印章管理（精选十篇）
印章管理 篇1
一、高校作废印章归宿的调查
近日, 笔者通过因特网随机对全国各地66所高校作废印章归宿情况进行了抽样调查, 结果如下:第一, 注销归档的有28所高校。高校有:中山大学、湖北大学、湖南大学、华东交通大学、中国农业大学、长安大学、长春大学、成都大学、北京工业大学、辽宁工业大学、南昌大学、南华大学、山西大学、上海大学、西南大学、徐州师范大学、安徽师范大学、浙江农林大学、大连交通大学、重庆大学、重庆工商大学、杭州电子科技大学、衡阳师范学院、柳州师范高等专科学校、马鞍山师范高等专科学校、中南林业科技大学、华南农业大学、武汉理工大学;第二, 上交的有15所高校。高校有:中国地质大学、青岛大学、山东理工大学、天津外国语大学、武汉纺织大学、西安工程大学、西安交通大学、西南石油大学、河南科技大学、成都理工大学、广东商学院、广州中医药大学、淮阴工学院、兰州交通大学、南京航空航天大学;第三, 销毁的有15所高校。高校有:北京师范大学、吉林大学、暨南大学、南京师范大学、海南大学、河海大学、河南工业大学、湖南农业大学、青海大学、广东外语外贸大学、山西农业大学、阜阳师范学院、合肥师范学院、湖州师范学院、上海工程技术大学;第四, 无明文规定的有8所高校。高校有:北京航空航天大学、贵州师范学院、韩山师范学院、江苏技术师范学院、山西大学、商丘师范学院、沈阳师范大学、西华师范大学。
以上调查可知:根据高校相关规章制度, 大致可以将作废印章的归宿划分为四种类型, 第一类是采取注销归档方式, 约占调查高校总数的42.4%。也就是说, 近半数高校能根据相关规定制定相应的管理制度, 采取比较合理的方式和手段对本校印章档案进行妥善保管。第二类采取上交方式与第三类采取销毁方式的高校各占22.7%, 说明采取此两类管理方式的高校贯彻执行国家相关规章制度还不太全面或者说有一些偏差, 存在诸多漏洞和不足。第四类高校在其相关印章管理制度中仅仅提到了怎么来启用与管理学校印章, 对如何处置作废印章却只字未提, 约占12.2%, 或许能推定这类高校还没有意识到印章档案管理工作的重要性。笔者认为, 尽管难以确定被调查的高校是否还存在相关更为完善的印章管理制度, 甚至对网络信息更新是否及时也存在质疑, 但由于其调查数据与高校实际应该做到的制度化、规范化管理印章的工作目标相去甚远, 足以说明全国有相当部分高校没有对本校作废之后的印章进行妥善管理, 结合被调查高校的印章管理方面的规章制度的实际内容, 我们不难得出这样的结论:国家档案局于2008年6月发布了《印章档案整理规则》在高校还没有得到很好的贯彻执行, 高校印章管理工作还亟待加强。
二、高校印章档案管理乱象原因
1.由于历史的原因, 高校档案部门一直将作废印章归入实物资料而非档案。1993年11月, 国家教育委员会发布了《关于发布<高等学校档案实体分类法>、<高等学校档案工作规范>的通知》 (以下简称《通知》) , 在《通知》中没有涉及印章档案的内容, 而这个《通知》从1994年开始一直沿用至今, 都是高校档案管理工作的法理依据和贯彻执行的工作规范。《通知》没有将作废的印章归入集中统一管理的档案范畴, 加之作废印章表现为实物资料的特征, 高校档案部门在很长的一段时间里都把作废的印章归入实物资料的范畴来进行管理, 这一认识直接决定了其命途多舛。
2.由于档案管理继续教育课程陈旧, 对于小类别档案规章制度的颁布缺少关照, 致使印章档案成为管理盲区。高校档案工作者每年都要接受档案主管部门开展的继续教育业务培训, 由于继续教育业务课程内容陈旧, 极少更新, 所以大家能接受到的新业务知识十分少, 自然也就没有及时得到关于印章档案管理方面的业务培训, 大家很少有人知道什么叫印章档案, 也不真正了解其整理归档的法理依据。其实, 对于印章的管理, 早在1999年10月国务院就颁布了《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》 (以下简称《规定》) , 其中第二十四条明确规定:“国家行政机关和企业事业单位、社会团体的印章, 如因单位撤销、名称改变或换用新印章而停止使用时, 应及时送交印章制发机关封存或销毁, 或者按公安部会同有关部门另行制定的规定处理。”这应该是国家比较早的关于印章管理方面的明文规定, 这个时期, 高校的作废印章是可以“及时送交印章制发机关封存或销毁”的。但在2008年6月国家档案局出台了《印章档案整理规则》, 其中对印章档案定义有了十分清楚的描述:“印章档案是国家机关、社会组织和个人在从事政治、军事经济、科学技术、文化教育等社会活动中形成和使用过的印章, 是一种具有特殊载体形态并在历史研究、档案考证、文物收藏和艺术鉴赏等方面有特殊价值的档案”。《规则》还规定了印章档案的整理原则和方法, 并要求“机关、企业、事业单位档案室 (馆) 参照使用。”从上述可见, 人们对一个事物的认知有一个逐步提高的过程, 对作废印章的认知也有一个历史发展的过程, 因此国家的政策法规也会有一个废、改、立的需要, 所以现在各高校档案工作者如果不及时学习新的规章制度, 不去熟悉新的印章档案业务知识, 还依据已过时的《规定》来管理作废印章就很不合时宜了, 说严重点则有渎职之嫌。
三、解决高校印章档案管理混乱的建议
由上述可见, 高校印章档案的整理归档工作并非是无章可循, 而是相关规章制度没有得到很好的贯彻执行。每一枚印章就是一段历史, 它真实反映一个单位部门的机构设置和演变, 展示了高等教育的发展简史, 诉说着高校经历的不同发展时期。所以说高校印章档案的管理工作极为重要, 必须要科学规划, 以有效维护印章档案的完整和安全。为解决目前高校普遍存在的印章档案管理不到位的问题, 笔者提出以下建议:
1.高校应尽快建立健全印章档案管理制度, 针对国家颁布的新的政策法规, 及时做好规章制度的废、改、立工作, 把好建章立制关。
2.高校应对专兼职档案人员的继续教育培训机制进行改革, 最重要的是授课老师要及时更新培训内容, 及时针对每年新颁布的相关规章制度组织培训学员进行深入解读和认真学习, 让高校档案工作能紧紧跟上时代前进的步伐。
3.各高校应在全校范围内做一次全面彻底的作废印章的收集 (或征集) 活动, 把好收集 (或征集) 关, 一次性将印章档案管理方面遗留的问题处理解决好, 确保收集到的印章档案能保持完整安全。
