论学校管理职位设计的原则及描述方法

2023-02-12

现代社会组织的管理行为越来越趋向于科学化, 越来越着重于对岗位的管理和对职责的明确。管理职位的结构设计得好坏、岗位描述是否明确直接关系到在职位上的管理人能否很好的发挥作用, 以实现管理本身的职能和目标。

1 中小学管理职位设计普遍存在的三个误区

1.1 职位涵盖面过小

一般人们都认为“职位的涵盖宜小, 以便使在职者力所能及”。其实不然, 职位的设计应适度求其具体, 期使在职者得以知所应为;但其涵盖宜大, 使在职者力所不能及。假如一项管理职位设计得太小, 只须一二年时间, 管理人便学会了一切, 那么管理人便会很快失望、感到单调怠倦, 对工作也便显得敷衍了。他们会抵抗任何革新, 会阻挠任何新的观念。因为任何改变, 他们都会认为是自己没有贡献的结果。因而, 管理职位的涵盖应该偏大而不宜偏小, 以便使够格的人都能从中得到满足和成就, 都能使用自己的方式和工作方法, 并在未来的年月中仍能有所成长、有所发展、有所学习机会。

1.2“副职”被“副手”化

管理职位必须有其特定的目标, 必须有其特定的职能。在职的管理人, 必须能在此一职位上有所贡献。可是, “副手”的职位却不是能有所贡献的职位。其职能何在, 其目标何在, 通常均无法认定。他仅仅是一位助手, 正职要他做什么, 他才能做什么;至多是他能向正职“推销”什么, 他便做什么。这样的“副手”要么成为正职的应声虫, 要么成为拍马精, 一心想拍马屁, 以求自己的发展。这样一种“副手”性质的职位设计, 必将组织拖垮。

1.3 过于强调升迁作为对人的奖励

任何一个管理职位均应使管理人能获得绩效的满足。任何一个管理职位均必须是一大挑战, 也必须是一大激励。如果一项职位的设计, 只有期望升迁才能带给管理人以满足, 则此一职位便没有意义了。升迁, 通常仅有少数人能够享有, 大多数人将因而失望。管理职位的设计, 注意的重点应该是“该职位”, 而不该是“另一个更高的职位”。学校组织内如果人人升迁太快, 只要有一点什么成就, 便以升迁作为奖励, 那是很危险的。等到“升迁的热潮”到了顶点, 整个工作群体将会感到挫折和失望。因为得到顶点“职衔”的人看见自己已经到了顶点, 今后漫长的时间里将升无可升, 自然将会增大其不满。同样, 下属也会因此而无法升迁, 从而产生挫折感。职位以升迁为重点, 结果将造成年龄结构的不平衡。年龄结构倾向于年轻人和倾向于年老人, 都将形成组织上严重的紊乱。因为一个年龄相同的管理群体, 将不免是一个走向危机的管理群体。目前, 职衔常被滥用, 有一个重要原因是学校按专业技术的职称等级发放薪资, 而管理职位的薪资范围太窄:某人工作有了绩效, 往往非给他另一个更高的职衔, 否则便无法给他较高的待遇。上海推行的校长职级制便是解决问题的一大良策。

2 职位设计遵循的四个原则

2.1 以任务为中心原则

职位结构必须以任务为中心, 不能牵就人, 如不能做到这一点, 则将无以维系组织的连续性。如果职位设计是因人设事, 则每当换用新人的时候, 便必须同时调整结构了。职位结构的调整是牵一发而动全身的;更动一个职位, 必将引起一连串的连锁反应, 必将牵动一连串的职位, 使人人都受到影响。所以, 职位的设计, 应以“任务”为起点, 能够适合于不同习性、不同习惯和不同行为方式的人, 要强调人对职位的适应。这样在用人时, 便可不用过多的考虑管理人的性格, 惟一应考虑的只是绩效, 因为只有绩效, 才具有实质的意义。

2.2 结构平面化原则

学校任务的平行性、劳动过程的个体化和非流程式决定了学校更着重于横向的组织结构。一个管理职位横向的平行关系应尽量减少, 其必须的关系应以极端重要的关系为限;应以确属攸关整个组织的功能及管理人本身的职能和目标的关系为限。所以, 要保证学校组织机构界面清楚, 职责单一。许多学校最常见的弱点, 正是横向的平行关系没有得到就有的重视及审慎的处理。

