印章文书管理流程图（共9篇）
篇1：印章文书管理流程图
文书档案、印章管理制度
为了规范本站文书档案、打字复印、印章管理，实行有效的内部控制，防范潜在风险，特制定本制度。
1、分工负责材料撰写。按分工负责的原则，综合性文稿由政办股拟定，专业性文稿由相关股室拟定。各股室草拟的文件及需印制的资料、表册等交政办股统一处理，经核稿修改、审核签发、编号登记后再打印。小型文稿由各股室自已打印，大型文稿由政办股统一办理，拟稿人负责校对。打印的公文交二份、资料交一份给办公室存档。
2、严格管理公文收发。严格公文收发管理，及时登记，并送局领导传阅。局领导传阅文件要及时签署办理意见，及时交办、转办、督办。传阅期间要妥善保管，防止丢失。凡因签收和办理不及时造成不良后果的，将追究有关人员的责任。急办件可在报告分管政办股领导的同时直接处理到相关股室办理，同时报告给站长和分管领导，办公室及时跟踪、反馈。
3、搞好文件立卷归档。各股室的资料、文件须做好电子档案备份存档，纸质档案年终由各股室清理后，按要求做好档案整理，到政办股统一编号立卷，存放档案室以便工作查阅。
4、印章管理。严格印章使用程序，做好用章登记，股室印章由各股室负责人保管，行政印章和党支部印章由政办股股长负责保管。出具证明或其它需用印章的，必须经站长或分管领导签字后方可用章。不能在空白纸上盖章，不能外借。
篇2：印章文书管理流程图
医学文书证明印章使用办法、医学诊断证明书是具有一定法律效用的医疗文件，是医生根据病情为病人开具的各种诊断医疗文书生效的最后凭证，维护着医生和病人双重的合法权益，并直接反映了医院的诊疗水平。医学诊断证明书是包括疾病诊断、治疗、出生、死亡等的证明文件，是重要的法律依据。医学诊断证明书必须加盖医学文书证明章才有效。为使我院医学文书证明印章管理规范化、制度化，保证医院各项工作的正常开展和维护印章使用的权威性、严肃性，避免因印章管理使用不当出现的各类经济、法律、行政问题，规范院内医学文书证明印章的管理和使用，特规定如下：
1、本规定所指的医学文书证明印章包括“诊断证明专用章”、“死亡诊断证明专用章”、“出生证明专用章”、“病历复印专用章”、“病休专用章”，2、各印章要专管专用。诊断证明专用章、死亡诊断证明专用章、病休专用章由住院处主任和指定的1名专人负责保管使用；出生证明专用章由产科主任和指定的1名专人负责保管使用；病例复印专用章由病案室指定专人负责保管使用。印章的保管使用者要认真负责，坚持原则，并按规定手续用章。专管人员因事外出，应将印章交本科负责人管理。任何人不得将印章擅自带离办公室。不用时，印章应锁于保密柜内，不得随意摆放。印章如有遗失，应及时向医院及保卫部门报告，并查清原因和责任。
第六条 使用印章必须手续齐备并实行登记制度，用印人须在登记簿上逐项填写有关内容用印留存的的材料应定期整理、立卷归档。
3.保管人员要坚持原则,严格照章用印.用印前要核实签发人姓名,用印内容与落款.盖印位置要恰当,印迹要端正清晰.4.凡因印章使用或保管不当而出现严重事故者,将追究保管科室和专门负责人的责任.医学文书证明有以下情况之一的不予盖章：
1、出具医学诊断证明书的人员应为具有主治医师及以上职称，在本医疗机构注册的执业医师，出具诊断证明书的医生对所做出的诊断负法律责任。医师不得出具与自己执业范围无关或者与执业类别不相符的医学证明文件。医学诊断书应客观、全面，每项诊断都应具备科学的、客观的诊断依据，并与病历中记载的病情和检查结果相符，主要处理意见也应在病历中记载备查。诊断证明、休假证明只证明病人疾病诊断和是否需要病休以及时间或医疗建议，不得出现疗养、免夜班等非临床医学治疗内容，不应提及与医疗不相关的其他处理意见。否则，不予盖章。
2、医师开具的诊断证明书、休假证明，当日盖章有效，其他时间不予盖章。诊断证明书必须填写完整，未填写姓名、性别、年龄、职别、疾病标准全称、建议、休假时间、当日时间及医生签字、主任签字之一的不予盖章。原则上，急诊开具病休假时间一般不超过3天，门诊不超过1周，慢性病不超过2周，特殊情况不超过1个月。
3、医师只能出具在本医疗机构死亡患者的死亡证明文件，医师未经特殊授权不得出具劳动能力、伤残程度及职业病等专用诊断证明文件。凡涉及司法办案需要的证明，以及用于因病退休、因病休学、伤害、残疾、工伤、劳动鉴定、保险索赔、办理低保、生育第二胎等特殊诊断证明，由当事人或家属持公检法、交通管理、劳动保障等相关部门的介绍信，经医
务处审核后，由指定科室医师按照相关规定开具诊断证明。对学术上有争议的诊断，应由医院组织专家会诊后，慎重开具医学诊断证明书。
4、医学诊断证明书涂改不清的不予盖章。
5,严禁在空白介绍信或空白公文纸上盖印,严禁以各种理由将学校印章借给外单位使用.附件：
（一）诊断证明填写要求
1、字迹清晰可辨，项目齐全，医师签名应与处方签名备案一致，一式两份，盖章后生效，原件给病人，复联留医院备查。
2、在我院注册的执业医师有资格填写诊断证明书，进修医师、新毕业医生、未在我院注册的医师没有资格填写诊断证明书，如果填写，必须经上级医师检查、签名后有效。
3、医师在亲自诊查病人后方可填写诊断证明。如果仅是依据辅助检查进行诊断，应在诊断证明书上加以注明。
4、诊断证明书上只能写疾病诊断及与疾病诊断相关的建议。我院诊断证明书不涉及职业病的诊断和病人伤残情况、劳动能力（病退）判定。
5、涉及司法办案、交通肇事等情况开据诊断证明书时，须凭病人或有关部门提供的相关介绍信、经医务处同意才可填写。
6、麻醉药品专用卡的诊断证明与普通诊断证明书填写有所不同，应按医院相关规定办理。
篇3：印章文书管理流程图
这是指由文书档案部门对文书、档案进行分析、加工、组织, 最终将原始的文书档案信息转换成适合于输入到计算机形式的过程。这个过程从计算机的角度来说, 可称为文书档案数据的准备工作;从文书档案工作的角度来说, 可称为文书档案的著录与标引。其中文书档案的著录就是在登录文件和编制档案目录时, 对文书档案的形式特征及内容特征进行分析、选择和记录的过程。内容特征只揭示文书档案内容项目, 如分类、主题词、提要等。形式特征指文书档案的外表, 如标题、文种、作者、形成时间、档号、载体等。文书档案标引是指在文件档案著录中对文件档案的内容特征进行分析、选择、记录的过程。标准格式的著录卡片是按国家规定的标准格式对文件档案进行著录。著录卡片上的数据可以直接输入到计算机中去, 进行存储和处理。
