OA办公自动化系统在企业中的实际应用价值

办公自动化系统是将现代化办公与企业信息网络结合的一种办公方式, 通过授权方式实现企业信息分层管理, 使信息更加安全, 并使信息共享成为现实。近年来, 随着办公自动化系统软件的发展, 越来越多的企业将其应用于日常办公管理。

1 办公自动化系统的形成及发展

1.1 办公自动化的形成

OA办公自动化系统即office automatic, 是目前为各领域普遍使用的办公自动化软件。它的发展大致经历了四个阶段, 完成了从最初的字表编辑等简单的办公事务自动化发展到网络化的办公自动化系统。

1.2 办公自动化系统的发展

第一阶段是纸张信息数字化, 实现了由手工到电脑的转变。第二阶段是以Lotus Notes为代表, 以及后来各种e-mail系统为代表的时代。它实现了交流与共享, 也出现了基本的流程管理。这一阶段以C/S结构为主流网络。第三阶段是以B/S应用模式为代表的OA系统时代。在这一阶段普遍出现了较为成熟的办公自动化系统。第四阶段出现了协同办公的概念, 同时工作流、知识管理和门户技术的综合应用, 使OA办公自动化系统的概念有了更广泛地拓展, 也使它的应用更加广泛、深入。目前, 企业中OA办公自动化系统的应用大都集中在第四阶段的开发和使用。

2 我厂OA办公自动化系统的需求分析

随着信息技术的迅猛发展, 企业对信息技术的需求日益提高。2003年北方联合电力有限责任公司提出了“十一五”信息化发展规划的要求。各下属电厂相继开始了大规模的信息建设。

包头第三热电厂是当时包头市东河区的唯一供热单位, 2003年10月, 在距老厂15公里的黄草洼村开始进行2×300MW供热机组异地扩建工程。基建项目庞杂的日常工作对行政办公方面提出了更高的要求, 尤其是办公的效率、质量等方面。加之我厂新厂址地处偏远, 交通不便, 信息交互非常困难, 公文流转、日常签批等活动都受到严重制约。当时的办公效率极其低下, 严重影响了工程管理和企业日常经营活动。针对这种情况, 2004年我厂开始使用西南院的办公自动化系统, 当时收到了良好的效果。但很多功能还是无法满足需求。随后, 2005年10月我厂又引入了北京慧点公司的办公自动化软件即OA系统, 慧点的协同办公软件较好的体现了办公的协同性, 结合了知识管理、门户、工作流的应用, 为电厂提供了快速、可靠的自动化办公平台。

3 我厂办公自动化软件的应用实践

3.1 主要架构

2005年我厂OA采用北京慧点公司的indioffice3.1, 采用domino数据库和B/S结构, 大幅度降低了系统的使用和维护成本。并且具有强大的系统管理功能, 使组织机构变更等变得简单, 同时可以灵活定义工作流成。为系统维护提供了包括lotus notes、lotes design、lotus administrator等的维护平台, 可以从后台了解系统的运行状况, 使系统的维护开发更方便。目前我厂办公自动化系统包括六大模块:个人邮件、个人事务管理、办公信息系统、公共信息系统、综合业务系统、系统管理几大模块。涵盖了办公、信息管理、门户几个方面。

3.2 办公自动化系统在我厂的应用效果

3.2.1 广泛应用深入基层

我厂OA版面朴实, 但应用深入人心, 已成为不可缺少的办公工具。随着新厂机组全面投入运行, 人员已全部到位。为将办公自动化的观念贯彻到厂级各个层次, 我们将授权做到班组成员, 使所有成员都参与到自动化办公中。目前注册人员以达到318人, 包括所有职能管理人员和大部分班组人员。邮件收发、知识文档共享、各种通知公告的发布、查阅, 是职工了解厂内生产经营情况、发布信息、查阅各种规章制度的重要窗口。同时也是我厂的重要宣传窗口, 建立了工会视窗、政工之窗、廉政建设、学习贯彻十七大精神、基建试运等热点链接窗口, 及时宣传国家政策、发布厂内重要动态。

3.2.2 挖掘功能提高办公自动化水平O A办公自动化系统是一个通过网络

实现协同管理的办公平台, 对公文管理和办公事务进行有效管理, 使信息流转规范、安全、快速, 提高办公自动化水平, 从而提高企业运作效率, 节省办公费用、降低运营成本。该平台的搭建, 结束了我厂公文的手工传发阶段。2005年10月进行办公自动化软件的实施, 经过一段时间的试运行, 2006年起, 我厂所有公文全部从网上流转, 包括党委收发文、行政收发文、纪委收发文、工会收发文。为方便厂内签报的流转、合同审批、工程项目委托书、技术协议的审批, 针对各种需求分别制定了不同的审批流程, 现在使用中的流程共计18种, 分别适应不同的审批过程。下面的数据显示了这两年公文收发、文件流转情况 (如表1) 。

从表中可以看到, 我厂的各类公文流转达量达到2427, 其中合同办理数量达354个。办公自动化平台搭建完成后, 基建中后期所有的合同会签都在OA中进行, 提高了合同签办效率, 加快了工程进度。使工程建设者与施工方充分体会到信息化带来的方便快捷。日常工作中, 收发文等文件的自动流转, 加之规范化的流程设置, 使行政办公更趋向于规范化、科学化。OA系统灵活的流程设置, 也使自动化办公的细化、规范化成为可能。以前非常繁琐的行政公文会签, 现在只要选择特定的流程后即可按顺序自动流转, 节省了大量时间、精力。同时由于OA系统支持痕迹保留, 支持word的多人修订功能, 使公文在流转过程中的意见、批示、更改全部保留, 方便日后的查询管理。除正式公文, 我厂各类会议纪要也全部实现网上流转。现在, 无论员工还是领导都已认同这种办公方式, 积极参与其中。希望在不久的将来, 逐渐摆脱各类纸质文件, 实现真正意义上的无纸化办公。

