档案及印章管理规定

档案及印章管理规定（精选6篇）

篇1：档案及印章管理规定

档案、证书、印章管理规定

第一章总则

第一条为了加强我校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在我校各项工作中的作用，妥善保管证书和印章，根据《中华人民共和国档案法》、《会计档案管理办法》和证书印章管理的有关规定，结合我校实际，制定本办法。

第二条本规定所称档案、证书、印章是指我校在教育教学、后勤、党政管理和其它各项活动中直接形成的对学校和社会当前及长远具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料。

第三条学校档案是全校师生员工智慧的结晶，是重要的信息资源和历史凭证，档案、证书、印章管理必须坚持集中统一管理的基本原则，确保各类档案、证书、印章达到完整、准确、系统、安全和有效利用的要求。各部门都有管理和保护档案的义务和责任。

第四条档案、证书、印章工作是我校工作的重要组成部分，是办好学校的一项基础工作，是维护学校历史真实面貌的一项重要事业。

第二章体制、机构、人员和任务

第五条 我校档案工作受市教育局的领导，同时接受市档案局的指导、监督与检查。

第六条 学校设档案室。由办公室人员管理档案工作，负责学校档案的收集、整理、保管和移交工作。

第七条 学校档案室是学校档案工作的管理部门，是保存和提供利用本校档案的职能部门，具有对全校档案工作统筹规划、统一管理、实行指导、监督与检查的责任。

第八条学校档案工作人员要保持相对稳定。

第九条学校档案室的基本任务

１、贯彻执行有关档案工作的方针、政策、法令和法规，规划全校档案工作。

２、建立和健全学校各类档案管理制度和实施规范，并负责指导、监督和检查执行情况。

３、负责对学校各类档案及有关资料的接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计和保管工作。

４、努力开展档案的开发和利用工作。

５、编制各类档案检索工具，汇编档案参考资料，积极开发档案信息资源。６、参加档案信息工作的整体化建设，开展多方面协作，进行档案信息交流。

７、负责对学校专、兼职档案工作人员的业务培训。

８、采取多种形式、开展档案的宣传教育活动，增强师生员工的档案意识。９、积极开展档案理论和实践的研究，提高理论水平，总结实践经验，参加档案学术交流活动。

10、做好档案的修复、保护、缩微及计算机辅助管理工作，逐步实现档案管理现代化。

第三章经费、库房和设备

第十条学校要保证档案事业所需经费。对归档文件所需的档案装具及设备，学校在其经费中给予支持。

第十一条学校档案室要有符合档案管理要求的档案库房。

第十二条 •学校档案库房要有足够的装具，保证档案的安全存放。

第四章文件材料的积累、立卷和归档

第十三条学校应做到各项工作实行“四同步”管理。即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第十四条学校应建立和完善文件材料的立卷归档制度，并将其纳入教学、科研、管理和有关人员的职责范围，以确保各项工作完成后，均有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第十五条学校任何个人在从事教学、科研、党政管理、外事等活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向档案室移交，集中管理，任何部门和个人不得据为己有。凡学校有重大活动、庆典、捐赠等事项，在其发生、发展过程中形成的全部文字材料、照片、录像，均应及时归档。

第十六条有关人员应会同档案室对应归档的文件材料加以审查，签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目，不予鉴定和验收，不予申报成果。

第十七条我校实行文件材料形成管理制度。

１、学校的兼职档案工作人员应根据本部门的业务规律，将办理完毕的文件材料按类别、问题、时间排列装入档案袋，以便立卷按规定时间向档案室移交。２、学校各项活动，由专人负责，把活动过程中形成的文字、图表、图片等所有材料加以整理保存并移交档案室。

３、学校每年形成的会计档案，应由专人按照归档要求负责整理立卷，按规定的时间向档案部门移交。

第十八条凡需归档的文件材料必须遵循文件的自然形成规律，保持文件材料之间的有机联系，便于保管利用的原则进行系统整理组卷，编写页号、填写

案卷目录、备考表、拟写好案卷标题、注明保管期限；编制移交目录一式两份，由负责人和档案工作人员签字后向学校档案室移交、交接双方签字。

第十九条对归档的各种载体的文件材料，必须做到书绘工整、声像清晰、装订整洁、一律用碳素墨水或黑墨水、不符合要求的由相关部门负责改进和复制。

第二十条为了便于档案的装订和排架，公文处理用纸一律使用16K普通用纸，设备材料用设备档案用纸、会计凭证要统一规格。

第二十一条文件材料归档范围应按规定的九大类收集归档：

1、党群（党务、群团、其它）；

2、行政（行政事务、人事劳资、总务后勤、其它）；

3、教育教学（教务管理、德育管理、学生管理、其它）；

4、基建；

5、声像；

6、会计（报表、帐簿、凭证）；

7、设备；8人事档案；

9、实物

第五章档案的管理和利用

第二十二条学校档案室要按照《学校档案分类整理方法》的要求，对各类档案进行分类、编号、排架，编制案卷目录和其他检索工具，做到分类科学、整理系统、保管安全，统计准确，利用方便，管理手段先进。

第二十三条要定期检查档案保管情况，发现破损、字迹褪色的档案，要及时修补和复制。

第二十四条各类档案保管期限：学校各类档案按其价值将保管期限分为永久、长期、短期三种。凡记录学校主要职能活动，对教学、•科研等具有长久参考和研究价值的，应定为永久保存；凡在较长时间内具有利用价值的，应定为长期保存；凡在短时间内具有利用价值的定为短期保存；凡是介于两种保管期限之间的文件材料，其保管期限一律从长。会计档案的保管期限，根据其特点，分为永久、长期两种，长期期限分为十五年、二十五年。

