秘书艺术

秘书艺术（精选8篇）

篇1：秘书艺术

职业培训教育网为了帮助广大考生有效的备考秘书资格考试，更快捷的查找到秘书资格考试复习资料，特整理了秘书资格复习资料：秘书的人际艺术，希望对大家有所帮助。

(一)处理好人际关系的重要性

人的社会性决定了人际交往的必要性，人际关系是在双向的、互惠的、积极主动的交往中形成与发展的。同时，处理好人际关系，具有十分重要的意义，交往方法的正确与否往往影响工作的成败。

例如：在国外，工程结界得到报酬最高的人，往往不是懂得工程学最多的人，因为人才市场上熟悉工程学的人很多，到处可寻得具有这种专业技术能力的人，如果除有技术知识之外还善于交际，那个人的收入势必增高。

(二)处理好人际关系的关键--增强亲和性

“亲”主要是指亲情，体现为爱、关心、温暖、支持等;

“和”主要是指协调、和谐，体现在适度、合理上。

亲和性是指一个人在与别人交往时表现出的容易亲近别人、易被别人接受的一种能力和性格特征。一个人是否具有亲和性以及亲和性的大小蹬他的内在心理素质有很大的关系。

如何提高你的亲和性呢

1.经常面带微笑

2.提高自我表达的能力

3.经常赞美别人

4.与人为善，乐于助人

5.己所不欲，勿施与人

(三)与领导的关系

在秘书的工作交往中，同领导的人际关系最为密切，因此，同领导建立良好的关系，对秘书来说至观重要。

1.秘书与领导人际关系的特征

强制性

首属性

2.秘书与领导者关系的类型

互补型

诤友型

服从型

依赖型

抵触型

奴仆型

交换型

3.秘书对领导者的补偿作用

精力补偿

知识补偿

能力补偿

思维补偿

心理补偿

4.秘书处理与领导者个人关系的原则

正位

适人

合时

择地

善言

渐进

谦让

5.秘书处理与领导者群体的关系

第一，正确对待矛盾

第二，准确判断矛盾

第三，灵活处理矛盾

方法：沟通、折中、回避、中立

(四)秘书与同事的关系

秘书是领导与同事间的桥梁，他要将领导的指示下达给同时，又要将同事的意见反映给领导。因此，与同事保持良好的关系，对秘书工作同样相当重要。

1.了解同事

2.与同事打成一片

篇2：秘书艺术

大事是对全局起决定作用的中心工作，是主要矛盾在单位建设中的表现和反映，

秘书资格从业经验:略论秘书的协调艺术

。为此，在进行协调时，秘书要力争做到以下三点。首先，要认真贯彻落实上级的“硬杠杠”。在大事的协调处理上，上级的路线、方针和政策都有明确的内容、标准和要求，这是协调时不可逾越的红线。秘书只有做到烂熟于心，才能在协调时认真执行这些硬性规定，准确无误地落实好上级的相关指示。其次，要弘扬不屈不挠的“硬骨头”精神。紧紧依靠规章制度办事，并不意味着所有的问题都会迎刃而解。在协调工作中，秘书经常会遇到一些意想不到的情况。此时，秘书一定要坚定立场，维护规章制度的权威性，切不可屈从于人为压力变成“软骨头”，做出违背党性原则的事。再次，要保持敢想敢干的“硬脾气”。在大事的协调过程中，秘书不仅要善于发现机构设置、职责分工、政策法规等诸方面的弊端，而且要敢于向上级领导提出合理化建议，改革不合理的机构，修订不完善的政策法规，堵塞不该有的漏洞。总之，秘书要从维护全局利益出发，抓好大事的“硬”协调工作，以实现单位工作的高效、一致、和谐。

二、急事要“热”协调

急事的最大特征就是突发性和时效性强，要求处置果断、快速、准确、稳妥，符合客观实际和上级意图。秘书在协调这类事情时，首先，要把握好“火候”。秘书代表的是上级领导和机关，在协调一些突发性事件时，不能越俎代庖，轻易干预下级单位工作的独立自主权。要督促他们及时上报事态发展的趋势，综合方方面面的情况，实时地向上级领导进行请示报告，确定自己界入的最佳时机，

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其次，要善于趁热打铁。一旦开始协调，秘书就要积极联系相关单位和个人，统一被协调各方的思想。当各方都表现出服从协调的热情和意向时，要紧紧抓住有利时机，趁热打铁，紧锣密鼓，协调一致地完成任务。同时，要及时吸取协调中的经验做法，形成相关的工作预案。再次，要随时保持与领导的热线联系。领导总揽全局，说话有深度、有力度，对协调工作的开展会起到很大的作用。所以，秘书要及时向上级领导汇报事件的进展情况，认真听取他们的指示意见，寻求他们在各方面的支持。总之，秘书用“热加工”的方法处理突发性事件时，要因人、因事、因时而异，快速准确地达到协调目的。

三、难事要“软”协调

篇3：论秘书向领导谏言的艺术

一、秘书向领导谏言需要有勇气与胆识

中国历史上以敢于谏言著称的不乏其人。有谏言被统治者采纳而留美名于后者, 亦有因进谏而惨遭不幸者, 他们或受刑具之苦, 或遭贬谪, 甚或有为此而丢掉自己性命的。不论是谏言被采纳的成功进谏者, 还是因进谏而遭遇不幸者, 他们都表现出了极大的勇气。他们进谏的对象是最高统治者, 他具有至高无上的权力, 对任何人都有生杀大权, 稍不留意, 轻则身受刑具之苦、遭贬官、身败名裂, 重则会招致杀身之祸。而这些“触龙鳞”者为何还要冒死进谏呢?因为他们认为自己是道义的承担者、维护者, 任何人置百姓的利益、国家的安危于不顾, 他们就有权利指出其过错, 即使是最高统治者也不例外。他们具有“铁肩担道义”的大无畏精神和自觉的历史使命感、责任感。正是有了这些游离于权力中心、站在权力边缘批评朝政得失, 指摘当政者过失的良知“士人”, 才使得中国历史、文化得以绵延几千年不断。

作为秘书, 应该坚持原则, 坚持真理, 要有大局意识, 有敢于谏言的勇气, 发现领导的过错要敢于指出, 使领导及时纠正, 以免给以组织、百姓、国家造成重大损失。

二、秘书向领导谏言必须把握好时机与场合

谏言不仅需要勇气与胆识, 还要把握好进谏的时机与场合, 因为只有进谏的时间与地点合适, 提出的建议才可能被采纳。《触龙说赵太后》中触龙游说赵太后时机的把握就值得我们去学习。触龙在赵太后“盛气”之下, 避其锋芒, 只是跟赵太后聊家常, 聊身体状况与饮食状况, 当看到赵太后“色少解”时, 方才开始步入正题, 建议将长安君放在齐国做人质来救赵国。

触龙选择了合适的时机与场合:在朝堂之下, 在赵太后不太生气之时进谏, 这样就为赵太后能心平气和地听取触龙的建议创造了条件。触龙为自己的谏言被采纳真可谓做足了功课!

