大型国企发票管理系统内部控制实践探讨——兼论国有大型成品油销售企业的机打发票系统的应用

作为商品交易的重要原始凭证, 发票不仅起到业务流转载体作用, 更是国家税务机关等财务监管部门监控税源、审计账务的重要源头, 发票管理系统的内部控制的研究具有重要的理论与现实意义。中国石油、中国石化系统等大型成品油销售企业的发票管理系统涉及地域之广、金额之大、频率之多、影响之广在全国也是少见的。针对于诸如中国石油、中国石化系统等大型成品油销售企业的发票管理系统的内部控制显得尤为重要。

1 目前手工版普通发票的管理现状及弊端

2008年以前, 国内大型成品油销售企业的所属加油站, 开具普通发票时一直采用手写方式, 使用的是多联次手工版普通发票。手工版普通发票的领取、开具、存档、缴销整个过程, 方法比较原始, 工作量较大。手工管理普通发票主要有以下缺点。

(1) 工作量大、工作效率低。由于开票量大, 耗费大量人工, 且容易出错票, 工作效率低。 (2) 不能及时掌握加油站的开票情况。 (3) 上级公司不能对发票的全过程进行监督。 (4) 统计相关报表需要手工累加, 耗费时间。 (5) 存根联不便于管理。按照发票管理要求, 发票存根应保存五年以上方可向税务部门申请缴销, 由于使用量巨大, 发票存根档案堆积如山, 不便于管理。

2 基于单联卷筒式机打发票的发票管理系统的提出

为弥补手写普通发票存在的缺陷, 采用基于单联卷筒式机打发票的发票管理系统代替手工版普通发票管理方式, 将中国石油辽宁销售公司范围内的普通发票通过发票管理系统统一管理起来。

采用机打发票管理系统, 将解决以下问题: (1) 提高发票开具质量, 提供工作效率。使用该系统, 可以实现发票的集中、统一管理, 可以自动生成经营所需的相关报表, 提供工作效率。 (2) 减轻了纳税人手工开具普通发票的负担, 节约了成本。 (3) 有利于税务部门加强普通发票的稽核管理。保证随时可以向主管税务机关提供准确、完整、可靠的销售数据, 同时按主管国税机关的要求定期报送发票电子存根联数据。 (4) 确保发票印制、领购、分发、开具、上缴和保管环节有序进行。发票的各环节均在管理系统的实时控制之下, 利于各级部门和税务机关的监督。 (5) 防止发票虚开等违法行为产生。发票系统可以快速、有效跟踪每卷发票的流向, 以及记录每张发票的具体开票信息, 防止空白发票流失、虚开发票等违法行为产生。

3 发票管理系统上线实施过程

(1) 选取试点单位, 为全面积累推广经验。选取沈阳分公司昆山加油站作为试点单位, 进行了系统安装、后台运行和开票测试, 取得成功。为在系统全面铺开奠定了基础。 (2) 提出印制发票使用申请。向省国税局提出使用机打发票申请, 得到省国税局批准后, 上报发票使用计划。省国税局负责统一印刷, 完成后发票调至各市级国税局, 各市级分公司到各市级国税局领购全部发票。 (3) 签订设备、服务合同。与设备供应商签订了设备购销合同和服务协议。选择发票打印装置型号、约定了服务期限、服务内容及其他责任。 (4) 按计划依次启动。机打发票系统开始在所属分公司依次启动, 每个单位在7个工作日完成培训、安装、初始化工作。培训完成后立即全面实施机打发票开票, 取消手工版普通发票。机打发票将在14个地区完成。 (5) 制定管理办法, 规范操作运行。制定了《加油站机打发票管理暂行办法》和系列表单, 对机打发票的领用、开具、保管、数据上报等各项工作做出明确规定, 对各部门、各岗位的职责、考核和责任加以明确。使发票的开具更加管理规范。

4 发票管理系统运行流程介绍

(1) 发票印制。省公司向省国税局上报发票计划总量。省国税局负责统一印刷, 印刷完成后, 发票调至各市级国税局, 各单位到各市级国税局领购全部发票。领回后通过《发票管理信息系统》将发票分发至各县区经营部和加油站, 各县区经营部不再到县区级国税局办理发票申购业务。 (2) 发票分发。在发票后台管理系统, 省公司对发票的采购、领用、开具、核销等全过程实行审核监督。各市公司按照本单位的发票需求量, 申请发票计划, 从所属市国税局领购发票后, 在发票管理系统将发票分发至县级经营部。县级经营部再将发票分发至各加油站。加油站领取相应号段的纸质发票, 在授权范围内使用开票机开具发票。 (3) 数据上报。发票开具完毕后, 各加油站通过U盘将开票机内的发票电子存根数据拿到市公司进行发票核销, 同时为领用下阶段使用的纸质发票。通过U盘采集的数据, 省公司、市级公司以及税务部门可以通过发票管理后台系统, 随时检查发票使用、开具及管理情况, 亦可监督已实现销售收入以及增值税申报缴纳情况。

5 发票管理系统上线带来的效益分析

(1) 机打发票系统的使用, 加强了发票管理的监管力度及发票使用的安全性。省公司直接监控各分公司及经营部的发票使用情况, 及时掌握发票的流向, 了解发票开具的详细信息, 使发票得到统一、集中的管理。 (2) 机打发票系统的使用, 极大地减轻了基层操作人员的工作强度, 减少了手工开票的繁琐程序, 提高了工作效率。 (3) 机打发票系统的使用, 有效降低了发票成本。每组发票成本为0.06元, 按每年使用3000万组计算, 比全部使用一机多票降低成本1920万元, 比使用手工版发票降低270万元。 (4) 机打发票系统的使用, 使得数据统计工作简单化。系统可以自动生成相关的报表, 简便快捷地完成查询统计工作。 (5) 机打发票系统的使用, 有利于税务部门对普通发票的稽核管理。通过后台系统查询, 随时可以得到完整、准确、可靠的数据, 同时能够按照主管国税机关的要求, 定期报送发票电子存根联数据。按照规定, 每张普通发票的开具必须与油品付出金额完全相符, 规避了普通发票开具的随意性, 发票管理延伸到全过程监督管理, 更有利于税务机关的征管。

6 发票管理系统需要逐步完善的问题

从运行过程看, 发现几个需要逐步完善和解决的问题:一是开票机形成的申报数据和税务机关的接口有待继续开发。目前发票系统形成的上报数据为Excel格式待全面推广后, 需要做一个与税务局发票管理系统的接口, 使税务机关的CTAIS系统能直接读取。二是机打发票系统和加油机联动问题。目前机打发票系统和零售管理系统没有链接, 下一步计划完善零售管理系统, 和发票管理系统实现链接, 加油机和开票机联动, 实现前端加油后, 开票机自动显示加油数量和金额, 此功能有待于进一步的研发。

综上所述, 单联卷筒式机打发票的在辽宁地区成品油销售系统的推广和使用已经成功, 具备在全国成品油销售系统普遍使用的条件, 国内其他各大型行业也可以借鉴其经验, 逐步代替手工版普通发票的使用。

摘要：针对国有大型成品油销售企业发票管理的现状, 以中国石油辽宁销售公司为例, 探讨大型国企发票管理系统的内部控制。兼论以单联卷筒式机打发票机打发票代替手工版普通发票及发票管理系统在企业的应用。

关键词：发票管理,实践探讨