人事档案室管理制度

在充满活力、日益开放的今天，制度的使用频率呈上升趋势。制度是各种行政法规、章程、制度和公约的总称。如何制定一般制度？下面是小编整理的《人事档案室管理制度》的文章，希望能够很好的帮助到大家，谢谢大家对小编的支持和鼓励。

第一篇：人事档案室管理制度

人事档案管理制度

1. 目的

将企业人事档案管理工作制度化，规范化 维护人事档案材料完整，防止档案丢失、损坏。 便于相关人事档案材料的借阅和使用。 2. 适用范围

适合公司总部及全国各办事处及分支机构 3. 人事档案分类

员工人事档案分为以下四大类： 3.1 入职档案

3.1.1 个人简历、员工登记表、入职试卷、面试评价表、身份证、学历学位证书、英语等级证书、计算机等级证书、各类资格证书复印件等个人入职基本信息。

3.1.2 劳动合同、保密合同、补充协议、应届毕业生协议、实习协议等。 3.2 培训档案

新员工入职培训试卷、培训心得。

参加培训登记表、外派培训总结表、培训申请表、培训效果评估表。

培训服务协议。 3.3 职位档案

职位说明书、职务说明书、职务任命书。 职务变动申请、职位职务变更记录。 3.4 薪酬考核档案

试用期考核表、员工试用期总结表。

季度/考核记录表、考核成绩、考核面谈记录。 工作记录、调薪申请单、调薪/降薪记录。 3.5 其他档案

个人党、团相关资料。 各类奖励、处罚记录。

离职申请、离职工作交接单、离职谈话记录、离职证明存根、补偿金协议等、 其他补充协议。 4. 人事档案的归档 归档的程序如下：

首先对各类人事档案进行鉴别，看其是否符合归档的要求。 按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置。 在目录上补登材料名称及有关内容。 将新材料放入档案。 5. 人事档案的核查核对

检查和核对时保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看档案室环境是否良好，有无其他存放错误等。 检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对： 突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后。

对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。 发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。 6. 人事档案的转递

档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递程序如下： 取出应转走的档案。 在档案底账上注销。

填写《转递人事档案材料的通知单》。 按发文要求包装、密封。

在转递中应遵循保密原则，一般通过内部人员转递，不能交本人自带。

另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。

7. 人事档案利用的方式 人事档案的利用有多种方式： 7.1 查阅

设立档案查阅资料室以供利用查阅。相关权限人员可以到人事档案管理部门进行查看，无关人员不得要求档案查阅。档案管理部门要做好查阅的资格审查及登记工作。 7.2 借出使用

相关人员为完成某项人事工作任务，必须将人事档案借出使用时采用的方式。借阅人必须履行严格的借阅手续，基础时间不能超过一周，需要在“借阅登记表”上进行登记，逾期未归还者，续办延长借阅手续，并到期归还。 7.3 出具证明材料

一般由于使用人因入党、入团、提升、招工、出国等要求需要档案管理部门出具证明材料的，由管理部门向证明人核实情况，可以出具证明材料。出具的证明材料经认真校对、审查，经主管部门审批，加盖公章后方能生效。 8. 人事档案利用的手续

在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的

重要保证 8.1 查阅手续

查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档申请，在申请中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等情况;其次，查阅部门负责人签字;最后，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。 8.2 外借手续

首先，借档人员写出借档申请，内容与查档报告相似;其次，借档人员(部门)盖章，负责人签字;再次，人事档案部门对其进行审核、批准然后，进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚并由借档人员签字;最后，归还时，及时在外借登记上注销。 8.3 出具证明材料的手续

单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：首先，由有关人员(部门)提出申请，说明要求出具证明材料的理由;其次，人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料;最后，证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章，然后登记、发出。 9. 人事档案保密规定及保存期限 9.1 公司设专人负责各类人事档案的保管工作，保管人员不得对各类存档档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密，不得扩散。 9.2 公司的内部各类人事档案原则上永久保存，对于已辞职、辞退人员的个人档案，自员工离职之日起3年后方可销毁。