第二十五条学校档案部门所保存的档案，主要供本校利用，如其他单位或个人需查阅或利用时，必须遵守我校档案管理规章制度。本校工作人员因工作需要，可直接查找、借阅本单位归档的档案。非本校人员查阅档案时，应持单位介绍信或身份证，经分管档案的领导同意后，方可查阅。凡摘抄、复制的档案，须经档案室核准后，加盖档案室公章和学校公章方能生效。

第六章奖励与处罚

第二十六条对专、兼职档案工作人员，在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的，应由学校给予表彰和嘉奖。

第二十七条 •对于违反档案管理的行为，或因玩忽职守而造成档案损失的领导和个人，应视情节轻重，依照法律规定由学校给予行政处分；构成犯罪的由司法部门追究刑事责任。

第七章附则

第二十八条本规定自2006年9月1日起实施。

滨州市中华武术学校

2006年8月30日

篇2：档案及印章管理规定

第一章 总则

第一条 为规范公司的印章管理，防止不必要事件的发生，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条 本制度适用于全公司范围。

第二章 管理职责

第三条 印章保管人职责

（一）印章原则上不得带出办公室，并应存柜加锁。特殊情况确需带章外出办理公务，报经总经理或分管副总批准后，应另有监印人随同用印人办理；

（二）印章保管人员需建立《印章使用登记表》，严格按印章使用程序盖章，明确责任，保证印章的正确使用和绝对安全，防止被滥用和盗用；

（三）印章保管人员应注意印章的日常保养，并定期清洗，确保印迹清晰。

第三章 印章的使用

第四条 印章是指公司印发或办理的文件、合同、凭证等与公司权利义务有关的书面材料上，因需以公司名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的具有法律效力的印章。

第五条 使用印章，一律实行审批制度。经领导批准后可盖印，其权限分级掌握，使用哪级公章，由哪级领导批准，并由其负责。凡不符合用印要求，均应拒绝盖印。领导在审核通过后，加盖印章，印章使用申请人需填写《印章使用记录》。

第六条 使用印章时，一律实行登记制度，注明用章事由、数量、申请人、批准人、用印日期。保管人应对盖章的文书内容、手续、格式把关检查，发现问题及时请示领导，妥善解决。严禁在空白的信笺、介绍信、合同上用印，印章保管人长期外出时须将印章妥善移交，以免贻误工作。

第四章 印章的保管

第七条 公司的印章由总经理指派专人保管。印章保管须有记录，注明印章名称、颁发机关、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人等信息。

第八条 印章的借用

印章借用须办理手续，注明经办人、借用人、借用时间、借用理由等信息。

第九条 印章的停用

有下列情况，公章必须停止使用：

（一）机构变动要机构名称改变；

（二）上级部门通知改变印章图样；

（三）印章使用损坏；

（四）印章遗失或被窃，声明作废。

第十条 公章停用要提出处理办法，并报总经理批准，及时将停用公章送制发机关封存或销毁，建立公章上交、清退、存档、销毁的登记档案。

第五章 附则

第十一条 本制度由行政人事部负责解释。

第十二条 本制度自公司审议通过后施行。

档案管理制度

第一章 总则

第一条 为加强公司对档案的收集、整理、保管和利用工作，规范档案管理工作，充分发挥档案的作用，提高档案保存质量，结合公司实际情况，特制定本制度。

第二条 本制度适用于全公司范围。

第二章 管理职责

第三条 行政人事部为公司档案归口管理部门。

第四条 行政人事部负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁工作。

第三章 管理范围

第五条 档案的管理范围主要是文件材料，文件材料主要包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划和工作总结等。

第四章 管理工作要求

第六条 档案分类

（一）一般情况下按文件内容和性质分为机密、非机密和紧急、非紧急两类

（二）档案分类应力求切合实用。如果因案件较多，前两级不够应用时得于小类之后另增加细类；

（三）每一档夹封面内页应设目次表，案件归档时依序编号，并以每一文件一个目次编号为原则。

第七条 档案名称及编号

（一）档案各级分类应赋予名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容、性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混；

（二）各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示；

（三）档案分类各级名称经确定后，应编制《档案索引表》，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅；

（四）档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审。

第八条 档案文件提交

各子公司档案室负责筛选、保管、分类、编号文件，于每年年末提交到公司本部行政人事部，公司本部行政人事部负责公司本部档案的管理工作，文件提交

时应注意：

（一）检查文件的本文及附件是否完整；

（二）文件的处理手续是否完备；

（三）提交文件是否属于归档的范围；

（四）建立健全的立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限；

（五）在年末检查齐全后提交至行政人事部。

第九条 归档与档案清理

（一）行政人事部在收到档案后，按照方便查找的原则，有序地归档；

（二）对所有公司档案系统列排，确保保管期限，编制档案目录，按一定次序排列和存放。

第十条 档案保管期限的确定

（一）永久保存的档案

1.公司章程

2.组织结构及各种规章制度

3.公司的核准文件

4.政府的核准文件

5.不动产所有权状及其他债权凭证

6.各种资产管理的相关记录

7.各种投资管理的相关记录

8.各种风险管理的相关记录

9.重大谈判、重大投资项目建议的记录

10.其它经核定须永久保存的文书

（二）长期保存

1.预算、决算书类

2.各种计划书

3.审核手续和考察报告

4.重要性管理规定、通知、会议纪要

5.其它经核定须长期保存的文书

（三）短期保存

1.期满或解除之合约

2.一般性通知、规定、会议纪要、调查

3.结案后无长期保存必要者

4.其它经核定为短期保存的文书

第十一条 鉴定与销毁

（一）根据国家档案局及有关部门规定，编制档案保管期限。档案保管期限分永久、长期、短期三种；

（二）日常鉴定工作由行政人事部，重要文件由总经理负责鉴定，对新入库的档案正确划分保管期限；

（三）对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存；办理销毁手续，先经行政人事部经理审批，再由总经理批准，方能销毁；

