秘书基础信息工作

第一篇：秘书基础信息工作

秘书信息工作：信息的筛选

(一)学习目标

能运用信息筛选的方法，对原始信息资料进行选留，能选留出信息含量大、有实用价值的信息。

(二)运用信息筛选的方法进行信息筛选

1.信息筛选的步骤

在信息筛选过程中，一般按以下步骤进行：一是搞好信息材料的鉴别、判断;二是认真选择信息材料;三是对不完全的信息材料进行修正、增补，进行精加工。

2.信息筛选的方法

信息的筛选实际上是对原始信息资料的选留过程。对原始信息资料的选留一般分为两种：一定实用选留，这是根据当前的需要选留信息;二是入藏选留，这是作为日常的信息工作而进行的一般意义的选留。前者要求信息有深度，并适合当前需要;后者要求信息有广度，并具有长期利用价值。因此，公关信息筛选既要考虑急用之需，选留含量大、有价值的信息，又从长远利益出发，考虑到信息的系统性和连续性以及未来的潜在需要，选取留有保存价值的信息。

信息筛选的方法通常有：

(1)查重法。即剔除内容重复的信息，选留有用信息，以减少其他信息工作环节的无效劳动。当然这种方法也并非一味重复，如果需要，也可以保存一部分重要的信息资料复本，以供一定情况下的多人使用。

(2)时序法。即按时间顺序对公关信息资料进行取舍。在同一内容的情况下，较新的信息资料选留，较旧的则剔除。这样可以使选留的信息在一定时间区间内更有价值，特别是对于来自文献中的信息资料，更需选择时间最近的予以留存。

(3)类比法。即将同类型的信息进行比较，哪能个信息量大，哪个更能反映事物的本质问题，则选留下来;反之，则剔除。当然有的虽然信息量并不很大，或者反映事物本质也并不深刻的信息资料，可能作为主要信息资料的重要补充内容，或对公共关系工作有启发作用，也应予选留，不能一概剔除。

(4)专家评估法。即对某些专业性强、技术性强的信息，公关信息人员一时难以确定其取舍问题，可以请有关专家或专业人员进行评估，根据其评估结果，结合本组织当前与长远的需要综合考虑选留和剔除问题。

(5)老化规律法。这主要是针对文献信息资料而言的，文献学认为，文献的使用价值随时间而逐渐降低，甚至完全失去参考价值，这就是老化规律。一般来说，文献的利用率第一年最高，以后逐渐下降，呈等级分布状态，文献的老化情况在文献学中一般用半衰期来表示。所谓半衰期，即指某学科目前尚在利用的全部文献的一半是在近期内多长的一段时间内发表的。一般地说，半衰期越长，说明老化速度越慢;半衰期越短，说明老化速度越快。文献信息资料的筛选应对其行文年代及本学科文献老化的半衰期两方面进行考察，以便确定取舍。

(三)相应知识

信息工作的简要程序：

信息工作一般由收集、整理、存贮、传递反馈、开发与利用六个程序组成。其中每个程序又可细分为几个环节，相互连接，密不可分，形成完整的有序的信息工作流程。

信息工作的收集包括信息源开发及信息搜集等基础工作，是一个广泛搜集、汇总原始信息的过程。信息工作的整理是对原始信息进行选择判断，综合分析和加工整理等一系列信息处理的过程，其目的是把原始通俗读物转化为易于观察、传输、分析的形式，使之成为有用的信息，便于为领导决策和经营管理服务。信息按程序存贮后，便完成了变原始信息为有用信息;变单一信息为综合信息;变无序信息为有序信息;变低层次信息为高层次信息。变零散信息为系统信息的过程。下一阶段的工作就是充分发挥现已掌握的信息的作用，体现信息的价值。这就需要多渠道地传递信息;建立各项制度保障信息接收情况能及时得到反馈，实现信息管理的自身封闭。最后，在上述有效信息循环的基础上，进一步开发和利用信息，使信息不断地增值，发挥更大的效能，最终达到服务于决策，推动生产力发展，提高工作效率这一根本目的。