4.高校以收集 (或征集) 活动为时间节点, 同步实施新的规章制度, 严格按新制定的印章档案管理办法执行, 让印章档案管理工作走上科学化、规范化的管理道路。废止的印章应及时与档案部门办理移交归档手续, 印章使用单位在新印章启用时, 应及时上交作废的旧印章。同时应建立备案制度, 完整填写印章备案登记表、印章移交登记表、停用印章登记表、印章销毁登记表、印章档案移交表等细目表, 形成印章从启用到归档 (或销毁) 等一套完善的工作流程, 在新印章启用时, 将印章的印模、启用日期、保管部门、保管人、交接、作废等信息记录在册, 实现印章档案的全过程管理, 确保印章档案的收集完整和安全。只有这样, 才能让高校作废的印章有一个好的归宿和利用前景, 使其发挥应有的作用。唯如此, 高校的印章档案管理工作才能真正走上规范化、科学化管理轨道。
参考文献
[1] .国家档案局《.印章档案整理规则》 (DA/T40——2008)
印章管理规定 篇2
一、印章的制发: l、组建、成立一个新机构或机构改变名称需颁发新的印章。
2、公司的印章由董事会批准制发。
3、各部门内部所需的各种印章,由各部门主管领导批准后由办公室办理。
二、印章的使用:(一)公司印章的使用范園:
1、各部门上报的各类报表;报给地方政府的各类报表;以公司名义下发的正式文件;各单位代表公司所签订的协议、合同。
2、公司与各部门、分公司、员工签订的合同、协议、聘书、通知。
3、公司颁发的各种奖状、证书、通告、通知。
4、公司开具的介绍信、证明信、便函。
5、其它需公司印章的文字材料。(二)法人代表(企业负责人)人名章范围:
1、各类报出的财务报表。
2、授权委托书。
3、其它需法人代表(企业负责人)人名章的文字材料。
三、用印程序:(一)凡需使用公司各类印章者,均须填写“加盖印章申请单”。(二)凡以公司名义上报、下发的文件,报政府部门的报表,需总经理签字后方可
用印,如遇总经理不在,可酌情由其他分管经理代签。(三)_般性文字材料, 由公司部门分管经理签字后方可用印。(四)各类合同、协议、需使用公司印章及法人个人印章时,由总经理签字。
(五)加盖公司印章的同时需加盖公司法人个人印章时,签发人与所盖个人印章应
相符。
(六)需开空白介绍信、空白表、没有总经理签字特许,不得使用印章。
四、印章保管:(一)公司章、法人章,由办公室设专人负责。
(二)各部门所持冠以“黄石市城市公交集团有限公司”名称的专业用章。均由各部门派人负责管理。
(三)印章的保管必须做好安全、保密。
(四)印章_般不准离开保管处,遇特殊情况需携带印章外出用印时,需经总经理批准但印章不得离身,不得私自交给他人代为使用,保管人外出时,经部门主管领导批准后, 可交其他工作人员代为保管, 但需登记代管时同。
五、应注意的事项:(一)盖章时必须端正、清晰、美观、便于识别,做到上不压文,下压日期。
(二)用印章单位或个人,必须认真填写“加盖印章申请単〃并留存一份用印件（介结信、使函、投标书、报表、奖状)各类合同协议必须留存印件;一般性文字材料保留公司领导签批的手稿。
企业印章规范管理与日常问题思考 篇3
印章的规范管理
规范建立建全企业印章管理制度的意义。印章制度源于封建社会的官印文化，从产生之日起就具有表征效力，历经朝代，延续至今，印章始终具有其应有的效力，并衍生出印章的公信力、证明力与约束力。当今社会，企业的印章管理尤为重要，因此企业印章的管理必须有规可依，有章可循。这就要求企业必须建立建全一系列的规范严谨的印章制度。印章制度包括，《印章刻制管理制度》、《印章启用管理制度》、《印章使用审批管理制度》、《废旧印章作废管理制度》、《印章保管制度》等。各类印章制度的建立与完善，一方面促进企业各项生产、经营、管理工作的有序进行；一方面防患印章滥用、印章盗用、印章伪造等事件发生。
企业印章的分类。企业印章分类有企业公章、部门章、财务章、合同专用章、业务专用章等等。印章级别不同，用处不同。企业公章，用于公司内部管理以及对外事务处置如工商、税务、银行等。部门章，是企业内部各个部门的印章，具有其部门职能的效力。财务章，用于公司财务经营业务的往来，出具票据时加盖。合同专用章，公司在签署合同时需求加盖。具有法定效应。业务专用章，是指企业内部具体业务，在日常工作中，为满足实际工作需要而刻制的印章。
建立建全印章基础表单。企业在进行公章使用管理时，应建立建全印章的基础表单。从一枚印章的申请刻制直到最终的作废归档，都应有相应的基础表单，如：刻制印章草图；启用印章登记表；颁发、停用印章登记表；移交印章登记表；作废印章登记表；印章使用审批单。
印章刻制管理制度。印章刻制工作，首先由使用部门提出书面申请，逐级审批完成后，由印章管理人报送具有当地公安部门授予刻制资格的印章刻制公司进行刻制。印章管理人报送时，应当持有编制或人事等相关部门正式批准文件的原件和复印件、单位介绍信、印章管理人的身份证复印件以及待刻制印章的模版、字样、规定尺寸。刻制完成后，印章亥制公司应及时到公安部门将印章备案。
印章启用管理制度。印章刻制完成后，印章管理人应进行启用程序，按照规定做好戳记备案，草拟企业的红头文件发布启用通知，通知中注明印章使用范围，启用时间应为红头文件的发布时间。印章发放至使用部门，应有与印章刻制人有交接手续，并确定印章专人保管。
印章使用审批管理制度。印章管理最为重要的是日常使用，必须坚决执行印章使用审批制度。建立规范的基础表单《印章使用审批单》，表单应设用章事由、印章名称、用印单位、用印名称、使用份数、部门审批人、用印人、签批人以及盖章人等条目，登记清晰，签批人应为企业的主管领导，重大事件时应由企业主要领导签批。
废旧印章作废管理制度。因机构、职能变化或者撤消的印章（包括更名及因使用而磨损严重的印章）应执行废旧印章作废管理制度，工作流程为，收回、登记、发布企业红头文件宣布此印章作废，作废时间应为红头文件发布的时间。印章作废后，应由管理人进行年度归档，存放在企业的档案部门，按照档案部门的年限要求进行印章销毁。
印章保管制度。印章保管，专人专管，确定责任人，确定领导负责人。印章保管人员应认真负责，遵守纪律，外出时需要印章上锁，不能随意移交他人。长期离岗期间，应提交主管领导，由主管领导交派他人。节假日期间，印章应放置专用保险柜存安全存放。印章散失、损毁、被盗时，印章保管人应在第一时间向公司提交书面报告，在公开声明作废后，申请重新刻制启用。
印章管理日常工作中的问题思考
在实际的印章管理工作中，如何规避风险，杜绝隐患，是值得管理者思考的命题。印章管理人应奉行印章的管理原则，保证其安全性、严肃性、规范性，这样才能为企业的蓬勃发展保驾护航。下面是印章日常管理中应注意的几个问题：
印章需设专人管理。管理印章人员应选用自身综合素质较高，工作认真负责人员担任，这样才能确保在日常管理中規范有序，严格办事程序，杜绝违纪印、人隋印。
确定领导责任人。应确定直接领导负责人，对印章管理岗位进行督察，实行领导责任制。
坚决执行审批制度。印章审批制度的建立，贵在执行，不能因手续繁琐，制度形同虚设。
禁止加盖空章。不能因为任何理由，在未填写资料的空白文本上加盖公章。
避免印章外带。尽量避免印章携带外出使用，如遇特殊需要，使用人需要提出申请，领导同意后由专人携带，并且用印时管理人员不得离开。