（四）销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字；

（五）公司应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。

第十二条 档案的利用

档案的利用由行政人事部经理负责，其操作按以下方式：

（一）公司内档案利用的方式有：提供档案原件、提供档案复印件、提供文献索引资料；

（二）档案管理部门应主动向各部门、员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为政策信息、管理信息等；

（三）档案室应接受公司有关部门、人员定题咨询要求；

（四）依据国家档案、统计法律法规，做好企业档案统计工作；

（五）政府有关部门依法执行公务，需要查阅公司档案，公司予以配合、协助。第十三条 档案的借阅和索取

A 总经理、副总、行政部经理可通过档案管理员办理借阅手续，直接提档；

B 公司其他人员借阅档案，必须由部门经理批准，办理相关手续，重要机密性文件一般不借阅。

第五章 附则

第十四条 本制度由行政人事部负责解释。

篇3：高校印章档案管理探究

关键词：高校印章,印章档案,管理

高校印章是高校在各项工作中行使主体职权、证明其身份的权威性要件。高校在长期的发展中会不可避免的经历院校或其内部机构的撤销、合并、更名等变动, 并由此产生大量失去法律效力的印章。由于其原有的法律效果和权威性, 对于失效印章的管理应既要保证其实体安全, 又要使其不被非法利用。因此, 高校档案管理部门应及时将学校在党政工作、教学、科研等各项业务活动中形成的、已经停止使用的, 对于学校和社会具有保存价值的印章, 通过一定的程序收集归档, 实行集中统一管理。

一、高校印章档案的特点

1. 权威性。

印章是单位、组织或个人在各种社会活动中体现其主体资格和合法权力的印信, 具有凭证信物作用, 其启用须经依法审批, 受法律保护, 且印章使用者对印章的使用承担法律责任。

2. 载体多样性。

高校各单位的工作性质和业务范围不同, 因此印章种类繁多, 并且印章的制作没有统一标准, 即使同一高校使用的印章的载体在形状、材质、规格甚至文字类型等方面都不尽相同。

3. 法律效力的依附性。

印章的权威性及其法律效力的发挥, 通常是以依附在相关文件载体上钤印的形式实现的, 单独的一枚印章并不能体现其效力性。

4. 印章生命周期的不可逆性与潜在的“非法可用性”并存。

废止印章不可再作为正式文书的生效标志, 但印章在失效归档后, 印面上并未标注其有效时间与失效标志, 因此, 不可避免某些人非法地将印章档案作为生效期间所具有的法定效力进行使用, 使废止印章产生“非法可用性”, 扰乱正常的管理秩序, 甚至造成严重后果。

二、高校印章档案的管理现状

高校在长期的发展过程中必将产生很多废止印章。以江西某高校为例, 仅在近年学校更名之后, 学校档案馆收集到各类废止印章200多枚 (含业务章) , 而办学历史越悠久则这一状况亦突出。但从整体上看, 目前高校印章档案的管理水平较低, 存在管理意识淡薄, 存放散乱, 利用程序不规范、分类与编号不合理等现象, 国家档案局2008年制定的《印章档案整理规则》 (简称《规则》) 没有得到深入贯彻执行。究其原因, 概括如下。

1.“重文件, 轻印章”的双轨制档案管理意识。

高校档案管理部门对印章档案的价值认识不足, 普遍存在“重文字记载, 轻实物管理”的双轨制管理观念。长期以来, 印章档案的相关标准缺位, 档案工作管理中对印章档案的重视程度偏低, 使得印章档案并未真正纳入档案管理范畴, 因此, 对于以文件为代表的文字记载类档案和印章档案的管理自然形成双重标准。

2. 印章档案归档的无组织性。

一方面, 由于印章档案的归档没有完善的制度要求, 相关部门也缺乏对废止印章应该归档的意识, 于是, “是否归、归给谁、归哪些、怎么归”便成为印章归档的障碍, 使得印章档案归档缺少源动力;另一方面, 印章的权威性与象征性使得印章成为“烫手的山芋”, 担心对印章管理不善可能要承担较大的责任, 使得印章档案归档缺失吸引力, 于是, 废止印章的归档体现出了明显的无组织性。

3. 印章档案整理的无序性。

由于对印章档案管理的重视意识普遍不足、相关标准出台较晚, 且对《规则》的执行力普遍欠缺, 因此, 印章档案的整理方法各不相同, 档案装具纷繁芜杂, 没有进行合理的分类与编号, 使得印章档案的管理呈现出无序性。

4. 印章档案利用的不规范性。

废止印章归档保存后, 一些有所图谋的人会试图通过各种非正常途径利用废止公章进行不法行为, 从而给学校带来不可挽回的损失和负面影响, 类似的案例经常出现, 其主要原因是对印章档案的利用不规范造成的。

