加强干部人事档案工作的思考

加强干部人事档案工作的思考（共9篇）

篇1：加强干部人事档案工作的思考

加强干部人事档案工作的思考

吴珊

干部人事档案工作是国家档案事业和组织人事工作的重要组成部门，是干部工作、人才工作的基础性工作和重要环节。胡锦涛总书记在十七大报告中强调：“要不断深化干部人事制度改革，着力造就高素质干部队伍和人才队伍。”为更好得促进干部人事档案工作，让干部档案更好得服务于组织人事部门，为选人用人做好参谋，开发出更大的利用价值，使其焕发生命与活力，笔者就如何加强干部人事档案工作谈一些自己的看法：

一、干部人事档案工作目前存在的问题

随着改革的发展，科技的进步，干部人事档案工作已日趋规范化，档案盒也从原先的手工穿线变成了简易装订的档案盒，干部人事档案管理也应用了干部档案管理系统软件及通用干部档案管理信息系统，使得我们只要点击鼠标就能迅速查找该干部的相关信息资料，但是目前干部人事档案工作仍然存在很多问题：

1、干部人事档案工作认识不够。干部人事档案工作是一项非常重要的工作，某些单位的领导、政工人员，甚至干部本人都没有意识到档案工作的重要性，认为档案工作只是保存，没有开发利用价值，不如其他工作重要，没有把档案工作摆到应有的位置，管理力量薄弱，没有按照规定配备工作人员，基础设施配套不到位，保管条件落后，还有档案材料没有及时收集保管、上交，导致一些重要材料的缺失和遗失，以致档案工作处于被动应付，难以高质量地为干部工作服务。

2、干部人事档案内容不健全。档案材料收集工作是整个干部人事档案工作的重中之重，是基础性工作，也是档案 的生命。而像履历、入党材料、考核表、学历材料、工资表、奖励表等使用价值较高的材料没能及时补充到干部人事档案中来。主要原因一是材料不及时交。在材料生成部门办理完毕后没有及时将材料移交管档部门，影响管档部门的工作进度。比如很多同志通过各种学习方式来提高学历层次，但毕业后本人未及时将学历材料交给档案管理部门，致使学籍材料遗失。而有的同志先后经历了多个单位，但形成材料的单位并没有及时把将材料转入个人档案等等致使材料不齐全。二是交错档案材料，各管档部门按照管理权限分别管理相应人员的档案，并且档随人走，档案材料也就送交相应管档部门，在实际操作中，政工人员频繁更换，导致有些政工人员弄不清人事档案所在。三是材料手续不完备。有些档案材料盖章未盖完，不仔细审核就送交。四是历史遗留问题。以前档案管理标准没有那么严格，随着时间的推移，很多材料无法查找，遗失无法补齐。

3、管档单位管档水平参差不齐。各管档部门由于单位的资金和重视度不同致使管档水平参差不齐。像人事局、劳动局、教育局仍然沿用老式的档案盒，依旧还是手写目录、手工穿线的方式管理档案，对干部档案的整理、装订不方便，而且整理档案标准不统一，劳动局的档案仍然是散材料，没有装订，其他管档部门管理也有很多漏洞。

4、专业教育培训力度不够。干部人事档案工作是一项专业性较强的工作，很多档案管理人员不是科班出生，也没有经过系统的专业培训就匆忙上岗，以至于有些档案材料分类不准确、剪裁不标准、整理不规范等等。虽然我们及时转发了《中共中央组织部关于印发<干部人事档案材料收集归档规定>的通知》，但是相关单位认真学习的人较少，很多人取走文件就束之高阁，没有认真领会文件精神，没有严格按照规定来指导工作，严重影响了工作进程。

5、干部人事档案工作任务量大。一是人手不够。很多 管档单位的管档人员只配备一名，而管理的人事档案是几千本，按照规定已不足以应付当前的工作量。甚至还要身兼数职，更有甚者还是借调人员来管理人事档案，这样严重影响了管理的效率和质量，基本工作都只能勉强应付，更谈不上信息的开发和利用。二是整档工序繁琐。档案管理人员不断得进行微机输入目录、信息，剪裁、整理、分类、装订，都是大量重复性、单一性的劳动，工作疲惫，工作积极性不高。三是工作任务量大。每年各单位向档案管理部门移交的材料非常多，每年还招考录用很多人，要不断得建新档案，输新材料。

6、材料生成部门完成标准不统一。材料生成部门没有严格把关材料的质量，纸张大小不一，该盖章的没有盖章，该填写时间的没有填写时间，马虎应对。比如学历档案，有的学校在填写时很不规范，有的没有填写材料生成时间，有的学校合并后毕业生登记表的院校盖章与毕业证院校不符，而且有的学校没有将报名表归档，材料生成部门的不统一，导致档案材料的不齐全，档案材料质量严重下降。

7、规章制度不够健全。没有形成一套系统完善的规章制度，很多规章制度都是大而广，从网上下载而用，没有结合当地的实际情况制定，操作意义不大。

二、加强干部档案管理的思考

为了适应新形势的发展需要，人事档案工作也应该创新发展，确保干部档案管理基础工作牢固，才能最大得开发其利用价值，让“死档”变成“活档”，使其焕发生命与活力。

1、领导重视，加大投入。领导将档案工作列入本单位的议事日程，加大对档案工作的经费投入，完善档案基础设施建设，加大档案信息开发力度。成立人事档案管理考核委员会，定期对全县的干部人事档案管理部门进行检查评比。

2、明确范围，权责分明。必须明确各管档单位的管档权限范围，具有交叉管理的档案必须明确管档责任，做到一 人一档，不能出现一人多档，按照权限划分，该转递档案的要及时转递档案，严格做到档随人走。交材料的人也才能准确无误得移交材料，确保材料收集齐全、完整。

3、统一标准，高效管理。各管档部门应该统一标准，参差不齐的管档模式严重影响干部档案的管理。各管档部门应该加大投入，统一应用软件，统一规章制度。

4、建章立制，执行到位。建立完善干部档案材料收集工作协调机制，加强人事组织部门各工作机构内部在材料上的流转，建立健全干部档案管理的相关制度，规范章程，并按照要求严格执行到位。

5、明确归档，相互配合。档案生成部门必须有提前意识，明确材料时间、材料单位，不能马虎应对，各部门之间也应该相互配合，共同协作，明确收归流程。比如某些领导干部考核时由于该单位被评为先进单位，本人因此被评为优秀，记二等功，但填写完奖励审批表送交上级有关部门后就了无音讯，材料没有退转回来，导致材料缺失。

6、加大培训，提高素质。定期组织档案管理人员的业务培训，组织他们参加各级培训班、经验交流会、学术研讨会等等，丰富档案管理人员的视野，从“井底之蛙”走出去，吸取先进的理念和技术，以便更好得指导工作。

7、投入关怀，情系档案人。从事档案管理人员大多清苦，每天工作就是重复又重复，很多档案管理人员一开始从事档案工作就一直从事档案工作，档案工作环境艰苦、单调、乏味，档案又具有保密性质，要求档案人严格保密，这使得档案管理人员必须耐得住清贫，守得住寂寞，面对种种不适，需要大家对档案管理人员投入更多的人文关怀。

篇2：加强干部人事档案工作的思考

干部人事档案是是历史地、全面地了解干部和正确选用干部的基础，是做好干部工作的必备条件之一。随着经济体制改革和干部人事制度改革的不断深入，干部人事档案管理出现了许多新情况，新问题，干部人事档案工作面临了不少新的挑战。新时期如何提高档案管理水平，开发档案本身所具有的潜在价值，使档案成为真正的信息资源，更好地为干部人事工作服务，已成为一个崭新的重要课题。

