浅析高职生在公文习作中的常见病误

2022-09-10

1 引言

在实践教学中, 人们发现学生在公文习作中存在一些常见病误, 且具有普遍性和系统性。现针对这些病误进行分析, 避免学生在以后的应用文写作中重复出现这种病误, 也能让教师借此检查和改进自己的教学。

2 常见病误

高职学生公文习作中存在问题较突出的有:格式不规范、标题拟写不当、正文混乱不清、语言表达不得体、标点符号滥用误用等。

2.1 格式不规范

(1) 要素残缺。平时的公文习作主要集中在主体部分, 公文主体部分一般包括:标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等要素。这些要素相对固定, 一般情况下缺一不可。尽管教师在教学中一再强调这些要素, 但在实践练习中, 学生总会无意识地漏写某些要素。其中漏写频率最高的是印章, 其次是发文机关署名、成文日期, 再次是主送机关。

(2) 位置不当。公文在体式和结构上都比较固定, 甚至在用纸、尺寸、位置上都有严格的要求, 不能随心所欲, 我行我素。但学生对待公文的这种规范意识还不够强烈, 尚未养成严谨的写作习惯, 在习作中不太注意各要素的位置。常见的位置不当有:主送机关不顶格、正文不空格、成文日期在发文机关上面、公章没有骑年盖月。

2.2 标题拟写不当

(1) 文种混乱。高职生容易混淆公文中的请示和函、批复和复函。如:

(1) 《XX县工业局关于向财政局请求购置防暑设备的请示》

(2) 《XX县财政局关于批准文化馆购买电子图书的批复》

学生混淆请示和函、批复和复函的根本原因是没有明确“隶属关系”和“不相隶属关系”的概念, 致使上下文与平行文混乱不清。例 (1) 中文种应是函;例 (2) 中文种应是复函。

(2) 表意不当。如:

(3) 《关于xx分公司拟将市场开发部与市场营销部合并为市场经营部的请示》

(4) 《关于XX公路局请求投资修建公路客运站的请示》

完整式的公文标题格式包括发文机关、事由和文种。上例中, 介词“关于”应该分别置于发文机关“XX公路局”和“xx分公司”之后, 作为事由的引导语。标题中的事由应力求简洁明了, 避免累赘, 因此例 (3) 改为:《xx分公司关于合并市场开发部与市场营销部的请示》, 例 (4) 改为:《XX公路局关于投资修建公路客运站的请示》。

(3) 生造文种。如:

(5) 《关于追加基建用款的申请》

(6) 《XX大学关于整顿教育秩序的规定》

广义的公文, 是指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的文字材料;狭义的公文, 是指党政机关处理公务时所使用的公文。人们在教学中所讲授的便是狭义的公文, 即《党政机关公文处理工作条例 (中办发[2012]14号) 》中所规定的15个文种, 而上例中的“申请”和“规定”都不在其中, 文种应改为“请示”和“通知”。

2.3 正文混乱不清

(1) 结构混乱。应用文写作要求层次清晰、不仅要“言之有物”, 还要“言之有序”, 但在根据材料写作的习作中, 人们发现大部分学生只是简单地堆砌材料, 不分层次, 甚至不分段落。

(2) 缺乏衔接。大部分公文都有其相对固定的过渡语和结束语, 如通知文种, 常用“现将有关事项通知如下:”作为过渡句, 用“特此通知”作为结束句。但学生在写作中经常忽视这些衔接语句, 致使文章缺乏整体性。

2.4 语言表达不得体

公文因其权威性和严肃性, 语体一般使用正式的书面语, 要求语言表达庄重得体。但在学生的习作中经常会出现一些口语化的语句, 如:

(7) 我校打算派两名教师参加培训。

(8) 以上意见妥当不妥当?

例 (7) 中“打算”改为更庄重的文言词“拟”;例 (8) 中“妥当不妥当”改为更严肃的书面语“妥否”。

2.5 标点符号滥用误用

(1) 滥用标点。《国家行政机关公文处理办法》规定:“标题中除法规、规章名称加书名号外, 一般不用标点符号。”在转发类通知的标题中, 学生滥用书名号, 如《XX市旅游事业管理局转发《关于适当提高城镇职工生活困难补助费用标准》的通知》, 应把里面的书名号去掉。

(2) 误用标点。在习作批改中, 人们发现能规范使用标点符号的学生较少, 大部分学生不用逗号、句号等标点符号, 通篇上下用点“.”作为停顿。此外, 尽管教师一再强调纠正, 但仍有少数学生忽视主送机关后面的冒号。

3 原因分析

通过分析学生公文习作的基本情况从而能推断出高职学生应用文写作的学习状况。高职生在学习公文中频频出现以上病误, 主要有以下两方面的原因:

第一, 学校对应用文写作这门课程重视程度不够。应用文写作课程作为公共基础课, 只开设一个学期, 且每班周课时只有两节, 除去专业实训和节假日的时间, 实际上课时间不到40课时。教学时间短促, 但教学任务繁重, 因此学生练习的时间相对就会压缩, 不利于学生病误的发现与纠正, 也不利于教师因材施教。

第二, 高职学生对行政公文接触较少, 在每一文种的具体学习过程中也仅仅是粗略的学习了两三篇例文, 因此信息输入不充分导致输出不准确, 而且学生学习公文的目标性不强, 致使兴趣不浓, 态度上散漫、粗心。再加上高职学生语文基础知识掌握不扎实, 语言基础普遍比较薄弱, 小到标点符号, 大到文章结构, 学生的写作水平都与课程要求存在较大的差距。