三、加强高校印章档案管理的对策

1. 强化印章档案意识, 理顺归档渠道。

首先, 高校档案管理部门及相关单位应认真学习贯彻《规则》, 提升印章档案意识, 充分了解实物档案与文字档案均是学校各项活动的历史记录, 应予以合理保存。同时, 将文件生命运动周期理论融入印章档案管理中, 纠正“重文件, 轻印章”的管理意识, 使“有保存价值的废止印章须归档”的管理理念上升为普遍共识。其次, 由于高校综合职能部门如校办、校办是校内印章从申请、审批到废止归档的经办单位, 因此, 高校档案馆 (室) 在收集工作中应加强与其沟通协调, 理顺印章档案的归档渠道。同时, 明确双方的分工, 在机构调整、合并等可预见的印章更替的情况下, 高校综合职能部门要强化对印章档案收集的前端控制, 而档案馆 (室) 在印章结束现实使用期时要及时催缴, 归档保存。

2. 完善归档制度, 明确归档范围与要求。

首先, 由于高校的机构变动没有规律可循, 印章的废止也随之具有不确定性, 因此, 高校可参照《规则》并结合自身实际制定印章档案的管理办法, 明确归档要求和权责奖惩, 以确保废止印章归档的制度化和规范化。其次, 明确归档范围与要求。一般而言, 除严重损坏和一般事务性工作如收文、发文中使用的没有保存价值的印章外, 其他在学校各项工作中使用的印章及其印模、文字说明等, 在印章现实使用期结束时, 需将印章清洗干净, 及时向学校档案馆 (室) 移交。

3. 提高印章档案的整理水平。

印章档案的整理应坚持遵循其形成规律, 集中整理分类, 区分保管价值, 便于保管利用的原则, 使其整理科学、合理、规范。

(1) 全面区分印章档案全宗。历经院校或内部机构调整的高校形成的档案一般会构成一个以上的全宗, 不同时期的印章档案也要归到相应所属的全宗, 具体而言是将收集到的全部印章档案依据其归档单位进行直接区分。此外, 对于因未及时整理等原因导致的归档单位不明的情况, 则根据印章名称、使用时间与期限等特征作为区分印章全宗的辅助信息。

(2) 切实划分印章档案保管期限。《规则》规定, 印章档案保管期限分为永久和定期 (15年) , 对外行文使用的机构印章和组织法人及其办事机构印章的保管期限为永久;其他内设机构和业务工作印章的保管期限为15年。对高校而言, 笔者认为, 从高校各二级单位的公章利用率较高等实际出发, 高校印章保管期为永久 (代号Y) 的应包括:校级印章、学校法定代表人印章、学校各二级单位党政公章;其他已归档的印章为定期 (代号D) 。

(3) 合理编制档号。根据《规则》及高校工作的特点, 印章档案档号可采用汉语拼音、阿拉伯数字及间隔符号混合编制的方法。具体构成为:印章档案代号 (YZ) 、保管期限代号 (永久为Y, 定期为D) 、分类号和枚号4个部分。分类号是根据印章的使用期所处的历史时期、印章级别和印章属性进行划分的, 历史时期是指印章使用期处于建国前或建国后 (建国前代号为1, 建国后为2) ;印章级别分为校级印章代号为1, 二级单位印章代号为2;印章属性指机构印章代号1, 学校领导等个人印章代号为2。以四川某高校为例, 编号为YZ-Y-2.1.1-1的档号表示永久类印章中校级公章的第一枚。高校可根据自身情况及公章情况选择相应编号编制。

(4) 规范印章档案装具与装盒。高校工作中常见的印章按其形状及尺寸差异, 大体分为普通印章和钢印。普通印章档案应装盒保管, 印章档案盒采用内衬活动式隔条的翻盖档案盒装具, 按照《规则》标准, 其外形尺寸应为310mm×220mm×100mm (长×宽×高) , 在印章装盒时应根据已编档号依次排序进行, 并根据印章大小适当调整隔条, 以保证整齐有序;而钢印档体型巨大, 在档号编定、相关信息标注明确后, 按照档号排列单独存放在印章档案柜即可。

(5) 制作与印章实体有机联系的印模集。一般采用反扣法将印章钤盖在空白纸张上形成的二维或三维 (钢印) 印章印迹制作印模。具体而言, 在馆藏印章档案整理分类的基础上, 将同一类印章有序的集中制作印模, 并在每一个印模下方标注其档号, 以建立一一对应关系, 以便于管理与查找。

4. 规范印章档案的利用程序。

档案保存的目的在于利用, 印章档案的利用主要是指查验、鉴别如甄别文件真伪、研究学校历史沿革等方面, 而印章的特殊作用决定了必须对印章档案的利用进行严格控制, 对未履行相关手续的利用一般不予提供。如在实际工作中因工作需要重新启用印章, 利用者须填写启用印章档案审批表, 包括需盖章材料名称、所需启用印章名称、印章钤印次数、申请启用事由、学校及有关部门和领导意见等, 审批材料齐全后, 档案工作人员应秉承档案利用服务的宗旨, 提供优质服务。但是应该注意, 印章档案的利用须在其所存档案馆 (室) 中进行, 并须有监印人对照审批表的要求予以监督, 在用印完毕后承办人及监印人须签名及填写用印时间, 完善登记手续, 以确保印章档案合法有序利用。

参考文献

[1]国家档案局.《印章档案整理规则》 (DA/T40-2008) .2008 (6) .