一、当前干部人事档案管理工作存在的主要问题

1、档案意识不强。干部人事档案工作是一项默默无闻的工作，也不容易取得明显成绩。因此，少数部门领导对干部人事档案工作不够重视，甚至存在着一些认识误区，在实际工作中存在一些突出问题，如有些单位管档人员配备不到位，没有按规定比例配备工作人员；投入不够，基础设施配套不到位，保管条件比较落后；档案人员队伍不稳定，变化比较大等。这些问题既影响了干部档案管理人员的积极性，又影响了干部人事档案管理的工作水平。

2、管理不够完善。由于形成材料的部门对档案管理工作认识不够等原因，档案材料没有及时收集、转递和归档，造成档案材料内容不完整。如《干部履历表》、学历材料、专业技术职务评审表、甚至是入党材料，都有缺失或不完备。由于时间过久，原单位已经不存在或原管理档案人员转岗，导致相关材料难以收集。

3、立卷不够规范。随着社会发展和经济活动中竞争机制的引入，人事档案在就业和职位升迁方面的凭证参考作用越来越受到重视。这就要求人事档案中每份材料的来源和内容必须真实可靠，必须经过组织严格的鉴别和认真的审查核实。然而，在实际工作中却发现不少问题，有的档案材料填写格式不规范，纸张不符合要求，有的存在内容填写前后不

一、记载不实、审核不准等问题，不利于档案的保存和利用，也使干部人事档案的真实性、动态性、完整性功能逐渐趋于弱化。

4、整档工序繁杂。按照干部人事档案工作目标管理的要求，对收集归档的材料在一个月内归入干部档案内，每两年装订归档一次。按照档案整理标准，进档的材料要做到分类准确、目录清楚、装订整齐。由于每年都有新材料增加，档案管理人员常年忙于材料的收集、入袋、整理、拆开、装订等大量简单的、重复性的劳动，使得档案管理人员根本没有时间和精力考虑开发案卷的内在信息。

5、“人档分离”增多。随着市场经济体制的建立和人才流动等外部环境的逐步宽松，人才流动速度加快，流动方式更加灵活。各类人才“跳槽”频繁，造成“人档分离”现象越来越多。此外还有部分大、中专毕业生就业时，档案没有随人走，学历档案和工作档案分散保存。这不仅给人才引进带来了一定的风险，也给组织人事部门的管理带来了难度。

二、加强干部人事档案管理工作的几点思考

1、强化档案意识。一是领导重视要落到实处。各级党委及其组织人事部门必须高度重视干部人事档案管理工作。要把它放在事关干部队伍建设全局的高度来认识，将其列入全年组织工作要点和重要议事日程。加强档案工作的组织领导，定期研究干部人事档案工作，定期监督、检查与指导。各单位均要明确一名档案专干，由管档部门加强对档案专干的业务培训，切实强化管档单位和管档人员的档案意识，有效避免档案工作“说起来重要，抓起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”的现象。二是宣传要深入人心。要大力开展人事档案管理工作的宣传，努力营造全社会关心人事档案，自觉支持人事档案管理的良好氛围，提高大家对人事档案工作的知晓率。可建立档案管理轮流参与制度。在保证专职管档人员的情况下，在一个部门、单位内部，每年由非档案部门人员参与档案的管理工作，了解档案管理的法律法规及管理的运转流程，增强对档案工作的理解和支持。同时，可以聘请离退休老同志参与到对档案的把关和核对工作中来，发挥他们对相关当事人和事件情况了解的作用。

2、把好两道关口。一是把好“入门关”。要对干部档案缺少材料情况进行集中清理，通过书面方式，责成材料形成单位将材料收集整理、经单位审核后统一移交管档单位，尽量减少、避免历史遗留问题的影响，保证干部档案内容真实、准确、规范、完整。二是把好“更新关”。要建立档案资料收集责任制，对负有提供资料责任的部门和人员作出归档内容和时限的要求。同时，对在普遍性、阶段性工作中形成的材料和特殊性材料，档案人员主动与相关部门联系、索要，做到收集整理经常化，不拖延、不积压，确保干部人事档案材料完备，与实际情况同步。

3、简化整档工序。一是要规范用纸。形成干部档案材料的纸张与档案规范用纸的规格不一

致，致使有的材料印制超过装订线，给立卷归档工作带来了麻烦。因此，要简化整档工序首先必须规范公文用纸，或统一调整干部档案用纸的规格，使二者一致。二是要改进档案盒。在干部档案整理过程中，需要反复的拆装、剪裁，不仅增加了整档人员的工作量，而且也不可避免地使档案本身遭受了损害，不利于干部档案的长久保存，还给提供利用带来了不便。因此，制作更适用干部档案管理的档案盒很有必要，如借鉴文件夹形式，档案整理立卷时，不裁剪，也不装订，只需分类、编号、登记卷内目录，夹入档案夹，增加新的材料时只需把材料插入相应类别中，需要利用档案中某个材料也只要抽出需要部分，不必整本拿出，也有利于档案保密，这样既能提高干部档案整理质量，方便利用，便于保管、保密、延长档案寿命，还能大大减少档案整理繁琐的工序，从而提高工作效率。

4、规范档案管理。一是高标准完善基础设施，确保安全管理。安排专项经费，配套建立干部人事档案专用库房，做到档案室、阅档室、办公室“三室”分开，防火、防盗、防尘、防蛀、防潮、防霉“六防”措施到位；配备完善计算机、打印机、复印机、扫描仪、碎纸机等办公设备，提升办公硬件需要和档案管理环境。二是严要求加强制度建设，规范管理程序。制度是做好工作的前提和保证，如果没有一定的制度来制约，就会无章可循、无所适从。建立健全干部档案查（借）阅、收集、鉴别归档、检查核对、保管保密、管理人员职责、转递等制度，做到制度上墙，责任落实，规范档案的查、借、用、转等管理程序，坚决做到做到“五不查”、“四不借”“三不转”，即：无《干部档案查借阅呈报表》不查，非利用单位范围的不查，非正式党员干部不查，本人及亲属的档案不查，审批手续不全不查；未经领导批准不借，非特殊需要不借，手续不全不借，本人及亲属档案不借；个人带档不转，没有调动通知不转，接收单位不明不转。特别是针对人才流动与档案转递不同步，人才不合理地流动，造成“人档分离”越来越多的现象，要严格按照管理权限，对不在本单位的人员的档案必须妥善处理，该转递的要及时转递，有效避免“人档分离”情况的发生。

5、加快档案信息化建设。一是做实基础工作，加快档案工作信息化建设步伐。在档案日常工作方面尽量实行微机化操作，利用计算机、扫描仪等现代化设备，将文字、图片等资料变成数据资料，使干部档案信息化，建立起完善的干部人事档案数据库系统，利用干部档案日常管理软件进行档案编目、检索及日常的传递、借阅、材料催缴、查询统计等工作，保证干

篇3：对加强人事档案管理工作的思考

一、人事档案管理工作存在的不足

在新形势的发展环境下, 我国人事档案管理工作还存在以下不足:一是缺乏完善的管理体制, 在人事档案管理工作中仍然延续了管理权限以及隶属关系的管理体制, 但随着人员流动性的加大, 这样的管理体制已经不能满足要求了, 管理过程中出现的新问题得不到有效解决使得人事档案管理呈现出混乱现象、缺乏真实性和完整性;二是管理人员素质偏低, 很多人事档案管理人员仍然延续了以往的管理理念与方式, 不懂得变通, 对于管理中出现的各种新情况和新问题也不能及时解决, 加之很多管理人员的知识和业务水平都偏低, 在管理过程中出错率较高, 影响工作质量和效率;三是人事档案管理不规范, 主要是管理中缺乏严谨的监督导致的, 使得一些人事档案缺乏完整性和真实性, 最终失去参考价值。

