自动生成高校录取通知书的设计与研究

2022-09-11

对于很多资金雄厚的高校来说, 可以直接购买能自动生成录取通知书的软件, 完成录取通知书的设计和生成。但是, 对于一般院校来说, 可以自己动手设计, 不但可以节省资金, 而且设计更有特色, 体现本校特点, 使用Word字处理软件就可以很方便的完成录取通知书的设计与实现。

Word字处理软件是微软公司推出的Office办公套件中的重要组件, 是全球通用的字处理软件, 是一个非常优秀的工具软件。目前, 在全球来看, 是日常办公使用频率最高的文字处理软件, 适用于制作各种文档, 如信函、传真、公文、报刊、书刊和简历、网页等, 功能非常强大。而且, Word界面非常友好, 为用户提供了一个智能化的工作环境。

Word除了一些基本的文档编辑功能之外, 还有许多不为普通用户熟悉的功能。本课题的设计, 主要采用Word的邮件合并功能来完成。

高校录取通知书的设计具有这样的特点:正文中除了学生的姓名、通信地址、录取专业等很小部分的内容不同之外, 其他的内容是完全相同的。如果我们采用普通的编辑方式, 将相同的文本内容进行复制, 其他内容再逐一填写, 要制作几千份的录取通知书则是一个很庞大的工程, 而且很容易出错。

本课题采用Word 2000提供的邮件合并功能来完成录取通知书的设计, 其中一些域的数据来源, 直接来自本校的高考录取信息。

录取通知书的具体实现方法。

本设计中信函的格式, 主要包括两部分内容:一部分为可变动内容, 主要有学生的姓名、录取的专业等信息;另一部分是相同的内容, 如录取通知的正文。

在利用Word 2000提供的邮件合并功能制作套用信函时, 要建立两个文档, 一个是主文档, 用来存放对所有文件都相同的内容;另一个是数据来源文档, 用来存放变动的内容。

(1) 启动Word 2000, 在Word窗口中, 单击“工具”菜单中的“邮件合并”命令, 出现“邮件合并帮助器”对话框, 在该对话框中列出了创建合并文档的三个步骤:创建主文档、建立数据源、合并数据和文档。

(2) 创建主文档。

(1) 建立主文档 (录取通知书中相同的内容部分) :在当前窗口中编辑“录取通知书”主文档的内容。以我校为列。

录取通知书

××××同学:

你好!你的分数达到了我校的录取分数线, 已经被我校××××专业录取, 请携带本人身份证、录取通知书、一寸免冠照片五张以及新学期学费4800元, 于2009年9月1日、2日到我校报到注册。详细情况可以登陆我校网站进行浏览:http://www.hzmc.edu.cn。

菏泽医学专科学校

2009年7月20日

(2) 单击“创建”按钮, 在出现的下来菜单中选择“套用信函”命令, 确定要参与合并的主稳当属于信函类。同时在屏幕上会弹出“Microsoft word”对话框。

(3) 在该对话框中, 单击“活动窗口”按钮, 确定当前的“录取通知书信函”为主文档;单击“新建主文档”按钮则要求用户新建一个文档作为主文档。

(3) 建立数据源。

在“邮件合并帮助器”对话框中, 单击“获取数据”按钮, 在出现的下拉菜单中选择“建立数据源”命令, 调出“创建数据源”对话框, 如图1所示。若已有编辑好的数据文件, 则选择“打开数据源”命令 (见图1) 。

在“域名”文本框中输入“新生姓名”, 然后单击“添加域名”按钮, 这时, 新的域名就会出现在“域名行中的域名”列表中。用同样的方法添加“录取专业”域名和删除不需要的域名, 单击“确定”按钮, 会弹出“另存为”对话框, 输入文件名, 如“学生信息”, 然后单击“保存”按钮, 在弹出的“Microsoft word”对话框中单击“编辑数据源”按钮, 屏幕上就会弹出“数据表单”对话框, 如图2所示。把本校录取学生信息依次编辑, 全部录入完成后, 单击“确定”按钮, 输入的数据就被保存到数据源中 (见图2) 。

(4) 邮件合并。

在完成全部的数据编辑的同时, 在录取通知书主文档窗口中出现“邮件合并”工具栏, 选中录取通知书上的“××××” (姓名) 四个字, 单击“邮件合并”工具栏上的“插入合并域”按钮, 在出现的下拉菜单中, 选择“新生姓名”域名, 则该域名插入到主文档中, 此时, 系统将以“数据源”上的“新生姓名”域名替换原录取通知书上的新生姓名 (××××) 。用同样的方法, 将“录取专业”域名插入到主文档中相应的位置。单击“邮件合并”工具栏上的“合并至新文档”按钮, 系统即把录取通知书主文档内容与数据源的信息合并, 分别生成所有的同学各自的录取通知书, 存放于同一文档中。

摘要：高考结束后, 高校的录取工作就会进入紧张阶段, 录取通知书的设计和发放是最后也是最重要的一个环节。对于大多数的高校来说, 录取人数一般都会比较大, 比如我校是一所医学高等院校, 每个专业的录取人数都在千人以上, 所以, 对于录取通知书的设计就显得非常必要。如何根据高校录取学生名单, 自动生成录取通知书是一个非常实用的课题。

关键词：Word字处理软件,邮件合并功能,域