(四)注意事项和要求

信息筛选是信息处理的第一个环节，也是一项基础性工作。信息筛选对提高信息的利用率起着至关重要的作用。必须掌握信息筛选的要求，做到准确、及时、完整和新颖。

准确。准确是信息的生命。准确就是要真实、全面地反映客观事物的本质特征。信息工作人员在筛选时，一定要严格把好准确关，重点审核以下三个方面的情况：

1.信息的内容是否根据有关方针、政策联系本地区、本部门的实际，抓住在实际工作中产生的经验和存在的问题。

2.内容有无虚构，有无夸大或缩小，甚至弄虚作假。

3.人名、地名、单位及有关数据是否准确。

及时。这是由信息时效性的特征决定的。由于社会动态发展变化快，领导机关、领导同志对此十分关注。信息工作人员在筛选时，一是在思想上要高度重视、不要延误，二是要注意反映事态发展的时间上的连续性。

完整。一篇完整的信息材料，对所涉及的问题或事件的性质、处理方案、发展趋势等都要交待清楚。信息工作人员在注意"完整"方面，应考虑以下四点：

1.是否有潜在的因素暂时未表露;

2.充分利用反映事物发展阶段性的信息，切忌片面强调完整而坐失良机;

3.有无只报喜不报忧或多报喜少报忧的问题;

4.从不同角度、不同方向反映某一问题的信息，避免片面性。

新颖。是指信息中所反映的问题或提出的观点有新意。比较有新意的信息主要表现为以下几个方面：

1.对上级领导、同级领导有新意。如有指导意义的讲话精神;

2.本单位在两个文明建设和改革中出现的新情况、新问题;

3.不同阶层、特别是理论界思想界人士中的新思想、新观点;涉及面较大的社会新动态;

4.知名人士和各界群众提出的有价值的新建议;

5.行之有效的经验等等。

除上述四项原则外，信息筛选要注意重大信息的选择。重大信息是指关系全局的重要信息。政策性、思想性、动态性的建设性和破坏性较强的信息。信息人员要密切注意：

1.国家的重大政策、方针的制定以及贯彻落实情况;

2.社会与自然两方面发展的重大成果及突发事件;

3.本单位的思想、经营情况等的动态信息;

