浅谈计算机技术在学校档案管理中的运用

2022-09-12

学校的档案是一个十分完整的信息系统, 包括学校历史、师生整体情况、基础设施以及教学开展情况等。随着学校档案的增加, 采用传统的管理方式已经无法满足现在的管理要求, 因此, 采用计算机技术进行档案管理已经成为了必然要求。相较于传统的管理方式, 使用计算机这种技术手段, 不仅操作方式更加的便捷, 而且查阅起来也更加的方便, 更能够突破时间和空间的限制, 发挥更关键的作用, 下面我们具体展开研究。

一、学校采用计算机进行档案管理工作的意义探究

随着我国改革开放步伐的不断加快, 我国各项事业都得以迅猛发展, 信息技术的发展可以用一日千里来形容。我国的档案管理尤其是学校的档案管理也因为计算机技术的发展而得以发展。现在的档案管理不仅仅要将实体保存好, 而且要延长保存时间, 做好维护工作, 以保持其历史原貌, 与此同时, 深入开发档案管理为学校提供档案信息是一项很重要的管理任务。近几年来, 很多从事档案工作的管理人员都强烈反应如果采用传统的管理方式, 不仅需要投入大量的时间和精力, 而且查询起来十分困难, 而计算机技术就能够很好的解决此类难题。

从本质上来说, 现在的档案管理不仅仅是管理服务, 也包括信息服务, 而计算机技术在进行数据信息的处理和管理方面具有一定的优势, 能够为实现档案的信息化提供良好的技术支持。采用计算机强大的信息处理技术, 将之与档案管理和开发实现有机结合, 对于提升学校的档案管理质量有着积极的作用。

二、探讨学校采用计算机技术进行档案管理的应用方式

(一) 档案存储和保管

对于学校来说, 档案管理不是静态的, 而是一个动态的过程, 档案的数量逐渐增加, 如果采用传统的存储、记录和保管方式, 也就是用库房进行管理, 进行人工抄写、记录, 对于现在的管理人员来说, 工作量很大而且容易产生很多错误和遗漏, 这对于实现档案信息的完整性和全面性来说, 是不利的。但是, 采用计算机技术就能够克服以上的问题, 用电子方式进行存储、记录和保管, 不仅节省所占空间, 而且可以保存的时间更长。一般来说, 计算机采用软件或者光盘进行存储, 不仅可以存储的内容多, 而且不容易被损毁。举例来说, 如果软盘是3.5英寸的话, 可存储大概160万以上的汉字, 如果使用光盘, 那么其存储量是软盘的存储量的上千倍。采用电子方法进行保存, 不仅仅能够将其原貌保存好, 也能够将所有的信息包括文字、图像、声音都能够存储进去, 通过计算机就能够实现完整重现。

(二) 档案查找和检索

一般情况下, 档案如果是实体形式保存的, 在使用的时候, 查询者就要根据一定的条件和方法进行查找, 如果是角度不同或者条件不够完整, 档案会分布于各类的卷宗之中, 这样的话就会导致查找起来十分困难, 不仅费时而且费力。但是, 如果使用计算机技术来查找或者检索就会便利许多。很多已经开发出电子管理系统, 在查询的时候, 虽然数据库中有几万甚至有几十万的档案信息, 但是计算机能够将相关内容的档案都展示出来, 只需要几秒钟的时间, 档案查询结果就会直接显示, 省时省力, 可以很好的发挥档案部门的作用, 为信息检索提供便利、快捷的服务。

(三) 档案目录编制工作

在现代化的档案管理方式中, 一般情况下, 实现档案检索共有三种目录形式:文件、卷宗和全引这三种[1]。但是, 在之前传统的管理方式中, 只有两种目录检索方式:文件和卷案。以为之前传统的目录编制方式完全是人工抄写, 在进行文件和案卷的目录编写之后, 如果想用全引目录的方式进行编制, 就要将所有的资料重新进行抄写, 这个工作量就很大了, 实施起来就需要一定的难度。但是, 采用计算机软件就不同了, 可以进行一次输入之后, 就能够实现多次的输出, 避免了重复工作。也就是说, 只要采取一种编制方式, 就可以自动输出多种编制方式。而且相对于手动方式, 这种方式速度更快, 不仅节省了时间, 也节省了资金投入, 而且提供的服务更加的全面。

(四) 管理库房

库房是存储所有档案资料的地方, 对于学校来说, 库房管理是档案管理的重中之重。采用传统的人工方式管理库房, 需要投入大量的时间和精力, 而且难免出现管理漏洞。但是, 采用计算机技术进行库房管理工作, 可以对库房内的温度进行实时监测、实时控制, 避免温度和湿度过高影响纸质档案的保存;与此同时, 技术安集中有一整套的安全控制系统, 不仅可以防火, 而且可以防盗, 管控方式更加的现代化、智能化, 相对来说安全系数更高, 可靠性更强。

(五) 进行档案统计

档案统计工作需要定期开展, 可以让档案管理人员能够定期掌握档案的管理情况。使用计算机技术的自动统计系统, 就可以实现对文件和档案的统计。档案录入是一个动态的、不断进行的过程, 在登录管理系统之后, 可以将案卷和文件进行详细的划分, 后期可以随时查阅[2]。在进行统计的时候, 可以依据想要统计的条件或者类别进行统计, 可以节省时间, 而且相对于人工统计方法, 这种方法更加的准确, 误差也更小。

三、结语

总而言之, 在学校的档案管理工作中, 使用计算机技术已经是历史的必然, 随着计算机技术的发展和进步, 其优势也会越来越明显。但是, 采用计算机技术进行档案管理工作是一个循序渐进的过程, 不是一劳永逸的, 需要不断的发展、成熟。想要实现真正的现代化管理, 就需要根据本学校的特点, 根据档案管理的特点, 不断的更新本学校的管理方法、管理目标, 科学的采用计算机技术进行管理, 这样才能真正的发挥计算机的作用, 提高档案管理的质量。当然, 在档案管理中可以应用计算机技术的地方还有很多, 这就需要所有档案工作者进行深入研究和探索。

摘要：在信息技术发展十分迅速的今天, 计算机在各个领域都在发挥着关键的作用, 尤其是各个学校的档案管理工作中, 计算机的作用尤为明显。对于学校来说, 档案管理是基础工作, 是展示学校的办学历史、底蕴传承、办学质量和办学成果的一个信息中心。计算机的应用, 使学校的档案管理工作更加的科学、高效, 更加的标准化。本文首先探讨采用计算机进行档案管理工作的意义, 其次详细讨论采用计算机技术进行档案管理的应用方式。

关键词：如何运用,计算机技术,提高,学校档案,管理水平