第二篇：人事档案管理制度

1.目的

为了规范公司人事档案管理，加强档案管理的完整性、真实性、及时性和保密性。同时

为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。 2.适用范围

适用于公司员工纸质档案和电子档案的管理工作。 3.职责

公司综合行政部门为本公司员工人事档案的归口管理部门。 4. 归档范围

员工档案包含入职档案、培训档案、绩效管理档案、异动档案、离职档案、工资、决定、

委托书、其他合同及协议、通知等与个人有关的具有参考价值的文件资料。 5. 档案内容

5.1员工入职档案： (1)个人简历; (2)应聘登记表; (3)性格/气质测试表; (4)入职承诺书; (5)试用审批表;

(6)个人证件(身份证复印件、学历学位证复印件、户口本复印件、资格证 书复印件、职称复印件、机动车驾驶证复印件<驾驶公司机动车人员需提供>);

(7) 原单位离职证明/离职声明; (8) 笔试试题; (9)劳动合同。 5.2培训档案： (1)培训合同、协议;

(2)培训相关资料及获取证书原件。 5.3绩效管理档案：

将员工绩效考核相关的档案资料按考核周期进行归整。 5.4员工异动档案： (1)员工试用期评价考核表; (2) 异动申请表; (3)任免文件; (4)奖惩文件。 5.5员工离职档案： (1)辞职信; (2)辞职审批表; (3)离职工作交接单; (4)劳动合同解除证明书。 5.6其他资料档案：

工资、决定、委托书、其他合同及协议、通知等与个人有关的具有参考价值的文件资料。 6. 档案管理员的职责

综合行政部人事助理负责管理员工档案，整理、收录档案资料，保证原始资料和单据齐全完整、安全保密、查阅方便。 7.档案管理

7.1基础管理

(1)原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范; (2)新录用的员工，应及时建立档案、造册登记，并更新员工电子信息花名册;

(3)档案按在职人员、离职人员分开管理，按部门/项目分类存档，应编号、制检索目录;

(4)当在职员工的基本档案资料有变动时(如学历变动，身份证信息变动、技术职称变动等)，应及时将相关资料复印交综合行政部归档，原件当场查验; (5)对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整;立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备;

(6)离职员工档案每月清查，按所在项目及离职月份归类存档，离职员工档案保存二年后方可销毁(管理人员保留至该员工离岗五年止)，且须有电子及纸质版销毁记录。

7.2档案的查阅

7.2.1如因公需查阅档案，须填写《借/查阅人事档案审批表》，经部门/项目负责人、综合行政部负责人审批;下级员工不得查阅上级员工档案，特殊情况下经部门/项目负责人、综合行政部负责人、总经理批准后方可办理;

7.2.2公司总经理、项目负责人、综合行政部负责人可直接通过档案管理员办理查阅手续;

7.2.3调阅档案原则上在综合行政部门内部并在指定人员陪同下调阅。如需借出综合行政部，需综合行政部负责人批准。借阅档案的人员，对档案应妥善保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换，不得复印，借出的档案必须在2天内归还。

7.2.4档案管理人员应做好查阅登记工作，并填写《借/查阅人事档案登记表》;

7.2.5查阅档案注意事项：

(1)严禁涂改、圈划、抽取、撤换和损坏档案材料;

(2)不得擅自复制(拍摄)档案内容，如因工作需要从档中取证必须事先经综合行政部负责人、部门/项目负责人、总经理同意;

(3)查阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节轻重，予以惩罚; (4)原则上不允许员工自带档案流动，确有需要，由档案发出方做好封口、盖章(或签字)，接收方接受档案时须注意检查档案封口是否完整。

7.3档案的销毁

(1)公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司员工档案资料。

(2)当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《员工人事档案资料销毁审批表》，经综合行政部负责人、项目负责人、总经理审批后执行。 (3)经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《员工人事档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料进行登记，登记的《员工人事档案资料销毁登记表》永久保存。

(4)在销毁公司员工档案资料时，必须由综合行政部负责人指定专人监督销毁。

八.本制度经报批后，由综合行政部组织实施;修订或废止亦同。 附件：

《借/查阅人事档案审批表》 《借/查阅人事档案登记表》 《员工人事档案资料销毁审批表》 《员工人事档案资料销毁登记表》

第三篇：人事档案管理制度

*****公司人事档案管理制度

第一章、总则

第一条：为规范人事档案管理工作，提高档案管理水平，有效的保护和利用档案，使之科学化、规范化、制度化，在企业经营活动中充分发挥人事档案的作用，更好地为集团各项工作服务，特制定本管理制度。