2.3 一事无二管原则

“一事无二管”主要是指时间上不重叠和范围上不重叠。“政出多门”是管理的大忌。因而, 一个岗位所具有的直接责任和领导责任以及下属人员和任何其他同级岗位不能有任何重叠。同样, 学校运转所需要的一切职能都应有相应的部门负责, 不能留下任何空白。在学校中, 任何时间、区域、人员和工作责任不能出现无归属, 无人负责的现象。因而, 对各部门的职能要进行清楚的界定。只有进行界定才能消灭部门之间的侵权与扯皮现象, 做到责任分明。

2.4 信息畅通原则

学校的工作范围很广, 要对工作进行有效的管理, 决策和指令要准确、迅速地下达到执行人员;而执行情况和效果又能及时地反映上去, 做到上情下达, 下情上达。这就需要在学校职位设计上要考虑学校信息联系的特点和方式, 保持最短的信息联系线;避免因划分过细而增加不必要的部门界线, 影响信息沟通;要有利于各部门成员之间的相互理解和和谐气氛的形成。

3 管理岗位描述的方法

对学校的管理岗位进行描述, 是在职位设置后提高每种职位劳动效率的方式之一。在学校, 我们现在所看到的常常是对部门职责的一般罗列, 而不是真正意义的岗位描述。管理人员的岗位描述应包括以下内容: (1) 岗位名称。每个岗位有自己特定的名称。如办公室主任、教导主任、政教主任、总务主任等。 (2) 直接上级。每个岗位上方都有一个领导, 在管理树上所表示出来的是每个岗位上方指挥线所联结的岗位负责人。按照管理原则, 这位领导只有一人。 (3) 直接下级。直接下级是指管理树上每个岗位下方指挥线所联结的岗位。 (4) 本职工作。用最简练的语言概括出该职务所管辖的范围。如:政教处主任的本职工作是负责管理学生思想工作和组织学校各种德育活动。 (5) 直接责任。凡需管理人员本人亲自做的工作和所连带的责任叫直接责任。 (6) 领导责任。对所领导的下属、职责所涉及的范围, 以及对其领导行为产生的最终结果负责, 对工作结果负责。 (7) 主要权力。权力与其责任要相一致, 权力大小要根据其职务高低、责任大小而定。

此外, 岗位描述要与工作标准相结合, 达到简单、实用的效果。岗位描述的作用就是要告诉本岗位人员应该做什么, 所以, 就应该尽可能地将本岗位人员的所有工作详细地列入文件中。虽然有些工作不是天天要做或事情很小, 但是, 如果我们不在岗位描述中去说明, 那么述职时便没有了标准, 考核工作也投入缺小依据。一旦出现工作失误, 便不能准确地追究责任。长此以往, 管理就会出现松懈。我们的原则应是:设计复杂, 操作简单。工作中一般有两个问题要明确, 一是做什么, 二是怎么做。岗位描述解决的是做什么的问题, 而怎么做和做的标准则需要管理细则去规范。

职位的设计和岗位描述主要是为了强化任务的分解和到位, 尽可能地减少岗位职责的重复, 加强一级对一级的管理责权, 这样做的优点, 一是逐步杜绝管理上的随意性、人为性, 使管理走向规范化、科学化的法制体系;二是强化管理人的管理职责意识, 使每一个岗位上的人知道该做什么, 充分调动他们的主观能动性;三是岗位职责明确了, 责任追究也就容易了, 这就会减少工作中的拖拉扯皮的现象, 提高工作效率, 降低管理成本, 从而产生效益。四是由于不同岗位的要求明确, 这就使教职工容易承认不同岗位的劳动差异, 从而鼓励人们去竞争、去努力。五是层级结构清晰, 负责制及责任追究制得到保障, 可有效地遏制渎职或腐败。

摘要：提高管理的效率一直是学校管理者所追求的目标, 本文选择了管理职位设计和岗位描述两个角度, 从管理技术层面对加强岗位管理的方法和功效进行了一些有益的探讨。

关键词：管理职位,设计,原则,岗位描述