人事档案一般管理方法

人事档案一般管理方法（共9篇）

篇1：人事档案一般管理方法

佳木斯档案管理中心人事档案接收方法

一、市区档案

(一)组织出面办理的，按规定程序办理档案转递手续，

(二)个人携带档案申请存档的，区分情况办理：

1、所属企业处于生产经营状态的，联系企业，由企业将档案收回后，按规定程序办理档案转递手续。

2、已改制的企业(含区属集体企业)，联系企业主管部门，由企业主管部门办理档案转递手续。其中：所属企业为工信委各行办主管的、工作人员或当事人无法与企业或企业主管部门建立联系的`、企业或企业主管部门不出面办理档案转递手续的，由劳动关系科出具档案转移通知单后办理，

3、档案曾在档案中心保管，因调转未成功申请存档的，档案中心直接接收。

4、档案存在疑问的，向局存疑档案研判领导小组申报，按研判结果办理。

二、外地档案

1、档案保管在各级组织(含专门档案保管机构)的，由档案中心出具调档函，档案转递到档案中心后，与申请存档案人联系办理。

2、个人携带档案申请存档的，本省内的档案原单位封条完好，且档案材料不存在疑问的，直接接收;封条不完好(含未密封)或存在疑问的，向局存疑档案研判领导小组申报，按研判结果办理。

篇2：人事档案一般管理方法

不同时期人事档案管理方法 传统人事档案管理：管理模式的封闭性、功能定位的单一性、利用手段的原始性都有一定的局限性。创新人事档案管理：从静态的管理控制向以人为本的服务转变，如建立教师成长档案、建立优秀人才成长人才库。

从“政治化”向“绩效化”的功能定位转变，一是人事档案的信息记录功能；二是人事档案的绩效分析功能。三是对人事档案信息源和信息渠道的开拓发掘，以获取更多的有用档案信息；由纸质型档案向电子化档案转变，人事档案资源的建设手段逐步现代化，使档案信息的收集添加更加方便快捷，对人事档案进行信息化、集约化、动态化管理。四是建立学校复查评估档案资源库。

篇3：谈人事档案管理方法

关键词：人事,档案,管理,方法

根据《职工档案管理工作规定》, 职工档案由所在企业的劳动 (组织人事) 职能机构管理, 企业应该制定专门的档案管理人员管理所有职工的人事档案, 只在业务上接受相对应档案行政部门的指导。为了更好地管理本职工档案为本企业的各项工作服务, 职工档案管理部门应根据国家和所属地区的相关人事档案管理办法和规定制定自己的一套人事档案管理办法与制度, 具体包括职工档案范围、登记制度、管理制度、分类方案、保密制度、统计制度、转入转出制度、传递制度、检索利用制度等, 为职工档案管理活动的各个环节工作的开展提供依据。各企业在具体执行过程中, 往往绘制成流程图, 从而方便职工档案管理。

1 员工人事档案管理机制

按照国家有关规定, 有些单位制定了本单位员工人事档案管理的基本规范和制度, 有些城市, 也建立了员工人事档案管理机制。

职工档案由职工所在的用人单位保管或由劳动代理机构保管;具备保管条件的街道和社区的退休人员档案管理机构, 亦可管理本辖区内属地管理的退休人员档案。其他任何单位不得擅自管理职工档案。严禁个人保管自己和他人的档案。

自谋职业人员、自费出国人员和个体工商户的雇员的档案, 由劳动代理机构进行管理。职工合理流动其档案可委托劳动代理机构进行管理。职工失业后, 其档案的接收、保管、查询、转递由失业保险经办机构负责。

实行养老社会化管理的退休人员档案的接收、保管、查询、转递, 由退休人员管理服务部门负责。

职工失踪或出国不归者, 其档案由用人单位在办理有关手续后, 可移交劳动代理机构保管。职工死亡, 其档案由原档案管理部门保存五年后, 移交企业综合档案部门保存。

2 员工人事档案的收集

收集工作是员工人事档案管理的基础工作, 收集工作的成效直接决定了员工人事档案利用工作的效率。根据收集时间, 收集工作可以划分为两个环节:

一是聘用阶段的收集工作。聘用阶段的收集工作, 即企业的人力资源管理部门或者组织部门在招聘和录用员工时对员工应聘前的档案和应聘过程中的档案进行收集。为了能够规范聘用阶段的员工人事档案收集工作, 应建立严格的员工人事档案转入制度和登记制度, 明文规定员工人事档案接收或调入时应该履行的手续。

二是在职期间的收集工作。在职期间的收集工作, 聘用阶段的收集工作只是整个员工人事档案收集工作的开始, 真正的收集工作将伴随员工在职期间的每个阶段, 以便真实地反映员工在职期间的工作表现和绩效。

3 员工人事档案的鉴定

员工人事档案鉴定工作是按照一定的原则和规定, 对收集起来的人事材料进行甄别和价值鉴定, 再根据它们的真伪和价值进行取舍, 把具有保存价值的材料归入档案, 把那些不应该归档的材料剔出销毁, 或转送有关部门。由此可见员工人事档案鉴定工作包括两部分:

3.1 真伪鉴定

员工人事档案与干部档案不同, 员工人事档案接收和调入以前没有经过本企业的鉴别和核查, 其真实性有待考证。

3.2 价值鉴定

价值鉴定的目的有两个:一是判断是否需要归档, 二是判断保管期限, 对于员工人事档案而言价值鉴定的着重点是判断材料是否属于人事档案的内容, 如判断考核考察材料时只有组织正式的考核、考察材料、登记表等属于人事档案, 其他为考核考察工作顺利而开展而进行的调查等形成的材料则不属于人事档案, 只能算作人事资料。除了从归档范围上鉴定人事档案的价值外, 还可以从人事档案的完整程度和精简程度等角度判定员工人事档案的价值。

