务人员、生活类秘书。指在生活方面为领导提供服务和帮助的秘书人员, 通常是专为较高级的领导人配备的。

2. 事务类秘书:

如企业、基层行政事业单位的办公室文员, 公关文员, 档案管理人员等, 在办公室主任领导下做好办公室日常行政事务及文秘工作。及时处理上级文件的签收、传递、催办;做好文件的回收、清退、销毁工作;做好文秘档案收集管理及保密工作。做好各种会议的记录及会务工作。

3. 文书类秘书:

如在企业, 基层行政事业单位负责文字起草, 文字处理的专业文字秘书。撰拟、处理文稿为主要工作的秘书人员, 即人们通常所说的一个机关或单位的“笔杆子”“秀才”。负责各种文件的起草、装订及传递工作。

4. 管理类秘书:

如企事业单位的总经理助理、办公室主任、部门经理等具有管理能力的秘书人员。办理本单位人员的招聘录用、培训教育、绩效考核、晋级晋职、薪资福利、各类保险、统计报表等事项的具体事宜并进行管理。

目前, 我国企事业单位尤为需要高层次的满足国际化要求的高级秘书。打造高素质的秘书已成为市场的迫切要求, 也将为秘书专业人才提供较好的就业前景。

(二) 秘书人员自身素质状况分析。

1. 业务水平欠缺, 专业技能薄弱。

这是目前秘书表现最弱的一点。伴随信息技术的高速发展和办公自动化的趋势, 秘书人员的很多工作, 比如传统的文书写作、文档管理、文字处理等, 逐渐被自动办公系统所取代, 现代办公效率同时大为提高。虽然绝大部分秘书的文化层次不低, 但是由于没有经过专门的行业业务知识培训, 在初入职的时候, 工作效率低, 不能及时保质保量地完成领导交办的工作任务, 也不能适应市场经济的快节奏。

2. 创新能力及意识低下。

创新能力及意识是对秘书素质的考验, 当今很多秘书缺乏创新意识和能力, 主要表现在以下两方面:首先, 墨守成规的传统观念难以打破。任何事情和工作都按照领导说得做, 依葫芦画瓢, 没有自己独立的风格和个性。惯性顺向思维及依赖性过强。其次, 工作缺乏主动性。日常工作中采取被动的工作方式, 满足于跟着领导的指挥棒行事, 没有主动积极、乐于开拓的创新精神, 而目前企事业单位强调的是秘书要具有时代感和创新意识, 能有效地提出新见解、新看法, 具有预见性、前瞻性, 积极主动展开工作, 充分发挥出主观能动性。

3. 知识老化过时, 知识储备不足。

随着信息时代的到来, 传统的知识储备已不能满足时代的发展及需求, 知识更新迫在眉睫。部分秘书目前还局限于传统知识结构, 不善于接受和学习新知识, 不善于对已学知识进行整合。一些秘书人员天天杂事缠身, 疲于奔命, 自学也难抽出时间, 知识得不到更新, 只能啃老本。还有部分秘书依靠老秘书传帮带的方式, 知识、经验难免有局限性, 缺乏现代管理方面的综合性知识和能力。

4. 缺乏“通才”及“全才”。

当今对秘书综合素质要求越来越高, 除了专业知识和技能之外, 还要有行业知识和社会知识, 更需要具备高情商和高智商, 通才和全才真的是一将难求。

二、秘书应具备的能力与知识

(一) 秘书应具备的能力。

1. 普通能力。

主要指人的智商, 包括人的洞察力、注意力、记忆力、思维力、理解辨别力、交际沟通力。上述能力是其他能力的基础。现代秘书工作人员要具有敏锐的洞察力和灵敏的应变能力, 要善于观察事务, 发现问题, 这样才能加强辅佐领导的主动性, 真正发挥参谋助手作用。思维力是人们智力活动的核心, 一个人如果失去了思维能力, 其他能力也就失去了意义。