著录和标引是文书档案自动化管理的第一步, 只有经过著录和标引, 才能够将文件档案输入到计算机中进行各种处理。所以, 著录和标引是整个文书档案自动化管理系统中的基础。文书档案部门在开发计算机应用时, 首先要搞好著录和标引, 并为此进行充分的研究和实践, 为计算机准备好较准确、充分的数据, 使文书档案自动化管理系统取得预期的效益。著录和标引的重大意义主要表现在质量和效率两个方面:
1.1 质量意义
文书、档案著录和标引的质量对文书档案自动化管理系统的质量有很大的影响。只有存储到计算机户的数据是正确的, 才能够有准确的自动化管理的一系列工作, 从而才能有高质量的自动化管理系统。反之, 若著录和标引的质量较低, 那么整个文书档案自动化管理系统的质量也不会高。因为计算机系统正常运行时, 对于著录和标引户的失误和遗漏是无论如何也察觉不出来的。这些失误和遗漏主要有:
由于著录标引人员不熟悉标引规则和标引语言而产生组配错误和标识错误, 或由于著录标引人员不认真负责而产生写错字、著录缺项等。这些错误都会造成检索文件档案时漏检、误检, 从而影响工作效率和工作质量。因而可以说, 著录和标引工作的质量高低将直接影响文书档案自动化管理系统质量的高低。
1.2 效率意义
文书档案的著录和标引是一项比较复杂、技术性很强的工作, 往往要投入很大的人力和物力。花费很多时间。一般来说, 著录和索引的时间要超过自动化管理系统的软件研制时间。因而, 提高著录标引工作的效率也就能提高整个自动化系统的效率。这在我国目前意义更大, 因为我国的大多数文书档案部门多年来基础工作弱, 而且从事著录标引工作的人员要求具备较高的专业水平和文书学、档案学知识, 但目前我国尚没达到这个要求。因此, 要实现自动化管理并提高管理效率, 就要培养一批具有著录标引专业水平的人员, 把将要存储的大量文件及已经过卷的大量档案进行整理, 而后著录标引, 这样就能提高文书档案自动化管理系统的效率。
2 文书档案数据录入和存储
这是把文件档案著录标引后的二次信息或全文输入到计算机里, 构成一条文件档案目录的过程, 存储文件档案记录就构成了机读文档或文件档案数据库。文件档案数据的录入和存储是文书档案自动化管理系统中的重要环节。在自动化管理系统中, 存储文件档案数据越多、越齐全, 这个系统的规模就越大, 其效益也越高。当自动化管理系统存储文件档案数据时, 还要求有合理的数据管理力, 以便对数据进行加工处理和查找。文件档案数据在计算机中的存储方式确定之后, 文件档案数据的加工处理及查找的力度也使其可随之确定下来。文档是表示在目的、形式和内容中彼此相同的信息项的集合。由于文档是存储在外储介质上, 所以, 通常可把存储稳当的磁带、磁盘、纸带等数据记录媒体也称为文档。文件档案数据文档主要有以下几种组织方法:
2.1 顺序文档
即文档记录的逻辑顺序与物理顺序相一致, 按照关键字的顺序来组织数据。顺序文档是所有文档中结构最简单的文档, 它实现起来简便容易, 各个记录之间不需要附加信息, 存储效率高。在文书档案自动化管理系统中, 记录数据的主文档大多采用以磁带为载体的顺序文档。这种磁带顺序文档适合于对大量数据进行成批处理。但是由于顺序文档的插入、修改和删除数据的操作较复杂, 不便于随机性查找。所以, 它只适用于交换机读目录数据或制作备份。
2.2 公式文档
链式文档的记录中除了记录之外, 还带有指针, 指向下一个记录的地址, 而且记录之间的物理顺序和逻辑顺序不一致。它一般存储在随机存储设备上, 如磁盘间顺序文档相比, 用链式文档来存储文件档案数据, 具有查找速度快、增删改数据较方便等优点, 是比较理想的存储结构。但链式文档也有缺陷;每个记录总要增加指针信息, 这样就占用了一定的存储空间。一般来说, 需经常调用的文件, 正在加工处理的中小型文件以及档案文档, 应该采用以磁盘为介质的链式文档。
2.3 索引文档
索引文档由数据文件本身和索引表两部分构成。索引表上列出了记录的关键字和地址的对应关系。为了查找迅速, 在大型文档组织中还应建立二级索引及多级索引。索引文档又分索引顺序文档和索引非顺序文档两类。索引文档必须存储在随机存储介质上, 如磁盘。若文件档案的数据量大, 而且要求查找迅速, 则应在确定文件档案存储方核对优先考虑采用索引文档。
3 文书档案数据库系统
文书档案数据库系统是为了更有效地利用录入存储的文书档案数据而在文档的基础上发展起来的。一个数据库往往含有一个或几个文档, 各个文档之间相互联系, 数据库仍通过文档来组织、管理数据。数据库不同于文档, 其根本区别在于数据库能表示出数据的自然联系, 数据库中的数据具有共享性、最小冗余度和独立性, 而且实现了对数据的统一管理和控制。在这个意义上, 可以说数据库是用户共享、具有较高的与程序独立的和有最小冗余度的数据集合。数据库系统除了硬件设备和数据库管理人员之外, 主要是由数据库和数据库管理系统构成的。其中数据库是存储在一定存储介质上的, 整个自动化管理系统的集合数据库管理系统是建立、管理、维护数据库的工具。文书档案数据库应存储全部文件、档案的检索项目和主题词表等所有与整个系统工作有关的数据。文书档案数据库数据的录入存储是通过数据管理系统进行的。
4 文书档案的检索和输出
建立文书档案自动化管理系统的目的就是使文书档案可以自动检索和输出, 以供人们利用, 提高办公效率。而检索和输出的效率和质量则是检验文书档案自动化管理系统成败的关键。所谓自动化检索和输出, 就是按照一定的要求, 从一定的介质上把存储数据库和文档中的数据很快查找并且输出的过程。
参考文献
[1]孙小璇.浅谈网络办公自动化系统在文书和档案工作中的应用[J].广东档案, 2009, 2.