作为秘书, 当然也要选择合适的时机与场合进行谏言。首先, 秘书要选领导心情好的时候谏言。心理学研究证明, 一个人在心情轻松、舒适的情况下比较容易接受不同的意见, 而在情绪烦躁紧张时, 对不同的意见会有一种本能的反感。其次, 秘书最好在领导的意图变成决定、文件、材料之前进行谏言。因为在决定尚未公布于众之前, 领导不必担心“说话不算数”, 故而比较容易接受意见从而改变自己原来错误的意图。最后, 秘书应该在没有他人在场的情况下谏言。如与领导共餐或陪领导外出时谏言, 领导因不会有在别人面前丢面子的难堪而更容易接受秘书的建议。

三、秘书向领导谏言必须讲究方式与方法

除了要把握好进谏的时机与场合, 进谏方式和方法的选择也非常重要。虽然大家都知道“忠言逆耳利于行”的道理, 但是, 逆耳的话实际上还是不太容易被大多数人所接受。所以, 秘书最好能用委婉的、启发式的、顺耳的话使忠言变得不再逆耳。

《邹忌讽齐王纳谏》就是古人善于进谏的典型事例。邹忌从自己的生活琐事说起, 他分别问妻、妾、客自己与城北徐公比哪个更美, 得到的答案却是一致的:城北徐公比不上邹忌美, 而事实上恰好相反。于是, 邹忌就进行反思, 寻找原因:“吾妻之美我者, 私我也;妾之美我者, 畏我也;客之美我者, 欲有求于我也。”邹忌进而向齐威王进谏道:“今齐地方千里, 百二十城, 宫妇左右莫不私王, 朝廷之臣莫不畏王, 四境之内莫不有求于王。由此观之, 王之蔽甚矣!”邹忌现身说法, 采用类比、启发的方式最终使齐威王接受了自己的谏言, 并采取有效措施, 广开言路, 从而使“燕、赵、韩、魏闻之, 皆朝于齐。”

邹忌进谏之所以能够成功, 很大程度上取决于他用了比较容易让统治者接受的方式。因此, 秘书当根据领导者的不同类型, 采用不同的方式和方法进谏。对于民主型的领导, 秘书应尽量多提供方案, 并对方案的利弊得失进行分析, 提出自己的意见和建议, 让领导权衡利弊从而改变自己的主意。对于刚愎自用型的领导, 秘书提建议可以用请教的方式, 把意见或建议变成问题向领导请教, 以便起到提醒的作用。秘书应特别注意, 如果领导不先征求你的意见, 千万不要轻易表明自己的观点和主张, 因为这样做的目的, 是为了让领导感觉到是他自己有所感悟才改变主意的, 而不是因为你的建议才使他改变了主意。

篇4：浅析秘书事务性工作处理艺术

【关键词】秘书事务性工作；艺术；浅析；方法

一、工作特点

了解秘书事务性工作处理艺术需要先了解一下秘书事务性工作的主要特点。秘书事务性工作的特点主要有四个方面：

1.多樣琐碎性

这个主要从接听电话和接待来访，车辆安排，以及福利发放，文件档案管理等各个方面体现。放量大，千头万绪的工作内容致使作为一名秘书不得不埋首于事务堆里，花费大量的精力去处理这些事务。往往这些事务性工作都是一些琐碎的、容易出错的。这类事务工作的完成不仅常常不为人所知，难见成绩。而且一旦处理不好对于领导工作乃至于整个部门的正常运行都会产生影响。

2.随机突发性

秘书部门不同于一般部门。一般部门对于日常工作的开展基本上是按照既定的工作计划和工作步骤。但是对于秘书部门就不同了，计划往往赶不上变化，再完美的计划也会被平常一些突发事件打乱。这个时候需要秘书来充当“消防员”的角色快速的调整策略，应对处理临时性突发事件。

3.领导指派性

为领导服务是秘书的核心工作，也就是说对于领导的需要，秘书要紧密跟随。在秘书平时的工作中，一方面秘书要高质量地完成各项分内的工作，另一方面领导交办的其他工作也要办理的完美。换句话说，秘书的工作能力方面是应该比较全面的。

4.保密性

作为一名秘书工作者，有时候需要知而不言，做而不做，也就是说做事情，说话要谨慎。这些都是有秘书工作的高强机密性所决定的，秘书在处理各类事务性工作必须严格的遵守保密纪律。为充分发挥好作为参谋助手的作用，秘书需要去掌握各种处理事务性工作的方法和途径。这样才能履行好秘书的职责，漂亮的完成各项工作。

二、处理艺术

秘书事务性工作的特点决定了处理的艺术，秘书事务性工作处理方法主要有一下几种：

1.建立台账法

建立必要的台账不仅能使原本复杂繁琐的事务性工作从无序走向有序，而且对于处理好各类事务也是一种基本和有效的方法。随着科技的迅速发展，计算机也随之普及和推广。同时，计算机也被引入应用在了秘书事工作中，使得秘书事务工作管理进入办公自动化。也就是借助计算机的一些专用管理软件，分门别类的建立多种台账。利用计算机，在一次性录入数据后，少了之前的繁琐，平时只需要做好数据的管理，然后定时的维护和更新，就可以做到有备无患，在需要的时候调用，做到高效快捷。

2.个人日志法

作为一名秘书，每天都要联系和接触大量的人，每天有大量的电话流量。有经验的人都知道当联系人多的时候要找出一个联系人是相当的麻烦，还会不小心把一些重要的文件弄丢失。备份重要的联系人和文件不仅可以防止以上状况的发生，而且可以大大提高我们的工作效率。这些可以伴随个人的行程安排，用一些软件以日志的方式整理。这里笔者认为比较好的软件如outlook express和WINPIM.运用这些软件妥善管理一些重要人的信息和文件可以提高秘书的工作效率。（注：这里的outlook express 是微软office办公软件，WINPIM是国产办公软件，以上都是个人信息处理软件。）

3.追根溯源法

对于领导交代的任务，有时并非出于秘书的工作范畴，一方面你不可能不去做，另一方面你又不便追问领导，这样往往使秘书自己的工作陷入困境之地。这时采用追根溯源法，去深入透彻的了解这件事，再去处理这件事就会不再那么棘手，甚至完满的完成任务。对于这个方法，曾经也是有过经典的例子的。

4.综合处理法

笔者认为综合处理法和追根溯源法有一点点相似。所谓综合处理法就是将要处理的事务综合在一起。综合处理法可以清楚的比较出事务的轻重缓急，从而根据事务的轻重缓急逐一进行处理。同时采用综合处理的方法将类似的事务放在一起一并进行处理，可以节省办事的时间，提高办事的效率。

5.触类旁通法

为了更好地辅助和服务于领导，对一个好的秘书，要求不仅是要做好事务性工作，更要能够见微知著，举一反三。这样可以从领导交给你的任务来了解老板的意图，及时的向领导提取建议，以便利于领导工作的进行。

6.授权委托法

秘书的工作在前面笔者已经提到是琐碎且繁多的。为了使工作效率得以提高，对于一些琐碎的小事可以交以相应的负责人去处理。比如装订，复印等，这些可以交给负责打印装订的人去做，并不一定要自己亲自去做。

结语

秘书事务性工作处理的好坏对于领导者工作的进行非常重要。作为一名合格的秘书，要多在日常工作中总结经验，在处理事务性工作时保持冷静的头脑，提高事务性工作的处理艺术，去赢得大家的赞同和认可，进一步帮助领导处理各种工作。

参考文献

[1]黄文金.秘书工作的主动性研究[M].暨南大学，2012

[2]罗颂华.秘书工作中的艺术[J].办公室业务，2006

篇5：秘书的沟通协调艺术

中国人崇尚“以和为贵”，“家和万事兴”。从古到今，成大事者，无不是得道多助，无不应了中国的古话———“天时不如地利，地利不如人和”。这里的“人和”，强调的是一和谐的人际关系氛围。在台湾地区广为流传的一首小诗，很好地概括了人际关系的内涵：“年轻是财富，文凭必须要，知识供参考，关系最重要。”

秘书为上司收集决策所需的信息在工作中所占的比重越来越大。秘书处理人际关系的能力决定了秘书收集信息的质量和数量，所以有的学者提出秘书学就是人际关系学，并不是耸人听闻。台湾资深秘书石咏琦所在的秘书协会曾对境内外工作两年以上的秘书作过一项问卷调查，得出的结论是：“无论办公室大小，人员多少，秘书所作的工作如何繁琐、技能如何熟练，到头来决胜因素的取舍，往往系之乎人际关系是否良好。”及自身的丰富体验，石咏琦反复表达了这样的理念：“秘书的成败往往不在效率第一，而在人缘第一。”要像心理学家一样善于洞察别人的心灵，要像外交家一样善于处理各种交际关系„„社会对秘书人员有一种期望：善于处事、谦虚友好等。秘书需要跟形形色色的人打交道，特别是秘书要处理好各种人际关系是很难的。那么秘书要如何才能够更好的处理好与周边的人的人际关系呢？

首先是秘书与领导的人际关系。秘书与领导的交际是最为复杂最为微妙得一种。秘书与领导，是下级与上级关系，又是同志关系，工作上组织上是从属。秘书要按领导的意图、指示办事，不能代替领导，不能越位。秘书是参谋辅助人员，秘书所有的工作都是为领导服务的。秘书和领导是智能上的互补关系，生活上的友爱关系。

