信息工作秘书范文

第一篇：信息工作秘书范文

秘书信息工作：信息的筛选

(一)学习目标

能运用信息筛选的方法，对原始信息资料进行选留，能选留出信息含量大、有实用价值的信息。

(二)运用信息筛选的方法进行信息筛选

1.信息筛选的步骤

在信息筛选过程中，一般按以下步骤进行：一是搞好信息材料的鉴别、判断;二是认真选择信息材料;三是对不完全的信息材料进行修正、增补，进行精加工。

2.信息筛选的方法

信息的筛选实际上是对原始信息资料的选留过程。对原始信息资料的选留一般分为两种：一定实用选留，这是根据当前的需要选留信息;二是入藏选留，这是作为日常的信息工作而进行的一般意义的选留。前者要求信息有深度，并适合当前需要;后者要求信息有广度，并具有长期利用价值。因此，公关信息筛选既要考虑急用之需，选留含量大、有价值的信息，又从长远利益出发，考虑到信息的系统性和连续性以及未来的潜在需要，选取留有保存价值的信息。

信息筛选的方法通常有：

(1)查重法。即剔除内容重复的信息，选留有用信息，以减少其他信息工作环节的无效劳动。当然这种方法也并非一味重复，如果需要，也可以保存一部分重要的信息资料复本，以供一定情况下的多人使用。

(2)时序法。即按时间顺序对公关信息资料进行取舍。在同一内容的情况下，较新的信息资料选留，较旧的则剔除。这样可以使选留的信息在一定时间区间内更有价值，特别是对于来自文献中的信息资料，更需选择时间最近的予以留存。

(3)类比法。即将同类型的信息进行比较，哪能个信息量大，哪个更能反映事物的本质问题，则选留下来;反之，则剔除。当然有的虽然信息量并不很大，或者反映事物本质也并不深刻的信息资料，可能作为主要信息资料的重要补充内容，或对公共关系工作有启发作用，也应予选留，不能一概剔除。

(4)专家评估法。即对某些专业性强、技术性强的信息，公关信息人员一时难以确定其取舍问题，可以请有关专家或专业人员进行评估，根据其评估结果，结合本组织当前与长远的需要综合考虑选留和剔除问题。

(5)老化规律法。这主要是针对文献信息资料而言的，文献学认为，文献的使用价值随时间而逐渐降低，甚至完全失去参考价值，这就是老化规律。一般来说，文献的利用率第一年最高，以后逐渐下降，呈等级分布状态，文献的老化情况在文献学中一般用半衰期来表示。所谓半衰期，即指某学科目前尚在利用的全部文献的一半是在近期内多长的一段时间内发表的。一般地说，半衰期越长，说明老化速度越慢;半衰期越短，说明老化速度越快。文献信息资料的筛选应对其行文年代及本学科文献老化的半衰期两方面进行考察，以便确定取舍。

(三)相应知识

信息工作的简要程序：

信息工作一般由收集、整理、存贮、传递反馈、开发与利用六个程序组成。其中每个程序又可细分为几个环节，相互连接，密不可分，形成完整的有序的信息工作流程。

信息工作的收集包括信息源开发及信息搜集等基础工作，是一个广泛搜集、汇总原始信息的过程。信息工作的整理是对原始信息进行选择判断，综合分析和加工整理等一系列信息处理的过程，其目的是把原始通俗读物转化为易于观察、传输、分析的形式，使之成为有用的信息，便于为领导决策和经营管理服务。信息按程序存贮后，便完成了变原始信息为有用信息;变单一信息为综合信息;变无序信息为有序信息;变低层次信息为高层次信息。变零散信息为系统信息的过程。下一阶段的工作就是充分发挥现已掌握的信息的作用，体现信息的价值。这就需要多渠道地传递信息;建立各项制度保障信息接收情况能及时得到反馈，实现信息管理的自身封闭。最后，在上述有效信息循环的基础上，进一步开发和利用信息，使信息不断地增值，发挥更大的效能，最终达到服务于决策，推动生产力发展，提高工作效率这一根本目的。

