大型国有企业办公系统设计与实现

传统的办公方式即为采用手工工作方式来完成各项事务的处理, 而当前这种方式由于效率低、准确性差等缺点逐步被先进的自动化办公方式所取代。通过利用更加先进的电子协同办公系统, 能够使得系统办公的业务流程得到优化。这种办公方式将会对整个政府部门的办公处理提供一种高效的处理方式, 其通过构建电子化的OA协同体系, 能够促进不同部门之间的沟通与处理。在对资料以及文献管理方式也能够借助信息化的手段来进行整理, 从而为日后的查询与处理提供更加可靠的依据。基于企业在办公自动化方面的需要, 本文对其业务流程进行了深入的分析与讨论, 然后对其建设完成之后的效果、功能以及性能等进行了分析, 并提供了专业的技术服务路线与案设计方案, 能够保证整个系统的设计与实现过程的合理性, 并满足用户的使用需求。

一、研究现状

目前电子政务系统逐步引起了人们的关注, 尤其是一些大型的公司以及事业单位等, 其在电子政务系统研究与应用方面做出了较大的投入, 并取得了较多的成果。大型企业以及政府部门往往需要面对较大的客户群体, 其在业务办理以及服务等方面涉及到较多的方面, 并且需要为人们提供全方面的服务, 所以构建科学合理的电子政务体系具有重要的意义, 不仅能够推动经济社会的发展, 而且在决策管理方面也能够提供较多的支持。

(一) 系统研究现状

目前我国在企业信息化办公方面已经取得了突破性的进展, 政府等相关部门也逐步采用了“协同办公”的处理方式。通过这些措施不仅改善了我国政府以及企业的办公状况, 而且逐步引领着企业行业出现了更大的变革。提出了采用信息化的方式来优化传统的办公方式, 通过这种方式能够有效地提升各个部门的办事效率, 这对于我国的办公自动化发展具有重要的意义, 其不仅打破了传统手动办公方式, 而且利用交互式的电子处理模式能够为人们提供更高质量的服务。与此同时, 我国的研究机构以及企业等都在办公自动化方面加大了投入, 并将其加入到企业的战略发展内, 出现了一系列较为典型的“电子企业”, 推动了我国的企业创新, 改善了先前的办公环境与氛围。

(二) 协同办公研究现状

协同办公可以简写为OA, 协同办公系统作为办公自动化系统的新形式, 其功能范围也不断地进行扩展。其不仅仅涉及到日常的办公处理、信息管理以及审批处理等, 还需要在即时通讯、数据交互以及智能处理等方面实现相关的功能, 随着用户需求的多样化发展以及各种开发技术的发展, 建立更高性能的智能化应用平台将成为现实, 新型的协同办公系统也会逐步应用到不同的领域中。

对于协同办公系统来说, 其应该先实现的沟通功能。而这个沟通功能并不是传统的交流沟通过程, 而是包括了信息传递的时效性与真实性等, 从而确保整个系统为人们提供高效的共享功能。

另外其功能还体现在管理与协作等方面, 例如有项目管理功能、流程管理功能、事务管理功能等, 从而为团队提供信息交互的支持。

也可以认为协同办公系统就是一个综合性办公室, 团队中的各个成员都是置身其中, 并使用其内部的各种数据资料与信息。整个平台还能够集成人事管理、数据管理与分析等模块, 能够为用户提供更加全面的服务。

通过上述分析基本已经明确了协同办公系统需要实现的各个功能, 并对其性能等指标进行了分析, 确定协同办公系统可以实现移动性, 能够为各个系统的交互提供专门的接口, 从而使得各个部门间的数据沟通不再存在障碍。

二、需求分析

(一) 功能性需求

本系统的主要目标是实现办公的自动化, 从而使得各项工作更加高效合理。因此系统需要提供统一身份验证服务, 并对移动办公审批系统等其他系统提供开放的接口, 便于不同系统之间的交流与共享。本系统需要实现的具体功能如下图中所示。