领导对秘书应平等、坦诚相待。当秘书，不符合原则的事，坚决不能办，这是维护领导的威信。秘书与领导的同级关系要摆正。横向关系比较难处理。同级之间，或者在一个班子中，难免有一些矛盾，特别是出现不团结因素时，秘书往往是夹在中间，很难办。这就需要多做团结工作，不传话、不扩大是非，尽量减少矛盾。有时为了工作，为了团结，还要顾全大局，忍辱负重。

在与多位领导相处时，一定要以事业为重，从工作出发，尽力维护领导班子的团结与威信，不论是在思想感情上，还是行为活动上都不能产生倾斜度；不能表现出靠近谁，疏远谁，听从谁，不听从谁的行为；不能当甲领导的面吹捧乙领导，当乙领导面吹捧丙领导；当领导之间产生分歧时，更不能主动地、单向地瞎掰扯、乱搅和，或者冷眼旁观，只能被动地双面劝慰、弥合、消除，本着工作的支持，关系上的爱护，感情上的友谊去做。要始终与多位领导保持经得起考验的革命同志式的纯洁、真诚的友谊。

秘书与领导的上级关系要注意做到尊重。要如实反映情况，多请示汇报，沟通上下关系。

秘书与同事的关系。秘书要学会妥善的处理好与同事之间的关系。秘书在办公室与同事之间相处是办公室人际关系的重要部分，应该遵守两个基本原则：真诚和人际相互作用。真诚是人际交往的最基本的要求，所有的人际交往的手段、技巧都应该是建立在真诚交往的基础之上的。秘书人员要和同事关系融洽应该从哪些方面做起呢？首先秘书要以诚待人：以自身礼貌与魅力，以关心他人的态度打入人群；其次要信守承诺：说到做到，做事卖力，讲求效率；全神贯注也是一个重要方面：集中注意力，积极参与集体活动组织；还有要勤加浇灌：把时间投资在培养人际关系上；尊重对方；赞美他人：不吝于给予赞美和鼓励，表达对他人的欣赏；时时感恩承担责任：勇于为自己的过失承担责任，不找接口推脱；绝不居功更不抢功；不忘幽默：保持对生活的感性与幽默，享受建立人际网路的过程！

作为秘书还要做好领导和同事间的沟通工作。秘书在同事和领导之间起着居中协调和沟通意见的作用，这项工作极其艰苦。传达领导意见的时候，要注意态度语气，不要引起同事的反感；反映同事意见的时候，要分析，防止激化矛盾。

秘书与下级的关系。由于秘书工作的特性，使得秘书成为了领导最亲近的人，经常会代表领导去发布一些命令，指挥下面的员工去办理一些事情。在这个时候，秘书如果跟下级员工的人际关系处理得不好的话会直接影响到员工的工作积极性，从而影响了工作的效率和工作的质量。所以秘书人员应与下级平等交往，承认大家是共同协作的关系，在工作方面只有职位上的差异，给人平易近人的亲切感，博得大家的好感与支持。对下级所犯的错误应该用宽容的态度去对待。同时，为了工作的效率性，准确性，秘书在处理同下级的关系的时候还应该关心他们工作以外的东西，比如家庭状况、性格爱好、日常生活等等，在他们中间树立良好的形象。

秘书与社会各方的关系。秘书常常要代替领导与社会各方来往，单位的许多事宜取得的成效的好坏往往与秘书和社会各方的关系的好坏有很大的关系。因此对所有来访者都要热情接待；与人交往要诚实守信，互信互惠，使关系和谐发展；维护他人的尊严。与人交往时，要谦虚，不能自傲；给人好处，不要张扬。不要以貌取人；记住对方的姓名；随身携带一个本子，记下常交往或需要交往的人的姓名、职业等；学会与不同性格的人交往。求大同，存小异；寻找双方的共同点；对别人感兴趣。

总之，秘书人员应活络人际网络，利用良好的网络为领导收集全面的高质量的信息，紧跟领导的思路，提供有效的服务，尽可能地配合好机关部门的工作，才能推动单位的健康有益发展。

.........................................................浅谈秘书人际交往的技巧 摘要：人际交往是秘书日常工作中的主要内容，但现代的许多秘书人员，因处理不好人际交往而进入误区，影响工作。秘书应如何把握人际交往呢？想要很好的把握人际交往的度量衡，除应遵守基本原则外，更应掌握一些技巧。并在工作中巧妙的运用它，以此来提高自己的工作效率和工作质量，营造良好的工作氛围。

关键词：秘书 ； 人际交往； 现状； 原则； 艺术与技巧

人际交往在我们日常生活、工作中占主要部分，而作为公司运营的纽带和桥梁的秘书，与人交际、沟通，更是其每天工作的主要内容。

秘书是社会组织中专为领导处理各种人际关系的辅助者。在秘书工作中，大量的活动都要通过与人交往来完成。如向领导汇报情况，请示问题，提出建议，向下级有关部门传达领导的指示，沟通情况，协调关系，对外接待来访等等，这些都要求秘书人员具备良好的人际交往能力。但现实中秘书的人际关系如何呢？秘书有如何提高人际交往的能力呢？

一．秘书人际交往现状不容乐观

作为一名秘书，我们不仅要做好自己的本职工作，提供及时、准确、高效的服务，更应该注意处理好人际方面的工作，以使自己的工作事半功倍。对于如何能培养良好的人际交往能力的问题，不少秘书人员则感到很迷茫，他们往往抱怨自己的运气不好，怨天尤人，认为自己周围的生活、工作环境不好，无法进行满意的交往。实际上，随着秘书工作重要性和复杂性的增加，我们秘书人员自身的交往方式和态度上也存在着许多问题与误区：

（一）与人交往时心态缺陷

有的秘书人员在与人交往时处处为自己着想，只关心自己的需求和利益，把别人当作自己达到目的、满足私欲的工具。在交往时目中无人，不考虑别人的情绪，自己高兴时，高谈阔论；不高兴时，抑郁寡欢。诸如此类的秘书人员在交往中，缺乏对自己的正确认识，无法与人建立牢固、持久的人际关系。当然与人的交往也会受阻。

（二）人际交往中易错位

秘书人员的职责就是辅助领导工作，常在领导身边，容易产生“一人之下，万人之上”的优越感和荣誉感。因此，容易在工作中犯错，产生错觉，为人处事都以一副高层管理人员的态度，在同事和下级人员面前抬高自己的身价，盛气凌人，不能和别人打成一片。

（三）工作中易进入误区

现在企事业单位的秘书人员学历、综合素质参差不齐，有的是受高层领导关系的影响被安排在秘书岗位上的，有的即使是学历高但却没有经过专门的秘书业务培训，大多缺乏必要的管理技能和办事能力等。这样的秘书人员呢在工作中易凭经验办事，误入禁区，做出一些在办公室特别忌讳的事情，如：

1.拉小圈子，互散小道消息，充当消息灵通人士。

一些秘书人员认为大家对八卦的事情都很感兴趣，就在办公室里散布小道消息，以此来拉拢和大家的关系。其实这样久了之后，大家会认为这种人不务正业，从而产生厌恶的情感。我们应避免这样做，因为这样我们将永远不会得到他人的真心对待，相反反而会影响自己的工作。

2.趋炎附势，攀龙附凤。

在领导身边待久了，我们有些秘书人员若无法摆正自己的心态就容易变得很虚伪。例如：在领导面前极尽表现，办事积极，爱说好话讨领导欢心；但却在同事和下属面前口试心非，做事推三阻四。成了一个办事不力只会拍马屁的空架子。

3.故作姿态，举止特异。

办公室本是严肃、正式的场合，但有些不称职的秘书人员不注意细节，缺乏自身的良好素养和品行。在穿衣，举止言谈，和处事方面，过于前卫，给人风骚或怪异的印象，容易让人产生错觉，认为是领导的“情人”。从而影响工作的正常进行。

二．秘书人际交往应遵循六大原则

秘书工作在任何时候都离不开与人打交道，这就需要秘书有很广的人际交往能力。但在实际工作中，这种人际交往能力也应遵循一定的原则。概括的说，我们要遵循以下一般原则。

(一)要以诚待人，不要过于世故。秘书为领导、部门、群众服务，应做到做人要诚实，做事有诚意，待人要真诚。凡事要都能做到一个“诚”字，工作定能顺利也能赢得真诚的回报。反之,我们若做事不守规矩，处事尔虞我诈的，永远也不可能得到对方的真诚相待。