(四)注意事项和要求

信息筛选是信息处理的第一个环节，也是一项基础性工作。信息筛选对提高信息的利用率起着至关重要的作用。必须掌握信息筛选的要求，做到准确、及时、完整和新颖。

准确。准确是信息的生命。准确就是要真实、全面地反映客观事物的本质特征。信息工作人员在筛选时，一定要严格把好准确关，重点审核以下三个方面的情况：

1.信息的内容是否根据有关方针、政策联系本地区、本部门的实际，抓住在实际工作中产生的经验和存在的问题。

2.内容有无虚构，有无夸大或缩小，甚至弄虚作假。

3.人名、地名、单位及有关数据是否准确。

及时。这是由信息时效性的特征决定的。由于社会动态发展变化快，领导机关、领导同志对此十分关注。信息工作人员在筛选时，一是在思想上要高度重视、不要延误，二是要注意反映事态发展的时间上的连续性。

完整。一篇完整的信息材料，对所涉及的问题或事件的性质、处理方案、发展趋势等都要交待清楚。信息工作人员在注意"完整"方面，应考虑以下四点：

1.是否有潜在的因素暂时未表露;

2.充分利用反映事物发展阶段性的信息，切忌片面强调完整而坐失良机;

3.有无只报喜不报忧或多报喜少报忧的问题;

4.从不同角度、不同方向反映某一问题的信息，避免片面性。

新颖。是指信息中所反映的问题或提出的观点有新意。比较有新意的信息主要表现为以下几个方面：

1.对上级领导、同级领导有新意。如有指导意义的讲话精神;

2.本单位在两个文明建设和改革中出现的新情况、新问题;

3.不同阶层、特别是理论界思想界人士中的新思想、新观点;涉及面较大的社会新动态;

4.知名人士和各界群众提出的有价值的新建议;

5.行之有效的经验等等。

除上述四项原则外，信息筛选要注意重大信息的选择。重大信息是指关系全局的重要信息。政策性、思想性、动态性的建设性和破坏性较强的信息。信息人员要密切注意：

1.国家的重大政策、方针的制定以及贯彻落实情况;

2.社会与自然两方面发展的重大成果及突发事件;

3.本单位的思想、经营情况等的动态信息;

