党政机关公文的格式区别及常见错误

2024-04-17

党政机关公文的格式区别及常见错误（精选5篇）

篇1：党政机关公文的格式区别及常见错误

网运部关于公文写作格式要求及常见错误的学习材料

一、公文版式格式要求

（一）字体字号

1．公文大标题一般用2号小标宋体字（或华文中宋体字）居中排布。如两行以上、需要回行时应注意词意完整、排布美观，尽量用梯形或菱形排布，不适用上下长、中间短的沙漏形，也尽量不适用上下长度一样的长方形。

2．正文一般用3号仿宋字

（1）文中结构（标题）层次序数应依次用“

一、”“

（一）”“1．”“（1）”。

（2）正文中一级标题用黑体字，二级标题用楷体字，三级以后同正文用仿宋体。

（3）一级标题单独作为段落时不加标点，二级以后标题单独作为段落时应加句号。

（4）全文加粗，并点击字体中的Times New Roman字体，使全文的数字显得饱满且醒目。

（5）领导讲话稿等材料字体字号可灵活掌握。

（二）页面设置

1．公文一般每页排22行，每行排28个字。设置方法为，（一）文件和便函

指网运部负责主办的通信中心管理文件和便函，按照通信中心有关程序办理。

（二）请示、报告和意见

指网运部负责主办的通信中心向上级管理单位，或网运部向通信中心领导报请的请示、报告和意见。需要请上级管理单位或中心领导指示和批准的，用“请示”；汇报工作、反映情况、回复上级领导询问的，用“报告”；就有关问题提出见解和处理办法的，用“意见”。

三、公文写作常见错误

（一）多个书名号或引号并列时使用顿号分隔

例1：各中小学要积极贯彻落实《中华人民共和国预防未成年人犯罪法》、《中华人民共和国未成年人保护法》、《中华人民共和国义务教育法》及相关要求。（错误）

各中小学要积极贯彻落实《中华人民共和国预防未成年人犯罪法》《中华人民共和国未成年人保护法》《中华人民共和国义务教育法》及相关要求。（正确）

例2：公安部门要加强校园“警务室”、“护学岗”、“安全网”建设，落实护校制度。（错误）

公安部门要加强校园“警务室”“护学岗”“安全网”建设，落实护校制度。（正确）

确）

【解析】用分号隔开的几个并列分句不能由逗号统领或总结。

（四）在并列分句中使用句号后再使用分号

例6：一是养老保险安置。对进入企业工作的失地农民要同企业员工一样纳入企业职工基本养老保险；二是医疗保险安置。城镇居民医疗保险制度已建立，可参加城镇居民医疗保险。（错误）

一是养老保险安置。对进入企业工作的失地农民要同企业员工一样纳入企业职工基本养老保险。二是医疗保险安置。城镇居民医疗保险制度已建立，可参加城镇居民医疗保险。（正确）

【解析】分项列举的各项或多项已包含句号时，各项的末尾不能再用分号。

（五）同一形式的括号套用

例7：围绕政府半年工作开展回头看，认真总结上半年工作，科学谋划下半年工作。（责任单位：各镇（街道））（错误）

围绕政府半年工作开展回头看，认真总结上半年工作，科学谋划下半年工作。[责任单位：各镇（街道）]（正确）

【解析】同一形式的括号应尽量避免套用，必须套用括号时，应采用不同的括号形式配合使用。

（六）阿拉伯数字表示次序时使用点号不当例8：

1、督促主办单位按时办结。(错误)1．督促主办单位按时办结。(正确)

市基础设施配套费征收标准的批复》（××规„2012‟59号）文件要求，特制定本管理办法。（错误）

根据《××省物价局××省财政厅关于××市建制镇城市基础设施配套费征收标准的批复》（××规„2012‟59号）文件要求，特制定本管理办法。（正确）

【解析】书名号内标示停顿时用空格。

（十）句内括号行文末尾使用标点符号不当

例13：为加强对全区查处取缔无证无照经营综合治理工作的领导，决定成立××区查处取缔无证无照经营综合治理工作领导小组（领导小组组长由常务副区长兼任，副组长由××局局长兼任。），负责该项工作的协调处理。（错误）