第二条：人事档案工作是集团组织人事工作的重要组成部分，也是集团档案工作的重要组成部分。它是为贯彻执行集团战略、方针、政策服务的，是选贤举能，知人善任，历史地全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要依据。

第三条：本制度适用于集团总部及其各子公司。

第二章、管理职责

第四条：集团人事组织管理中心对人事档案的管理职责就是——

a、负责制订、修改和完善集团人事档案管理的相关工作管理制度与实施细则等规范; b、负责本制度在各子公司实施执行的具体指导和监督检查; c、负责集团各中心、部门的员工人事档案管理工作;

d、负责对各子、分公司的员工人事档案管理工作进行检查与督导。

第五条：集团人事组织管理中心人事档案管理的义务是指导各子公司按本制度要求建立规范的档案管理程序、规范档案管理行为。

第六条：各子、分公司人力资源部门对人事档案管理的职责就是负责执行本制度，按要求建立规范的人事档案管理;负责管理本分公司/子公司所有员工人事档案管理工作。

第三章、人事档案内容

第七条：人事档案正本，是由历史地、全面地反映员工情况的有关材料构成，主要有如下几类：

1、履历材料(包括个人的简历资料)

2、身份证、户口本等身份证明文件的复印件。

3、自传材料(包括面试申请表);

4、鉴定、考核、考察材料;

5、学历和评聘专业技术职务材料;

6、奖励及处分材料;

7、培训记录及外训协议等材料;

8、劳动合同、录用、任免、聘用、离职材料;

9、保密协议;

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10、其他可供企业用人参考的资料。

第四章、档案编号管理

第八条：集团所有人事档案都要按照统一的编号标准进行编号，编号规则如下：

1、集团档案以“集团”拼音缩写+分管中心缩写+省份/区域缩写+姓名缩写为规则进行编码; 例： KBYT-YX-黔N-ZS(****营销中心贵州南部区域张三)、KBYT -RS-LS(集团人事组织管理中心李四)

2、工厂人事档案以“工厂”拼音缩写作为前缀+部门缩写+姓名为规则进行编码; 例：GC-CW-ZS(工厂财务部张三)

3、****科技有限公司人事档案以“****”拼音缩写作为前缀+部门缩写+姓名为规则进行编码 例：KBY-RS-LS(****人事部李四)

4、由其他部门转入的员工档案，仍按照其原来的员工编号进行管理的，并分类存档管理。

第五章、人事档案的收集与整理

第九条：日常收集员工履历表、转正定级审批表、各种奖励、职务任免、异动表、续签合同等材料。

人事档案管理人员必须及时将新进员工的人事档案收集、整理并进行归档。

日常新进人员的人事档案必须于办理入职手续两日之内，将新进员工的人事档案收集、整理并进行归档。

每年12月份收集员工聘任晋升审批材料，其他人事档案资料要按时进行收集、整理并及时归档。 第十条：集团人事档案管理人员在以下几个时段特别需要做好人事档案资料的归档工作。

1、新员工报到时

新员工报到后，收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后，统一装入新建的档案袋内，并在档案袋封面左上方书写上档案袋编号、员工相关信息，资料清单信息。办理完试岗派遣手续后的三个工作日之内，将以下档案、证件和资料进行再次归档：

⑴、《面试申请书》(必须要有初试、复试、录用的审批人签字及录用时的意见签署、贴上一张一寸的彩色照片);

⑵、身份证(双面都印在同一页上，A4纸)、学历证、学位证及其他相关资质证件的复印件; ⑶、《录用通知单》(部门留存)，必须要有薪资标准。

2、员工办理正式入职手续时

办理完入职手续后的三个工作日之内，将以下档案、证件和资料进行再次归档： ⑴、签署好的《保密协议》;

第 2 页 共 4 页 ⑵、《新员工入职培训确认表》(必须有其直接上级对其在试岗期间表现的评价); ⑶、《培训评估表》。

3、员工办理转正手续时

员工转正手续完成后，各级人事组织管理中心部门人事专员必须将以下资料收集齐后，归入该员工的档案袋：

⑴、该员工的《转正申请表》; ⑵、《转正自评表》、《转正考核表》; ⑶、《试用期员工转正会签表》; ⑷、《转正通知书》。

4、员工办理调动手续时

各级人事组织管理中心部门，在完成员工调动手续的三个工作日内，将员工调动手续资料装入该员工的档案案内，具体的资料有：

⑴、《人事异动审批表》; ⑵、《员工调动工作交接表》; ⑶、《调动通知书》。

5、员工办理离职手续时

各级人力资源部门人事专员，在办完员工离职手续的三个工作日内，将离职相关资料装入该员工的档案内，必须装入的资料有：

⑴、该员工的书面离职申请书;

