浅谈如何做好办公室工作

办公室是领导决策的参谋助手, 是连接领导和基层单位的中枢, 是密切干群关系的桥梁, 是协调各部门工作的纽带, 是单位对外宣传的窗口, 也是培养锻炼自身能力的一个重要部门。因此, 如何围绕中心, 做好服务工作, 干什么, 怎么干, 如何能干好, 是办公室工作人员应该经常思考, 必须明晰的问题。很多初入办公室行业的同志往往很苦恼, 感觉办公室工作的好与坏, 不像其他业务工作, 有流程、有标准、有应会应知, 能够一目了然, 知道问题所在和需要提高的节点。但似乎又处处有规矩, 有优劣, 有方法。结合多年的企业办公室经验, 现梳理总结了几点想法来交流共勉。

一、把握基本规律

办公室对上是办事员, 对下是联络员。职责要求必须是紧跟领导的工作思路, 从属于领导, 服务于工作。在一定程度上说, 被动性、服务性是它的本质;业务缠身, 忙忙碌碌, 是它的特点。没有规律, 就是它的规律。但是在工作中, 我们又绝对不能处于完全的被动状态, 要善于将主动性与被动性有机统一起来, 做到有序性和随意性的有机结合。事事从大处着眼, 从小事着手, 在随意中把握有序, 在被动中把握主动, 在日复一日的普通工作中争取开创新局面, 做到不以事小而不为, 不以事大而乱为, 不以事乱而盲为, 不以事难而怕为。

既要急事急办, 特事特办, 又要讲程序、遵规矩、守纪律。再急的事也要了解清楚事情的始末、现状、背景、后果, 然后才能做出判断, 提出建议。不能先乱了阵脚、乱了规矩。需要紧急汇报、紧急处理的事一分钟都不能拖。情况复杂, 影响较大的事, 在公司没决定前, 一个字都不能讲。不能想当然的办事, 是办公室人员一定要铭记的一条办事原则。否则, 就会经常好心办坏事, 小事变大事。

二、保持正确的状态和心态

一是保持清醒的头脑。办公室工作千头万绪, 纷纭复杂, 两眼一睁忙到熄灯。不付出超量的劳动, 肯定是做不好工作的。但是仅靠勤勤恳恳、任劳任怨也是不够的。必须忙里偷闲, 跳出事务性的圈子, 静下心来, 站在全局的高度, 站在领导参谋的角度, 想领导之所想, 急领导之所急。要每临大事有静气, 时刻保持清醒头脑。比如说对领导的决策落实时, 就要条理清晰地抓好“三个关键点”:一要抓牢“着力点”, 就是抓住工作的重点, 分清工作的主次和轻重缓急。不能胡子眉毛一把抓。二要抓准“梗阻点”, 就是抓实际工作过程中难以落实的环节和问题。充分发挥督办职能, 对在执行决策过程中出现的明里一套, 暗里一套, 推诿扯皮的现象, 要有捅“马蜂窝”的精神, “敢”字当头, 敢查、敢办。敢于抓住不落实的事, 督查不落实的人, 一抓到底, 务求实效。三要抓实“空白点”, 就是抓领导未强调、未要求而又必不可少、不可忽视的工作细节, 领导抓全局, 定大方向, 办公室就要盯落实, 以及各个环节之间的衔接, 看各个细节是否都到位了, 以此推动领导部署的各项工作圆满、顺利、全面地落实。

二是保持敬畏的心态。办公室人员要时刻以一种如履薄冰、如临深渊的敬畏心态, 忠于职守, 忠于企业, 时时刻刻警示自己, 时时刻刻都要谨慎地开展工作。不能稀里糊涂, 什么事都报以无所谓的态度, 要心存畏惧。办公室工作无小事, 每一件工作都容不得半点虚假, 一旦出现疏漏, 都可能捅娄子、误大事, 给整个单位的各项工作带来不利影响。因此, 办公室人员要切实树立“责任重于泰山”的意识, 做到工作认真、态度端正、处事果断, 在任何人面前、在处理任何事上, 都要从严要求、从优服务, 高标准、高质量, 确保万无一失。干什么事不能想当然, 而是要多问自己几个问题, 这是确定要做的吗?这事领导同意吗?这事真的是十万火急, 现在不需要履行手续吗?这事后补手续真的没问题吗?