印章安全存放。节假日安全存放专用保险柜，防止被滥用或盗用，确保印章安全。
保养与清洁。印章及时清洗，确保印痕清晰。
印章是企业权利、责任的象征，具有凭信作用和法律效应。只有加强规范企业印章的管理，维护印章的严肃性，确保印章安全使用，才能实现企业管理工作的规范化、科学化、现代化、法制化，才能为各项生产经营任务保驾护航。
强化印章管理的实践探索 篇4
一、印章管理中容易发生的问题
在实际工作中, 有些部门或单位不重视用印规范, 管理混乱等现象时有发生, 主要表现在以下几个方面:
一是思想认识不到位。从思想上没有意识到印章对企业的重要性, 有些人认为盖印章是很随便的事情, 公章不如关系, 公章不如领导的一句话。只要领导发话, 盖章办事就很容易。
二是印章使用不规范。有的部门没有及时销毁旧的印章, 导致新章老章并存;有些同志怕驳了老乡、熟人、亲友的情面, 丧失用印原则;还有的贪图方便, 在空白介绍信上盖章备用, 给不法分子以可乘之机, 这种问题在某些基层单位尤为突出。
三是印章保管不严格。个别单位对印章管理不善, 没有及时收回作废的印章, 造成了法律诉讼事件;有的单位对公章“齐抓共管”, 办公室多位同志有存放印章抽屉的钥匙;有的单位印章随处摆放, 成了可以信手拈来之物;也有些同志缺乏警惕性, 存放印章的抽屉或橱门整天开着, 或把钥匙挂在上面, 以致印章被盗用。
二、强化印章管理的主要措施
印章管理工作是办公室的一项基本职能, 基于上述主要问题, 为进一步加强对印章全过程的管理, 实现印章从申请刻制到销毁全过程每个环节都规范可控、留有记录, 我院主要强化“四专”, 加强了印章管理工作:
一是制定规范的印章专用管理流程。院发文成立机构 (人力资源处负责) ———刻制印章 (企法处负责) ———发文启用印章 (办公室负责) ———机构撤销 (人力资源处负责) ———收回印章 (办公室负责) ———销毁并备案 (办公室、企法处等部门共同负责) 。详见下图:
具体操作过程如下:
1.人力资源处依据院相关决定负责发文成立机构。在发文时要对机构名称进行认真审核, 确保机构名称的正确性。
2.新成立的机构依据院机构成立文件向归口管理部门提出刻制印章申请。无明确归口管理部门的机构直接向企法处提出申请。
3.归口管理部门对刻制印章申请进行审核, 如同意则由本部门第一管理者签署意见并加盖本部门印章后, 将申请转企法处。
4.企法处在收到刻章申请后, 要对申请机构的成立依据、印章刻制的必要性、印章刊印文字内容进行认真审核, 审核通过后方可刻制印章。企法处刻好印章后交办公室待发文启用。
5.院办公室收到印章后, 应再次核查印章依据文件和刻制申请, 确保无误后在专门台账上登记并发文公布启用。对于因机构名称变更而刻制的印章, 在发文启用的同时还须注明作废旧印章。
6.印章生效后, 由相应机构负责人或其授权的院在岗职工到院办公室办理印章领用手续。对于因更名而启用的印章, 在办理领用手续时还须同时交回作废的旧印章。
7.持有印章单位要按照印章管理有关规定, 严格管理和使用印章。要指定专人 (监印员) 保管印章并确保安全, 用印要经单位负责人审核同意并做好登记。监印员必须做到坚持原则, 不在空白或有损单位利益的函件上盖章。每次用印还要注意盖印的规范格式要求, 不留有可能被钻空造假的空间。
8.机构撤销时, 由人力资源处依据院相关决定负责发文公布撤销该机构。属临时机构的, 还需由归口管理部门事先向人力资源处提供撤销机构的名单。院直属机构的印章直接交回办公室;院属临时机构的印章交相应归口管理部门, 由归口管理部门交回办公室。交接印章时须留下相应记录。办公室收到印章后会同企法处对已作废印章作出处理, 将记录作为永久档案保存备查。
二是建立印章专人保管和安全存放制度。印章由专人保管, 保管人必须要政策观念强、忠实可靠、能秉公办事, 视企业利益如生命。印章存放应有专用柜, 存放在安全、保密的保险柜或铁皮柜中, 并随时上锁, 钥匙要随身携带, 严禁外借或拿出办公室使用。当有特殊情况必须带离保管处时, 应始终将印章带在身边, 不得人印分离。
三是建立印章专用登记、审批制度。建立用印登记、审批制度, 既利于培养严谨细致的工作作风, 对用印情况做到有据可查, 又利于对用印情况进行定性定量分析, 使印章管理和使用的每个环节都做到有序可控。
1.建立《印章使用申请表》, 申请表上的内容:申请单位、经办人、申请单位领导签字、事由、份数、日期、用印人、批准人。《印章使用申请表》在用印后交由院办公室印章保管人负责汇总整理。《印章使用申请表》同时建立电子文本, 由印章保管人负责登记, 每个月月底打印后汇总成册, 归档, 以备查阅。
2.加盖院行政印章必须按要求填写《印章使用申请表》, 经申请单位负责人、归口部门负责人、主管院领导或院副总、办公室负责人层层审批后, 方可用印。当主管院领导出差时, 须电话征求意见并在备注栏中注明。加盖院长名章的出院报表, 须征得院长本人审查同意。
3.需在院营业执照、组织机构代码证、各类资质证书等复印件上加盖印章的, 还必须在复印件上注明用途、日期及“复印无效”字样后方可用印。
4.凡加盖院印章的资料, 须符合院现行技术文件编制要求及院执行的公文处理相关格式要求, 对不符合格式要求的, 办公室将退回, 要求整改完善后用印。
5.加盖申请单位印章的介绍信, 在介绍信存根“领导签字”一栏须由本单位主要领导审核签字;加盖院印章的介绍信, 在“领导签字”一栏除了须由本单位主要领导审核签字以外, 还须有办公室负责人复审签字。
四是坚持按专项原则和政策盖章。在工作中, 要区分不同情况, 严格按程序把关用印。要摒弃私心杂念, 做到“一枚朱印, 处处为公”。要明确职责, 加强学习, 要熟悉本部门的业务, 对能否用印、是否符合条件, 做到心中有数。对需用印的公文、稿件、信函等有审查把关的义务和权力。对不符合规定和要求的, 要坚持原则, 耐心说服, 切不可“有求必印”或态度生硬。不在空白介绍信或空白纸张上加盖印章。严禁任何部门、单位、任何个人私刻公章。院行政公章只有当以单位名义进行公务活动时方可使用, 不作为证明个人身份使用。
印章管理规定 篇5
第一章 总则
第一条 为了维护学校利益，保证印章使用的严肃性、规范性，堵塞工作漏洞，切实做好印章管理工作，特制定以下规定。
第二章 印章的刻制
第二条 我学校的印章是由经教委审批在各个部门备案后刻制的第三章 印章的启用
第三条 印章在启用前必须在学校机要室先行登记，留下印模备案，由部门负责人办理签领接收手续后再行启用。
第四章 印章的保管
第四条 各类印章，均应置于办公场所加锁的牢固铁柜之内，随用随取；不得置放在办公桌面或抽屉内；不得带离办公场所。