4 员工人事档案的整理

整理员工人事档案包括排序、组件、装订、装盒、卷内目录撰写等步骤。其中, 排序和组件是两个重要的环节。为了更加清楚地说明员工人事档案的整理程序, 以《职工档案范围》给出的类别进行整理为例进行说明。

4.1 排序

常用的排序方法有:第一, 按归档文件形成的时间排序;第二, 按归档文件内容的主次关系排序;第三, 第九类材料既可按形成时间排序, 也可按材料性质相对集中排序。

4.2 组“件”

一般以每份文件为一件。一般情况下文件正文与定稿为一件, 正文在前;正件与附件为一件, 正件在前, 附件在后;原件与复制件为一件, 原件在前, 复制件在后;转发件与原件为一件, 转发件在前, 原件在后。

5 员工人事档案的保管

《职工档案管理工作规定》第十六条规定:职工档案管理单位应建立健全工作制度, 做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等工作。防止职工档案遭受自然或人为因素的破坏时保管工作的目的, 建立健全各项工作制度则是保管工作的手段和途径。加强基础设施建设良好的基础设施是保证员工人事档案在保存过程中免受或少受损害和保持良好秩序的物质保障。

由于利用者多种多样, 利用者的行为难以捉摸, 建立完善的利用制度成为维护员工人事档案使用过程中的安全的主要途径, 根据需要可以建立利用登记和交接制度, 在干部档案借出和归还的时候登记和签字;还可以指定利用者行为规范, 对使用干部档案的行为方式和注意事项等进行限制和规定。

6 员工人事档案的利用

利用是一切档秦工作的出发点和归宿, 员工人事档案利用工作是企业花费人力、物力、财力管理员工人事档案的根本目的, 为此员工人事档案管理部门应该采取各种措施为员工人事档案的利用创造条件, 并且积极主动地开发员工人事档案为本企业的各项工作服务。

在员工人事档案管理活动中, 收集、鉴定、整理、保管和利用五个环节相辅相成、融会贯通。收集是所有管理活动的物质准备和基础;鉴定是保证管理活动质量的重要方法;整理是整个管理活动的中心环节;保管贯穿于管理活动的始末;利用则是管理活动的初衷和最终归宿, 只有统筹兼顾各个环节的工作才能达到员工人事档案管理的目的, 为本企业其他工作的开展提供优质服务。

7 员工人事档案的查 (借) 阅

查阅、借阅员工人事档案时需要制定一定的制度, 主要内容如下:查阅档案应凭盖有党政机关、人民团体、企事业单位公章的介绍信;查阅、使用员工人事档案的单位, 应派劳动、组织、人事管理人员到保管单位查阅员工人事档案;员工人事档案除特殊情况外一般不借出查阅;任何个人不得查阅或借用本人及亲属的档案;查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定, 严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案;因工作需要从档案中取证的, 须请示员工人事档案保管单位主管档案工作的领导批准后才能复制办理。

参考文献

[1]朱玉媛.现代人事档案管理[M].武汉大学出版社, 2008.

篇4：提高人事档案管理质量的方法

关键词：人事档案 管理 方法

中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1674-098X（2014）07（c）-0181-01

人事档案问题是企事业单位在管理和发展的过程中一个十分重要的问题，它涉及到企事业单位内部所有人员信息的整理、积累和利用，对于人员的个人身份、学历、资历和工作成绩等工作生活轨迹进行记录和存档，对于整体的管理起到支撑性的作用。随着社会和科技的全面发展，目前在我国的各级企事业单位中，人事档案的管理已经呈现出了人员认识不深、档案资料不全和管理不规范和效率较低的问题。为了有效地解决这些问题，各企事业单位应该积极行动起来，通过提升人事档案管理人员对于本职工作的认识、引入新的管理方法和管理手段以及培养专业的人事档案管理人才入手，切实提升本单位的人事档案管理水平。

1 提升相关人员的档案管理意识

人事档案管理要想向着现代化、科学化和规范化发展，相关管理人员的档案管理意识必须得到强化。达到这一点的因素无外乎就是两个方面，第一是领导的重视，第二是员工的配合。作为决策层，各级领导应该充分认识和体会到档案管理对团队内人事升迁、新团队组建等重要问题提供的依据和理由。个人的发展都是站在自己往日工作和学习的基础之上，个人档案详细记录了每一个员工在过去工作学习过程中取得的成绩和经验，能够为一些重要的人事任命的决策提供依据。比如在一个企业中空缺出来一个销售部的副经理，这是我们需要从甲、乙、丙三个人中间选出一名进行升职。这时候先关的领导肯定要调出这三个人的档案进行对比，将前几个季度他们的工作成绩、工作态度以及在单位工作的年限等进行综合的考虑，最终形成自己决策的理由。以上这些是领导必须要重视人事档案管理的理由，促使领导们对于档案管理的工作应该全力进行支持。这样的支持可以表现在自己按时进行过问和关心，为下属做出榜样，另外也可以对人事档案管理系统的优秀员工进行经济和精神上的奖励等。第二个方面就是普通员工的支持。人事档案的管理工作关乎到单位中每一个人的发展和利益，需要每一个人能够充分的重视。不幸的是，从目前的情况来看，有相当一部分人员将自己的档案看做一种“可有可无”的东西，甚至出现了很多极端的“弃档族”，对于人事档案管理工作造成较大的影响。提高员工对于档案管理的认识，首先是要加强相关方面的宣传工作，是每一个员工他都能够正确认识档案的管理工作，能够对自己的档案进行充分地重视。档案是一个人工作轨迹和人生轨迹的刻画，对其工作和发展都有很重要的记录意义，在一定程度上能够起到激励员工的作用。其次是要让每一个员工都能够认识到档案管理工作的重要性和艰辛，只有他们认识到了档案管理人员工作的辛苦，才能对他们的劳动更加地尊重。