(二)把握为人处世的适合尺度。秘书人员在为领导服务时要热情周到但不可卑躬屈膝；在协调部门之间关系时，要客观处理，沟通情况要有舍取。再者要与周围的人保持适度距离，不要过于亲近，不分亲疏地靠近对方最终难免引起不快，彼此之间还是应该保持适度距离为好，不论是领导还是同事。

(三)要平等待人，不要盛气凌人。秘书人员在与人交往的过程中，特别是在下属面前切记彼此在人格上是平等的，交往的受益者是双方的，一定要平等待人，不可盛气凌人，以自己是高层人员的身份或态度处事都会对工作造成不良的影响。

(四)要虚心听取不同的意见。在工作中，自己做事不可能是十全十美的，偶尔肯定会犯错误，这时的我们应虚心听取同事朋友的忠告，切不可讳疾忌医。而我们也可以在可充分尊重对方人格的前提下，提出自己的见解供其参考，不要遇事就好为人师,弄得他人无所适从。

(五)要善始善终，不要见异思迁。在平时的相处中，不论是与领导还是同事，总会有因误会而产生不快的时候，此时，我们应抱宽容的心态设身处地地替对方多加考虑，即使错在对方，也应豁达大度，谅解其过失。特别是上级领导，切不可与其当面发生冲突。

(六)要宽以待人,不要苛求于人。身为一名秘书我们要给别人留下的应是良好的待人印象：严于律己,宽以待人,不放纵自己,不苛求他人,要做到这样我们秘书人员才是优秀的。当然，我们也不能因为在领导身边工作就高高在上，对秘书人员来说，在身份、地位发生变化步步高升时，我们尤其应记住的就是不要给同事和下属造成一阔脸就变的印象。

三.秘书人际交往应讲究艺术

美国成人教育家戴·卡耐基在调查了无数的明星、巨商、军政要员之后认为，一个人事业上的成功，只有15％是由于他的专业技术，另外85％要靠人际关系和处事技巧。人际关系是人们在物质交往和精神交往过程中发生、发展和建立起来的人与人之间的联系和关系。因此，若要有良好的人际关系，我们就应有良好的人际交往能力。除了积极主动的同他人交往外，要有良好的人际交往还需要掌握一些必要的技巧和艺术：

（一）提高综合素质，优化个人形象是秘书搞好人际交往的前提

秘书人员在与他人交往前，首先应先保证自己有良好的个人素质和形象，这样才能在人际交往中得心应手。首先，秘书人员应具备有以下几项基本素质：

1.思想素质

作为一名优秀的秘书人员，在公司领导级人物的身边工作，最基本的我们应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和高度的社会责任感。此外，我们还应具有极强的保密观念和保密习惯，随时随地维护自己公司的利益。

2.心理素质

不论在工作中还上在生活上，做为一名秘书都要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。这样才可以保证自己的工作不被情绪所左右。若心理有障碍或喜怒无常，这样是不可能会做好秘书工作的。

3.自身素质

秘书的自身素质包括多方面的内容，主要涉及工作能力、沟通能力、社交能力和承受力。

（1）高效的工作能力。工作时能将琐碎繁忙的工作变得井然有序，能适应各种环境的变化和工作节奏的突变。因为秘书的工作本来就很琐屑，若没有这基本的工作能力，也就难以胜任了。

（2）善于人际沟通。秘书最重要的职能是上传下达。当老板和下属之间的沟通有了障碍，甚至影响到了团队关系和公司的利益的时候，秘书就应该用交往的艺术，巧妙的进行沟通，化解上下级之间的尴尬和猜疑。

（3）有良好的社交能力。由于工作性质的需要，熟悉地方政府官员、公司客户、上级的亲朋好友等与上级相关的“人脉圈”是十分重要的，并且努力与他们建立良好的公共关系也有助与我们的工作。

（4）能担当重要责任。秘书负责各领导层的沟通和联络，经常草拟文件、甚至替上级制订计划。在这样的一个角色里：我们应大胆谨慎地扮演好一个管理者的角色。不暴露自己的缺点和犯错，谨言慎行。

4.知识技能|

秘书的工作范围其实是很广的，涉及到各行个业。服务于不同的行业，我们秘书人员应有不同的知识结构，比如若是服务于律师事务则我们做为秘书需懂得相关法律知识，而商务公司中的秘书则应具备良好的商务谈判能力和协调能力，最好还能具备企业管理知识、财务知识等。

5.优化个人形象

秘书人员要注意塑造好自己个人在别人心目中的形象，使别人乐于接受自己，这样才能促进人际交往的发展。要正确认识自己开展交往活动，仅仅了解别人是不够的，还必须对自己有充分的了解。

（1）可以从他人的态度中了解自己。平时工作中或做事时要经常注意别人对自己的态度，可以由此来反观自己。

（2）在与别人的比较中认识自己。有意识的建立比较对象，对方可以是自己的同事，也可以是同行业竞争者，然后不断的通过比较来体察反省自己，以便对自己形成一个全面而深刻的了解。

（3）通过工作成果认识自己。秘书人员应积极、主动参加公司的各项工作和活动，通过自己的实际行动来完成工作，取得工作成果可以显示出来自己的优势和不足。

此外，还应该记住的是要时常笑脸迎人，笑容是一种令人感觉愉快的面部表情，是人际交往的润滑剂，它可以缩短人与人之间的心理距离为深入沟通与交往创造温馨和谐的氛围。

（二）巧妙运用交际技巧能使秘书人际交往顺通无阻

“世事洞明皆学问，人情练达即文章”。作为一名优秀的秘书应很善于交际，和别人见面就熟，使人感觉很容易接近，这样也容易被人信赖。那要如何练就良好的人际交往能力呢，这就需要我们在与人交往时多与运用些技巧，它能起扬帆顺水的作用。

1.寻找共同的语言。“酒逢知己千杯少，话不投机半句多”。如果在交往时双方能有共同的话题，共同的语言和体验，这样的交往就容易产生共鸣，也容易吸引对方，但我们应切记不论何时都要以诚相待，只有在一定的范围内敞开胸怀，唤起理解和同情，取得信任，交往才会成功。

2.善解人意。“己所不欲，勿施于人。”作为一名秘书，在交往的时候，要善于听取对方的言论，站在对方的立场上考虑问题，善意理解对方的意图和意见，设身处地的为对方着想，这样虽然在交往中付出了代价，但给自己和组织带来的利益将是稳定和长期的。

3.学会倾听。秘书人员在和来访者交谈时，要认真听取来访者的述说，热情接待，并根据情况及时的做出处理。耐心的听别人讲话，尊重讲话人的情感和态度，既表现了我们秘书人员的涵养又体现了我们对交谈者的关心。这样才能在交际场上运筹帷幄。

4.真诚地赞赏。每个人都希望获得别人的肯定，以此来确认自己的重要性。赞美对方的行为，往往会收到意想不到的效果。所以，秘书人员在交往过程中，不要吝啬赞美，并且这种赞美是真诚的、发自内心的。适当的赞美既可以给对方带来快乐也可以增进双方的友谊，从而得到对方的理解和支持，有利于做好办公室工作。

5.沉着应对。人际交往中，时时会有意想不到的事情出现，作为秘书人员应具有良好的应变能力，去应付突来的一切。因为交际场上的事不可能都是一帆风顺的，我们秘书要学会巧妙的避开尴尬或需保密的话题，灵活的变通，运用幽默的方式处理意料之外的情况。

（三）熟知社交礼仪是秘书人际交往的必要点

礼仪既是形象，也是纽带，传递着尊敬，友好的信息，是人际交往乃至有益发展，心灵沟通的前提。既影响自己给人留下的第一印象，也关系到交往的成败。

由于秘书工作的特点，所处地位的特殊：既在单位内部起联系沟通作用，又在社会上成为一个单位的窗口和代表，所以礼仪在秘书人员身上是“全方位”地体现。礼仪在也秘书的人际交往中起着重要的作用：礼仪可以帮秘书工作者把准自己的地位，规范自己的行为；尊重领导权威，尊重领导意见；按正常渠道上情下达沟通信息，同时也在礼仪中保全自己的人格尊严。