篇4：谈高校印章档案管理
【关键词】高校；印章档案；管理
一、印章档案的收集
1.收集印章档案应及时。印章是机关、企事业单位行使职权、进行各种公务活动及对外联络的标记和凭证。有了印章这个标志，各种文件、介绍信、合同、报表等文书才具有法律效力，才能被人们所承认和执行。因此，印章具有特殊而重要的地位和作用，一旦印章被停用、废止，应尽快交由档案部门封存管理。
2.收集印章档案应确保齐全、完整、真实。印章档案能够真实地反映一个单位的机构设置与演变情况，具有重要的历史凭证作用和参考价值。对高校来说，一枚枚印章，是学校各个不同时期的烙印。每一枚印章档案都无可辩驳地证明学校的一段历史，学校档案部门要尽可能地保证学校每一历史时期印章的齐全完整，使之体现学校变迁过程的系统性，完整地反映学校发展历程的全貌。另外，据说社会上一些不法分子利用计算机扫描等高科技手段能按照印章所盖的印迹制作出真假难辨的印章。所以，我们在收集印章档案时一定要确保其真实性。
3.收集印章档案应履行严格的交接手续。档案部门可根据自己学校实际，制定相应的废止印章收集登记表，主要内容应包括印模图样、材质、启用日期、废止日期、移交单位、接收单位、移交人、接收人、移交日期等条项。印章废止单位填好废止印章收集登记表，连同废止印章一并移交给学校档案部门封存管理。由于废止印章大小不同，材质不一，破损程度、保存价值也良莠不齐，档案部门在接收时可作适当鉴定。
二、印章档案的整理
总体来说，印章档案整理应遵循利于管理、便于利用的原则，在印章的形成规律基础上，保持其历史原貌和有机联系，集中进行整理分类。需要注意的一点就是印章档案的全宗处理。印章档案应按馆藏集中，统一整理，不宜按来源原则划分全宗，也就是说馆藏印章档案应作为全宗级档案单独整理编目，按进馆顺序编制流水号，不得与文书档案混合编号。其整理步骤如下：
1.清洗、临时编号。将印章印面朝下放入装有清洗剂溶液的容器之中浸泡，待污垢松软后，使用刷子刷洗印章。刷洗干净的印章放在通风处晾干。清洗后的印章要确保完整、清洁、不变形，保持印面和边款中字迹与图案的完整、清晰。将晾干后的印章贴上临时标签，标签进行流水编号，按编号顺序若干枚为一组集中存放。
2.制作卡片。按照一印一卡的方式，将印章逐一在卡片上盖制印模，对印模编制与印章相同的临时流水编号，预留出档号与考证内容。
3.鉴定考证、划分保管期限。通过查考印章启用和机构变更等文书档案及相关资料，研究印章边款、印材，比较印章式样和印文，对印章的文字和图案内容、使用时间及真伪情况进行考证，填写卡片上的考证内容。
4.分类排序。一般可根据印章档案的历史时期、印章属性、机构类型等特征组织分类。高校印章档案可按三级类目来分，一级类目：建国前印章代号为1，建国后印章代号为2；二级类目：机构印章代号为1，个人印章代号为2；三级类目：党委印章代号为1，行政印章代号为2，钢印代号为3，团委印章代号为4等等。分类号使用阿拉伯数字加间隔符“.”编制，间隔符“.”用以区分分类层次。如建国后党政印章的分类号应为2.1.1。印章档案按保管期限——分类号——枚号顺序逐盒组织排列。
5.分拣装盒。按照卡片分类排序的结果，对应临时标签流水号拣取印章，将相同保管期限、相同类别的印章，依印章排列顺序逐一装盒。盒内印章一般按从左至右、从上至下的顺序排放。装盒后要编制备考表，如实填写本盒印章情况说明、整理人、整理时间等事项。备考表平放在盒内印章上面。
6.制作印模。盖制印模时，印章要放准位置，均匀用力，一次成型。盖出的印模要求印模工整、印文清晰、图形完整、排列美观。盖制后的印模可经过扫描数字化处理后再用计算机编辑。对有边款和特殊纽式的印章，可分别采用拓片和照相的方式对其进行复制和取样，作为印模的有机组成部分，一同编辑。按照管理、利用印章档案的需要，可同时盖制若干份印模，其中，按盒内印章排放顺序盖制的印模单置于盒内，其余可根据需要编辑制作成各种专题印章档案印模集或印谱。放在盒内的印模单应放在备考表的上面，其中每个印模的下方应标注与之相对应的印章档案的档号。
7.编制档号。印章档案整理完毕后应编制档号，以固定排序位置。档号由印章档案代号、保管期限代号、分类号和枚号组成。印章档案代号：字母“YZ”代表“印章档案”，保管期限代号；字母“YJ”代表永久，“DQ”代表定期；分类号在第四步已阐述，枚号即阿拉伯数字流水编号。如学校印章档案保管期限为永久的建国后党委第一枚印章的档号为：YZ-YJ-2.1.1-1.制作档号时，去掉印章上的临时标签，在印章执柄或外侧贴上写有档号的新标签，还要分别在盒内印模和卡片上编制档号。
8.编制检索工具。印章档案应同时编制手工和机检两种检索工具。依据印章档案的档号排列顺序组织条目，通过将卡片上相关信息过录到目录上的方式，编制手工印章档案保管目录，主要设置档号、印文（边款）、使用起止时间、印材、备注等条项，根据保管期限的不同，分别打印后装订成册。机检检索工具除应有与纸质保管目录同版本的电子目录外，还要有扫描、编辑后的电子印模图形。
9.编制整理说明。每一批印章档案整理完毕后，都应该编制整理说明。记载印章档案的来源、数量，介绍印章的内容、价值和完整情况，说明印章档案的整理时间、整理人员和其他事项。整理说明可与印章档案保管目录等手工检索工具裝订在一起。
三、印章档案的利用
印章档案是档案的有机组成部分，即是档案，就会有一个提供利用的问题。在实际工作中，由于多种历史原因和工作需要，部分印章档案需要重新启用。但是鉴于印章的特殊功能，为防盗用、冒用、误用，印章档案的利用要严格控制。
1.制定严格的印章档案利用审批制度。提供印章档案利用时，应查验利用者有效证件，仔细询问利用事由，请利用者填写印章档案利用审批表，主要内容应包括利用人、利用单位、利用事由、需盖印章名称、学校有关部门意见、领导批示、承办人、办理时间等条项，做好印章档案的利用登记和利用效果登记。档案工作人员不得违反规定擅自提供利用，保证印章档案的利用安全。
2.为便于查找利用，档案部门除编制相应的纸质印模检索工具外，还应对印模采用计算机扫描、存储等数字化处理，形成系统的电子检索目录，以进一步提高利用效率。
总之，印章档案以其独有的特殊载体出现，见证了学校历史发展的进程和机构设置的变迁，是重要的档案资源。高校要进一步加强对印章档案的认识，重视印章档案的收集和管理工作，使印章档案的管理更加制度化、规范化、科学化。
参考文献：
[1]刘加威.高校印章档案管理的若干思考[J].齐齐哈尔医学院学报，2008（22）.
[2]康云霞，许院院，程媛.浅谈合并高校失效印章的档案管理[J].兰台世界，2008（9）.
[3]封小平.谈谈印章档案的整理[J].浙江档案，2010（4）.