2 运用先进技术进行人事档案管理工作

电子信息的高速发展为人事档案管理工作带来了翻天覆地的变化，可以说，信息技术的引入对人事档案管理而言，意味着巨大的机遇和挑战。利用先进的计算机录入和检索系统，可以轻松的实现相关人员资料的录入和调取工作，实现了个人档案快速检索和查阅。从节约的角度来看，电子技术对于纸张的节省是显而易见的。目前，在很多的企事业单位已经完全实现了无纸化办公，这对档案管理而言也意味着很大的挑战。档案的严密性使得其本身必须使用纸张进行存档，这也是出于对安全的考虑，于是在效率和安全之间就出现了一个取舍和平衡的关系，这一点非常值得档案管理相关人员进行思考。另外，对于先进电子技术的运用，使得档案管理工作中必不可少地借阅、查阅、补充和整理工作变得异常的简单，大大提升了工作的效率。由于人事档案中涉及到的很多信息比如职称、学历、工资、职务等常常会发生变化，加上退休、招聘、医保、社保也会带来大量档案信息，人工填写较为繁琐。运用基于电子信息科技的现代管理系统，便可以随时将相关变动信息输入电脑，不仅操作方便、计算准确，而且便于分析统计相关数据。成熟的人事档案管理系统必然具有等级分明、操作简单并且安全可靠的特点，能够轻松地实现人员的升迁和流动，为整个社会效率的提升也起到积极的作用。

3 培养专业的人事档案管理人员

现代社会区别于传统社会的一个重要的特点就是在现代社会中个人的分工越来越细，由于这一点也使得每一个岗位或者工作都越来越专业起来。各行各业都是一样，人才是一切的基础。在人事档案管理的岗位上，我们需要引入更加专业的人才。首先，专业的人才能够建立起一整套科学完善的人事档案管理制度的，这一点是非专业人士所不能及的。一旦完善的制度建立起來并且能够得到认真地贯彻执行，人事档案的管理工作也就不如正轨，接下来的工作也就变得简单起来。其次，人事档案收集的完整性、科学性和规范性有赖于专业的管理人才才能够做到。优秀的人事档案管理人才一定要熟悉人事档案材料的制成规格，并且经常与组织秘书、人事干事等相关人员保持紧密的联系。对于人事档案的真伪一定要有能力进行把关，以便将不合格的非真实材料坚决拒之门外。最后，对于人事档案相关管理人员的监督一定要到位。在日常的工作中，建立健全岗位责任制，以制度来规范、检查、监察、指导工作，实行定期检查，发现问题，及时纠正。对人事管理相关人员的培训也是一个重要的问题，应该定期组织相关人员进行业务和思想的专业培训，在实践中切实提高管理的水平，总结和积累宝贵的经验。

人事档案的管理问题是各企事业单位整体的管理的一个重要问题，为了应对形势经济发展现实情况下遇到的各类问题，克服工作中的缺陷，我们应该从思想、技术和人才三个方面全面提升人事档案的管理水平，为企事业单位的人事管理做出自己的贡献。

参考文献

[1]吴正明.流动人员人事档案管理与改革研究[D].硕士学位论文.安徽大学，2013.

[2]刘海梅.关于人事档案管理工作的思考[J].青海师范大学学报，2013.

篇5：人事档案整理方法

干部履历表(书)、简历表，干部、职工、教师、医务人员、军人、学生等各类人员登记表，干部简要情况表，干部信息管理登记表，以“简历”为标题的个人材料（主要介绍不同时间学习，工作的地点、单位、任职情况）,更改姓名、籍贯的证明材料等。干部履历表和简历表有鉴定的，以履历为主，归第一类。

第二类 自传及属于自传性质的材料

自传（自己写的个人经历），个人撰写的简历材料（主要内容为：个人简历、家庭情况及社会关系）等。带自传的履历材料或简历表，以自传为主，归第二类。

第三类 鉴定(含自我鉴定)，考察、考核材料

1、考核材料：干部考核表，专业技术人员考核表，考察材料，现实表现，领导干部考核量化测评表，参加形势教育干部实绩考核表，领导干部党风廉政建设情况报告表，后备干部登记表，干部挂职锻炼表，干部挂职推荐意见，干部挂职锻炼总结及鉴定表，民主评议综合材料。

2、评语鉴定：高等学校招生政治思想品德考查（核）表，报考研究生思想政治情况表，学生操行评语，所有不带学习成绩、考试成绩的鉴定（包括：学生、培训、工作、出国、团员、党员、军人、“三讲”、蹲点干部、少数民族干部、知青），各类人员评（鉴评表）等，党员民主鉴定表，干部考核表等。

3、审计报告：任期经济责任审计报告、审计意见的材料、，离任审计表等。

第四类 学历、学位、成绩、培训和专业技术等综合材料

1、学历材料：学生登记表（初中、高中），学生成绩登记表，考生报名登记表，新学员审批审批登记表，选拔学生登记表，毕业生登记表，毕业生分配登记表，毕业生登记及鉴定表，毕业论文成绩登记表，学员结业论文登记表，学籍登记表，研究生登记表，推荐上学意见书，同意推荐上学的证明，高考志愿书（申请报考书），退学证明，肄业材料，学生学年小结表，证明毕业时间的材料，中央党校学员登记表，中央党校学员党性锻炼思想小结，中央党校学员学习小结，中央党校学员党性思想考评表，毕业（结业）证复印件，学历证明，学位申请书，干部学历学位认定情况登记表，所有带学习成绩、考试成绩的鉴定，出国留学审查登记表，报考（申请）表，同意参加高考的证明，攻读博士学位专家推荐书，定向（合同）培养高校学生合同书等。