1.形象礼仪

秘书人员的个人礼仪应讲究外在形象，秘书是在一个“外向性”的岗位上工作，要与多种对象打交道，应注意自己自身的衣着打扮要合体和谐，言谈举止要符合自己的身份，以免影响来访者或被来访者的情绪。

2.接待礼仪

在把握好自身形象的基础上，接待宾客是应事先做好准备，了解对方情况。见面时要保持微笑，并注意称呼问题，给人们留下良好的第一印象。

3.处事礼仪

在处事方面，作为管理层中的中介部门，秘书要与各职能部门和外部世界联系沟通，由于身处领导近旁，会使其他人对秘书有特殊看法，这时我们秘书人员应以诚相见。以诚相见不仅是感情的真挚，也包括礼仪的周到。例如尊重对方的地位，理解对方的处境，同情对方的闲难，赞赏对方的成就等。通过这些来取得对方的信任，化解误会。

当然，在工作中，我们秘书人员所要涉及的还又多方面的内容，如在迎送礼仪上，秘书人员要做到有始有终，把好印象直至最后一刻；除此之外，宴请礼仪以及参观游览礼仪等都是我们秘书人员应熟知和掌握的礼仪内容。

（四）培养优良的人际交往风度

人的交往风度是其心理素质和修养的外部体现，能反映出一个人的道德品格、思想感情、性格气质、处世态度乃至交往的诚意。在人际交往中应培养良好的人际交往风度，它是秘书人员成功交往的基本条件。所以，秘书人员在交往时应努力做到以下几点：

饱满的精神状态。与人交往时精神状态是很重要的,因为对方直接面对的就是秘书自己本人，神采奕奕，精力充沛，能激发对方的交往动机。活跃交往气氛。

诚恳的待人态度。在工作态度方面，不管对待什么交往对象，都应以平等的态度，显得诚恳而坦率。交往时不卑不亢，端正而不过于矜持，充分显出我们秘书人员的诚挚内心。

洒脱的仪表礼节。人的仪表魅力不仅取决于长相和衣着，更在于人的气质和仪表。秘书得体的礼仪能增加人的交往风度，举止体现着一个人的修养和风度。秘书在待人接物中要学会自我约束，自我节制，但又不能谨小慎微。

适当的行为神态。在与人交往时面部肌肉放松，面带笑意，是一种轻松友好的表示，朴素大方、温文尔雅的行为习惯能正确的表达我们的良好愿望，注意保持分寸得当的交往距离能使彼此心理上都感到舒适坦然。

总之，秘书人员应培养良好的人际交往，这样才能更好的在工作中发挥自己的才干，提高工作的效率和工作的质量，营造良好的工作氛围。

参考文献：

【1】宇正香.秘书理论与实务.浙江:大学出版社,2003.42

【2】赵中利.现代秘书心理学.高等教育出版社,2002.137

【3】凝.秘书人际交往原则.http://blog.myspace.cn/e/401199812.htm

【4】Hyman.秘书人际关系的重要性.http://blog.35358.com/user1/Hyman/1523.html

【5】技巧经验.关于秘书素养的几点思考.http:///63049_11.shtml

回答：2009-02-20 21:58 提问者对答案的评价： 恩，太好了，谢谢你了啊！

篇6：秘书有效倾听的艺术

作者/ 张东

古希腊哲人泰勒士说过： “多说话并不表明有才智。” 人有两只耳朵，却只有一张嘴，所以要多听少说。据国外学者研究，一般情况下，人在倾听时的效率大约仅有25％。可见，倾听并不是一件容易的事，大多数人都做不到认真倾听别人的说话，这是因为大多数人忽视了倾听的重要性，没有或很少受过倾听的训练，在倾听过程中很难自始至终集中注意力。人们在倾听时容易受到各种干扰，比如楼道里的喧闹声、房间内他人的说话声、电话铃声、打印机发出的声音等等，都可能使我们分心，使我们难以听清对方的说话。此外，沟通环境中的各种干扰，比如，周围很嘈杂，你对所谈内容缺乏兴趣，对方有浓重的口音使你难以听懂，对方使用了一些带有歧视性或令人反感的词语而使你产生厌恶情绪，你的大脑疲惫等等。商务秘书工作中随时都要与人沟通，如安排事务、接打电话、接待来客、辅助谈判等，有效倾听是非常重要的。要听懂对方说话的真正意思，就必须让对方把话说完。让对方把话说完，不仅能完整地听懂对方的意思，也是对对方的尊重，还可表现你的涵养。

一、倾听的作用

（一）倾听可获取重要信息，增强解决问题的能力

通过倾听我们可了解对方要传达的消息，感受到对方的感情、交流的背景和真实意图等，还可据此推断对方的性格、目的和诚恳程度。通过倾听中的提问，我们可以搞清不明之处，或是启发对方提供更完整的资料。耐心倾听，可以减少对方的防范意识，得到对方的认同，甚至产生同感、知音的感觉，从而促进彼此的沟通了解。倾听可以训练我们推己及人的心态，锻炼思考力、想像力和客观分析能力。倾听有助于了解清楚事情的来龙去脉，提出建设性意见，提高专业技能和管理技能，从而增强解决问题的能力。倾听可以激发创造的灵感，世界上有不少发明创造就是听出来的。

例如钢盔的发明者就是从一次闲谈中获得灵感的。第一次世界大战期间，法国的亚德里安将军到医院看望伤员，听到几个伤员在闲谈中问一个人： “炮弹爆炸时，你的头部怎么保护得好好的，一点没受伤？” 那个人回答说：“当时我急了，赶紧把一个铁锅扣到了头上。”亚德里安将军心里一动，何不让战士都戴上金属制作的帽子！于是，钢盔问世了。

（二）倾听可掩盖自身弱点，更易形成共识

善听才能善言。沉默可以帮助我们掩盖若干自身的弱点，少发表意见可以减少自己受别人攻击的机会。如果对别人所谈的问题一无所知或未曾考虑，保持沉默便可不表示自己的观点和立场。良好的倾听习惯有助于发现对方谈话的出发点、弱点和重点，让对方感到自己提的意见已充分考虑了其需要和见解，对方会更愿意接受。

（三）倾听可以增强沟通效力

倾听能够帮助自己理解别人，也有利于让别人更快地接纳自己，这将有助于人际关系的改善。倾听能够使他人感受到被尊重和被欣赏。卡耐基曾说： 专心听别人讲话的态度，是我们所能给予别人的最大赞美。倾听能让交际对象感受到你的真诚，更易于获取友谊和信任。倾听能让说话者觉得自己的话有价值，从而愿意说出更多更有用的信息，他们也能够因为感到受尊重而获得满足感。称职的倾听者还会促使对方敏捷思维，启迪对方进一步交谈的欲望，双方皆会受益匪浅，从而实现有效的沟通。

二、倾听的技巧

（一）形式多元

倾听的主要形式可以分为迎合式、引诱式和劝导式。

迎合式。就是采取迎合的态度与对方交流，适时地对对方的话表示理解和赞同，可以点点头或者简短地插话，尽量保持与对方观点和态度的一致，这样容易消除对方的紧张不安，拉近与对方的心理距离。

引诱式。就是在倾听的过程中通过诱导式或假设式提问，诱使对方说出其真实观点或全部想法。

劝导式。就是当对方说话偏离了谈话的主题或有明显的观点错误时，通过运用恰当的语言不知不觉之中把对方的话题拉回到主题上来。使用劝导式必须注意转移话题要自然、婉转，否则容易引起对方的反感，反而得不偿失。

（二）少说多听

在倾听过程中应学会仔细、耐心倾听； 学会有效运用沉默，忌在谈话过程中先入为主、东张西望、三心二意。

在一次推销中，乔·吉拉德与客户洽谈顺利，就在快要签约成交时对方突然变了卦。当天晚上，按照顾客留下的地址，乔·吉拉德找上门去求教。客户见他满脸真诚，就实话实说：“你的失败是由于你没有自始至终听我讲的话。就在我准备签约前，我提到我的独生子即将上大学，而且还提到他的运动成绩和他将来的抱负。我是以他为荣的，但是你当时没有任何反应，而且还转过头去用手机给别人打电话，我一恼就改变注意了！”