二、人事档案管理工作的有效对策

(一) 提升重视度

首先, 领导必须要重视并支持人事档案管理工作, 将人事档案管理工作纳入日常重要工作范畴, 并将这一理念贯穿至各级领导以及基层工作人员, 确保上至最高领导者, 下至基层员工, 都能齐心协力紧抓人事档案管理工作。同时, 在硬件上要加大投资力度, 重视基础设施以及信息化建设、重视档案的开发利用等, 在人力上领导要多关心档案管理人员, 适当增加岗位津贴补助或是岗位福利, 调动工作人员的工作激情和积极性。档案管理人员感受到领导的重视, 自然也就会更加重视人事档案管理工作了。

(二) 完善管理体制

要强化人事档案管理工作就必须要有一套完善的、切实可行的管理体制, 有效约束整个人事档案管理工作的开展。具体可以制定《人事档案材料整理归档制度》《人事档案保管制度》《人事档案保密制度》《人事档案利用制度》《人事档案鉴定销毁制度》《人事档案借阅登记制度》等, 确保人事档案管理工作每个环节都有相应的制度支撑, 不会出现混乱情况。同时, 有了完善的管理制度, 就必须要落到实处, 领导要定期对制度的实施情况进行检查, 明确相应岗位的职责权限, 一旦发现问题就要及时追究相应的责任人并给与相应惩罚。人事档案管理人员为了不受到惩罚, 就会严格约束自己遵照制度开展人事档案管理工作。

(三) 强化过程监督

首先是材料收集, 必须明确收集的范围, 及时将人事调动、专业培训、干部任免、功过奖惩等有关材料收集起来, 并确保材料的完整性和真实性。其次是材料鉴别, 对收集到的材料要认真分析、审核和鉴别, 一旦发现有缺少的就要责令相关人员及时补充完整, 如果发现有虚假材料就要及时责令整改, 对于要销毁的材料要做好登记并上报, 获得审查批准后再销毁, 确保归档的每份资料都是完整真实且具备利用价值的。再次是材料的整理与转递, 材料的归档必须要分类明确、编排有序、目录和纲目清晰、装订整齐, 能够有效反映出档案个体的各项实际情况;在转递档案材料的时候必须严格依照程序, 在转递前要检查档案材料, 确保其完整性和真实性, 转递后也要由相关人员确定档案材料没有问题后才能脱手。

(四) 提升人员素质

首先要完善管理人员队伍, 选择综合素质高、业务能力强、工作经验较丰富的人员担任人事档案管理工作, 并合理分配管理人员的薪资待遇与福利, 确保人事档案管理队伍的稳定性, 此外在移交档案的时候必须要严格依照程序办事, 保证工作的延续性与完整性。其次要强化管理人员的培训工作, 落实对人事档案管理工作人员的培训工作, 培训内容必须要有针对性和计划性, 确保通过培训能够提升管理人员的综合素质、业务能力、规范管理意识以及服务水平;同时还可以定期组织管理人员参加学习与交流, 让他们及时掌握先进的人事档案管理理念与技能, 提升人事档案管理工作质量。最后可以引入竞争机制, 明确各个管理工作岗位的责任主体, 对工作情况进行量化考核, 将工作情况跟职位、薪资、福利等挂钩, 充分激发工作人员的激情与积极性。

三、结论

综上所述, 在新形势的发展环境下, 人员的流动性逐渐加大, 要做好人事档案管理工作就必须要清晰认识到人事档案管理工作还存在的不足, 并采取有针对性的解决措施, 从完善管理制度、落实过程监督、提升重视度等多方面强化人事档案管理工作。

参考文献

[1]雷洋.如何完善人事档案管理工作[J].中国科技纵横, 2010 (13) :84-84.

篇4：加强干部人事档案工作的思考

【关键词】事业单位；人事档案；工作建议

人事档案是在社会实践中形成的，记录和反映个人经历和德才表现等情况，且按照一定的归档制度作为真实的历史记录集中保管起来的文字材料。事业单位如机关、学校、医院等人事档案，是指那里的职工在单位工作、管理过程中形成的文字材料，它反映了职工的思想品德、专业能力、工作业绩、科研水平等方面的情况。人事档案作为一种信息资源，为人事部门及党委选拔、考察和使用干部发挥了重要作用。在新形势下，为使人事档案工作更好地为培养、使用人才服务，科学地管理人事档案是非常重要和必要的。

一、有些事业单位人事档案管理有待加强

1.有的单位领导重视不够，人事档案管理落后。比如，在组织、人事部门是利用人事档案最频繁的部门，但在人事档案管理上却存在着一些偏见，加之长期以来人事档案始终被蒙上一种神秘的色彩，使之在人员的选用上过于偏重人事档案人员的政治思想素质，忽视了人事档案人员的技术性和专业性，使档案人员变成了纯粹的保密员和保管员。在人员培训方面，人事档案人员也常常是被遗忘的角落，这就导致了人事档案管理难以形成科学化、系统化、标准化的管理。人事档案存贮、检索手段也比较落后，加之过于神秘，档案材料存入档案室后就一锁了之，档案的利用率极低，不能及时有效地为选才、用人提供信息，为人才开发服务。

2.有的人事档案与档案部门脱离，业务上失去监督指导。人事档案作为档案的一个门类，理应有自己的“家”。人事档案在作用、管理、利用和保护等方面和其他档案有着相同或相近之处。但由于种种原因，人事档案长期脱离档案“家族”，处于一种有“家”无法归“家”的状态，因此，在业务上容易失去档案部门应有的指导，使其不能准确、全面地被利用。

3.人事档案信息的单一性和不完整性。人事档案既然是全面记述个人经历的文字材料，就必须反映各方面的全貌，而目前人事档案材料有的存在着下面一些问题：（1）政治术语多，全面评价少，充满套话、空话的材料较多，对个人德、能、勤、绩四个方面的记载及反映个人个性特征的材料却很少。（2）“定性”描述结论多，“定量”考核分析少。目前的人事档案中，在评价某人时，多采用的是一些诸如“服从分配，热爱本职工作，认真钻研业务，积极肯干，成绩显著”的淡化模式，缺少“动态”的经常性的实际考核与数据的材料，不能及时、准确地反映出一个人各方面真实的面貌。（3）“死”材料多，“活”材料少。目前的人事档案中，一般多是反映本人过去历史、家庭出身和社会关系的材料，而反映个人爱好、业务专长、创造能力、进修培训的成绩以及工作成就的材料很少。

二、关于事业单位加强人事档案管理的几点建议

1.建立健全各项规章制度，明确人事档案工作人员的工作职责，完善人事档案管理制度。各级领导要提高认识，要在调查研究的基础上，从本单位的实际出发，逐步建立健全人事档案管理的各项规章制度，把握人事档案工作者的职责，明确人事档案归档范围，并形成规范化、制度化、科学化的工作程序和工作方法。在此基础上，做到及时地做好人事档案材料的收集、整理、审查与归档工作，经常进行档案材料的鉴定、清理，迅速方便地为组织、人事部门查阅提供服务。

2.不断提高人事档案工作人员的素质，建设一支强有力的人事档案工作队伍。人事档案队伍的政治素质的优劣，科学文化和专业素质的高低，对于提高工作水平、加快改革步伐起着极为重要的作用。要逐步地对档案工作者进行业务培训，使他们不但熟悉本单位人员状况、工作动态，还要懂得档案管理知识，掌握计算机应用等有关技术和现代管理科学知识。同时还要加强档案人员的思想作风和组织建设，提高他们的政治素养，努力把他们培养成一支拥护党的路线，了解人事工作方针、政策，熟悉档案业务，遵守组织纪律和热爱本职工作的档案工作队伍。

3.改善人事档案工作的组织体系。人事档案是在高校人事管理过程中形成的，它不应该游离于“档案”之外，应回到档案家族中，由档案管理机构统一管理。这样既可以解决人力、物力和财力，更重要的是可以与其他姊妹门类如业务档案、人物档案等携手合作，相互补充，增加信息的包容量，变人事档案的“死”档案为“活”信息。实行一体化管理不仅有利于稳定队伍，提高工作人员素质，消除过去那种人事档案管理人员不被档案家族承认的冷落感，能够增强档案专业人员的责任感和使命感，使他们更热爱和安心自己的工作，努力提高自己的业务水平，同时还可以充分发挥人事档案的生命力，更好地为人才开发提供信息资源。