篇5：承保业务印章管理流程描述
2范围
适用于公司承保业务专用章的管理。
3术语
承保业务印章：是指公司各级分支机构在开展保险业务工作中使用的承保业务专用类印章（含涉外业务用章），其它带有公司机构名称字样的承保业务类印章禁止刻制和使用
4职责
4.1总公司销售管理部负责公司承保业务印章管理办法制定、修改，并组织用印检查。
4.2省级分公司办公室负责所辖地区承保业务印章的制发、收缴、销毁和档案管理等职责，并可授权地市分公司办公室负责所辖地区承保业务印章的以上相关职责。
4.3出单中心是所辖地区承保业务印章的日常管理部门，承担印章的审批、领用、保管、使用和备案等职责，并可授权出单分中心保管使用。
5内容
5.1 承保业务印章制发
5.1.1印章须在当地公安机关备案的印章刻制单位刻制。
5.1.2省级、市级分公司办公室须严格按照机构实际数量或承保业务实际需求刻制印章。
5.1.3印章由用印单位向出单中心提出印章申请，经出单中心审批后递交省级或市级分公司办公室。省级或市级分公司办公室须将本单位刻制的全部印章在专门设立的《承保业务印章管理台账》上预留印模，并由省级分公司办公室备案。印章实物由出单中心负责人在《承保业务印章管理台账》上签收启用。
5.2承保业务印章使用
5.2.1各级出单中心要严格执行总公司关于印章使用范围的规定，规范印章的使用审批流程，建立用印登记审批授权制度。
5.2.2印章的使用应遵循“分期分批，领用登记”的原则，即登记使用，定期使用，定期归还。
5.2.3使用印章须经出单中心负责人核准授权，由印章保管使用人填写《承保业务印章使用管理登记表》（附件3）后保管使用。印章须在公司承保业务核保通过后方可在保单上使用。
5.2.4严禁在对外出具的各类担保证明上加盖印章；严禁在空白纸张或非保险凭证上加盖印章；严禁将印章用作信用状况的任何证明；严禁用印章为单位或个人提供任何担保（经总公司核准的定额单证、涉外单证等特殊单证除外）。
5.2.5非特殊情况不准携带印章外出。确因业务需要须外出用印的，必须由用印业务部门地市级分管领导批准同意后，填写《承保业务印章借用登记表》（附件
4），由临时授权保管使用人携带印章，外出期间负责印章的保管、使用和用印监督工作。用印完毕后须做好用印归还登记。
5.2.6印章保管使用人有权拒绝在未经印章管理责任人核准的有关文件、证明、保单等业务材料上加盖印章。
5.2.7对违规使用印章者，公司将根据情节严重程度，给予警告、记过直至解除劳动合同等处罚，同时追究印章管理责任人相关责任。
5.3承保业务印章销毁
5.3.1印章如因机构撤销、合并、名称变更或因损坏而停止使用的，应于7个工作日内送交地市分公司办公室。
5.3.2地市分公司办公室应在发放新章的同时收回旧章，收回停止使用的印章应在30个工作日内予以销毁，并在《印章管理台账》上注明销毁日期、销毁经办人及批准人等内容。
6流程图
6.1中国人民财产保险股份有限公司承保业务印章制发流程
6.2中国人民财产保险股份有限公司承保业务印章使用流程
篇6：印章使用单流程
部门或公司办理需加盖公章或合同专用章的相关事宜，使用公章或合同专用章时应按下列流程进行：
一、公章使用流程：1、2、3、4、填写公章使用申请单（格式附后）。将公章使用申请单和用章事项的原件上报部门经理签字。将部门经理签字后的公章使用申请单和用章事项的原件上报将手续齐全的公章使用申请单和用章事项的复印件提交印章总经理签字。
管理者，在原件加盖公章。
二、合同专用章使用流程：1、2、3、4、填写合同专用章使用申请单（格式附后）。将合同专用章使用申请单和会签后的合同原件上报部门经理将部门经理签字后的合同专用章使用申请单和会签后的合同将手续齐全的合同专用章使用申请单和会签后的合同复印件签字。原件上报总经理签字。
提交印章管理者，在原件加盖公章。
三、注意事项：
1、2、合同专用章仅限于签订合同时使用，办理其他事项不得申请使不得外借公章及合同专用章。
篇7：公司印章补刻流程(成都)
去工商局提取公司章程 去公安局申请审批 取章
详细：
一、登报
随便在百度输入“登报”二字，接下来你就知道怎么登报了。
二、去工商局提取公司章程
带上法人或者股东（最好是法人或者股东自己前去）的身份证原件及复印件，公司营业执照（副本）原件及复印件，到那儿后再手写个申请就可（至于格式，工作人员会提供）。大概会产生几块钱的手续费（打印费）。
三、去公安局申请审批
以下3页是我用手机照了公安局的A4纸张回来自己打字 XX公司股东会决议
时间： 地点：
参加人员（全体股东姓名）： 会议内容：
经全体股东研究决定，一致通过以下决议：
1、同意将被盗（抢）或不慎遗失的XX章（印章编号：XXXXXXXZZ）登报遗失作废，并提交资料到XXX公安局申请重新补刻新XX章。
2、公司其他情况不变。
3、本次会议记要作为公司股东会决议记录存档。
法人签字：（按手印）股东签字：（按手印）单位名称：
X年X月X日
遗失情况说明
xxx公安局：
x年X月X日，XXX人（身份证号码，XXXXXXXXXXXXX）在XXX地方（注明详细的印章遗失地址）被盗（抢）或不慎遗失XXXXXXX单位XX章（印章编号：XXXXXXXXXX）已登遗失申明，现因工作需要特向贵局申请重新补刻XX章.公司承诺遗失印章期间所产生的一切责任由单位自行负责。
法人签字：（按手印）股东签字：（按手印）单位名称：
X年X月X日
需提交资料如下：
1、营业执照正副本原件及复印件：（如合同章、发票章遗失均还需提供开户许可证、税务登记证原件及复印件）；
2、法人及股东身份证原件及复印件；
3、如被盗（抢）的话，还需要派出所报案证明；
4、在成都日报或四川日报等主流报纸刊登遗失公告及报纸原件；
5、在工商行政管理部门提取公司章程原件并加盖工商部门的档案管理专用章（公司初始章程，股权转让协议，章程修正案，若增资需提供实收 资本及注册资本增资对照表或增资的股东会决议，若名称比那更需提供变更通知书，变更后的章程修正案）。在工商部门提档后需提交查档收据原件。
6、由法人和股东携带身份证原件去公安局办证大厅印章审批窗口办理。
四、取章
审批后交钱给公安局，大概一百多，会有收据，好像不用法人或者股东亲自去，员工拿着收据去取章就可以了。
后记
有几点需要注意：
1.登报时间和上面遗失情况说明及股东会决议时间上要记得不要有逻辑错误。
2.登报XX章与申请的XX章一定要是一个名称（一个字都不要错），不然审批的时候遇到更年期的女人你就麻烦了。
篇8：印章文书管理流程图
一、立卷规则
1.采用集中与分散相结合的组织形式进行文件整理及归档。即一般行政、综合性的公文集中在档案部门统一整理归档、保管及利用, 特殊部门如纪检、人事、审计、会计等形成的文件资料, 可在档案部门的统一指导下, 自行整理或保管。