为加强对全区查处取缔无证无照经营综合治理工作的领导，决定成立××区查处取缔无证无照经营综合治理工作领导小组（领导小组组长由常务副区长兼任，副组长由××局局长兼任），负责该项工作的协调处理。（正确）

【解析】括号内行文末尾需要时可用问号、叹号和省略号。除此之外，句内括号行文末尾通常不用标点符号。

（十一）附件名称后使用标点符号例14：

附件：1.××区查处取缔无证无照工作领导小组成员名单；（错误）

附件：1.××区查处取缔无证无照工作领导小组成员名单（正

篇2：党政机关公文的格式区别及常见错误

一、关于公文种类的常见错误

（一）报告与请示文种混淆。报告与请示都属于上行文文种，即向上级机关报送文件的文种，其中，报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，以及回复上级机关的询问，请示适用于就某项工作向上级机关请求指示、批准，两者在行文目的上不同，不能混淆使用。

关于“报告”，需同时注意以下事项：1.报告中不得带有请示事项；2.在正文最后独立成段，注明“特此报告。”或者“以上报告如有不当，请指正。”

关于“请示”，需同时注意以下事项：1.请示应当一文一事，一文主送一个单位；2.在正文最后独立成段，注明“当否，请批复。”或“以上请示如无不当，请批复。”。3.“请示”应注明联系人和联系电话，具体编排格式为：在成文日期下一行，段落缩进二个字，放在圆括号中。

（二）报告与汇报混淆。报告属于党政机关公文正式文种，汇报不属于•党政机关公文处理条例‣规定的规范性文种（关于＊＊的汇报，关于＊＊的建议）

（三）平级单位之间沟通协调工作使用“请示”“报告”。请示和报告都属于上行文；向市级发改、财政等部门行文时，以及向不相隶属的机关、单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求

批准和答复审批事项，都应该使用函。

（四）通告与公告文种混淆。公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项，一般由中央国家权力机关或者国家级行政机关制发；通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（五）意见和建议。

补充：凡正式制发的文件，文种必须在•党政机关公文处理条例‣所规定的文种类别中，不可以生造文种。

二、关于制发文件时的常见问题

（一）行文必要和规格问题。•党政机关公文处理条例‣规定了“从严控制公文制发数量”和“严格掌握公文制发规格”两项原则。有些通知等文件只是进行普通的工作部署，可以使用函头通知制发，不必使用带有字号的正式文件制发。转发上级文件时，需要提出本级单位详细的工作要求，否则，可以不必再自己行文转发。

（二）公文审签流程不符合规定要求。由市教育局制发的文件，正确的审签流程是：科室人员起草文件，并经科室负责人、分管领导同意文件内容→科室起草人员填写发文稿纸并签字→科长审签→办公室主任审签→科室分管领导审签→局主要领导审签（如需报请主要领导审签的）。

补充：1.依据局发文稿纸上的审签程序，按照逆时针顺序依次审签；2.不带签发日期的签发，属于无效签发。

三、关于公文版式的规范性要求及常见错误

（一）页边距及字体、字号。正式公文要求上下左右页边距依次为3.7cm、3.5cm、2.8cm、2.6cm（以前为3.2cm、3.2cm、2.8cm、2.3cm）（办公室文书人员掌握即可）。各科室报给办公室所有材料的页边距上下左右可依次设置为3.0cm、3.0cm、2.6cm、2.6cm，标题及正文内容可统一设置为30磅；如无特殊要求，正文文字一般使用3号仿宋字体。