（三）专心凝神

专注地倾听对方说话是对交际对象最大的尊重。要用百分之百的注意力，要为对方说话留够充足的时间和空间，要有足够的忍耐力，要在听话过程中总结出对方谈话的关键和要点。要主动去听，集中精力听讲话者所说的话，并把注意力集

道。

秘书： 陈主任说不喜欢这个发型，也可能有很多同事欣赏这个发型，只是没有说出来，对不对？

员工： 也许吧。

在语言反馈时要注意以下几点： 第一，在对方言毕即说出自己的感受，用语言和表情反映出来。比如： “听起来，你似乎现在面临很大的压力。” 第二，对对方的立场表示理解。即使你不同意他的观点，也要接受这些感觉的合理性。如“当你看到销售量逐月减少时，我看得出来你不喜欢在企业一线工作”。第三，鼓励对方进一步表述。当对方告诉你一个事实或一个观点时，让别人告诉你更多的内容。“你可以更多地告诉我一些具体发生的事情吗？” 第四，在表达自己的观点时应注意不要随便评论，轻易发表倾向性意见，不要出现随意泄密、随意插话、随意补充、随意质疑、随意纠正、随意批评等不礼貌行为。第五，要识别情感，注意理解对方言谈的真实意思或言外之意。如听了朋友说“我要把我的妻子打一顿” 以后，应注意理解与辨析这句话的真实感情，以便于与谈话对象作进一步的沟通与交流。在听话时应学会换位思考，与对方交流时应三思而后行。

（七）情绪适应

应学会在倾听过程中适应对方的情绪，与对方产生情感互动，对方高兴的时候，听话人也由衷地高兴； 对方悲伤的时候，听话人也真诚地难过。

例如：

秘书： 王主任，今天真倒霉，我发言时居然忘词了，说不下去了，同事还幸灾乐祸，气死我了。

王主任： 居然有这样的事情？ 你一定很生气吧？

秘书： 当然了。不过还好，一会儿就忘了。王主任： 不要给自己这么大的压力，每个人都有犯错的时候，不过你这么会调整情绪，我真高兴。

（八）做好记录

倾听时应学会记忆，要善于从对方的谈话中找出重点或基本观点，也可以利用工具，比如纸笔等将对方的谈话重点加以记录，以体现对对方的重视，便于和对方进一步交流。

正式的场合，提高倾听效果的关键是训练有素的做记录。做记录可以根据实际情况采取以下方式： 大纲式，即通过记录一句话、关键词或者用大写字母、画圈、下划线等符号记录对方讲话的重点； 集合式，对短的发言，把重点（通常讲话者开头说的话）写在记录纸的中间，然后在四周记支持性观点； 数字列序的方式，通过数字序号标示出关键词出现的次序，便于听话者回忆对方谈话的内容； 图解和组织结构，用框图和各种符号展示出关键词之间的逻辑关系。

参考文献：

篇7：秘书口语表达的艺术特点

口语表达是秘书的基本功，在社交活动日益频繁的今天，秘书讲究口语表达技巧尤为重要。秘书是领导的助手和参谋，在一个单位里秘书处于承上启下、沟通四方的枢纽地位。在秘书队伍中有一些人，为领导写大报告、长篇文章能行云流水、妙笔生花，但出场讲个话就结结巴巴，显得十分窘迫，这就是由于缺乏口才。秘书光会“耍笔杆子”已经远远不够了，还必须善于口语表达。文秘人员作为“窗口”单位的工作者，其一言一行将直接代表所在机构的形象，所以良好的口语表达能力十分重要。本文从文秘人员口语表达能力的重要性、技巧两方面入手，对于文秘人员在进行口语表达时应该把握哪些技巧、特点进行了研究、探讨。

关键词：秘书；口语表达；技巧；特点

目 录

中文摘要.................................................................I 1 引言..................................................................4 2 秘书口语表达的特点....................................................4 2.1 语境特点..........................................................4 2.1.1 角色功能的多样性............................................5 2.1.2 说话对象的层次性............................................5 2.1.3 交际场合的广泛性............................................5 2.1.4 关系环境的多变性............................................5 2.2 心理特点..........................................................5 2.3 表达特点..........................................................5 3 秘书口语表达的要求....................................................6 3.1 讲真情，说实话....................................................6 3.2 讲原则，有分寸....................................................6 3.3 讲效率，贵简明....................................................6 3.4 善机变，巧应对....................................................6 4 秘书口语表达能力的重要性..............................................6 4.1 利于更好发挥参谋助手的作用........................................7 4.2 利于缩短信息传递的时间............................................7 4.3 利于单位塑造形象..................................................7 4.4 利于协调人际关系..................................................7 5 秘书口语表达技巧......................................................7 5.1 要注意与其所处的环境相一致........................................7 5.2 根据不同的交流对象来确定合适的表达方式............................8 5.3 要根据不同的交流内容来确定合适的表达方式..........................8 5.3.1 委婉式......................................................8 5.3.2 直截了当式..................................................9 5.3.3 赞誉式......................................................9 5.3.4 迂回式......................................................9 5.4 注意听话者的心境..................................................9 5.5 秘书要重视平时口才的基础训练.....................................10 6 结论.................................................................10 参考文献................................................................11 致 谢..................................................错误！未定义书签。1 引言

有人说“能说会道”是秘书的看家本领，这话的确有一定的道理。秘书在工作中虽然很少去演说，但却经常要说话，汇报情况，提出建议，传达指示，接待来访，协调工作等等，大量使用的是口语表达。因此，口语表达在秘书工作中起着非常重要的作用。

那么，秘书该如何进行口语表达才能获得最佳的效果，才能进行成功的交际呢？近年来，有不少有关秘书方面的著作对此进行了阐述，归纳起来，大致有以下几点：意思明白；诚实；语言生动；口齿清楚；条理分明，表达准确；说话得体；正确等等。

在探讨秘书口语表达时，仅仅局限于语音层面和逻辑思维层面是远远不够的，为此，在秘书口语表达中加强对修辞的研究是十分必要的。

中国现代修辞学大师陈望道先生在《修辞学发凡》中指出：“修辞以适应题旨情境为第一要义。”成功的言语交际，往往是在“适应题旨情境”下完成的。冯广艺先生在《汉语修辞论》中指出：“语言运用是一个动态运行的过程，在这一过程中，无论是言语表达者，还是言语接受者，都是在一种相互适应的状态下完成交际的任务的。”同时，在这一过程中，“要求言语表达者调整语言，以适应言语接受者”。在上述案例中，老板之所以“明显地不高兴”，是因为小玲的回答没有适应老板的要求。如果她能适当地调整一下自己的语言，比如“我去查一下”或“我去问一问”，那么交际的效果可能要好得多。秘书口语表达的特点

秘书的工作性质、工作环境决定了秘书表达时必须具有的独特特点。秘书应正确认识这些特点，克服各种说话的困难，让言语交际在秘书工作中更好地发挥作用。2.1 语境特点

语境是人们表达时，对说者的表达和对听者的理解均产生影响，由主客观因素构成的言语环境。秘书人员生活在秘书工作特定的环境中，其口语表达同样受语境制约秘书工作的性质作用，秘书人员应有的素质、充当的角色，构成了秘书口语表达的语境。2.1.1 角色功能的多样性

这是构成秘书语境的主观因素。秘书要发挥多种角色，必须善于在各种语境中说话。

2.1.2 说话对象的层次性

这是构成秘书口语表达的客观因素，主要指表达对象的职位、文化程度、年龄等是多层次的。这种多层次性，制约着秘书的言语表达。2.1.3 交际场合的广泛性

交际场合，是指说话的具体地点、情境这是说话语境不可或缺的客观要素。秘书部门处于联系上下、左右、内外的位置，决定了秘书说话场合的广泛性。2.1.4 关系环境的多变性

说话者同说话对象之间构成的关系，就是关系环境。这是秘书说话语境的一个重要因素，直接对说话产生影响。社会中的人际关系是复杂的，秘书的人际关系同样复杂，而且多变，形成关系多变性的特点。总之，秘书的工作性质、环境构成了说话的特殊。语境，其主客观因素对秘书说话的制约作用，至关重要。秘书口语表达应根据语境特点的要求，主动利用语境提供的条件，把话说好，以增强表达效果，达到交际目的。2.2 心理特点