4.重视人事档案材料的收集和档案信息开发。所谓收集开发，就是根据人事工作的开展，努力开发信息资源.广泛收集人事档案材料，不断充实档案内容。我们感到，前些年形成的人事档案材料内容贫乏，缺少反映德、能、勤、绩的具体材料。因此，人事档案要经常补充新材料，完整反映每个人的情况，减少时间差造成的信息老化。除了反映历史记载外，还必须有现时的“动态”材料，为考察、选拔、培养和使用干部提供可靠的依据。

5.努力更新档案管理方式，充分发挥档案的作用。目前人事档案主要是手工查找，利用者带着问题查阅档案，“取其所需”，这对解决某个问题起到了一定的作用，但速度慢、效率低。随着现代化建设和改革开放的发展，此种原始的档案管理和利用方式已不适应形势的需要。为改变此种状态，积极有效地利

用档案，用计算机管理档案，实现现代化管理已势在必行。此外，还应建立人事档案综合管理体系，把封闭半封闭的档案“资料库”变成适应人事工作需要的“服务部”。

总之，人事部门档案管理必须与其他档案实行一体化管理，建立健全各项规章制度，不断提高人事档案工作人员的素质，建设一支强有力的人事档案工作队伍，努力更新档案的管理方式，重视人事档案材料的收集和档案信息的开发，使人事档案在改革开放的新形势下，更好地为培养、使用人才服务。

参考文献

[1]陈国英 机关人事档案管理中存在的问题与对策[J].绍兴文理学报，2002，（12）.

[2]侯晓薇，浅淡人事档案管理的发展趋向[J].贵州教育学报，2004，（6）.

篇5：加强干部人事档案工作的思考

近几年来，各地各管档单位以实施干部档案工作目标管理为契机，合理调整管档体制，全面收集整理档案，认真开展档案审核，努力改善管档条件，在干部档案的内容建设和硬件建设等方面取得了明显成绩。为巩固和深化已经取得的成果，提高干部档案质量和管理水平，使干部档案更好地为党的建设和组织人事工作服务，根据中央组织部《干部档案工作条例》、《干部人事档案材料收集归档规定》和《关于进一步开展干部人事档案审核工作的通知》精神，现就加强干部档案规范化管理提出以下意见。

一、严格按照规范要求形成干部档案材料，提高干部档案材料的质量

1、干部档案材料形成部门要增强档案意识和责任意识，提高干部档案材料形成的质量。凡需归档的干部档案材料必须做到内容真实、填写完整、手续齐全、用纸统一、印制美观，符合归档要求。凡规定由组织审查盖章的，必须盖章，规定要同本人见面的材料，一般应有本人签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，应由组织注明。各类归档材料填写的出生日期、参加工作时间、入党时间和学历学位等基本情况应与档案记载一致，不得随意更改。

2、任免干部必须填写《干部任免审批表》并及时归档。《干部任免审批表》应逐栏逐项填写，不得出现空白；应签署党委及组织部门讨论决定的意见，注明任免通知文号和任免时间，并加盖公章。按照有关法律、章程规定选举或任免的，应在《干部任免审批表》上注明当选或通过任免的日期。实行任职试用期的干部，应在《干部任免审批表》上注明试用期限；试用期满后，须在《干部任免审批表》上注明是否正式任职或者填写《试用转正审批表》。

3、干部考察材料应注明考察人、考察时间，并加盖负责考察工作的干部人事部门印章。

4、干部档案材料应统一使用16开(长26cm，宽18.4cm)规格的办公用纸，材料左边应留出2—2.5cm装订线。文字须是铅印、胶印、打印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书

写。一般不得用复印件代替原件存档，若需归档的复印件必须经过组织人事部门审核盖章。

5、干部档案材料份数应根据需要制作，送交管档部门归档的材料一般只需一份，避免重复。除属上级管理的干部档案或者垂直管理单位管理的干部档案，协管单位可以制作副本外，其余可以不制作副本。

二、建立材料收集联络员制度，拓宽干部档案材料收集网络和渠道

1、各管档单位都要建立材料收集联络员制度，明确材料收集联络员职责，以使收集渠道广泛、畅通，使材料收集及时、完整。

2、要加强对材料收集联络员的业务培训，使其熟练掌握干部档案工作的业务知识。

3、材料收集联络员要自觉学习档案业务，在本单位大力宣传和贯彻落实干部档案工作要求，指导本单位按规范要求形成材料，及时转递档案材料。

4、材料收集联络员所在单位要支持联络员开展工作，主动配合管档单位做好材料收集工作。

三、准确把握干部档案材料的归档范围，保证干部档案的精炼、实用

1、凡组织人事部门或其他单位正式形成的，有关干部本人历史、经历、学历、待遇以及德、能、勤、绩、廉，包括干部家庭情况等方面有价值的材料，都应归入干部本人档案。

2、管档部门要按照有关文件要求，历史地、辩证地分析鉴别干部人事档案材料，慎重对待材料取舍，做到鉴别准确，取舍得当，使干部档案达到精炼、实用的要求。

3、管档部门既要按照有关文件对归档范围的统一规定，全面收集干部人事档案材料，也要认真研究本地本单位在干部人事制度改革等工作中形成的各类材料，将其中涉及到干部本人的、有价值的单行材料及时纳入归档范围，使干部档案材料收集工作与干部人事工作保持一致。

4、对不必存入干部档案的材料，应根据相关规定，详细登记报批后，区别不同情况，予以销毁或退回。

四、严格执行干部档案及材料转递制度，确保干部档案材料及时归档

1、干部提拔或调动后，管档权限发生变化的，有关管档单位应在接到调动或任免文件后一个月内，将干部档案及相关材料转递至新的管档单位。

2、干部档案材料转递前，转递单位应将有关干部档案材料收集齐全，并对档案进行规范整理。

3、材料形成单位在干部任免、考核、工资调整、干部教育培训、奖励处分、经济责任审计等工作中形成的归档材料，应在办理完毕后一个月内送交管档单位。

4、材料形成单位和管档单位都应建立规范的干部档案材料接收和转出登记表册，无论档案材料转入还是转出，都要做好详细登记。交接双方应当面清点档案材料并签名。

登记表册应妥善保管，存档备查。

5、干部档案材料只能通过机要交通或专人送取进行转递。转出单位应填写《转递通知单》，转入单位收到材料并清点无误后，应及时填写《转递通知单》回执，加盖印章，及时退回转出单位。通过机要交通寄送档案的转出单位，没有收到回执的，应及时催要。任何个人不得携带本人档案。

6、管档单位收到转入的干部档案材料后，应妥善保管，及时将档案编号入库，将材料归入干部本人档案，不得累积拖延。

五、建立干部档案材料审核把关制度，防止不符合要求的档案材料入档入库

1、干部人事部门在干部任免和日常管理工作中，要认真查阅、严格审核干部档案。对拟提拔干部的档案，发现缺材料多，有错装混装的材料，有涂改现象，材料填写不全、不规范或手续不完备，信息不准确或档案整理质量差的，应要求原管档单位将材料收集齐全、内容审核准确并重新整理后再报。

2、干部人事部门对相关单位呈报的工资、任免、奖惩、培训和考核等材料，要认真审核，发现纸张规格不合要求、内容不准确、填写不完整、手续不完备等情况的，应予退回，要求补办或重办。

3、管档单位在接收新提拔或调动干部的档案时，也应严格把关，发现不合要求的，退回转出单位，限期重新整理后再报。同时，对材料形成单位送交的归档材料要严格检查，发现不符合规范要求的，应予退回补办或重办。要防止不合要求的材料入档和不合要求的档案入库。

