试析计算机在计划生育档案管理中的运用

2022-09-15

因为中国人口众多的原因, 中国的计划生育工作相对是比较繁琐的, 包括了前期的宣传, 知识的传授, 事务的办理等等, 也包括一些相关数据的整理和统计。数据是为了让政府部门更加容易的掌握人口的现状和趋势。但是现在档案的管理还是存在很多的问题的。在使用计算机以后, 档案的管理就会更加的科学, 系统化。

一、计算机使用的必要性

(一) 符合当前现状的要求。

伴随着现代社会经济的快速发展, 人口的增长速度也是非常快的, 因为中国的地域分布比较广, 人口的分布就会出现很多不同的省份跨度, 这样就给计划生育工作的档案管理加大了很大的难度。现在很多的农民会走出农村去城里工作, 这就出现了农村人口的流出和城市人口的流入, 这也给计划生育工作增加了难度。在农村的计划生育管理方式上还是比较传统的手工记载信息, 对于管理是很不利的。还有就是手工记载对于档案的保存也是一个相对不利的, 特别容易出现破损或者丢失的情况出现。因为计划生育档案的数量相对来说还是比较多的, 所以在保管上需要一定的地方存放, 这对于空间也是一个很大的要求。在农村很多档案存放的地区是比较潮湿的, 这就很容易导致档案纸质变质, 破损, 档案就失去了本质的价值, 这样庞大数量的堆积, 对于日后资料的查找也不是很方便。每个不同的地区对于档案管理的要求也是不相同的, 每个时间阶段对于档案的管理要求也是不一样的。

(二) 档案专业化的要求。

想要提高计划生育档案的利用率, 就需要引进信息化的管理方式。也就是说在计划生育档案管理当中不再使用手工进行记录的方式, 在记录信息上使用计算机技术, 在管理上也使用计算机技术, 把档案的全部信息输入进计算机的系统里面, 让档案更加的专业化, 这样对于档案管理的工作人员来说也减轻了很多的负担。计算机技术在档案管理中的运用, 对于档案的质量有很大的提高。相比于之前的手工记录, 计算机的办事效率就越高。

二、计算机在档案管理中的实际应用

(一) 统一进行信息化管理。

计划生育档案使用计算机技术进行管理, 这是一个必要的趋势, 让档案管理进入数字化的时代, 计算机代替纸质版的管理和记录方式。档案的管理必须进行统一的管理当中, 这样才能提高档案的利用率。在中国众多的人口数量下, 如果只是依靠纸质版进行档案的管理和记录, 那档案就相当于一个形式化, 但是档案对于国家和社会以及个人的意义都是非常重大的, 所以一定要做好档案的管理工作。计算机能够存储的信息量是非常大的, 也不会出现档案的发霉破损的情况出现, 所以是比较妥善的保管方式, 保管的时间也比较长。我国的计划生育档案管理必须进入一个统一化的管理模式。

(二) 完善管理机制。

要想在计划生育档案信息化的管理下, 就必须要完善相应的管理机制, 把责任落实到每一个人的头上, 这样才能保证档案的管理更加的完善。对于档案的管理应该是有一个比较完整的流程的, 从前期的调查, 记录, 再到核实, 再到管理, 必须要严格的按照流程进行, 不能跳过任何一个环节。对于信息往计算机里面进行输入的时候一定要准确, 不能出现一点的错误, 还要保证网络的安全。对于档案管理的工作人员来说需要有自己的责任感, 肩负起自己保管档案的职责, 保证档案信息的安全。

(三) 提高工作人员素质。

当今社会, 无论是什么样的工作岗位都需要高素质的人才, 只有这样工作才能保质保量, 对于档案的管理也是一样的, 在档案管理的工作人员中, 很多的工作人员都不是专业的, 很多人员的素质相对也是比较低的, 这对于档案的管理是一个很大的影响。档案管理需要高素质的人才, 这就需要工作人员在招聘的时候非常的谨慎, 在日后的工作当中还要进行定期的培训和考核, 保证工作人员的工作态度和专业性。在信息技术融入档案管理当中以后, 就需要懂得计算机知识的工作人员, 要对计算机档案管理比较熟悉, 如果工作人员不具备计算机技术, 那档案的管理就没办法顺利的进行。档案管理也是一项比较繁琐的工作, 需要工作人员有很大的耐心和信心, 相信自己可以做好档案的管理工作。

三、计算机在档案管理工作中存在的问题

(一) 法律效力不强。

在传统的手工记录计划生育档案工作中, 虽然工作效率比较低, 工作量比较大, 但是相对来说是具有很强大的真实性和法律效力的。在手工记录的档案中, 表格的下方都会有签字一栏, 是需要本人和相关的负责人签上自己的名字的, 是非常具有法律效力的, 但是在计算机进行档案管理当中就没办法进行亲手签字的这一项, 这对于档案的法律效率是一个很大的影响。计算机进行档案的管理都是电子版的, 很多问题出现的时候人们就会存在疑虑电子档案到底有没有相应的法律效力, 有多少, 能不能作为档案的存根。这都是计算机档案管理应该及时解决的问题。

(二) 工作原理需要改进。

计算机在档案管理当中还是比较初级的阶段, 工作上的很多原理和工作理论都是需要完善和改进的, 这样才能让计算机技术在档案管理的工作中运用的更加通畅。

四、计算机运用在档案管理中的改进办法

(一) 健全管理体系。

从传统的手工记录管理到现在的计算机进行管理, 这是需要一个适应的过程的, 工作人员要熟悉档案管理的流程, 形成一个比较完整的工作流程和体系, 这对于提高工作效率和档案的利用率都是一个很大的提高。档案的计算机管理其实不是一件很困难的事情, 反而是一件比较省人力的事情, 只要大家用心就能做好。

(二) 做好保存工作。

虽然经常会想到传统的档案管理方式会导致档案发霉变质, 最后就不能使用了, 或者时间长了就丢失了, 找不到了, 其实在计算机管理档案的过程中也是存在保存的安全隐患的, 因为计算机的保管是有一定的期限的, 这就需要工作人员进行一定的设定, 如果工作人员不懂得这样操作的话, 档案是比较容易丢失的。还有就是会涉及到网络的安全问题, 因为档案毕竟是属于比较隐私的东西, 如果出现网络安全, 很有可能档案就会被盗走, 这对于任何人来说都是一种损失。

五、结语

中国一直在不断地进步, 在计划生育档案工作中也充分的体现了。从传统的手工记载到现在的计算机进行管理, 这也是一个必然的趋势。虽然计算机管理档案可以提高档案的利用率, 提高工作人员的工作效率, 但是在计算机进行档案管理的过程中还是存在一些问题的, 毕竟计算机运用在档案管理当中的时间还是比较短的, 在这样的情况下, 国家应该不断地完善相应的法律法规, 对于档案管理工作进行具体划分。

摘要：中国是一个人口大国, 中国的人口数量占世界人口数量的比例非常大, 所以, 在中国是很有必要进行计划生育的, 这就需要说到一个工作, 就是计划生育档案的相关管理工作。在中国传统的管理方式来看, 是很缺乏科学性的, 导致计划生育落实不到实处。伴随着计算机技术的广泛应用, 计划生育档案的相关管理也应该引入计算机技术进行管理。计算机管理可以让计划生育的工作更加科学, 只有运用科学的方法进行管理, 才能提高档案的利用率。文章主要阐述了计算机在档案管理中的一些应用措施。

关键词：计算机,计划生育,档案管理