（二）文件标题的规范性要求及常见问题。标题需由发文机关名称（一般单独一行）、事由和文种三个部分组成，由市教育局制发的文件在标题中必须带有“威海市教育局”。标题的字号、字体一般使用2号方正小标宋（以前要求使用创意简标宋字体，因许多办公电脑保存有之前的党政机关公文，为保证公文能正常显示，需同时在电脑中安装两种字体）。

常见错误：

1.标题较长时，将固定词语断开换行；标题分成多行时，多行标题排列成上下长度一样的长方形或上下长、中间短的沙漏形形式。要领：标题应分一行或者多行居中排布；回行时，做到词意完整，居中对称排列，长短适宜，间距恰当，不可以断词换行；多行标题排列应当使用正梯形、倒梯形或者菱形

2.需要转发上级多部门联合发文、一一罗列各部门名称导致标题太长。要领：可以使用•关于转发＊＊等九部门＊＊的通知‣格式，在标题中列出牵头发文单位名称，将多个部门使用数字概

括。

3.转发文件时，标题中多次重复出现文种。如•关于转发＊＊的通知的通知的通知‣。要领：可修改为需要转发的文件字号加事由的标题（必须要由两部分组成），如•关于转发鲁教办发„2013‟7号文件进一步加强教育新闻宣传工作的通知‣

（三）正文标题层次及其格式错误。文中结构层次序数依次可以用“

一、”“

（一）”“1．”“（1）”标注，其中，第一层用3号黑体字、第二层用3号楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

常见错误：

1.第一层标题后加标点符号。要领：第一层标题一般与正文具体内容分开，在标题的最后不使用句号等句末标点。

2.第三层次阿拉伯数字后的标点符号使用“、”。要领：此处的标点应是一个全角点号“.”，具体使用时可以切换为全角标点输入点号或者在半角点号（直接点击数字键盘区域的“Del”键）后打一个空格。

补充：

二、三层次的标题，如果后面紧接着正文具体内容时，在标题的最后可以使用句号等句末标点；如果二、三层次的标题独立成段，后面不是紧接正文内容时，在标题的最后可以使用句号等句末标点。

（四）发文字号。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应当标全称，用六角括号“„ ‟”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即数字前不加“0”，例如：1不编为01），在阿拉

伯数字后加“号”字。

常见错误：文号中的六角括号“„ ‟”，误用做“【】”或“[ ]”。

（五）正文中引用其他文件时格式错误。需先引文件标题（放在书名号中），后引文号（文号中的年份应使用六角符号“„ ‟”括起，而不能使用“【】”或“[ ]”放在括号中），后面的正文中需要再次引用该文件时，可以使用文件的简称或者直接引用文号。

例如：根据威海市委、市政府•中共威海市委威海市人民政府关于贯彻国家和省中长期教育改革和发展规划纲要的实施意见‣（威发„2011‟3号，以下简称•实施意见‣）

（六）附件说明。即公文附件的顺序号和名称。文件如有附件，应在正文下空一行首行缩进二个字编排“附件”二字，后标冒号和附件名称。如果有多个附件，可使用阿拉伯数字标注附件顺序号

常见错误：1.转发某文件或印发某方案类文件，需要转发或印发的文件标题不需要在正文后添加附件说明。2.正文后不注明“附件：”或者误为“附：”。

例如：

＊＊＊＊（正文）。

†党政机关公文处理工作条例‡2.＊＊＊＊＊＊

（七）发文机关署名及成文日期：正文之后，必须要注明发文机关名称（以前没有这一项要求）。发文机关名称的下一行使用阿拉伯数字注明成文日期（以前要求使用汉字数字格式），年份应当标年、月、日全称，月、日不编虚位（即1不编为01）；署会议议定或通过即生效的工作署会议议定或通过日期，领导签发即生效的文件署领导签发日期；联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

（八）附件的规范性要求及常见错误。附件即公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当在正文后另起一页编排；“附件”两字及附件顺序号用黑体字顶格编排在页面左上角第一行，且附件顺序号后不所使用冒号；附件的标题居中编排在页面第三行，附件的字体、字号、行距等格式要求与正文的要求相同。