4.管理危机的隐患及其征兆等等。

信息人员要能够在筛选过程中敏锐地发现重大信息，为领导的预测提供可靠性的保证。

第二篇：《秘书实务》第五章-信息工作

第五章 信息工作 第一节

信息和信息工作概述

一、信息的基本知识 (一) 信息的概念

广义的信息指能为人们感知的事物的状态、特征、联系和变化,以及直接或间接反映、描述它们的符号和信号。

狭义的信息指接受者原先不知道的、有用的消息。

秘书机构信息工作对象,主要是指狭义的信息,即对领导和本单位相关工作来说一切新而有用的信息。 (二) 信息的特征

1.时效性2.可增长性3.可传递性4.可分享性5.可贮存性 (三) 信息的类型

1.直接信息和间接信息2.动态信息和静态信息

3.无记录信息和有记录信息4.初级信息和高层次信息

二、信息工作的意义

(一) 为领导决策提供可靠的信息根据

(二) 为领导日常工作提供有效的信息咨询

(三) 是秘书机构做好其他工作的重要保证

三、信息工作的基本要求

(一) 准确完整(二) 及时高效(三) 适用适量

第二节

信息工作的一般程序

一、信息的收集积累 (一) 信息收集的范围

各级党政机关颁布的方针、政策、法规 上级领导机关或主管部门发布的意见 所辖地区、所属单位的基本情况 对本组织工作或产品的反馈信息

同行业的新进展、新做法、新经验、新产品、新技术等

第二节

信息工作的一般程序

一、信息的收集积累 (二) 信息收集的渠道

1.信息网络2.文件资料3.大众传媒4.会议

5.来信、来访、来电6.调查研究 (三) 信息收集的方法

1.阅读法2.观察法3.听记法4.交换法5.索取法6.购买法

二、信息的筛选和校正

(一) 信息真伪的鉴别(二) 信息的校正补充

(三) 信息价值的鉴定

三、信息的分类

首先，根据是否具有很强的时效性, 分为需要立即处理输出的信息和暂时不需要处理的信息。

其次，根据不同信息接收者对具体内容上的需要，分为政治信息、经济信息、文化信息、科技信息等。

四、信息的深度加工 (一) 信息的浓缩提炼

浓缩是在不损失有用信息的前提下把篇幅过长的信息压缩成简短的信息。

提炼是通过对零碎、肤浅、杂乱的原始信息的分析,运用逻辑推理得到高质量的二次信息。

(二) 信息的综合研究

通过分析、研究，将大量原始信息转变成高层次信息。

高层次信息——反映事物全貌、揭示事物本质和规律并能预测事物发展趋势的信息。

有情况

有分析

有建议

五、信息的传输和反馈 (一) 信息传输的方向 向单位内部传输(内向传输) 向单位外部传输(外向传输) (二) 信息传输的控制

对信息需求的控制

对信息共享程度的控制 对信息传输时机的控制 (三) 信息输出的方式

1.口头传输2.书面传输3.电信网络传输

(四)、忧患信息的传输

1.控制问题型信息的传递范围2.将问题型信息 “反题正作” (五) 信息的发布

新闻发布会 / 信息发布会

“××媒体沟通会” (六) 信息的利用及反馈

了解信息被各方采纳、利用的情况，及时调节和改进信息处理流程，提高信息的利用率。

第三节

信息简报

一、信息简报的概念

机关、团体、企事业单位自行编发、用来反映和交流信息的内部报刊之一 。如“工作动态、”“信息快报、”“内部参考、”“信息交流”等。

向上级机关的信息简报投稿、报送或对外横向交流,是本单位信息输出的一个重要形式，有利于相互之间工作协调与合作。

第三节

信息简报

二、信息简报的编写方式和一般要求

单条信息的编写——将每一条信息写成一篇信息稿(新闻稿)。单条信息要求新、准、快、短。每条以两三百字为宜。

信息综述——将许多内容上有联系的零星分散的信息,加工编写成一篇综合性信息材料。综述性信息材料能够反映事物的全貌和发展过程。

第三节

信息简报

三、信息简报的格式

单期式简报——发布日期不确定、每期仅发布一两条重要信息的简报。

多期式(杂志式)简报——有固定的印发周期(如每月两期)，每期发布多条信息的简报。

第四节

网站的信息管理

网络是最便捷的信息传播工具。各类组织大多建有自己的网站(或网页),网站管理成为秘书机构一项重要的常规业务。

单位网站有对外展示形象和对内进行管理的功能，但网站最主要的功能乃是传播信息，展示形象或内部管理的功能也是通过网站信息流通的手段来实现的。

单位网站的信息管理是信息工作的重要内容。

第四节

网站的信息管理

一、网站管理制度

(一) 分级管理和专职管理制度

(二) 信息发布审查制度

(三) 保密制度和奖惩制度

(四) 网站内容定期更新制度

二、网站信息制作与展示

网站的内容应该具有价值和原创性。

网站应调动用户积极提供内容信息，让他们方便自由的上传内容。 网站信息要具备下载和打印功能，让用户方便的获取信息。

第四节

网站的信息管理

三、网站信息的处理和利用

网站是获取用户反馈信息的有效途径。公众通过网站对领导工作提出许多非常具体的要求、意见和建议，秘书机构应将这些反馈信息视为重要的信息资源，按照信息工作的要求广泛收集认真研究。此外，秘书从网站管理的角度还要对公众反馈的信息加以及时的处理。

第四节

网站的信息管理

三、网站信息的处理和利用

网站可以开设以下交互功能：

会员注册

网站留言板

客户调研

在线沟通 首长信箱 公众论坛 博客和微博

思 考 题

1.什么是信息? 它有哪些主要特征? 秘书机构的信息工作有何重要意义? 2.秘书机构的信息工作有哪些基本要求? 信息对领导决策有何重要作用?

3.试述信息工作的一般程序。

4.为什么要对信息进行有效展示?请以四人一组自办一份四个版面的信息简报，并组织展览评比。

5.选取2～3个网站，结合第四节“网站的信息管理”有关知识对其作出评价。

第三篇：信息对秘书工作的影响

信息是事物存在方式或运动状态的直接或间接的反映。信息是一种普遍存在的社会现象，客观世界的一切事物及其运动都是信息之源。从自然界到人类社会，种种物质都可以成为信息源，都能产生和发生信息。我们通常说，秘书是领导的左右手，现代意义的秘书不再只是为领导整理内务。传统的秘书其职能除了撰写文书外，大都是较低层次的服务。然而，随着社会的发展，这样的秘书已不能满足实际需要。现代社会要求的是智能型的秘书。要有思想、懂管理、能参谋。现代秘书不仅要有智慧，而且要能主动。由于秘书的活动总是依附于、受制于领导活动，因此传统的秘书工作往往具有被动性。但一个领导让干什么就干什么，失去主动性的秘书不是一个优秀的秘书。一个优秀的秘书需要创造性地开展工作。 在飞速发展的现代社会，需要的不光是知识型人才，更是信息型人才。作为一个