2专业技术材料：教师登记表，教师资格过渡申请表，教师任职资格申报表，医务人员登记表，医师资格认定申请审核表，技术（兼职）聘书（如经济师、工程师、教授、会计师、指导教师等），专业技术职务聘任合同书，专业技术职务任职资格评审表，科学技术干部业务考绩档案，专业技术职务评审聘任呈报表，关于申请任职资格的报告，申报条件和任职资格检查表，评审专业技术职务任职资格情况简表，科学技术干部技术职称评定表，技术干部定职、升职呈报表，专业技术职务任命书，专业技术职务复查考核表，思想政治工作人员专业职务申报表，思想政治工作人员职务任职资格申报表，科学技术成果鉴定证书等。

3、科研成果：创造发明、著作及有重大影响的论文（如获奖或在全国性报刊上发表的）等目录。

4、培训材料：党校轮训培训班学员考核表，岗位职务培训，培训学员学习考核登记表，学员考核登记表，干部进修登记表，培训证明，预备役培训，干部理论学习档案卡片等。

第五类 政审材料 个人的说明材料（主要说明家庭情况及社会关系），家庭成员及社会关系登记表，军婚证明，军婚报告及批复，爱人（对象）情况登记表，对其家属、亲友调查情况的证明，招工政治审查表，入伍政治审查表，高等学校考生政治审查表，外出培训人员审查表，学徒审查登记表，公开选拔和竞争上岗任职人员的资格审查表，知识青年上山下乡参加工作期间的表现，知识青年上山下乡证，更改（确认）年龄、工龄（参加工作时间）、民族、国籍、入伍时间的证明，“三龄一历(即年龄、工龄和党龄、学历)”的审核表，干部在制止**、平息反革命**斗争中的表现情况，在文化大革命期间的表现情况，家庭成员旁证材料，关于党内职务情况的说明等。

第六类 党团材料

入团志愿书，入团申请书，退团申请书，超龄离团登记表，入党志愿书，入党申请书(如有多份仅保留第一份和最后一份，其他材料归入本人档案的散材料中)，转正申请书，转正的意见，入党积极分子培训考核表，发展党员计划审核登记表，民主评议党员登记表，党员“双学”活动登记表，1985年、1990年制的党员重新登记表及申请，确认团龄、党龄的相关材料，加入其他党派的申请书、登记表及证明，由单位开具的党、团材料丢失的证明（说明）等。

第七类 奖励（包括科技和业务奖励）材料

所有奖励文件、奖状的复印件、先进事迹材料，党员民主评议登记表（被评为优秀党员的），得奖的著作登记单，奖学金审批表，通报表扬等。

第八类 干部违反党纪、政纪、法律法规等材料

纪检监察、公安、检察院、法院等行政管理部门对个人的处分决定，上级批复，核定（调查）报告，本人的检查，交待，对处分决定的意见，复查报告、决定、结论，免予、解除，撤销处分的决定、意见、通知，通报批评材料，对个人的治安管理处罚决定书，不起诉决定书，刑事判决书，惩罚性民事判决书，计划生育处罚决定等。

第九类 工资、任免、身份等方面的材料

1、干部工资、定级、待遇材料：工资档案，工资审批表，晋升工资文件，浮动工资表，带工资的任免表，转正定级登记表（含无工资额的），因受奖励晋升工资相关表格，工资关系转移介绍信，职工考核升级审批表，工作变动登记表，各类津贴呈报审批表，待遇问题的审批表等。

2、干部任免材料：任职任免文，任免表，战士提升职务，级别报告表，干部提升晋级报告表，军官任免晋衔报告表（职务军衔或警衔同时变动的任免表），工资待遇不变晋升职务，干部职务任（免）归档材料，选为与其主要工作相关的各委员会委员的登记表（如：共青团、政协、纪委等），对总会计师，总经济师等的任免表等。考察材料、现实表现也可放在任免表的后面形成一系列的材料。、干部因公出国（境）材料 因公出国人员审批表，因公出国人员备案表，初次出国人员审查表等。审查表与备案表只存备案表。

4、招工、军警、代表等材料：

（1）招工材料：招收（新）工人登记表，就业人员审批表，招收新工人审批表，招收工人审查登记表，选调生录用审批表，职工子女申请安排工作登记表，学徒工审查登记表，毕业生选留推荐表、同意推荐招工的证明，转干审批表，“吸收录用”干部审批表（登记表），吸收录用教师表，高、初中毕业生和城镇青年安置表，选拔录用干部审批表，“以工代干”人员转干审批表，组织对组织初具的证明由于其家庭原因请求安排工作的情况说明或证明等。（2）军警材料：入伍登记表，应征公民兵役役登记表，军（警）官文职干部转服预备役报告表，退伍军人登记表，军官转业审批报告表，评定授予军官军衔报告表，法官、检察官、警官等级变动审批（评定）表，转业干部推荐表，军用汽车驾驶执照申请表，车辆驾驶员审验表（军人）等。

（3）代表材料：各类代表大会代表登记表，当选与非主要工作（兼职工作）相关的各类组织委员的登记表（如：书画协会，青年联合会等）等。

（4）其它：公务员过渡审批表，公务员重新登记表（《公务员法》颁布后制定的），参照机关工作人员管理审批表，兼职聘书（职务），调动工作审批表，辞职申请书报告及审批表，任职责任合同书，劳动合同书或协议书等。