第五条 学校印章由学校办公室指定人员专人负责保管；印章保管人员因事外出，应将印章交本部门直接负责人管理，不得随意委托他人代管使用。如发现印章丢失，应保护现场，报告领导，查明情况，及时处理。
第五章 印章的使用
第六条 校级各类印章使用审批程序规定
1．以学校名义印发的各种公文，必须由学校党政主要领导或分管校领导在公文签批纸上签署意见，方可使用。
2．凡涉及学校房产、地产、重大财经、人事事务、重要经济合同、协议、诉讼等涉及学校有形、无形资产及重大利益问题，如用学校印章或学校法人印章、法人签名章、组织机构代码证、事业单位法人登记证等，必须由学校法律顾问签署书面意见，送分管校领导审查，向校长报告同意后方可使用。意向书以及报送的计划、统计报表、财务报表等必须填写用章审批单，经部门负责人和学校分管领导签批后用印。申报材料、个人证明材料等需加盖学校印章的，须有部门负责人和学校分管领导签署意见，方可用印。
3．使用法人签名章，须在履行相应程序的基础上，报经法人本人审批签字同意后，方可使用。
4．学校设立科技合同专用章，用于对外签订科研合同用，由科研处保管，由分管科研的校领导签批后使用。其它部门一律不准设立单独的合同章。
5．以学校名义在外刊登广告、声明等，由部门经办人拟稿，部门负责人核稿签字、报请学校分管领导批准后，方可用印。
6．各部门因公外出联系工作，参加各种学术活动，学生实习等，如需开具学校介绍信或使用学校印章，需填写用章审批单，经部门领导和主管部门领导签批后，方可用印。
7．不在我校工作、学习的教工亲属，均不属于学校出具证明范围；如有特殊情况需由学校出具证明的，需填写用章审批单，经教职工所属部门的领导及学校分管领导签批后，方可用印。
8．教职工收入证明、亲属关系证明等由所在学院和学校人事处负责审查，填写用章审批单后再行用印。计划生育、独生子女等方面的一切证明，由学校计划生育部门负责审查，填写用章审批单。
9．教职工支取个人住房公积金、补助金由学校计财处和后勤产业管理处负责审核签字后用印。
10．教职工出国留学（公费、自费）的用章，须由教职工所在部门领导、人事处、外事办公室及学校分管领导审批签字。
11．学生如需开具校级证明或介绍信，必须先向所在相关部门提出申请，经所在学院或相关部门领导签署意见后，由学院办公室人员到学校机要室办理有关手续。学生个人直接到学校机要室开具介绍信、证明或加盖学校印章的，学校办公室一般不予办理。
12．在校学生办理出国留学、定居、赴国外及港、澳、台探亲、旅游的有关手续，要经学校分管领导审批签字。
13．其它特殊情况需用学校印章者，须经学校办公室主任审查签字后，方可使用。
第七条 校级印章使用的相关说明
1．空白的稿纸、介绍信、证书、聘书、奖状等一律不得用印。
2．用印要履行登记手续。当事人要详细填写《用印登记表》，注明用印时间、事由、数量、批准人，经办人要签字。
3．教职工因私出境，如探亲、旅游等，学校只提供身份证明，不予作任何担保。
4．各部门在提出用印申请时，部门领导要本着认真、负责的态度，审核相关内容，如因把关不严出现问题，将追究相关责任。
5．校级印章管理员对校内各单位、部门用印及文件内容负有监督职责，对不符合用印手续的，有权拒绝办理，并及时报告分管校领导。
6．节假日、寒暑假期间，学校机要室一般不办理个人介绍信、证明和盖章等手续，假期因公、因私外出的教职工，如需开具学校介绍信、证明或使用学校印章的，需在放假前一周按有关规定到学校机要室办理。
第六章 附则
第九条 本规定由学校办公室负责解释。
古印章如何收藏 篇6
怎样鉴别古铜印章
古代流传下来的印章大部分为私印，其中汉代私印最多。材质有银、玉、铜质等，内容多以姓名印、图形印、古语印等为主。钮制多样，如龟钮、桥钮、瓦钮等等。
一般收藏者得到古铜印时，大都准备一块泥丸，钤盖为封泥状观看字形精神状态，后再拓印蜕从文字上加以校正，从印章锈色辨别真伪。古铜私印大多为铜质，距今二千余年会产生绿漆钴、红漆钴、水银钴、黑漆钴等不同的腐蚀。因出土地域的不同还会有“水坑”、“旱坑”、“生坑”等，锈色也有所不同。这些锈色因铜质本身的化学变化而形成，和印章融为一体，不易脱落和刮掉。而伪造的锈色大多是用颜料涂抹在印章表面，容易被刮掉，火烧也会产生化学气味。
最近，国内市场假玉印逐渐泛滥。因古玉印价格不菲，故仿造者手段特别高明。这些古玉印玉质很好，形制规范，但刻字无法达到古意。
明清流派印的收藏
如今，明清流派印的收藏也是热点，我们必须掌握一定的明清流派印的知识。明末清初印章进入辉煌时代，各流派篆刻师承关系明确，刀法讲求“稳、准、狠”，风格明显。传说中用刀有十三法、十七法之说，边款艺术也随法而生，明代刻款多用复刀，印款题年月姓名还加一些跋语，到清乾隆年后刻款用单刀法，我们从明清流派印边款上的艺术造诣和书法功底也能鉴定印章的真伪。此外，明清印章的钮制刀法精细，打磨雕刻工整，古朴典雅，多出自专业的雕钮名家。
收藏这样的印章，一看材质，材质越好越珍贵，比如，要是田黄，那材质本身就很昂贵，二看印章主人，主人身份越高印章越值得收藏。
高校印章档案管理探究 篇7
关键词：高校印章,印章档案,管理
高校印章是高校在各项工作中行使主体职权、证明其身份的权威性要件。高校在长期的发展中会不可避免的经历院校或其内部机构的撤销、合并、更名等变动, 并由此产生大量失去法律效力的印章。由于其原有的法律效果和权威性, 对于失效印章的管理应既要保证其实体安全, 又要使其不被非法利用。因此, 高校档案管理部门应及时将学校在党政工作、教学、科研等各项业务活动中形成的、已经停止使用的, 对于学校和社会具有保存价值的印章, 通过一定的程序收集归档, 实行集中统一管理。
一、高校印章档案的特点
1. 权威性。
印章是单位、组织或个人在各种社会活动中体现其主体资格和合法权力的印信, 具有凭证信物作用, 其启用须经依法审批, 受法律保护, 且印章使用者对印章的使用承担法律责任。
2. 载体多样性。
高校各单位的工作性质和业务范围不同, 因此印章种类繁多, 并且印章的制作没有统一标准, 即使同一高校使用的印章的载体在形状、材质、规格甚至文字类型等方面都不尽相同。
3. 法律效力的依附性。
印章的权威性及其法律效力的发挥, 通常是以依附在相关文件载体上钤印的形式实现的, 单独的一枚印章并不能体现其效力性。
4. 印章生命周期的不可逆性与潜在的“非法可用性”并存。
废止印章不可再作为正式文书的生效标志, 但印章在失效归档后, 印面上并未标注其有效时间与失效标志, 因此, 不可避免某些人非法地将印章档案作为生效期间所具有的法定效力进行使用, 使废止印章产生“非法可用性”, 扰乱正常的管理秩序, 甚至造成严重后果。
二、高校印章档案的管理现状