一、提供信息服务决策是领导工作中最重要、最基本的一个环节。信息是决策的基础和依据。领导者的决策工作，在一定意义上说就是对信息的处理工作。进行科学预测、确定决策目标、拟定和确定决策方案，整个过程就是收集信息、利用信息、分析信息、综合处理信息的过程。秘书部门不是决策者，不参与决策，但必须为领导决策服务，要为领导决策提供及时、准确、有参考价值的信息，这可称之为辅助决策，应当注意的是，秘书人员不但要做到决策前的信息超前服务，更要做到决策中的信息跟踪服务和决策后的信息反馈服务。

二、传递信息服务领导作出决策以后，要付诸实施，这就需要把决策信息及时准确地传递下去，也就是要把领导机关的决定、方针、政策、意图传达下去。这是自上而下的信息传递，也是需要秘书部门来做的，要求把领导机关的决策准确地表述出来。信息传递有多种方法，一是语言传递;二是文字传递，包括文本、表格、图表等;三是电讯传递;四是可视图像传递，选用何种传递方式则要依情况而定。

三、反馈信息服务在领导进行指挥、控制、协调以达到决策目标的过程中，要提供反馈信息。所谓信息反馈，就是把输出的信息与作用对象相比较的结果再输送回来，并对信息的再输出发生影响的过程。反馈是控制论中很重要的原理。反馈是系统调节控制的基本形式。实施决策，进行指挥、控制、协调的过程，也就是反馈调节的过程。信息反馈可分为信息输出、作用结果返回 来、再输出三个阶段。输出的信息与作用对象相比较的结果再输送回来，这个结果也是一种重要信息，叫反馈信息。在领导工作中，反馈信息对于实现正确的指挥、控制、协调是十分重要的。同时，反馈信息对于决策也是十分重要的。它是判断、检验决策是否正确的主要尺度，是对决策进行不断修正、不断调整，使之符合客观实际的主要依据。以上是秘书在为领导提供信息服务的一个过程。然而要做好信息工作是不容易的。

基于以上信息对于秘书工作的重要意义，秘书人员应遵循以下的要求：

一. 有强烈的感受力和持久的注意力

简言之，就是秘书人员对秘书工作信息的敏感程度。现代秘书强烈的信息意识，首先表现为能够敏锐地感受社会信息的变化对秘书工作带来的有利和不利影响。无论现在或未来，秘书工作者和他(她)的服务对象--领导者，都生活在被信息包围的社会里，电话、文件、图书、报刊、广播、影视以及各种互联网络，每天都有成千上万比特的信息向我们倾泻而来。秘书人员具有强烈的信息意识，就会积极主动的挖掘、搜集、利用有利于领导决策和秘书工作开展的各种信息;敏锐地发现别人尚未注意到的信息，迅速而准确地找到事物的本质、问题的症结;善于从司空见惯的信息中看到差异，并能迅速选择和捕捉，达到发现早、挖掘深、效率高的境界。其次，表现为对领导决策信息和秘书工作信息的关注。现代秘书要像吃饭穿衣一样，每天都要读一读文件，看一看新闻，听一听广播，浏览一下网络，查找所需要的资料，并形成一种习惯性倾向;无论是对涉及领导决策和秘书工作哪个方面的信息都能自觉敏锐地察觉，并主动与自己所关心的问题、需要解决的问题联系起来思考，从而更好地开展秘书工作。

二.出色的信息能力

现代秘书的信息能力是指秘书人员在从事秘书工作实践活动中所应具备的对于秘书工作信息的搜集、理解、分析、处理的能力。它主要包括五个方面的内容：

1.信息获取能力。秘书工作除了充分利用好组织建立的内部信息网络以外，还应建立并掌握自己常规的信息渠道，善于开发新的秘书工作信息资源，并及时、准确全面地获取所需的信息。比如，秘书人员要了解信息网络上有哪些秘书工作的站点、网页、栏目，通过哪些方法和渠道(包括工具软件)才能迅速进行查找与浏览;如何下载和保存这些信息等等。

2.是信息选择能力。信息时代，人们每时每刻都面对着滚滚而来的信息，信息垃圾、信息干扰、信息焦虑实难避免。现代秘书必须学会对其进行筛选和分类，以达到去粗取精、去伪存真、为我所用的目的;学会准确无误地识别、理解所遇到信息的含义，正确判断所搜集到信息的价值与意义，全面把握所获信息对领导决策和秘书工作产生的影响等。