2.根据国家档案局2000年12月发布的《归档文件整理规则》 (DA/T22-2000) 要求, 取消案卷级整理, 以“件”为单位, 采取“年度-保管期限”的方法进行分类, 实行文件级整理及归档。
3.县 (市) 区档案部门可采取“年度-机构 (问题) -保管期限”或“保管期限-年度-机构 (问题) ”等方法进行立卷和保管, 但必须包含年度和保管期限, 且同一全宗应保持立卷规则的统一和稳定。
4.纸质文件材料可“随办随归”, 无需等到年终收齐后再整理, 实行文档一体化整理。电子档案实时归档。
二、工作流程
见右侧图表。
三、接收
文书档案移交和接收主要分以下2种类型:一是定期接收。一般在本年度3月以前接收本单位移交的上一年度档案。二是即时接收。根据本单位实际情况即时接收, 但所接收资料必须为已办理完毕的文件。
文件资料接收应注意以下问题:一是必须为已办理完毕的文件。这里所指的办理完毕, 并不是公文上要求办理的事件处理完成, 而是指对公文的处理程序完结, 如签收、转发等。二是资料移交和接收必须履行移交手续。移交方提供移交资料的目录, 并经所在部门负责人签字同意方可移交。移交时, 双方核对移交目录清点无误后, 履行签字手续, 完成资料移交。移交目录双方各执一份。三是涉密档案应向指定部门或人员单独移交, 并履行移交手续。四是移交中登记错误或遗漏的文件资料, 应重新编制移交目录, 并履行移交手续。五是移交方应对归档资料的完整、准确及质量负责。
四、鉴定
文书档案的鉴定工作, 应在移交后由档案鉴定领导小组组织或委托档案部门会同文书部门和业务部门进行。
(一) 归档范围鉴定。
鉴定文件资料是否属于归档范围, 即文件选择的过程, 是文件能否转化为档案的“资格审查”。判断的基本标准是文件是否符合归档要求及是否具有保存价值。
鉴定时, 存在下列情形之一的, 不予归档:一是文件不齐全。如收文无处理意见签、发文无发文稿纸等。二是文件未办理完毕的。指对公文的处理程序, 如签收、转发等, 而非公文所述事项的办理。三是《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》中规定的不归档文件。符合上列情形的, 退回文件移交单位。清退时, 制作清退清单, 并履行移交手续。
(二) 密级鉴定。
文书档案的密级根据文件登记的密级确定。未登记密级的, 为非国家秘密级文件。该类文件, 其密级按可公开程度分别定为公开、工作秘密等。经鉴定属国家秘密的文件资料交由持保密工作上岗证的人员整理和归档。除保管外, 其处理方法与非密文件基本相同。
(三) 年度鉴定。
鉴定年度时, 以待归档文件的形成时间, 即文件签发日期 (落款日期) 判定所属年度。具体方法如下所述:一是跨年度形成的文件, 如召开会议、处理案卷等, 分类时归入办结年度。二是几份文件作为一件时, “件”的日期应以装订时排在前面的文件日期为准。三是文件没有标注日期的, 需要分析文件内容或各种标识, 通过对照等手段来推断和考证文件日期或近似日期, 并据此合理划分年度。四是有专门年度分类方法的, 从其规定。如按年度分类的专项整治、检查、督查工作等情况, 即使不同材料跨年度, 也可将其统一归到所需年度。
(四) 分类鉴定。
即鉴定档案所属类别。鉴定时, 按照本单位制定的《档案分类方案》执行。鉴定时应将文件资料归到分类方案的最低一级类目内。
(五) 保管期限鉴定。
即保存价值大小的鉴定, 是文书档案整理、归档最为重要的环节。按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》或经档案局审批通过的本单位规定的文书档案保管期限执行。
五、整理方法
新的整理方法与传统方法比较, 应注意以下区别:一是取消案卷级整理, 实行文件级整理。二是取消案卷题名。三是取消案卷目录、卷内文件目录及全引目录, 编以“件”为单位的归档文件目录。四是原先在案卷封面上须填写许多内容, 新的方法只在档案盒封面保留一个填写项目, 即全宗名称。五是取消案卷排列。六是取消案卷目录号、案卷号、归档号, 只编写件号、填归档章。七是取消编页码。只清点页数, 将每件档案总页数填在归档文件目录的“页数栏”。八是取消案卷装订, 改为按“件”装订并装盒。
(一) 修整。
1.“件”的界定。
归档文件以“件”为单位进行整理和归档。这里所说的“件”分为2种:一是“自然件”:即单份文件或一册 (本) 材料为一“件”。二是“界定件”:即为了方便整理和利用, 在整理时人为地重新界定而且实体上一起装订、编目时体现为一条条目的“文件”。
界定“件”的主要方法为:一是文件正本与定稿为一件。定稿过厚不易装订的, 也可单独作为一件;重要文件需保存不同稿本 (如历次修改稿、讨论稿、征求意见稿等) 的, 其正本与历次稿各为一件。二是正文与附件为一件。附件数量较多, 或者较厚不易装订的, 也可各为一件。三是正文与文件处理单 (包括拟办单、发文稿纸、签批条等) 作为一件。四是原件与复制件 (包括抄件) 作为一件。五是转发文与被转发文作为一件。六是报表、名册、图册等, 应按照其本来的装订方式, 一册 (本) 作为一件。七是来文与复文 (如请示与批复) 作为一件。
2. 修整方法。
为保证档案长期保存和有效利用, 整理时应先对不符合要求的文件材料进行必要修正:一是对破损或易破损文件进行修裱。二是对字迹模糊或易褪变的文件进行复制。三是去除文件上易锈蚀的金属物, 如订书针、别针、大头针等。四是对过大文件进行折叠。折叠时根据归档案卷的尺寸控制图件大小, 并留出图件的装订边, 露出图件题名。注意单张折叠。
(二) 排序。
每件文件整理完, 按以下规则排序:一是正本在前, 定稿在后。二是正文在前, 附件在后。三是原件在前, 复制件在后。四是转发文在前, 被转发文在后。五是不同文字的文本, 如无特殊规定, 则中文在前, 其他文本在后。排序时, 一件文档中有两份或多份完全相同文件资料的, 保留一份, 其余作为不归档文件材料处置。
(三) 页数确定。
即清点该“件”档案的页数。以“件”为单位进行, 空白页不计算在内。确定页数时可编写或不编写页码 (编者注:建议编写页码, 以便于目录编制、著录及统计) 。
(四) 装订。
整理好的档案按“件”为单位进行装订, 以从实体上最终确定“件”的形态, 起到固定文件页次、防止文件页丢失、便于保管和利用的作用。
操作时, 使用订书机和不锈钢钉装订文件, 一般在文件左侧1/3和2/3处固定。较厚的文件使用“三孔一线”的方法进行线装, 以结实、整齐、不掉页、不压字、不倒页、不损坏文件、不妨碍阅读为原则。
(五) 编号。
1. 归档信息编写。
整理并装订完毕的档案, 在其第一页上方的空白处加盖归档章, 并填写归档信息。归档信息填写应使用打号机、碳素笔或碳素墨水。具体方法参照《归档文件整理规则》执行。
2. 档案号编制。