六、严格查借阅制度，确保干部档案作用的发挥和安全、保密

1、管档单位既要增强服务意识，搞好干部档案的查借阅服务，充分发挥干部档案的作用，又要坚持查借阅制度，确保干部档案安全、保密。

2、组织人事、纪检监察、司法公证等单位或部门因工作需要了解干部情况的，在填写《干部档案查阅审批表》并经审批同意后，方可查阅干部档案。任何个人不得查(借)阅本人及其亲属的档案。

3、干部档案一般不外借，确因特殊情况需要借出的，必须经审批同意。借出时间一般不超过15日，档案外借期间不得转借或给无关人员翻阅。档案归还时，应予认真检查，确认无误后，方可入库。

4、管档单位应建立查借阅登记表册，每次查借阅情况都应由查借阅人详细登记。

5、管档人员不得泄露查借阅单位或部门的查借阅理由或用途。

七、加强干部档案信息化建设，提高干部档案管理效率和服务水平

1、干部人事部门和管档单位要增强信息化意识，积极运用现代科技手段，管理干部档案，开发利用干部信息资源，提高管理和服务水平。

2、管档单位要使用档案管理软件，辅助做好干部档案的日常管理，减少管档人员的劳动强度，提高工作效率。

3、干部人事部门要依托干部档案，使用信息管理软件，普遍建立干部信息库，并做好干部信息的更新维护，为干部任免、干部统计和日常管理工作服务。

4、干部人事部门和管档单位组织开发干部档案管理软件和干部信息管理软件，必须经过省委组织部同意和鉴定验收，避免重复建设。

八、建立干部档案工作责任制，努力实现干部档案规范化

1、组织人事部门的领导要重视干部档案工作，为干部档案工作的开展提供必要的保障。要将干部档案工作纳入组织人事部门的议事日程，努力解决机构、人员、经费等实际问题。要定期研究部署、检查指导干部档案工作，经常过问干部档案工作，关心档案工作人员，重视解决档案工作人员的政治经济待遇。要将干部档案工作所需经费列入财政和部门预算，并切实用于干部档案工作的开展。

2、有关各方要各负其责，协调配合，共同抓好干部档案的规范化管理。材料形成部门要从“材料形成”这个源头抓起，提高干部档案材料形成的质量，努力做到该归档的材料一份不漏；该填写的内容一项不错；该履行的手续一个不少；该送交的材料一天不拖，力求每一份材料都符合规范要求并及时归档。档案管理部门在做好档案的日常管理和提供利用工作的同时，要主动及时地掌握干部档案材料形成信息，定期对干部档案材料的归档情况进行检查，督促提醒材料形成部门按规定形成、送交干部档案材料，并注意研究和解决干部档案工作中出现的新情况、新问题。

3、要建立干部档案工作检查通报制度。负有干部档案工作宏观指导职责的组织人事部门，要继续以实施干部档案工作目标管理和开展干部档案审核为抓手，创新管理手段和指导方法，经常开展对干部档案工作的专项检查，并对检查结果予以通报，发现问题，及时纠正，促进干部档案管理的经常化、规范化和科学化。

4、对在干部档案工作中违反组织人事工作纪律和保密

纪律，涂改、伪造、擅自抽取或销毁干部人事档案材料的，要追究当事人和有关人员的责任，并视情节轻重给予党纪、政纪处分，构成犯罪的要依法追究刑事责任。

中共湖北省委组织部

篇6：加强干部人事档案工作的思考

摘要：人事档案是人员在社会过程中形成的社会实践与个人信息的相关资料。随着社会的发展，人才的流动率也相对较大，从而也使得管理人事档案的过程相当的繁琐，如何有效管理人事档案，针对这一问题本文将作出合理的建议。关键词：人事档案；流动率；建议

社会的发展推动着经济的进步，社会人才的需求量也随之增大，针对人员的工作经历，相关公司也会制定相应的人事档案。但是由于现今人事档案过于片面，不能将人员的个性特点以及工作能力体现出来，所以在人事档案管理中也存有一些问题。

一、人事档案管理中存在的问题

随着市场经济的发展，人事制度不断的改革，人员的流动率也相对增加，人事档案上的资料随着这一过程也在不断的改变，而档案内容是按照工作条例规定来进行收集的，并没有按照已经改革的人事制度的需要对内容进行补充，从而造成其中出现一些问题：

1、收集归档的不全面性。

根据普遍人事档案管理的内容，可以得知人事档案主要是由事业单位对工作人员在单位中的岗位等片面内容进行归档，这一过程影响了信息的全面性以及实效性。档案不全面、落后于现实是现今人事档案管理中普遍存在的问题，因事业单位的人事档案管理是根据传统的制度下来进行的。它大多数记录的是人员在工作单位最基本的信息，而且主要偏于政治方面，并未记录能体现档案相对人工作能力、个性特点的相关内容。

2、使用效率低。

现今，许多单位对人事档案的管理并未采用网络化手段，其基本运用的还是纸质档案的存储方式，在传统档案管理者的思想中，人事档案主要就只是为了记录以及查阅人事信息，传统手法却会带来使用率低下的问题。这种情况是传统人事制度的一大缺陷，所以解决纯手工登记人事档案是一个关键问题。

3、弃档与死档。随着经济的发展，人才的需求以及人才流动率的加大，导致人事方面的忙碌现象。现今很多人员在进入公司都会填下相关工作经历以及在这个公司的岗位，但是很多单位和档案相对人都处于不对等的关系，而档案相对人则没有档案使用权以及知情权方面的意识，使得今年来弃档与死档的现象普遍发生。

这些问题的产生来自于人事档案管理制度的不全面性，以及管理人员对人事归档的不重视性，还有档案相对人与单位之间的不对等关系。

二、关于加强人事档案管理工作的建议

社会人士的心理动态导致人才的流动，人事也越来越忙碌，只是多年来人事档案都是按着传统的模式归档，导致一些问题的间接出现。下面将针对以上问题给出相应的建议。

1、全面档案内容。

人事档案的不全面性主要是因为传统制度的原因，人事人员都是按照传统制度模式来记录与归档人事信息，从而造成信息方面的不全面。在人事档案中反映档案相对人的个性内容非常重要，针对档案内容的陈旧性，相关部门应该予以适当的调整与改革。档案内容的收集应该侧重于人员的心理素质以及个人能力，而不是仅限于知识程度以及身体素质。人事人员应侧重于收集人员的合作精神、创新意识以及性格方面的资料，这些能放映相对人的心理素质；应该侧重于收集人员的语言表达能力、组织能力以及协调沟通能力方面的资料，这些能放映一个人的能力素质。除了这些内容的收集，还需要将当事人平时的工作业绩、工作情况以及他们在活动中的表现予以考核，然后编辑归档，为进一步充实他们的档案内容，可对他们在学术与技术上的成果予以记录。在社会中不免出现很多流动人才，对于这些不稳定人员，单位人事档案管理部门可以针对他们的个人信息进行收集，如：信用记录、个人业绩以及社会责任等方面。对于实习生，需要突出其实践能力与学习经验，只看在校成绩太过于片面[1]。

1、人事档案管理信息化。

传统人事档案管理方式多是纯手工，这导致的问题往往出现在查找档案内容的过程中，它使得查找过程过于复杂，从而影响到档案的权威性，所以完善人事档案管理系统、实现人事档案的网络化非常的重要。建立人事电子档案，实现电子信息化的管理模式，建立人事档案数据库与个人数据系统，实现各省市事业单位之间的查询以及应用。在建立电子档案的过程中，必须对人事档案管理系统中字段的设定一定要准确、全面，这样才能掌握有效、全面的人事资料内容。将人事档案管理信息化可以更简便的清理以往工作人员遗留下来的档案，并能对单位人员的数量进行快速盘点。将人事档案网络信息化有利于人事人员快速查找到想要知道的内容，可以有效的对在职、离职人员进行分类。