3、信息预测能力。这是一种较高层次的信息能力。它是指秘书人员在现有信息的基础上对未来的一种推断和预见。信息预测能力其实是对信息理解程度的一种能动反映，是在获取信息的基础上，对事物发展的理性判断，它对秘书辅助领导科学决策具有重要意义。

4、是信息处理能力。狭义的信息处理主要是指对信息的加工、开发、传输、存贮、调阅和吸收等能力。即对所感知、获取和选择的信息加工深、开发新、传输快、存贮厚、吸收广和调阅方便。具体来讲就是能对信息进行综合分析，整理排序，归类处理，充实秘书工作数据库;能对这些信息的意义与可靠性有进一步的认识，提出有针对性的对策和建议，提供给领导者参考。

5、是信息运用能力。秘书获取、选择和处理信息的目的是为了运用。信息运用能力是各种具体信息能力的综合体现，是指秘书人员在获取和处理信息的基础上，把自己的思想与见解融入其中，并通过恰当渠道将这些信息传递给他人，与他人进行交流、共享的能力。

秘书对信息的运用能力，集中表现在为领导决策提供信息的及时性、准确性、完整性、连续性、针对性和有效性上。

三、扎实的信息知识

信息知识是指关于信息的理论、常识和方法。现代秘书的信息知识，是指秘书人员对信息基本常识的了解，对各种秘书工作信息源以及信息检索工具、检索方法等方面知识的掌握。信息知识是信息素养的重要组成部分，信息知识的掌握程度，关系着秘书人员信息意识和信息能力的强弱。一般来说，秘书人员的信息知识应该包括三个部分：

1.信息文化知识。即具有基本的科学文化常识，对信息概念能正确地理解和应用，对信息技术的发展和变化有一定了解，对信息文化的影响与走向有所把握。特别是对信息网络文化要能正确地理解。

2.计算机和信息网络技术常识。现代秘书的计算机知识，应通过考试达到国家二级以上水平。信息网络技术知识主要包括信息网络技术的基本名词术语、技术功能、特点以及构成、应用等等。比如，信息系统数字化的基本原理;信息系统软硬件的内容、各自的功能特点等。

3.一定的外语和法规知识。因特网上百分之九十的信息是用英语来传递的。我们使用的计算机系统和应用软件，大多都是用英文编写的，Windows操作平台的基础也是英语。因此，要更好地表达思想、接受和了解新技术和新信息，就必须掌握一定的外语知识。对于我们外国语大学毕业的学生来说，当然这是不存在问题的。另外，由于信息网络技术的广泛应用而产生的一些法律问题，也应引起秘书人员的关注。比如使用计算机网络要遵循我国现已出台的法律条文;使用各种数据与信息，要合乎国家的有关法规，尤其应严格遵守保密法规，防止失泄密问题的发生。

4.高尚的信息道德。信息道德是指秘书人员在获取和使用信息过程中，应遵循一定的伦理规范。不得危害社会或侵犯他人的合法权益，能自觉保护他人的知识产权、隐私权等，也

不得向领导者和有关用户传递各种不良信息。秘书人员的信息道德关系到其信息素养发展的正确方向。当前，信息传播媒体多种多样，有广播、电视、也有自由度较大的各种互联网络;有政府主办的各种媒体，也有民间自办发行的书报杂志。媒体的多样性使信息传播过程中不可避免地带有一定的主观偏见，虚拟空间交流的隐蔽性也可能会伴生一定的无政府状态，如果没有一定的道德约束，就很容易使人们在享受信息网络技术带来便利的同时，产生一些与先进的伦理道德相悖的现象。这就对秘书人员的文明程度、道德责任感等提出了更高的要求。高尚的信息道德是保证现代秘书信息行为正确性的重要保证。

以上则是我对信息与秘书工作的一些浅薄理解，现代信息社会对秘书工作的要求更为高。为了将自己锻造成为一名优秀的人才，秘书不但要遵循行业中的金科玉律，更要做到对信息把握的游刃有余，这样才能将工作做的更好。

第四篇：第三章 信息与秘书工作 练习题

一、填空题

1.信息是客观世界各种事物________ 的反映，又是客观事物之间相互联系、相互作用的直接或间接的________ 。信息经过________再现客观事物的状态。