2. 通用能力。

现代的秘书人员要掌握表达、调研、管理、办事4种通用能力。秘书的首要职能就是运用语言载体进行信息沟通, 辅助领导的活动, 因此, 表达能力是最关键的。表达能力包括口头表达能力和文字表达能力两个方面。现代秘书要既擅长写, 又长于说, 无论写说, 都要做到准确简洁、适用合理。秘书人员的调研能力包括调查能力及研究能力两方面, 秘书调研能力的强弱直接影响着秘书参谋助手作用的发挥。秘书的管理能力包括3个方面:辅助计划能力、组织实施能力和沟通协调能力。现代秘书必须具备较强的管理能力以辅助领导的管理活动, 为领导活动提供全局性和超前性的智能服务。范围广, 内容多, 头绪多的事务性工作要求秘书人员要有较强的应变品质和变通能力;要熟悉办事渠道、掌握办事程序, 及时准确、妥善地处理事务.同时, 还要有较强的人际交往能力, 能善于通过建立良好的人际关系, 创造良好的人际环境, 提高办事的效率。

3. 专业技能。

作为现代秘书, 必须具备较强的专业技能, 如语言沟通表达能力、外语听说读写能力、计算机操作能力、速记能力。秘书人员工作一个重要的任务就是办文, 从事大量文稿的草拟与修改, 这都要求现代秘书具备扎实的文字功底, 要精通语法、修辞、格式及逻辑知识, 要掌握一定的写作规律, 要做到内容与形式的统一, 既要有好的表现形式, 又要有充实的内容。因此秘书一定要加强写作训练, 熟练掌握各类应用文的特点、写作要求和语言表达技巧, 平时随时注意积累资料, 不断提高写作水平, 培养精确的文字表达能力。加入WTO后的中国, 外贸出口已经在许多企业的贸易总额中占据了相当大的比重, 对外贸易中多多少少都会用到外语, 因此这也客观地要求现代秘书必须具备较强的外语能力。计算机操作能力是现代秘书应具备的又一个基本能力要求, 秘书要熟悉办公软件的使用并熟悉计算机网络, 还要对办公室常用设备的使用达到熟练程度。速记是近年来被提到日程上来的一种录入能力, 领导在口头表述的时候, 秘书要以最快的速度记录到工作笔记中, 或者录入电脑中, 从而大大减少工作时间, 提高工作效率。

4. 创新能力。

秘书还应具备一定的创新能力。秘书的创新能力, 是指秘书人员能够领悟领导的意图, 发挥主观能动性, 创造性地为领导提供最佳服务的能力。在知识经济时代, 各种信息瞬息万变的情况下, 要求秘书在实际工作中勇于探索、改革创新。所谓创新, 就是无论从工作内容还是从工作方式上都有新意、新内容、新办法。

要做到这些, 秘书人员必须注重自身的继续教育和综合能力的培养, 激励自己尽快增长理论知识和实践才干, 在思想观念、行为倾向、知识结构、知识存量、应用能力等方面作较大努力, 以适应知识经济时代对人才的要求。

(二) 秘书应具备的知识。

1. 基本知识。

基本知识是秘书工作者知识结构的关键。一切其它知识离不开基本基础知识的铺垫, 否则就是“无源之水, 无本之木”。秘书应具有的基本知识可分为两类:一方面是社会科学知识, 相当于高中水平的语文、政治、历史、地理等知识;另一方面是自然科学知识, 即物理、化学、数学、生物知识, 除此之外还应懂得一点经济知识, 法律知识和科技常识, 并且熟练一门外语。

2. 专业知识。

秘书人员的专业知识可分为两大部分, 第一部分是秘书专业的基础知识, 第二部分是秘书所在行业的行业知识。行业知识是指秘书专业知识的另一部分, 是秘书所在行业的行业知识。这是秘书知识结构中的核心部分。总体来说, 行业知识是指秘书在单位所从事的行业要求秘书必须具备的行业知识, 这对于秘书来说是“第二专业知识”。在秘书学研究中, 人们愈来愈重视到第二专业知识的重要性。在国外, 对秘书职业早按第二专业进行分类, 如法律秘书、商务秘书、外事秘书、技术秘书、医务秘书等。