高校在长期的发展过程中必将产生很多废止印章。以江西某高校为例, 仅在近年学校更名之后, 学校档案馆收集到各类废止印章200多枚 (含业务章) , 而办学历史越悠久则这一状况亦突出。但从整体上看, 目前高校印章档案的管理水平较低, 存在管理意识淡薄, 存放散乱, 利用程序不规范、分类与编号不合理等现象, 国家档案局2008年制定的《印章档案整理规则》 (简称《规则》) 没有得到深入贯彻执行。究其原因, 概括如下。
1.“重文件, 轻印章”的双轨制档案管理意识。
高校档案管理部门对印章档案的价值认识不足, 普遍存在“重文字记载, 轻实物管理”的双轨制管理观念。长期以来, 印章档案的相关标准缺位, 档案工作管理中对印章档案的重视程度偏低, 使得印章档案并未真正纳入档案管理范畴, 因此, 对于以文件为代表的文字记载类档案和印章档案的管理自然形成双重标准。
2. 印章档案归档的无组织性。
一方面, 由于印章档案的归档没有完善的制度要求, 相关部门也缺乏对废止印章应该归档的意识, 于是, “是否归、归给谁、归哪些、怎么归”便成为印章归档的障碍, 使得印章档案归档缺少源动力;另一方面, 印章的权威性与象征性使得印章成为“烫手的山芋”, 担心对印章管理不善可能要承担较大的责任, 使得印章档案归档缺失吸引力, 于是, 废止印章的归档体现出了明显的无组织性。
3. 印章档案整理的无序性。
由于对印章档案管理的重视意识普遍不足、相关标准出台较晚, 且对《规则》的执行力普遍欠缺, 因此, 印章档案的整理方法各不相同, 档案装具纷繁芜杂, 没有进行合理的分类与编号, 使得印章档案的管理呈现出无序性。
4. 印章档案利用的不规范性。
废止印章归档保存后, 一些有所图谋的人会试图通过各种非正常途径利用废止公章进行不法行为, 从而给学校带来不可挽回的损失和负面影响, 类似的案例经常出现, 其主要原因是对印章档案的利用不规范造成的。
三、加强高校印章档案管理的对策
1. 强化印章档案意识, 理顺归档渠道。
首先, 高校档案管理部门及相关单位应认真学习贯彻《规则》, 提升印章档案意识, 充分了解实物档案与文字档案均是学校各项活动的历史记录, 应予以合理保存。同时, 将文件生命运动周期理论融入印章档案管理中, 纠正“重文件, 轻印章”的管理意识, 使“有保存价值的废止印章须归档”的管理理念上升为普遍共识。其次, 由于高校综合职能部门如校办、校办是校内印章从申请、审批到废止归档的经办单位, 因此, 高校档案馆 (室) 在收集工作中应加强与其沟通协调, 理顺印章档案的归档渠道。同时, 明确双方的分工, 在机构调整、合并等可预见的印章更替的情况下, 高校综合职能部门要强化对印章档案收集的前端控制, 而档案馆 (室) 在印章结束现实使用期时要及时催缴, 归档保存。
2. 完善归档制度, 明确归档范围与要求。
首先, 由于高校的机构变动没有规律可循, 印章的废止也随之具有不确定性, 因此, 高校可参照《规则》并结合自身实际制定印章档案的管理办法, 明确归档要求和权责奖惩, 以确保废止印章归档的制度化和规范化。其次, 明确归档范围与要求。一般而言, 除严重损坏和一般事务性工作如收文、发文中使用的没有保存价值的印章外, 其他在学校各项工作中使用的印章及其印模、文字说明等, 在印章现实使用期结束时, 需将印章清洗干净, 及时向学校档案馆 (室) 移交。
3. 提高印章档案的整理水平。
印章档案的整理应坚持遵循其形成规律, 集中整理分类, 区分保管价值, 便于保管利用的原则, 使其整理科学、合理、规范。
(1) 全面区分印章档案全宗。历经院校或内部机构调整的高校形成的档案一般会构成一个以上的全宗, 不同时期的印章档案也要归到相应所属的全宗, 具体而言是将收集到的全部印章档案依据其归档单位进行直接区分。此外, 对于因未及时整理等原因导致的归档单位不明的情况, 则根据印章名称、使用时间与期限等特征作为区分印章全宗的辅助信息。
(2) 切实划分印章档案保管期限。《规则》规定, 印章档案保管期限分为永久和定期 (15年) , 对外行文使用的机构印章和组织法人及其办事机构印章的保管期限为永久;其他内设机构和业务工作印章的保管期限为15年。对高校而言, 笔者认为, 从高校各二级单位的公章利用率较高等实际出发, 高校印章保管期为永久 (代号Y) 的应包括:校级印章、学校法定代表人印章、学校各二级单位党政公章;其他已归档的印章为定期 (代号D) 。
(3) 合理编制档号。根据《规则》及高校工作的特点, 印章档案档号可采用汉语拼音、阿拉伯数字及间隔符号混合编制的方法。具体构成为:印章档案代号 (YZ) 、保管期限代号 (永久为Y, 定期为D) 、分类号和枚号4个部分。分类号是根据印章的使用期所处的历史时期、印章级别和印章属性进行划分的, 历史时期是指印章使用期处于建国前或建国后 (建国前代号为1, 建国后为2) ;印章级别分为校级印章代号为1, 二级单位印章代号为2;印章属性指机构印章代号1, 学校领导等个人印章代号为2。以四川某高校为例, 编号为YZ-Y-2.1.1-1的档号表示永久类印章中校级公章的第一枚。高校可根据自身情况及公章情况选择相应编号编制。
(4) 规范印章档案装具与装盒。高校工作中常见的印章按其形状及尺寸差异, 大体分为普通印章和钢印。普通印章档案应装盒保管, 印章档案盒采用内衬活动式隔条的翻盖档案盒装具, 按照《规则》标准, 其外形尺寸应为310mm×220mm×100mm (长×宽×高) , 在印章装盒时应根据已编档号依次排序进行, 并根据印章大小适当调整隔条, 以保证整齐有序;而钢印档体型巨大, 在档号编定、相关信息标注明确后, 按照档号排列单独存放在印章档案柜即可。
(5) 制作与印章实体有机联系的印模集。一般采用反扣法将印章钤盖在空白纸张上形成的二维或三维 (钢印) 印章印迹制作印模。具体而言, 在馆藏印章档案整理分类的基础上, 将同一类印章有序的集中制作印模, 并在每一个印模下方标注其档号, 以建立一一对应关系, 以便于管理与查找。
4. 规范印章档案的利用程序。
档案保存的目的在于利用, 印章档案的利用主要是指查验、鉴别如甄别文件真伪、研究学校历史沿革等方面, 而印章的特殊作用决定了必须对印章档案的利用进行严格控制, 对未履行相关手续的利用一般不予提供。如在实际工作中因工作需要重新启用印章, 利用者须填写启用印章档案审批表, 包括需盖章材料名称、所需启用印章名称、印章钤印次数、申请启用事由、学校及有关部门和领导意见等, 审批材料齐全后, 档案工作人员应秉承档案利用服务的宗旨, 提供优质服务。但是应该注意, 印章档案的利用须在其所存档案馆 (室) 中进行, 并须有监印人对照审批表的要求予以监督, 在用印完毕后承办人及监印人须签名及填写用印时间, 完善登记手续, 以确保印章档案合法有序利用。
参考文献
[1]国家档案局.《印章档案整理规则》 (DA/T40-2008) .2008 (6) .