四、补充及其他

（一）市教育局下发文件时的主送单位格式为“各市、区教育局，高技术产业开发区、经济技术开发区教育局，工业新区社会事业局，机关各科室，局属各单位，市直各（有关）学校、幼儿园”；在正文中涉及各市区时，第一次可使用“各市区教育行政部门（以下简称“各市区”）”，以后均使用“各市区”即可。

篇3：党政机关公文写作常见错误例析

一、版头部分

公文版头部分由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关机志、发文字号、签发人、版头中的分隔线组成。其中, 份号、密级和保密期限、紧急程度这4个要素只有在涉密公文中应当标注, 一般公文无须标注。另外, 上行文应当标注签发人姓名, 所以公文版头部分出现的常见错误是发文字号编写不当。发文字号是指发文机关对其制发的公文编排的顺序代码, 以便引用和管理。由发文机关代字、年份和序号三部分组成。常见的错误有:

(一) 机关代字混淆

机关代字是发文机关全称的简缩语, 就是选用最能反映发文机关本质属性的字词作为本机关的代字。如宁波市人民政府制发公文, 其代字为“甬政”;宁波市教育局制发公文, 其代字为“甬教”。若简缩不当, 易造成混淆, 起不到代字作用。如“鄞州高级中学”, 代字就不能写成“鄞中”, 因为另外还有“鄞州中学”, 如用“鄞中”就不能分辨, 而应写成“鄞高中”。再如“华东师范大学”, 代字就不能写成“华师大”, 因为另外还有“华中师范大学”“华南师范大学”, 如用“华师大”就不能分辨, 而应写成“华东师大”。这么一来, 我们在教学中应该让学生多熟悉一些常见又易混淆的机关代字。

(二) 年份不全, 括号使用不当

新《格式》中明确规定, 年份标全称, 用六角括号“〔〕”, 如甬教〔2013〕5 号。而×教 (2013) 第12 号, 显然, 年份是标全的, 使用圆括号是错误的, 应用六角括号。

(三) 序号不当

新《格式》也明确规定, 序号不编虚位 (即1 不编001) , 不加“第”字。教学中, 强调学生编虚号, 并加“第”字, 这些都是错误的, 如×教〔2013〕第12 号, 应去掉“第”字, 改为×教〔2013〕12 号。

二、主体部分

主体部分由标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注、附件组成。教学过程中学生写作常出现的错误有:

(一) 标题拟写不当

公文标题与一般文章标题不同, 其拟写也有严格的规范要求。规范的公文标题是由“发文机关名称+事由+ 文种”构成, 如《××中学关于召开各班团支书会议的通知》, 但在实际写作中, 标题的拟写常会出现以下几个错误:

1. 文种错用。对于文种选择, 应当根据行文目的和要求、文种的适用范围、行文关系来确定, 不得混淆使用。

(1) 请示与报告混用。请示和报告虽然都是上行文, 但是二者有不同用途和要求, 是两个不同文种, 请示“适用于向上级机关请求指示、批准”, 上级对于请示必须有答复, 必须事前行文。而报告“适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问”, 不需要上级作出答复, 可事中行文, 也可事后行文。在写作中, 由于没有掌握两个文种的区别, 常把请示误用为报告, 或并用请示和报告。如:①《××公司关于举办技术交易会开展技术协作活动的请示报告》, ②《××学校关于购买冷冻机的报告》。从标题事由来看, 都是请示上级批准某事项, 因此, 应将①中的“报告”去掉, ②中的“报告”改为“请示”。

(2) 请示与函的错用。请示属上行文, 函是平行文;请示是向有隶属关系的直接上级请求批准, 而函是向平级或不相隶属机关请示批准。如北仑职业高级中学向北仑区教育局请求拨款建造宿舍楼, 就应用“请示”, 北仑区教育局是北仑职业高级中学的直接隶属上级机关;如向北仑区财政局请求拨款建造宿舍楼, 就应用“函”, 北仑区财政局是北仑职业高级中学的不相隶属上级机关。