[2]康云霞.浅谈合并高校失效印章的档案管理[J].兰台世界, 2008 (5) .

[3]宋刚.论印章档案及其收集和整理[J].档案学研究, 2005 (4) .

篇4：谈高校印章档案管理

【关键词】高校；印章档案；管理

一、印章档案的收集

1.收集印章档案应及时。印章是机关、企事业单位行使职权、进行各种公务活动及对外联络的标记和凭证。有了印章这个标志，各种文件、介绍信、合同、报表等文书才具有法律效力，才能被人们所承认和执行。因此，印章具有特殊而重要的地位和作用，一旦印章被停用、废止，应尽快交由档案部门封存管理。

2.收集印章档案应确保齐全、完整、真实。印章档案能够真实地反映一个单位的机构设置与演变情况，具有重要的历史凭证作用和参考价值。对高校来说，一枚枚印章，是学校各个不同时期的烙印。每一枚印章档案都无可辩驳地证明学校的一段历史，学校档案部门要尽可能地保证学校每一历史时期印章的齐全完整，使之体现学校变迁过程的系统性，完整地反映学校发展历程的全貌。另外，据说社会上一些不法分子利用计算机扫描等高科技手段能按照印章所盖的印迹制作出真假难辨的印章。所以，我们在收集印章档案时一定要确保其真实性。

3.收集印章档案应履行严格的交接手续。档案部门可根据自己学校实际，制定相应的废止印章收集登记表，主要内容应包括印模图样、材质、启用日期、废止日期、移交单位、接收单位、移交人、接收人、移交日期等条项。印章废止单位填好废止印章收集登记表，连同废止印章一并移交给学校档案部门封存管理。由于废止印章大小不同，材质不一，破损程度、保存价值也良莠不齐，档案部门在接收时可作适当鉴定。

二、印章档案的整理

总体来说，印章档案整理应遵循利于管理、便于利用的原则，在印章的形成规律基础上，保持其历史原貌和有机联系，集中进行整理分类。需要注意的一点就是印章档案的全宗处理。印章档案应按馆藏集中，统一整理，不宜按来源原则划分全宗，也就是说馆藏印章档案应作为全宗级档案单独整理编目，按进馆顺序编制流水号，不得与文书档案混合编号。其整理步骤如下：

1.清洗、临时编号。将印章印面朝下放入装有清洗剂溶液的容器之中浸泡，待污垢松软后，使用刷子刷洗印章。刷洗干净的印章放在通风处晾干。清洗后的印章要确保完整、清洁、不变形，保持印面和边款中字迹与图案的完整、清晰。将晾干后的印章贴上临时标签，标签进行流水编号，按编号顺序若干枚为一组集中存放。

2.制作卡片。按照一印一卡的方式，将印章逐一在卡片上盖制印模，对印模编制与印章相同的临时流水编号，预留出档号与考证内容。

3.鉴定考证、划分保管期限。通过查考印章启用和机构变更等文书档案及相关资料，研究印章边款、印材，比较印章式样和印文，对印章的文字和图案内容、使用时间及真伪情况进行考证，填写卡片上的考证内容。

4.分类排序。一般可根据印章档案的历史时期、印章属性、机构类型等特征组织分类。高校印章档案可按三级类目来分，一级类目：建国前印章代号为1，建国后印章代号为2；二级类目：机构印章代号为1，个人印章代号为2；三级类目：党委印章代号为1，行政印章代号为2，钢印代号为3，团委印章代号为4等等。分类号使用阿拉伯数字加间隔符“.”编制，间隔符“.”用以区分分类层次。如建国后党政印章的分类号应为2.1.1。印章档案按保管期限——分类号——枚号顺序逐盒组织排列。

5.分拣装盒。按照卡片分类排序的结果，对应临时标签流水号拣取印章，将相同保管期限、相同类别的印章，依印章排列顺序逐一装盒。盒内印章一般按从左至右、从上至下的顺序排放。装盒后要编制备考表，如实填写本盒印章情况说明、整理人、整理时间等事项。备考表平放在盒内印章上面。

6.制作印模。盖制印模时，印章要放准位置，均匀用力，一次成型。盖出的印模要求印模工整、印文清晰、图形完整、排列美观。盖制后的印模可经过扫描数字化处理后再用计算机编辑。对有边款和特殊纽式的印章，可分别采用拓片和照相的方式对其进行复制和取样，作为印模的有机组成部分，一同编辑。按照管理、利用印章档案的需要，可同时盖制若干份印模，其中，按盒内印章排放顺序盖制的印模单置于盒内，其余可根据需要编辑制作成各种专题印章档案印模集或印谱。放在盒内的印模单应放在备考表的上面，其中每个印模的下方应标注与之相对应的印章档案的档号。

7.编制档号。印章档案整理完毕后应编制档号，以固定排序位置。档号由印章档案代号、保管期限代号、分类号和枚号组成。印章档案代号：字母“YZ”代表“印章档案”，保管期限代号；字母“YJ”代表永久，“DQ”代表定期；分类号在第四步已阐述，枚号即阿拉伯数字流水编号。如学校印章档案保管期限为永久的建国后党委第一枚印章的档号为：YZ-YJ-2.1.1-1.制作档号时，去掉印章上的临时标签，在印章执柄或外侧贴上写有档号的新标签，还要分别在盒内印模和卡片上编制档号。