[2]康云霞.浅谈合并高校失效印章的档案管理[J].兰台世界, 2008 (5) .
[3]宋刚.论印章档案及其收集和整理[J].档案学研究, 2005 (4) .
神舟电子印章管理系统设计 篇8
神舟电子印章是将传统的印章模式和数字签名技术完美结合为一体的应用软件系统。作为一项基础设施, 神舟电子印章系统可以方便的与现有的将来的业务平台整合嵌入, 提供安全、合法的信息交换平台, 保障用户的合法权益, 形成的电子数据、电子文档具有法律效力。
1 神舟电子印章的需求分析
随着计算机和网络的普及, 越来越多的公文直接在电脑上产生和传输, 电子公文在公文传输中所占的比例也越来越大。采用电子公文的形式, 在提高传送效率的同时, 也带来了问题。针对电子公文传输的特点和要求, 神舟电子印章系统在功能上能够避免公文的真实性被破坏, 避免接收方否认收发文行为, 控制公文的打印份数失控, 避免伪造信息或身份假冒, 为各类文书提供法律保障。
神舟电子印章产品严格按照《中华人民共和国电子签名法》中的可靠电子签名的四点要求设计。
2 签章服务器总体设计
2.1 总体框架
对用户进行统一管理、统一监督, 对电子印章进行整个生命周期的管理;结合信息化建设的现状, 电子印章平台的总体结构既支持集中部署, 又支持分布式蜂窝架构, 且每个单独系统均支持集中控制, 分级管理。在横向上通过“用户—角色—权限”三维权限管理模型, 可以给不同的人赋予不同的角色, 进而分配不同的使用权限;在纵向上通过管理范围来设定每个人的权限适用范围, 可以实现分级管理, 下级永远无法看到上级部门的信息。对印章图样 (又称印模) 、印章、人员、证书、日志等全部分级控制, 实现了真正意义上的集中管理、分级控制;支持系统管理员和日志审计员两种内置角色, 实现双权分立:系统管理员可以管理除日志审计员以外的人员, 日志审计员可以审核所有系统管理员所做的操作日志。
2.2 系统架构
结合目前信息化建设的现状, 神舟电子签章服务器有如下设计方案:
由一个印章服务器管理相关印章制作及权限管理, 并集中记录章操作日志;客户端程序以组件方式提供, 允许在Word/Excel/Html/PDF等格式上加盖印章, 并允许嵌入各种业务系统;在盖章手写等操作时, 使用加密智能卡和证书完成数字签名。系统架构见图1。
2.3 系统功能设计
印章服务器是一套完整的印章管理系统, 包括印章管理、印章权限管理、盖章日志管理、文档打印管理等功能, 其采用先进的支持跨平台的B/S的技术架构。数据库支持目前所有常用的关系型数据库, 如:MYSQL、Oracle、SQL Server等。电子印章制作包括印模的申请、印模审批、印章制作和印章管理, 见图2。印模申请包括提交印章图片, 申请印章制作, 印模审批通过后, 则进入印章制作流程。印章管理包括印章的停用、启用和删除。印章权限设置, 允许印章授权给用户、角色、部门使用。非授权用户无法使用印章。日志管理则详细记录章的添加删除等日志信息。日志信息包括:操作人, 操作人的IP, 操作时间、操作结果等等。打印管理支持打印份数, 有效防止文档被随意打印。其中打印份数可以针对个人、部门、角色设置多重份数控制。用户证书管理负责用户证书的设置匹配。系统管理负责系统的初始化配置设置, 密码修改、安全及权限控制调整、数据备份、数据还原等。
3 神舟电子签章技术优势
(1) 防伪性强。支持印章雾化显示, 真正保护印章图片, 有效防止拷屏、数码相机拍摄、写字板打开等方式盗用原始印章图片, 打印是清晰的, 以区别于伪造的印章;支持打印份数控制, 支持打印防伪, 如数字水印及二维条码;电子印章系统提供多重密码控制和证书身份控制, 提供可靠严密的安全平台解决方案, 完全满足单位信息安全的保证和要求。
(2) 兼容性强。可兼容各种格式和各种版本Office以及相关Office控件。签章客户端产品支持Window操作系统;服务器支持Window、Linux、Unix、AIX、Solaris等操作平台;数据库支持Oracle、MSSQLServer、MSSQL、Sybase、IBM DB2等所有的数据库平台。
(3) 稳定性强。产品采用模块化面向对象的设计模式, 各个模块之间处理的事情相对独立, 并且很好地解决了各个模块之间的聚合关系;开发语言采用面向对象的C++语言, 既能提供产品的运行速度, 又能很好的实现面向对象的模块化设计理念。
(4) 客户端均以控件方式实现。直接内嵌到业务系统中, 客户端采用COM组件方式, 并有微软认证的数字签名, 可通过IE浏览器自动安装或升级, 无需用户进行IE安全性级别等其他相关设置, 对于B/S的应用, 不需要对每台客户端进行单独手动安装, 容易部署。
(5) 提供丰富的二次开发应用接口。核心层完全采用C++的面向语言开发, 产品基于COM组件方式发布, 支持B/S ( Domino/ASP/Java/.Net/PHP等 ) 和C/S ( VC/VB /.Net/Delphi/PB/ CBuilder等) 等架构, 可以与VB、VC、Delphi、J2EE、Power Build等无缝链接, 具有良好的扩展性。我们产品提供了上百个开发接口, 能够满足和支持任何方式下的二次开发, 可以满足各种业务系统的开发集成需求, 具有很好的适用性, 符合当前和未来的发展趋势。
(6) 产品基于国际标准PKI (公共密钥基础设施) 体系。完全支持标准的CA认证。
摘要：神舟软件以用户的满意做为自已最高价值取向, 以技术研发为公司导向, 把易用、高效、安全做为准则, 把行业领先做为目标。神舟电子印章产品的设计符合国内、国标相关安全标准, 是一个技术领先、安全、实用、可靠的电子印章产品。
印章管理 篇9
关键词：印章档案,事业单位,印章管理
印章档案, 又被称为失效印章、损坏印章等, 是国家机构、社会组织和个人在从事科教文卫等活动中形成和使用过的印章, 是一种具有特殊载体形态并在历史研究、档案考证、文物收藏和艺术鉴赏等方面有着特殊价值的档案。印章档案是档案管理工作中的有机组成部分。
一、印章档案管理的特点
(一) 档案管理制度的相对独立性
管理制度的相对独立性主要体现为系统内部各基层单位档案管理部门之间、各基层单位与上级主管单位的档案管理部门在档案管理制度的制订与实施上千差外别、各自为政。具体可以分为以下几个方面:
1. 失效印章是否归档。
对于失效印章的管理各单位都有其特殊的管理方法, 有些单位制定了详细的《印章档案管理办法》;有些单位在制定的《实物档案管理办法》中提到了“失效印章”的管理;还有些单位尚未把“失效印章”作为单位档案管理的一个类别, 没有采取有效的手段进行管理。
2. 保管期限不统一。
有些单位参照档案行业标准《印章档案整理规则》 (DA/T40-2008) 对本单位保存归档的印章档案进行分类与保管期限的划分;有些单位把“印章档案”参照“实物档案”的管理, 保管期限“一刀切”, 全部划为“永久”;更有部分单位参照“文书档案”保管期限的划分来确定所归档保存“印章档案”的保管期限。