2.按信息源的性质分，信息有________和________两大类。

3.按信息的表现形式分，信息有________、________、________、________ 四大类。

4.按信息的来源方向分，信息有________、________、________、________ 四大类。

5.按信息的稳定状态分，信息有________、________两大类。

6.按信息存在或作用时间分，信息有________、________两大类。

7.秘书部门通常将信息划分为综合、________、固定、________、基本、________、客观、________信息。

8.信息的主要特征有________、共享性、无限性、________ 。

9.现代社会记录和储存信息的载体，一方面向________发展，另一方面________ 。

10.________是决策的依据，是决策的必要条件，没有________就没有科学决策。

11.秘书撰拟公文，就是运用________为机关服务。

12.秘书不仅靠领导意图、个人学识，还必须依靠各种________作依据、作借鉴来办好机关各种公务。

13.总之，秘书工作的一切方面都离不开________ 。

14.信息作为一种资源，具有________，即有用性。

15.领导决策、拟定计划、制定措施，大都需要带有________性、________性的信息。而且，领导层次越高，对信息的综合性的________与________要求也越________ 。

16.秘书信息工作时效性特点有________、________两种表现形式。

17.信息工作的及时性，即强调信息要保持________ ;所谓适时性，即讲究提供信息要选择________ 。

18.秘书信息工作的原则主要有________原则、________原则、________原则。

19.秘书信息工作的基本要求就是________、及时、________、适用八个字。

20.________是与本单位的工作和主管业务有关的一切历史档案资料。

21.不相隶属的机关单位的相关信息是________ 。

22.媒体渠道主要指通过各种________取得信息的渠道。

23.信息收集的方法有观察法、问卷法、阅读法、收听法、________、网络法、________、交换法。

24.信息的________ ，是整个信息工作的核心。它对收集到的原始信息在________加以浓缩，在________加以提高，在________上加以变化，使之便于贮存和传递的过程。