本系统的使用者主要有系统管理员与一般用户两种, 具体的用例图见图2。其中, 不同用户能够实现的功能也不同。

(二) 非功能性需求

系统的非功能性需求主要体现在网络、兼容性、安全性以及适用性方面:首先从兼容性方面来说, 系统需要较强的兼容性, 能够满足多种常用浏览器的浏览需求, 例如360、IE以及谷歌浏览器等。其次系统需要较高的安全性, 也就是系统在使用时需要保证用户数据和信息的安全性, 防止系统被入侵或者攻击。第三系统需要较强的适用性, 对企业办公能够带来巨大的便利性, 能够满足企业的使用要求。

三、系统设计

(一) 系统设计原则

系统建设的功能性原则

(1) 开放性原则。系统高度的开放性也可以为用户带来更好的体验, 可以增强用户的满意度, 使得系统的用户群体不断扩大。

(2) 易用性原则。系统的易用性对于用户来说是至关重要的, 因为系统最终是要为用户的使用带来便利, 提高其工作效率。

(3) 整合性原则。一个功能较为全面的系统必须能够对多种功能模块进行合理的整合, 为了保证系统合理有效的运转必须将系统数据和功能进行高度的整合处理。

(二) 系统功能设计

本系统基于B/S的架构模式, 采用这种方式时用户需要使用WEB浏览器来实现对系统的访问, 在系统相服务器进行访问的过程中可以预先对请求进行处理, 因此处理与审核工作都可以在后台同时来进行。本系统选择了三层的架构模式, 分别是视图层、模型层以及控制层。其中, 第一层能够对服务器端用户的操作做出响应和反馈处理, 第二层是对系统相关数据的处理, 而第三层主要是作为前两层的中间层, 可以有效地对其进行调节处理, 保证数据的正常流转。

登录功能设计, 用户打开系统登录界面并填写用户名以及密码等信息之后, 将信息提交到loginAction.do中进行验证。如果用户输入的用户名以及密码都验证通过, 才能顺利进入系统, 如果不通过则必须再次输入进行验证;当忘记登录密码时, 可以对密码进行重置。

办公流程设计, 在本系统对办公流程审批时, 发文以及收文管理功能是两个重要的功能, 能够保证企业文件的合理流转, 下面对其功能进行分析。

1. 发文管理功能

首先是发文管理功能, 即为企业员工先制定具体的发文内容, 具体包括发文部门、发文正文内容等相关信息, 并将其输入到已经准备好的word模板中。

下一步就是将拟定好的发文内容传送给领导查看, 领导进行审批的同时提出修改意见, 然后修改完善完成之后就可以形成正式文件, 并将其对外发布。

2. 领导处理完发文之后, 系统可以生成正式文件

员工基于领导的意见对发文进行进一步的修改和完善, 完成之后加盖公章并上报, 即实现了发文管理功能。

会议通知设计, 会议通知发送功能是通过messageSend.jsp页面实现的, 在此界面填写完联系方式以及内容之后, 即可调用messageSendAction方法将信息传输到后台, 然后将会议通知发送给用户。

(三) E-R图设计

在本系统中, 对数据库的设计也是一个关键的阶段, 数据库作为计算机内数据存储的有效形式, 能够为用户的数据管理带来极大的方便, 使得用户对数据的查询, 添加以及删除等操作更加高效。本系统的功能模块都涉及到对数据库的操作, 因此必须对数据库进行合理的设计, 这里选择使用了功能强大的ORACLE数据库。下面对数据库的E-R图进行设计 (图3) 。

四、系统实现与测试

基于跨平台的java语言、面向对象的SSH应用程序开源框架以及Eclipse可扩展开发平台, 本系统的实现才能得以贯彻与实施。在数据的收集以及整理方面, 本系统利用目前较为流行的ORACLE数据库巨大的数据收集能力, 并且以提高用户在使用该系统时的多方面的感受为目标, 而本系统的浏览器服务平台则涵盖了IE9.0、火狐以及谷歌等目前较为流行且客流量较高的浏览器平台。

本系统研发项目是以Windows 2007操作系统为依托而得以进行的, 且PC内容为16G, 硬盘位为1T.