⑵、该员工交回的自己保存的《劳动合同》、《保密协议》、《转正通知单》; ⑶、《离职申批表》; ⑷、《员工离职工作交接表》; ⑸、《离职证明存根》。

6、员工受到奖励或处罚时，需要归档的资料必须第一时间(三天以内)归档。

第十一条：每年一季度按公司档案管理办法对上一年的人事档案进行整理、组卷。人事档案的收集范围：本管理制度第三章中所列的档案内容涉及的相关材料。

第十二条：在整理过程中,不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。

第六章、人事档案的借阅与移交

第十三条：凡借用人事档案，必须填写《人事档案借阅登记表》，由借阅人分管中心负责人核实理由，经人事组织管理中心负责人签批后，方可借出，借出的档案必须在当天内归还，如确因工作需要，可办续借手续。

第 3 页 共 4 页 所有人事档案的借阅必须经集团人事组织管理中心负责人批准后方可借阅。

借阅档案的人员，对档案应妥善保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换，不得复印。

第十四条： 人事档案的移交分为人事档案移交和人事档案管理人员工作变动移交两种。

第七章、其他规定

第十五条：凡是公司的员工(正式员工、试用员工)都必须建立人事档案。

第十六条：档案管理人员应具有良好的思想素养，按受过正规的档案管理培训，在工作中须严格遵守保密制度。

第十七条：不得擅自处理或销毁档案材料，应按公司档案管理制度进行档案保管和档案销毁。 第十八条：集团人事组织管理中心定期或不定期地对各子、分公司的人事档案管理工作进行检查与督导，检查中凡发现不按照以上规定予以办理执行的，视情节轻重，处罚人事档案管理员50—200元，其人事负责人处罚100—200元，其所属各子、分公司领导负连带责任，处罚50—200元。

第十九条：各子、分公司人事档案管理人员是定岗管理，凡涉及人事档案管理人员变动(包括换岗、离职、增减其他工作量)的，必须报经集团人事组织管理中心，批准后方可执行，否则直接处罚当事人50—200元，各子、分公司相关领导承担连带责任，处罚50—200元。

第二十条：本制度最终解释权归集团人事组织管理中心。 第二十一条：本制度从下发之起实施。

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第四篇：人事档案管理制度

为规范公司人事档案管理工作，维护人事档案材料完整，更好的利用相关人事档案材料，特制定本制度。

一、 人事档案分类

员工人事档案分为以下几类：

(一)入职档案：

1. 个人简历、应聘登记表、笔试试卷、面试评价表、薪资审批表、体检报告、背景调查授权书及信息表、背景调查报告等;

2. 员工信息表、身份证复印件、学历学位证书复印件、英语计算机等级证书复印件、各类资格证书及职称证书复印件、离职证明、工资证明等;

3.劳动(务)合同、保密协议、竞业限制协议、应届毕业生协议、实习协议等。

(二)培训档案：

1. 新员工入职培训试卷、培训总结;

2. 参加培训登记表、外派培训总结表、培训申请表、培训效果评估表;

3. 培训服务协议。

(三)职位档案：

1. 职位说明书、职务说明书、职务聘任书;

2. 职务变动申请、职位职务变更记录。

(四)薪酬考核档案：

1. 试用期目标任务书、试用期月工作总结表、试用期考核表;

2. 月度/季度/年度考核记录表、考核成绩、考核面谈记录;

3. 薪资调整审批单、调薪/降薪记录。

(五)奖惩档案：

各类奖励、处罚记录。

(六)离职档案：

离职申请、离职谈话记录、离职工作交接单、离职协议、离职证明存根等。

(七)其他档案。

二、人事档案归档

公司员工人事档案由人事部集中统一保管，人事部指定专人负责此项工作。人事档案归档流程如下：

1. 对各类人事档案进行鉴别，审核其是否符合归档的要求;

2. 按照材料的属性、内容，确定其归档处;