4.管理危机的隐患及其征兆等等。

信息人员要能够在筛选过程中敏锐地发现重大信息，为领导的预测提供可靠性的保证。

第二篇：《秘书实务》第五章-信息工作

第五章 信息工作 第一节

信息和信息工作概述

一、信息的基本知识 (一) 信息的概念

广义的信息指能为人们感知的事物的状态、特征、联系和变化,以及直接或间接反映、描述它们的符号和信号。

狭义的信息指接受者原先不知道的、有用的消息。

秘书机构信息工作对象,主要是指狭义的信息,即对领导和本单位相关工作来说一切新而有用的信息。 (二) 信息的特征

1.时效性2.可增长性3.可传递性4.可分享性5.可贮存性 (三) 信息的类型

1.直接信息和间接信息2.动态信息和静态信息

3.无记录信息和有记录信息4.初级信息和高层次信息

二、信息工作的意义

(一) 为领导决策提供可靠的信息根据

(二) 为领导日常工作提供有效的信息咨询

(三) 是秘书机构做好其他工作的重要保证

三、信息工作的基本要求

(一) 准确完整(二) 及时高效(三) 适用适量

第二节

信息工作的一般程序

一、信息的收集积累 (一) 信息收集的范围

各级党政机关颁布的方针、政策、法规 上级领导机关或主管部门发布的意见 所辖地区、所属单位的基本情况 对本组织工作或产品的反馈信息

同行业的新进展、新做法、新经验、新产品、新技术等

第二节

信息工作的一般程序

一、信息的收集积累 (二) 信息收集的渠道

1.信息网络2.文件资料3.大众传媒4.会议

5.来信、来访、来电6.调查研究 (三) 信息收集的方法

1.阅读法2.观察法3.听记法4.交换法5.索取法6.购买法

二、信息的筛选和校正

(一) 信息真伪的鉴别(二) 信息的校正补充

(三) 信息价值的鉴定

三、信息的分类

首先，根据是否具有很强的时效性, 分为需要立即处理输出的信息和暂时不需要处理的信息。

其次，根据不同信息接收者对具体内容上的需要，分为政治信息、经济信息、文化信息、科技信息等。

四、信息的深度加工 (一) 信息的浓缩提炼

浓缩是在不损失有用信息的前提下把篇幅过长的信息压缩成简短的信息。

提炼是通过对零碎、肤浅、杂乱的原始信息的分析,运用逻辑推理得到高质量的二次信息。

(二) 信息的综合研究

通过分析、研究，将大量原始信息转变成高层次信息。

高层次信息——反映事物全貌、揭示事物本质和规律并能预测事物发展趋势的信息。

有情况

有分析

有建议

五、信息的传输和反馈 (一) 信息传输的方向 向单位内部传输(内向传输) 向单位外部传输(外向传输) (二) 信息传输的控制

对信息需求的控制

对信息共享程度的控制 对信息传输时机的控制 (三) 信息输出的方式

1.口头传输2.书面传输3.电信网络传输

(四)、忧患信息的传输

1.控制问题型信息的传递范围2.将问题型信息 “反题正作” (五) 信息的发布

新闻发布会 / 信息发布会

“××媒体沟通会” (六) 信息的利用及反馈

了解信息被各方采纳、利用的情况，及时调节和改进信息处理流程，提高信息的利用率。

第三节

信息简报

一、信息简报的概念

机关、团体、企事业单位自行编发、用来反映和交流信息的内部报刊之一 。如“工作动态、”“信息快报、”“内部参考、”“信息交流”等。

向上级机关的信息简报投稿、报送或对外横向交流,是本单位信息输出的一个重要形式，有利于相互之间工作协调与合作。

第三节

信息简报

二、信息简报的编写方式和一般要求

单条信息的编写——将每一条信息写成一篇信息稿(新闻稿)。单条信息要求新、准、快、短。每条以两三百字为宜。

信息综述——将许多内容上有联系的零星分散的信息,加工编写成一篇综合性信息材料。综述性信息材料能够反映事物的全貌和发展过程。

第三节

信息简报

三、信息简报的格式

单期式简报——发布日期不确定、每期仅发布一两条重要信息的简报。

多期式(杂志式)简报——有固定的印发周期(如每月两期)，每期发布多条信息的简报。

第四节

网站的信息管理

网络是最便捷的信息传播工具。各类组织大多建有自己的网站(或网页),网站管理成为秘书机构一项重要的常规业务。

单位网站有对外展示形象和对内进行管理的功能，但网站最主要的功能乃是传播信息，展示形象或内部管理的功能也是通过网站信息流通的手段来实现的。

单位网站的信息管理是信息工作的重要内容。

第四节

网站的信息管理

一、网站管理制度

(一) 分级管理和专职管理制度

(二) 信息发布审查制度

(三) 保密制度和奖惩制度

(四) 网站内容定期更新制度

二、网站信息制作与展示

网站的内容应该具有价值和原创性。

网站应调动用户积极提供内容信息，让他们方便自由的上传内容。 网站信息要具备下载和打印功能，让用户方便的获取信息。

第四节

网站的信息管理

三、网站信息的处理和利用

网站是获取用户反馈信息的有效途径。公众通过网站对领导工作提出许多非常具体的要求、意见和建议，秘书机构应将这些反馈信息视为重要的信息资源，按照信息工作的要求广泛收集认真研究。此外，秘书从网站管理的角度还要对公众反馈的信息加以及时的处理。

第四节

网站的信息管理

三、网站信息的处理和利用

网站可以开设以下交互功能：

会员注册

网站留言板

客户调研

在线沟通 首长信箱 公众论坛 博客和微博

思 考 题

1.什么是信息? 它有哪些主要特征? 秘书机构的信息工作有何重要意义? 2.秘书机构的信息工作有哪些基本要求? 信息对领导决策有何重要作用?

3.试述信息工作的一般程序。

4.为什么要对信息进行有效展示?请以四人一组自办一份四个版面的信息简报，并组织展览评比。

5.选取2～3个网站，结合第四节“网站的信息管理”有关知识对其作出评价。

第三篇：信息对秘书工作的影响

信息是事物存在方式或运动状态的直接或间接的反映。信息是一种普遍存在的社会现象，客观世界的一切事物及其运动都是信息之源。从自然界到人类社会，种种物质都可以成为信息源，都能产生和发生信息。我们通常说，秘书是领导的左右手，现代意义的秘书不再只是为领导整理内务。传统的秘书其职能除了撰写文书外，大都是较低层次的服务。然而，随着社会的发展，这样的秘书已不能满足实际需要。现代社会要求的是智能型的秘书。要有思想、懂管理、能参谋。现代秘书不仅要有智慧，而且要能主动。由于秘书的活动总是依附于、受制于领导活动，因此传统的秘书工作往往具有被动性。但一个领导让干什么就干什么，失去主动性的秘书不是一个优秀的秘书。一个优秀的秘书需要创造性地开展工作。 在飞速发展的现代社会，需要的不光是知识型人才，更是信息型人才。作为一个