2、加强人事管理的社会化建设。

人事档案管理是事业单位应尽的责任，同时人事档案有效管理对人才流动也有很大的作用。改革现有的档案利用方式，依据现在社会、个人以及国家的需求逐步完善管理方法，从而提高人事档案的利用价值。适当开放人事档案对档案相对人公开的途径以及范围，从而给予他们一定的知情权和建议修改权，从而能够有效的提高人事档案的真实度。渐渐开始探索人事档案的新用途，将其合理利用，建立人事档案信息发布平台，从而提高人事档案的利用率。

3、完善人事管理，培养人员素质。

人事档案的管理是由人事档案管理者负责的，所以对其素质的要求也会相当严格，管理档案者必须严格遵守服务为主的原则，需严格执行制度流程，以打假、放假为主要前提来进行档案的管理，管理者必须确保档案内容的安全性以及有效性。在严格执行的过程中，相关人员还需要对这些档案进行定期检查，好及时发现问题并予以解决，所以人事档案的管理还需要一个明确的制度，能有效将管理过程执行到位，预防其中的风险性，且能保证人事档案的完整性。人事档案的管理是建立在人事档案管理人员的基础素质之上的，所以为更全面的管理人事档案以及合理利用，事业单位应该对这些人员予以培训，强化他们对系统信息化的了解，从而能够有效利用，将建档、归档、查阅以及修改等方面落实到位[2]。

总结

社会对人才的需求在不断增加，人才流动率偏高，人事方面也相继忙碌，怎样全面人事档案方面还需要从其本质开始探讨，人事档案资料的收集并不是事业单位的个人权利，而是其需要履行的责任以及职责，事业单位应该开始重视这一方面的工作，让人事档案内容更全面化，相关人事人员也应该对这一过程做出有效的行动，在执行过程中不免会遇到各类问题，其中查找人员档案资料的效率较低也是一个问题，合理使用网络技术，制定完善的档案管理系统方能有效解决，在档案内容全面、管理系统完善的情况下，还离不开执行人员、管理人员的认真执行，所以培养人事人员的相关素质也很重要，不过一切都是建立在事业单位对人事管理方面的重视度上。【参考文献】

篇7：加强干部人事档案工作的思考

人事档案是记载个人经历、德才能绩、品德作风、工作表现、奖惩情况、历史背景及其经历等文件材料，是考察、使用干部的重要依据，是解决工资待遇、落实政策的重要凭证。从新时期人事工作的实际出发,把握新时期干部人事档案管理工作的特性,管好用好干部人事档案, 对促进人力资源开发、构建和谐社会有着重要作用。因此，做好干部人事档案管理工作具有十分重要的意义。

一、新时期人事档案管理的地位和作用

干部人事档案工作是做好人事工作的基础条件之一,是人事调动、聘用、晋升、工资调整等多方面工作的基础和依据。

1、人事档案是做好干部选拔任用工作的基础。新时期的干部选拔标准是按照干部“四化”方针和德才兼备的标准来选拔的。要做到选贤举能、知人善任,就必须对干部进行历史而全面地考察和了解。而借助干部人事档案了解干部在各个时期的基本情况,则成为重要依据。所以说,人事档案是做好干部工作的基础。

2、人事档案直接关系到每个人的切身利益。强化了个人对组织的归属感和信任感,也增强了组织对个人的向心力和凝聚力。今后乃至未来相当长的时期内无论在哪个行业，人事档案是确定参加社会保障的依据所在。

3、人事档案在发展市场经济中具有十分重要的作用。从人事档案的形成过程来看,它不仅是每个人成长历程的真实写照,而且也从一定程度上详实、全面地记载了每个人的德才素质和能力水平。随着市场经济的不断发展,人才的互动将更加频繁,人事档案也将面临更广泛的市场需求。把档案资源优势转化为人才优势,进而达到促进和推动市场经济不断发展的目的。

二、人事档案管理工作的特性

人事档案是上级组织、人事(劳动)部门或本级组织、人事(劳动)管理部门根据人事工作需要、以个人姓名为特征,集中保存起来的(反映员工个人

经历、德才情况、工作实绩等方面内容的)文件材料,具体讲它包括以下特性。

1、全面性。人事档案收存员工的履历、自传、鉴定(考核)、学历、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等方面形成的材料,因此,它从一定程度上记录了每个人成长、思想发展的历史,展现了员工家庭、专业、个人自然情况等方面的内容。总之,人事档案是每个人信息的储存库,它从一定程度上概括地反映了每个人的全貌。

2、现实性和真实性。由于人事档案是组织、人事(劳动)部门正确使用人才、合理解决工资等方面的一个重要依据,所以直接为现实工作服务,是人事档案区别于其它档案的重要标志。真实性是人事档案现实性的基础和前提,它要求档案资料的整体内容完整齐全、个体材料客观真实。

3、动态性和流动性。人事档案立卷后,其内容不是一成不变的,随着当事人人生道路的延伸,将不断形成一些反映新信息的文件材料。因此,人事档案必须注意做好新材料的收集补充。有人就有档,人员流动,档案也应随之流动,人事档案的管理与每个人的人事管理只有相统一,才便于发挥人事档案的作用。因此,在工作中必须坚持“档随人走”,在人员流动的同时，应急时将其人事档案转往新的管理部门。

4、机密性。人事档案的内容涉及个人功、过等诸多方面情况,有的是个人向组织汇报而不能向他人(包括家庭成员)言及的内心隐密等等。因此,人事档案具有一定的机密性。

三、当前人事档案管理工作中存在的不足及采取的举措

随着我国政治和经济体制改革的深化,尤其是随着干部人事制度改革的深化,传统的人事档案管理制度已经不适应新时期人事管理工作的需要,在工作中出现了一些新问题。例如,人员的流动性大;擅自弃档、擅自改档等不正常现象时有发生,从而使人事档案的内容失真,降低了人事档案的可信度。

(一)存在不足

1、管理体制不顺畅。现行的人事档案,主要按管理权限和隶属关系进行管理,在组织人事工作中发挥着重要作用。但是由于在新时期,人员流动量大而且快,人员的隶属关系时常会有变化等原因,人事档案管理工作出现了一些新情况新问题。一是档案管理的关系较乱。人档脱节。在人员流动中,少数职能单位档案意识淡漠,造成人档分离,弃档现象时有发生。

2、人事档案管理人员素质不高。当前人事档案管理人员的文化水平虽然从整体上有所提高,但是由于对人事档案方面的专业知识了解不够,加上缺乏系统的培训,难免在工作中会出现一些误差。加上领导不够重视，人事档案工作是一项长期、复杂而繁忙的工作,这就需要人事档案工作者要相对稳定，但是在一些部门,由于人员更换频繁、工资福利相对过低等诸多方面的原因,挫伤了人事档案工作者的积极性,因此缺乏一种工作激情。

3、人事档案的内容不完整及归档内容不精。档案的内容不实。人事档案中的材料一般都是由本人填写的,由于组织上对有些材料缺乏严格的审查,致使个别人事档案内容不实不准。特别是有的人处于个人的私利,在档案中将年龄、工龄、文凭不真实填写，有的人事档案材料中填写的内容前后不一致,使档案资料缺乏准确性和真实性,这给人事部门考察了解当事人的信息增加了难度。除此之外，上级部门的要求变化较多，每隔一时段的要求不一样，因此，造成档案的内容臃肿繁杂。

(二)采取的举措

1．加强宣传，增强全员档案意识。领导要重视人事档案工作，加大投入，及时收集人事档案材料，针对当前群众档案意识普遍不强的现状，要通过各种方式宣传《档案法》，让大家充分认识到人事档案关系到每个人的切身利益，使全社会真正认识到人事档案的重要性。

2．加强培训，提高干部人事档案管理人员综合素质。没有较高的思想素质和政治涵养，不能耐得住寂寞、守得住清贫的人，很难在档案工作岗位上工作长久。做好新形势下的人事档案管理工作，必须有一支在思想、政治、工作作风、业务能力等方面过得硬的干部人事档案工作队伍。