文书档案的档案号编制按照“全宗号-年度.保管期限代码-室编件号”的原则编写。其中, 连接全宗号与年度、保管期限代码与件号的是连接号“-”;连接年度与保管期限代码的是间隔号“.”。保管期限代码分别为:永久:Y;定期30年:D30;定期10年:D10。
(六) 编目。
即编制归档文件目录。编目根据分类方法类目次序和室编件号顺序逐件编制, 编目按年度和保管期限, 以“件”为单位分别编制, 一件体现为目录中的一条条目。具体方法参照《归档文件整理规则》执行。
(七) 装盒、入库。
一是将整理完毕的归档文件按最低一级目类和室编件号顺序装入档案盒, 并填写档案盒封面、盒脊及备考表。文书档案盒的样式、规格及填写要求参照《归档文件整理规则》 (DA/T22-2000) 执行。二是每盒档案应放置一张备考表于盒内文件之后。该备考表是文书档案装盒后, 检查该盒文件质量、确定是否能够归档入库的记录表。整理人应在表内注明该盒文件数量、起止号等情况。检查人负责对文件整理质量进行核查。三是装盒时, 不同全宗、不同形成年度、不同保管期限、不同机构或问题、不同流水件号的文件不得放入同一档案盒。四是完成装盒后交库房管理人员登记入库;使用档案系统进行档案管理的, 入库前还应检查盒内文件是否完全著录后方能入库, 避免档案的入库遗失。五是国家秘密级文件实行专人专管, 并使用专属档案装具。
(八) 不归档文件材料处置办法。
篇9：文书档案整理工作要求与流程
作者：王大忠 文章来源：本站原创 点击数： 753 更新时间：2012-5-19
一、归档材料的要求
1、本单位自行文必须要有底稿，用计算机起草的文件要将有领导签字的文件作为底稿。
2、归档文件不能有重份
3、归档材料必须是同一年度。
二、工作流程
收集应归档文件、分类、划分保管期限、装订、排列、编写页号、盖归档章、编写件号、编制目录、装盒。
(一)、收集应归档文件
一般在每年第一季度完成上年度文件材料的收集归档任务，收集包括上级单位来文、本级单位发文、平级单位来文以及下级单位上报文。涉及党务、组织、宣传、统战、纪检、工会、共青妇、协会等党群工作、行政、保卫、监察、审计、人事、教育、财务、后勤、外事等政务工作形成的文件，目前容易出现的问题是只把本单位发文收集归档而将上、下级来文作为资料存放在相关处室，反映出还没有形成一个“大档案”的概念。具体范围如下：
1、应归档的上级机关的文件材料，主要有5个方面：
（1）、上级机关召开的需要本机关贯彻执行的会议的主要文件材料；
(2)、上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；
(3)、上级领导检查视察本机关工作时的重要指示、讲话和题词；
(4)、代上级机关草拟并被采用的文件最后草稿和印本；
(5)、上级机关转发本机关文件的文件。
2、应归档的本机关的文件材料，主要有24个方面：
（1）、本机关党组（党委）、行政领导会议文件材料；
（2）、本机关召开的工作会议、专题会议文件材料；
（3）、本机关颁发（包括转发及与其他机关联合颁发）的各种正式文件的签发稿、正式印件，重要文件的修改稿；
（4）、本机关的请示与上级机关的批复、下级机关的请示与本机关的批复；
（5）、本机关及其内部职能部门形成的工作计划、总结、报告；
（6）、反映本机关业务活动和科技管理的文件材料；
（7）、本机关检查下级机关工作和调查研究形成的重要文件材料；
（8）、本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析材料；
（9）、本机关形成的纪律检查、行政监察和审计方面的文件材料；
（10）、本机关党委、团委、工会、妇女和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；
(11)、内容重要的群众信访材料和本机关处理信访事项的记录、摘要单、调查处理报告、领导批示、统计分析材料；
(12)、本机关领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录及从其他单位带回的与本机关有关的未经收发登记的文件材料；
(13)、反映记载本机关房地产权益和有关纠纷处理的文件材料；
(14)、本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简章、人员编制方面的文件材料；
(15)、本机关制定的工作条例、章程、规章制度等文件材料；
(16)、本机关（本系统）的历史沿革、大事记、年鉴和反映本机关（本系统）重要活动事件的剪报；
(17)、本机关干部任免（包括上报和下批及备案）、调配、培训、专业技术职务评聘、党员团员干部职工名册和报表、干部职工录用、转正、定级、调资、辞职、退职、开除、退休、离休、复员、转业、评残、抚恤、死亡、奖惩及治安保卫的文件材料；(18)、本机关及本机关办理的干部职工转移工资、行政、党员、团员、工会组织关系的介绍信及存根；
(19)、本机关财产、物资、档案等的交接凭证和清册；
(20)、本机关编印的情况反映、简报等刊物定稿和正式印本及编辑出版物的定稿和样本；(21)、本机关与其他单位或个人签订的各种合同、协议；
(22)、本机关与外国签订的条约、协定、合同、议定书、换文（正本、副本）和机关外事活动形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、往来文件；(23)、各种普查工作形成的文件材料；(24)、死亡干部档案材料。
3、应归档的同级机关和非隶属机关的文件材料，主要有3个方面：
（1）、同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件；（2）、有关业务机关检查本机关工作形成的重要文件材料；
（3）、同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的重要往来文件。
4、应归档的下级机关的文件材料，主要有3个方面：
1、下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表；
2、下级机关报送的法规性备案文件；
3、直属单位报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表。下列文件不列入归档范围：
1、上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件、普发供参阅、参考而不需办理的文件及征求意见的文件；
2、本机关的重份文件、无查考价值的事务性临时性文件、未经会议讨论通过和未经领导签发的文件与电报、询问一般性问题或提出一般性意见、建议的人民来信、本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料以及为参考而收集来的文件材料；