第十类 其他可供组织参考有保存价值的材料

体检表（有残疾），残疾等级材料，各类通知书，家属随军登记（报告）表，领导干部收入申报表，干部住房情况表，干部挂职锻炼总结或小结，学习小结，自愿生一个孩子申请，独生子女证申请登记表，各类函件（如：调动工作介绍信、报名介绍信），结婚报告（非军人），共同培养协议书，工会入会申请，工会会员登记表，报到证，申请下基层的申请书，合同（协议）书，人事争议仲裁裁决书，伤残，工伤等级诊断书及有关材料，干部逝世后报纸报道的消息或讣告，悼词（生平），非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等。

不能装入干部档案的材料：工作总结，生活小结，思想汇报，接转材料交接单，工作证复印件，档案整理复制责任卡，入党誓词，常住人员登记表（户口本复印件），论文，各类试卷，学生证等。

篇6：干部人事档案整理的方法步骤

整理的第一个环节是审核。收到档案材料后，我们首先要做的是严格审核，整理的第一个环节还是审核。审核不仅贯穿收集整理工作始终，而且还贯穿在编打目录和整改工作的始终。干部档案审核的主要内容有四个方面：一是档案内容是否真实；二是材料是否齐全；三是材料填写是否规范、手续是否完备；四是档案整理是否符合要求。审核后符合归档要求的档案材料，才能归入干部人事档案，并且整理归档工作必须在接收材料之日起一个月内完成。除了审核以外，一般来讲，整理工作包括分类、排序、编目、技术加工、装订五个步骤： 第一步，分类

按照《干部档案工作条例》规定，干部人事档案材料应根据其内容特征分为十大类。第一类：履历材料。

这一类主要包括以反映干部本人自然情况、经历、家庭和社会关系等基本情况为主要内容的材料。注意，中央和地方各级党委委员（候补委员）简历，人大常委会委员、政协委员简历归入第一类。

第二类：自传材料；报告个人有关事项的材料。自传材料包括自传和属于自传性质的材料。自传是个人撰写自己家世、身世和主要社会关系的自述。自传材料的归类，应该以内容和用途为依据，不能单纯按名称归类，如以自传为主的履历或简历表也应该归在第二类。

第三类：考察、考核、鉴定材料；审计材料。

这一类主要包括干部人事管理工作中，组织、人事部门通过各种途径，对干部德能勤绩廉进行考察和评价的材料。归入本类的材料，必须是经过组织研究认可正式形成的，手续完备，能正确、历史地反映干部实际情况，具有查考价值的鉴定、考察、考核材料。注意，根据利用工作实际需要，“干部任免审批表及其相应的考察材料或表现材料归第九类”。

第四类：学历学位材料；职业（任职）资格材料；评（聘）专业技术职务（职称）材料；反映科研学术水平的材料；培训材料。

这一类主要包括记载和反映干部学习、技能、科研水平的各种材料。注意，过去学生登记表归第一类，学习（培训）鉴定表、学习（培训）考核表归第三类，此次修订中统一调整到第四类。

第五类：政审材料；更改或认定姓名、民族、籍贯、国籍、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等材料。这一类主要包括干部审查和干部基本情况更政形成的材料。注意，过去更改或认定姓名的材料是归在第一类的，此次调整到了第五类；“三龄一历”认定材料统一规定归在第五类。

第六类：党、团组织建设工作中形成的材料。

这一类主要包括干部参加党、团组织的有关材料。注意，此类包括民主党派的入党材料。第七类：表彰奖励材料。

这一类主要包括对干部给予奖励或表彰的材料。注意，享受政府特殊津贴材料有的归在第四、七、九类，此次统一规定归在第七类。

第八类：涉法违纪材料。问责材料、处分材料、上级决定解除处分材料、检察院不起诉决定书、法院裁定书以及公安机关有关行政处理决定等材料。

第九类：招录、聘用材料；任免、调动、授衔、军人转业（复员）安置、退（离）休材料；辞职、辞退、罢免材料；工资、待遇材料；出国（境）材料；党代会、人代会、政协会议，人民团体和群众团体代表会议；民主党派代表会议形成的材料。注意，《公务员登记表》和《参照公务员法管理机关（单位）工作人员登记表》应归在第九类。

第十类：健康检查和处理工伤事故材料；治丧材料；干部人事档案报送、审核工作材料；其他材料。

第十类包括录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表；工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料；生平、非正常死亡调查报告等。干部档案报送单，干部档案有关情况说明等材料也入此类。

档案材料的分类有两点说明：

（一）第四类、第九类材料的二级分类

第四类、第九类材料内容复杂、数量众多，都处于动态变化中，由低到高、由少到多．为了便于添加材料、方便查找，还需要采用二级分类法，即对这两类中的材料，按照内容的不同再分别分为四小类，具体来说：

第四类材料二级分类分为：1．学历学位材料；2．职业（任职）资格和评（聘）专业技术职务（职称）材料；3．反映科研学术水平的材料；4．培训材料等。

第九类材料二级分类分为：1．工资材料；2．任免材料；3．出国（境）材料；4．参加会议的代表登记表等其它材料。

今后，报送的新任市管干部档案，第四类、第九类材料必须进行二级分类。

（二）内容交叉材料的分类

1．以自传为主的履历或简历表归第二类。

2．学生登记表、学习（培训）鉴定表、学习（培训）考核表归第四类。3．享受政府特殊津贴材料归第七类。

4．干部任免审批表及其相应的考察材料或表现材料归第九类。5．中央和地方各级党委委员（候补委员）简历，人大常委会委员、政协委员简历归第一类。第二步，排序

排序是指将每一类别的材料按其形成时间的先后顺序或内容的内在联系排列顺序，并通过编写类号、顺序号和页码固定下来。具体方法有： 按材料形成的时间排序

适用于干部人事档案材料第一、二、三、四、七、九、十类材料。第四类、第九类材料排序时，在采用二级分类后的各小类中分别按时间排序。2．按材料的内容以及材料之间的内在联系排序