一、提供信息服务决策是领导工作中最重要、最基本的一个环节。信息是决策的基础和依据。领导者的决策工作，在一定意义上说就是对信息的处理工作。进行科学预测、确定决策目标、拟定和确定决策方案，整个过程就是收集信息、利用信息、分析信息、综合处理信息的过程。秘书部门不是决策者，不参与决策，但必须为领导决策服务，要为领导决策提供及时、准确、有参考价值的信息，这可称之为辅助决策，应当注意的是，秘书人员不但要做到决策前的信息超前服务，更要做到决策中的信息跟踪服务和决策后的信息反馈服务。

二、传递信息服务领导作出决策以后，要付诸实施，这就需要把决策信息及时准确地传递下去，也就是要把领导机关的决定、方针、政策、意图传达下去。这是自上而下的信息传递，也是需要秘书部门来做的，要求把领导机关的决策准确地表述出来。信息传递有多种方法，一是语言传递;二是文字传递，包括文本、表格、图表等;三是电讯传递;四是可视图像传递，选用何种传递方式则要依情况而定。

三、反馈信息服务在领导进行指挥、控制、协调以达到决策目标的过程中，要提供反馈信息。所谓信息反馈，就是把输出的信息与作用对象相比较的结果再输送回来，并对信息的再输出发生影响的过程。反馈是控制论中很重要的原理。反馈是系统调节控制的基本形式。实施决策，进行指挥、控制、协调的过程，也就是反馈调节的过程。信息反馈可分为信息输出、作用结果返回 来、再输出三个阶段。输出的信息与作用对象相比较的结果再输送回来，这个结果也是一种重要信息，叫反馈信息。在领导工作中，反馈信息对于实现正确的指挥、控制、协调是十分重要的。同时，反馈信息对于决策也是十分重要的。它是判断、检验决策是否正确的主要尺度，是对决策进行不断修正、不断调整，使之符合客观实际的主要依据。以上是秘书在为领导提供信息服务的一个过程。然而要做好信息工作是不容易的。

基于以上信息对于秘书工作的重要意义，秘书人员应遵循以下的要求：

一. 有强烈的感受力和持久的注意力

简言之，就是秘书人员对秘书工作信息的敏感程度。现代秘书强烈的信息意识，首先表现为能够敏锐地感受社会信息的变化对秘书工作带来的有利和不利影响。无论现在或未来，秘书工作者和他(她)的服务对象--领导者，都生活在被信息包围的社会里，电话、文件、图书、报刊、广播、影视以及各种互联网络，每天都有成千上万比特的信息向我们倾泻而来。秘书人员具有强烈的信息意识，就会积极主动的挖掘、搜集、利用有利于领导决策和秘书工作开展的各种信息;敏锐地发现别人尚未注意到的信息，迅速而准确地找到事物的本质、问题的症结;善于从司空见惯的信息中看到差异，并能迅速选择和捕捉，达到发现早、挖掘深、效率高的境界。其次，表现为对领导决策信息和秘书工作信息的关注。现代秘书要像吃饭穿衣一样，每天都要读一读文件，看一看新闻，听一听广播，浏览一下网络，查找所需要的资料，并形成一种习惯性倾向;无论是对涉及领导决策和秘书工作哪个方面的信息都能自觉敏锐地察觉，并主动与自己所关心的问题、需要解决的问题联系起来思考，从而更好地开展秘书工作。

二.出色的信息能力

现代秘书的信息能力是指秘书人员在从事秘书工作实践活动中所应具备的对于秘书工作信息的搜集、理解、分析、处理的能力。它主要包括五个方面的内容：

1.信息获取能力。秘书工作除了充分利用好组织建立的内部信息网络以外，还应建立并掌握自己常规的信息渠道，善于开发新的秘书工作信息资源，并及时、准确全面地获取所需的信息。比如，秘书人员要了解信息网络上有哪些秘书工作的站点、网页、栏目，通过哪些方法和渠道(包括工具软件)才能迅速进行查找与浏览;如何下载和保存这些信息等等。

2.是信息选择能力。信息时代，人们每时每刻都面对着滚滚而来的信息，信息垃圾、信息干扰、信息焦虑实难避免。现代秘书必须学会对其进行筛选和分类，以达到去粗取精、去伪存真、为我所用的目的;学会准确无误地识别、理解所遇到信息的含义，正确判断所搜集到信息的价值与意义，全面把握所获信息对领导决策和秘书工作产生的影响等。