3．创新干部人事档案的内容，严把进档材料质量关。档案材料内容要着重收集、筛选、鉴定、整理职工的“德”、“能”、“勤”、“绩”、“廉” 方面的材料，从而达到“观其卷、知其人、用其才” 的目的。档案材料的真实性是干部人事档案的关键所在，是发挥其参考价值的基础和前提。因此，干部人事档案管理工作者要坚持原则，认真审核，严格把关。

篇8：加强干部人事档案工作的思考

1 新常态下的高校干部人事档案工作的特点

1.1 各级领导越来越重视

2014 年9 月中央组织部专门召开全国干部人事档案专项审核工作会议,印发了《全国干部人事档案专项审核工作实施方案》,在全国范围开展干部人事档案专项审核工作。根据中组部要求,湖北省委组织部印发了《全省干部人事档案专项审核工作实施方案》(以下简称《实施方案》),制定了全省干部人事档案专项审核任务清单,明确提出进一步从严管理干部人事档案的具体要求。干部人事档案工作因其政策性强、涉及面广、敏感度高,越来越受到各级领导的重视和关注。

1.2 工作标准越来越严格

《实施方案》突出强调完善工作体制,突出强调加强组织领导,突出强调强化督导检查,突出强调落实保障措施,进一步从制度层面扎紧扎牢从严管理监督干部的笼子。之后,各级组织部门针对干部人事档案专审工作过程中出现的问题,抓紧研究出台了一系列配套政策措施,对难以解决和把握的难点问题进行解读,对干部人事档案工作标准进一步明确。为进一步从严管理干部人事档案,维护干部人事档案工作的严肃性和公信力,全面加强全省新时期干部人事档案工作提供了重要依据。

1.3 信息手段越来越强化

现代信息技术在干部人事档案工作中的广泛应用,对传统干部人事档案工作带来深刻变革是前所未有的。各高校将干部人事档案工作信息化建设列入学校建设整体规划,干部人事档案管理信息化所需的硬件设施、配套管理软件及监控设备等现代化设备逐步配备齐全。切实推进干部人事档案存储数字化和利用网络化,逐步推行以数字化档案代替干部人事档案材料原件提供利用,为干部人事档案管理信息化的新常态提供保障。

2 加强新常态下高校干部人事档案工作的对策

2.1 提高思想认识,增强做好干部人事档案工作的责任感和紧迫感

近年来,在各级组织人事部门的高度重视下,干部人事档案工作取得了积极成效。但是,有些部门对干部人事档案工作还存在一些误区,认为使用干部重在现实表现,查不查档案无关紧要,干部人事档案工作能应付查档就行。因此出现了用人失察、失误,档案材料造假等现象。高校干部人事管理部门及其工作人员,要认真学习干部人事档案管理相关规定,深刻理解新常态下,中央、省、市委组织部门启动干部人事档案专项审核工作进行专项整治清理,加强干部人事档案工作的重要意义、主要原则、基本流程和主要内容,提高认识,统一思想,更新观念,明确任务,转变工作思路,紧跟时代步伐,运用新思维、新方法,解决干部人事档案工作中的新问题,以开拓进取、勇于担当的精神状态,破解长期制约干部人事档案工作的瓶颈问题,着力解决好提高档案意识、档案资源建设、档案信息化建设等一系列重大问题。

2.2 科学设置机构,合理配备干部人事档案管理人员

高校要根据自己的实际情况,科学合理地设置干部人事档案管理机构,按规定配备干部人事档案管理人员,切实保障高校干部人事档案工作顺利开展。干部人事档案管理人员必须先配后调,先培训再上岗;凡是没有档案管理培训证书的人员一律不得从事干部人事档案管理工作;严禁不符合规定的人员从事干部人事档案工作。

2.3完善工作制度,确保干部人事档案管理“有章可循”

建立健全高校干部人事档案管理规章制度,是加强高校干部人事档案工作的重要手段。一是建立日常管理制度。在严格落实干部人事档案工作管理各项基本职责、基本制度的基础上,进一步完善干部人事档案工作制度,制定《组织人事部门内部查借阅工作制度》《档案检查核对制度》《认定“三龄”工作制度》《涉密计算机管理》等相关制度。二是建立干部任前审核制度。将档案利用纳入任用程序,作为干部任职考察工作内容之一。对拟任用的干部,在讨论任用事项前,依据政策对干部人事档案进行审核,重点审核干部的“三龄二历一身份”等基本信息,对干部人事档案未审、档案材料不齐全、认定有误的暂缓任用。三是建立干部人事档案专项审核制度。严格对照政策要求,从严从紧加强干部人事档案审核。四是建立检查和监督制度。高校各管档部门要对干部人事档案工作定期进行检查监督,通过自查互查,及时发现和处理工作中存在的问题,进一步改进和规范干部人事档案管理办法,更好的促进干部人事档案工作。

2.4 严格工作标准,规范干部人事档案管理程序

一是严把“入口关”。要对每一份新形成的干部人事档案材料从来源、内容、形式等方面进行认真审核,凡是来源不明确、内容不真实、信息不能确认的档案材料,不能归入干部人事档案,确保干部人事档案材料不重不漏,避免产生新的遗留问题。另一方面,把握重点,对于新提拔的干部,必须及时收集考察材料和任免材料并认真与原始档案材料核对,防止不合格材料进入干部人事档案。二是严把“质量关”。要对照《干部履历表》和《干部任免审批表》,认真核对干部基本信息,严格干部年龄、工龄、党龄、学历、经历和身份等情况审核认定,确保准确无误。三是严把“时效关”。要对各类干部人事档案材料的报送时限提出要求,做到干部人事档案材料随办随归,确保随时能够提供真实、完备的干部人事档案材料。对于管档单位发生的变化的人事档案,应及时转递,避免因转递不及时影响新的单位对干部的了解和培养使用。

2.5转变工作方式,努力提高干部人事档案工作信息化水平

一是做好信息化基础设施建设工作。高校干部人事档案部门要制定系统的建设规范,明确建设的目标任务、具体内容,逐步配齐干部人事档案数字化所需设备,稳步推进干部人事档案信息化基础设施建设工作。二是建立干部人事档案信息管理系统。利用计算机、扫描仪等现代化设备,将干部人事档案纸质材料转化为数字资料。建立和完善干部档案数据库,对干部人事档案材料进行编目、检索及日常的查借阅、转递、提供利用等工作,利用干部人事管理软件对对干部人事档案进行信息存储、检索,及时更新,动态化管理干部人事档案信息。三是加强干部人事档案信息化安全管理。干部人事档案信息要在严格使用权限的情况下,部分对部门和个人开放,坚守干部人事档案安全保密底线。

2.6加强队伍建设,不断提升高校干部人事档案管理队伍专业化水平

篇9：加强干部人事档案工作的思考

关键词：高校 人事档案 管理

高校人事档案管理工作是学校组织人事部门的一项基础性、服务性工作，其管理的内涵、标准、方式、手段是随着高校发展和人事制度变革而不断更新的。随着我国高校改革的深入发展，高校人事档案管理工作也发生了很大的变化，档案管理工作日趋规范化、现代化，对我们加强人事档案管理、开发、利用提出了更高的要求。因此，如何在新形势下做好高校人事档案管理工作，解决当前人事档案管理中存在的突出问题，适应社会经济与发展，是我们人事档案管理人员必须研究的新课题。

一.高校人事档案管理工作的内容

高校人事档案是记录教职员工个人经历、思想作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的原始文件材料，是教学、科研、职称评定以及考核任用干部的重要依据。高校人事档案管理主要包括人事档案管理和人事文书资料管理，其主要内容有：