3、参加非主管机关召开的会议带回的不需贯彻执行且无查考价值的文件材料、非隶属机关抄送的不需办理的文件材料；
4、下级机关送来参阅的简报、情况反映、抄报备案的一般性文件材料及越级上报的不需办理的文件材料。
各单位的历史沿革、职能范围、工作性质不同，应结合自身实际，根据上述通用归档范围，制定本机关、本系统具体的文件材料归档范围。
（二）、分类
一个单位对归档文件如何进行分类，一般常用的方法是以下两种：
1、“保管期限——年度——机构”分类法。此法适用于内部机构比较多，分工比较细且文件量比较大的单位，其具体操作的方法步骤是：
（1）、把归档文件按保管期限分成永久、30年、10年三部分；
（2）、把同一保管期限内的文件按年度分开，其中跨年度的会议、事件、临时性工作等类似情况形成的文件材料，放在会议、事件、临时性工作等类似情况结束的年度；（3）、把同一保管期限内各年度的文件材料按本单位的内部机构分开。在此分类方案中，内部机构排列顺序应与有关文件规定或约定俗成的顺序相吻合。以后如有内部机构增减合并等情况，应从变化当年起相应调整分类方案；如有临时机构一般归入相关业务机构，临时机构若独立性强且文件材料多，其文件也可作为一个独立机构整理，排列在其他常设机构之后。如保先工作，既可将文件放在机关党委或人事处，也可独立放在保先办。
2、“保管期限——年度——问题”分类法。
此法适用于内部机构比较少，分工比较粗甚至无内部机构且文件量小的单位，其具体操作的方法步骤是：
(1)、把归档文件按保管期限分成永久、30年、10年三部分；
(2)、把同一保管期限内的文件按年度分开，其中跨年度的会议、事件、临时性工作等类似情况形成的文件材料，放在会议、事件、临时性工作等类似情况结束的年度；(3)、把同一保管期限内各年度的文件材料按问题分开。
这种分类方法，重点是要将本单位文件合理的划分为几个大类，一般我们分为党群类、行政类、业务类等，党群类包括党代会、党员组织生活、党组会议、党员发展、党的活动安排等党务方面的文件、纪检监察、工青妇工作等；行政类包括各种综合性行政事务工作、办公会议、后勤服务、安全保卫、医疗卫生、各种经费申请、办公设备、物资采购、固定资产管理、年度财务预算、机构设置、干部任免、启用印章、领导分工、各项工作制度、工资、调动、离、退休、养老及医疗保险、丧葬费、抚恤金、工伤认定、职称评聘、人员调动、奖励表彰等；业务类包括本单位有关业务工作方面的全部文件材料。
分类必须依据本单位的实际，对号入座，是哪个类就归哪个类，不得交叉。分类的目的就是便于查找。
（三）、划分保管期限
1、保管期限为：永久、30年、10年。
2、保管期限的划分要准确。应把握以下原则：
永久：本单位制定的法规政策性文件，处理重要问题形成的文件，召开重要会议的文件，重要的请示、批复、报告、总结，综合统计报表，机构演变、领导任免、党员、团员、干部、职工花名册和报表、干部职工录用、转正、定级、调资、辞职、退职、开除、退休、死亡、抚恤、表彰奖励、违纪处理的文件；转移工资、行政、党员、团员、工会组织关系的介绍信及存根；
主管上级下发的属于本单位主管业务并要贯彻执行的重要文件和针对本单位人事及工作方面的批复为永久保存；本单位房屋买卖、土地征用，重要合同协议、资产登记等凭证性文件材料
30年：本单位职能活动形成的一般性业务文件；本单位召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；本单位人事管理工作形成的一般性文件材料；本单位关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示；一般性工作的报告、总结、统计报表;下级机关报送的重大问题的专题报告。10年：本单位一般性事务管理的文件材料;上级机关制发的属于本单位主管业务的一般性文件材料；上级机关和同级机关制发的非本单位主管业务但需贯彻执行文件材料；同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等；下级机关报送的年度或年度以上工作计划、总结、统计等文件材料；其它阶段性、临时性工作的文件材料。应注意的突出问题: 工作总结：本单位综合性年度或年度以上工作计划、总结为“永久”；单项性年度工作计划、总结为“30年”；不论哪方面的工作计划、总结，年度以下都应划为“10年”。表彰先进：受县级（含）以上的表彰、奖励为“永久”；县级以下表彰、奖励为“30年”。
处分材料：受到警告（不含）以上处分的为永久;受到警告处分的为10年。
（四）、装订
凡是归档文件一般按“件”进行装订。
1、装订前的准备工作 主要包括以下三项内容：
（1）、检查文件材料是否齐全完整，如有缺张少页或附件等不齐全的应设法补齐，有破损的应予以修整，有不宜永久、30年保存的应予以复制；
（2）、装订边太窄的适当加宽，纸张大于A4标准的应按A4标准酌情进行折叠或裁切，小于A4国标的应酌情按A4进行背贴；（3）、剔除多余的重份和不必要的复制件。
2、系统排列
一份文件由几部分组成时，装订前应按下列顺序进行排列：（1）、正本在前，定稿在后；（2）、正文在前，附件在后；（3）、原件在前，复制件在后；（4）、转发件在前，被转发件在后；（5）、批复在前，请示在后；
（6）、不同文字的文本，中文本在前，外文本在后，汉文本在前，少数民族文字在后。（7）、成套报表一册为一件。
3、装订方法
（1）、10年保管的文件，可保持原貌，不再拆开重新装订。
（2）、永久、30年保管的文件，可根据本单位实际情况采取下列两种方法中的一种：一是不锈钢夹装订法，即采用专门制作的订书机和不锈钢夹进行装订。为减少厚度，一般件号为单号的文件，不锈钢夹卡在文件左侧距离上下边各2厘米处，件号为双号的文件，不锈钢夹卡在文件左侧距离上下边各4厘米处。二是线绳装订法，即使用细线绳装订文件，要求统一在距离文件左侧边沿1.2厘米处，上下均匀扎三个相距7厘米的孔，穿上细线绳适当抽紧并打结即可。
（3）、太薄或过厚文件的处理：对于太薄或过厚的文件，如果使用钢夹或细线绳装订不方便时，太薄的可以使用少许浆糊逐页进行粘贴，过厚的可以采用粗线绳按照以往案卷的“三孔一线法”进行装订。
（五）、文件材料的排列
1、同一保管期限、同一事由的文件要排在一起，如干部任免、表彰奖励等要排在一起。
2、同一保管期限、不同事由的按文件的重要程度排列。如会议记录、工作安排、总结等。
3、会议文件、统计报表、简报等成套文件材料要集中排列。
（六）、编写页号 只能用铅笔编写页号。
按照《甘肃省〈归档文件整理规则〉实施细则》的规定，归档文件按照以下方法编制页号：
1、以“件”为单位编写页号，也就是每件均从“1”开始编起，件与件之间不连续编制页号，这也是与以往以“卷”为整理保管单位时编页号方法的不同。