3、信息预测能力。这是一种较高层次的信息能力。它是指秘书人员在现有信息的基础上对未来的一种推断和预见。信息预测能力其实是对信息理解程度的一种能动反映，是在获取信息的基础上，对事物发展的理性判断，它对秘书辅助领导科学决策具有重要意义。

4、是信息处理能力。狭义的信息处理主要是指对信息的加工、开发、传输、存贮、调阅和吸收等能力。即对所感知、获取和选择的信息加工深、开发新、传输快、存贮厚、吸收广和调阅方便。具体来讲就是能对信息进行综合分析，整理排序，归类处理，充实秘书工作数据库;能对这些信息的意义与可靠性有进一步的认识，提出有针对性的对策和建议，提供给领导者参考。

5、是信息运用能力。秘书获取、选择和处理信息的目的是为了运用。信息运用能力是各种具体信息能力的综合体现，是指秘书人员在获取和处理信息的基础上，把自己的思想与见解融入其中，并通过恰当渠道将这些信息传递给他人，与他人进行交流、共享的能力。

秘书对信息的运用能力，集中表现在为领导决策提供信息的及时性、准确性、完整性、连续性、针对性和有效性上。

三、扎实的信息知识

信息知识是指关于信息的理论、常识和方法。现代秘书的信息知识，是指秘书人员对信息基本常识的了解，对各种秘书工作信息源以及信息检索工具、检索方法等方面知识的掌握。信息知识是信息素养的重要组成部分，信息知识的掌握程度，关系着秘书人员信息意识和信息能力的强弱。一般来说，秘书人员的信息知识应该包括三个部分：

1.信息文化知识。即具有基本的科学文化常识，对信息概念能正确地理解和应用，对信息技术的发展和变化有一定了解，对信息文化的影响与走向有所把握。特别是对信息网络文化要能正确地理解。

2.计算机和信息网络技术常识。现代秘书的计算机知识，应通过考试达到国家二级以上水平。信息网络技术知识主要包括信息网络技术的基本名词术语、技术功能、特点以及构成、应用等等。比如，信息系统数字化的基本原理;信息系统软硬件的内容、各自的功能特点等。

3.一定的外语和法规知识。因特网上百分之九十的信息是用英语来传递的。我们使用的计算机系统和应用软件，大多都是用英文编写的，Windows操作平台的基础也是英语。因此，要更好地表达思想、接受和了解新技术和新信息，就必须掌握一定的外语知识。对于我们外国语大学毕业的学生来说，当然这是不存在问题的。另外，由于信息网络技术的广泛应用而产生的一些法律问题，也应引起秘书人员的关注。比如使用计算机网络要遵循我国现已出台的法律条文;使用各种数据与信息，要合乎国家的有关法规，尤其应严格遵守保密法规，防止失泄密问题的发生。

4.高尚的信息道德。信息道德是指秘书人员在获取和使用信息过程中，应遵循一定的伦理规范。不得危害社会或侵犯他人的合法权益，能自觉保护他人的知识产权、隐私权等，也

不得向领导者和有关用户传递各种不良信息。秘书人员的信息道德关系到其信息素养发展的正确方向。当前，信息传播媒体多种多样，有广播、电视、也有自由度较大的各种互联网络;有政府主办的各种媒体，也有民间自办发行的书报杂志。媒体的多样性使信息传播过程中不可避免地带有一定的主观偏见，虚拟空间交流的隐蔽性也可能会伴生一定的无政府状态，如果没有一定的道德约束，就很容易使人们在享受信息网络技术带来便利的同时，产生一些与先进的伦理道德相悖的现象。这就对秘书人员的文明程度、道德责任感等提出了更高的要求。高尚的信息道德是保证现代秘书信息行为正确性的重要保证。

以上则是我对信息与秘书工作的一些浅薄理解，现代信息社会对秘书工作的要求更为高。为了将自己锻造成为一名优秀的人才，秘书不但要遵循行业中的金科玉律，更要做到对信息把握的游刃有余，这样才能将工作做的更好。