25.信息筛选的要求是____、____、____、____ 四个字。

26.信息校核常用方法有三种：________、________、调查法。

27.信息编制的方法除纵深法、归纳法外，还有________、________、图表法。

28.信息资料的科学贮存要做好________ 、________ 、建立贮存检索系统和________四项工作。

29.信息资料传递的基本要求是________、________、________、________ 。

30.信息资料传递的基本方式有________、________、________传递。

31 .我国具体的信息传递途径有________传递、________传递、________传递、面授或直接送达四种。

32.观察法最显著的特点是所获信息具有________ 。

33.询访法根据采用的方式及手段可分为________询访、电话询访、________询访。

34.交换的信息资料一般是________或________的印刷、声像材料。

二、判断题

1.信息是客观世界中各种事物运动状态的反映。

2.信息经过传递再现客观事物的状态。

3.地震前的预兆属于社会信息。

4.来自本系统的信息属于横向信息。

5.人们对物质世界的认识是无限的，对信息的认识是有限的。

6.信息是决策的依据，是决策的重要条件。

7.秘书工作的一切方面都离不开信息。

8.信息作为一种资源，具有使用价值，即有用性。

9.同一条信息对于不同的使用者，使用价值都一样。

10.提供信息不需选择最佳时期。

11.向领导提供“预测性”信息是信息工作的追踪原则。

12.及时是信息的生命，是信息的全部意义所在。

13.提供同样的信息对不同领导都适用。

14.信息的整理加工是整个信息工作的核心。

15.整理加工的产物是信息资料。

16.加工是更具创造性的信息整理阶段。

17.编制是对信息进行有序化的处理。

18.学科分类法是一种新兴的比较理想的分类方法。

三、单选题

1.外部信息，内部信息是按()来划分的。

A.信息源的性质B .信息的表现形式

C.信息来源的方向D.信息的稳定作用

2.信息具有使用价值是秘书信息工作的()的特点。

A.针对性B.综合性C .时效性D.经常性

3.向领导提供“马后炮”信息是违背了秘书工作的()的特点。

A.追踪原则B.超前原则C .选优原则D.最佳时机

4.()是信息的生命，是信息的全部意义所在。

A.准确B.及时C.全面D.适用

5.对信息材料修饰润色是属于信息整理的()程序。

A.筛选B.校核C.加工D.编制

6.信息资料传递的基本要求是()。

A.多、快、好、省B .准、全、多、快

C.丰富、准确、及时、安全D.方便、快捷、安全、保密

7.主题分类是属于信息贮存的()工作。

A.分类B .著录

C.建立贮存检索系统D.保管

8.不相隶属的机关单位的相关信息是()。

A.上级信息B.平行信息C .社会信息D.历史信息

9.秘书收集、编发会议信息注意内外有别，掌握信息的()。

A.准确性B.保密度C .思想性D.灵活性

10.手工检索与计算机检索的区别在于()。

A.基本原理不同B .检索手段不同

C.基础数据不同D.分类方法不同

11.篇幅较长，且传递范围较广的信息资料，适合用()传递方法。

A.口头B.影像C.机要D.专人

12.()信息反馈系统是当前信息工作中的主要反馈系统。

A.人工B .自动机C.人工——自动机复合D.计算机

13.信息反馈的要求：()。

A.准确真实、迅速及时、广泛全面、正确对待

B.准确真实、迅速及时、广泛全面、区别对待

C.准确真实、迅速适时、广泛全面、区别对待

D.准确无误、迅速及时、广泛全面、正确对待

14.收集简单的、时间性强的信息，更适于采用()。

A.观察法B.问卷法C .购买法D .电话询访法

15.存储信息要方便利用，而方便利用的关键是要()。

A.科学编码B.利于检索C .登录准确D .存放有序

16.信息工作中常用的检索工具有()。

A.目录、文摘、索引B .目录、文摘、分类、索引

C.文摘、索引、资料指南D.目录、文摘、索引、资料指南

17.()、准确和保密是各种信息传递的共同要求。

A.迅捷和详细B .适用和有序C .迅速和适用D.规范和方便

四、多选题

1.信息的含义包括()。

A.是客观世界中各种事物运动状态的反映

B.是经过传递再现客观事物的状态

C.是客观事物之间相互联系、相互作用的直接或间接的表征

D.客观信息的收集依赖于综合处理

2.按信息源的性质分，可分为()。

A.自然信息B .静态信息C .动态信息D .社会信息

3.按信息存在作用时间分，可分为()。

A.外部信息B .内部信息C .长时信息D .短时信息

4.现代社会记录和储存信息的载体向()发展。

A.多样化B .日趋缩微化C .信息化D.科学化

5.秘书信息工作的针对性，主要内容有()。

A.结合业务B .围绕中心C .针对问题D .制定措施

6.秘书工作时效性特点的形式有()。

A.经常性B .及时性C .适时性D.针对性

7.秘书信息工作的原则有()。

A.追踪原则B .超前原则C .选优原则D .完整原则

8.秘书信息工作的基本要求有()。

A.准确B .及时C.全面D.适用E .保密

9.信息收集的内容有()。

A.系统内信息B .上级信息C .平行信息D .社会信息E.历史信息F.国际信息

10.收集信息的渠道，按获取信息的来源分有()。

A.内部渠道 B .外部渠道C .调查渠道D .媒体渠道

11.根据询访采用的方式及手段可分为()。

A.现场询访B .面谈询访C .电话询访D .书面询访

12.信息的校核最常用的方法有()。

A.分析法B .核对法C .调查法D.询访法

13.信息的加工应注意的几个问题有()。

A.充实内容B .综合分析C .提出意见D .修饰润色

14.信息资料传递的基本方式有()。

A.单向传递B .相向传递C .反馈传递D .电信传递

五、名词解释

1.信息

2.社会信息

3.纵向信息

4.动态信息

5.综合信息

6.专题信息

7.基本信息

8.派生信息

9.客观信息

10.特殊信息

11.信息资料

12.信息筛选

13.信息校核

14.信息加工

15.信息编制

16.信息贮存

17.反馈传递

六、简答题

1.信息的主要特征。

2.现代社会信息工作的基本特征。

3.信息工作在秘书活动中的作用。

4.秘书信息工作的特点。

5.秘书信息工作的原则。

6.秘书信息工作的基本要求。

7.信息收集的内容。

8.信息收集的渠道。

9.信息收集的方法。

10.信息的加工应注意的几个问题。

11.信息资料的科学贮存要做好的几项工作。

12.信息资料传递的基本要求。

13.信息资料传递的基本方式。

14.信息资料传递的常用途径。

15.什么是信息处理，它包括哪几个部分?

七、论述题

1.秘书向领导提供信息时报喜不报忧有什么危害?应如何纠正此类问题?

2.当前机关信息工作的发展有何特点?

3.什么是秘书信息工作的时效性特点?试举例说明。

4.信息的整理有哪四道程序?分别举例说明筛选、校核、加工、编制的重要性。

八、工作实务题

1.假如你是某保险公司办公室秘书，当中国人民银行关于降低存款利率的信息发布后，公司领导决定利用这个时机使各分公司扩大业务，你从信息工作的角度应该做哪些工作?