适用于第五、六、八类材料。其中，第五类和第八类材料的排列顺序一般为：上级批复，结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交待材料等。第六类材料，入团志愿书应排在入团的其他材料之前；入党志愿书应排在入党的其他材料之前，党员登记表等可按时间先后依次排序。每个类别中的档案材料排序后，要用铅笔在每份材料首页的右上角编上类号和顺序号，并在其右下角逐页编写页码。页码的编写方法为，凡有图文的页面，每面作为一页，有封面的材料从封面开始编写。空白纸和托裱用的衬纸不计页数；复件和原件应视为一份材料，统一编写页数。第三步，编目

修订后的目录与旧目录的不同：一是“类号”改为“序号”；二是“材料制成时间”改为“材料形成时间”；三是删除“份数”栏。编目的具体要求是：

1．档案材料应按照排列顺序，逐份逐项进行编目，做到目录清楚，填写准确。书写目录要工整、准确、清楚、美观，使用规范的书写材料，不得使用圆珠笔、铅笔、荧光笔、水彩笔、红墨水、纯蓝墨水和复写纸书写。档案目录不能粘贴涂改。

2．每类目录之前应注明材料类号和类别名称。

3．“序号”填写材料类号和排列顺序号。序号栏的规范填写方法是：材料类号用汉字的“一”至‘十’，二级分类的类号用

（一）至

（四），序号用阿拉伯数字。

4．“材料名称”根据材料题目填写。没有标题或标题不规范的，应另拟标题。材料的题目过长，可适当简化。凡原材料题目不符合实际内容的，须另行拟定题目。拟定或简化题目，必须确切反映材料的主要内容或性质特点。

5．“材料形成时间”填写材料落款时间。有多个时间的材料，一般以最后的时间为准。复制的档案材料，采用原件的形成时间。时间填写要尽量详细、规范，有具体年月日的，必须填写齐全。

6．“页数”填写材料的页数。按编好的页数如实填写。

7．“备注”填写需要说明的情况。归档材料因为内容相关合并为一份材料的，要在备注栏中进行简要说明，如附有考察材料的干部任免审批表，复制件等。

8．每类目录之后须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。特别是第三、四、九类等，不能在同一页中填写其它类别材料的条目。不要求大类空四行，小类空三行。第四步，技术加工

对纸张破损、幅面不规则，或字迹材料不符合归档要求的档案材料，应进行技术加工。

1．对纸张破损或字迹材料不符合要求的档案材料，应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。复制件应附在原件后，与原件作为一件。

2．幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁。折叠后的档案材料要保持平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读。剪裁时不得损坏档案材料上的文字、印章、图形等内容。注意，从保护档案原貌，简化整理的目的出发，不要对档案材料进行过度裁剪。

3．幅面过小的材料应进行托裱，装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边。档案材料一般应留够2厘米的装订边，不够应加边。有些材料幅面太小，无法装订，应当在材料的底部托上一层质量较好的纸张。

4．档案材料上的订书钉、曲别针、大头针等金属装订物应当拆除。

5．档案材料应各自独立，严禁将多份材料以缝纫、裱糊等形式粘连在一起。第五步，装订

篇7：档案管理制度(包括人事档案)

档案管理制度

根据《中华人民共和国档案法》和《科学技术档案工作条例》，结合本公司实际，制定本办法：

第一条 公司档案管理以集中管理为主，即公司文书类档案由公司办公室设一名档案员统一管理，有关职能部门的档案如技术档案、财务档案、人事档案、分别由技术部、财务部、人事部管理，便于及时利用，保持档案的完整与安全。公司各部门中（上述三部门业务档案除外）具有参考价值的文件、材料，每年元月10日之前由各部门负责清理后，公司办公室及时整理归档。

第二条 公司办公室负责公司的档案管理工作，对公司有关职能部门的档案管理定期进行指导、监督和检查，其具体任务如下：

1、收集、整理、立卷、鉴定、保管公司档案；

2、积极开展档案为公司提供利用的工作；

3、进行档案鉴定；

4、进行档案统计；

5、学习《中华人民共和国档案法》和《科学技术档案工作条例》之有关制度、档案工作理论、技术和业务知识，掌握立卷的基本方法，保证档案的质量。

第三条

立卷的范围

1、上级机关颁发的法令、法规、指示、决定、决议、国家部委颁布的行业标准、法规、报告等；

2、公司向上级机关的请示报告、工作计划等；

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3、公司与有关单位的信件、协议书、合同书等；

4、公司会议的原始会议记录、记要和发文（发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全公司的规章制度）等；