第四篇：浅谈信息时代秘书工作的新发展

当今信息社会，随着计算机技术和互联网的发展。人类许多传统的工作方式发生了改变，许多新兴事物应运而生，如2o世纪9o年代末美国出现了virtualassistant(简称va)，中文意思即“虚拟助理”“网上秘书”。我们知道，秘书工作是“以处理信息为中心任务的。首当其冲受到了信息浪潮的影响”①，而“网上秘书”作为信息时代的产物，它的基本职能是什么，它与传统意义上的“秘书”有怎样的关系，未来发展趋势如何等相关问题的研究在国内外还处于起步阶段，已有的学术研究成果尚不丰富。本文拟对网上秘书的职业涵义、职业特征、发展前景作一初步探讨，以供商榷。

一、网上秘书的职业涵义

案例：

把一艘20米长、订制建造的游艇从香港挪到纽约或迈阿密需要多少钱?一旦将这艘船挪到纽约，维持它，包括聘请一位24小时待命的经验丰富的船长又得花多少钱?这是54岁的网上秘书苏珊娜•斯特默做网上秘书以来的第一份工作。她花了3个星期的时间为她的客户——一位来自香港的投资银行家找到了答案：将游艇从香港挪到纽约要花97000美元，而要维持它每月得花7000美元。在斯特默的帮助下，银行家决定在香港将游艇出售，然后在纽约买一条新游艇。斯特默从评判客户商业计划到帮助客户挑选婚礼地点什么都做。她说：“我有一个客户打算7月份到旧金山葡萄酒酿造地外举行婚礼，在里面招待来宾，而她只在旧金山停留9o分钟。”到了5月份。新娘手中只有一份候选地名单，由于“请我比请婚礼专家便宜”。于是新娘找到了她。斯特默说：“实际上，我所做的只是整理出一个庞大的电子数据表，而新娘只需要与她的准新郎坐在电脑前挑选出4个地点就可以了。”最后。在斯特默的协助下。新娘选择了最佳婚礼举行地点。

“职业”是指人们在社会生活中所从事的以获得物质报酬为主要生活来源并能满足个人精神需求、在社会分工中具有专门技能的工作。根据这一涵义。我们可以看到案例中的主人公苏珊娜•斯特默，虽然不像大多数人一样与某单位或公司签订有固定年限的劳动合同，不按照传统方式工作，但她确实在从事依靠专门技能满足物质和精神需求的工作。因此我们可以肯定地说，她所从事的信息咨询、事务咨询和策划工作属于“职业”概念范畴。

“网上秘书”既代表了类似苏珊娜•斯特默这样的从业人员，也代表了一种新型职业。那么“网上秘书”的内涵到底是什么呢?维基百科资料对“va”的解释是：“一个独立的承包者，提供行政、技术，有时也为客户提供创意，并协助客户。”还有一种观点认为：“网上秘书是利用网络提供商业服务的自由职业者”。综上，我们就可以对“网上秘书”作如下理解：其工作定位是承包商或自由职业者;工作途径是网络办公;工作形式是根据客户的需求将某些工作在一定时间内完成。并按照工作的数量和质量来获取报酬：工作内容主要是通过与客户沟通，负责资料和信息的收集和处理、档案整理、企业策划文案写作、工作计划制定等。

可见，网上秘书与传统秘书既有联系又有区别，总体上说网上秘书是传统秘书在新时代的新发展。用“新发展”来描述两者之间的关系，是指在人际沟通、文件管理、信息处理等工作内容存有一定交叉的前提下。网上秘书在工作定位工作途径、工作形式等方面是对传统秘书的变革。

二、网上秘书的职业特征

“网上秘书”与传统秘书在信息的收集、处理、传递、反馈等工作内容方面虽有一定的交叉性，但从工作职责来看，二者并没有本质的差别。与传统秘书相比，网上秘书具有以下不同的职业特征：

第一，工作角色的新颖性。

传统秘书只是行政单位或企业单位的雇职，在一定时期或范围内其工作权责与报酬是相对固定的;而网上秘书的工作很灵活，“他们与客户之间的关系很独特，网上秘书不是雇员，而是合作者，他们与客户共同寻找更佳的做事方式”。网上秘书利用各种通讯设施与客户取得联系，通过远程操作与客户交流和沟通，客户很少甚至根本见不到自己的秘书。网上秘书除了满足客户的需求之外，与客户没有职务上的隶属关系。网上秘书可以同时与多个客户开展业务合作，与客户不存在固定的业务关系。至于报酬，网上秘书在为客户开始工作之前就已与客户商定好;另外网上秘书还可以与客户共同完成一项工作并合理分配酬劳。