2.某公司办公室主任让小张将一堆没有整理的资料根据信息分类的要求进行整理，这些资料有书信、单据、合同、广告稿、新闻稿、建议书、信函、文件、调查记录、报刊文章等，小张进行分类时，按主题分成两大类。小张的做法有什么问题?

3.某信息投资公司在信息传递过程中，多次发生信息失真、时间拖延以及传递失密等问题，为此，公司委托办公室主任专门召开了由各部门办公室负责人参加的关于信息传递制度的专题会议，这位办公室主任在会议中提出了哪些要求与建议?

4.20 世纪 60 年代，上海市某保温瓶厂开始研究硅镍保温技术，直到 20 世纪 70 年代

中期，从海外某杂志上偶然发现这种技术早在 20 世纪 50 年代就已经在美国成功使用，这意味着该厂这项历时十余年、耗资几十万元的研究工作是在开发国外落后的工业技术，毫无意义和价值。请结合秘书信息工作的基本要求，谈谈上海某保温瓶厂的信息工作存在哪些不足。

第五篇：秘书工作者应具有四种信息能力

信息工作始终是秘书工作的重要内容，信息社会的发展对秘书工作者的能力结构提出了新的更高要求。

信息感知能力，是指对信息具有敏锐性，善于在纷杂的信息中发现、提取适用的信息。

具备敏锐信息感知能力，可使秘书工作者从大量普通事物和现象中提取有价值的信息并重新整合，使之产生新的价值，反之则将错失有价值信息，甚至造成难以弥补的后果。1970年国庆节，毛泽东同志在天安门城楼会见了美国记者埃德加。斯诺，并在次日《人民日报》头版刊登大幅照片，期望藉此向美国传递建交的信息。但是，美国总统身边的秘书人员和智囊机构，由于缺乏对东方表达方式的理解和对信息的敏锐观察，并未对此作出任何反应，致使中美建交推迟数年。这一历史事件充分证明了信息感知能力对于秘书工作的重要性。

信息获取能力，是指秘书工作者根据需求，通过阅读、访问、讨论、参观、实验、检索等方法有效收集信息的能力。

在信息化社会的大背景下，信息获取能力尤其要求秘书工作者熟练应用信息技术。日前，北京市开始要求所有党政机关公务员完成网络环境下信息能力培训及考核，并制定了在2010年前，全市党政机关50岁以下的公务员必须通过信息能力考核，从而达到领导干部、公务员、信息化专业人员全部具备在网络环境下开展工作能力的目标。秘书工作者作为公务员队伍中的特殊群体，其信息获取能力要求更高，更需要通过熟练运用信息技术手段，建立并掌握常规的信息渠道，及时、准确、全面地获取信息。

信息处理能力，是指秘书工作者对于信息的读取、存储、整合和生成能力。

秘书辅助决策等职能的发挥，很大程度上取决于其分析、综合处理信息的能力。在广博的信息中，充斥着大量的信息垃圾、信息干扰，如果不能对其进行筛选，去粗取精、去伪存真，准确无误地识别、理解信息的含义，将失去信息的价值和意义，甚至导致决策的失误。在第二次世界大战中，盟军为在欧洲开辟第二战场，全天候、多维度对德军散布大量虚假信息，造成德军参谋人员处理失误，为德军决策层提供了错误的战略预判，最终成就了军事史上著名的“霸王行动”。因此，秘书工作者在处理信息过程中需要解放思想、开阔眼界，运用科学的方式方法和技术手段对信息进行分辨、分析和筛选，确定信息的价值，明确或决定信息的存储形式，使其及时参与其他信息综合利用。

信息运用能力，是指秘书工作者在获取和处理信息的基础上，把自己的思想和见解融入其中，并通过恰当渠道进行交流、共享的能力，也是秘书工作者应有的重要能力。

我国前对外经贸部副部长龙永图在中国入世谈判时曾选过一位秘书。在众人眼中，秘书都是勤勤恳恳、做事谨慎、对领导体贴入微，但是龙永图选的秘书，处事完全不一样。他是一个大大咧咧的人，从来不会照顾人。但这位秘书善于将所得信息分析处理，更重要的是能够科学合理地运用信息，对谈判提供辅助决策，加之其世界贸易专业的背景，在关键时刻为龙部长在谈判中提供了可贵的智力支持，这也是他被选为秘书的原因。

合格的信息运用能力要求秘书工作者在收集、存储和询问信息的过程中，懂得问题提出的重要性，能解释其发现，质疑其真实性并能熟练利用信息技术组织和提炼信息，这样才能更好地为领导提供、展示信息。