秘书说话处于何种心理状态，这个问题容易被人忽视。一个领导者很少去注意他的秘书与之说话的心理活动，其他人更极少留心秘书说话的心态。其实，秘书说话的心理状态及其特征是个值得重视和研究的问题。就秘书单个人来讲，每个人说话有各自的心理特点。2.3 表达特点

秘书说话，无论是向领导汇报工作，还是与同事交往共事，是有目的性的。这种从工作出发有目的的说话，决定了秘书说话的表达特点：表达中心的明确性。话由旨谴，有的放矢，这是秘书表达应具备的首要特点；表达方式的灵活性。秘书工作千头万绪，情况复杂多变，秘书的应变能力表现在言语交际上，形成了灵活多变的表达方式；表达风格的平实性。秘书表达重在“实用”，解决实际问题，平实性就成了秘书表达的基本风格。第四，语言表达的文明性。秘书工作具有“窗口”作用，说话关系到本单位形象，交际中用文明语言是绝对不可少的。3 秘书口语表达的要求

3.1 讲真情，说实话

讲真情，说实话，关键的是：一要真，二要实。“真”指感情坦诚而真挚；“实”指内容确凿而充实，即以真实情感讲真实情况。这项要求，是秘书工作的地位、作用决定的。秘书作为领导的参谋、助手，工作在领导身边，直接为领导服务，无论是提供信息、协调矛盾，还是处理日常事务，必须以辩证唯物主义为思想武器，“不为上”、“不为书”、“只为实”。3.2 讲原则，有分寸

秘书口语表达的原则性有以下几个方面：政治性原则、工作性原则、规范性原则、道德性原则。坚持这些原则，涉及秘书本人的政治修养、道德观念、思想品质、理论水平等多方面因素。有正确的世界观、价值观；有高度的责任感、使命感；有一定的政治理论及专业理论修养，讲话时就容易做到坚持原则。说话有分寸，也是一种表达艺术。善于表达的秘书，往往会讲究措词、掌握“火候”。因此，秘书在各项公务活动的口语表达中，都应坚持原则，掌握分寸，准确 地表情达意。3.3 讲效率，贵简明

现代社会生活节奏越来越快，秘书工作比任何时候都讲究效率，要提高工作效率说话必须简洁明确，说话是简明的艺术。欧阳修的《醉翁亭记》，开头一句经过多次修改，最后只剩“环滁皆山也”五字，成了以少胜多的名句。秘书口语表达简明，就能提高工作效率。3.4 善机变，巧应对

善机变，巧应对是秘书机智的外露，思维敏捷、反应迅速，把准契机是秘书每天都要运用的机智。这是一种以不变应万变的本领，是坚持原则性与灵活性的具体体现。秘书口语表达能力的重要性

在现代社会，良好的口语表达能力是人类生活中一项难能可贵而又不可缺少的技能，而对于秘书来说又显得尤为重要。秘书是协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人。虽然秘书在工作中很少去演说，但却经常要说话，汇报情况，提出建议，传达指示，接待来访，协调工作等等，大量使用口语表达。但是秘书不具有决策权，只是代领导传达指示，沟通上下内外，传递信息，协助领导进行管理。正是秘书这种特殊的角色地位和工作性质，从而要求秘书不仅要开口说话，还要把话说的好在秘书工作时，把话说到恰到好处，办事就会顺利；说话不得体，办事就会受到阻碍。由此可见，具备良好的口语表达能力对秘书人员起着极其重要的作用。

4.1 利于更好发挥参谋助手的作用

秘书的参谋助手作用，体现在既能积极完成交办的各项事务工作，又能出谋划策，创造性的为领导做好服务工作。除个别情况以书面形式同领导交流外，大量的是口头形式交流。因此，秘书人员要将话说的明白，说的巧妙。4.2 利于缩短信息传递的时间

口才好，几句话就能把问题说清，很快就能让对方明白，乃至说服对方，从而缩短了信息传递的时间，提高了信息的价值。4.3 利于单位塑造形象

语言具有双刃性，暖人之语，可春风化雨；伤人之语，甚于刀戟。秘书在社交中如不注意语言的这种双面作用，就会影响本单位的形象。古人云“一言知其贤愚”，来访者往往从秘书的口才判断该单位的水平，因而秘书的口才直接关系到单位的形象。4.4 利于协调人际关系

协调各方面的关系是秘书部门的重要职责，如何取得成效，单有良好的愿望还远远不够，还要有协调的技巧，其中协调的语言技巧尤为重要。有不少有关秘书方面的著作对此进行了阐述，归纳起来，大致有以下几点：意思明白；诚实；语言生动；口齿清楚；条理分明，表达准确；说话得体；正确等等。秘书工作者口语表达的方式。秘书口语表达技巧

5.1 要注意与其所处的环境相一致

即“话随境发，要求言语表达者根据语言环境来发话。这里，语言环境对言语表达者的制约作用是如何构建言语的结构体，只有当言语表达者所讲的话适应语境时，才能发话，不注意这一点，仓促发话，就会影响交际的效果”。例如，在公众场合，当秘书发现上司做出明显的错误决定时，如果秘书立即提出意见，显然会伤害到上司的自尊心，必然会引起言语的接受者——上司的强烈反感，进而影响到交际的效果。如果是在一般非公众场合，例如只有上司和秘书两人在场，这时秘书如果立即提出意见，同时注意自己的措辞，如“这个决定您是否还需要再考虑一下呢？”那么这时上司必然会很乐意接受，理想的交际效果会更容易达到。另外说话还要善于选择恰当的时机。如何把握时机没有一定的规则，要视具体情况，依据说话者的感觉和经验而定。

这里，仅提出几点注意事项：了解听话者的基本情况，投其所好；选择愉悦的谈话时机；在认同有差异时，尽可能缩小差距，到对方接受你的意见时再开口；从说话的最终目的考虑，对一些可以预见到的情况，应做到“有言在先”，使对方作好心理准备，最终接受你的要求；将具有结论性的话，留到最后的时机再说，这样会使你的谈话具有更大的主动性。

5.2 根据不同的交流对象来确定合适的表达方式

在秘书工作中，秘书要经常与众多的不同对象进行交流，如与上司、与客户、与同事等等，如何与不同的交流对象达到理想的交际效果，这就要求秘书在进行口语表达时，要根据交流对象的变换，随时调整自己的语言，既客气礼貌，又恰如其分。如，秘书在接待客户来访时，如果来访者是一般的普通客户，那么秘书可以按照惯例，说：“先生，您预约了吗？麻烦请您登记，这是公司的规定。”如果来访者是一位公司经常联系的重要客户，秘书若以这样的语言来接待对方，对方可能会认为你不欢迎他，从而引起双方交流的冲突。5.3 要根据不同的交流内容来确定合适的表达方式

秘书的工作涉及方方面面，针对不同的内容，秘书应选择合适的表达方式以获得理想的交际效果。5.3.1 委婉式

当交流的内容有可能对言语接受者的心理造成消极影响，此时，采取不直截了当而是用另一种方式含蓄地将自己所要表达的内容说出来，以使言语接受者更易于接受。

销售部送来的本季度销售报告中只罗列了销售数据，没有分析销售额大幅度下降的原因，上司对此不满意，让秘书于雪把报告退回销售部重写。于雪把报告交给销售部经理时，向销售部经理一个劲说总经理如何如何不满意。开始销售部经理还微笑着倾听，但听着听着，销售部经理心里开始后不舒服了，进而产生抵触情绪，不再听于雪说什么，反而开始计较于雪的措词。尽管他知道自己的报告没写好，但他给自己找了各种借口，于雪说一句他顶一句，最后两人不欢而散。

在上述案例中，如果于雪说话委婉一些，比如先表达对对方的体谅，说一些市场竞争太激烈、整个行业的大环境都不太好之类的话，之后再委婉地说明“总经理不满意，要求增加内容、找出原因”的意思。销售部经理可能会是另外一种态度，沟通的目的自然就达到了。5.3.2 直截了当式