第二，工作手段的网络化。

从某种意义上说，网上秘书所从事的就是信息处理工作。因此，网上秘书需要使用现代化的办公设备，如电话、打印机、复印机、传真机等，并熟练掌握电脑操作和网络运用技术，完全采用网络化的办公方式。网上秘书运用收发电子邮件、gprs+wap高速移动电话通信、网络聊天网络论坛留言、ftp文件传输、使用搜索引擎网络下载、网上交易等途径，方便、快速、高效、准确地收集与处理信息。如果离开网络，他们根本无法开展工作。

第三，工作方式的弹性化。

一直以来，人们形象地描述网上秘书为“穿着t恤和短裤办公的人”或“穿着丝绸睡衣上班的人”。可见，网上秘书的工作状态非常轻松自由。另外，网上秘书的工作方式也呈现出弹性化的职业特征。首先，网上秘书通过互联网与客户联络和交流，足不出户就可以满足客户的需求。网上秘书通常在家办公，或者根据个人需要选择合适的小型工作间。其次，网上秘书可以按照自己的喜好和习惯来布置工作环境。再次，网上秘书不像传统秘书那样必须在公司或单位规定的时间内工作，而是根据客户的需求来灵活安排和掌握自己的工作时间。

三、网上秘书的职业发展前景

网上秘书可以说是信息时代发展的产物，属于当今时尚的soho(smallofficehomeof—fice)一族。美国著名作家玛丽安•萨尔兹曼早在1998年就指出，“展望21世纪的生活方式，就经济与技术层面而言，网上秘书将发挥智能代理人的作用。负责收集你最感兴趣的消息。并处理商业和社会函件。”因为这一职业的自由性与独立性，它越来越受到从业者的青睐，从业人数日益增多。同时，随着全球经济的快速增长和全球一体化进程的加快，商务和商贸活动日益增多，规模不断扩大，既能提高办事效率又能节约人力和财力成本就成为许多公司追求的目标。网上秘书的出现因此成为一种必然。从目前情况来看，市场对网上秘书的需求很大，但这一职位的缺口也很大。可见，网上秘书的出现是符合市场经济规律和时代发展要求的，其发展空间非常广阔。目前，我国最大的网上秘书基地浙江秘书网在浙江温州成立，并已经步入快速发展阶段，作为网上秘书行业的领跑者，该公司的发展是对我国网上秘书事业的发展的一个重要促进和规范作用!据采访调查，该公司目前已来自海内外的网上秘书1500名左右，业务服务遍及国内外企业和个人客户。浙江秘书网负责人表示，目前，这一新兴行业在我国发展非常迅速，也开始广受客户的欢迎和接受，越来越多的客户开始使用网上秘书服务，但是要真正成规模和规范化，还有很长一段路要走!讲这个行业规模化，职业规范化，将这个行业产业化是我们正在做的事!

第五篇：浅谈移动信息时代下的秘书工作

秘书学段考作业

浅谈信息时代环境下的秘书工作

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3摘要：随着信息时代的发展和移动信息时代的到来，秘书工作迎来新的挑战和契机，本文主要通过列举其变化和要求，对秘书从业者提出学习建议，以促进秘书行业的进步和使秘书从业者工作更高效。

关键词：信息时代，秘书，工作

如今，我们正处于信息时代的大环境之下，作为秘书人员，收集、筛选、整理和加工各种有效信息，为领导者提供全面、准确、及时的信息服务成为秘书工作一个及其重要的方面。努力做好信息工作，学会和充分利用信息技术开展秘书工作，以提高文书处理和事务管理、办公室管理等工作的效率和质量，是信息时代环境下的秘书工作重中之重。

一、信息时代和移动信息时代的含义

信息时代，是指在上世纪六七十年代开始，随着计算机的出现和逐步的普及,信息对整个社会的影响逐步提高到一种绝对重要的地位，信息量、信息传播的速度、信息处理的速度以及应用信息的程度等都以几何级数的方式在增长的一个时代。信息技术的发展对人们学习知识、掌握知识、运用知识提出了新的挑战。由于计算机技术和网络技术的应用，人们的学习速度在不断加快，也就是说从数字处理时代到微机时代，到网络化时代，学习速度越来越快，这要求我们的管理模式也要适应新的特点和新的模式。

而移动信息时代，则是在进入二十一世纪后，随着手机的多功能化、个人电脑的便携化和移动网络的快速发展，人们由原来的主要依靠台式电脑收集、处

理信息发展成为由手机、平板电脑、台式电脑三者移动地收集和处理信息。因此，在移动信息时代的大环境下，秘书的工作应该更灵活，更能有效地帮助领导收集、处理信息和协助管理事务。

二、移动信息时代下秘书工作的变化

2007年，苹果发布iphone一代，谷歌发布安卓处理系统;2010年，微软推出新WP系统，苹果发布ipad一代。随着手机的大屏化和智能化、平板电脑的产生和发展、网络连接速度从2G升级为3G和4G，移动信息时代正式到来。

那么，移动信息时代会给秘书工作带来哪些的变化呢?