3. 补登档案目录名称及有关内容。

4. 将新材料放入档案。

三、人事档案利用

(一)查阅：

人事档案查阅须履行以下手续：申请查阅者填写查档申请，注明查档事由、内容、查阅人的概况等;经由查阅部门负责人及人事部审核批准后方可查阅。

人事部设立档案查阅台帐，记录查阅的资格审查及登记工作。

(二)借出

因工作需要需将人事档案借出使用时，借阅人必须履行严格的借阅手续，并在规定时间内归还。 借档人员需填写借档申请，注明借档事由、内容、借阅人的概况等，经由借档部门负责人和人

事部审核批准后方可借档。

借档时间、材料名称、份数、事由等须详细填写，归还时及时在外借登记上注销。

四、 保密规定及保存期限

1. 公司设专人负责各类人事档案的保管工作，保管人员不得对各类存档档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密;

2. 公司的内部各类人事档案原则上永久保存

五、 其他

本制度自公布之日起开始实行。

本制度解释权归公司行政人事部。

行政人事部

二〇一〇年七月十六日

第五篇：人事档案管理制度

1 目的

为了加强人事档案管理工作，提高人事档案管理水平，有效地发挥员工档案作用，为公司的人力资源管理提供准确的参考依据，特制定本规定。

2 范围.

本制度规定档案的归档范围、管理要求等。 本制度适用于公司对员工档案的管理。

3 职责

3.1 行政人事部负责公司所有人员人事档案的管理。 4 人事档案的管理

4.1 归档范围

4.1.1 建档内容：员工应聘时的《应聘人员登记表》;居民身份证、毕业证及相关职称(资格)证书复印件;《应聘人员考评表》等;指定医院体检证明。

4.1.2 归档内容：员工在职期间的绩效考核结果、各类培训记录及公司出资参加学习获取的各类证书、奖惩记录、关于人事的晋、降、调决定或通知;员工离职时的证明、退休证明及其他有价值的资料。

4.1.3 不属于规定归档范围的材料，严禁擅自归档。有保存价值的，经行政人事部负责人批准后归档。

4.2 档案管理要求

4.2.1 档案应由行政人事部指定专人(专职或兼职)保管，并对其负全责。

4.2.2 凡属应归档材料，均应整理立卷，装入档案袋，并按一定的规则编号，位置、编号、内容统一。

4.2.3 收集归档的材料必须是办理完毕的正式材料，材料必须完整、齐全、真实、文字清晰、对象明确，有承办部门或个人署名，有形成材料的日期。

4.2.4 材料的载体必须按统一规定，使用A4纸，文字须是打印、铅印或水笔、签字笔书写，不得使用铅笔、红色笔、复写纸书写或其他不便长期保存的材料。

4.2.5 人事档案的部分资料是变动的，应及时更改，确保准确性。

4.2.6 档案借阅、转调等来往档案要认真登记，手续清楚。

4.2.7 档案管理员应每年对档案次序、数量核对一次，行政人事部每季度对各子公司档案管理情况检查一次。

4.3 离职雇员人事档案管理

4.3.1 离职员工档案应和在职员工档案分类存放，离职员工档案保存期为员工离职后2 年时间。每年年底由档案管理人员整理，并列清单，经行政人事部负责人审核后统一销毁。

4.3.2 员工辞职以员工离职审批表或相关资料为依据。所有辞职、自动离职等人员因故重新被录用的，应重建档案，不

得重新使用原档案，工龄不得累加。

4.4 人事档案的借取、转调及人事数据的提供

4.4.1 人事档案及相关人事数据属秘密资料，借取、转调及提供相关人事数据时必须保证绝对安全，并做好记录。

4.4.2 因工作需要借取、摘抄、复制档案的，由主管领导书面说明事由，并注明借取期限、摘抄、复制内容等，经行政人事部负责人批准后方可办理。

4.4.3 相关部门需要行政人事部提供相关数据时，需求单位提供对数据的要求或条件，经行政人事部负责人批准后，由档案管理人员负责统计提供。

5 其它

5.1 员工相关资质等信息一律以档案记录为准，当员工进过培训取得相关资质证书时，应及时到行政人事部备案，否则无效，并且不得享受公司相关待遇。

5.2 特殊情况证件丢失(或其他原因)，由相关部门出具有效证明，经行政人事部核准后，与原证件具有同等效力。 6 附则

本制度由公司总经理批准，自下发之日起执行。