2、页号编写的位置，凡是有文字、图表的页面都要编写页号，正面编写在右上角，背面编写在左上角。
3、一份文件的总页数，以该文件最后一个页号为准。
（七）、盖归档章
1、归档章应盖在每件文件首页的右上方，归档章用“红色”印泥盖，不能使用其它颜色。
2、归档章各项目的名称和填写方法：
归档章的规格：长为3×15MM，宽为2×8MM，具体样式如下： 1 2 3 全宗号 年度 室编 件号
机构或（问题）保管 期限 馆编 件号 5 6 1号格：“全宗号”项，填写档案馆给本单位档案全宗确定的代号（如1号、2号等），未给确定的暂不填写。
2号格：“年度”项，用四位阿拉伯数字填写文件形成的完整的公元纪年，不能有任何省略。
3号格：“室编件号”项，由机关档案室人员填写每一份文件的排列顺序编号。4号格：“机构（问题）”项，按机构分类的填写产生文件的内部机构名称，如“办公室”、“人事科”等；按问题分类的填写文件所归入的“问题类别”的名称，如“党群类”、“行政类”等。
5号格：“保管期限”项，填写每一份文件的保管期限，即“永久”、“30”或“10”。6号格：“馆编件号”项，档案移交进馆后，由档案馆根据自己管理的需要与要求确定是否编写以及如何编写。
归档章各项目的填写，应选用大小适当的数码章，刻制大小适当的“机构（或问题）”名称章、“保管期限”章，加盖上去。
3、填写归档图章内容时要求：（1）凡手工填写各项目内容的，一律用碳素笔填写；（2）凡项目内容用图章盖的，一律用红公印泥；（3）各项目内容用数字表示的，全部用小号数码章。
（八）、编写件号
所有文件排列完毕之后，即应按照排列顺序逐件编写件号，件号编写在归档章的“室编件号”栏之内，有关归档章的使用填写事项将在下面专门讲解。
编写归档文件件号，始终按照永久、30年、10年三个序列来编制。编制方法主要有两种，一种是在同一保管期限内编大流水编号，这种大流水编制到一定时候，序号比较大，需要断号。
还有一种件号编制办法，就是按年度断号，即在同一年度内按照不同保管期限分别编制件号，即年度内编小流水号
根据我省的《实施细则》，归档文件编件号按照以下要求进行：
1、文件数量大的单位（指每年形成的文件数量永久、30年、10年中有两部分超过了四位数）可以一年或五年断一次号（五年断号的文件数量以不超过四位数为限）；
2、文件数量中等情况的单位（指5—10年形成的文件数量永久、30年、10年中有两部分超过四位数不超过五位数）可以五年或十年断一次号；
3、文件数量比较少或很少的单位，其永久、30年、10年分别十年加起来超过四位数不多甚至达不到四位数，可以暂时不考虑断号，等15年甚至更长时间达到四位数时再说，但仍以不超过四位数为限。
（九）、编制目录
1、根据本单位文件材料分类、排列、编号的顺序，按照永久、30年、10年三个序列，分别逐件编制归档文件目录，用泰坦档案管理软件打印。
2、按规定要进馆的永久、30年档案，应编制纸张档案目录一式四套（其中两套交档案馆，两套本单位使用），电子档案目录一式两套（一套交档案馆，一套供日常查档使用）。
3、目录本的编制，按照保管期限的不同分别编制永久、30年、10年目录，按照目录号和保管期限的不同分别编制目录。
4、归档文件目录各项目填写规范如下：
（1）、“件号”项：按照归档章内的“室编件号”进行填写；（2）、“责任者”项：
A、填写制发文件机关的名称或个人的姓名，一般以文件的盖章或署名为准； B、机关应填写其全称或通用简称；
C、由两个或两个以上机关的联合发文，一般只填写主办单位名称，也就是编发文字号的单位；
D、合同、协议应填写甲方、乙方两个单位的名称； E、个人作者填写其姓名，必要时加填职务或身份；
（3）、“文号”项：填写文件的发文字号，三者缺一不可，不得省略其中的部分，无文号的文件材料此项不填写。（4）、“题名”项：
A、一般照录文件原题名，不得自行修改；
B、无题名或题名不能揭示文件内容，应根据文件内容自拟题名加“[ ]”填写； C、有正题名、副题名的文件材料，可选择其中有检索价值的题名填写；
D、外文或者少数民族文字的文件材料，除原文照抄外，应将汉文译文加“[ ]”附在后面；
E、批复与请示合为一件，拟写题名时写批复标题，将请示文号放在备注栏中方便查找。（5）、“日期”项：
A、填写文件的形成时间，一般以落款时间、会议通过时间或发布时间为准； B、用8位阿拉伯数字标注年、月、日，不得省略。月或日如果是一位数时，其前应加写一个“0”；在打印目录时应分为年和月日两行。C、时间不详或没有时间的文件材料，应进行必要的考证。
（6）、“页数”项：填写每份文件的总页数，总页数以文件材料的最后一个页号为准。（7）、“备注”项：必要时简要注明需要说明的特殊情况或问题，如果说明文字比较多时，应填写在备考表中。
（十）、装盒
1、归档文件装盒的方法步骤
(1)、按照永久、30年、10年三个编号顺序分别装盒。一个机构或类别的文件比较多，可以按排序单独装一盒或几盒；不同类别、不同保管期限的文件不能混合装盒。(2)、每盒文件之前放置归档文件目录，在文件之后放置一张备考表。
2、备考表所设各项目的填写方法
（1）、“盒内文件情况说明”项：填写盒内
文件需要说明的问题，主要包括文件的齐全完整程度，损坏情况以及整理归档后修改、补充、移出、销毁等有关情况，无问题则不填写。
（2）、“整理人”项：由整理归档文件责任人签字或盖章。
（3）、“检查人”项：由检查归档文件整理质量的责任人签字或盖章。（4）、“日期”项：填写本盒文件整理完毕的年、月、日。卷 内 备 考 表 需要说明的问题：
立卷人 检查人 时 间
3、档案盒封面项目填写方法
封面只有一个“全宗名称”项，填写产生档案全宗的单位的全称或通用简称，具体与目录夹封面相应项目相同。如果一个机关单位用盒量比较大，可以要求厂家直接将单位名称印上去；如果一个机关单位用盒量比较小，或者已经购买了未印制单位名称的文件盒，可以设计刻制一个大小适当的条型章，在使用文件盒时逐个盖上去。
4、档案盒脊项目的填写方法：
“全宗号”项，用大号数码章盖档案馆给本单位档案全宗确定的代号； “年度”项，用小号数码章盖四位阿拉伯数字；
“保管期限”项，盖大号“永久”、“30年” 或“10年”；
“机构（问题）”项，按机构分类的盖产生文件的内部机构名称，如“办公室”、“人事科”等；按问题分类的盖文件所归入的“问题类别”的名称，如“党群类”、“行政类”等；
“室编件号”项，由机关档案室人员填盖本盒文件的起止件号；
“馆编件号”项，空，档案移交进馆后，由档案馆根据自己管理的需要与要求确定是否编写以及如何编写；
“盒号”项，用大号数码章盖本盒的排列顺序号。全宗号（用大号数码章）年 度（用小号数码章）保管期限(永久、30年、10年)机构（问题）起 止 件
号 室（各归档单位用小号数码章，分两行盖起止件号）