系统在正式上线运营之前需要进行相应的系统检测, 确定系统运行的安全与稳定性以及其它的相关问题, 这为系统之后的正常运作提供了一定的保障。如果在系统正式运行之前没有经过相关测试, 系统的很多问题就无法被暴露出来, 这样在之后的系统运作的过程中如果出现问题, 就要花费巨大的代价来弥补, 这对于系统运作将会造成巨大的损伤。

(一) 系统实现

下面是系统的登录界面图如下图所示。

下面是处理流程实现界面:

通讯录查看实现界面:

(二) 系统测试

在进行系统环境测试时要考虑到系统自身的抗压能力, 即系统在正常情况下能够同时接收并且处理用户数据的最大限量, 这也就是系统的数据处理能力限度的检测, 同时还会对系统的相关功能模块进行监察, 如响应时间以及最大内存量等等。

与传统系统相比较而言, 本系统具有其自身绝对的优越性。如简单易行、办公效率高、准确安全性高等。工作人员在进行相关操作如发文处理和收文登记等时, 可以对处理流程进行实时监督, 这样可以使用户对自己的操作感到放心, 提高了用户体验, 同时也提升了系统的可靠性和在用户间的受欢迎程度。通过系统功能和性能测试, 系统能够满足用户的使用需求。

五、结论

在本文中对企业协同办公系统的设计与实现过程进行了详细的阐述, 并通过多种技术的结合来完成了协同办公系统的具体内容, 其在功能以及性能方面也满足的预期的标准, 本文完成的工作总结如下:

(1) 首先对企业目前的办公业务流程进行了调研与分析, 明确了其各个业务的运转过程, 并采用多种技术来实现办公一体化的目标, 不仅显著地提升了工作人员的办公效率, 也使得各个部门以及人员之间的沟通过程更加顺畅。

(2) 基于协同办公系统的具体需求, 采用了B/S架构技术、JAVA语言开发技术来完成了系统的功能。

本文设计的协同办公系统基本上已经达到了预期的需求, 在功能以及性能方面都能够满足用户的使用, 随着企业的发展, 其需求也在改变, 需要在此基础上对整个系统进行升级与完善。另外当前企业中往往存在着不同功能的系统, 因此需要考虑如何将协同办公系统与其他系统之间进行衔接, 完成数据的交互与共享过程。其次当前移动终端技术的发展使得各种移动应用层出不穷, 因此下一步还需要开发移动端的APP应用, 从而为用户提供更加便捷的服务。

摘要：本文的研究目标即为对当前的办公自动化系统进行分析与研究, 然后结合当前的先进技术来构建一套完善的企业办公系统, 并根据政府办公中的实际业务需求来解决目前存在的问题, 尤其是能够提供文件处理、归档等自动化处理功能, 使得工作人员的压力得到显著地降低。同时系统还能够实现较好的安全性与稳定性。本系统的设计充分利用了软件工程的思想, 采用了B/S架构技术、JAVA语言开发技术来完成了系统的功能, 并借助于用例图、时序图等形式来对整个系统的设计过程进行了描述, 最后还对系统的操作界面进行了展示, 企业内部各个办公部门都可以通过互联网与浏览器来对系统进行访问, 相关数据的查询也会更加流畅, 使得各种资源的配置更加合理, 提升了办事效率。本系统的投入运行将会产生重要的影响, 尤其是能够对工作人员的日常业务、审批处理以及部门沟通等提供较多的便利, 在改善工作效率的同时提高了工作质量。

关键词：协同办公,软件工程,工作效率

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