8.编制检索工具。印章档案应同时编制手工和机检两种检索工具。依据印章档案的档号排列顺序组织条目，通过将卡片上相关信息过录到目录上的方式，编制手工印章档案保管目录，主要设置档号、印文（边款）、使用起止时间、印材、备注等条项，根据保管期限的不同，分别打印后装订成册。机检检索工具除应有与纸质保管目录同版本的电子目录外，还要有扫描、编辑后的电子印模图形。

9.编制整理说明。每一批印章档案整理完毕后，都应该编制整理说明。记载印章档案的来源、数量，介绍印章的内容、价值和完整情况，说明印章档案的整理时间、整理人员和其他事项。整理说明可与印章档案保管目录等手工检索工具裝订在一起。

三、印章档案的利用

印章档案是档案的有机组成部分，即是档案，就会有一个提供利用的问题。在实际工作中，由于多种历史原因和工作需要，部分印章档案需要重新启用。但是鉴于印章的特殊功能，为防盗用、冒用、误用，印章档案的利用要严格控制。

1.制定严格的印章档案利用审批制度。提供印章档案利用时，应查验利用者有效证件，仔细询问利用事由，请利用者填写印章档案利用审批表，主要内容应包括利用人、利用单位、利用事由、需盖印章名称、学校有关部门意见、领导批示、承办人、办理时间等条项，做好印章档案的利用登记和利用效果登记。档案工作人员不得违反规定擅自提供利用，保证印章档案的利用安全。

2.为便于查找利用，档案部门除编制相应的纸质印模检索工具外，还应对印模采用计算机扫描、存储等数字化处理，形成系统的电子检索目录，以进一步提高利用效率。

总之，印章档案以其独有的特殊载体出现，见证了学校历史发展的进程和机构设置的变迁，是重要的档案资源。高校要进一步加强对印章档案的认识，重视印章档案的收集和管理工作，使印章档案的管理更加制度化、规范化、科学化。

参考文献：

[1]刘加威.高校印章档案管理的若干思考[J].齐齐哈尔医学院学报，2008（22）.

[2]康云霞，许院院，程媛.浅谈合并高校失效印章的档案管理[J].兰台世界，2008（9）.

[3]封小平.谈谈印章档案的整理[J].浙江档案，2010（4）.

篇5：酒店文档、档案、印章管理制度

文档管理制度

公文管理包括登记、分办、批办、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、归档、销毁等程序。公文处理必须做到准确、及时、安全、统一。公文由人力资源部统一收发、分办、传递、用印、立卷和归档。

1、凡酒店的收文、总经理的收文，由酒店人力资源部签收；属酒店领导亲收件，一律交收件人亲自处理。

2、凡上级来文、下级请示件、同级呈送件、“三密”文件材料，都要逐件进行登记。登记后的内容包括：收文序号、收文日期、来文单位、文件标题、文号、密级、份数、分发单位及其份数、领导指示、承办情况、催办情况、终结处理、归卷号以及备注等。平件与密件要分别登记，便于管理。分清急缓，急件要随到随登并及时分送。收文薄上的序号应按编排，不要出现空号、重号。若有数份同一文件，每一份可注明第几份。收文登记的同时，应在文件的右上角加盖刻有单位名称、收文日期、收文号、文件页数的收文专用章。

3、公文登记后，由总经理办公室根据主管领导的批示，转交各有关人员或部门传阅，如需转交有关部门阅办，应由总办文员送交，并经登记，签收后才可送交。

4、阅读文件应按规定范围，秘密级以上文件须到人力资源部阅读。因工作需要借阅文件应办理手续，用完后及时退还。秘密级以上文件，各级领导及有关人员均不得携离办公室。

5、各部门或个人承办的公文，必须认真负责，按规定期限迅速办理，不得拖延积压。

6、各部门均应实行公文催办制度。负责办理公文的人员，对自己经手处理的公文，应件件有落实，事事有下文，转办要及时，催办有结果，防止积压误事。

7、公文办完后，应根据文书立卷、归档的有关规定，及时将公文定稿，正本和有关材料整理立卷。当年文件应于第二年第一季度移交完毕，个人不得私自保存应当存档的公文。

8、各级干部调动时，应将文件清理移交。凡参加会议带回的文件，应及时送人力资源部登记保管。

9、没有存查必要的公文，经过鉴别和主管领导批准，由办公室定期销毁。销毁文件要登记，要有专人监督，保证不漏销，不丢失，不泄密。机密级以上文件，不准作废品出售，一律经碎纸机处理。

发文处理制度

1、各部门凡需打印的文件（包括表格），首先应经本部门审核签字，正式文件 要填写“办公纸”，再经总经理办公室主任同意后方可打印成文。

2、部门领导核稿时，一定要认真负责。审核把关的主要内容和重点是：（1）是否需要行文，应当用什么名义行文，要严格控制发文的数量；（2）是否符合党和国家的方针、政策、法律、法令；（3）提出的要求和措施是否明确具体、切实可行；（4）涉及其它部门的问题是否协调一致；

（5）审批手续是否符合要求（如是否按照规定的要求逐级进行核稿、签署、会签或提交一定的会议通过或报上级批准等，以明确各级应尽的责任），是否符合公文体式的有关规定（如是否准确地体现了发文机关同受文机关的关系，文中语气是否恰当，主送、抄送机关是否准确，标题、紧急程度、机密等级定得是否正确，是否便于受文机关办理等）；