(3) 批复与复函的错用。批复答复的是请示, 是具有直接隶属关系的上下级, 而复函答复的是函, 是不相隶属关系的上下级或平级。如《宁波市人民政府关于同意建造水闸拨助经费的复函》, 而主送机关写明是北仑区人民政府, 那么, 该标题存在的错误就是批复与复函的错用, 宁波市人民政府与北仑区人民政府是直接隶属的上下级关系, 所以, 正确的应该是《宁波市人民政府关于同意建造水闸拨助经费的批复》。

2. 事由不当。公文标题的事由应是对公文内容的高度概括, 要求准确、简洁。常用的结构是“ 关于××××××的”, 而有些公文标题的事由部分表述重复, 啰唆, 冗长, 不明确, 缺少“关于”二字等。如①《××公司对非法倒卖建筑材料的×××开除公职的通报》, ②《××市安全局关于向各有关单位宣布全市安全大检查的通知》。①中的错误是缺少“关于”二字, 故应加上“关于”;②中的错误是事由表述啰唆、冗长, 应改为《××市安全局关于开展全市安全大检查的通知》。

3. 发文机关和事由位置颠倒。发文机关名称+ 事由+ 文种这三个要素顺序不可颠倒, 如《关于××公司同意分厂成立销售部的批复》, 应改为《××公司关于同意分厂成立销售部的批复》。

(二) 主送机关拟写不当

主送机关指的是公文的主要受理机关, 应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。平时企事业单位公文写作及教学中学生所犯的错误有:

1. 主送机关多个。按规定, 原则上主送一个上级机关, 根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关, 不抄送下级机关。如《某职业学校关于解决学生宿舍建设资金的请示》, 主送机关写明是 (市人民政府、市教育局) , 显然, 就存在着多头主送的错误。

2. 主送领导个人。规定中已明确除上级机关负责人直接交办事项外, 不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文。然而, 学生写作的公文, 经常会看到公文中向领导个人主送的现象。如《某电子工业学校关于解决进修教师住宿问题的函》, 主送机关写明是某大学校长, 顾名思义, 公文就是公对公, 而不能公对私, 所以, 主送机关只能是机关单位, 而不能是领导个人, 应改为某大学。

(三) 正文中拟写不当

1. 缺少过渡句。过渡是文章上下内容、段落之间的衔接、转换。如果没有衔接的文字, 文章就会显得突兀, 文意也不会贯通。因此, 过渡具有承上启下的作用。如一份会议通知, 开头写明根据上级要求, 对全县中小学卫生状况进行一次全面大检查, 我们拟召开中小学负责人会议, 主体交代了会议时间、地点、内容、参加人员等事项。可见, 此会议通知在开头与主体之间就缺乏过渡句连接, 导致主体部分显得很不自然, 正确的应在“我们拟召开中小学负责人会议”后加上“现将有关事项通知如下”, 那么, 开头与主体部分就自然衔接了。教学过程中, 就要给学生强调有过渡句的同时, 还要正确使用, 如呈报性报告, 常用的过渡句是“现将有关情况报告如下”;呈转性报告的过渡句是“现提出如下安排意见”或“为此, 建议做好如下工作”;批复的过渡句是“经研究, 现批复如下”;纪要的过渡句是“现将有关事项纪要如下”;等等。

2. 引用公文不当。在答复性公文中, 正文开头往往是先引述来文, 引用公文应当先引标题, 后引发文字号。在写作过程中, 却经常发现不引述标题和发文字号。如《××市文化局关于同意举办第十一届亚运会图片展览的批复》, 正文开头第一句就是你们的请示收到了。可见, 在批复写作中, 引据不当, 应引述下级来文日期、标题和文号, 即你馆××××年×月×日《关于第十一届亚运会图片展览的请示》 (×文馆〔××××〕×号) 收悉。除了批复这一文种外, 复函的开头也应是这种写法。