(一)秘书的信息收集工作会更加灵活和快捷

现在诸多的信息资源网站都推出了手机版客户端和手机版网页(例如百度搜索客户端、搜狐新闻客户端和腾讯新闻手机版网页等)，为手机的查询和收集信息提供了极大的便利，而手机相对比与电脑更具有便携性。这意味着秘书的信息收集和处理工作，可以随时随地地展开，例如在早上坐公交或者地铁的时候，秘书就可以拿手机来查询和收集今天一天所要做的工作的有关信息，这样一回到公司就可以将信息上报给自己的领导，以供领导更好的判断和利用。

(二)秘书的文案管理工作会更加方便

以前秘书的文案编写、制作、处理等，主要是依靠台式电脑完成，而进入移动信息时代后，秘书可以在任何时间、任何地点使用手机或者平板电脑完成文案的编写工作，这会为秘书节省下许多的时间，提高了工作的效率。例如，领导安排秘书编写一份讲话稿，秘书本来要回到家后利用台式电脑加班才能完成，但是进入移动信息时代之后，秘书只需要在回家的公交车上，使用手机版的office从网络云上下载讲话稿模板，然后直接在公车上编写，要是车程长一点的话下车的时候基本已经完成了。

(三)秘书的日常事务会更加轻松

协助领导督查工作、管理日常事务、处理临时交办事务，使领导工作更加方便高效，是秘书工作的一大中心。在移动信息时代的大环境下，秘书可以直接和领导通过手机视频举行一场小会议，倘若领导有急事要马上飞到北京，秘书可以直接用手机订机票后使用手机打车软件叫上一辆出租车在公司楼下等着，极大地

节省时间，提升了工作效率。

(四)秘书工作保密性得到提高

严守机密是秘书的职业道德之一，保证公司资料的安全不外漏也是秘书的基础工作之一。进入移动信息时代后，机密文件可以直接发到秘书手机，以市面上常见的安卓手机为例，手机病毒基本可以算是零，只要不安装恶意软件文件就不会向外传播，只需加上手机屏幕锁就不可以查看里面的内容，要强制解锁的话必须清除用户数据和缓存数据，那么手机里面的文件也不见了。由此可见，使用手机处理文件比使用电脑处理文件的安全性高了许多。

三、移动信息时代中的秘书应如何提升工作能力

(一)将电脑和手机等现代化信息设备升级到主流配置

这点看起来可能有点多虑，但这却是移动信息时代中秘书提升工作能力的前提和基础，倘若秘书还是使用十年前的老式电脑和诺基亚功能手机的话，那是无法应付信息时代下的秘书工作的。因此，无论是公司还是秘书个人，都应该将电脑和手机等升级到主流的配置，这样才能够更高效地应付信息时代下的秘书工作。

(二)秘书应主动去学习应用移动设备办公

移动信息时代的秘书应该不断地、主动地学习新的办公技术，不要墨守成规只是习惯用台式电脑，要积极地使用更加方便高效的办公方法，学习使用新的信息接收技术(例如微博和微信)，并根据自身情况制定计划目标等，提高工作效率。

(三)教导其他同事使用移动信息技术

促进上级和下级沟通和协助其工作是秘书工作的职责，为公司创造更大的利益是所有员工的使命。因此，秘书不仅要自己学会使用移动信息技术，还要教导其他同事使用，这样不仅能使公司工作效率提升，也能为自身的秘书工作提供便利。

四、结语

移动信息时代对秘书人员提出了更高的要求，但也提供了更大的契机。作为

21世纪的秘书，要清楚新时代带来的变化和要求，并主动学习新知识，只有这样，才能更高效地应付移动信息时代大环境下的秘书工作。

参考文献：

1、陆瑜芳《秘书学概论》2013年3月第二版

2、百度百科：信息时代2013年12月22日编辑版