三、摆正位置, 把握分寸

办公室的性质决定了, 我们必须在主与次、进与退、前与后之间把握好分寸。这不仅是职责的要求, 也是反映我们办公室人员素质和能力的重要参数。

首先要摆正和领导之间的关系。要参与不干预, 到位不越位。主要表现在:一是表态越位。表态要与身份相符, 超越身份胡乱表态, 是不负责任的表现、不成熟的表现, 不仅表态无效, 反而会贻笑大方。一种如“领导讲完我再补充几点”就很典型。另一种如超出本身岗位职责, 不顾表态顺序, 就抢着发言, 乱表态, 表态与职务岗位不匹配, 等等, 都属于表态越位。二是决策越位。决策权是与管理权相匹配的, 有明确的界限, 是领导行使管理职能的一种重要方式。办公室人员要充分认识这一点, 应该上级领导作出的决策, 一定要按程序请示汇报。切不可超越权限, 不请示、不汇报, 擅自作决定。这是典型的越权行为, 是要负责任, 要追究责任的。所以决策要和身份职位相符, 要和公司制度规定相符。要清楚哪些是自己职责范围之内可以定的事情, 哪些是必须要请示领导甚至是履行“三重一大”决策程序才能定的重要决策。这些是红线, 是底线, 是工作的基本原则。三是身份越位。公务场合要凸显领导身份, 做好服务和配合衔接工作。不能过于张扬, 喧宾夺主。作为办公室人员, 要牢记:你是服务人员, 你是从属地位, 一定突出领导的权威和核心地位。要多听多看, 少说, 少表现。任何时候不要忘了自己的身份和职责, 不要忘乎所以。

其次要摆正与平行部门及下属单位之间的关系。要明白办公室是单位的综合部门, 但不是权力部门。办公室人员经常与领导在一起研究问题, 经常传达领导的指示, 但是并不意味着可以发号施令, 以领导自居。要时刻记住:你不是领导。要以热情之心增进与其他部门的团结, 当好协调的纽带。以真诚之心促进与下属单位之间的团结, 理解下属单位困难, 尊重下属意见。多交流, 多沟通。爱人者, 人恒爱之, 敬人者, 人恒敬之。

第三是要摆正苦与乐、得与失的关系。办公室工作一年到头都忙忙碌碌, 加班加点连轴转, 两眼一睁, 忙到熄灯, 比较辛苦, 是流汗水、掉泪水、废墨水的部门。工作千头万绪, 细小繁杂, 且工作无定势。这需要我们认识岗位之重要, 珍惜岗位之不易, 正确对待权力、利益、名位。牢固树立“舍小家, 顾大家”的奉献意识, 有一种为了事业以奋斗为本, 以奉献为荣, 以建功为乐的思想境界, 多比吃苦奉献, 少比阔气享乐;多比工作绩效, 少比生活待遇;多比服务质量高低, 少比个人升迁快慢。工作中通力协作, 互相支持, 不分事情大小, 不计个人得失。对每项工作都在规定的时间内完成, 不延误时机, 不拖泥带水, 任何时候都能招之即来, 来之能战, 战之能胜。办公室人员始终要坚持这样一种理念:把每项工作当成事业去追求, 把领导交办的每一件小事作为一项重要任务去完成。在奉献中体现价值, 在忙碌中享受生活, 在艰辛中体验快乐, 在工作实绩中获得无限的乐趣。努力做到以超然的心态对待荣辱进退。三种关系摆正了, 办公室工作的定位基本就不会出问题了。

摘要：新时期做好办公室工作, 要把握如下几点:把握基本规律;保持正确的状态和心态;摆正位置, 把握分寸。

关键词：办公室工作,体会