3. 时间、数字的运用不当。除惯用语用汉字小写外, 大部分应用阿拉伯数字。如一篇通报《××市人民政府办公室关于〈晨报〉谣言惑众的通报》正文中写道:这一消息源于本市《晨报》九二年4 月1 日的一则“愚人节特快报道”。很明显, 文中日期混用, “九二年4月1 日”应改为“1992 年4 月1 日”;另如, 一篇《某区人民政府关于建造水闸拨助经费的请示》正文中写道“在沿江四个村各建小型小闸壹座”, 文中的数字存在乱用现象, “壹座”应改为“一座”。

4. 结构层次序数标注不当。公文正文常运用条款式写法, 写作时常要标注序数, 分条列项, 一目了然。按规定:结构层次序数, 第一层为“一”, 第二层为“ (一) ”, 第三层为“1”, 第四层为“ (1) ”。只有一个结构层次时, 就用“一”, 而不用其他序数, 如《××市土产进出口公司关于解决生产名贵中成药所需犀角来源问题的请示》, 这篇公文的内容都只有一个结构层次, 其序数为“1、2、3、4、……”, 而正确的应该为“一、二、三、四……”。这些结构层次序数的标注, 看似简单, 但在写作过程中常常忽略。

5. 违反一文一事原则。按规定, 请示应一文一事, 相对应地, 批复同样也是一事一批。但在实例中, 我们经常会发现这样的现象:某职业学校向市教育局解决学生宿舍楼建设资金的请示, 正文中, 除请求解决资金外, 还要求“我校图书馆也尚未达到省标准, 望上级部门予以支持”, 这就违反了请示一文一事的写作原则, 正确的应该是把另外一事删去。

6. 内容层次错乱。公文不同于文学, 它是为解决实际问题而撰写的, 重在实用, 而且与文学的一个最大区别就是, 公文有着自己特殊的格式结构, 每一段内容表达都要合乎文种格式特点。我们来看这则通报的正文内容:“××制鞋有限公司长期以来无后勤保卫规则, 亦无领导同志交接班值班制度, 安全管理混乱。该公司前后有三大厂房, 职工下班后, 仅有一位年近七旬的老人值守, 没有严格的规章制度和岗位责任制, 使个别思想不健康的职工有机可乘, 因而该公司的成品、半成品经常被盗, 但始终未能引起该公司领导的足够重视。经查, 十二月十七日晚发生的火灾完全是一场人为的事故, 是严重的失职行为。为严肃纪律, 我公司决定撤销该公司××总经理职务, 扣发全年奖金。”可见, 这则通报正文顺序错误, 应先写主要事实, 再写事实评析, 再写决定和要求, 正确的应该是先写:“12 月17 日晚, ××制鞋有限公司发生火灾, 经调查, 该火灾是一场人为事故。”接着写事实评析, 写明该厂的一些制度没有遵守执行, 没有组织纪律, 将“该厂长期以来无后勤保卫规则……但始终未引起该公司领导重视”作为事实评析, 最后对该厂提出决定和要求“:该公司领导没有做好负责工作, 且漠视组织规定, 我公司决定撤销该公司××总经理职务, 扣发全年奖金, 并希望各分公司和分厂吸取教训。”

7. 结束语运用不当。公文每个文种都有专用的结束用语, 但我们平时看到的公文多有存在结束语乱用、错用现象。如一则请示, 结束语写为“此致, 敬礼”, 显然, 在公文中运用带礼仪性祝语是大忌, 正确地应改为“以上请示当否, 请批复”。另如一则复函, 结束语写为“特此回复”, 也属错误, 正确的应改为“特此函复”, 包括批复这一文种, 也不能写成“特此回复”, 应为“特此批复”。所以, 我们要指导学生恰当运用每个文种专用结束语。

三、版记部分

版记部分有抄送机关、印发机关和印发日期三个要素, 在写作过程中, 常出现的错误有:

(一) 抄送给个人

抄送机关是除主送机关外需要知晓公文内容的其他机关。在教学和学生写作过程中, 经常性地会把抄送机关写给“××局长”等, 显然, 抄送机关抄送的是机关单位, 不应该抄送给具体个人, 正确的应该是抄送给××局长所在的机关单位。

(二) 印发机关和印发日期不恰当

印发机关和印发日期是指公文的送印机关和送印日期。在这里, 我们在教学过程中需要提醒学生避免拟写错误的是, 部门制发的公文印发机关一般写部门办公室, 而不写部门名称, 如宁波市教育局发的文件, 印发机关就不应该写成“宁波市教育局印”, 正确的应该是“宁波市教育局办公室印”, 另外, 印发日期要用阿拉伯数字标注, 不能用汉字标注。

在版记部分, 特别注意的是还有一个新的变化, 从2012 年7 月1 日起, 各类公文都不再标注主题词了, 作为文秘专业教师, 在教学过程中, 我们应当提醒学生严格遵守。

摘要：本文就文秘专业公文写作教学中对公文版头、主体、版记三大部分常出现的错误进行简要分析, 以在教学中指导学生规范行文, 把文秘专业学生培养成为企事业单位公文写作的能手。

关键词：公文写作,错误,例析

参考文献

[1]张茂叶.党政机关公文格式规范化十八题[J].秘书之友, 2013 (8) .

篇4：党政机关公文的格式区别及常见错误

行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。公文格式规范化，是办公自动化的客观要求，也是充分发挥公文作用，维护公文严肃性和权威性的必要条件。铁道部对铁路行政机关的公文格式有严格的规定和要求。本文针对实际工作中公文格式常出现的不规范现象进行了归纳分析，提出了相应的对策。

一、公文格式中常出现的不规范现象

1．发文字号标注不规范。在实际工作中，有些单位把机关的简称直接作为机关代字使用，致使文号太长。有的单位发文字号的年份用圆括号“（）”括入，而不是用规范的六角括号“„‟”。对于字号和字体，有的用小3号；有的用小标宋体字，有的用楷体，也有的用黑体。一些公文违反发文字号序号出现编虚位（即001），出现“××函„2007‟001号”等不规范格式。

2．文种使用不当。有的基层单位要求上级机关投资补助的上行文，应用“请示”文种错用为“报告”文种，无法得到上级机关的“批复”；有的单位将对下级单位的“批复”错用为“函”的文种。公文标题中错用文种，往往使公文失去其应有的严肃性。有的甚至严重影响行文的作用和效率。

3．公文标题不规范。有些部门有不规范的做法是：一是标题

1中滥用符号；二是在公文标题的拟制上，冗长繁琐。标题中使用了多种标点符号，较多的是使用顿号和书名号；标题中“事由”概括得不简要，转发（批转）性文件，标题照搬照抄，层层照转，一个词组套一个词组，冗长臃肿。

4．引用文号不规范。有些部门公文中，将其顺序前后倒臵。有的先引文号后引标题，有的只引文号不引标题，有的只引标题不引文号。例如，“根据铁道部铁办„2007‟12号文《关于×××的通知》”，其引用文号的方法就是不符合规定的，正确的引用方式应为“根据铁道部《关于×××的通知》（铁办„2007‟12号）”。

5．结构层次序数使用不规范。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。规范的结构层次序数要求，第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1．”，第四层为“⑴”。而在使用中常出现的问题：一是层次顺序颠倒，即下位序数与上位序数倒臵；二是层次跳跃，或在“

（一）”、“⑴”后加顿号，写成“

（一）、”或“⑴、”等。

6．成文日期标识不规范。常出现的问题：一是标注位臵太低或太高，以至于印章距正文太远或盖压正文；二是把拟文日期作为成文日期；三是把修改日期或送签日期作为成文日期；四是联合行文主办机关签发日期作为成文日期。