5、公司制订的计划、统计、预决算、工作总结；

6、公司主持召开的专业会议的领导讲话、文件和会议纪要及外单位的带回的需贯彻执行的资料文件；

7、公司重要的技术资料、财务账据、人事档案等；

8、其他具有保存价值的文件材料和重要的工作经验资料等。第四条

关于立卷

1、立卷的文件资料应保持其原始形状，按自然形成，历史联系的原则和立卷要求特点及文件内容进行立卷；

2、在一卷内要按问题或文件形成的时间、系统排列；

3、案卷标题要简明正确，整理好的案卷要确定保管期限，原则上分为：永久、长期（十五年以上）、短期（十五年以下）三种；

4、档案归集后，要对案卷统一排列编写档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。

5、密级性文件必须由公司机要员专人专柜管理。第五条

档案的借阅

1、内部借阅档案要履行借阅手续。调阅档案，只能查阅，不能带走，必须带走的，应由行政部经理签字同意后方能带走，并要写明事由；

2、密级性文件（包括财务档案、技术档案和人事档案）经总经理

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批准后方可查阅，但不准带出机要室，不准影印。

3、参阅人不得转借、拆卸、调换、涂改、损毁所借文件，不得在文件上圈点、划线，未经批准不得影印；

4、调卷人确因工作原因需要复印一般性文件的，需经办公室主任批准。

密级性文件需经行政部经理审查，报总经理批准。附：人事档案管理规定

人事档案管理规定

一、人事档案的管理归口公司综合办公室管理。

二、人事档案包括人员求职表、个人履历表、身份证复印件、学历及专业证书复印件，业绩考核表、考勤记录、奖励、处罚记录等相关资料。

三、人事档案属秘密，一律不得外借，除总经理、办公室主任外，其它部门查阅须经总经理批准。

四、人事档案须装订整齐、摆放有序、以防错乱丢失。

五、人事档案定期检查核对，以保证其完整、安全。

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篇8：人事档案一般管理方法

一、医院编外人员人事档案管理易于出现的问题

(一) 信息准确度低。医院招聘的编外人员都是刚毕业的大学生, 他们的人事档案需要学校统一转递。高校在转递档案的过程中, 缺少责任心, 档案转递缺乏规范性, 有的高校随意将学生档案转递回户籍地;有的学校允许学生自己带走档案, 没有将档案当作重要的材料。有的毕业生对自己的档案非常好奇, 他们不知道档案管理的有关规定, 私自将档案开封了, 这就导致部分档案失去了真实性, 使信息的准确度大大降低。

(二) 信息化水平不高。医院人事档案信息化管理起步比较晚, 有的档案员依然执行过去的档案管理办法, 只是对档案进行保存, 这就使得编外人员人事档案中的有效信息被搁置了。最近一段时间, 医院逐渐使用干部人事档案管理软件来对人事档案进行管理, 只是对档案目录进行了系统化的处理, 没有对档案信息进行信息化处理。

(三) 重视程度不够。《劳动合同法》已经得到全面实施, 但人们的观念还没有进行改变, 在用工管理模式上依然停留在临时工和正式工的认识上, 他们认为临时工的流动性比较强, 档案有与无是无关紧要的。在现实生活中, 有的领导对人事档案根本没有引起足够的关注, 在2008年1月临时工和正式工的说法就取消了, 所以, 编外人员人事档案需要立即进行整理, 为今后推行新的用工机制提供较好的基础保障。

二、加强医院编外人员人事档案管理的策略

(一) 认真执行档案管理制度。建立健全档案管理制度, 认真执行《中华人民共和国档案法》的有关规定, 做好档案归档管理工作, 同时出台编外人员人事档案搜集、整理、保管等规章制度。如今, 医院编外人员的人事档案管理形式为“人事代理”, 他们的业务档案由用人单位统一进行管理, 一定要做好编外人员的劳动合同签订和解聘工作, 对有关的专业技术水平考核资料进行搜集整理, 积极的对他们的档案资料转递, 从而确保人事档案的完整, 为今后的查阅工作做好充足的准备工作。

(二) 完善人事档案信息化管理制度。人事档案信息化管理的主要目的是利用, 而不是简单的保管, 编外人员的流动性比较大, 流动范围比较广泛, 因此加强信息化管理十分有必要。通过创建网络平台, 将人才交流机构和用人单位都涵盖在网络平台中。在对编外人员的人事档案进行管理的时候, 可以为他们创建电子档案, 及时地进行有关信息的补充和维护。用人单位可以通过网络平台来对所有的信息进行查询, 这样就不会受到时间和空间的制约, 可以实现快速、准确的查找所需信息, 这样可以使人事档案信息得到较好的资源共享, 给用人单位提供积极的帮助。医院对编外人员的人事档案资料进行搜集、整理, 将档案管理目录和电子转递单等信息进行不断的完善, 为新招聘的编外人员创建电子档案信息, 对转出和在岗的人员信息进行及时的维护, 这样可以确保编外人员的人事档案信息更加规范、安全和准确。同时, 将其档案管理工作列为年终考核项目, 制定合理化、科学化的激励制度, 实现与绩效、晋级等多个方面的挂钩, 促进医院编外人员人事档案管理工作更加规范化、合理化。

(三) 创建统一的人事档案管理制度。《劳动合同法》中明确规定, 在编和编外的所有职工都享受相同的待遇, 编外人员的劳动报酬、安全生产情况、职业危害防护措施、劳动保护、社会保险、休息时间、休假时间以及工作环境都要与正式职工完全一样。对编外人员的才能要进行积极的激发, 使其为医疗事业奉献满腔热血。因此, 档案管理部门和人事部门应该提高认识、转变观念, 建立统一的人事档案管理制度, 参照原正式在编职工人事档案管理的要求, 把编外合同制人员的档案建好、管好、用好, 充分开发档案信息资源, 通过查档了解他们的过去、观察他们的现在, 就可以合理使用人才, 充分发挥他们的作用, 同时也能够确保医院编外人员人事档案的完整性。假如出现劳动纠纷, 就可以以档案中的原始材料为依据, 保护用人单位和劳动者各自的合法权益。

三、结语

医院人事档案管理工作是一项非常重要的工作, 特别是对编外人员的人事档案管理工作, 它是组织工作中至关重要的组成部分。要想将编外人员的人事档案进行有效管理和使用, 就需要编外人员、用人单位和服务机构进行通力的配合, 使其为医院的长远发展做好基础服务工作。

参考文献

[1]张爱新.从《劳动合同法》看流动人员人事档案管理[J].兰台世界, 2008 (14) :42-43.