（6）文字是否正确地反映了原来的意图，是否简明扼要、通俗易懂，文句是否符合语法、合乎逻辑、正确使用标点符号，文字是否规范，文中有无错漏等等。

3、凡以酒店名义发出的文件，应由酒店董事长签发。店内涉及面广的，应由正职或授权主持日常工作的副职领导人代签；酒店领导外出期间，可授权或委托其他负责人代签；会议通过的文件，根据授权，可由总经理办公室主任签发；凡以酒店内某一部门的名义发出的文件，应由该部门负责人签发；但涉及人财物问题的，除部门负责人签批外，还应送酒店主管领导审核和加签。

4、缮印要按公文格式进行，文件的字数多少要和纸幅大小相应，尽量避免末页无正文的现象，如出现此种情况，应在末页注明“此页无正文”字样。

5、字迹要求清晰、整洁、排列匀称，注意保护原稿，不得涂抹或污损，应移交办公室保管。

6、密级较高的文件应专人打印，大量印刷应指定专门场所。

7、印刷文件需认真校对，重要文件实行三校复核，以保证正确无误。在缮校中如发现原稿有疑问、错误或不妥之处，应及时和承办单位联系，自己不得随意修改，校对后要签名再交打字员正式印文，印后如还需在公文上修改字句、数字、时间等，应盖上校对专用章。

8、酒店正式行文必须由录入员统一编号，用酒店专用公文纸印刷，经盖鲜印方能发出。

档案管理制度

（一）归档-各部门在工作中形成的已经办理完毕的具有保存价值的文件材料，按“条款类目”分别存放，翌年经检查齐全后，整理、立卷、交由办公室归档。归档文件必须经过酒店总经理办公室主任审查后才可归档。

(二)档案分类-酒店经营、生产、技术等管理性文件，要按其文件内容和载体区分为九个大类：

（1）设备仪器类；（2）基建类；（3）客房餐饮技术类；（4）酒店行政类；（5）经营管理类；（6）培训工作类；（7）声像档案类；（8）离店/骨干人员档案类；（9）会计档案类；

（三）分类方法：

1、按组织机构分类；

2、按工程项目分类；

3、按专业性质分类；

4、按设备型号分类；

5、按时间分类；

6、按问题分类；

（四）档案保管

1、接收档案必须认真验收，并办理接交手续。

2、存放档案必须有专用柜、架，排架方法要科学和便于查找。

3、底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库时，要认真检查其修改、补充等情况，底图存放以平放为宜。

4、存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒。胶片页夹和影集等，按编号的顺序排列在胶片柜或防火柜内，缩微母片和拷贝应分别存放。

5、胶片库房应设置在没有臭氧气、氧化氮、硫化氢、二氧化硫等有害气体和物理性污染地段。库房内应设防火和空气调节设施，温度、湿度应符合规定的要求。

6、要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐物相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行进行修补和复制。库藏档案因移交作废、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据。

（五）档案保密。注意做好保密工作，保存档案必须用专门的库房，房门窗要坚固，并且具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施。

（六）档案鉴定。酒店要根据国家和有关部门的规定，编制酒店档案保管期限表。档案保管期限分永久、长期、短期三种。

1、对酒店有长远利用价值的档案应永久保存。

2、对酒店在一定时期内有利用价值的档案分为长期或短期保存。

3、凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

4、鉴定工作由酒店领导、专业技术人员和档案人员参加的鉴定小组，直接对档案进行鉴定。每次鉴定要写出鉴定报告，在保管单位案卷、备考表中注明鉴定意见，由小组负责人签名，并且注明鉴定日期。

5、鉴定工作应该定期进行，一般三年左右进行一次。

6、档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定。鉴定中发现档案不准确、不完整，酒店应及时责成有关部门和人员负责修改、补充。

7、销毁档案必须严格掌握，慎重从事，销毁前要造具清册，提出销毁报告，经酒店领导审批，并报有关挡案管理机关备案。销毁挡案时，要严格执行保密规定。

（七）档案统计

1、酒店档案管理要健全统计工作，统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠。

2、档案统计主要有档案管理基本情况统计、档案数量统计、档案提供利用及效果的统计等。

（八）档案管理现代化

1、档案管理要列入酒店信息化管理的整体计划中统筹考虑。

2、酒店档案室要应用电子计算机进行编目、检索和库存管理。

（九）酒店要按照国家有关规定，向档案馆移交有关档案或复制件。

（十）客史档案应专门妥善管理。并做到不成套借出，各部门经理可借阅复印件;避免书面材料流传，依法保护 VIP客人的隐私。

印章管理制度

1、酒店印章、合同专用章统一由酒店人力资源部及财务部管理。

2、使用酒店印章，必须经酒店领导或办公室主任批准，填写使用酒店印章登记表方能使用。

3、使用宾酒店馆合同专用章，必须经部门领导，财务部经理、酒店总经理审批；项目金额较大的，必须经酒店董事长审批；项目金额巨大的，必须由酒店董事会三分之二以上成员会签审批或召开董事会议通过方能办理。

4、使用部门印章，必须经本部门领导批准，由秘书办理登记手续后方能使用。

篇6：公司及项目印章管理规定

印章管理规定

第一章 总则 第一条 目的

为规范公司印章的制发、外借、废止、使用，确保公司印章管理及使用规范，特制定本制度。第二章 印章管理 第二条 公司印章的定义

本制度中的印章是指在公司的文件、凭证文书等与公司权利义务相关的文件上，因需以公司名称或有关项目、部门名义证明其权威作用而使用的印章，涵盖公司内部使用的含公司名称、项目名称、部门名称及签名人的橡皮图章。第三条 管理职责