3. 档号编制不统一。
《印章档案整理规则》 (DA/T40-2008) 要求印章档号由“‘印章档案代号’、‘保管期限代号’、‘分类号’和‘印章枚号’”四部分组成, 其中“‘印章档案代号’、‘保管期限代号’由汉语拼音表示;‘分类号’按‘业务’、‘机构’和‘个人’进行分类”;参照《实物档案管理办法》的单位进行“印章档案”档号的编制时, 档号一般只包括“‘印章档案代号’和‘印章枚号’”两项内容, “印章档案代号”通常表示为“SHW·0*”或“SW·0*”。
(二) 全宗内印章档案保管的分散性
“同一全宗的档案不能分散, 不同全宗的档案不能混淆”是档案管理的重要原则之一。印章档案管理同样遵循这一原则, 但又有其独特之处, “事业单位的印章, 如因单位撤销、名称改变或换用新印章而停止使用时, 应及时送交印章制发机关封存”。因此, 同一个全宗的失效印章可能会分散保存在上级主管单位的档案管理部门和本单位的档案管理部门。
(三) 部门、机构失效印章数量增长较快
随着国家事业单位改革的推进和组织机构内部职能的优化整合, 事业单位内部组织机构调整速率相对较快, 部门、机构印章也随着机构的变迁而失去效力, 需要归档保存或及时销毁的失效印章数量增长较快。
(四) 失效业务印章收集较困难
业务印章是事业单位开展业务活动中使用的, 磨损、更新最快的一类印章, 但是这部分印章属于单位内部制发, 经常是由各职能部门自行刻制, 其中涉及到财务、合同和人事的印章一般只需向上级业务主管部门进行备案, 没有正式的印章启用与废止文件。档案部门难以掌握这部分失效印章的保管情况, 收集较为困难。
(五) 印章档案目录填制较难考证
印章档案目录填制中“使用起止时间”项较难考证, 主要与印章启用与废止的文件不齐全有关, 如果不填写“使用起止时间”项又会降低印章档案的查考利用价值。
二、印章档案管理的必要性
(一) “双套制”管理模式下, 传统印章仍在发挥重要作用
“双套制”管理模式即实行纸质文件和电子文件两套归档, 使之同处于存储的状态, 是档案管理由传统管理模式向数字化管理模式转变的一个必经阶段。这既是由信息技术、信息技术格式尚未统一所决定, 又与传统工作习惯和对电子文件法律证据性作用的认识有关。在实际工作中绝大多数单位通过本系统各单位之间的专网进行公文传递, 同时, 也都会保留一份纸质文件做归档, 电子档案与纸质档案并重, 以电子档案为主、纸质档案为辅, 以计算机为主要方式和手段的情况会持续相当长一段时间。因此, 传统印章仍在发挥着重要的法律保障性作用。
(二) 维护印章档案的完整、安全, 保障组织机构权益
失效印章归档保存是由印章的法律效力及档案的本质属性所决定的。众所周知, 印章是权利的象征, 代表着一个机构、部门或者个人, 一旦遗失必定会给单位造成诸多麻烦, 甚至是经济上的损失。失效后的印章也存在同样的风险。因此, 失效印章归档保存, 不仅维护印章档案的完整、安全, 同时也可保障组织机构的权益。在我国, 印章档案实行由制发部门收缴、归档的原则, 印章使用机构的文档管理人员进行登记造册, 归档前要界定应向本级档案部门还是上级单位档案部门移交。
(三) 印章档案是单位发展的历史见证, 需要有效管理
印章档案与所有实物档案一样, 都是单位发展的活化石, 具有历史凭证和重要的参考研究价值。每一枚印章就是一段历史, 能够真实地反映一个单位的机构设置和历史演变, 甚至是一个行业的发展简史, 诉说着经历的不同发展时期。因此, 印章档案的管理极为重要, 必须科学规划、统一管理, 以维护印章档案的系统安全。
三、提高印章档案管理水平的途径
(一) 提高全员的印章档案意识
通过培训与宣传等手段在单位内部营造良好的档案氛围, 提高广大干部职工的档案意识。绝大多数情况下, 档案收集不齐全是由于业务部门的工作人员对归档范围了解不清楚造成的, 作为档案管理部门的工作人员需要耐心细致地对归档范围做详细说明, 指导、帮助业务部门工作人员尤其是部门文书工作人员做好日常的部门归档记录, 才能确保印章档案收集齐全、完整。以长江航道测量中心的档案工作为例, 长江航道测量中心隶属于交通运输部长江航道局, 下辖八个基层处, 负责长江全线航道测绘工作。测量中心档案室负责整个单位的档案管理工作, 机关各处室及各基层单位配有兼职档案员, 通过对各部门兼职档案员进行培训教育, 形成良好的档案氛围, 让业务部门的文档管理员清楚哪些东西是需要归档保存的, 哪些东西是本业务部门产生的需要移交档案部门。再通过各部门文档管理员把档案意识带到组织、机构的各个角落, 提高全员的档案意识。
(二) 建立完善的印章档案管理制度
完善统一的管理制度可以防止各自为政和不作为现象的发生, 《印章档案整理规则》 (DA/T40-2008) 作为行业推荐标准, 有着广泛的适用性, 但其法律效力及特指性不够。在系统单位内部应由主管单位的档案部门制订统一的管理规范, 各基层单位参照执行。在制订印章档案管理制度时, 应明确归档范围, 做好印章档案的及时归档。凡机构合并、撤销、更名、内设机构调整以及印章因长期使用磨损严重等原因造成停用的单位法定代表人印章、各二级机构党政公章及文字说明, 均应纳入印章档案归档范围。
印章档案应按照“保持印章档案的历史原貌和有机联系, 有利于保管, 便于提供利用”的原则来归档, 归档前应对印章进行价值鉴定, 剔除无保存价值的印章。但是从实际工作来看, 为了印章档案的安全, 我认为在归档前可先不进行价值鉴定, 所有的失效印章先收到档案管理部门, 对需要移交上级单位档案部门的印章档案及时移交, 对破损严重或其他原因不必归档的印章档案, 由档案部门登记造册、集中销毁, 需归档的印章应按照印章档案整理规则进行归档。通常把印章档案的保管期限分为 (永久) 和定期 (15年) 两种。
(三) 结合实际, 做好印章档案的保管工作
档案管理部门对已归档的印章档案应先制作印模, 按照《印章档案整理规则》 (DA/T40-2008) 中印模制作流程, 根据单位的实际情况, 酌情降低要求, 但盖出的印模应做到“印模工整、印文清晰、图形完整、排列美观”, 需填写“印文、分类号、枚号、保管期限、材质、使用起止时间”等基本著录项, 以确保印章档案检索卡信息的完整。
对应归档的印章进行清洗, 所用清洗材料不应对印章有损伤。金属类印章宜选用煤油;橡胶及塑料制品类 (橡胶、橡皮、有机玻璃等) 印章宜选用洗洁精;骨质类 (骨、角、牙等) 印章可选用95%医用酒精或洗洁精。应避免长时间浸泡, 清洗干净的印章放在通风处晾干, 切勿暴晒或炙烤。清洗好的印章用透明胶封底, 以防再次启用, 与印模一起存放于优质无酸纸粘制而成的印章档案盒内保管。
参考文献
[1]陈智为, 邓绍兴, 刘越男.档案管理学[M].北京:中国人民大学出版社, 2008:124.