[2]初爱华.规范非固定人员人事档案管理[J].兰台世界, 2008 (08) :21.

篇9：医院人事档案管理的方法初探

关键词：医院人事档案；管理方法；初探

0 引言

目前，我国人事档案管理的工作中存在很多的不足之处，人事材料的不齐全，缺乏一定的真实性与准确性，参加工作的时间存在随意填写的情况。因为其涉及了医院员工的薪水、评职称与晋升问题，特别是医院人事档案管理工作，很多医院员工在医院工作多年没有得到晋升的机会，对薪水的涨幅也不满意，转而怪罪是医院的问题。其实不然，现在很多的医院采取的是聘任与合同制，这部分员工对于其在医院的职位相对缺乏安全感，总希望能在这家医院工作积累了经验后去别的医院就能够得到转正的机会，于是将自己个人的档案放在身边，这样做的目的就是可以在使用方面要方便很多，从而导致了其个人的人事资料信息缺失，衔接不上。还有就是一些医院觉得人事档案管理比较容易，一般都是其他岗位上的人员来从事，身兼数职就无法做到将工作做到最好，于是就有了个人信息失真的情况出现。因此，本文基于这一点，将就医院人事档案管理的方式进行分析与研究。

1 全面提高人事档案管理工作人员的专业素质

随着时代的不断变化，社会的进步、科学的快速发展，人事档案的管理工作方式也在跟着变化。但是人事档案管理工作的本质内容是没有变化的，熟练掌握人事工作、档案工作是人事档案管理人员最基本的工作。而随着科学技术的发展，如今已经是信息数字化时代，互联网加计算机的工作模式已经渗入到了每一个行业中，人事档案管理工作不再是一档案袋的形式保存，取而代之的是计算机录入保存的形式，计算机管理人事档案的方式非常方便，可以随时调取查看，就不用再像以前一样到档案室的书柜上翻找那么麻烦。积极的采用现代化的技术与设备，开发或购买计算机管理软件，创建科学有效的人事档案存储和检索工具，可以很好的将人事档案的资源进行充分的利用。所以，从事医院人事档案管理工作的人员一定要熟练的掌握计算机的操作。还有就是人事档案工作具有一定的保密性，从事该工作的人员必须要能够坚持原则，不得随意篡改以及泄露。因此，要加强医院人事档案的管理人员的各方面素质，多组织工作人员参加专家的授课辅导或者去外面学习交流，从而最终提高医院档案管理工作人员的整体水体。

2 转变医院人事档案管理工作的观念，确保档案的真实性

人事档案的管理工作具有非常重要的社会价值，所以要在思想以及行动上对其引起高度的重视。然后就是要对医院人事档案的内容、分类进行归类整理，对人事档案材料的归类范围、归类时间要有明确的标准。其中最主要的就是要将员工的工作能力、业务能力还有所取得的专业奖项以及社会影响等在其人事档案中表现出来。档案管理工作人员在工作中要非常地仔细，确保人事档案材料的真实性，还有人事档案的材料对纸张、字体规格、公章等都是有使严格要求的。所以，一定要对此进行严格的控制，对一切违规的人事档案采取拒收的形式来确保其规范性。最后就是对于医院人事档案要不断的收入新的内容，因为员工会随着工作时间的变化而出现一些新的变动，比如人事的升迁、职位的临时变动或者行业的变更等都是要能够及时的在人事档案中表现出来的。因此，要不断的与各部门之间嫁接好一座良好的沟通桥梁，及时的进行有效的沟通，如此才能在员工的人事档案中补充新的材料，从而人事档案也才能真实的反映出最新、最全的人事信息。

3 增强服务意识，提高医院人事档案社会的使用率

医院人事档案管理工作的终极目的是要让档案得到充分的利用，如此才能体现出其社会价值。所以，医院人事档案管理的工作人员要能够做到以下三点：

第一，提高人事档案的利用率，加强服务意识。人事档案的管理工作不仅仅只是收集、整理以及保管那么简单，其中最重要的还是要将其进行开发与利用。还有就是工作人员会随着工作的性质进行调动、职位提升等，所以，要能够及时的掌握有关的信息以及工作动向，从而达到不断提高工作效率与服务水平的目的。

第二，利用信息化技术，提高人事档案的查阅速度。人事档案最直接的作用就是供有需要的人员进行查阅，以往的档案室就像图书馆，要像找到某人的人事档案非常耗费时间。而现在有了计算机与互联网之后，软件的检索功能使得查阅非常的方便。但也必须有人将人事档案编写成目录才行，并将人事档案扫描到计算机中进行存储。如此以后就可以直接在电脑上看到，如果要到档案室提取人事档案资料也很快捷方便。

4 结束语

医院人事档案管理工作的主要目的，就是为医院人力资源管理和利用创造有利条件的。总之，人事档案管理工作中最重要的就是要做到规范化、科学合理化、现代化等，以此来加强档案管理工作的有效利用率。使得人事档案管理工作能够得到进一步的发展。

参考文献：

[1]陈燕玲.做好医院人事档案管理工作初探[J].中医药管理杂志，2010（07）：617.

[2]李金现.初探医院人事档案管理工作的改革对策[J].现代经济信息，2011（10）：23.

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