公文之外, 还有大量需日常处理的办公事务, 如全厂考勤报送、请假事务、出差事务、各类加班申请等, 也需多部门流转、协调, 要花费大量时间精力签批, 为此, 我厂也增加了使用模块和相应的流程, 在办公自动化平台上进行。分别增加了加班申请、请假管理、出差管理、考勤管理等。目

日常办公事务的规范化, 提升了办公自动化水平, 加强了企业的竞争力。企业的日常经营管理更加规范、流畅。而且通过企业内协同办公的参与, 员工的素质得到很大的提升, 对信息化建设有了认同感, 为企业进一步的信息化建设奠定了基础。

3.2.3 促进信息共享、沟通

作为企业信息共享平台, 我厂办公自动化软件已发布各类信息2356条, 成为重要的学习、交流平台, 宣传窗口。通过这里我厂职工可以方便的了解北方公司和兄弟单位的企业情况, 也使外界有了了解我厂情况的平台, 企业文化建设得到进一步发展。通过信息共享, 使更多的员工参与到企业文化的建设中, 企业论坛也为员工提供了很好的交流平台。同时办公自动化平台也提供通知公告发布平台, 目前我厂所有部门的通知公告, 全部在网上公布。现在大部分员工形成了良好的办公习惯, 上班后的第一件事就是登陆OA界面, 处理待办事宜, 查阅新的通知公告。

邮件系统是O A办公自动化平台的另一个重要组成部分。提供整个企业用户的电子邮件往来, 包括电子邮件的起草、接收、转发、回复、归档、查询、打印等功能。也是工作任务的主要提醒手段。系统升级前只能实现北方公司系统内邮件的发送, 升级后, 实现了与外网的通讯, 极大方便了员工之间及与外界的沟通。邮件系统也是我厂员工使用最广泛的一块, 拓宽了信息传送渠道, 加速信息流转。但由于服务器容量的限制, 现在只能提供一定的邮箱容量。在我厂今后的信息规划中将包括服务器扩容, 届时会使员工的邮件收发、管理更加方便。

3.2.4 移动办公加快企业信息化发展

OA系统升级后, 支持移动办公, 利用VPN可以实现外出人员随时接入局域网, 了解单位内部工作动态, 完成公文处理、业务审批, 邮件收发等工作, 实现真正意义的移动办公。使外出人员和本厂完全无距离沟通, 在任何情况下, 企业的经营管理都不会受到影响。减少了由于外出产生的文件积压、正在办理事件的停顿。目前由于受VPN数量的制约, 只能实现厂领导的移动办公。

3.2.5 系统易于维护管理, 但仍存在一定的问题

经过多年的发展, 办公自动化软件在使用和维护方面变得更加成熟。更适于企业办公需求。我厂目前使用的办公自动化软件为维护人员提供了多种维护工具, 不仅可以通过浏览器进行系统模块修改、流程设置、帐户设定等功能, 还支持使用lotus notes、lotus design、lotus administrator等工具进行系统维护, 实现对系统进程的实时监测, 并可以轻松实现代码修改, 完善软件功能。为可能出现的软件问题提供了多种解决问题的渠道。方便维护管理。

但在我厂应用维护中, 也发现了一些问题。办公自动化软件与其他应用软件的最大不同点在于所采用的数据库不同。这其中IBM的domin有很好的表现。众所周知, lotus domino数据库对服务器时间要求极其严格, IBM曾经发布过一个测试, 即如果服务器时间变更, 会导致系统找不到数据库文件, 并出现针对各种库文件的报错, 这给维护工作带来了很大的困难。随着信息技术的发展, 希望能很好的解释、解决这类问题, 使办公自动化软件功能更完善, 更好的为企业生产经营服务。

4 OA办公自动化软件与其他软件的结合前景

近年来, O A系统虽然在信息管理、门户方面有了很大的发展, 但距离企业信息化发展要求还有很大的距离。尤其是电力企业, 生产管理中应用的BFS++ (生产管理系统) 、PI (实时数据库监测系统) 、SPA (物料管理系统) 等生产系统, 怎样与OA系统结合, 避免使办公自动化软件成为行政办公的信息孤岛, 都是办公自动化系统所面临的问题, 而且随着信息技术的发展, 各应用软件的整合也势在必行, 进行专业的门户平台的建设可以解决这样的问题, 这样会削弱OA办公自动化软件在门户方面等的应用。因此, 办公自动化软件必须进行自身的完善、发展。在实际应用中可以强调其优势, 发挥办公自动化软件强大的工作流审批优势, 把生产管理软件中的一部分审批流转功能放在办公自动化软件中进行。实现软件功能的双赢。

结语:办公自动化软件在我厂的应用实践中发挥了极大的作用, 为企业信息化建设做出了贡献, 但其自身的发展、完善必不可少。

摘要：以包头第三热电厂办公自动化系统的实施和应用为例, 阐述OA系统在企业中实际应用价值和应用中存在的问题, 探讨协同办公软件的发展前景。

关键词：电厂,办公自动化,实践应用