当交流的内容比较紧急、重大，要求对方必须立即予以接受时，秘书在表达时就不要拐弯抹角，而应直奔主题。如总经理让秘书通知各部门经理下午两点召开紧急会议，秘书在表达时可以这样说；“×经理，今天下午两点在××会议室召开会议，主题是××××，希望您准时参加，不能缺席。” 5.3.3 赞誉式

当秘书对交流的内容是否让听话人乐意接受没有把握时，适当地对听话人的服饰、物品、兴趣等表示赞赏，使他在心理上感到一种满足感，从而更乐于接受秘书所要交流的内容。当然，这种方式在运用时要注意适度。如秘书要同事帮他准备会议室，他可以这样说；“哟，做了新发型了啦！这个发型你看上去很精神„„，能否将××会议室准备一下，下午总经理开会要用。” 5.3.4 迂回式

当秘书对交流的内容不适于采取正面回答的方式，如交流的内容涉及到公司的机密等，秘书采取此方式既不失礼节，又能保护公司的机密。5.4 注意听话者的心境

注意听话者的心境所谓心境，指的是一种较微弱、持久而具有感染性的情绪状态。在良好的心境下，主体对一切都感到兴趣，常以亲切平和的态度待人接物，在人与人的交往中心与心容易沟通，棘手的问题也易于解决；相反，在不好的心境下，主体对一切都感到枯燥无味，很容易被激怒，在人与人的交往中心与心难以沟通，遇到问题也难以处理。因此，秘书人员在进行口语交际时，必须把对方当时的心境作为一个基本的前提来加以考虑，与人谈话要“察言观色”，尽可能选择在对方心境愉快的时候，切不可选择对方懊恼、悲切的时候，以便表达收到良好效果。

5.5 秘书要重视平时口才的基础训练

一个人口头表达能力的好坏，固然与表达主体的先天条件有关，但从根本上说，主要是后天自觉加强训练的结果。口语表达能力及其效果的差异，是由主体即说话人的思想品德、文化素养、知识结构、业务才干、个性特征、气质禀赋等诸多因素所决定的。说话是一种综合能力，它是由思维能力、观察能力、记忆能力、选择能力、应变能力等多种能力综合而成的。因此，秘书人员加强个人文化修养与综合能力的锻炼，尤其重视平时口才的基础训练，提高自己说话的感染力和说服力，使它成为事业成功的一把利剑。结论

总之，秘书口语表达的技巧，是共性与个性的统一，既有一般秘书所共有的说话特征，也有个人在说话实践中形成的个性特征。二者统一，才不致于众口一词、千人一面。随着社会交往的增加、公关活动的加强，领导选用秘书，不仅要看秘书的业务能力，也要看秘书的表达能力。有志于从事秘书工作的人，应树立信心、不断学习，加强训练，掌握说话技巧，成为能说会道者，推动秘书事业的发展

参考文献

篇8：秘书参谋艺术的重要作用和意义

一、秘书参谋艺术的重要作用和意义

秘书参谋的定义是:秘书人员近身围绕领导者, 为其进行有效决策决策管理的提供的一种职能辅助的秘书活动。秘书参谋是围绕领导政务展开的, 现代秘书参谋已经是一个综合化的辅助管理行为, 广泛应用于政府机关、各大企业和各种单位。从领导科学的角度看, 秘书参谋职能已经成为了领导者决策必不可少的辅助措施, 而且已经越来越专业化、综合化、精细化, 简言之, 在现代管理、领导和决策行为中, 秘书承担了越来越多的工作, 领导者只是起到选择性的决策作用。过去, 由于对秘书参谋职能理论研究的淡化, 曾经一度认为, 秘书只要具备良好的负责谋略即可, 作为领导的附庸, 秘书参谋职能往往处于被动地位, 而且“术”往往被认为是旁门, 重“略”轻“术”在我国是一种被长期忽视的领导现象, 深入研究, 就会发现, 秘书参谋艺术才是影响决策行为的决定性因素, 而决策又是影响目标的决定性因素。

中国古典名著《三国演义》是集秘书参谋艺术的大成之作, 从始至终, 这部名著都贯穿于秘书参谋艺术的始终:

董卓残暴不仁, 荒淫无道, 李儒就投其所好, 帮助董卓入主中原, 权倾朝野。

陈宫的谋略应该说高于曹操手下的谋士, 但是由于陈宫为人忠直, 忠言逆耳, 吕布自以为天下无敌, 不用其言, 最终失败。

官渡之战是一个典型的秘书参谋决胜的战例, 田丰、沮授都是才华过人之士, 但是由于不能准确把握袁绍的性格, 直言犯上, 导致袁绍不采纳他们的意见, 直接造成了君死臣亡;而曹操手下的谋士对于曹操的猜忌多疑和实用主义的性格把握得非常好, 适当进谋, 谋在功利, 曹操也能够听取, 甚至许攸直呼曹操为“阿瞒”, 曹操都不以为意, 最后官渡之战的胜败就可想而知了。曹操在击溃袁绍之后, 无奈地说, “燕赵多慷慨之士, 奈何本初 (袁绍字) 不用也!

“杨修才华横溢, 但是死于曹操之手, 是由于杨修虽然文学修养甚高, 但是实用机谋甚少, 而且为人狂妄, 不善于揣摩曹操的心思, 于政务、军务上出力很少, 对领导者很难有实质的帮助, 又经常遮盖领导者的光芒, 这样的秘书最终不就成为鸡肋了?

刘备一生颠沛流离, 寄人篱下, 直到三顾隆中, 请出诸葛亮, 才完成霸业。诸葛孔明是智慧的象征, 纵观其一生, 他做得最好的事情就是能让刘备言听计从, 甚至让刘备充分地“授权”, 才得以将谋略发挥到了极致。

司马懿不受曹操重用, 只担当主簿之职, 但是他不强出头, 在适当时候屡次提出关键的建议, 阻止曹操迁都, 建议曹操追讨刘备, 支持曹操称帝等, 而且能够很好地运用参谋的艺术, 最终得以帮助曹丕建立魏国, 为司马氏奠定基础。

杨松腹无点墨, 只会运用阿谀奉承, 收受贿赂, 虽然参谋艺术用的不错, 但是, 由于缺乏职业操守和业务能力直接导致了张鲁的失败, 最终落得被曹操所杀。

秘书参谋职能的实质是辅助领导者完成决策的过程, 是事物、政务和遗缺补漏的需要, 我们引用了《三国演义》中这些谋士参谋艺术的原因, 就是为了说明参谋艺术的重要性。因为秘书参谋处于辅助的位置, 决策行为是领导者做出的, 所以, 如何影响领导者去实施正确的决策行为是现代领导科学的关键, 因此, 秘书参谋职能参谋艺术的运用, 对领导决策起到了至关重要的作用, 有着重大的意义。

二、秘书参谋艺术的方法运用

将秘书参谋职能上升为一种艺术, 是因为秘书参谋作为一种沟通技巧, 作为一种创造性的方式, 决定着领导决策行为的正确性。

运用秘书参谋艺术要准备把握参谋时机的选择, 领导科学的理论证明, 当决策者对某一问题的信息接收需求大时, 或者解决这一问题条件成熟, 或者这一问题亟待解决时, 参谋决策才能够被引起重视, 发挥作用。

要选择有效的沟通方式, 秘书参谋要把握领导者的性格, 采取领导者能够接纳的进言方式, 切忌背道而驰, 不注重沟通技巧, 那样的话, 即使提出了战略的性的谋划, 因为领导者作为自然人的属性, 不是计算机那样机械的分析, 所以沟通艺术, 献计方式至关重要, 要做到参谋适度, 站在领导者的角度, 一切以最终正确的决策为目标。

秘书参谋前, 要仔细研究局势, 认真分析决策行为的后果, 做到既要有“术”又要有“略”, 要言之有理, 行之有据, 谋划有方, 从而正确地影响领导决策。

结论

秘书参谋是辅助领导者决策行为的重要职能, 随着现代管理学的发展, 秘书参谋职能在领导决策中将会占有重要的地位, 所以, 一定努力做好秘书参谋艺术运用。

参考文献

[1]张清明:《秘书参谋职能概论》, 武汉大学出版社, 2001年。