1.总经理：负责公司印章的使用和废止的审核与批准。

2.行政人事部：负责各项目、部门印章保管和使用的监督以及公司公章、各项目、部门级印章的刻制安排。

3.项目、部门印章管理员：负责本项目、本部门印章的保管和使用。第四条 印章种类

1.公司公章：公司名称章。

2.专用公章：合同专用章、财务专用章、发票专用章、项目章。3.职章：刻有公司法人的印章（含企业法人章及财务印鉴章）。4.功能章:只具有特定功能，如废票章等。第五条 印章制作 / 6

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1.公司公章、合同专用章、职章、项目章的刻制由管理部门申请，提交行政人事部审核、总经理审批通过后，由行政人事部安排雕刻；

财务专用章及发票专用章由管理部门申请，由行政人事部审核、总经理审批通过后，由行政人事部安排雕刻；

功能章由管理部门申请，经行政人事部审批通过后，由行政人事部安排雕刻。

2.印章雕刻按下列规定办理

2.1公司公章、合同专用章、财务用章、发票专用章和公司法人章、印鉴章应根据当地公安机关的规定进行相关申请、审批、备案，并在其指定的刻印处雕刻。

2.2印章雕刻应由行政人事部负责，不得由他人代理。

2.3雕刻完成之印章，如不尽理想，需要重刻时，依本制度之销毁规定办理。

2.4行政人事部应将每枚印章登记于《公司印章登记表》上并留“印模”，并将此记录保存。第六条 印章的管理

1.公司公章由总经理负责保管，由申请人提起申请，经总经理审批通过后用印。

2.合同专用章由计合部负责人保管，合同会签审批通过后可直接加盖合同专用章。

3.财务专用章由财务部负责人保管，在需要付款或财务类报表的文件走完相应的审批流程后用印。/ 6

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4.发票专用章由财务部负责人保管，在购置的发票上用印，使用情况由行政人事部和总经理监控。

5.收款专用章由财务部负责人保管，在收取费用后用印，使用情况由行政人事部和总经理监控。

6.职章由申请人提起申请，经总经理审批通过后用印。

7.项目章由项目负责人负责保管，由申请人提出申请，经项目负责人审批后用印，使用情况由行政人事部和总经理监控。第七条 印章的使用 1.公司级印章使用

1.1各部门如需用印，须经公司领导审批通过后在行政人事部的《用印登记表》上登记后方可使用，如果原文件盖章后作废需重新盖章的，应将原文件交回行政人事部核对并销毁。

1.2 文件、资料上有总经理亲笔签批的（原件），可直接用印，但须在《用印登记表》上登记备查。

1.3 原则上公司级印章均不得带出公司，确因工作需要不得不借出的，须持总经理签字审批的《公章外借审批表》方可办理外借，印章借出应坚持“当日借当日还”的原则；印章外带使用，须由行政人事部派专人同行，用印时需保证两人在场，保证印章安全。2.项目级印章使用

2.1项目各部门如需用印，须向项目负责人提出审批申请，审批通过后在《用印登记表》上登记后方可使用。/ 6

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2.2文件、资料上有项目负责人亲笔签批的（原件），可直接用印，但须在《用印登记表》上登记备查。3.部门级印章使用

3.1 部门印章或业务专用章由各部门负责人或其指定的专人负责保管，并建立部门印章使用记录，使用时，应经部门负责人签字批准。3.2 部门印章只用于部门内部发文。

4.印章保管人休假或外出公差期间，印章保管人填写《印章授权代管审批表》后指定专人代为保管。

5.行政人事部负责对各项目、各部门印章使用、保管进行监督检查；各项目、部门印章管理人员离职时必须随离职物品交接一并进行交接。

第八条 印章废止

1.印章遗失、损毁或被盗，其保管人员应迅速向行政人事部递交说明原因的报告，由行政人事部负责印章作废通知或声明等相关事宜后，按照印章制发程序申请补办。

2.更换新印章，其管理人员应持旧印章换领，并办理领用手续。3.若部门撤消，应将其部门印章交回行政人事部。

4.凡印章需要销毁，由印章保管人填具《印章销毁申请表》经项目/部门负责人、行政人事负责人、总经理审批通过后，将印章携至行政人事部执行销毁并做好记录。第九条 印章使用人

印章原则上由印章管理人掌握，印章使用人必须严格控制用印范围，/ 6

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仔细检查用印登记表上是否有批准人的签字。第十条 用印手续的简化

常规用印或需要再次用印的文件，如事先与印章管理人取得联系后，有文字证明者可省去再次审批手续直接在用印登记表上登记用印，以备查考。第三章用印要领 第十一条用印原则

1.公司、项目、部门名章，分别用于以各自名义行文时。2.职务名称印章在分别以职务名义行文时使用。第十二条用印方法

1.公司印章应盖在文件下面。2.盖印文件必要时应盖骑缝印。

3.公司印章的盖章处除有另行规定或文件形式无固定要求之外，一般参照以下规定进行：

3.1公司、项目、部门名称章一般盖于公司名称、项目名称、部门名称的右侧，但与职务名章并用时应盖在名称中间。

3.2职务名章盖在职务名称的右下方。如竖式书写应盖于下方。4.盖森佳鑫实业公司名章除特殊规定外，一律用朱红印泥； 5.张数较多，须盖章的材料，在得到总经理的批准后，可采取印刷方式。第四章 附则

第十三条本规定由行政人事部负责解释。/ 6

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第十四条行政人事部负责本规定的修改。