7．印章加盖不规范。印章是公文制发机关对公文负责的凭证，必须规范使用。但常出现不规范现象：一是印章加盖不符合要求，有的歪斜，有的盖在正文上；二是印章未居中下压成文时间，盖印距正文太远。印章正确的加盖位臵：印章上弧距正文2mm—4mm。

8．附件标注不规范。一是附件和正文间隔或大或小；二是把被批转、转发、印发和发布、公布的内容作为附件处理；三是附件说明与附件的标题不一致，有的附件标题缩写；四是附件说明的顺序与附件的顺序不一致，有的附件的序号使用汉语数字标识，附件名称后加标点符号；五是附件跟附注区分不清，在印发文件时不管是附件还是附注全当作附件，导致关系的确认错误。

9．抄送机关标识不规范。抄送机关标识用来标识除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。有些公文抄送单位顺序不规范，未按照“主送应先路内后路外、抄送应先路外后路内”的规定标注。有些公文常出现“抄报”，顶格标识“抄送”，回行时与“抄送”对齐，最后一个名称后不加句号等不规范问题。

10．公文中的表格不规范。有些公文把表格的页码混同于文字页的页码放臵，表格的单双页码表头排放随意。按规定，横排的表格单页码应臵于表的左下角，双页码应臵于表的左上角；表头单页码在订口一边，双页码在切口一边。但在实际工作中常常混淆。

11．版记不规范。一是没有版记。二是版记位臵不对。三是在发布、批转、转发、印发或有附件的公文中，将版记臵于一份公文的中间部位，即在印章之后，被发布、批转、转发、印发内容或附件之前，将一篇公文分成了两部分。四是无抄送单位时未将多余的黑色反线删除。五是印发机关、印发日期等项目都顶格打印，有的左空或大或少，印发日期或混同于成文日期，或用汉语数字标识。

12．发文机关标识不规范。有些单位发文机关标识不统一，不规范。有的单位用白纸制发公文，严重削弱了公文的权威性和严肃性。

二、影响公文格式规范的原因

1．思想认识不到位。一些公文办理人员对公文格式重要性的认识不够。公文处理人员在办理公文过程中责任心不强。对《办法》不熟悉，对公文格式规范化的意义和作用宣传力度不够。有些单位领导对公文的重要性认识不够或不了解公文处理的规范和要求。

2．公文审核程序不规范。有的业务部门把要求以上级机关的名义上报、下发的公文直接送上级机关的领导同志审批签发，而没有先送上级机关的文秘部门核稿后送签。“倒流”办理的公文，因为没有文书环节的登记，无法掌握公文运转的动态，影响办文效率，甚至会影响工作的开展。

3．人员素质有待提高。一些公文处理人员未经过系统的业务培训和学习，不懂公文格式，对公文处理方面的规章制度不太了解，对公文印制规则标准不熟悉，因此需要全面提高公文处理人员的整体素质。

三、规范公文格式的对策

1．加强领导，提高思想认识。各级领导和机关工作人员要加强对公文处理工作的领导，不仅明确分管领导，安排业务精、责任心强的文秘人员专职从事公文的审核，加强对审核人员的培养和使

用并保持人员的相对稳定。各级领导还要带头学习公文处理知识并模范遵守，提高认识，增强做好公文格式规范化工作的自觉性。

2．健全制度，规范公文办理程序。在公文处理的各个环节都要把好关，从公文的拟稿、审核、签发、编号、校对、印刷等都必须建立严格的制度和规范，明确各环节的权限和责任。要有严格的公文处理流程，实现公文处理工作的规范化、制度化和科学化。

3．加强学习，提高公文处理人员素质。要加强公文处理人员的建设，注重理论学习，刻苦钻研，掌握必要的基础知识、精深的专业知识，熟悉公文处理方面的知识。培养熟悉公文处理规定，有理论素养、有文字功底的公文处理人员，保持公文处理人员的相对稳定性。办公室要设立公文处理和公文审核的专门岗位或专职人员，并有专门负责公文审核把关的人员。