1.保管好人事档案，为高校人事工作积累档案史料。

2.接收、核对、整理人事档案材料，办理人事档案查阅、借阅和转递，为人事工作和学校建设服务。

3.做好人事档案的统计和数据分析工作，为人事工作提供信息服务。

4.做好人事档案的安全、保密、保护工作，确保人事档案的完整与安全。

5.调查研究人事档案工作情况，建立健全规章制度，做好人事档案的业务建设。

6.应用人事档案现代化管理技术，不断促进人事档案信息资源的开发与利用。

7.完成领导交办的其他工作。

二.高校人事档案管理工作的意义

随着我国高校人事制度改革力度的不断加大，高校人事档案管理显得越来越重要。

1.加强高校人事档案管理工作是推动高校改革与发展的需要。高校的人事档案是学校内部各项改革的重要依据，关乎着学校的发展与建设，因此，加强高校人事档案管理，充分利用好人事档案资料，对高校发掘人力资源、强化管理机制、实施科学管理、维护职工合法权益都具有重要的意义。

2.加强高校人事档案管理工作是实现社会信息交流与共享的体现。高校的人事档案中储存了许多人才资源的信息，包括学术研究进展与学术成果创造的信息。及时地提供正确有效的信息，帮助人们获取相关的档案资料，会促进信息交流与资源共享，服务于社会的发展。

3.加强高校人事档案管理工作，对保护国家文化财富，积累信息资源，具有现实和历史意义。加强人事档案管理，积累和丰富档案信息资源，不仅有利于当代的人才管理工作，也有利于文化资源保护，有利于加大社会记忆。

三.当前高校人事档案管理中存在的现状

1.高校人事档案管理意识认识不足 缺乏相关的管理体系和制度，

高校人事档案管理所建立起的人事档案管理网络，它的运行效果目前不很理想，目前学校部分人员对人事档案的知识了解不够，对人事档案是信息的认识程度不够，高校人事档案工作者对人事档案管理的责任心不强。并且高校人事档案管理重要性的宣传力度也不够，没能充分认识到人事档案是是社会的财富，好好的管理它和保护它是每个人事档案管理工作者应具有的职责和义务。高校人事档案管理需要有一个专门的管理制度。但是，在有的高校人事档案管理上，存在制度、职责相对不健全，还没有一个统一的建档管理体系和制度，一些相关的制度和检查考核措施等也都有待于进一步地改进和完善。

2.管理方式落后，不适应工作需要。

当前有的高校人事档案的分类、编排、整理、装订，以及查阅还是手工操作，耗费时间和人力；检索处于原始手工方法，查找十分不便；办公室、阅档室和库房三室合一，对档案库房的安全埋下隐患；人事档案的物质载体不断受到自然的、人为的损害等，都应尽快改进。

3.教职工的人事档案管理存在绪多问题

随着社会的发展，特别是随着人才资源配置市场化，人才流动日益频繁，由于存在一些不合理、不规范的流动，造成人才流动与档案转递不同步，造成“人档分离”。有些教职工档案无法及时转过来，有些教职工已经流动，档案仍在学校人事部门，这给人事档案管理提出了新的难题。另外有的教职工个人档案意识薄弱，使一些不按要求处理和完成人事档案材料的现象常有发生，造成人事档案材料的缺漏、不完善、不规范等问题。

4.高校人事档案管理人员专业素质不高。

高校人事档案管理人员专业素质有待进一步提高，目前我们虽然有了一支稳定而发展的档案干部队伍，但随着社会的飞速发展，对档案工作也提出了更高的要求，而目前学校熟悉档案内容，进行档案信息深层次研究和开发的专业人才匮乏。

5.高校经费投入不足，现代化管理滞后。

由于在一些地方，受财力、物力和科技发展水平等因素的制约，学校对人事档案管理经费投入较少，现代化管理手段还没有引进人事档案管理系统。人事档案的信息利用停留在最直接、最简单的程度，缺乏深度的开发和利用。同时，档案目录仍为人工抄写，字体多样，用笔不统一；档案材料无统一的印制格式，表格大小不一，有的材料左右不留间隙，给归档装订造成困难。

四.改进高校人事档案管理工作的措施

高校人事档案事业要实现科学发展，须进一步解放思想，创新理念，进行新的思考和定位，不断在发展变化中寻求和确立人事档案工作与时俱进的路径和办法。笔者认为要做好高校人事档案管理工作需做到以下：

1加强领导，把人事档案工作列入议事日程

江泽民同志说过：“档案工作是各项事业的一个重要基础，这个基础不牢固，將来我们要负责的。”高校人事档案管理工作是学校单位的一项重要基础性工作。人事档案是高校各项活动的真实记录和经验积累，也是学校领导科学决策的重要凭证和依据。因此，高校各级领导要用历史的观点看待档案事业，重视和支持档案工作，把人事档案工作列入学校单位工作的议事日程，平时要加强学校领导经常督促检查，及时解决人事档案工作存在的困难和问题，尤其要解决高校人事档案管理人员的编制、库房设置、设备添置、经费落实等等困难问题。

2.学校的人事材料收集要及时准确

人事档案记录着一个人的学历、资历等原始材料和历史证件，因此防止高校人事档案管理“人档脱节”现象发生，并加强移交归档工作的管理和监督，做到不积压、不丢失、准确无误。并根据高校特点，利用年终、学期末进行个人及部门总结的机会，多渠道、多层次有针对性地重点收集，严把入口关，同时加强档案材料的鉴别，避免重复、空洞、虚假的材料入档，从而维护材料的真实性和准确性。

3.加强高校人事档案现代化的管理手段。

高校要通过借鉴和利用当代管理学中的科学理论和方法，形成行之有效的档案科学管理理论。高校要加强先进技术手段的应用，要不断将现代先进的技术设备、技术手段和技术成果引入高校人事档案管理中，实现高校人事档案管理的专业化、自动化。同时，通过制定和贯彻各种标准、规范，使技术应用和分工协作有统一的科学准则和依据，保证各项档案工作能够有机地联系起来，并且在高校人事档案管理中取得最佳的效益。在信息时代，信息的共享与网络的沟通更依赖于统一的标准与规范，如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资源的共享、网络平台的链接等，都需要通过建立一系列的标准、规范来实现，必须通过制定和建立各类高校人事档案管理标准，形成高校人事档案管理标准体系，确保高校人事档案管理现代化各项工作的有效实现。

4.注重培训学习，提高高校人事档案管理人员综合素质

为提高高校人事档案管理工作人员的业务水平，增强其实际工作能力，在日常工作中，还应该采取多种形式，加强对高校人事档案管理人员的培训，如定期参加高校人事档案管理培训班、组织档案工作研讨活动等，鼓励其钻研业务，学习新知识，掌握新本领，提高政治思想觉悟、业务水平和对做好档案工作的认识。注重高校人事档案管理工作人员“一专多能”综合素质的培养，加强管理人员对摄像、摄影、计算机操作等数码科技知识的培训学习，以更好地完成图片、影像等电子档案的整理和保存工作。

5.完善管理规章制度，加强档案出入的保密性

为了确保高校人事档案更好地为学校组织、人事工作服务，针对高校特点，要建章立制，加强管理，堵塞漏洞，按章办事，形成一整套查阅、传递、材料收集、清理、整理、定时归档的制度体系，使高校人事档案管理工作有法可依、有章可循，收集内容能全面、真实地反映一个人德、才、能、绩等诸方面内容，对不认真执行制度，或私自涂改材料；或个人携带档案；或不经领导审批便私自查阅档案者应进行严肃处理，并追究有关人员责任，使高校人事档案管理走上制度化轨道。

五.结束语

总之，高校人事档案管理是一项系统的工作，我们要充分发挥档案信息的资源优势，就必须适应高校的发展，对当前人事档案管理中存在的问题要重视和解决，要重视日常的人事档案管理工作，注重从基础做起，细化管理，充分利用现代信息技术，提升档案管理的水平，为高校单位人力资源的开发与利用发挥积极作用。

参考文献

[1].李祎晗；李翠屏；；人事档案管理的前端控制[J]；云南檔案；2009

[2].蔡跃江；；以信息化建设为依托 强化高校人事档案管理[J]；黑龙江档案；2011