[2]公安部治安管理局.关于《印章治安管理办法 (草案) 》的说明[R].2002.
[3]刘华.关于印章档案管理之管见[J].办公室业务, 2013.7.
论商业银行印章科技管理风险及防控 篇10
近年来, 科学技术蓬勃发展背景下, 商业银行印章管理已经能够实现科技智能化管理, 但是, 由于受到技术自身存在缺陷和人为因素的影响, 印章科技智能化管理过程中, 仍存在一定风险, 给商业银行可持续发展带来了一定程度影响。因此, 加强对商业银行印章科技管理及风险防范的研究具有现实意义。
二、商业银行印章科技管理概述
印章作为商业银行行使职能活动、明确权利义务管理的重要凭证和工具, 其重要地位不言而喻。商业银行在日常管理过程中, 印章能够发挥法定凭证作用, 加盖印章是一种法律行为, 证明单位组织要对文件承担相应的法律义务和责任。但是, 传统印章管理单纯依靠工作人员手工操作, 印章保管使用各个环节是否符合制度要求;是否存在越权用印、超范围用印、逆程序或减程序操作等违规现象;废止印章是否及时停用封存、上缴、报废销毁等各环节是否符合管理规定;印章管理岗位设置是否符合内控要求等等。在一定程度上取决于印章管理人员职业操守、道德素养的高低。印章管理不善易出现风险, 在很大程度上损害银行利益。因此, 实施科技化印章管理, 不仅能够有效避免印章保管使用风险, 还能够提高印章使用效率。
三、商业银行印章管理存在的风险
金融体制改革不断深化背景下, 我国商业银行迎来更多的发展机遇的同时, 也面临着更大的挑战。由于客户数量日益增多、业务范围扩大、各类业务指标考核, 使得商业银行应对的风险也越来越多, 增加了印章管理风险, 主要表现在以下三个方面:一方面, 在实际工作中, 虽然, 针对行政、业务印章等保管、使用等方面都做出了明确的规定, 但是, 仍然存在一部分人员在保管、使用印章时, 管理意识淡薄, 大家都是行里的熟人、为了节省时间, 而在使用印章时没有坚持按规定操作流程用印的现象, 给银行资金带来了风险。比如在很多用印材料里夹带其他材料用印。
其二, 由于印章管理人员没有风险意识, 被别有用心的人利用, 在不知道的情况下让人偷盖印章, 给银行造成了损失。如有关案情通报中基本情况:2004年11月至2005年2月, 某支行行长多次让印章保管人员拿公章到其办公室, 然后以让印章保管人员再去取份文件等理由把保管人员支走, 私自在事先准备好的假保函上盖印, 违规为三个项目出具6份保函, 涉及金额达10707万元。
其三, 管理印章方法方面, 仍然坚持手工操作, 对于印章具体保管使用情况, 相关部门仅能够采取现场检查及抽查的方式了解, 无形中增加了管理难度。另外, 在加盖印章之前, 不能够进行有效的审核, 在一定程度上增加了印章管理风险。因此, 加强实施印章科技管理势在必行。
四、商业银行印章职能管理防范措施
(一) 岗位流程合理
印章管理应该实行双人保管, 任何一个人无法取到印章, 执印人员负责具体盖印或操作设备用印, 另一人负责开启保险柜的密码或保管钥匙;用印必须坚持审批制, 法律性文件还要经过监印人审批后, 执印人员才能实施用印。
(二) 实现人章分离
传统印章管理方式主要靠人工, 难以有效掌控风险。因此, 积极推广人章分离管理方法十分必要, 通过利用科技智能系统中的控制机将印章封闭在硬件设备当中, 避免人员直接接触到印章, 保管人员也不能够将印章带离, 从而有效避免人为作案的风险。
(三) 实施实时监督
为了能够实现对印章的有效监控, 可以利用科技智能系统当中的可追溯印控机实现对印章加盖的影像进行采集, 并将图像传输到系统数据库当中, 存储备份, 不仅如此, 智能系统引进的影像系统精度较高, 且具有紫外线防伪识别技术, 当银行人员在使用印章时, 能够及时采集到相关图像, 并存储到日志当中, 时间精确到秒, 从而为印章监控提供支持。
(四) 推广联机认证
积极推广联机认证能够营造良好的印章使用环境, 在印章使用过程中, 只有通过联机认证, 才能够使用, 避免随意启用设备的风险。联机认证主要通过指引控机, 连接终端或者PC, 保管人员登陆印控机软件管理系统进行后台认证, 使用印控机, 否则, 将无法正常使用。通过这种方式, 不仅能够了解到印章状态, 还能够明确印章具体使用情况。
(五) 重视影像识别
防范印章管理风险过程中, 通过获取影像信息, 与数据库中预先存储的数据信息进行对比, 在匹配情况下, 予以盖章, 相反, 则报警提示, 从而提高印章安全、稳定性。
(六) 加强远程监督
利用印远程授权影像采集功能, 能够突破传统用印章局限性, 实现远程授权、分级授权, 有效节省时间, 提高工作效率和质量, 远程终端通过对用印情况进行审核, 只有授权, 才能够加盖印章, 相反, 则不予加盖印章。另外, 智能系统还能够实现远程制定印章位置及实施盖章操作, 从而有效避免人为因素对印章造成的不良影响。
(七) 实行指纹登陆
登陆是限制识别使用人员身份的关键, 使用人员通过录入指纹, 在使用之前进行指纹识别方可登陆使用, 且智能系统中利用生物识别技术, 具有灵活性和准确性等特征, 规避使用随意性风险。
(八) 关注印章管理
为了完善印章科技化管理, 还可以开发印章申请、下发及销毁等管理模块, 结合商业银行具体工作内容等因素, 设计不同的流程, 在印章制作完成后, 按照系统流程进行审批等处理, 最后, 将印章存入到印控机当中, 与此同时, 销毁印章, 系统记录整个流程, 认真落实好每一个环节, 避免印章丢失等情况的发生。
五、结论
根据上文所述, 印章科技管理作为商业银行日常管理的重要内容, 在内控管理风险防控方面占据举足轻重的位置。因此, 相关人员在印章管理过程中, 要了解印章管理存在的风险, 并采取针对性措施, 积极引进印章科技管理系统, 通过人章分离、指纹登陆等途径, 提高印章管理水平, 从而促进商业银行健康、可持续发展。
摘要：随着社会经济不断发展, 我国金融领域取得了进一步发展。商业银行的机构印章具有象征功能和证明功能, 前者用于象征身份、权利或等级, 后者用来证明行为效力, 在法律上, 印章是法人的行为, 代表一个机构, 而不是一个自然人的行为。银行对外出具的各类报表和文函等都需要使用印章, 在涉及银行的案件中, 很多是由于印章违规保管使用而导致重大法律风险的产生, 如何做好印章防控管理风险受到越来越多的关注。本文将从印章科技管理概念入手, 并对商业银行印章管理存在的风险进行分析和研究, 提出商业银行印章职能管理防范措施, 从而为我国商业银行印章管理提供支持和指导。
关键词：商业银行,印章科技管理,风险,防控,对策
参考文献
[1]刘红.利用IT审计防范银行信息化风险——银行数据集中后的思考[J].价值工程, 2012, 20 (05) :12-14.